manual del alumno presentaciones eficaces-miguel rechea

PRESENTACIONES EFICACESManual del alumno

Profesor: D. Miguel Rechea

PRESENTACIONES EFICACES

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NDICE1.- INTRODUCCIN

Pg.

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2.- QU ES UNA PRESENTACIN? ..........................9 3.- DEFECTOS MS HABITUALES............................13 4.- FASES EXTERNAS DE UNA PRESENTACIN ...21 4.1.- Anlisis previo 4.2.- Preparacin de la presentacin 4.3.- Anlisis posterior 5.- LA PRESENTACIN ..............................................37 6.1.- El inicio 6.2.- El desarrollo 6.3.- El cierre 6.- AYUDAS VISUALES...............................................45 6.1.- La pizarra 6.2.- Las tarjetas 6.3.- El flip chart 6.4.- Las transparencias(con proyector) 6.5.- Las transparencias (con ordenador) 6.6.- El vdeo 6.7.- La vdeo conferencia 6.8.- Cmo hacer transparencias 7.- SITUACIONES DIFCILES......................................55 8.- TRANSPARENCIAS ...............................................61

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INTRODUCCIN

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1.- INTRODUCCINMuchas veces hemos asistido a alguna presentacin. Incluso, a veces, hemos tenido que hacerla nosotros. Seguro que, en el primero de los supuestos, al terminar, hemos comentado con otros asistentes, algunos aspectos de la misma, para contrastar pareceres. En el otro, adems de habrnoslas visto y deseado para quedar bien, seguro que nos hemos interesado, cerca de otros asistentes, por ver qu les ha parecido. Todo el mundo, tanto en la vida laboral, como en la particular, sufre presentaciones, desde un lado u otro de la barrera. La variedad de actividades que pueden ser motivo de una presentacin, nos pone de manifiesto el gran nmero de situaciones en que stas se pueden producir. En algunas ocasiones el auditorio puede ser muy reducido: Alegato de la defensa o de la acusacin, ante un nico juez (sin jurado) Presentacin, por parte de un trabajador, a su jefe, de los objetivos alcanzados, durante el ao, para ser evaluado. Ventajas para el comprador, si compra nuestro coche usado. A veces las presentaciones se hacen ante grupos de pocas personas: El responsable de poner en marcha un proyecto, a su equipo de trabajo. Un director comercial, presentando un nuevo producto, al equipo que ha de lanzarlo al mercado. Intento de convencer a los amigos de que es mejor irse de vacaciones a la montaa que a la playa. Otras veces los grupos pueden estar formados por gran cantidad de personas: Resultados de un trabajo de investigacin, a los asistentes a un congreso. El presidente de una Sociedad Annima expone los resultados del ejercicio a los accionistas de la misma. Vemos que las circunstancias, las audiencias y los entornos en los que se puede desarrollar una presentacin, pueden ser mltiples y variados. Pero en todas ellas hay alguien que expone un tema a un auditorio al que desea convencer.

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Los momentos, los protagonistas, los motivos y las situaciones son diferentes. Todas estas circunstancias deben tenerse en cuenta a la hora de hacer una presentacin. Este Manual, junto con el Cuaderno de Trabajo, pretende ser, para quienes han asistido al seminario de Presentaciones Eficaces, un recordatorio de los pasos a seguir para alcanzar sus objetivos, cuando tengan que llevar a cabo una presentacin. En el Cuaderno de Trabajo se habrn ido anotando, a lo largo del seminario, ideas, experiencias, conclusiones y formas en las que se han resuelto situaciones difciles. Manual y Cuaderno son, por tanto, complementarios, de forma que al acabar el seminario, cada asistente tendr, con ambos, una gua personalizada, que le ayudar a preparar sus presentaciones. Este Manual contempla muchos aspectos que es bueno tener en cuenta a la hora de preparar una presentacin. No obstante, en ocasiones, el presentador no tendr la oportunidad de considerarlos, por falta de tiempo o de oportunidad. En ambos casos deber plantearse hiptesis que consideren las distintas alternativas que no ha podido descubrir. Otras veces, l mismo decidir que no necesita considerar algn aspecto, porque lo conoce o porque no es significativo para su presentacin.

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QU ES UNA PRESENTACIN?

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2.- QU ES UNA PRESENTACIN?De la lectura de la Introduccin, se pueden sacar bastantes ideas para llegar a una definicin, aceptada, de lo que es una presentacin. Refresquemos nuestro Cuaderno de Trabajo del seminario, recordando las opiniones que all se expresaron y veremos que la siguiente puede ser una definicin que recoge todas (o bastantes, al menos) las caractersticas involucradas en una presentacin:

Exposicin de una idea, proyecto, servicio o producto, ante un auditorio con nimo de convencerle, informarle o persuadirle.En esta definicin se pretende hacer ver que lo que se presenta o expone, casi, puede ser cualquier cosa. Basta ver los ejemplos que se pusieron en el primer captulo de este Manual y, seguramente, algunas de las opiniones que se recogieron durante el seminario: resultados, informes, ... En cuanto al auditorio, es indudable que existe, que puede variar en nmero y caractersticas y que, por lo tanto, tendr diferentes motivaciones. Esto ltimo habr que tenerlo muy en cuenta, si, de verdad, queremos convencerle, informarle o persuadirle. Y es que ninguna de las tres cosas es lo mismo. Adems podemos tener otros objetivos que, aunque parecidos, requieran esfuerzos diferentes: ilustrar, entusiasmar, motivar. Nunca hay que olvidar que una presentacin se hace con un objetivo. El logro de ese objetivo ser nuestro xito. No conseguirlo ser nuestro fracaso. Por eso hacer una presentacin no es algo que deba tomarse a la ligera. Ni siquiera cuando se hace de forma repetitiva. Veremos (habremos comprobado durante el seminario) que una presentacin no se repite nunca.

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DEFECTOS MS HABITUALES ENTRE LOS PRESENTADORES

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3.- DEFECTOS MS HABITUALES EN LOS PRESENTADORES.Si analizamos presentaciones a las que hayamos asistido, buscando como han actuado los presentadores que las hicieron, podramos encontrar gran nmero de fallos o de situaciones que nos han llamado la atencin. Hemos de pensar que hacer una presentacin, aunque se lleven muchas a cuestas, no es fcil. Ni siquiera cuando la misma presentacin se lleva a cabo varias veces. Hemos dicho unas lneas ms arriba que una presentacin no se repite nunca. Podremos presentar varias veces lo mismo, pero, ni la audiencia, ni su motivacin, ni el sitio en que se lleve a cabo la presentacin, sern los mismos. Por lo tanto pueden variar, el enfoque, la metodologa y hasta los medios para llevar a cabo nuestra presentacin. A lo largo del seminario, hemos visto que siempre hay elementos diferenciadores. Esto hace que el presentador debute cada vez que hace una presentacin. Y un debut siempre lleva asociada su racin de nerviosismo. La experiencia y veterana del presentador sern capaces de ocultar o disimular este nerviosismo a su audiencia. De todas formas una razonable dosis de nerviosismo puede ser conveniente ya que hace que el presentador est en tensin y alerta frente a cualquier emergencia. Sin pretender ser exhaustivos, vamos a exponer algunos de los defectos que, muchas veces provocados por ese nerviosismo no controlado, ms a menudo se pueden observar. La lista se puede completar con los que el alumno haya detectado y analizado durante su asistencia al seminario y hayan quedado registrados en su Cuaderno de Trabajo.

Hacer la presentacin a una sola persona o grupo reducidoCuando se habla frente a un auditorio, todos los que asisten a la presentacin tienen algn inters por la misma. Puede que haya alguien que asista obligado, pero nosotros no lo sabremos. Es muy frecuente que el presentador se dirija a una persona concreta, de forma significativa, como si fuese la nica interesada o presente. Esto puede suceder cuando, entre los asistentes, hay alguien relevante frente a los otros: por ejemplo, la persona que va a tomar la decisin. La presentacin debe hacerse para todos los asistentes, independientemente de la posicin que ocupen. Dirigirse a uno solo, puede hacer perder el inters por lo que exponemos a los dems. Pensemos que, aunque uno slo sea el que va a tomar la decisin definitiva sobre el asunto de que se trate, puede que sta la tome apoyndose en la opinin de los dems asistentes. Por algo estarn all.

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Dar la espalda a los asistentesMuchas veces el nerviosismo, o cierto grado de timidez, nos hace temer enfrentarnos a los asistentes y esta postura es una forma, equivocada, de vencer ese temor. Esta es una forma de faltar al respeto a todos los asistentes. En el caso anterior an haba alguno que se salvaba del desaire. Tengamos presente que cuando se hace una presentacin es porque hay un objetivo que conseguir. Por lo tanto debemos tener la certeza de que quien escucha se entera y nos sigue con inters. Y esto no podemos averiguarlo si no vemos las caras de los asistentes. Habr ocasiones en que podamos hacerles preguntas durante la presentacin, pero cuando este caso no se d, no tenemos otra forma de averiguar su inters por el tema y si nos estn siguiendo, que la observacin de sus caras. Pero igual que mirar a los asistentes nos da informacin del inters con que nos siguen, nuestra mirada, posada de vez en cuando en los ojos todos y cada uno de ellos, puede ayudar a transmitir el inters que tenemos por la audiencia y hacer que los menos interesados no se desconecten. Esta claro que esto es imposible hacerlo cuando el nmero de asistentes es elevado.

Tapar con el cuerpo la ayuda visual que se pretende hacer verCuando se proyecta, por el medio que sea, una transparencia o se escribe en un flip chart o pizarra, es por que se quiere que los asistentes lo vean. Muchas veces el presentador tapa dicha ayuda con su propio cuerpo, impidiendo que se vea. Para evitar esto, hay que elegir con cuidado el lugar en que se va a colocar la pantalla de proyeccin de las transparencias o en el que se va a colocar el proyector. Para otro tipo de ayudas hay que elegir un sitio que sea visible para todos los asistentes. Una vez conseguido esto, el presentador tendr cuidado en no interponerse.

No saber qu hacer con las manosLos brazos y las manos son los miembros ms tiles que tiene el cuerpo humano. Excepto, para muchas personas, cuando estn haciendo una presentacin. Algunos desearan no tenerlos en ese momento.

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Y es que el nerviosismo, muchas veces, nos lleva a no saber que hacer con ellos. Cruzamos los brazos delante del pecho? Metemos las manos en los bolsillos? Nos cogemos una con la otra, por detrs de nuestro cuerpo? Gesticulamos sin ton ni son? Nos las cortamos para poder hacer la presentacin sin estorbos? Excepto la ltima de las preguntas (cuya contestacin afirmativa, podra llevarnos a ser unos presentadores maravillosos, pero nos hara perder muchas otras oportunidades en la vida) todas pueden contestarse afirmativa y negativamente. Cada actitud tiene su momento. Lo que no hay que hacer es abusar de ninguna de ellas. Y procurar siempre ser natural en las actitudes. Se puede (y debe) gesticular con las manos para dar mayor nfasis a lo que se est diciendo, para dar ms dinamismo a la presentacin e, incluso, para mantener la atencin de los oyentes. Se habr hablado de esto en el seminario y se habrn apuntado soluciones que el alumno tendr en su cuaderno de trabajo. Una solucin, puesta en prctica por muchos presentadores, es tener algo en las manos mientras se hace la presentacin: un lpiz, un bolgrafo o un puntero. Pero, cuidado: el uso de un recurso, para no cometer un fallo, nos puede llevar a cometer otro mayor.

Uso de muletillas al hablarNormalmente estas muletillas las usa el presentador en sus conversaciones habituales. Probablemente sea consciente de ellas. Cuando haga una presentacin debe ser extremadamente cuidadoso para evitarlas. A veces se usan para dar continuidad. Otras para ganar tiempo y pensar en lo que se va a comentar a continuacin. Usadas repetitivamente pueden llegar a cansar a oyente y hasta llegar a ser risibles. Para evitarlas, lo primero que hay que hacer es conocerlas. Luego controlarse y sustituirlas por un silencio.

Tics gestualesLo mismo que las muletillas, estos tics, repetidos constantemente durante una presentacin, pueden producir hasto o risa en el auditorio. Es muy frecuente, y debe ser socorrido, atusarse el pelo, la barba o el bigote. Sera una forma de entretener las manos y solucionar uno de los problemas que hemos revisado antes, pero no se debe abusar del recurso: podra llevarnos a caer en un fallo por evitar otro. Todos los gestos que se hagan de forma repetitiva, ponen de manifiesto nuestro nerviosismo e inseguridad.

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Atrincherarse detrs de la mesa o el atrilA muchos presentadores les da confianza encontrarse sentado detrs de una mesa que les separa de su audiencia. Es cierto que la mesa es una barrera que da confianza al presentador, pero, al mismo tiempo, separa y distancia del auditorio. Debe usarse cuando se quiera conseguir este efecto, pero nunca si queremos crear un clima de acercamiento y confianza. Para crear este clima de confianza conviene acercarse, dentro de lo posible, a los asistentes, estar a su nivel, no significarse por medio de barreras como la mesa o una tarima.

MonotonaNo nos referimos nicamente al tono monocorde de la voz, sino a la linealidad de la presentacin (en sus contenidos) y a la repeticin de argumentos. El tono monocorde de la voz puede llegar a dormir o aburrir a los oyentes. Hay que usar diferentes tonos y volmenes para dar nfasis a las partes ms importantes de la presentacin. Para evitar la uniformidad de la presentacin se deben intercalar partes ms amenas, que aumenten el inters de los asistentes. Estas partes pueden ser ancdotas que tengan que ver con el motivo de la presentacin, o llamadas de atencin sobre el propio tema. Abusar de las ancdotas, en algunas ocasiones, puede ser contraproducente.

Falta de claridadEsta falta de claridad puede tener su origen en dos causas: 1 El presentador, olvidndose de las caractersticas de sus oyentes, emplea una terminologa cientfica o tcnica que estos no comprenden. Trminos que slo se usan entre los profesionales del tema que se est tratando: en otro idioma o, incluso, siglas que nada dicen a quin escucha. No olvidemos que, aunque el tema que estamos exponiendo interesa a quines nos escuchan, podemos tener oyentes que necesiten que se les hable en otro lenguaje distinto del que utilizan los profesionales. 2 En otras ocasiones la falta de claridad puede deberse a desorden en la exposicin del tema, por no haberlo preparado adecuadamente.

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En cualquiera de estos dos casos ser muy difcil que se consigan los objetivos perseguidos. En cada ocasin deberemos emplear el tipo de lenguaje que el asistente a nuestra presentacin espera de nosotros. Unas veces ser el cientfico y esotrico de los profesionales y otras el ms llano y accesible de los profanos.

Consideraciones sobre comunicacin verbal y no verbalEl proceso de comunicacin se desarrolla bajo dos aspectos: el verbal y el no verbal. Es importante tener en cuenta esta consideracin ya que, como acabamos de ver en los apartados anteriores, se pueden cometer errores de los dos tipos. Qu peso tiene cada uno de estos dos aspectos en un proceso de comunicacin? Es variable, como podemos ver con los siguientes ejemplos. La actuacin de un mimo o el lenguaje de los sordomudos, son procesos de comunicacin en los que la componente verbal no existe. El 100 % de la comunicacin se hace de forma no verbal. La lectura de una noticia por un locutor de radio, nos llega nicamente por la componente verbal. Por oposicin al caso anterior, en ste, la comunicacin verbal acapara el 100 % del proceso. Y entre estos dos casos extremos se puede dar cualquier combinacin, que nosotros deberemos saber asignar a nuestras presentaciones. Cuando hablamos delante de una audiencia, sta no slo oye lo que decimos, tambin ve lo que hacemos al mismo tiempo que hablamos. Autores que estudian el proceso de comunicacin aseguran que, de forma global, se pueden considerar vlidos los siguientes valores: la comunicacin no verbal tendra un peso del 60 %, en el proceso, frente al 40 % que habra que asignar a la componente verbal. Y an van ms lejos, ya que de este 40 % atribuyen un 30 % a la forma en que se dice el mensaje y slo un 10 % al contenido del mensaje. Es tan importante el aspecto no verbal de la comunicacin que todos los polticos (en busca de votos) y los personajes que viven de cara al pblico contratan (a precios elevados) asesores de imagen. Por algo ser. Saber estar, saber moverse y gesticular, vestirse adecuadamente, tener un aspecto fsico agradable, son factores que influyen en la percepcin que, de nuestros mensajes, reciben nuestros oyentes. Por tanto todos estos factores

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pueden influir, positiva o negativamente, en quien nos escucha. Por ello hemos de cuidarnos, para que esta influencia sea positiva. Por tanto, a la hora de preparar nuestra presentacin, hemos de ser conscientes de que tenemos que considerar este aspecto y, por tanto, dedicarle el tiempo que creamos necesario, en funcin de la importancia (peso) que le hayamos asignado en la misma.

Y esto, la mayor parte de los presentadores, no lo tienen en cuenta

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FASES EXTERNAS DE UNA PRESENTACIN

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4.- FASES EXTERNAS DE UNA PRESENTACIN.En cualquiera de las definiciones que podemos manejar sobre lo que es una presentacin (la que se ha dado algo ms arriba, las que podemos encontrar en los textos que sobre el tema se han escrito, o cualquiera que fuese la conclusin a la que se ha llegado sobre el tema en el seminario) encontramos elementos suficientes para darnos cuenta de que para conseguir nuestro objetivo de convencer, persuadir o informar, hay que seguir una tctica. Todo aqul que prepara una accin en la que se juega algo, previamente estudia el terreno, antes de ponerla en marcha. El entrenador de un equipo estudiar al rival y ver qu tctica aplica para contrarrestar la del contrario. Tambin decidir qu jugadores saca al terreno de juego para que su tctica funcione, o para tratar de anular a la figura del contrario. Tctica y componentes del equipo pueden variar en funcin de algunos elementos, como: si se juega en casa o en el terreno del contrario, las dimensiones del terreno en el que tenga lugar el partido, si el terreno estar seco o mojado, ... Un editor que quiera lanzar al mercado el nuevo libro de un autor, lo har de forma diferente segn que el lanzamiento vaya a tener lugar en Navidades, en un mes cualquiera o coincidiendo con las fechas en que tiene lugar la Feria del Libro. En la pgina siguiente presentamos un esquema (La presentacin, de cabo a rabo) en el que se ven todas las fases por las que hay que pasar, desde que se nos comunica(o decidimos) que vamos a hacer una presentacin, hasta que podemos darla por definitivamente acabada. Podemos observar que, antes de encerrarnos en el sitio en el que va a tener lugar la presentacin hemos de llevar a cabo dos fases perfectamente diferenciadas. Igualmente, despus de hecha la presentacin, nos queda otro requisito que cumplir, para dar por terminado el ciclo. En este captulo vamos a detenernos en comentar, cada uno de los pasos que deberamos dar para completar, solamente, estas tres fases que consideramos externas a la presentacin. En el captulo siguiente hablaremos de las otras tres que configuran la presentacin misma. Si volvemos a los comentarios hechos un poco ms arriba, sobre la forma de actuar del editor y del entrenador de un equipo de ftbol y llevamos estas consideraciones al terreno de las presentaciones, habremos de tener presente que lo primero que tendremos que hacer es un Anlisis previo, de la situacin que nos vamos a encontrar.

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LA PRESENTACIN DE CABO A RABO

ANTES

ANLISIS PREVIO

PREPARACIN DE LA PRESENTACIN

INICIO

DURANTE

DESARROLLO

CIERREDESPUS

ANLISIS POSTERIOR

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Igual que el entrenador de un equipo, una vez recogidas las informaciones que el anlisis previo le proporcione, preparar el partido decidiendo tctica y alineacin, el presentador tendr que dedicar su tiempo a la Preparacin de su presentacin. Despus, para ambos, entrenador y presentador, vendr la hora de la verdad: jugar el partido o desarrollar la presentacin. Esta fase ser, en ambos casos, tanto ms fructfera cuanto mejor hayan sido llevadas a cabo las fases anteriores, se hayan podido poner en prctica las tcticas o medios previstos y disponibles y el contrario haya jugado como se prevea. En el caso del presentador los contrarios son: a) su auditorio, cuyas caractersticas haba estudiado en la fase previa. b) el entorno en el que se ha desarrollado la presentacin, que ha podido coincidir, o no, con el previsto. Una vez jugado el partido el entrenador, tanto si lo ha ganado, como si lo ha perdido (en este caso con mucho ms motivo), revisar las jugadas, ver qu fallos han cometido sus jugadores, modificar, si lo cree conveniente, la tctica empleada y rectificar para la prxima ocasin. El presentador tambin debe llevar a cabo este Anlisis posterior: ver si se han conseguido los objetivos, si las cosas se han desarrollado como deban, qu posibles fallos ha habido en el desarrollo de la presentacin. Y, lgicamente, intentar que no se vuelvan a repetir en el futuro. Por lo tanto, antes (para que salga bien) y despus (para mejorar las siguientes) de hacer una presentacin no debemos de olvidarnos de dar los tres pasos siguientes: ANLISIS PREVIO PREPARACIN DE LA PRESENTACIN ANLISIS POSTERIOR

Analicemos, detalladamente, cada una de estas fases. 4.1.- ANLISIS PREVIO En esta primera fase hemos de ser exhaustivos, pues nos va a dar los cimentos sobre los que vamos a construir nuestra presentacin. Por ello deberamos dar respuesta al mayor nmero de preguntas que seamos capaces de hacernos

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Sin pretender agotar el tema, pues cada presentacin que hagamos tendr sus propias particularidades. Exponemos a continuacin una serie de preguntas que, casi nunca, podremos obviar. Podemos complementarlas con los comentarios que hayan surgido en el seminario, de los que habremos tomado nota, o cualquier otra indagacin que, en cada caso consideremos oportuna. QU? Esta es la primera pregunta a la que hay que dar respuesta: de qu voy a hablar? Normalmente el tema de la presentacin, se nos sugiere o lo proponemos nosotros. En cualquier caso se supone que es un tema que dominamos, en el que estamos seguros y en el que, normalmente, debemos saber ms que aquellos que nos van a escuchar. POR QU? Puedo hacer una presentacin por alguno de los siguientes motivos: informar de cambios en la empresa, conseguir financiacin para un nuevo proyecto, difundir una nueva metodologa entre mis compaeros de trabajo presentar los resultados de un trabajo de investigacin convencer a una comunidad de vecinos para que nos dejen instalar, en su azotea, una antena de telefona mvil vender algo.

Como vemos, el objetivo puede ser diferente y, despus del tema sobre el que vamos a hablar, es lo primero que tenemos que definir. Aunque para poder hacerlo, con garantas, deberemos encontrar algunas respuestas a la pregunta siguiente (a quin?). En una presentacin puede haber un objetivo principal y algunos secundarios, u ocultos. Es labor del presentador conocerlos. Todos ellos son importantes y para conseguirlos, hemos de dar el enfoque adecuado a nuestra presentacin. A la hora de definir los objetivos que buscamos al hacer una presentacin, hay que tener en cuenta las caractersticas que debe cumplir todo objetivo: a) ser ambicioso b) ser alcanzable c) ser medible

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Para objetivos no ambiciosos, quizs no valga la pena hacer esfuerzos. Si son inalcanzables no los lograremos, a pesar de los esfuerzos hechos y nos sentiremos fracasados. Si, por ltimo, no se pueden medir, no sabremos en que medida los hemos alcanzado. A QUIN? Est claro que no se puede hablar sobre un tema, de la misma forma, a nios que a adultos. Es, por tanto, importantsimo conocer quien va a formar la audiencia de nuestra presentacin. Quizs, con los objetivos, lo ms importante para el xito de la misma. La informacin que obtengamos sobre la audiencia nos permitir dar el enfoque adecuado a la presentacin, en qu puntos hacer hincapi y la forma de presentarlos. Por ello, antes de empezar a preparar la presentacin, deberamos investigar los siguientes datos sobre la audiencia: Cuntas personas van a asistir? Qu edades tienen? Qu nivel ocupan en la organizacin? Tienen capacidad para tomar decisiones? Quin va a tomar la decisin? Quin va a influir en el que deba tomar la decisin Qu nivel de formacin tienen? Qu conocen y desconocen del tema? Qu les interesa saber? Qu puedo contarles y qu no debo contarles? Cul es su actitud hacia el tema? Y hacia el presentador? Qu problemas tienen que yo pueda resolverles? Si voy a venderles un producto, qu usaban hasta ahora?

En este punto es importante conocer las posibilidades de participacin o intervencin de los asistentes en la presentacin.. Si esto fuera posible, la preparacin de la presentacin debera ser, todava, ms concienzuda, ya que habra que ir preparado para contestar preguntas y objeciones. Sin quitar importancia, dentro de este anlisis, a las dems preguntas, es conveniente resaltar la importancia de obtener el mayor nmero posible de respuestas en este apartado, por que nos da las pistas para ofrecer a la audiencia lo que sta desea.

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DNDE? Otro factor a tener presente, en este anlisis previo, es el entorno en el que se va a desarrollar la presentacin. Conocer el nmero de asistentes y el tamao de la sala donde va a tener lugar la presentacin, ya nos indica si vamos a necesitar, o no, micrfonos y altavoces. Por eso es conveniente, siempre que sea posible, visitarla antes. As podremos, tambin, saber que tipo de mobiliario existe y si vamos a poder disponer a los asistentes en la forma que nos convenga, o vamos a tener que limitarnos a sentarlos en las filas de butacas de un saln de actos. Cada presentacin, en funcin del nmero de asistentes, puede necesitar una distribucin diferente de los mismos. Ser posible disponer de todos los accesorios audiovisuales que nos gustara utilizar? Nos los proporcionan o tenemos que llevarlos nosotros? Son modelos cuyo funcionamiento conocemos, o tendremos que practicar con ellos antes de la presentacin? Podemos conseguir conectarlos todos o tendremos que llevar cables prolongadores y regletas de conexin? Ruidos, iluminacin, ventilacin o calefaccin, son otros de los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de estudiar la sala dnde va a tener lugar la presentacin. CUNTO? La presentacin debe estar programada para un tiempo determinado y, muchas veces, est pactado de antemano. Nuestra presentacin puede ser una ms, entre varias programadas para una sesin. Por lo tanto tendr una hora de comienzo y una de fin. Debemos respetarlas. Un retraso, una prolongacin sobre el horario previsto, har retrasar el comienzo de los dems presentadores y la agenda diseada por la organizacin para todos los asistentes. Cuando hemos previsto la duracin de la presentacin, y la hemos preparado de acuerdo con la misma, si nos alargamos, con toda probabilidad, estamos mareando la perdiz y esto acaba por aburrir y cansar a los oyentes.

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CUNDO? Este cuando se refiere al tiempo que, desde hoy, nos queda para llevar a cabo la presentacin. Este tiempo nos dir la calma o la urgencia con que tenemos que prepararla; si nos podemos entretener en largas investigaciones para buscar informacin y obtener datos, o tenemos que limitarnos a usar aquellos de que disponemos en este momento; si vamos a poder dedicar tiempo a preparar las mejores transparencias, para apoyarnos en nuestra disertacin, o vamos a tener que recurrir a unas, hechas con urgencia e incluso a mano. La respuesta a todas estas preguntas nos daran las pistas para saber cmo debemos preparar y llevar a cabo la presentacin? Es indudable que esta investigacin, hecha antes de preparar la presentacin, nos va a dar casi todas las pistas que necesitamos para nuestro diseo. No obstante, en muchas ocasiones, quedarn preguntas sin respuesta. En estos casos el presentador debe de prever las posibilidades que se le pueden presentar durante su actuacin y llevar preparadas las actuaciones alternativas. Esta fase, quizs la ms importante, para llevar a buen puerto una presentacin, suele ser a la que menos importancia se le da, en muchas ocasiones. Es la manera ms fcil de llevarse sorpresas y tener que hacerse, en el momento de empezar la presentacin, preguntas del tipo: Anda, pero si no hay proyector! Y qu hago ahora con las transparencias que tanto me ha costado preparar? Pero, cmo que slo tengo 20 minutos para hacer la presentacin? Si yo la he preparado para una hora. Yo crea que iba a hablar a Ingenieros de Telecomunicaciones y me dice usted que los asistentes son usuarios finales de servicios telefnicos. No vengo preparado para eso. Cmo puede ser que la presentacin anterior a la ma haya versado sobre el mismo tema? Me hubiera gustado colocar a los asistentes en una mesa en forma de U. Si no queremos tener que hacernos comentarios como los anteriores, u otros similares, no olvidemos esta fase y dmosle la importancia que merece. 4.2.- PREPARACIN DE LA PRESENTACIN Siguiendo con el smil futbolstico, en la fase anterior, nuestro entrenador habra obtenido informacin sobre los siguientes aspectos:

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Estado de salud de las figuras del equipo contrario, para saber si estarn en condiciones de jugar o no. Tiene el equipo contrario algn jugador sancionado que no podr jugar? Estado probable del tiempo, para saber si el campo estar embarrado, o no. Inters del contrario por los puntos en juego: puede necesitarlos para clasificarse, evitar el descenso o darle lo mismo. Tienen prima por ganar? Dimensiones del terreno de juego: es un campo grande o pequeo? Qu rbitro nos ha tocado? Es casero o anticasero? Nos ha arbitrado alguna otra vez? Cmo lo hizo? De qu jugadores voy a poder disponer? Con todos estos mimbres el entrenador preparar su prximo partido. Y con los que haya recogido en la fase previa, el presentador tendr que preparar su presentacin. Cada presentador tendr su librillo para preparar su presentacin y este librillo ir modificndose a medida que vaya haciendo ms presentaciones. Por lo tanto el modelo y los conceptos que vamos a exponer a continuacin pueden ser una ayuda para presentadores no experimentados, que, estamos convencidos, si lo adoptan, irn modificndolo a medida que su experiencia se lo aconseje. Llevar a cabo todos los pasos que se detallan a continuacin, exige tiempo. Por lo tanto depender del que tengamos, hasta el momento de hacer la presentacin, que podamos darlos todos, a conciencia, debamos saltarnos algunos o pasar superficialmente por alguno de ellos. DEFINICIN DE LA METODOLOGA A EMPLEAR En funcin de algunas de las respuestas encontradas en la fase de Anlisis Previo (nmero y tipo de asistentes, lugar de celebracin y objetivos detectados), podremos definir la metodologa a seguir, la ubicacin de los asistentes, las ayudas visuales a utilizar, 1er ESQUEMA DE CONTENIDOS Lo primero que tendr que hacer el presentador ser, de acuerdo con la informacin que ha recogido en la fase previa, elaborar un esquema, en el que se incluyan todas las ideas y puntos que crea que tiene que exponer a sus oyentes y que formarn el esqueleto de la presentacin.

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En esta fase puede recabar la ayuda de colaboradores, con los que llevara a cabo una tormenta de ideas, para que aflorasen todas aquellas que, en principio, tienen relacin con el tema. Ninguna debe ser, de momento, rechazada. INVESTIGACIN Y RECOGIDA DE INFORMACIN El siguiente paso sera el de recoger toda la informacin que me pueda ser til para documentarme y poder llenar de contenido el esquema del punto anterior. ESQUEMA ORDENADO En funcin de los objetivos y de la duracin prevista de la presentacin, tendremos que revisar las ideas y los puntos aportados en el 1er esquema y seleccionar aquellos que cubriendo los objetivos marcados quepan en el tiempo asignado. Igualmente, saber qu saben nuestros oyentes, sobre el tema que vamos a desarrollar y hasta dnde llegan sus intereses, nos permitir eliminar aquellos puntos e ideas (obtenidos en la tormenta de ideas llevada a cabo al principio de esta fase) que no sean de inters para ellos. Luego hay que ordenar estas ideas de forma lgica, para que su exposicin ordenada resulte coherente. Durante la elaboracin del esquema ya pueden ir apuntndose los aspectos clave que, durante la presentacin, haya que resaltar con las ayudas visuales que se vayan a utilizar: es el momento de ir tomando nota de ellas. Cuando las ideas se hayan ordenado es el momento de revisarlas, para comprobar que existe una unidad comprensible y ver si falta o sobra algo. EL GUIN Para ir desarrollando la presentacin puede ser til un guin como el que se describe en la pgina siguiente y cuya realizacin (en esta fase) y posterior manejo (durante la presentacin) ayuda al presentador en dos momentos clave de su trabajo. El guin va a ser el apoyo con el que cuenta el presentador a la hora de hacer la presentacin. Va a ser, por lo tanto, clave en el desarrollo de la misma.

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Tiene que ser un documento claro, que se pueda consultar rpidamente y que sirva de hilo conductor de la presentacin. Pero, tan importante como apoyo durante la presentacin, puede ser como gua de elaboracin de la misma. A continuacin se expone un ejemplo de cmo se puede utilizar un guin para cubrir este ltimo aspecto.

F0RMATO DE GUIN PARA EL CURSO TCNICAS DE PRESENTACINHORA TIEMPO DURACIN ASPECTOS A DESARROLLAR PUNTOS CLAVE DINMICA Y COMENTARIOS AYUDAS VISUALES

09.00 15 m. 09.15 30 m. 09.30 45 m. 09.45 55 m. 09.55 1h 30m 10.30 2 h.

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Presentacin Trabajo, experien- Presentacin de los alumnos cia, objetivos individual Presentacin del monitor Acabar con meto- Presentacin dologa y objeti- individual vos del curso una Rueda de consultas individua les

15 m.

Definicin de Encontrar presentacin definicin 15 m. 10 m. Defectos ms Ellos deciden comnmente cometidos

35 m. 30 m.

Trabajo en grupo. 3 4 grup. Segn n de alumnos Exponer los de Observacin pun- Una presenta- Sus tarjetas fectos de los tual. Anlisis pos cin individual pegadas en presentadores terior de las actua por grupo columna en ciones el flip-chart Desayuno Reponer fuerzas Libre Alimenticias

Escribir en flip sus objetivos Transparen cias 2, 3, y 4, ms flip anterior Flip-chart Pegarlo en paredTransp. 5 Un defecto en cada tarjeta de color

En la columna hora, se pondr la hora de comienzo de cada actividad (nmero superior de la casilla). Si la hora de comienzo de la presentacin no se conoce, esta columna se puede sustituir por la duracin, hasta ese momento, de la presentacin, es decir, por la suma de los tiempos que se han ido consumiendo en cada una de las actividades anteriores (cifra en cursiva, en la parte inferior de la casilla). Duracin, es el tiempo asignado a cada unidad

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Aspectos a desarrollar, es la columna en la que se va indicando el ndice de la presentacin Puntos clave: Son las ideas a desarrollar en cada uno de los contenidos del ndice, aquellas que no hay que dejar pasar. Dinmica y comentarios: Esta parte sera el guin cinematogrfico de la representacin. Es la columna en la que se indica cmo se va a actuar en cada momento: qu se va a hacer, qu actividades se van a desarrollar para exponer ese tema o sacar conclusiones, cmo se va a trabajar con el grupo. Ayudas visuales: Se indican los apoyos con los que se va a contar en cada momento. Se pueden ir realizando en este momento. El guin debe ser un documento que nos permita ver, en cada momento, dnde estamos; que contenga toda la informacin que se necesite para el acertado desarrollo de la presentacin, de tal forma que, al acabar, no se nos haya quedado nada en el tintero. Debe permitirnos saber el tiempo que estamos utilizando, los retrasos o adelantos que llevamos, para que podamos ajustarnos al que disponemos. LOS CONTENIDOS Ahora es el momento de seleccionar los contenidos que darn cuerpo a la presentacin. Estos contenidos no son, slo, los que se expondrn durante el desarrollo de la presentacin. Es el momento de decidir qu haremos en el inicio y en el cierre de la misma. No hablamos aqu de estas tres partes, ya que dedicamos el captulo siguiente a su preparacin. PREGUNTAS QUE PUEDEN HACER LOS ASISTENTES Al tratar cada uno de los aspectos a desarrollar, debemos ir pensando en las preguntas que los asistentes pueden hacernos, en ese momento y sobre ese tema. Llevar preparadas las contestaciones, slo puede aportarnos beneficios. Est claro que si se me ocurre alguna pregunta, que se me pueda hacer durante la presentacin, tambin puedo, para evitarla, incluir su respuesta en el contenido de la presentacin. Es una decisin que debe tomar cada presentador, en funcin de los objetivos y de la dinmica que quiera imprimir a su presentacin.

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ENSAYO Y CORRECCIONES Una vez elaborado el guin es conveniente hacer un ensayo de la presentacin. Lo ideal sera llevar a cabo este ensayo delante de una cmara de vdeo o de algunos compaeros que, luego, pudieran dar su opinin. No es aconsejable el ensayo delante de un espejo, porque no se pueden llevar a cabo algunos de los controles que el mismo requiere. Se controlar el tiempo total y por actividades. Y despus se llevar a cabo un reajuste en los tiempos asignados en el guin. Se prestar especial atencin a los aspectos no verbales de la comunicacin. De forma general se modificarn todos aquellos aspectos que no nos hayan gustado, cuando veamos la grabacin. LA COORDINACIN Llevar a cabo una presentacin, con dos o ms personas, tiene una ventaja fundamental: cada uno habla de lo que sabe, con lo que conseguimos que la preparacin de la presentacin sea ms liviana y cada uno de los presentadores se sienta ms seguro. Pero, estamos aadiendo un problema, no grave, pero con el que hay que contar: la coordinacin. Cada uno de los presentadores debe de saber cul es su terreno y hasta dnde puede entrar en el del otro. En qu momento interviene cada uno. Quin contesta una pregunta: el que est hablando en ese momento o el experto en el tema? Las ayudas visuales deben ser homogneas y los conceptos no contradictorios. 4.3.- ANLISIS POSTERIOR El xito de una presentacin, calibrado desde el lado del presentador, se mide por el grado de consecucin de los objetivos planteados. Por lo tanto y como hara nuestro amigo el entrenador, debemos pasar revista a lo que ha ocurrido durante el partido (para nosotros la presentacin). El entrenador repasar el vdeo del partido, analizar donde han estado los fallos y se los har ver a sus pupilos, para que no vuelvan a caer en ellos. El presentador puede, o no, haber conseguido sus objetivos. Si no los ha conseguido, o no los ha conseguido en la medida que esperaba, debe revisar su presentacin y buscar los puntos en los que sta debe mejorar para conseguirlos. (Damos por descontado que la idea, el producto o el servicio que presenta son vendibles)

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En el caso de que haya conseguido los objetivos, debe preguntarse si hubiera sido posible superarlos y, por lo tanto, revisar su actuacin para ver si encuentra puntos mejorables. Esta revisin, que, incluso, es importante cuando la presentacin no tenga que repetirse, es obligatoria si ha de hacerse sucesivas veces. Si la presentacin, con ese tema, no se repite, su revisin siempre nos permite encontrar puntos, situaciones, argumentos, actuaciones o mtodos auxiliares que no han funcionado a la perfeccin y que, por tanto, pueden ser mejorados en otras presentaciones. La revisin debe comenzar por la preparacin de la presentacin y seguir con la actuacin ante los oyentes. Los fallos pueden haberse cometido en cualquiera de las fases. Por eso es bueno tener una lista de preguntas que hacerse y responderlas sinceramente. A continuacin incluimos una lista que no pretende ser exhaustiva y a la que cada uno debera ir aadiendo aquellas que crea oportuno o que le vayan surgiendo en su actividad como presentador. Suponemos que durante el propio seminario se habrn planteado algunas que no figuran aqu. Sera bueno extraerlas de nuestro Cuaderno de Trabajo o aadirlas a esta lista. En el anlisis previo, consegu dar respuesta a todas las preguntas? Qu? Por qu? Quin? Dnde? Cunto? Cundo? La respuesta a todas estas preguntas me ha permitido plantearme bien los objetivos de la presentacin? Cuando prepar el esquema seleccion bien la idea central y las secundarias? Las orden adecuadamente para conseguir una exposicin coherente? Estaba el guin bien estructurado? Era claro y comprensible? Me ha ayudado durante la presentacin o he tenido que prescindir de l? He cumplido los tiempos marcados en el guin? He acertado al designar los puntos clave en el guin? He acertado con las dinmicas marcadas para cada momento? He seleccionado la ayuda visual adecuada para cada momento o punto clave? En el inicio de la presentacin, he planteado bien los objetivos? He sabido captar, en el inicio, y mantener, durante la presentacin, el inters de los asistentes? Estaba todo preparado en el momento de empezar la presentacin? Han funcionado adecuadamente todos los aparatos en los que he necesitado apoyarme? Resolv bien las situaciones difciles que se me plantearon? Contest a las preguntas que se me hicieron? Estaba preparado para contestarlas todas?

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Incluir, para la prxima presentacin, las preguntas que me hicieron y que no haba previsto. He utilizado adecuadamente la comunicacin no verbal? Como se puede ver por esta lista de preguntas, en el anlisis posterior, podemos ir cuestionndonos todas las fases anteriores, pues en cualquiera de ellas hemos podido no estar acertados. Las conclusiones de este anlisis deben ser tenidas en cuenta a la hora de preparar nuevas presentaciones. Sern el rodaje y nuestra propia experiencia quienes nos harn perfeccionarnos en estas tcnicas y hacer de nosotros, cada vez, mejores presentadores.

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LA PRESENTACIN

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5.- LA PRESENTACINComo hemos visto en el grfico de la pgina 25, durante la presentacin podemos destacar tres momentos, que pueden diferenciarse claramente: el inicio, el desarrollo y el cierre. Cada uno tiene su importancia y su forma de llevarlo a cabo. El presentador debe estar en el recinto en el que va a tener lugar la presentacin, algn tiempo antes de la hora prevista, para comprobar que est, y funciona, todo lo que necesita. Sera lamentable que a la hora de empezar la presentacin estuviramos, todava, buscando un proyector de transparencias una pantalla o un cable para conectar el ordenador. 5.1.- EL INICIO El comienzo de una presentacin es su momento ms importante. Es el momento en que tomamos contacto con el auditorio. El momento de ganrnoslo y no debemos desaprovechar la ocasin. Al principio de una presentacin, los asistentes todava estn frescos, son ms receptivos. Por eso hemos de aprovechar esos momentos para dejar caer mensajes importantes, que prolonguen su periodo de atencin. Por eso, cmo empezar una presentacin, tiene gran importancia y creemos que se le asignar un tiempo, en la preparacin de la misma. Hay que tener presente que nuestros oyentes llegan a la presentacin, expectantes. Es el momento de no defraudarles. Si no conseguimos quedarnos con ellos en este momento, mal podremos interesarles durante el desarrollo. Por ello es importante que en el arranque de la presentacin consigamos una serie de objetivos. Qu tenemos que conseguir en el inicio de una presentacin? Cada presentador juzgar si debe, o no, alcanzar alguno de estos objetivos al iniciar su presentacin. Todas las presentaciones son diferentes. Por ello los objetivos a cubrir, en cada caso, tambin. ROMPER EL HIELO Cuando creamos que es importante, para el eficaz desarrollo de nuestra presentacin, generar un clima de camaradera y confianza entre los asistentes, debemos de facilitar situaciones que ayuden a conseguirlo.

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En qu situaciones puede ser importante romper el hielo? Por principio, podramos decir que nunca est de ms hacerlo. Pero es fundamental en aquellas situaciones en las que la gente no se conoce y vamos a exigirles una participacin activa durante la presentacin. Romper el hielo, en este caso, nos ayudar a conseguir las intervenciones espontneas de los asistentes a la presentacin. CAPTAR LA ATENCIN Este objetivo es primordial, en cualquier situacin. Si no somos capaces de hacerlo al inicio, mal vamos a conseguirlo a lo largo del desarrollo de la presentacin. AUMENTAR EL INTERS Generalmente, a los asistentes a una presentacin, podemos suponerles interesados en el tema que se va a exponer. Esta buena disposicin ya es un tanto a nuestro favor. Pero est en nuestras manos encontrar argumentos que incrementen su inters por nuestra exposicin y su disposicin a colaborar. GENERAR CREDIBILIDAD Conseguidos los objetivos anteriores, conviene hacer ver a los asistentes, la experiencia del presentador, fundamentalmente en el tema de la presentacin. Qu podemos hacer para conseguir estas cosas? Cada presentador es muy dueo de inventarse y disear actividades o acciones que le ayuden a conseguir los propsitos arriba enunciados. Cuanta mayor informacin haya conseguido, en la fase de anlisis previo, sobre las personas que le van a escuchar, mayor facilidad tendr para encontrarlas. Y cuanto ms tiempo pueda dedicarle, ms originales pueden ser las actividades que prepare para conseguirlo. Est claro que estas acciones y actividades deber pensarlas y disearlas en la fase de preparacin, descrita en 4.2.Veamos algunas sugerencias, clsicas. SALUDAR A LA ENTRADA. INTERESARSE POR ELLOS El presentador deber ser el primero en llegar a la sala donde vaya a tener lugar la presentacin. Saludar y presentarse a los asistentes, a medida que van llegando, puede ser una buena medida, para romper y evitar la frialdad de un encuentro ms formal y colectivo.

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Es tambin otra oportunidad (no la ltima) que tenemos para averiguar aquellas preguntas que no encontraron respuesta en el anlisis previo. Se puede preguntar en este momento por su trabajo en la empresa, el inters que le trae a la presentacin, qu aspecto le atrae ms del tema que se va a tratar, . Si no hemos tenido la oportunidad de llevar a cabo estas actividades, antes de empezar la presentacin, deberemos hacerlo en el momento de empezar. HACER QUE SE PRESENTEN Este recurso es til cuando la gente no se conoce. Es una forma de hacerles hablar, de que cuenten algo que pueda interesar a los dems. ANUNCIAR LOS CONTENIDOS DE LA PRESENTACIN Si hemos averiguado los intereses, sobre el tema, de los asistentes y hemos preparado la presentacin, tenindolos en cuenta, a la hora de comentar los contenidos haremos hincapi en ellos. Saber que hemos investigado sus intereses, que no estn asistiendo a una presentacin genrica y que la hemos preparado tenindolos en cuenta, har que consigamos captar su atencin. ESTABLECER LAS REGLAS DEL JUEGO Se comentar, brevemente, la dinmica que hemos elegido para desarrollar la presentacin. Si, adems, sta es participativa conseguiremos involucrar a los asistentes. EXPLORAR SUS EXPECTATIVAS Si preguntamos a la gente cules son sus intereses en el tema (siempre que no hayamos podido averiguarlos antes) y los incluimos entre los objetivos de la presentacin conseguiremos aumentar su inters. CURRICULUM DEL PONENTE Se trata de describir, brevemente, la experiencia, conocimientos y cualificacin del presentador en el tema que se va a desarrollar, con la finalidad de que los asistentes sepan que estn delante de alguien que puede aportarles nuevos conocimientos en un tema en el que estn interesados. Esta presentacin se puede llevar a cabo despus de que lo hayan hecho los asistentes (si es que les podemos dar la oportunidad de hacerlo) o, en caso contrario, despus del saludo de bienvenida. Una vez cubiertos estos objetivos podemos citar datos o aspectos que los relacionen con el tema a tratar, con lo que demostraramos conocer su

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problemtica. Es el momento de exponer los beneficios que van a obtener por escucharnos. A continuacin, y antes de entrar en materia, se pueden dar datos sobre la duracin de la presentacin, como interrumpir para hacer preguntas, si es que nos interesa que las hagan,... Esto ya depender de la metodologa que se vaya a aplicar. De forma global, podramos resumir como debemos desarrollar el comienzo de una presentacin, de acuerdo con el siguiente cuadro.

EN EL INICIOQU DEBO CONSEGUIR? ROMPER EL HIELO CAPTAR LA ATENCIN AUMENTAR EL INTERS GENERAR CREDIBILIDAD QU DEBO HACER PARA CONSEGUIRLO? Saludar a la entrada. Interesarse por ellos. Hacer que se presenten. Anunciar los contenidos de la presentacin. Establecer las Reglas del Juego. Explorar sus expectativas. Incluirlas entre los objetivos de la presentacin Breve curriculum del ponente, insistiendo en los temas que interesan a la audiencia.

5.2.- EL DESARROLLO Ahora empieza la autntica presentacin. Ahora es cuando podemos aburrir al auditorio y cuando debemos poner en prctica todo lo que hemos aprendido sobre los defectos que no han de cometerse. Con el esquema y el guin hemos de ir preparando los contenidos y las ideas laterales que revestirn aquel esqueleto. Teniendo siempre en cuenta que, lgicamente, la atencin del espectador ir decayendo a lo largo de la presentacin. Por ello tendremos que salpicar la presentacin con llamadas de atencin, ancdotas, transparencias llamativas o visionado de pelculas, que rompan el ritmo. Peridicamente hay que volver a captar la atencin de los presentes. Hay que conseguir ilacin entre las diferentes ideas expuestas, de forma que todas giren alrededor de la idea central y sean coherentes entre s. No hagamos pensar ni deducir al oyente: dmoselo todo hecho.

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En algn momento (durante la presentacin, interrumpiendo, o al final de la misma) deberamos abrir un parntesis para que quien quisiera, hiciese las preguntas que creyese conveniente. Por lo tanto hemos de prever qu preguntas se nos pueden hacer, para llevar las respuestas preparadas. Est claro que no podemos adivinar todas las que se nos van a hacer, pero s gran parte de ellas. Contestar de forma rpida y contundente, volver a confirmarnos como experto en el tema y dar mayor credibilidad a nuestras opiniones. Nadie est obligado, por mucho que sepa del tema, a saberlo todo. Por ello no es ningn desdoro dejar alguna pregunta sin contestar. En ese caso el presentador puede ofrecerse a contestar, particularmente y en otro momento, al preguntador, despus de haber hecho las consultas necesarias. El presentador, que es el dueo de la presentacin, debe poner fin a la tanda de preguntas, bien porque el tiempo se acaba, o porque la gente ya no hace preguntas. Pero debe ser l, quien cierre la presentacin. Es un privilegio al que no debe renunciar 5.3.- EL CIERRE Acabada la fase anterior, es decir acabado todo lo que tenamos que exponer, y tras haber sido sometido a la prueba de las preguntas, hayan tenido estas lugar durante la presentacin, o al final de la misma, nos enfrentamos a la ltima fase, que es tan importante como lo fue el inicio. Recordemos que es lo ltimo que los asistentes van a escuchar de nosotros. Debemos aprovechar estos ltimos momentos de la presentacin para hacer un resumen de lo que hemos expuesto. Resumen que, lgicamente, debemos llevar preparado, pero al que aadiremos cualquier sugerencia importante que haya podido ser aportada, durante el desarrollo de la presentacin, por los asistentes. As como en el inicio hicimos una exposicin de los contenidos que bamos a presentar, ahora repasaremos esos contenidos, pero incluyendo las dos o tres ideas ms importantes que queramos que queden grabadas en la mente de nuestros oyentes. Si, adems, somos capaces de exponer un smil llamativo, no perdamos la oportunidad de hacerlo. Como resumen de estos tres apartados de la presentacin podramos establecer la siguiente correspondencia:

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INICIO DESARROLLO CIERRE

DILES LO QUE LES VAS A CONTAR CUNTASELO DILES LO QUE LES HAS CONTADO

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AYUDAS VISUALES

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6.- AYUDAS VISUALESLas palabras se las lleva el viento. Quizs esta afirmacin sea exagerada. Pero s es cierto que lo que solamente se oye, se retiene mucho menos que lo que se ve. Si conseguimos interesar a los dos sentidos, al mismo tiempo, conseguiremos una retencin mucho mayor. Segn algunos estudios podramos considerar vlidos los siguientes datos: Retencin despus de 3 horas 70 % 72 % 85 % Retencin despus de 3 das 10 % 20 % 65 %

Slo odo Slo visto Visto y odo

Vemos que, por un lado la vista ayuda a retener lo que se oye. Pero vamos a ver, con un sencillo ejemplo, que, adems, lo que se ve puede ayudar a comprender cosas que pueden parecer complicadas: Una imagen vale ms que mil palabras. Veamos un sencillo ejemplo que, quizs no sea necesario para quien est familiarizado con las matemticas, pero que puede ser concluyente para un profano. Para el amigo de las matemticas no tiene ningn secreto la expresin: (a + b) 2 = a 2 + 2ab + b 2 Pero para otros no es fcil ver porqu la cantidad (a + b), cuando se multiplica por s misma, es decir cuando se eleva al cuadrado, da ese resultado que damos tres lneas ms arriba. Si acudimos a la ayuda grfica, probablemente ser comprensible para todo el mundo. Tracemos una lnea cuya longitud sea (a + b) a b

Ahora multipliquemos esta lnea por s misma, es decir, elevmosla al cuadrado. Para ello construyamos un cuadrado cuyos dos lados iguales tengan la longitud: a+b

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b

a a b

Si trazamos paralelas a las dos rectas, por los extremos comunes a los dos segmentos, veremos que llegamos al resultado expresado matemticamente.

b

ab

b2

a

a2 a

ab b

Si con nuestra presentacin pretendemos que nuestro auditorio retenga lo que le estamos contando (ya hemos visto la importancia que le tenemos que dar a los dos momentos clave de la presentacin: el inicio y el cierre) y, adems, lo comprenda, por qu vamos a renunciar a algo tan poderoso, para conseguir nuestros objetivos, como la imagen? Los apoyos visuales en una presentacin han existido siempre pero, con las nuevas tecnologas de la informacin, se est llegando a unos extremos insospechados hace unos aos. En las pginas que siguen, vamos a ocuparnos de los que, todava, son ms frecuentemente usados. En este apartado vamos a analizar las ventajas e inconvenientes que cada uno presenta y las situaciones en cada uno de ellos puede ser ms til.

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6.1.-LA PIZARRA. Es, quizs, el ms antiguo de los apoyos con que se cuenta en la actualidad y, por eso, es de los menos usados, ya que sus posibilidades van siendo superadas por las nuevas ayudas que van surgiendo. Todava las hay de tiza, enclavadas en una pared, aunque en casi todas partes han sido sustituidas por las blancas de materiales en los que se puede escribir con rotuladores de colores. VENTAJAS Se pueden ir anotando las ideas a medida que surjan. Permite el borrado y la correccin. INCONVENIENTES Se deterioran con el uso. Hay que dar la espalda a los asistentes para escribir en ellas. Si se prepara antes de la presentacin, no se puede mantener oculta. Necesito borrar cuando la tengo llena, con lo que la informacin se pierde. Tendencia del presentador a garabatear. Son, casi siempre, estticas, aunque hay modelos mviles. TILIDAD Casi nos atreveramos a afirmar que, slo, cuando no nos queda otro remedio., o como complemento de otras ayudas. 6.2.- LAS CARTULINAS DE COLORES. Tarjetas de papel, de colores diferentes, en las que se escribe con rotuladores. Se pueden pegar en paneles, para su exposicin. VENTAJAS Se pueden agrupar por colores, segn los temas. Movilidad, que permite cambiarlas de sitio sobre la marcha. INCONVENIENTES No admiten mucha informacin UTILIDAD Son muy tiles para reuniones de toma de decisiones.

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6.3.- EL FLIP CHART. Recibe otros nombres como rotafolios o papelgrafo. En esencia es un caballete que soporta un mazo de papeles DIN A-1. Los pliegos de papel estn sujetos al flip chart por su parte superior y pueden ir apartndose a medida que se llenan, para escribir en el siguiente. En ellos se escribe con rotuladores de colores. VENTAJAS Algunos folios pueden prepararse antes de la presentacin y quedar ocultos, por otros en blanco, hasta el momento de su exhibicin. La informacin no se pierde, pues podemos volver atrs y ver algo que habamos visto antes. Se pueden anotar las ideas que vayan saliendo. Los pliegos de papel pueden separarse del flip chart y pegarse a las paredes del aula para su presencia permanente. INCONVENIENTES Son menores que una pizarra. Por lo tanto tampoco podemos escribir mucho en ellos y, probablemente, abusaremos de las abreviaturas. Cuando nos equivocamos hay que tachar o escribir encima. Tendencia a garabatear No es apropiado para grupos numerosos: no se ve bien desde lejos. UTILIDAD Es muy til cuando haya que ir tomando nota de las opiniones de los asistentes y necesitemos tenerlas a mano. Los folios pueden quedar expuestos en las paredes de la sala como recordatorio permanente y hacer alusin a sus contenidos cuando haga falta. Tambin es til cuando se nos hace una pregunta y, para contestarla, tengo que improvisar algo que no tengo en las transparencias. 6.4.-LAS TRANSPARENCIAS (CON PROYECTOR). El proyector de transparencias ha sido, hasta hace poco, el apoyo visual mas utilizado. Hasta el punto de haberse diseado proyectores porttiles, reducidos (en su forma plegada) al tamao de un portafolios. Tanto era su uso y disponibilidad

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VENTAJAS Captan la atencin del auditorio. Aumentando la superficie de proyeccin, pueden ser tiles para grandes auditorios Permite la combinacin de colores. Se puede ocultar parte de una transparencia si no se quiere que sea vista toda de golpe. Se puede escribir sobre una transparencia mientras se la proyecta. INCONVENIENTES Hay que elegir muy bien la ubicacin del proyector, porque su cabeza puede impedir la visin de lo proyectado a algn asistente. Puede tener, durante la presentacin, fallos mecnicos o elctricos. La pantalla de proyeccin, iluminada, es un foco constante de atencin. Por ello hay que tenerla encendida, slo cuando queramos que los asistentes estn pendientes de ella. Hay que apagarla, para que su atencin vuelva hacia el presentador. La pantalla puede pasar, de ser una ayuda para el presentador, a convertirse en un competidor. Su uso es tan sencillo que, con frecuencia, se abusa de l. UTILIDAD Se puede usar en casi todo tipo de presentaciones, siempre que las condiciones de la sala lo permitan. Un juego de transparencia es fcil de llevar de un sitio a otro. Es de esperar que el proyector est en la sala. 6.5.- LAS TRANSPARENCIAS (CON ORDENADOR) Todo lo dicho en el apartado anterior, puede aplicarse a ste. VENTAJAS Los programas actuales para confeccionar transparencias, que se van a proyectar desde el ordenador, permiten animacin y efectos especiales. Los mensajes se pueden hacer aparecer uno a uno, sin tener que taparlos, como en el caso anterior. INCONVENIENTES Cuidado con los efectos especiales: los asistentes pueden estar ms pendientes de ellos que de nuestros propios mensajes. Los derivados del desconocimiento del ordenador con el que trabajemos. Necesitamos dos equipos: ordenador y can para proyectar.

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UTILIDAD En la actualidad es la herramienta que se est imponiendo. Ya encontramos salas equipadas para su uso, con lo que nos podemos ahorrar el transporte de los equipos. 6.6.- EL VDEO. La imagen cinematogrfica puede ser un buen complemento para apoyar nuestra exposicin. VENTAJAS Captan el inters y la atencin de los asistentes. Se pueden representar escenas que demuestren la verdad de nuestros argumentos. INCONVENIENTES Rodar un vdeo, ex profeso, para una presentacin es caro, largo y complicado. UTILIDAD Siempre que queramos provocar una discusin o un anlisis de las situaciones que se plantean en el vdeo. El presentador deber conducir rgidamente estas discusiones, para que no se desve por derroteros no deseados. 6.7.- LA VDEO CONFERENCIA. Conectan varios lugares distantes y puede enriquecer el aporte de ideas. Ahorran gastos de viaje Es precisa la presencia de equipos de operadores en los lugares de la conexin y la transmisin de la imagen, todava no es perfecta. 6.8.- CMO HACER TRANSPARENCIAS. Vamos a hablar de cmo hacer transparencias, porque creemos que es el mtodo ms comn (ya sea con proyector o con ordenador) Recordemos que una transparencia pretende ser un refuerzo visual a algo que se est diciendo en ese momento. Por lo tanto debe ser un flash y no algo complicado y farragoso. Para ello queremos dar una serie de recomendaciones que pueden hacerlas ms tiles.

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Con las facilidades actuales se pueden utilizar colores, pero no debemos caer en la tentacin de convertirlas en una verbena. Cuando se vayan a proyectar con un ordenador, no caigamos tampoco en el abuso de la animacin. Ya que tenemos esa facilidad aprovechmosla, pero sin llegar a que la transparencia sea un tiovivo. Utilicemos preferentemente el formato horizontal frente al vertical. En un acetato, para utilizar con proyector, el rea mxima de la imagen debe ser de 16x24 cms. Elijamos un tipo de letra limpia y que se lea claramente. Podemos utilizar un tipo para los ttulos y otro tipo para el resto. Apliquemos la regla del 6: letra no inferior a 6 mm. de tamao (tamao 30/32 del ordenador); no ms de 6 lneas por transparencia; no ms de 6 palabras por lnea. Convertir los prrafos en frases y las frases en palabras. No leer nunca una transparencia. El presentador dice el prrafo o la frase que han sido resumidos en frase o en palabra en la transparencia. Por lo tanto no proyectemos listados de ordenador ni folios escritos a mquina. Es demasiada informacin y, adems, no se leen en la pantalla. Si creemos que es una informacin que debe tener el asistente, es mejor darle una copia en papel. Recortar los datos numricos: mejor 42 millones de habitantes, que 42.146.789. Hablar de un solo tema en cada transparencia. Evitar complejidad: dos transparencias mejor que una.

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SITUACIONES DIFCILES

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7.- SITUACIONES DIFCILES.Las situaciones difciles se producen cuando, por alguna causa, el presentador deja de ser el protagonista. Y esto, normalmente, sucede cuando alguien nos hace una pregunta o, cuando por alguna causa, se interrumpe la presentacin. No debemos por tanto dejar que nos hagan preguntas, para evitar estas situaciones difciles? No. Las preguntas pueden ser la parte ms importante y enriquecedora de la presentacin. Es cierto que las preguntas que se nos hagan pueden encerrar un cierto riesgo. Pero los beneficios, si hemos preparado bien la presentacin, pueden ser mucho mayores que los inconvenientes. En principio, todo presentador que haya preparado concienzudamente su presentacin no debe de temer esta fase y debe, por tanto, provocarla. Est en manos del presentador que, recordamos e insistimos, es el dueo de la presentacin y por lo tanto el controlador de todo lo que pase durante la misma, quien debe decidir si las preguntas se le pueden hacer en cualquier momento, durante la presentacin, o deja un tiempo, al final, para que se le hagan. Que las preguntas se hagan, en cualquier momento, durante la presentacin, tiene la ventaja, para los asistentes, de que estos pueden aclarar sus dudas en el momento en que se producen, con lo que estn en condiciones de no perder el hilo y la comprensin de lo que, desde ese momento, se vaya diciendo. Pregunta aclarada supone un asistente (o varios) que no se quedan perdidos en el camino. Por otro lado tienen el inconveniente de que pueden hacer perder la continuidad de la presentacin e, incluso, convertir la presentacin en un coloquio. En este caso el presentador debe estar al tanto de la pregunta que se le hace. Hay muchos asistentes que no hacen preguntas porque estn interesados en la presentacin. Cundo pueden ser tiles las preguntas durante la presentacin? Cuando la audiencia no es muy numerosa. Adems, as podemos involucrarla ms y ajustar la presentacin a sus necesidades exactas. Por qu se hacen preguntas positivas en una presentacin? Para obtener aclaracin de algo que no se ha comprendido. Para ayudar al presentador.

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Por qu se hacen preguntas negativas en una presentacin? Para poner a prueba al presentador. Para demostrar lo que uno sabe. Para plantear sus propios puntos de vista. Para orse hablar y darse importancia.

El presentador deber seleccionar, rpidamente, el tipo de pregunta y darle contestacin adecuada o desviarla a otro momento ms oportuno. Lo primero que debe hacer un presentador, cuando le hacen una pregunta, es escuchar atentamente y asegurarse de que la ha comprendido. Si as no fuese, debe volver a formular, l mismo, la pregunta pidiendo confirmacin a quien se la hizo. Cualquier aclaracin que hagamos nos dar tiempo, adems, a ir pensando en la respuesta. No deben recibirse las preguntas agresivamente, sino todo lo contrario: con la mayor cordialidad y llegando a felicitar al preguntador por su interesante pregunta. Hay que contestar breve y concisamente. No se trata de dar una nueva charla sobre el tema. Y, evidentemente, cuando no se tenga a mano la respuesta adecuada, no contestemos cualquier cosa: reconozcamos la imposibilidad de contestar en ese momento y ofrezcamos la posibilidad de hacerlo en otra ocasin, despus de haber hecho las consultas pertinentes. Hemos dicho, en otro lugar de este manual, que no debe considerarse un desdoro no poder hacer frente a todas las preguntas que se nos hagan. Vamos a analizar a continuacin algunos tipos, tpicos, de preguntas, con no muy buena intencin que pueden hacernos durante una presentacin.

Preguntas adelantadasSon aquellas que se hacen antes de llegar su momento, en la presentacin, y . pensamos dar respuesta ms adelante. Digmoslo as y cerciormonos de contestarla adecuadamente cuando llegue el momento. Recordemos a quien nos hizo la pregunta que estamos contestndosela.

Pregunta planteada como hiptesisNo caigamos en la trampa de aceptar la hiptesis que nos plantean. Pensemos, y hagmosle ver a nuestro oponente, que puede haber otras hiptesis tan vlidas como la que el plantea.

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Pregunta descalificadoraEs aquella que empieza con una afirmacin descalificadora del presentador o de a quien l representa. No rehuyamos contestar a la descalificacin. Contestemos primero a sta y luego al resto de la pregunta.

Preguntas a tercerosNunca contestemos en nombre de otros que no estn presentes. Si no queremos, o no podemos rehuir la respuesta digamos que vamos a contestar lo que nosotros haramos en esa situacin.

Pregunta encarriladaEs aquella pregunta que se nos plantea intentando limitar nuestra respuesta a un nmero cerrado de alternativas. No nos creamos en la obligacin de aceptar una de ellas. Si creemos que la respuesta admite otra respuesta digmoslo.

Preguntas interminablesIntentemos tomar nota de la pregunta mientras nos la formulen. Cuando acaben, resummosla antes de contestarla y si, adems, creemos que la respuesta, por su longitud puede no tener cabida en el tiempo estipulado o, por su complejidad, puede no interesar a la mayora, dejemos la respuesta para un momento posterior, convocando a quien la haya hecho y a quien le interese.

ObjecionesLas objeciones se camuflan de pregunta. Suele dar buen resultado ponerse en la hiptesis de que el problema que se plantea est resuelto. .

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manual del alumno presentaciones eficaces-miguel rechea

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