manual del comodin
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Manual del Usuario
Comodín�Solución avanzada de su gestión contable.
®
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Tabla de contenido
INTRODUCCION
Instalando el COMODIN®
Información Técnica, 7
Requerimientos en equipos, 7
Instalando el programa, 7
Actualizando el programa, 14
Registrando el programa, 15
Instalando una compañía, 16
Inicializando la Información Básica
El Manejo de Pantallas - Generalidades, 18
Definición de los archivos Básicos, 23
Informes, 32
Utilizando el COMODIN®
Captura de Movimiento, 33
Consulta de Movimiento, 37
Presupuestos, 38
Ayudas en Línea, 41
Realizando algunos procesos en COMODIN®
Actualización, 42
Asientos Automáticos, 43
Ajustes por Inflación, 43
Monedas, 45
Depreciación, 46
Amortización, 48
Cierre de Ingresos y Egresos, 49
Cierre de Cuentas de Balance, 50
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Pasos para realizar el cierre anual, 51
Medio Magnético, 51
Cierre período, 54
Reabrir Período, 54
Depurar Históricos, 55
Reemplazo de Códigos Tributarios, 56
Corrección identificadores, 56
Consolidación, 56
Conciliación Bancaria, 57
Transferencias, 59
Utilidades y Aplicaciones Externas
Copia de Soporte, 61
Restauración de Información, 63
Módulo Administrativo (Usuarios), 64
Cambio de clave, 70
Cambio fecha proceso, 71
Cambio de Período, 71
Importación/Exportación de Datos, 72
Consultas Dinámicas, 75
Tablas Dinámicas en Excel, 81
Website de Mecosoft, 81
Correo, 82
Conversión de Datos, 83
Utilidades Conversión Bases Datos, 86
Utilidad para Detectar Inconsistencias, 91
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INTRODUCCION Posee usted en este momento una de las herramientas que mayor utilidad pueden brindar en la operación normal del programa de COMODIN®.
Dentro de la metodología, el esfuerzo del usuario por enriquecer su aprendizaje es fundamental. Por tal motivo, el estudio y consulta continua de este manual proporcionará los elementos didácticos necesarios para su total éxito.
COMODIN® es un programa de computador orientado al manejo de la información contable, tributaria y administrativa en forma fácil y confiable. Está diseñado para las empresas de cualquier sector económico que utilizan el computador como herramienta diaria de trabajo, brindando la posibilidad de manejar un gran volumen de información.
BENEFICIOS
• El Plan de Cuentas se adapta a su empresa y cumple con la legislación colombiana (P.U.C. – Plan Único de Cuentas).
• Mantiene varios períodos contables abiertos.
• Simplifica los procesos de cierre contable de fin de año, reduciendo tiempo y errores.
• Reporta los resultados de Ganancias y Pérdidas al nivel de detalle deseado.
• Recibe información de todos los programas de Mecosoft. Base de datos relacional.
• Múltiples compañías y su consolidación.
• Disminuye el tiempo de elaboración de las conciliaciones bancarias.
• Permite manejo de meses abiertos, obteniendo saldos al día.
• Posibilita la definición del presupuesto de acuerdo a sus necesidades y al nivel de detalle deseado.
• Genera informes financieros tales como: Flujo de Efectivo, Cambios en la Situación Financiera y Cambios en el Patrimonio.
• Administra equivalencias de moneda y/o pactos de unidades.
• Conserva movimientos de períodos anteriores.
• Grandes Contribuyentes.
• Identificación de terceros, bases de retención, códigos tributarios, impresión formularios de la DIAN.
REQUISITOS TRIBUTARIOS
• Maneja la retención en la fuente y sus bases (relaciones mensuales y anuales).
• Control del IVA (relaciones bimensuales y anuales).
• Anexos para declaración de renta.
• Expide certificados de retención para terceros.
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• Libros registrados ante la cámara de comercio.
AJUSTES INTEGRALES POR INFLACION
• Realiza automáticamente el cálculo de los ajustes integrales por inflación en forma mensual o anual, generando los respectivos informes.
• Presenta informes con o sin ajustes por inflación.
ACTIVOS FIJOS
• Administra los activos fijos, asignando códigos alfanuméricos con su información general.
• Genera ajustes y asientos de depreciación en forma automática, entrega los informes generados y otros informes de control.
• Guarda acumulados de los diferentes activos fijos codificados.
• Genera informes sobre la depreciación periódica y acumulada.
DIFERIDOS
• Maneja diferidos, asignando códigos con su información general.
• Genera ajustes y asientos de amortización en forma automática, entrega informes de los asientos de amortización periódica y acumulada.
• Guarda información de saldos y acumulados de los distintos diferidos.
• Permite imprimir informes de auxiliar de diferidos e información básica para control.
INFORMES
El Comodín tiene más de 200 informes predefinidos y permite un sinnúmero de variaciones para que el usuario obtenga la información que necesite. Algunos de los principales informes son los siguientes:
Administrativos
• Estado de Resultados. • Balance General. • Ejecución Presupuestal.
Contables
• Balance de prueba. • Libro Auxiliar.
Libros Oficiales
• Libro Diario. • Libro Mayor y Balance.
Financieros
• Estado de Flujo de Efectivo. • Estado de Cambio en la Situación Financiera. • Estado de Cambio en el Patrimonio.
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Instalando el Programa
Información Técnica El programa de Comodín® está desarrollado en Visual Basic 6.0 y los informes en Crystal Report 8.0.
Requerimientos en Equipos El programa de Comodín® debe disponer de las siguientes especificaciones:
⇒ Procesador Pentium de 500 Mhz o superior.
⇒ Windows 98 / NT / 2000 / XP Professional / 2003, Novell Netware 5.0 en adelante
⇒ Internet Explorer 5.0 o superior instalado.
⇒ Mínimo 128 Mb. de memoria RAM.
⇒ Mínimo de espacio en disco: Antes de la instalación: 500 Mb. Después de la instalación: 150 Mb.
� El espacio en disco, también depende de la información que se maneje en los mecoproductos, ya que
a mayor información, es necesario más espacio en disco.
⇒ Mouse.
⇒ Unidad de CD ROM.
⇒ Monitor a color, recomendado SVGA resolución mínimo 800 x 600.
Instalando el Programa Antes de instalar el Comodín®, se debe sacar copia de soporte de los datos de los diferentes mecoproductos que hayan instalados en cada uno de los equipos en el cual se va a instalar el programa.
Cuando se haya revisado las especificaciones del equipo, se procede con la instalación del programa, siguiendo los siguientes pasos:
1. Insertar el CD en la unidad de CD.
2. Elegir desde el botón Inicio, la opción "Ejecutar".
3. Escribir D:\SETUP u otra letra según sea la unidad de CD. Aparece la pantalla inicial de instalación del Comodín®. Para continuar, dar clic en el botón <Next>.
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4. Aparece la pantalla donde muestra los términos del contrato y pregunta si acepta o no el contrato:
5. Seleccionar si se desea o no instalar el Acceso a Datos.
Si es la primera vez que se va a instalar la aplicación es necesario instalar los componentes de acceso a datos, si es una actualización de versión en el equipo, no es necesario instalar los componentes de acceso a datos, por lo tanto se responde que NO y la instalación se realizará rápidamente.
Si se responde afirmativamente comienza a instalar los componentes. Si se responde negativamente aparece la pantalla informativa donde muestra los componentes a instalar en el respectivo orden.
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6. A continuación, aparece la pantalla donde sugiere el directorio en el cual se instalarán todos los archivos ejecutables de cada uno de los módulos del programa:
Este directorio puede cambiarse con el botón <Browse>, teniendo en cuenta lo siguiente:
Si la instalación es monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro.
Si el directorio elegido no existe, al dar clic en <OK>, aparece un mensaje indicando que el directorio no existe y si se desea crearlo se debe elegir “Si”
Si el disco duro tiene varias particiones, se puede elegir cualquiera de ellas, siempre y cuando tenga la capacidad disponible requerida. Por ejemplo si se tiene una unidad D:\ y se desea instalar el Comodín en esa partición del disco.
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Si la instalación es multiusuario:
En redes Novell: La instalación se realiza desde una estación de trabajo, teniendo en cuenta las mismas consideraciones de la instalación monousuario, es decir, el directorio para instalar los programas debe estar en el disco duro de la estación de trabajo (En el servidor no es necesario este directorio).
En redes Microsoft (NT/98/2000/XP Prof./2003): Tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo, se deben tener en cuenta las mismas consideraciones que en la instalación monousuario.
7. Luego se elige el directorio en el que serán instalados los datos compartidos (Se sugiere el directorio Mecosoft\Mecodata, pero se puede elegir otro).
� IMPORTANTE: Si se tiene instalado el programa de Nómina, Prisma 2000 o Tesorero esta ruta debe ser
la misma en la que están instalados.
Si la instalación es Monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro, tal como se hizo con el directorio de los programas ejecutables, además, si el disco duro tiene varias particiones se puede realizar en otra partición diferente a la donde se instalaron los programas.
Por ejemplo: Elegir instalar los programas en la unidad D:\ y los datos compartidos en la unidad C:\
Si la instalación es Multiusuario:
En redes Novell: La ruta debe ser la del servidor.
En redes Microsoft (NT/98/2000/XP Prof./2003): Si la instalación se está haciendo en el servidor, el directorio de los datos compartidos, debe ser en el disco duro del servidor. Si la instalación es desde una estación, la ruta es la del servidor. Por ejemplo: Si la ruta de servidor es la letra F, este
directorio debe ser F:\Mecosoft\Mecodata
Por medio de este botón se elige la unidad de red y la ruta del servidor
Clic
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8. A continuación se elige el tipo de instalación, Completa o Personalizada (Se elige cuando se va a realizar actualización de versión).
Si se elige instalación Completa, continúa con el paso 9.
Si se elige la instalación Personalizada muestra la siguiente pantalla donde permite elegir los componentes a instalar:
Si la instalación es multiusuario y es desde una estación de trabajo, debe desmarcarse esta opción. Si es instalación monousuario o es en el servidor, debe marcarse.
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9. Luego se elige el grupo de programas en el que se adicionará el grupo en la barra de tareas del menú Inicio\Programas y de donde se va a invocar (Se sugiere el grupo "SIC Mecosoft", pero se puede elegir otro). Para continuar con la instalación del programa, dar clic en el botón <Next>.
10. Para continuar, muestra si se ha recolectado la información necesaria para la instalación. Para continuar con la instalación del programa, dar clic en el botón <Next>:
11. Luego de recolectada toda la información, comienza la instalación del programa
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12. Luego pregunta si se desea instalar el Quick Time 3.0 (Necesario para poder visualizar el Video de Comodín).
13. A continuación, el programa pregunta si se desea instalar el Acrobat Reader (Necesario para poder visualizar el manual del usuario). Además, el archivo del manual se va a encontrar en el directorio donde se instale el programa.
14. Por último, cuando aparezca la ventana indicando si se desea ejecutar el Comodín Sic, elija la opción y/o haga clic en "Finish" para terminar con el proceso de instalación.
15. Retire el CD y guárdelo en un lugar seguro.
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Actualizando el programa Antes de actualizar se recomienda sacar copia de soporte de los módulos instalados.
Para realizar la actualización del Comodín, se siguen los mismos pasos que en la instalación, pero en el paso 8, se elige como tipo de instalación Personalizada:
Al elegir la instalación Personalizada muestra la siguiente pantalla:
Si se ubica en Bases Datos, muestra las bases de datos a actualizar:
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A continuación se sigue con los demás pasos que se explican en la instalación del programa.
� La actualización se debe realizar en el mismo directorio donde se instaló el programa inicialmente.
Registrando el programa Para poder hacer uso de la funcionalidad del programa es necesario registrarse como usuario del programa en MECOsoft S.A.
1. Enviar la tarjeta de registro completamente diligenciada y firmada al fax (4) 321 13 99, ya que dicha tarjeta es una constancia de la propiedad del programa.
2. Llamar a MECOsoft S.A. al teléfono (4) 325 00 20, y solicitar comunicación con la persona encargada de registrar los programas.
� Es necesario que en el momento de llamar a registrarse se esté al frente del computador o cerca de
él.
1. Una vez se comunique con la persona encargada de registro, el usuario debe ingresar al programa. Aparece una pantalla donde se ingresa el serial y al presionar la tecla <Tab>; el programa muestra una seña que es solicitada por la persona encargada de registrar los programas y así poder asignar el registro. Muestra la siguiente pantalla:
Luego de ingresar la Contraseña, se da clic en el botón Aceptar y así el programa quedará registrado.
Cuando el programa es en arriendo, en este campo se ingresa el número de meses por los que fue arrendado.
El serial es único para el usuario y es asignado por Mecosoft con el programa
<Datos Usuario>: Si se activa, afecta los datos de usuarios y las compañías instaladas, por lo tanto, únicamente se debe elegir cuando se instala por primera vez el programa.
<BD Modelos>: Siempre se debe activar, ya que actualiza las tablas modelos de usuarios y de datos de la compañía (Son las que se guardan en el directorio original).
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Instalando una Compañía La instalación de la compañía se realiza por la opción Módulo Administrativo (Usuarios) en el ambiente Utilidades o por fuera del programa desde el Módulo Administrativo (Ruta: Inicio\Programas\Sic Mecosoft\Aplicaciones Externas\Módulo Administrativo). Se ingresa toda la información referente a la compañía a instalar:
Al dar clic en el botón “Crear Cía.”, aparece la pantalla general de Compañías:
Estos campos permiten configurar la periodicidad (lapso de tiempo en días) en el cual se desea realizar automáticamente la compactación de la Base de datos y de acuerdo a la periodicidad ingresada, el programa calcula la fecha en la que se realizará la próxima compactación.
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Al habilitar por primera vez el módulo de Comodín o al dar clic en el botón “Ver/Editar” que aparece al frente de “Comodín”, aparece la siguiente pantalla:
Corregir Documentos de Otros Módulos
Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros módulos se puedan modificar.
Control de fechas
Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del período actual. Si no se activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del año.
Permitir Comprobantes Descuadrados
Si se activa este campo, el programa permitirá grabar movimiento, así los campos Débito y Crédito, del comprobante en la captura de movimiento, sean diferentes.
Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento
Este identificador se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitar nuevamente la parte del encabezado.
Límite máximo captura estándar
En este campo se ingresa el número máximo de registros que tendría un documento en la captura de movimiento para que al realizar una consulta y/o corrección, el programa muestre una pantalla adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla.
Cuando se consulta un documento, el programa verifica cuantos registros lo componen; si el número de registros es mayor o igual al que se definió en este campo, el programa muestra una pantalla adicional con todos los registros que conforman dicho documento, por el botón de Editar se corrige y se debe grabar el cambio por cada registro modificado. Cuando se termina de corregir todos los registros del documento a modificar, se debe grabar por medio del siguiente
botón para guardar los cambios de todo el documento.
Niveles Plan de Cuentas En este campo se define el número de dígitos que contiene cada uno de los niveles que tendrá el código contable de la contabilidad a manejar.
En esta tabla se definen los rangos de cuenta, es decir por que dígito o dígitos comienzan. En esta compañía los dígitos iniciales es uno solo, porque en el campo Niveles Plan de Cuentas se definió el primer dígito de uno “X”. Según el primer nivel del Plan de Cuentas, se definen los rangos
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Inicializando la Información Básica Antes de poder obtener todos los beneficios del COMODIN®, es necesario recolectar toda la información de los archivos básicos y las diferentes características por las cuales se va a regir la información de la compañía.
El manejo de pantallas - Generalidades
Pantalla Inicial
El programa presenta una pantalla inicial de acceso donde se ingresa:
Nombre de Usuario: Corresponde a la identificación de la persona que va a ingresar al sistema, el cual le habilitará un determinado número de opciones antes definidas por el administrador del programa. El administrador del programa puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir el acceso a algunas opciones, este proceso se realiza por la opción Administración de usuarios en el menú Utilidades.
� Después de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario “Supervisor”, el cual tiene derecho sobre todas las opciones del programa.
Contraseña: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y así evitar la suplantación de usuarios en funciones específicas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es visualizada en el momento de su digitación.
� Después de instalar el programa, la contraseña que crea por defecto es presionar la tecla Enter (↵).
Fecha Actual: Corresponde a la fecha del día en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la fecha del sistema.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es posible modificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la derecha del campo. Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en éstas.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
Al lado derecho aparece el siguiente botón:
Al dar clic en este botón, aparece un calendario donde se elige el año, el mes y el día:
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Luego de ingresar el usuario, la contraseña y las fechas, se elige la compañía con la que se va a trabajar:
A continuación muestra una pantalla con los períodos (Abiertos y/o cerrados) y se debe elegir el período al cual se va a ingresar:
En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte superior de la pantalla, que permiten agilizar el trabajo con el módulo de Comodín®. Ellos se encuentran distribuidos guardando los siguientes estándares:
Pantalla Principal:
En la pantalla principal del Comodín aparecen los siguientes botones:
Permite ingresar al mantenimiento de Plan de Cuentas.
También se ingresa por la ruta Archivo/Básicos/Plan de Cuentas.
Permite ingresar al mantenimiento de Terceros.
También se ingresa por la ruta Archivo/Básicos/Terceros.
El calendario también está disponible en los campos Fecha de los mantenimientos y los informes
Si se activa este campo, solo muestra los períodos abiertos.
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Permite ingresar al mantenimiento de Períodos.
También se ingresa por la ruta Archivo/Básicos/Períodos.
Permite ingresar al mantenimiento de Plantillas Informes.
También se ingresa por la ruta Archivo/Básicos/Plantillas Informes.
Permite ingresar a la Captura de Movimiento.
También se ingresa por la ruta Captura/Movimiento.
Permite ingresar al proceso de Corrección de Identificadores.
También se ingresa por la ruta Procesos/Corrección Identificadores.
Permite ingresar al proceso de Actualización.
También se ingresa por la ruta Procesos/Actualización.
Por medio de este botón, es posible realizar el proceso de cierre del período.
También se ingresa por la ruta Procesos/Cierres.
Permite el cambio de la fecha contable.
También se ingresa por la ruta Utilidades/Cambio fecha proceso.
Por este botón es posible abrir una compañía luego de ingresar al programa o cambiarse de compañía luego de haber ingresado a otra.
También se ingresa por la ruta Archivo/Abrir Compañía.
Este botón permite realizar Copia de soporte.
También se ingresa por la ruta Utilidades/Copia soporte.
Por medio de este botón es posible realizar Restauración de información.
También se ingresa por la ruta Utilidades/Restauración de información.
Permite ingresar al WebSite de MECOsoft.
También se ingresa por la ruta Utilidades/WebSite de MECOsoft.
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Por medio de este botón, se activa la Calculadora.
Este botón permite visualizar las ayudas en línea, estas ayudas también se activan al presionar la tecla F1 estando posicionado en cada una de las opciones o campos.
Pantalla de Mantenimientos:
En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura y/o actualización de la información (Adición, Corrección, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran distribuidos guardando los siguientes estándares:
Permite adicionar un nuevo registro.
Este botón se utiliza para corregir o editar el registro que aparece en pantalla.
Este botón se utiliza para retirar o eliminar de la tabla, el registro que aparece en pantalla.
Permite consultar un registro determinado.
Por último dar clic en el botón de Grabar, para que aparezcan todos los registros en el grid, como muestra en la pantalla siguiente.
Al posicionarse en alguno de los registros, se visualiza la información en la parte superior.
Para que aparezcan todos los registros, se da clic en el botón de consulta donde muestra la pestaña de Propiedades y se eligen los campos que se desean visualizar. La selección de los campos en Propiedades sólo es necesario hacerla la primera vez que se ingresa al mantenimiento o cada vez que se quiera modificar.
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Al activar este botón (Acarreo) y luego presionar el botón de Adición, los datos del registro adicionado anteriormente permanecen en la pantalla, excepto los campos claves (Por ejemplo: el Código), permitiendo dejar intacta la información que no varía y modificar únicamente los campos que así lo requieran, agilizando el proceso de digitación.
Si se ha adicionado un registro o se han realizado modificaciones, es necesario indicarle al programa que los datos son correctos, para eso se utiliza este botón.
En el caso de no querer guardar las modificaciones o el registro que se está digitando, se puede cancelar presionando este botón, teniendo en cuenta que sólo se puede cancelar las modificaciones no grabadas con el botón anterior.
Sirve para cerrar la ventana o salir del mantenimiento y regresar a la pantalla principal.
Además de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinación de teclas, la misma tarea de los botones; dichas combinaciones son las siguientes:
CTRL-A: Adiciona un nuevo registro.
CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo.
CTRL-E: Retira el registro activo.
CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro.
CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener volver a digitar alguna información.
CTRL-G: Graba o salva el registro activo.
CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adición del registro activo.
CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo.
En los mantenimientos, captura, procesos y en algunos informes, cuando es necesario elegir un
registro de algún archivo, el programa presenta al lado del campo el siguiente botón: Al dar clic en este botón aparece la siguiente pantalla:
Esta pantalla tiene los siguientes tres botones:
Si se desea se puede volver a elegir los registros a visualizar
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Filtrar: Trae los registros que cumplan la condición indicada:
Todos: Trae todos los registros del archivo
Primeros N: Trae los primeros “n” registros indicados
Definición de los archivos básicos Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el menú Básicos (Períodos, Códigos tributarios, Centros de costos, Plan de cuentas, Comprobantes, Terceros, Monedas, Plantillas informes, Activos fijos y Diferidos) un código que lo identifique y todos los datos necesarios que solicite el programa.
La creación de los archivos básicos no es mas que la digitación de la información básica, recolectada previamente para los archivos que se van a utilizar en el COMODIN. Durante la creación de los archivos básicos no se suministran saldos iniciales, ni acumulados de ningún tipo, porque esta información es ingresada utilizando el menú Captura.
Los archivos básicos se crean en el siguiente orden, pero si la empresa no va a utilizar alguna información, se puede continuar con la definición del archivo que le sigue así:
1. Crear los períodos que se manejen (Ruta: Archivo \ Básicos \ Períodos).
En este campo se ingresa el porcentaje de Paag de dicho período. Estos valores son necesarios para poder realizar los asientos automáticos cada período o al final del año. De la exactitud de este dato depende la veracidad de los Ajustes por Inflación, ya que estos resultan de la multiplicación del saldo anterior de la cuenta por este porcentaje.
En este caso trae los primeros 50 registros del archivo.
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2. Ingresar los códigos tributarios que fueron asignados por la DIAN, en caso que vayan a manejar (Ruta: Archivo \ Básicos \ Códigos Tributarios).
3. Crear un centro de costos o los que se tengan en la empresa (Ruta: Archivo \ Básicos \ Centro de Costos).
Cuando se captura movimiento, se debe hacer con los centros de costos de último nivel y en los informes, al elegir un centro de costos trae la información de todos los subcentros de costos que pertenezcan a dicho centro de costos.
Los Códigos Tributarios se crean con el objeto de que en el momento de imprimir los Anexos, sean la guía para buscar las Cuentas del Plan de Cuentas cuyo Código Tributario sea igual al definido en esta tabla.
Se visualizan todos los centros de costos en forma de árbol, permitiendo apreciar todos los centros de costos y los subcentros de costos.
Al realizar el proceso de cierre de período, este campo cambia a estado “Cerrado” y si se realiza el proceso de “Reabrir período”, cambia a estado “Abierto”.
Cuando no se van a manejar centros de costos se crea el centro de costos 000 Sin centro de Costos.
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4. Crear las cuentas que van a conformar el Plan de Cuentas de la empresa (Ruta: Archivo \ Básicos \ Plan de Cuentas).
La longitud del código de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cómo se hayan definido en la instalación de la compañía en el campo “Niveles Plan de Cuentas”.
Tercero
Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relación de Pagos a Terceros y/o relación de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas:
» Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SERA NECESARIO digitar el Nit o Código del Tercero relacionado con el asiento.
» Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, será necesario digitar el Código o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, además el valor de la Base sobre la cual se retuvo.
» Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o Código del Tercero asociado con dicho asiento.
Porcentaje Base
Si en el campo "Tercero", se elige "Tercero y Base", en este campo se ingresa el porcentaje a retener sobre la base ingresada en la captura de movimiento.
Centro de Costos
Indica si la cuenta es manejada o no por Centro de Costos.
Esta identificación de la Cuenta es utilizada por el Programa para agrupar las Cuentas que corresponden a un mismo Código Tributario, con el objeto de generar los Anexos para Declaración de Renta. Las Cuentas que no tienen Código Tributario no son incluidas en los Anexos.
Este código lo define la DIAN con base en el formulario de la declaración de renta.
En este caso hay 5 niveles: El primer nivel es de 1 dígito, el segundo de 1 dígito más y los otros 3 son de 2 dígitos más cada uno. Por ejemplo: 1 ACTIVOS
11 DISPONIBLE
1110 BANCOS
111005 BANCOS MONEDA NACIONAL
11100501 BANCOLOMBIA CTA 123456
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Para tal efecto presenta tres (3) alternativas:
» Nada: Indica que la cuenta no es manejada por Centro de Costos. » Con Centro: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por Movimiento y
permite mantener saldos de la cuenta discriminados por centro de costos. » Con Distribución: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por porcentaje,
ingresado en el grid inferior, donde se indican los Centros de costos y el Porcentaje para cada centro de costos. Cada que se digita un asiento a esta cuenta, el programa automáticamente distribuye a cada centro de costos el valor o porcentaje que le corresponde según lo indicado en el campo Porcentaje.
Maneja Moneda Extranjera
Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta se maneja o no en otras monedas.
Discriminación en Saldos por Documentos
Indica si la cuenta maneja saldos por cada documento referencia. Cuando se maneje documento, es importante que se maneje Tercero. Además, la cuenta que maneja saldos por documentos, al sacar un informe que muestre saldos por documentos, solo salen las cuentas que están marcadas con este identificador.
Maneja Conciliación Bancaria
Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta es de banco o no y que va a ser utilizada en la conciliación bancaria.
Descripción Sugerida
En este campo se elige lo que se desea que aparezca en el campo "Descripción" de la captura de movimiento al digitar un asiento con dicha cuenta entre las siguientes:
» Ninguna
» Cuenta: Nombre de la cuenta » Comprobante: Nombre del comprobante » Tercero: Nombre del tercero » Centro Costos: Nombre del centro de costos » Activo Fijo: Nombre del activo fijo » Diferido: Nombre del diferido » Descripción registro anterior » Tercero y Documento: Nombre del tercero y número de documento
Si la cuenta maneja Activos fijos, las cuentas que se discriminan aquí van a sufrir depreciación automática cuando se realice el proceso.
Si la cuenta maneja Diferidos, es posible matricular las cuentas de amortización y Gasto o Ingreso Amortización
Si la cuenta es base para ajustes por inflación, se debe indicar la cuenta que reflejará el valor del ajuste y la cuenta de corrección monetaria relacionada con la cuenta matriculada
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� Las cuentas de Activos, Depreciación, Ajuste Activo y Ajuste Depreciación debe tener marcado el manejo de Activos Fijos.
Las cuentas de Diferidos, Amortización, Ajuste Diferidos y Ajuste Amortización debe tener marcado
el manejo de Diferidos.
5. Matricular los comprobantes a utilizar en la captura de movimiento. (Ruta: Archivo \ Básicos \ Comprobantes).
6. Matricular los departamentos (Ruta: Archivo \ Básicos \ Ubicación \ Departamento).
Los comprobantes es una forma de agrupar las transacciones del mismo tipo.
Estos campos son utilizados para la conciliación e indican cómo se va a interpretar el movimiento Débito (Consignación, Nota Crédito, Ninguna) o Crédito (Cheque, Nota Débito, Ninguna) con dicho comprobante en la conciliación.
Los saldos pueden ser consultados a cualquier nivel de las cuentas (Auxiliar, Mayor, etc).
Se pueden consultar saldos Históricos, Ajustados o Totales.
Si las cuentas manejan centros de costos, pueden consultarse los saldos de cada centro de costos y dentro de cada centro de costos consultar los saldos de cada tercero, para esto solo basta con ir desplegando la información en cada período.
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7. Matricular los municipios (Ruta: Archivo \ Básicos \ Ubicación \ Municipio).
8. Matricular los terceros. (Ruta: Archivo \ Básicos \ Terceros).
Al crear cualquier tercero el programa calcula y sugiere el dígito de verificación del identificador uno, siempre y cuando el tercero tenga clase “Nit expedido por la DIAN” y su régimen tributario sea diferente de “Ninguno”, así:
a) Si no se digita el dígito de verificación el programa sugiere el dígito según el cálculo realizado, se puede grabar el tercero con o sin el respectivo dígito de verificación.
Los campos Código Ciudad y Código Departamento, son necesarios para la generación de medios magnéticos. Estos códigos se matriculan desde Archivo\Básicos\Ubicación, aunque el programa trae unos predefinidos.
Estas clases pueden ser: • Nit expedido por la DIAN • C.C. o T.I. • Cédula de Extranjería • C.C. o T.I. del tutor o representante
para los menores extranjeros.
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b) Si se digita el dígito de verificación pero este es incorrecto, el programa según el cálculo realizado sugiere el dígito correcto, se puede grabar el tercero con o sin el correcto dígito de verificación.
7. Definir las monedas a utilizar, en caso que se maneje moneda extranjera en la empresa (Ruta: Archivo \ Básicos \ Monedas).
En este mantenimiento se matriculan las diferentes monedas con que se va a trabajar. En la captura de los documentos, si este maneja moneda extranjera, se elige la moneda a utilizar.
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8. Definir las plantillas a utilizar en los informes (Ruta: Archivo \ Básicos \ Plantillas Informes).
Los informes que se pueden configurar en estas plantillas son los siguientes: Estado de Resultados, Balance General, Comparativos, Estado de Cambios en el Patrimonio, Flujo de Efectivo y Estado de Cambios en la Situación Financiera.
Permite insertar una nueva fila después de la indicada.
Permite borrar una fila indicada.
Permite definir la fórmula. Al dar clic aparece una pantalla donde muestra el número de la fila donde se está posicionado y es posible definir la filas anteriores a calcular
La tasa de cambio es el valor en pesos de la moneda.
Por medio de estas plantillas se configura la presentación de los informes. Además, permite agrupar los saldos de las cuentas para poder guardar los informes según las necesidades de la empresa.
Al posicionarse en cada ítem es posible definir los rangos de cuentas para dicho ítem.
Cuando no se va a manejar Moneda Extranjera se crea la moneda “000” Sin moneda.
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9. Definir y matricular los activos que posee la empresa. (Ruta: Archivo \ Básicos \ Activos Fijos).
10. Matricular los diferentes diferidos (Ruta: Archivo \ Básicos \ Diferidos).
� La amortización diaria es útil en caso de que el plazo no se pueda determinar exactamente en meses o años, por ejemplo: 25 días, 40 días, etc. Esta amortización debe ser en días corrientes, no asumir
por ejemplo, el mes de 30 días, sino con los días corrientes.
Fecha Inicio: En este campo se indica la fecha de inicio de la depreciación del activo. Número Períodos: Vida útil del activo, debe digitarse el número de períodos establecido para su depreciación. Tipo Depreciación: En este campo se indica si la depreciación se realiza teniendo en cuenta los días, si es mensual o anual.
El campo “Id Responsable” no puede estar vacío.
Fecha Inicio: Corresponde a la fecha en la cual se inicia la amortización. Número Períodos: Almacena el número de períodos de la amortización. Tipo Amortización: Permite determinar la periodicidad de la amortización. En este campo se indica como se realiza el proceso de amortización; si se amortiza teniendo en cuenta los días, si es mensual o anual.
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Informes En el COMODIN, además de los informes básicos, se pueden obtener los siguientes:
Informes Adicionales
� Movimiento � Cuadre � Control de consecutivos � Numerar libros oficiales � Saldos � Saldos documentos � Saldos activos fijos � Saldos diferidos
Informes Contables
� Comprobantes de diarios � Comprobantes de diarios Legis 40-14 � Auxiliares
� Libro auxiliar � Auxiliar activos � Auxiliar diferidos � Auxiliar otras monedas
� Balance de prueba � Libro mayor � Caja diario � Cuenta y razón � Libro inventarios y balances � Ajustes por inflación
� Movimiento corrección monetaria � Estado corrección monetaria
Informes Administrativos
� Comparativos � Estado de resultados � Balance general
Informes Tributarios
� Movimiento bases gravadas � Bases gravadas acumuladas � Anexos � Certificados
Informes Financieros
� Flujo de efectivo � Estado de cambios en la situación financiera � Estado de cambios en el patrimonio
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Utilizando el Comodín® Antes de empezar a ingresar los asientos contables, se debe verificar que todos los archivos básicos para realizar un asiento, estén ya creados.
Captura de Movimiento Esta opción se utiliza para digitar todo el movimiento contable del mes que se encuentra respaldado por documentos.
Una vez codificados debidamente los documentos fuentes, se debe proceder a digitarlos utilizando esta opción.
La digitación del movimiento puede realizarse diaria, semanal o periódicamente, de acuerdo con el volumen y organización de la empresa.
Antes de comenzar a digitar los asientos contables, se debe tener definidos los siguientes archivos:
� Períodos � Centros de Costos � Plan de Cuentas � Comprobantes � Terceros � Monedas � Activos fijos (Opcional) � Diferidos (Opcional)
Los datos a ingresar en la captura son los siguientes:
Encabezado
Comprobante: En este campo se elige el número del comprobante el cual debe encontrarse matriculado en el archivo de comprobantes.
Número: Se debe especificar el número del documento que se utiliza como fuente para la digitación de los asientos (Por ejemplo; número de la factura, orden de pago, recibo de caja, etc.). Incluye el prefijo.
Fecha: En este campo se elige la fecha del documento. Es importante tener claro que esta fecha debe ser la fecha que trae el documento original y no confundirla con la fecha en la que se está digitando el movimiento.
Cuenta: En este campo se elige la cuenta contable que se afecta con el asiento que se está digitando.
Estos botones permiten asignarles un determinado color a los totales Débito y Crédito.
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Nat: En este campo se indica la naturaleza del asiento. El programa lo trae automáticamente, dependiendo de lo indicado en el mantenimiento de comprobantes en el campo “Tipo”, pero se puede cambiar. Se elige entre los siguientes:
1-Normal: Se utiliza para todo movimiento, el programa busca si es Crédito o Débito y lo muestra en el informe Auxiliar como Débito Normal o Crédito Normal.
2-Ajuste: Se utiliza para las cuentas que son resultado de ajustes al costo.
3-Depreciación: Se utiliza para asientos de depreciación.
4-Ajuste Depreciación: Se utiliza para los ajustes de la depreciación acumulada.
5-Amortización: Se utiliza para los asientos de amortización de diferidos.
6-Ajuste Amortización: Se utiliza para el ajuste de la amortización acumulada.
� Los asientos con naturaleza de la 2 a la 6, el programa los genera automáticamente cuando se hacen asientos automáticos. Si se realizan los asientos de ajustes, depreciación y amortización
manualmente, se debe definir bien el tipo de comprobante en el mantenimiento de comprobantes.
Débito: En este campo se digita el valor débito del asiento.
Si el asiento no tiene un valor Débito (sino Crédito), basta con desplazarse al campo de valor crédito.
Crédito: En este campo se digita el valor crédito del asiento.
Prefijo: En este campo se ingresa el prefijo del documento que respalda el asiento digitado.
Número: En este campo se ingresa el número del documento que respalda el asiento digitado.
Id Encabezado Movimiento: Si la Cuenta a la cual se está haciendo el asiento está identificada en el campo Tercero con Tercero y Base o Tercero en el Plan de Cuentas, es decir, es una Cuenta que necesita identificar el Tercero y/o la Base de Retención, el Programa pregunta por el Identificador (Código o Nit/Cédula) del tercero relacionado con el asiento.
Sucursal: Este campo corresponde a la sucursal del tercero.
Centro Costos: Si la cuenta está marcada con identificador de centro de costos "Con centro" o sea que la cuenta es manejada con Centro de Costos a través de movimiento, el programa solicita el Centro de Costos a que pertenece y que deberá haberse definido previamente. El programa sugiere el nombre del centro de costos asociado al código digitado.
Descripción: Para el detalle del asiento contable. Es en este campo donde se puede digitar libremente la información que se desee y es responsabilidad de quien está digitando, el que la información suministrada muestre claramente las razones y el tipo de asiento contable efectuado. Además, el programa trae por defecto lo indicado en la cuenta contable en el campo "Descripción Sugerida".
Fecha: Contiene la fecha en la que se está digitando el movimiento.
Detalle
Cuenta: Este campo es informativo y corresponde al nombre de la cuenta contable que se afecta con el asiento que se está digitando. Es un dato informativo de mucha importancia, ya que relaciona los Códigos con los Nombres de las Cuentas. Este nombre lo trae del plan de cuentas.
Comprobante: Corresponde al total de las columnas Débito y Crédito del comprobante que se está digitando.
Este total se calcula permanentemente.
Tercero: Este campo es informativo y corresponde al tercero del asiento en el que se está posicionado.
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Centros Costos: Este campo es informativo y corresponde al centro de costos del asiento en el que se está posicionado.
Moneda: Si la cuenta tiene marcado el identificador de "Maneja Moneda Extranjera" en el Plan de Cuentas, el programa pregunta por el código de la unidad que debe haberse definido previamente.
El programa sugiere el nombre de la moneda asociado al código de la moneda.
Activo: Si la cuenta tiene marcado "Maneja Activos Fijos", al momento de hacer el asiento se debe indicar el código de dicho activo.
El programa sugiere el nombre del activo asociado al código digitado.
Diferido: Si la cuenta tiene marcado "Maneja Diferidos", al momento de hacer el asiento se debe indicar el código de dicho diferido.
El programa sugiere el nombre del diferido asociado al código digitado.
Período: Corresponde al total de Débitos y Créditos acumulados en el movimiento contable del período.
Aspectos a tener en cuenta en la Captura de Movimiento
� La Tecla F4 se utiliza para consultar los archivos maestros desde la captura: Cuenta, Nit, Centro de Costos, Moneda, Activos, Diferidos.
� En el mantenimiento de compañías, en la pestaña “Configuraciones” existe un identificador de “Acarrear encabezado en Captura de Movimiento” y se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitar nuevamente la parte del encabezado.
� Cuando se ingresa a la captura de movimiento, al presionar consultar y digitar el comprobante y el documento, el programa valida en el mantenimiento de la compañía si el documento tiene un número igual o mayor de registros a los matriculados en la instalación. Si es así, se presenta una nueva pantalla con el documento. Para corregir algún dato, se debe presionar el botón de editar. Luego de hacer la corrección se da grabar a cada uno de los ítem corregidos. Finalmente cuando el documento está listo, se selecciona el nuevo icono para grabarlo.
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� Las cuentas que manejan Documento Referencia, es posible consultarlo con la tecla F4, al estar posicionado en este campo y dar clic en la tecla F4, trae todos los documentos pendientes del tercero al que se le está realizando el asiento y muestra la fecha, el número del documento y el valor.
� Es posible crear los archivos maestros desde la captura: Al digitar un asiento y cuando no existe la Cuenta, el Tercero, Centro de Costos, Activo, Diferido o Moneda, el programa permite crearlo sin necesidad de salirse de la pantalla de captura.
� La pantalla de captura de movimiento se puede ampliar de tamaño.
� La descripción de cada ítem lo sugiere dependiendo de cómo se definió en el mantenimiento del Plan de Cuentas en el campo “Descripción Sugerida”.
Clic en la tecla F4
� Es posible retirar rangos de registros por: - Documento Actual - Rango por: Comprobante, Rango y/o Item.
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Consulta de Movimiento Por medio de esta opción es posible consultar el movimiento por los siguientes campos:
� Año � Período � Fecha � Cuenta � Centro Costos � Identificador uno del
Tercero
� Identificador dos del Tercero
� Comprobante � Activo � Diferido � Origen � Moneda
� Naturaleza � Número Documento � Comentario � Número Documento
Referencia
Además de los campos anteriores, es posible visualizar los siguientes campos:
� Ítem � Valor � Valor Base � Valor Moneda
En esta pantalla se puede visualizar todas las opciones o solo las primeras por medio del siguiente
botón: al dar clic se oculta o se muestran las opciones.
La consulta desde Excel, se visualiza de la siguiente forma:
En esta ventana se eligen los campos que se desean visualizar en la parte inferior o en el informe de Excel.
Luego de visualizar la consulta y dar clic en este botón, el programa lleva dicha consulta a Excel.
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Presupuestos Se pueden tener varios presupuestos, según las necesidades de la compañía., con periodicidades definidas por el usuario y agrupando los datos de una forma flexible sin necesidad que sea del mismo orden que plantea el Plan de Cuentas.
Para definir los presupuestos primero se crea la plantilla de presupuesto y se definen los intervalos o periodicidades con los cuales se van a presupuestar, es decir, los valores ingresados van a pasar en el período de la periodicidad indicados.
Periodicidad: Rango de períodos, puede ser meses, bimestres, trimestres, semestres, etc. El usuario debe controlar que los períodos inicial y final, no se crucen ni se repitan.
� Por ejemplo: Si se define como trimestre 1 los períodos del 01 al 03, el trimestre 02 debe comenzar
en el siguiente al período final del anterior, en este caso el 04.
Permite indicar si el presupuesto es global o es por centro de costos. Si no se activa, el programa asigna el centro de costos “000” para indicar que no maneja centros de costos..
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Al dar clic en el botón de Grabar y posicionarse en la pestaña “Información Presupuestal”, presenta la siguiente pantalla:
Por medio de este botón se generan los grupos y rangos para presupuestos que pueden ser predefinidos o creados automáticamente a partir del Plan de Cuentas.
� Ejemplo: Un grupo puede ser “Ingresos”.
Otro grupo puede ser “Egresos” y dentro de éstos crear rangos.
Según el nivel del Plan de Cuentas, se digita el nivel del rango de cuentas a seleccionar. Hay que revisar que ningún rango esté contenido en otro.
Al dar clic en este botón, el programa pregunta lo siguiente:
GRUPOS: Se definen las partidas a presupuestar a nivel general. Ej: Nómina, Ingresos, etc. RANGOS: Forman el detalle por el que está constituido cada grupo. Ej: 510506 Salarios, 520527 Aux. Transporte. VALORES: Se ingresa el valor presupuestado para cada rango con o sin centro de costos.
Este proceso genera los centros de costos para cada cuenta que lo maneje, la cuenta que no maneje centro de costos, se le asigna el centro de costos “000” (Sin centro de costos)
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Al dar clic en este botón, muestra la siguiente pantalla:
Se ingresa el el porcentaje o el valor; positivo para indicar Aumento o negativo para indicar Disminución, del saldo
Se puede elegir entre ingresar los valores en porcentaje o en valor
Se ingresan los valores presupuestados para cada centro de costos por cada periodicidad.
Año del cual va a traer los saldos
Por porcentaje, le incrementa a los saldos acumulados, el porcentaje asignado.
Por valor, le asigna a todos los centros de costos, el valor digitado.
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Ayudas en Línea Cuando se presiona la tecla de función F1, el programa presenta una ayuda en línea, con una breve explicación del campo en el que se está posicionado.
La tecla [F1] puede utilizarse desde cualquier menú, opción o campo, porque el programa identifica el punto en que se está y provee la información para realizar esa actividad. Inmediatamente se presiona, aparece en la pantalla un texto con la información necesaria para ingresar datos, según la opción o menú que se tenga seleccionado en ese momento.
Otra forma de visualizar las ayudas en línea es por medio del botón de ayuda que se encuentra en la barra principal.
Además, existen dos opciones en el menú Ayuda que también sirven para visualizar la ayuda en Línea; ellas son Índice y Contenido.
Índice:
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Display> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. Presenta la siguiente pantalla:
Contenido:
Por medio de esta opción se visualiza toda la ayuda en línea, donde se muestra cada uno de los menús, opciones y campos que conforman el programa. Presenta la siguiente pantalla:
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Realizando algunos procesos en
Comodín®
Actualización Por medio de esta opción se actualizan los saldos de todos los períodos abiertos a nivel de cuenta, terceros, centro de costos, etc.
Lo que hace este proceso es recorrer todos los registros del movimiento de los períodos abiertos y actualizar los archivos correspondientes.
Si en el mantenimiento de compañías se activó el campo “Actualización en línea”, la actualización se hace automáticamente con solo digitar el movimiento, pero es recomendable realizar este proceso.
Antes de realizar el proceso, el programa presenta una pantalla donde muestra los períodos a actualizar y durante el proceso de actualización, el programa va mostrando lo que se está realizando:
El proceso de Actualización permite compactar la base de datos antes y después de realizar el proceso:
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Asientos Automáticos El menú de Asientos Automáticos presenta las siguientes opciones:
• Ajustes por Inflación
• Monedas
• Depreciación
• Amortización
• Cierre de Ingresos y Egresos
• Cierre de Cuentas de Balance
Ajustes por Inflación
Por medio de esta opción se generan los asientos de ajustes por inflación. Para poder realizar estos asientos se debe tener en cuenta lo siguiente:
⇒ En el Plan de Cuentas, matricular la cuenta de ajuste y la cuenta de corrección monetaria e indicar si la cuenta es ajustable. La cuenta de ajuste se debe ajustar contra ella misma.
⇒ Matricular un comprobante para los ajustes:
Se elige la misma cuenta. Además, la cuenta de Corrección Monetaria debe estar matriculada.
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⇒ Matricular el centro de costos:
⇒ Ingresar al proceso de Asientos Automáticos de Ajustes por Inflación. Esta opción presenta la siguiente pantalla:
Antes de realizar este proceso se debe ingresar la siguiente información:
» El Año y el Período en el cual se va a hacer el cálculo y sobre el que van a quedar los asientos.
» Elegir si el proceso se va a hacer mes a mes (Mensual) o de todo el año (Anual). » Elegir si Agrupar por Cuenta (Realiza un asiento por todo el total de la cuenta) o
Discriminar por Cuenta, Centro Costos, Tercero (Realiza un asiento por el saldo de cada tercero que esté dentro de un centro de costos y de una cuenta específica, con el fin de tener saldos ajustados a nivel de terceros y de centro de costos.
Cuando es agrupado por cuenta, coge todo el valor de la cuenta y lleva el valor del ajuste a un centro de costos (el que se indique en esta pantalla), siempre y cuando la cuenta maneje centro de costos, lo mismo con tercero.
Se genera un registro con el valor del ajuste por cada cuenta, centro de costos y tercero. Si se elige esta alternativa, el programa no pide ni centro de costos, ni tercero.
El Centro de costos debe ser de último nivel.
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» Si se elige discriminar por Cuenta, Centro de costos o Tercero, pregunta si se desea llevar al movimiento de activos fijos el Identificador del responsable o el Identificador del proveedor.
» Asignar el comprobante, el documento, la fecha, descripción, centro de costos y tercero con los cuales va a quedar el registro de movimiento.
⇒ Para revisar el resultado del proceso realizado, se puede sacar un informe de movimiento del comprobante que se indicó.
� Este proceso se debe hacer una sola vez en el período y cuando se esté seguro que no se va a mover
ningún valor de cuentas ajustables en el período anterior.
Monedas
Este proceso genera movimiento, calculando el valor de los ingresos o gastos generados por la fluctuación de la moneda. Lo que hace es valorizar las unidades de otra moneda a la tasa de cambio actual y compararla con el valor en pesos que se tiene matriculado desde la última vez que se realizó el proceso; esto para cada documento que se haya realizado en otra moneda y así generar un ingreso o un gasto de acuerdo a la diferencia obtenida. Para poder realizar estos asientos se debe tener en cuenta lo siguiente:
⇒ En el Plan de Cuentas, matricular las cuentas de ingreso y egreso con manejo en otra moneda y debe manejar terceros.
⇒ En la captura de movimiento, al ingresar la transacción (Compra o Venta), se debe ingresar el número de unidades de la transacción y el valor en pesos de dichas unidades. Además, se debe ingresar el tercero, el código de la moneda y el número del documento referencia.
Para el ejemplo estas serían las cuentas:
Cuenta de Ingreso Cuenta de Egreso
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⇒ Ingresar al proceso de Asientos Automáticos de Monedas. Esta opción presenta la siguiente pantalla:
Depreciación
Esta opción es la encargada de generar en forma automática los asientos de depreciación, teniendo como base los saldos de cada uno de los activos más el valor de los ajustes por inflación generados.
Antes de realizar los asientos automáticos de depreciación recuerde:
1. En el Plan de Cuentas, tener las cuentas marcadas con manejo de activos y asignarle la cuenta de depreciación y la cuenta de gasto:
2. En el mantenimiento de Activos Fijos, los datos más importantes para este proceso es el Número de períodos (Días, Meses, Años) y la Fecha de Inicio de Depreciación:
Se ingresa el valor actual de la moneda.
Si la cuenta maneja centro de costos, se le asigna uno; de lo contrario no es necesario ingresarlo.
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3. Realizar los asientos automáticos de ajustes por inflación, porque la depreciación se calcula con el valor del activo ajustado. (Ver la explicación de Ajustes por inflación en este capítulo, pág. 43).
� Si se trabaja en batch, se debe tener el movimiento actualizado.
Luego de realizar los pasos anteriores, se ingresa al proceso de Depreciación donde se presenta la siguiente pantalla:
El cálculo para hallar la depreciación del mes es la siguiente:
[ ( Saldo Anterior de Activo + Débito Activo – Créditos Activo + Saldo Anterior de los ajustes del Activo + Débito Ajuste Activo – Créditos Ajuste Activo + Saldo Anterior Depreciación + Débito Depreciación – Créditos Depreciación + Saldo Anterior del Ajuste de Depreciación + Débito Ajuste Depreciación – Crédito Ajuste Depreciación ) / ( Plazo pendiente por Depreciar )] x [ Plazo a depreciar en ese período ]
Con el valor resultante genera un asiento de naturaleza Crédito de depreciación para cada activo y el contrasiento con la cuenta de gasto con naturaleza Débito normal.
4. Por último, para revisar el resultado del proceso realizado, se puede sacar un informe de movimiento del comprobante que se indicó.
� Este proceso se debe hacer una sola vez en el período.
Se genera movimiento calculando el valor de la depreciación de los activos fijos.
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Amortización
Haciendo uso de esta opción, es posible generar los asientos automáticos de amortización, a todos los diferidos matriculados en el archivo.
Antes de realizar los asientos automáticos de amortización recuerde:
1. En el Plan de Cuentas, matricular la cuenta con manejo de diferido y asignarle la cuenta de Amortización y la cuenta de gasto o ingreso
2. En el mantenimiento de diferidos, lo más importante es la fecha de inicio, el tipo de Amortización (Diaria, Mensual, Anual) y el plazo (se ingresa según el tipo de amortización: Días, Meses, Años)
3. Realizar los asientos mensuales de ajustes por inflación, porque la amortización se calcula sobre el valor del diferido ajustado (Ver la explicación de Ajustes por inflación en este capítulo, pág. 43).
Luego de realizar los pasos anteriores, se ingresa al proceso de Amortización donde se presenta la siguiente pantalla:
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El cálculo para hallar la amortización del mes es la siguiente:
[ ( Saldo Anterior de Diferido + Débito Diferido – Créditos Diferido + Saldo Anterior de los ajustes del Diferido + Débito Ajuste Diferido – Créditos Ajuste Diferido + Saldo Anterior Amortización + Débito Amortización – Créditos Amortización + Saldo Anterior del Ajuste de Amortización + Débito Ajuste Amortización – Crédito Ajuste Amortización ) / ( Plazo pendiente por Amortizar )] x [ Plazo a Amortizar en ese período ]
� Amortización diaria sería:
Fecha Inicio: Enero 16/2001
Valor diferido: 2.000.000
Valor amortizado: 0
Tipo amortización: Diaria
Plazo: 365
Fecha fin período a amortizar: Enero 31/2001
Valor Amortización = (2.000.000 / 365 ) * 16 = 87.671
Fecha amortización: Febrero 28/2001
Valor diferido: 2.000.000
Saldo anterior amortización: 87.671
Valor amortización del mes = [(2.000.000 – 87.671) / (365 – 16)] x 28 = 153.425
� Este proceso se debe hacer una sola vez en el período.
Cierre de Ingresos y Egresos
Al ejecutar esta opción el programa genera “automáticamente” todos los contrasientos a las cuentas de resultado (Ingresos, Egresos, etc.) para cerrarlas contra la cuenta de Utilidades, con el fin de comenzar un nuevo ejercicio contable.
Se genera movimiento, calculando el valor de la amortización de los
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Este proceso es uno de los que se realizan al final del año; usualmente se realiza en un período destinado para el cierre anual.
Al ingresar a esta opción aparece la siguiente pantalla:
Antes de realizar este proceso se debe ingresar la siguiente información:
» El Año a cerrar » El Período en el cual van a quedar los asientos. » Asignar el comprobante, el número del documento, fecha, la cuenta, tercero, centro de
costos y detalle con los cuales van a quedar los asientos.
� El contrasiento de estos asientos se realiza contra la cuenta especificada que normalmente es la de utilidad del ejercicio.
Cierre de Cuentas de Balance
Al ejecutar esta opción el programa genera un movimiento para trasladar saldos discriminados por tercero y centros de costos a otra cuenta, pero a un solo tercero y centro de costos.
Este proceso normalmente sería utilizado para cerrar, por ejemplo, las cuentas de Iva y Retención al finalizar el año.
El programa lo que hace es coger las cuentas de ingresos y egresos que estén matriculadas en la instalación de la compañía y realiza los asientos de naturaleza contraria para que los saldos de éstas queden en cero.
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El programa genera un asiento dentro del comprobante por cada tercero y centro de costos que estén dentro del rango de cuentas con la naturaleza contraria al saldo que tenga en el momento y genera un contrasiento con el mismo valor y con los datos pedidos en pantalla (Centro de costos y Tercero).
Pasos para realizar el cierre anual
Cuando se tenga toda la información de todo el año y se desea cerrar dicho año, se debe realizar las siguientes actividades:
1. Crear un período para dicho objetivo. Por ejemplo: Si se tienen períodos por cada mes del año, se crea el período 13.
2. Realizar el proceso de asientos automáticos de Cierre de Ingresos y Egresos.
3. Realizar el proceso de asientos automáticos de cierre de cuentas de balance (IVA, Retenciones).
4. Digitación de asientos para cierre de inventarios (Cuando este sea periódico).
� Los informes y los anexos tributarios se pueden sacar en cualquier momento, incluso después de realizar el cierre.
Medio Magnético Esta opción permite almacenar en medio magnético toda la información tributaria, en el formato y especificaciones técnicas requeridas en la resolución número 08973 de octubre 28 de 2003, por la cual se establece la información del artículo 631 del Estatuto Tributario que deben presentar las personas naturales, personas jurídicas y demás entidades que no alcanzan los topes de ingresos o patrimonio previsto en el parágrafo 2 del artículo 631 del Estatuto Tributario, con el fin de efectuar los estudios y cruces de la información necesarios para el debido control de los tributos.
El COMODIN® genera dicha información en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo (Extensión XLS). El nombre del archivo que se genera es imp631.xls. Esta información también es generada en archivo plano.
Las cuentas que estén dentro del rango Cuenta inicial y Cuenta final y la cuenta de contrasiento, no pueden tener Identificador de discriminación por documento, de moneda, de activo, ni de diferido. Además, deben estar matriculadas dentro del grupo de Activos, Pasivo y Patrimonio.
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El archivo generado no incluye títulos en las columnas y trae tantas hojas como tipos de registros existan, dentro de un libro, de la siguiente manera:
Nombre Hoja Registro Contenido
Hoja 1 Tipo 1 Datos del informante y de control
Hoja 2 Tipo 2 Información de los literales a, e, f, h, i, k del artículo 631 del estatuto tributario
El formato de la hoja electrónica deberá ser el Modelo Normal, compuesto por la siguiente información:
Formato Configuración
Número Sin decimales
Fuente Arial 10
Alineación General, inferior
Bordes Sin bordes
Diseño Ninguno
Protección Sin bloqueo, Desactivada
Zoom 100%
Al ingresar a esta opción, se debe matricular la siguiente información:
Código: Se ingresa el código establecido por la DIAN para la matrícula de la información de medio magnético.
Subcódigo: Identifica el concepto informado, según lo establezca la resolución mediante la cual se solicite la información para el año gravable respectivo.
Tope: Valor a partir del cual se tiene en cuenta la información.
Valores inferiores al tope
Estas opciones es para configurar la forma en que se calcularán los valores asociados al Nit 222222222.
� No registra valores inferiores: Los valores inferiores al tope no aparecerán, solo se mostrará los saldos superiores y tendrán su correspondiente Nit. Ej Código 75, SubCódigo 03 (Parafiscales al SENA).
Por medio de este botón se genera el archivo IMP631.XLS
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� En el mismo código y subcódigo: Todos los saldos mayores al tope, van con su correspondiente Nit en el mismo Concepto. Y los menores al tope, van con el Nit 222222222 y la descripción seleccionada en el campo "Nombre a Mostrar", en el mismo concepto. Ej Código 90, SubCódigo 01 (Provisiones de Cartera ).
� Solo para valores inferiores: Significa que todos los saldos menores al tope dentro de dicho concepto van con el Nit 222222222 y el nombre seleccionado en el campo “Nombre a Mostrar” y habilita la pestaña “Cuentas Adicionales”. Ej Código 75, SubCódigo 16 (Demás costos y deducciones o Cuantías Menores).
� Nombre a Mostrar: Solo se habilita con las opciones “En el mismo código y subcódigo” y “Solo para valores inferiores” se usa para escribir la razón social asociada al Nit 222222222 (cuantías menores, ingresos sin identificar o de menor cuantía entre otras).
Identificadores:
� Ninguno: Se utiliza para los Códigos Subcódigos que no que no requieren descripción o tercer valor informado en el medio magnético.
� Requiere Tercer Valor: Se utiliza para los Códigos Subcódigos que requiere el tercer valor informado. En este campo va un número de NIT sin dígito de verificación que debe ser digitado en el comentario del tercero..
� Requiere Descripción: Se usa para los Códigos Subcódigos que requieren comentarios en el medio magnético, como por ejemplo el número de la cuenta del banco.
Cálculo del segundo valor informado
Para las cuentas de Activos, por ejemplo, el segundo valor informado es el saldo de la Depreciación. O para las cuentas de Retención, el segundo valor informado es la base de la cual se calcula el valor de la Retención.
� Calculado usando el rango de cuentas asignado: Significa que tomará el saldo de las
cuentas matriculadas en la pestaña de Información Segundo Valor. Por ejemplo los códigos subcódigos de Activos tomará el saldo de la Depreciación que es la que se matricula en el Segundo Valor a informar.
� Calculado usando la base del primer valor informado: Significa que tomará los saldos
de la base que tenga las cuentas que se hayan matriculado en la pestaña de Información Primer Valor. Esta opción se usaría por ejemplo para las cuentas de Retenciones.
Información Primer Valor
Se ingresan los rangos de las cuentas que formarán parte de la columna de Primer Valor del medio magnético.
Cuenta Inicial: En este campo se ingresa el número de la cuenta inicial del primer valor
correspondiente del código y subcódigo anteriores.
Cuenta Final: En este campo se ingresa el número de la cuenta final del primer valor
correspondiente del código y subcódigo anteriores.
Información Segundo Valor
Se ingresan los rangos de las cuentas que formarán parte de la columna de Segundo Valor del medio magnético.
Cuenta Inicial: En este campo se ingresa el número de la cuenta inicial del segundo valor
correspondiente del código y subcódigo anteriores.
Cuenta Final: En este campo se ingresa el número de la cuenta final del segundo valor
correspondiente del código y subcódigo anteriores.
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Cuentas Adicionales
Esta pestaña solo se activa cuando se selecciona la opción “Solo para valores inferiores”, ya que aquí se matricularán los rangos de las cuentas de los otros conceptos cuyo saldo de los terceros es menor al tope, para ser informados en el tercero 222222222. Esta opción se usa por ejemplo para el Código 75, Subcódigo 16.
Cuenta Inicial: En este campo se ingresa el número de la cuenta inicial correspondiente del
código y subcódigo anteriores.
Cuenta Final: En este campo se ingresa el número de la cuenta final correspondiente del código y
subcódigo anteriores.
Cierre Período Al realizar el proceso cierre de período, el programa le cambia el estado al período; de "Abierto" a estado "Cerrado", pero si es necesario, se puede reabrir dicho período por medio del proceso "Reabrir Período".
El proceso de cierre de período se realiza hasta el período que se está indicando, es decir, se cierran los períodos anteriores que estén abiertos, hasta el indicado.
Reabrir Período Por medio de esta opción se cambia el estado de un período cerrado a "Abierto".
Para reabrir un período ya cerrado, se realiza desde el período indicado hasta llegar al último período que se encuentre cerrado.
� Por ejemplo: Se tiene los siguientes períodos y con los siguientes estados:
Período 01: Estado "Cerrado"
Período 02: Estado "Cerrado"
Período 03: Estado "Cerrado"
Período 04: Estado "Abierto"
Período 05: Estado "Abierto"
Y se necesita reabrir el período 02. Al indicar que se desea reabrir el período 02, el programa
reabre los períodos 02 y 03.
Presenta la siguiente pantalla:
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Depurar Históricos El objetivo de esta utilidad es reducir el tamaño de la base de datos a través de la eliminación de registros históricos, con el fin de hacer más eficientes los procesos.
Presenta los Menús "Eliminar" y "Recuperar":
Eliminar:
Aquí se abre una caja de diálogo en donde solicita el rango de fechas que se desea depurar. Además, da la opción de almacenar esta información en otra base de datos que se llamará MecodbHistorico.mdb. Lo que se realiza aquí es llevar la información de las tablas históricas de la compañía a esta nueva base de datos.
Al dar aceptar el programa le confirmará si desea eliminar la información histórica de ese rango de fechas.
La nueva base de datos queda guardada dentro del directorio de la compañía en la que se depuró la información.
Es necesario destacar la importancia que tienen los archivos históricos en una compañía. Con ellos pueden medir y estimar resultados comparando valores de años anteriores, por esto no es conveniente que el proceso elimine definitivamente los registros perdiendo información que puede ser valiosa.
Recuperar:
El proceso de Recuperar, es posible realizarlo siempre y cuando se haya marcado la opción de Almacenar en Base de Datos Histórico cuando se hizo la eliminación.
Se abre la caja de diálogo en donde solicita la fecha inicial y final a recuperar. Esta información la trae de la base de datos MecodbHistorico.mdb y la lleva a las tablas históricas del módulo que se ejecutó. La información recuperada es borrada de la base de datos MecodbHistorico.mdb
Al dar aceptar el programa le confirmará si desea eliminar la información histórica de ese rango de fechas.
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� La eliminación, se hace a través de los períodos. Es necesario tener en cuenta que para eliminar estos períodos deben estar cerrados y siempre debe
quedar como mínimo el último periodo cerrado.
� Ejemplo:
Se tiene períodos de Enero de 2003 a Septiembre de 2004.
Los periodos cerrados son Enero de 2003 a Agosto de 2004.
En la depuración de históricos se incluiría los periodos de Enero de 2003 a Julio de 2004, quedando
como único período cerrado Agosto de 2004 ya que este contiene los saldos anteriores.
Reemplazo de Códigos Tributarios Por medio de esta opción es posible reemplazarle el código tributario o asignarle uno, en caso que no tenga, a una cuenta o un rango de cuentas. Presenta la siguiente pantalla:
Corrección identificadores Por medio de esta opción es posible cambiar ya sea el Identificador uno o el Identificador dos a un tercero. Presenta la siguiente pantalla:
Consolidación Por medio de esta opción es posible consolidar dos a más compañías del programa. Toda la información de las empresas consolidadas quedará consignada en una compañía identificada con número de compañía asignado para este proceso y el usuario podrá asignar el nombre que desee.
Antes de realizar este proceso, es necesario crear la compañía en donde serán unificados los datos, es decir, la compañía consolidada.
Al ingresar a esta opción aparece una pantalla donde se visualizan las diferentes compañías instaladas y es posible seleccionar las que se deseen. Además, debajo de dicha lista, se elige la compañía creada para la consolidación:
Si el identificador a corregir es el Identificador Uno y el identificador destino o corregido ya existe, se consolida la información de los dos terceros.
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Conciliación Bancaria Esta opción permite conciliar (comparar) el movimiento de cada banco con el extracto enviado por el banco.
� El programa guarda la conciliación mes tras mes, por el manejo de meses abiertos, se guarda la conciliación de cada uno de los meses que se encuentren abiertos.
Antes de realizar la conciliación se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. En el Plan de Cuentas hay que marcar las cuentas de banco con identificador de conciliación bancaria:
Se debe crear una cuenta auxiliar para cada banco y dicha cuenta estar marcada con identificador de Conciliación bancaria.
2. En los comprobantes, indicar en los campos para conciliación:
» Movimiento débito: Consignación, Nota Crédito, Ninguna » Movimiento crédito: Cheque, Nota Débito, Ninguna
Lo asignado en los anteriores campos, indica cómo se va a interpretar el movimiento con dicho comprobante en la conciliación.
En la compañía destino se borra toda la información que tenga y queda la información consolidada de las compañías seleccionadas.
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El proceso de conciliación se realiza de la siguiente manera:
1. Se ingresa el año y el número de período a conciliar
2. Se debe seleccionar la cuenta bancaria a conciliar.
3. Se elige el tipo de conciliación:
� Manual: Muestra una pantalla con el movimiento del banco en la parte superior y en la parte
inferior el extracto para ser conformado con los registros del movimiento de la parte superior. Se elige del movimiento los que están en el extracto.
Al dar clic en el Botón “Conciliar” o en la pestaña “Proceso de Consolidación”, muestra la siguiente pantalla:
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Este botón se utiliza para adicionar saldos iniciales para la conciliación. Al dar clic en este botón aparece la siguiente pantalla:
Este botón se utiliza para adicionar extracto, es decir, los registros que están en el extracto, pero que no fueron digitados en el movimiento, por ejemplo las notas bancarias. A medida que se digita el extracto, el programa va haciendo el cruce. Al dar clic en este botón aparece la siguiente pantalla:
� Medio Magnético: Se importa el extracto automáticamente del medio magnético que tenga
el banco y que se encuentre habilitado para dicho banco.
� El programa guarda las conciliaciones de todos los meses que estén abiertos. Si se modifica en un período
determinado, va a afectar los demás períodos.
� En la captura de movimiento, si la cuenta tiene Identificador de Conciliación Bancaria, el programa
valida que el comprobante tenga marcado el tipo de conciliación Débito o Crédito según el caso y en caso
que sea cheque, exige que se ingrese el Número del Documento Referencia (Número del cheque). Para
consignaciones, Notas Débito y Notas Crédito bancarias, no es necesario ingresar el Número de
Documento Referencia.
Transferencias Por medio de esta opción es posible Exportar o Importar la información de los archivos de Comodín Hacia o Desde otra compañía o Hacia o Desde un archivo plano y así evitar la redigitación de la información.
Los archivos que se pueden Exportar o Importar son los siguientes: Plan de Cuentas, Períodos, Centros de costos, Códigos tributarios, Comprobantes, Terceros, Monedas, Activos fijos, Diferidos y Movimiento.
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Cuando se elige exportar o importar movimiento, se debe definir lo siguiente:
⇒ El período inicial y final a exportar o importar
⇒ El año inicial y final a exportar o importar
⇒ El comprobante inicial o final
⇒ La fecha inicial y final
⇒ El documento inicial y final
Si se activa este campo, se habilitan los campos de la parte inferior de la pantalla
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Utilidades y Aplicaciones Externas
Copia de Soporte Mediante esta opción se protege toda la información recolectada, realizando copia de ella en disquetes o en el disco duro y evitando su pérdida. Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla:
Esta opción se utiliza para generar una Copia (backup), de la información que se encuentra en la compañía y almacenarla en uno o más disquetes (dependiendo de la cantidad de información) o si desea en un determinado directorio del disco duro. El programa sugiere como nombre archivo para la copia de soporte COPIAS.OUT.
Copia de soporte en disquetes: Para realizar la copia en disquete, en la instalación de la compañía en el campo <Unidad copia soporte> se ingresa la unidad de disco (Por ejemplo: A:\), es preciso que los disquetes a utilizar hayan sido previamente formateados.
Se deben utilizar disquetes diferentes para cada empresa y cada período. Al dar clic en <Aceptar> en la pantalla anterior, aparece la siguiente pantalla:
Si el volumen de información excede la capacidad del disquete, el Programa pide disquetes adicionales hasta completar la copia. Se debe tener cuidado en rotular los disquetes con el número correcto, es decir, secuencialmente a medida que el programa los solicita.
Al terminar de realizar la copia de soporte, el programa muestra una ventana indicando la terminación del proceso de copia de soporte:
El nombre de archivo que sugiere el programa para la copia de soporte es COPIAS.OUT
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Los disquetes que contienen las Copias de Soporte deben marcarse adecuadamente, colocando el Nombre de la Compañía, Período, Número del disquete y la fecha en la cual se realizó la Copia. Además, se deben almacenar, preferiblemente en un lugar diferente al sitio de trabajo, pero de fácil acceso cuando sea necesario utilizarlos.
Copia de soporte en el disco duro:
Es posible hacer copia de soporte de los datos en el disco duro con solo indicar el directorio en el cual se desea guardar la información.
Estando ubicado en el menú Archivo, opción Mantenimiento de Compañías, es posible digitar en el campo Unidad Copia Soporte (Campo obligatorio en dicho mantenimiento) la ruta del disco duro donde se desea almacenar la información.
Los pasos a seguir para sacar la copia de soporte en disco duro se detallan a continuación:
1. Ingresar por Archivo, opción Mantenimiento de Compañías y en el campo <Unidad copia soporte> digitar la ruta. Por ejemplo si el directorio donde se harán las copias se llama BACKUP, se debe digitar: C:\BACKUP
2. Seleccionar la opción Copia soporte, en el ambiente Utilidades.
3. El programa muestra una ventana donde se elige el directorio donde quedará la copia de soporte
4. El programa guarda la base de datos de la compañía.
5. Por último, el programa muestra un mensaje indicando si la copia de soporte se realizó exitosamente.
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La importancia del proceso de copia de soporte radica en que si se realiza con frecuencia, se puede evitar pérdida de información y de trabajo cuando ocurran fallas en el Programa por suspensión de energía, daños en el disco duro, ejecución errónea o inoportuna de procesos, etc.
Las Copias de Soporte deben obtenerse periódicamente, cada vez que se ingrese un volumen considerable de información al Programa, además deben obtenerse siempre antes de realizar cualquiera de los procesos de Cierre, para disponer posteriormente, si es necesario, de toda la información del Programa.
Restauración de Información Esta opción permite traer o restaurar de la copia de soporte, los datos a la misma empresa o en otra. Para acceder a esta aplicación, dentro del programa, se ingresa por Utilidades\Restauración de Información.
Realiza el proceso inverso al de Copia de Soporte, es decir utiliza la información que previamente se ha copiado en el disco duro o en los disquetes de Copias de Soporte, para transferirla al lugar donde residen los datos originales (reemplazándolos en el Programa).
Si la copia se realizó en disquetes, requiere de los disquetes en los cuales se realizó el proceso de Copias de Soporte (obtenidos en la opción Copias de Soporte). No funcionará si las Copias fueron generadas por medio de comandos de otro Programa.
Esta opción se utiliza por varias posibles razones:
⇒ Errores en el disco duro que deterioran la información que reside allí.
⇒ Realización de algún proceso de Cierre en un momento inadecuado o inoportuno.
⇒ Necesidad de "devolverse" a un período ya cerrado.
Antes de realizar este proceso se debe tener cuidado en estar ubicado en el período que se desea restaurar y en la compañía correcta, para evitar así, daño en la información de otros períodos o de otras compañías.
Al ingresar a esta opción se presenta una pantalla donde se elige la restauración a realizar así:
• Base de datos integrada: Si se elige esta opción, el programa restaura todos los archivos del
Sic.
• Sólo Archivos de Comodín: Si se elige la opción Todos los Datos, el programa restaura los
archivos propios de Comodín. Si se elige Solo Movimiento, el programa restaura el movimiento
del período correspondiente a la copia de soporte.
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Luego de elegir el tipo de restauración aparece una ventana donde se puede cambiar la unidad de copia de soporte y/o buscar el directorio donde se encuentra la copia de soporte.
Luego de elegir la ruta donde se encuentra la copia de soporte, si se elige restaurar desde disquete pide que se inserte el disquete de la copia de soporte. Si se elige una ruta en el disco duro comienza a restaurar la información:
Por último, el programa muestra un mensaje indicando si la Restauración se realizó exitosamente.
Modulo Administrativo (Usuarios) Este programa permite definir los usuarios y grupos de usuarios que tendrán acceso al programa. Además, posibilita la creación de compañías y la asignación de derechos sobre compañías, opciones y creación de usuarios de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Para ingresar a este programa existen dos (2) formas: Por el menú Utilidades, opción Módulo Administrativo (Usuarios) o desde el menú Inicio / Programas / SIC MECOsoft / Aplicaciones externas / Módulo Administrativo. Al ingresar por fuera del programa se solicita una información de acceso:
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Luego de ingresar el usuario y la contraseña se presenta una pantalla con los siguientes menús:
• Archivo
• Ayuda
Archivo
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Usuarios
• Grupos
• Permisos
• Mantenimiento de Compañías
• Salir
Usuarios
Los usuarios son los entes a los cuáles se le ha definido un nombre, una clave y unos derechos sobre el programa. Regularmente se asocia a cada persona que tiene acceso al programa con un usuario, pero podría darse el caso de que una persona tuviera varios usuarios o que un grupo de personas tuviera un solo usuario; todo depende de las necesidades de la empresa. Al activar esta opción, aparece la siguiente opción:
Al ingresar a esta opción aparecen los usuarios existentes y es posible adicionar más. Los campos que aparecen son los siguientes:
Usuario: En este campo se ingresa un identificador para el usuario.
Contraseña: En este campo se ingresa la clave secreta que tendrá dicho usuario.
Nombre: En este campo se ingresa el nombre del usuario.
Grupo: En este campo es posible elegir a qué grupo va a pertenecer dicho usuario y se elige
entre los existentes.
Para adicionar un nuevo usuario, se ubica en la fila siguiente al último usuario y se digita el nuevo usuario a ingresar.
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Grupos
Esta es una categoría de usuario que permite definir derechos y niveles de permisos a un grupo sin tener que hacerlo individualmente, cuando el número de usuarios es grande.
Un ejemplo de esto es cuando se tiene por usuarios un grupo de digitadores, para no crear usuario por persona se crea un grupo llamado "Digitadores" con sus respectivos derechos de acceso sobre las opciones del programa.
Al ingresar a esta opción se visualizan los grupos existentes y es posible adicionar más. Los campos que aparecen son los siguientes:
Grupo: En este campo se ingresa un identificador para el grupo.
Nombre: En este campo se ingresa el nombre del grupo.
� El grupo “SUPERVISOR” el programa lo trae por defecto y no es posible retirarlo ni modificarlo.
Permisos
Al ingresar a esta opción aparece una pantalla donde es posible elegir el grupo al que se le van a asignar los permisos.
Además, en esta pantalla es posible elegir para qué programa se desea adicionar el usuario entre los siguientes:
• Pedidos
• Facturación
• Cartera
• Inventarios
• Compras
• Tesorero
• Nómina
Para adicionar un nuevo grupo, se ubica en la fila siguiente al último grupo y se digita el nuevo grupo a ingresar.
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• Comodín
• Shop
• Transferencias de Nómina
• Transferencias de Facturación
• Transferencias de Cartera
• Transferencias de Inventarios
• Transferencias de Compras
De acuerdo al programa elegido para adicionar dicho usuario, al presionar el botón <Permisos>, muestra otra pantalla con los menús y opciones de dicho programa.
⇒ Es importante aclarar que cuando se trata de conceder derechos sobre las opciones que son mantenimientos, se pueden dar permisos sobre las alternativas, es decir, se puede dar derecho por la alternativa Adicionar, Eliminar y/o Corregir. También se debe elegir si se desea que el usuario tenga acceso a esta opción o si no tendrá ningún acceso.
Luego, en la parte inferior de la pantalla aparecen dos (2) Listas: Una donde serán pasados los campos restringidos para dicho grupo (Campos Restringidos) y otro donde aparecen cada uno de los campos que conforman dicha opción (Campos Permitidos). Es posible pasar campo por campo o todos de una vez.
� En todas las opciones del programa permite el acceso sobre todos los campos, pero se puede restringir dicho acceso a los campos que se deseen.
⇒ Cuando se elige una opción que no es mantenimiento sino un proceso o un informe, con solo dar clic en dicha opción queda habilitada o no dicha opción:
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Mantenimiento Compañías
Por medio de esta opción se ingresa toda la información referente a la compañía a instalar:
Al dar clic en el botón “Crear Cía.”, aparece la pantalla general de Compañías:
Al habilitar por primera vez el módulo de Comodín o al dar clic en el botón “Ver/Editar” que aparece al frente de “Comodín”, aparece la siguiente pantalla:
Las opciones que aparecen chuleadas tienen permiso a ingresar a dicha opción. Las opciones que no están chuleadas no tienen permiso para ingresar.
En esta tabla se definen los rangos de cuenta, es decir por que dígito o dígitos comienzan. En esta compañía los dígitos iniciales es uno solo, porque en el campo Niveles Plan de Cuentas se definió el primer dígito de uno “X”. Según el primer nivel del Plan de Cuentas, se definen los rangos
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Corregir Documentos de Otros Módulos
Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros módulos se puedan modificar.
Control de fechas
Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del período actual. Si no se activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del año.
Permitir Comprobantes Descuadrados
Si se activa este campo, el programa permitirá grabar movimiento, así los campos Débito y Crédito, del comprobante en la captura de movimiento, sean diferentes.
Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento
Este identificador se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitar nuevamente la parte del encabezado.
Límite máximo captura estándar
En este campo se ingresa el número máximo de registros que tendría un documento en la captura de movimiento para que al realizar una consulta y/o corrección, el programa muestre una pantalla adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla.
Cuando se consulta un documento, el programa verifica cuantos registros lo componen; si el número de registros es mayor o igual al que se definió en este campo, el programa muestra una pantalla adicional con todos los registros que conforman dicho documento, por el botón de Editar se corrige y se debe grabar el cambio por cada registro modificado. Cuando se termina de corregir todos los registros del documento a modificar, se debe grabar por medio del siguiente
botón para guardar los cambios de todo el documento.
Niveles Plan de Cuentas
En este campo se define el número de dígitos que contiene cada uno de los niveles que tendrá el código contable de la contabilidad a manejar.
Salir
Al seleccionar esta opción inmediatamente sale del módulo de usuarios.
Ayuda
Presenta las siguientes opciones:
• Indice
• Contenido
• Acerca de..
Indice
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
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Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en línea donde se encuentra la explicación de cada una de las opciones que componen este módulo. Presenta la siguiente pantalla:
Acerca de..
En esta opción se visualiza la versión del módulo de Usuarios.
Cambio de Clave
Permite modificar la clave personal del usuario activo. El programa pide la clave anterior y la nueva clave, reconfirmando dicha clave.
Muestra la siguiente pantalla:
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Cambio Fecha Proceso
Por medio de esta opción es posible cambiar la fecha en el cual se está trabajando (Mes, Día y Año), sin necesidad de reiniciar la ejecución del programa.
Para hacer el cambio, basta con elegir en el calendario el mes, el año y el día en el que se va a trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nueva fecha de trabajo.
� Si no se elige el día, el programa no tomará la fecha que se desea cambiar.
Cambio de Período
Por medio de esta opción es posible cambiarse de período, sin necesidad de reiniciar la ejecución del programa.
Para hacer el cambio, basta con elegir en la pantalla que se muestra, el período en el que se va a trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nuevo período de trabajo.
Esta clave es la que se pide al ingresar al programa en el campo “Contraseña”
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Importación / Exportación de Datos
Para acceder a esta aplicación, se puede hacer de dos (2) formas: Dentro del programa se ingresa por Utilidades \ Importar / Exportar Archivos o por fuera del programa por Inicio \ Programas \ SIC MECOsoft \ Aplicaciones externas \ Importación Exportación de datos.
Al ingresar por fuera del programa se solicita una información de acceso:
Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto “Supervisor”) y la contraseña (Por defecto Enter), se debe elegir la aplicación desde el cual se va a realizar la importación o la exportación de los datos:
Luego de elegir la aplicación se ingresa al programa y está compuesto por las siguientes opciones:
• Archivo
• Ayuda
Archivo
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Abrir Compañía
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• Importar / Exportar archivos
• Salir
Abrir Compañía
Por medio de esta opción es posible cambiarse de compañía luego de haber ingresado a otra. El programa visualiza todas las empresas que se encuentran instaladas para que el usuario elija la que se quiere abrir.
Importar / Exportar Archivo
La funcionalidad de este programa radica en que permite integrar al programa, información
externa generada por otros programas o por COMODIN®, siempre y cuando el archivo a importar
tenga las mismas características a la estructura de los archivos que maneja el programa. También permite enviar toda la información de alguno de los archivos del programa para ser utilizada en
otras aplicaciones que manejen la misma estructura del archivo que genera COMODIN®.
⇒ El programa presenta una lista de todas las tablas que conforman la base de datos.
⇒ Se debe seleccionar el archivo a importar o exportar, según sea el caso.
⇒ Seleccionar el tipo de transferencia (Importar / Exportar).
⇒ Se elige el formato desde el cual o hacia el cual van los datos. Las clases de formatos son: Excel, Paradox, Foxpro, SQL Server, Texto.
� IMPORTANTE: Si se desea transferir información de una compañía a otra y el archivo ya existe, el
programa pregunta si se desea sobreescribir el archivo.
- Excel, Paradox, Foxpro, Texto: Si se elige alguno de estos formatos presenta la siguiente pantalla:
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� Para cada uno de los formatos genera (si es para exportar) o busca (si es para importar) el archivo con sus respectivas extensiones: Excel (Extensión .XLS), Paradox (Extensión .DB), Foxpro
(Extensión .DBF), Texto (Extensión .TXT)
- SQL Server: Permite llevar las tablas a otro tipo de base de datos.
Salir
Al elegir esta opción, inmediatamente sale del programa.
Ayuda
Presenta las siguientes opciones:
• Indice
• Contenido
• Acerca de..
Indice
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
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Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en línea donde se encuentra la explicación de cada una de las opciones que componen este módulo. Presenta la siguiente pantalla:
Acerca de..
En esta opción se visualiza la versión del módulo de Usuarios.
Consultas Dinámicas Para acceder a esta aplicación, se puede hacer de dos (2) formas: Dentro del programa se ingresa por Utilidades \ Consultas dinámicas o por fuera del programa por Inicio \ Programas \ SIC MECOsoft \ Aplicaciones externas \ Consultas dinámicas.
Al ingresar por fuera del programa se solicita una información de acceso:
Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto “Supervisor”) y la contraseña (Por defecto Enter), se debe elegir la aplicación desde el cual se va a realizar las consultas:
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Luego de elegir la aplicación se ingresa al programa y está compuesto por las siguientes opciones:
• Archivo
• Ayuda
Archivo
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Abrir Compañía
• Consultas
• Salir
Abrir Compañía
Por medio de esta opción es posible cambiarse de compañía luego de haber ingresado a otra. Antes de elegir la compañía, el programa permite elegir el módulo donde se va a realizar la consulta:
Luego de elegir el módulo, se visualiza todas las empresas que se encuentran instaladas para que el usuario elija la que se quiere abrir.
Consultas
Esta opción permite generar informes específicos, "extractados" de uno o varios archivos del programa, de acuerdo a los campos y delimitaciones que realice el usuario.
Antes de realizar una consulta de alguno de los archivos del programa, es requisito indispensable tener bien definido y diseñado el contenido de este, es decir, saber de antemano qué informe se
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desea, de qué archivo se va a tomar la información, qué campos contiene y cuáles registros incluye.
Este menú está compuesto por las siguientes opciones:
• Crear Consulta
• Abrir Consulta
Crear Consulta
Al iniciar una nueva consulta, el programa presenta en pantalla los archivos sobre los cuales es posible realizar alguna consulta y es posible seleccionar uno o varios de ellos.
� Es posible recorrer la lista, utilizando las teclas de desplazamiento del cursor. Teniendo en cuenta la
funcionalidad de Windows, para seleccionar uno a uno los archivos, se da clic con el mouse y la tecla
<Ctrl> y si son varios archivos seguidos (rango): clic con el mouse en el primer archivo y la tecla <Shift>
y clic con el mouse en el último campo.
Los pasos a seguir son:
⇒ Seleccionar los archivos a incluir en el informe.
⇒ Al dar clic en el botón Siguiente, aparece la lista de campos que se van a utilizar en la consulta.
⇒ Seleccionar los campos a incluir en el informe.
� Para seleccionar los campos, se puede hacer de la misma forma que en la pantalla anterior.
⇒ Para continuar se debe construir el criterio de selección o filtro para los datos del informe así:
⇒ Seleccionar de la lista, el campo del archivo por el cual se condicionará el informe.
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⇒ Elegir un operador matemático ( Igual, Diferente, Menor, Mayor, Menor o igual, Mayor o igual).
⇒ Digitar la expresión (Límite de la condición) o elegir otro campo de las tablas elegidas anteriormente y con el cual se va a evaluar la condición.
⇒ Dar clic en el botón <Adicionar Criterio> para que suba al cuadro superior.
Si se desea adicionar otra condición se hace lo mismo que en los cuatro (4) pasos anteriores y se relaciona por medio de los operadores lógicos <Y> <O>.
� Para eliminar un criterio se presiona el botón <Limpiar>.
⇒ Luego se debe indicar el criterio de ordenamiento, es decir, por cuál de los campos que aparecen, se va a organizar el informe.
⇒ Se puede guardar en Excel o Ascii, indicando la ruta en donde quedará grabado el archivo.
⇒ Si se elige el botón <Detalles>, muestra las características de la consulta:
⇒ Además, permite guardar el formato de la consulta, para futuras consultas.
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� IMPORTANTE: El programa asigna al informe el nombre de <Consulta>. Cuando se guarda la
consulta en Excel y luego se guardan otras más con el mismo nombre, el programa lo que hace es
adicionar otra hoja a dicho archivo sin eliminar la anterior y así sucesivamente.
Abrir Consulta
Si se elige Abrir una consulta existente, el programa permite buscar el archivo con el cual fue guardada la consulta con extensión .SQL:
Si se abre el archivo, muestra la pantalla que permite guardar la consulta en formato Excel o Ascii:
Salir
Al elegir esta opción, inmediatamente sale del programa.
Ayuda
Presenta las siguientes opciones:
• Indice
• Contenido
• Acerca de..
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Indice
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en línea donde se encuentra la explicación de cada una de las opciones que componen este módulo. Presenta la siguiente pantalla:
Acerca de..
En esta opción se visualiza la versión del módulo de Usuarios.
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Tablas Dinámicas en Excel
Esta opción permite generar consultas dinámicas en Excel para las cuentas que manejan Activos fijos, diferidos, discriminación de Saldos por documentos; además de la información de los movimientos contables y de todas las cuentas. El usuario puede configurar la consulta de acuerdo a la información de Año, Períodos, Cuenta contable, Centro de Costos, Terceros, Saldos.
Al ingresar a esta opción aparece la siguiente pantalla:
Al dar aceptar, genera la hoja en Excel donde se configura la información que se va a generar.
Website de Mecosoft
Por medio de esta opción es posible ingresar a la página web de Mecosoft S.A., siempre y cuando se tenga conexión a Internet, de lo contrario no se podrá acceder a dicha página.
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Correo
Por medio de esta opción es posible acceder al correo interno.
En esta pantalla aparecen unos botones que sirven como herramientas para el manejo del correo y son los siguientes:
Trae todos los mensajes que se tengan en la bandeja de entrada del correo.
Permite componer un nuevo mensaje. Al dar clic en este botón aparece la ventana para enviar un nuevo mensaje:
Permite traer los mensajes entrantes.
Graba el archivo adjunto al mensaje de correo que se está visualizando.
Borra el mensaje que se tenga activo.
Permite salirse de la opción.
Aparece todo lo que se tenga en la bandeja de entrada del correo interno de la empresa
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Conversión de Datos El programa de Conversión permite restaurar y convertir los datos de la versión de COMODIN®
8.0 y convertirlas para trabajar en COMODIN SIC®.
Para acceder a esta aplicación, se ingresa por Inicio / Programas / SIC MECOsoft / Comodín Sic / Conversión Datos 8.0-10.0.
Para garantizar la correcta conversión de los datos de Comodín 8.0 a Comodín 10.0 siga los siguientes pasos:
1. Crear la compañía (Ver explicación en la página 15 de este manual, “Instalando una
Compañía”)
2. Realizar la conversión
Para llevar a cabo la restauración y conversión de los datos, el programa presenta una pantalla inicial:
Al dar clic en el botón <Siguiente> aparece una segunda pantalla donde se elige la ruta donde se encuentran los datos de Comodín 8.0 o se puede elegir la unidad de disquete, en caso que la conversión sea desde una copia de soporte:
Al dar clic en el botón <Siguiente> aparece una tercera pantalla en la que se elige la compañía en Comodín Sic donde van a quedar los datos convertidos:
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Al dar clic en el botón <Siguiente> aparece una cuarta pantalla donde se indica:
⇒ El campo de Comodín 8.0 que será asignado en el Identificador Principal de Comodín Sic.
⇒ Elegir si la conversión será de todos los archivos que se convierten o sólo del movimiento.
⇒ Indicar el año del último mes cerrado.
� Por ejemplo: En Comodín 8.0 se maneja Identificador 1 e Identificador 2 para los terceros, En el
Comodín Sic se maneja Identificador uno e Identificador dos y en la instalación de la compañía se
define el identificador principal en el campo “Identificador Cédula/Nit”. El campo que se elija en la
pantalla de conversión (Nit/Cédula o Alterno) va a corresponder a este identificador en el
COMODIN SIC.
Por último, al dar clic en el botón <Terminar> comienza la conversión de los datos. Una vez se realice el proceso, se debe ingresar al COMODIN SIC® en cada una de las compañías restauradas, revisar los datos restaurados en la empresa y sacar copia de soporte en la nueva versión.
Copias de soporte de la versión de Comodín 8.0
Las copias de soporte sacadas en la versión de COMODIN 8.0® son el respaldo de la información de las compañías que serán trabajadas en el COMODIN SIC®.
Si en algún momento se requiere información de la versión de Comodín 8.0, la única forma de restaurar esta información es teniendo las copias de soporte y restaurándolas por medio del programa de Conversión de datos.
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Las copias de soporte sacadas en la versión de Comodín 8.0 deben conservarse debidamente marcadas y en un lugar seguro.
Deben existir copias de soporte para cada una de las compañías que se están trabajando y cada uno de los meses.
Para Tener en cuenta.
• Solo se convierten datos de Comodín versión 8.0
• Sólo se realiza conversión de saldos y movimiento, no se convierten históricos, en caso de querer tener históricos se debe recurrir a las copias de soporte, convirtiendo el primer mes completa (Saldos) y solo movimiento de los siguientes meses.
• Cuando se realiza conversión desde la ruta de datos comodín, no desde disquetes, se debe realizar conversión completa. Con este solo paso el proceso trae saldos y los movimientos de todos los meses abiertos.
• En caso de querer restaurar movimiento de meses ya cerrados, debe realizarse como se explica en el numeral anterior.
• Es recomendable realizar el proceso de Integridad de Datos siguiendo la ruta: Utilidades/Integridad de Datos en comodín 8.0.
• Si durante el proceso de conversión el sistema encuentra alguna inconsistencia, se genera un archivo informando dichas inconsistencia, con sus posibles causas.
� Por Ejemplo:
Advertencia: 515
Descripción :No fue posible convertir la tabla CTCODTRI probablemente no existe.
Tabla :Códigos Tributarios.
En este caso posiblemente no se habían creado códigos tributarios en comodín 8.0, por eso la tabla
no existe.
Analice cada una de las inconsistencias y determine si pueden acarrearle algún problema futuro.
• Es necesario realizar el proceso de Actualización en Comodín 8.0 (Ruta: Contabilidad \ Movimiento \ Actualización \ De Mes Actual.
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• Durante este el proceso de Conversión es recomendable que ningún otro usuario esté trabajando en las aplicaciones.
Utilidades Conversión Base Datos Esta utilidad se utiliza para realizar mantenimiento a las bases de datos del programa, tanto la base de datos de la compañía, como la base de datos de usuarios. Para acceder a esta aplicación, se ingresa por Inicio / Programas / SIC MECOsoft / Aplicaciones externas / Utilidades Conversión Base Datos. Al ingresar a este programa se solicita una información de acceso:
Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto “Supervisor”) y la contraseña (Por defecto Enter), se ingresa al programa:
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Archivo
• Herramientas
• Utilidades
• Ayuda
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Archivo
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Convertir Compañía
• Salir
Convertir Compañía
Por medio de esta opción se convierte la base de datos que actualmente tiene el programa por la nueva versión de base de datos. Al ingresar a esta opción, el programa permite elegir la compañía de la cual se va a convertir la base de datos o elegir todas las compañías. Muestra la versión de base de datos que tiene actualmente la compañía elegida y la nueva versión de base de datos y con la cual quedará la compañía luego de realizado el proceso.
� Este proceso se debe realizar para mantener actualizada la base de datos con las nuevas versiones y así evitar errores con datos. Por ejemplo: Cuando se realiza actualización de versión.
Salir
Al elegir esta opción, inmediatamente sale del programa.
Herramientas
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Compactar Base de Datos
• Actualización Base de Datos Usuarios
• Eliminar Registro
Compactar Base de Datos
A medida que se van adicionando y/o borrando registros en las aplicaciones, la base de datos va creciendo. Para optimizar la distribución de la información dentro de la base de datos, es conveniente ejecutar esta opción, especialmente luego de haber eliminado varios registros en alguno de los mantenimientos o luego de realizar los cierres. El programa compacta la base de datos y al compactarla, se elimina cualquier espacio vacío no utilizado.
Al ingresar a esta opción, aparece una pantalla donde se selecciona la base de datos a compactar entre las siguientes:
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⇒ Datos de Aplicaciones: Se elige de cual compañía es la base datos o se puede elegir compactar las bases de datos de todas las compañías instaladas (MecoDB.mdb).
⇒ Informes: En caso que se quiera compactar la base de datos de los informes (Informes.mdb).
⇒ Usuarios: En caso que se quiera compactar la base de datos de Usuarios (Usuarios.mdb).
Actualización Base de Datos Usuarios
Por medio de esta opción se convierte la base de datos que actualmente tiene el programa de Usuarios por la nueva versión de base de datos. Al ingresar a esta opción, muestra la versión de base de datos que tiene actualmente el programa Usuarios y la nueva versión de base de datos y con la cual quedará el programa luego de realizado el proceso.
� Este proceso se debe realizar para mantener actualizada la base de datos con las nuevas versiones y así evitar errores de acceso. Por ejemplo: Cuando se realiza actualización de versión.
Eliminar Registro
Por medio de esta opción se borra el registro del programa. Para realizar este proceso, es necesario ingresar una contraseña, elegir la aplicación a la que se le va a borrar el registro (Comodín, Nómina, Shop, Tesorero, Facturación, Cartera, Inventarios, Pedidos y Compras) y la versión del programa.
� IMPORTANTE: Esta opción es diseñada para ser manejada por asesores de MECOsoft S.A., debido a
que se debe tener precaución, ya que se puede borrar el registro de una aplicación erróneamente.
Utilidades
En este menú aparecen varias utilidades para la corrección de datos. Está compuesto por las siguientes opciones: • Construir Niveles Plan de Cuentas
• Verificar Históricos Duplicados
• Reconstruir Auxiliar Cartera
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• Reconstruir Saldos Clientes
• Cambio de Estado Movimiento
• Llevar terceros a Contabilidad
Construir Niveles Plan de Cuentas
Esta utilidad debe ejecutarse cuando se vaya a comenzar a trabajar con Comodín 10 y los niveles del Plan de cuentas no estén definidos correctamente, esto puede ocurrir debido a que en Prisma se podían crear cuentas sin haber definido los niveles anteriores.
Ejemplo:
En prisma se creó la cuenta 130505, pero no existen los niveles anteriores 1305, 13 y 1
En este caso es necesario correr la utilidad.
Verificar Históricos Duplicados
La ejecución de esta utilidad valida documentos duplicados en todos los módulos.
Reconstruir Auxiliar Cartera
Esta utilidad toma el movimiento de Recibos y Notas y lo lleva al Auxiliar Cartera.
Reconstruir Saldos de Clientes:
Esta utilidad permite calcular el saldo anterior de los clientes. Para correr las anteriores utilidades sólo basta con seleccionar la compañía en la cual se va a realizar el respectivo proceso.
Cambio de Estado Movimiento
Esta utilidad coloca los estados seleccionados a los documentos que se encuentren en el rango de fechas seleccionado y cuyo estado sea diferente de anulado.
Selección de los diferentes tipos de movimiento: Ventas, Devolución en ventas, Compras, Devolución en compras, recibos y notas, otras entras y otras salidas, ajustes al inventario.
Selección del nuevo estado que se va a cambiar en los documentos, este nuevo estado puede ser: Mes Siguiente o Digitado.
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Llevar terceros a Contabilidad
Esta utilidad lleva los terceros de los módulos instalados a Contabilidad y de una misma compañía. Por ejemplo de Prisma (clientes, proveedores, vendedores), Tesorero (acreedores), Nómina (empleados). Para realizar esta utilidad sólo se debe seleccionar la compañía en la cual se va a realizar el proceso:
� El proceso se realiza dentro de una misma compañía.
Cuando se corre la utilidad, se coloca como clase “Nit expedido por la DIAN” a todos los terceros existentes, los terceros que tengan clase diferente, deben ser modificados.
Ayuda
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Índice
• Contenido
• Acerca de...
Índice
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
Contenido
Por medio de esta opción se visualiza toda la ayuda en línea, donde se muestra cada uno de los menús y opciones que conforman el programa.
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Acerca de...
En esta opción se visualiza la versión del programa.
Utilidad para Detectar Inconsistencias Esta utilidad permite generar un informe con toda la información de inconsistencias que se generan cuando se transfiere de los otros módulos al programa de Comodín y así poder corregirlas. Para acceder a esta utilidad, se ingresa por Inicio \ Programas \ Sic MECOsoft \Aplicaciones Externas \ Utilidad para detectar inconsistencias.
Esta utilidad tiene el menú de Informes que esta compuesto por las siguientes opciones:
• Visualizar • Configuración • Salir
Estas opciones también se encuentran en la barra de iconos:
Visualizar
Por medio de esta opción se genera el informe, donde muestra todas las inconsistencias que se presentaron al momento de realizar la transferencia, para luego poder entrar a corregirlas en Comodín.
Configuración
En esta opción aparece una pantalla donde se eligen los criterios que se tendrán en cuenta para la elaboración del informe de inconsistencias, dichos criterios son:
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Además, luego de realizar la conversión de comodín 8.0 al 10, valida que las cuentas que necesitan tercero, centros de costos, código de activo, diferido, código de moneda extranjera, documento referencia; si lo lleven, evitando así, que el programa pase movimiento y saldos sin estos requerimientos.
» Centros de costos en cero y la cuenta requiere
centros de costos
» Cuentas sin código de activo
» Terceros con ID1 sucursal o ID2 diferentes
» Cuentas que no son de último nivel
» Terceros en 00000000000 sabiendo que la
cuenta requiere de tercero y también cuentas
con terceros sabiendo que la cuenta no lo
requiere
» Validar que los maestros tengan la información
necesaria.
» Validar las cuentas que no tienen código de
diferido y que lo requiere.
» Revisar que no se presenten errores en la
naturaleza del movimiento.
» Código de la moneda extranjera que no la tiene
y que lo requiere.
» Validar el documento referencia cuando éste es
necesario, en el caso que la cuenta maneje
discriminación de saldos por documentos.
» Validar si la fecha pertenece al periodo o si se
tiene activado el control de fechas o no.
» Si la cuenta maneja tercero y base, validar que
tenga matriculada una base.