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DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ZONAL
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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 8
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ZONAL ............................. 9
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 9
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 9
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 9
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 13
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso DISEÑO DE BIENES INMUEBLES
Código del Proceso ZS-CZ1-DBI-P01
Descripción
PROPÓSITO Elaborar el diseño arquitectónico y de ingenierías para realizar reconstrucciones, adecuaciones y/o rehabilitaciones en los bienes inmuebles donde funcionan las Entidades Públicas, generando lineamientos que cumplan con la normativa vigente de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad. DISPARADOR
Requerimientos por parte de Entidades Públicas
Leyes y/o Decretos
ENTRADAS
Disposición de la Máxima Autoridad
Requerimientos
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Inspeccionar los bienes inmuebles
Diseñar el producto solicitado o Administrar contratos de consultorías.
PROCESO RELACIONADO
Emisión de Aval Presupuestario
Emisión de Certificación Presupuestaria
Contratación y Compras Públicas
Obras de Bienes Inmuebles Zonal
Productos/Servicios del Proceso
Diseño de Bienes Inmuebles
Tipo de Proceso Zonal Sustantivo
Responsables del Proceso
Coordinador Zonal
Tipo del cliente Cliente Interno y Externo
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Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación.
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva.
Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público.
Decreto Ejecutivo Nro. 798 de 22 de junio de 2011 – Funciones INMOBILIAR.
RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006 de 10 de marzo de 2014.
INMOBILIAR-ACUERDO-2014-002 de 12 de febrero de 2014. Emisión del “Manual de Buenas Prácticas Para Uso, Gestión y Administración de las Edificaciones del Sector Público”.
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles debe considerar los siguientes lineamientos:
Si una Institución Pública envía requerimientos directamente a la Coordinación Zonal, estos
deberán ser puestos en conocimiento inmediatamente a la Subdirección Técnica de Diseño y
Obras de Bienes Inmuebles.
Para ejecutar el proceso se debe utilizar como normativa el Manual de Buenas Prácticas para
la Administración, Gestión y Uso de las Edificaciones del Sector Público.
El proceso inicia una vez que se cuenta con el requerimiento oficial.
Para los requerimientos de estudios de remodelación para Instituciones Públicas que
arrienden bienes inmuebles, al tratarse de un inmueble privado, INMOBILIAR sólo podrá
asesorar en el diseño arquitectónico de distribución interior. La contratación de estudios
técnicos y a su vez la inversión en una obra civil en el inmueble es completamente
responsabilidad de la Institución requirente.
Los documentos habilitantes para proceder con el diseño de bienes inmuebles son:
o Organigrama funcional.
o Cuadro de requerimientos tanto de personal como tecnológicos.
o Planos, si los tuviere.
Todo Anteproyecto y Producto Final elaborados en respuesta al requerimiento de Diseño de
Bienes Inmuebles en Zona, deberá contar con el visto bueno de Planta Central, salvo en los
casos en los que el proyecto no tenga relevancia, entones se pondrá en conocimiento de la
Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles.
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Toda contratación de consultorías para la elaboración de Estudios Técnicos de Bienes
Inmuebles, será solicitada desde Planta Central, para lo cual la Coordinación Zonal deberá
gestionar lo siguiente:
o Elaboración de TDR´s y su aprobación por la Subdirección Técnica.
o Solicitud de Aval Presupuestario.
o Solicitud de Certificación Presupuestaria.
El Coordinador Zonal o su delegado ejercerá las funciones de Administrador de Contrato.
En el caso de ser necesario un contrato complementario, el Administrador de Contrato
gestionará la elaboración de TDR´s para la validación del Subdirector Técnico y autorización de
la Máxima Autoridad o su delegado y se procederá de la misma forma que para la contratación
inicial.
INMOBILIAR en base a sus atribuciones y competencias no podrá ELABORAR Y/O APROBAR
Términos de Referencia para que las Instituciones realicen contrataciones de Estudios
Técnicos. En el caso de que las Instituciones hayan realizado contrataciones de dichos estudios
INMOBILIAR podrá emitir criterios técnicos solamente sobre los planos arquitectónicos los
cuales deben estar de acuerdo al Manual de Buenas Prácticas para la Administración, Gestión
y Uso de las Edificaciones del Sector Público.
3. ROLES
Administrador de Contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera
expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas
y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias
para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a las que hubiere lugar.
Analista Zonal de Diseño.- Ejecuta las actividades para la ejecución de los requerimientos
remitidos a la Coordinación Zonal.
Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.- Planifica, coordina, controla y da
seguimiento a los procesos y proyectos, bajo una visión sistémica que considere modelos y
herramientas de gestión, para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas
institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos.
Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio
de su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez.
Director General INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión
Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas
institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las
disposiciones legales que rigen a la entidad.
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Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.
Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.
Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles.- Dirige el diseño arquitectónico y de
ingenierías, con el fin de generar lineamientos específicos que cumplan con la normativa vigente
de arquitectura, imagen, ergonomía y seguridad para los bienes inmuebles donde funcionan las
Entidades Públicas.
Especialista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles.- Lidera y controla las actividades de su equipo
de trabajo, para la ejecución de los requerimientos remitidos a la Coordinación Zonal.
Experto Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles.- Asigna, coordina y revisa las actividades del
Especialista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles, para atender a los requerimientos recibidos.
Experto Zonal de Obras de Bienes Inmuebles.- Asigna y coordina a los funcionarios encargados de
la gestión técnica para la ejecución de la contratación de obras y fiscalización.
IPS.- Institución Pública Solicitante.- Entidades del Sector Público que solicitan la elaboración de
diseño arquitectónico y de ingenierías para rehabilitación, remodelación, reconstrucción u otros,
de bienes inmuebles respetando la normativa legal vigente.
Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles.- Formula, ejecuta y emite la política
pública de diseño y obras de bienes con la finalidad de realizar diseños, reconstrucciones,
adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son o serán propiedad del
Estado Ecuatoriano.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acta entrega.- Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes
muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable.
Aval Presupuestario.-Documento emitido por la Coordinación General de Planificación y Gestión
Estratégica, con el cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de
inversión.
BI.- Bien Inmueble
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Certificación Presupuestaria.- Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la
disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito
presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente
registro presupuestario.
CGPGE.- Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica
Equipo de Trabajo.- Es el recurso humano liderado por el Especialista Zonal de Diseño de Bienes
Inmuebles, conformado por expertos de apoyo en las áreas de Arquitectura e Ingeniería.
Estudios Técnicos.- Conjunto de planos e información técnica complementaria para llevar a cabo
una intervención de obra civil o servicio. Este conjunto de planos pueden contener arquitectura e
ingenierías o solamente arquitectura o solamente ingenierías.
Informe Preliminar.- Documento que evidencia la inspección del bien inmueble ocupado por la
IPS, define el alcance del requerimiento, su costo referencial y contiene la hoja de ruta dónde
constan las fechas tentativas de entrega del producto final.
Manual de Buenas Prácticas para la Administración, Gestión y Uso de las Edificaciones del
Sector Público.- Documento que contiene las normas técnicas de estricto cumplimiento aplicable
para el diseño de bienes inmuebles garantizando su correcta funcionalidad.
Planos.- Los planos arquitectónicos o de ingeniería tienen por objetivo poner de manera gráfica la
organización y disposición de los elementos que componen la estructura de un bien inmueble para
facilitar su comprensión.
Producto Final.- Documentos que dependiendo de lo solicitado pueden ser:
1. Proyecto Arquitectónico; en cuyo caso requiere de la entrega del Anteproyecto para
aprobación de la IPS y posteriormente la entrega del Proyecto Final que contiene:
o Planos en láminas arquitectónicas y/o de ingenierías
o Presupuesto referencial (cantidades y rubros)
o Análisis de Precios Unitarios (APU)
o Especificaciones técnicas particulares de cada uno de los rubros del proyecto
o Términos de referencia
2. Diseño Distributivo Interior
Para los casos de contratación de consultoría el Producto Final deberá incluir lo descrito en los
TDR´s de acuerdo al requerimiento.
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Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.- El Sistema sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios estandarizados, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida.
TDR´s.- Términos de Referencia: Documento que indica las directrices, metodología de trabajo,
objetivos, alcance y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE DISEÑO DE BIENES INMUEBLES ZONAL
6.1. PROPÓSITO
Identificar las actividades que permitan elaborar el diseño arquitectónico y de ingenierías para
realizar reconstrucciones, adecuaciones y/o rehabilitaciones en los bienes inmuebles donde
funcionan las Entidades Públicas, dentro de la normativa vigente de arquitectura, imagen,
ergonomía y seguridad.
6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la recepción del requerimiento de la IPS hasta la entrega del
producto final ya sea a la IPS o al Experto Zonal de Obras de Bienes Inmuebles para su
ejecución.
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Disponer Gestión
Subdirector Técnico de
Diseño y Obras de Bienes Inmuebles
Una vez recibida la disposición de la Máxima Autoridad, el Subdirector dispone la gestión a la Coordinación Zonal.
Memorando
Disponer Gestión Coordinador
Zonal El Coordinador dispone la gestión respectiva al Experto Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles
Memorando
Designar Especialista encargado
Experto Zonal de Diseño de BI
El Experto designa el requerimiento recibido al Especialista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles para su gestión.
Memorando
Gestionar Requerimiento
Especialista Zonal de
Diseño de Bienes
Inmuebles
El especialista gestiona la atención al requerimiento en coordinación con su Equipo de Trabajo.
Convocar reunión de trabajo e
inspección al BI
Analista Zonal de Diseño de
Bienes Inmuebles
Una vez recibida la disposición para la atención del requerimiento, el Analista agenda una reunión de trabajo con la IPS y el Experto, en la cual se debe determinar el alcance del requerimiento, el presupuesto con el que cuenta la IPS y se solicita la documentación habilitante para dar inicio al proceso.
Acta de Reunión Informe
Preliminar
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Posteriormente procede con la inspección del BI y toma fotografías del mismo, con esta información elabora el Informe Preliminar.
Solicitar Gestión de Recursos
Experto Zonal de Diseño
De acuerdo a lo estipulado en la reunión con la IPS, el Experto coordina con la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica una reunión de trabajo para gestionar los recursos necesarios. Si no existen recursos comunica a la Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles con copia al Coordinador Zonal, quien a su vez enviará la respuesta oficial a la IPS. Si existe la disponibilidad de recursos, ya sean propios de INMOBILIAR o a través de un Convenio de Transferencia de fondos, dispone la gestión al Analista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles.
Memorando
Elaborar TDR´s
Analista Zonal de Diseño de
Bienes Inmuebles
El Analista gestiona la elaboración de los TDR´s en coordinación con el equipo de trabajo, y remite los mismos al Especialista para su revisión y posterior solicitud de aprobación tanto al Experto como al Coordinador Zonal y este solicita la autorización al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles. Con la autorización del Subdirector, tomando en cuenta que el gasto es de inversión, solicita el aval presupuestario a la CGPGE a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Con el aval presupuestario solicita la certificación presupuestaría a la Dirección Financiera a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Una vez que cuente con el aval y certificación presupuestaria, remite el trámite a Planta Central para solicitar al Director Administrativo la contratación (Ver Manual de Contratación y Compras Públicas.)
TDR´s Sistema de Emisión de
Avales y Certificaciones
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Ejecución de requerimiento
Analista Zonal de Diseño de
Bienes Inmuebles
Con la disposición del Experto se ejecutará el requerimiento, ya sea a través del equipo de trabajo o de la consultoría, en cuyo caso el Coordinador Zonal o su delegado ejercerá las funciones de Administrador de Contrato. Si el Producto Final es un Proyecto Arquitectónico, se elaborará un Anteproyecto para la aprobación de la IPS y continuar con la ejecución del requerimiento.
Elaborar el anteproyecto o
administrar contrato de consultoría
Analista Zonal de Diseño de
Bienes Inmuebles
Para la elaboración del anteproyecto, si la IPS no cuenta con los planos solicitados en la reunión de trabajo e inspección, se procede con el levantamiento de información del inmueble y elaboración de planos, con esta información y la entregada por la IPS se procede con la elaboración del mismo. Una vez finalizado el anteproyecto el Analista lo remite al Especialista para su revisión y este a su vez lo remite al Experto Zonal de Diseño de BI para su aprobación. Si el requerimiento será ejecutado a través de la contratación de consultoría, el Administrador de Contrato será el Coordinador Zonal o su delegado y este dará seguimiento a la ejecución de las fases del mismo hasta la entrega del Anteproyecto y Proyecto Final.
Anteproyecto
Revisar, aprobar y enviar al Director
Experto Zonal de Diseño de BI
El Experto revisa el anteproyecto y de no encontrar inconsistencias, lo valida y remite al Coordinador Zonal para su conocimiento y solicita una reunión de trabajo con la IPS a la cual acudirán: el Coordinador Zonal o su delegado (como administrador de contrato), el Director Nacional de Obras de Bienes Inmuebles, el Director Nacional de Diseño de Bienes Inmuebles, y el Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles con su Asesor, para la revisión final del Anteproyecto y su autorización.
Anteproyecto
Efectuar reunión para revisión de
Anteproyecto IPS
En la reunión de trabajo se realizará la revisión del anteproyecto, y se determinarán los cambios finales en el mismo, esta información constará en
Acta de Reunión
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el Acta de la reunión. Posteriormente el Experto enviará al Especialista el Acta disponiendo la gestión para proceder con la elaboración del Producto Final.
Elaborar Producto Final o supervisar
consultoría
Analista Zonal de Diseño de
Bienes Inmuebles
Una vez aprobada la ejecución del Producto Final, el Analista gestiona en conjunto con el Equipo de Trabajo, lo siguiente: Arquitectos:
Planos
Detalles
Cuadro de cantidades
Especificaciones técnicas Ingenieros:
Diseño
Planos
Detalles
Cuadro de cantidades
Especificaciones técnicas Con esta información el Analista consolida el Producto Final y lo remite al Especialista Zonal de Diseño de BI quien a su vez revisará y remitirá el mismo al Experto Zonal de Diseño de BI para su aprobación y gestión. Si el requerimiento fue ejecutado a través de la contratación de consultoría, el Administrador de Contrato revisa y valida Proyecto Final y de no encontrar inconsistencias, suscribe el acta entrega recepción del mismo.
Producto Final
Revisar, aprobar y remitir al
Coordinador Zonal
Experto Zonal de Diseño de BI
El Experto revisa el producto final y de no encontrar inconsistencias, lo remite al Coordinador Zonal para su validación.
Producto Final
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Solicitar Presupuesto
Experto Zonal de Diseño de BI
Con la validación del Producto Final por parte del Coordinador Zonal, el Experto envía el cuadro de cantidades y especificaciones técnicas al Experto Zonal de Obras de Bienes Inmuebles, solicitando emitan el presupuesto estimado de la Obra. Adjunta este insumo al Producto Final y lo remite al Coordinador Zonal para su entrega final a la IPS.
Producto Final
7. ANEXOS
o Manual del Proceso de Emisión de Aval Presupuestario
o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria
o Manual del Proceso de Contratación y Compras Públicas
o Manual de Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones
o Manual de Buenas Prácticas Para Uso, Gestión y Administración de las Edificaciones del
Sector Público versión digital en: http://www.inmobiliar.gob.ec/biblioteca/
o Formato de acta reunión (CS-STDOB-01-P01-F03)
o Formato de hoja de ruta (CS-STDOB-01-P01-F02)
o Formato de Cuadro de requerimientos (CS-STDOB-01-P01-F01)
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Aprobado Por:
Eco. Ivón Jiménez Coordinador Zonal 1
Validado por:
Arq. Mabel Almiña Subdirector Técnico de
Diseño y Obras de Bienes Inmuebles
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 21-11-2014