manual de usuario std 2013_v2 _sistema de tramite documentario

8/13/2019 Manual de Usuario STD 2013_v2 _Sistema de Tramite Documentario

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DIRECCIN DE SISTEMAS DEINFORMACIN Y COMUNICACIN DE CTeI

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO

Manual de Usuario


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MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Versin: 1.0 Fecha: 27/08/2013 Pgina: 2/39

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO DEL SISTEMA ...........................................................................32. ALCANCE DEL SISTEMA ............................................................................33. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA...................................................34. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ................................................................4

Interfaz del Sistema de Tramite Documentario......................................................4Registro de Documentos.......................................................................................8Recepcin de Documentos ................................................................................11Derivacin de Documentos ................................................................................14Archivar un Documento.......................................................................................18Crear Documento Interno.................................................................................... 20Visto Bueno Requerido ....................................................................................... 22Firma Requerida .................................................................................................23Firma Masiva ......................................................................................................24Firma y Envi ......................................................................................................25Seguimiento de Documentos ..............................................................................26Reportes del Sistema..........................................................................................30REITERATIVO DE DOCUMENTOS.................................................................... 32PRE-CERRAR DOCUMENTOS.......................................................................... 34CERRAR DOCUMENTOS ..................................................................................37

5. GLOSARIO DE TRMINOS ....................................................................... 39


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1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El objetivo del Sistema de Tramite Documentario:

Establecer los procedimientos y responsabilidades para la recepcin,

registro y despacho de la documentacin de la Institucin dentro y fuera de

la misma.

2. ALCANCE DEL SISTEMA

El presente aplicativo Web Sistema de Tramite Documentario, se encontrara disposicin del personal de CONCYTEC y permitir que cada Oficina y/o

Direccin tenga sus documentos digitalizados; es decir que todos los

documentos registrados en el sistema se identifiquen con un nmero de

registro nico. El sistema tiene entre sus procesos ms importantes,

Registro, Recepcin, Derivacin, Seguimiento, Reiterativo, donde cada

usuario podr hacer uso de la manera mas adecuada.

3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El presente Sistema de Tramite Documentario, permite tener un orden de

documentos generados por cada oficina facilitando gestin de despacho de

la documentacin, es la creacin de un espacio virtual, donde se alojar

informacin de sobre diversos tipos de documentacin como Resoluciones,

Informes, Memorando, etc. Permitiendo a cada usuario la obtencin de sus

documentos de manera eficaz y rpida dado que el sistema nos da unavariedad de criterios de bsqueda.

Para ello cuenta con opciones de consultas, que facilitan la integracin e

interconexin de datos mejorando sustancialmente la disponibilidad,

localizacin y acceso oportuno a los documentos de cada usuario.


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4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Estn son las funcionalidades mas importantes del sistema.

Interfaz del Sistema de Tramite Documentario

1.- Para ingresar al Sistema de Tramite Documentario lo haremos haciendodoble clic en el acceso directo que direcciona a la rutahttp://192.168.5.114/appTramDocu

2.- Luego para accesar al sistema tenemos que tenerusuario y password y darle click a botn

3.- A continuacin veremos la interfase principal del Sistema de TramiteDocumentario.


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4.- Ahora veremos cada una de estas opciones y que hay dentro de ellas

CabeceraLa cabecera del Sistema cuenta con mensajes de alerta que cambian cadaintervalo de tiempo, los mensajes son:

Mensaje de bandeja de recepcin: nos informa la cantidad dedocumentos por recibir.

Mensaje de bandeja de derivacin: nos informa la cantidad de

documentos que tenemos en trmite.

Mensaje de documentos con motivo Atencin urgente: nos informala cantidad de documentos que estn por Recibir y que tienen el motivode atencin urgente.

Men

La opcin INICIO: Es la pgina que se muestra por defecto al ingresar al

sistema.

La opcin REGISTRO: Vemos un desplegable donde se encuentra elregistro.


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La opcin DOCUMENTO INTERNO: Vemos un desplegable donde semuestran los principales procesos de creacin de documentos internos yfirma digital.

La opcin OPERACIONES: Vemos un desplegable donde figuran losprincipales procesos del flujo de trmite.

La opcin SEGUIMIENTO: Donde veremos el desplegable de bsqueda


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La opcin de REPORTES: Se manejan por perfil de usuario y es donde

veremos los reportes por oficina.

Perfil de Secretaria, Director, Encargado.

Perfil de profesional

La opcin de CAMBIO DE CONTRASEA: para que cada usuario puedacambiar su contrasea

La opcin de SALIR: Para salir de forma correcta del Sistema de TramiteDocumentario.


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Registro de Documentos

Para registrar un documento tenemos que dar click en.

Esta es la pantalla para Registrar documentos nuevos.

Seguidamente nos desplegara la siguiente pantalla, donde ingresaremos los datos,aqu completaremos,

Aqu se despliega el combo original, copia, email, fax.

Aqu se despliega en combo, normales, confidencial y tupa.

Aqu se escribe en Numero del Documento, sea

memorndum, informe, resolucin, etc.Aqu se guarda la fecha del registro.


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Las copias son enviadas para informar.

Ejemplo: Insertamos todos los datos y le damos clic en


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Seguidamente saldr una ventana emergente, como la siguiente dando el numerode registro generado y enviando el documento a la bandeja de recepcin dedestino.

Recepcin de Documentos

Para recepcionar un documento vamos a la bandeja recepcin. Dando click en:Recepcin Doc.

A continuacin vemos en la parte inferior la una bandeja donde estn losdocumentos pendientes a recepcionar (es decir lo que nos enviaron). Estosdocumentos se encuentran en estado Por Recibir


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Ahora para recepcionar debidamente, vamos a darle click en nuestro registro quetenemos de la siguiente forma.

Al darle click se nos desplegara todos los datos de nuestro registro visualizndolode la siguiente manera. Una vez conforme se procede a dar click en el botn

.


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Nos preguntara para confirmar si deseamos recepcionarlo y aceptamos.

Ahora este documento pasa estado Trmite, y ya no lo veremos en la bandeja derecepcin, sino en la bandeja de Derivacin.

Bandejas de Recepcin auxiliares:

Para acceder a las bandejas auxiliares debemos hacer click en el siguiente botnque se encuentra en la lista Documentos pendientes por Recepcionar

Y luego hacer click en la bandeja que deseamos abrir.

Atencin urgenteNos muestra los documento por recibir en nuestra oficina que nos han enviado conla accin: Atencin Urgente.

Fecha rpta con plazoNos muestra los documentos que se nos han enviado con una fecha de respuesta,la fecha actual aun es menor que la fecha de respuesta sugerida por el remitente.

Fecha rpta lmiteNos muestra los documentos que se nos han enviado con una fecha de respuesta,la fecha actual es igual a la fecha de respuesta sugerida por el remitente.


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Fecha rpta vencidoNos muestra los documentos que se nos han enviado con una fecha de respuesta,la fecha actual es mayor que la fecha de respuesta sugerida por el remitente.

Producto de nuestra eleccin se nos mostrara una ventana como la que se muestraa continuacin:

Derivacin de Documentos

Para empezar a derivar documentos damos click en: Derivacin doc. Para estoantes debimos de recepcionarlos, as visualizaremos los documentos pendientes enla bandeja de derivacin que estn en estado Tramite.

A continuaron veremos la siguiente pantalla, donde encontraremos todos losdocumentos en estado Tramite


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1. Derivar sin crear documento:

Una vez que el documento este listo para derivar otra oficina daremos click en lregistro.

Ahora cargara la siguiente pantalla, donde veremos el N de Registro, N Doc.,original (el cual nos derivaron)


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Ahora llenaremos el formulario y adjuntamos el archivo paraenviarlo a otra oficina y damos click en derivar

Ahora obtendremos el siguiente mensaje en la parte superior de la pantalla.

Ahora el documento ya salio de nuestra bandeja de derivacin pasando a estadoPor recibir en la bandeja de la oficina destino.

2. Derivar creando documento:

Una vez que el documento este listo para derivar otra oficina daremos click en l

icono que sirve para crear un documento de respuesta.

Ahora cargara el formulario de creacin de documento interno, en la parte superiorderecha nos mostrara el nmero de registro al cual dar respuesta el documento.


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Una vez tenemos el documento preparado guardamos presionando el botn:

Nos aparece un mensaje de creacin de documento con xito.

El documento creado en estado Borrador ser accesible desde:

a. La bandeja de derivacin

Mediante el icono de edicin que se encuentra en la operaciones delregistro

b. La bandeja de documentos del Modulo Creacin de documento


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Accediendo al icono de edicin que se encuentra en las operaciones delregistro

El documento creado en estado Por Firmar ser accesible desde la bandeja deFirma y Envo

Archivar un Documento

Para archivar un documento en registro tiene que estar en estado Trmite, paraentrar a archivo damos click en:


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Ahora veremos la siguiente pantalla, por defecto no veremos ningn registro en labandeja de archivo.

Para proceder a archivar debemos buscar el registro, por sunmero usando el campo

Le damos clic en el registro

y se desplegara la siguiente pantalla, ahora solo le damos clic en archivar.

Confirmamos que deseamos archivar

Luego obtendremos el mensaje de xito


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Crear Documento Interno

Para crear un documento interno debemos dar click en.

Se nos mostrara por defecto el siguiente formulario:


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Donde ingresaremos los datos, aqu completaremos,

: Opcin que aparece activada por default.

Indica si el documento generado tendr un nmero de registro en el sistema o de locontrario el documento ser usado como un documento de anexo.

: Opcin donde el usuario escoge el tipo de documento acrear (memorando, oficio, informe, memo mltiple, carta, resolucin).

: Opcin donde el usuario escoge el reaadministrativa de destino del documento.

: Aqu debe ingresar el grado acadmico o laabreviatura de la profesin de la persona a la que se dirige el documento.

: Opcin donde el usuario escoge a la persona a la que va dirigido eldocumento.

: Aqu debe ingresar el asunto del documento.

: Aqu debe ingresar la referencia del documento.

: Aqu debe ingresar el cuerpo del documento.

: Esta opcin nos permite adjuntardocumentos adicionales al documento principal.

Aqu escogemos las oficinas querecibirn una copia de nuestroenvo.

: Opcin donde el usuario escoge el estado del documento (Borrador,Por firmar)

Descripcin de Botones complementarios

En esta opcin el usuario escoger las oficinas involucradasen la firma de un documento.


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En esta opcin el usuario escoger las oficinas involucradasen darle visto bueno a los anexos del documento principal.

Esta opcin nos mostrara la lista de documentos que hegenerado bajo la modalidad de proyecto, tambin mostrara losdocumentos que las distintas oficinas nos han derivado.

Esta opcin nos mostrara la lista de documentos en estadoborrador.

Esta opcin nos mostrara los documentos registrados y firmadosque pueden anularse.

Una vez tenemos el documento preparado guardamos presionando el botn:

Nos aparece un mensaje de creacin de documento con xito.

Visto Bueno Requerido

Para ingresar a la bandeja de documentos internos que requieren visto buenodebemos dar click en.

Se nos mostrara la bandeja de documentos en los que nos han requerido que

visemos los documentos adjuntos.


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Descripcin de Operaciones complementarias

Con esta opcin se mostrara la lista de documentos adjuntos.

Con esta opcin Observamos el documento de tal manera que retorna alremitente, con un mensaje.

Firma con el Visto Bueno a los documentos adjuntos.

Firma Requerida

Para ingresar a la bandeja de documentos internos que requieren ser firmadosdebemos dar click en.

Se nos mostrara la bandeja de documentos en los que nos han requerido la firma aldocumento principal.


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Con esta opcin se procede a firmar el documento principal.


Con esta opcin Observamos el documento de tal manera que retorna alremitente, con un mensaje.

Firma Masiva

Para acceder al modulo de Firma Masiva debemos dar click en.

Se nos mostrara la bandeja de documentos pendientes de firma.


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Con esta opcin editamos el documento.


Con esta opcin eliminamos el documento.

Activando este check seleccionamos todos los documentosde la lista.

Activando el check de cada registro lo estamos seleccionando de formaindividual de la lista como en la figura.

Con esta opcin procedemos a firmar todos los documentos quehan sido seleccionados previamente mediante los checks.

Firma y Envi

Para acceder al modulo de Firma y Envi debemos dar click en.

Se nos mostrara la bandeja de documentos que tenemos pendientes por firmar.


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Con esta opcin editamos el documento.


Con esta opcin eliminamos el documento.

Con esta opcin se procede a firmar el documento principal y a visar losdocumentos adjuntos que se han marcado para visar.

Si esta opcin esta activada nos indica que el documento ya fue firmadoen la opcin de firma masiva y esta pendiente de envo. Presionamos elbotn para enviar a la respectiva oficina.

Seguimiento de Documentos

Para ver como esta nuestro documento haremos click en bsqueda.


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Ahora obtendremos la siguiente pantalla

Los criterios de bsqueda

Busca el lugar de origen, de los documentos oficina y/odireccin.

Entre fecha inicio y Fin pondremos el intervalo de tiempo parasaber que documentos generamos

Busca todos los documentos del rea respectiva, sin importaren el estado en que estn

Busca por la firma del Director.


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Buscamos por el numero de registro es la bsqueda masprecisa.

Busca por estado de documento tramite, por recibir, derivado,archivado, anulado.

Busca por en nombre documento de respuesta.

Busca segn los criterios de accin a realizar.

Busca los documentos que registro.

Busca segn el tipo de documento.

Busca segn el tipo de solicitud

Busca por la persona a quien se dirigidos

Busca segn el numero de expediente.

Busca por el nombre de documento

Busca por el asunto

Aqu tenemos los distintos criterios de bsqueda de registros y/o documentos loscuales funcionan de forma combinada.

Cada Oficina es capaz de ver solo sus documentos generados y ver losdocumentos donde a participado


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Ejemplo

Bsqueda por rea y/o Oficina

Bsqueda por estado tramite


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El modulo nos permite exportar a Excel los resultados de nuestra bsquedamediante el siguiente botn:

Reportes del Sistema

Para acceder a los reportes damos clic en


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Como vemos tenemos un submen donde escogeremos los tipos de reportes quequeremos ver.

1. Estado / Fecha de Respuesta Legal

2. Reporte de documentos pendientes por Oficina,aqu se nos muestra unlistado iniciando por la oficina principal seguido de sus sub-oficinas, con lostotales de los documentos pendientes de recibir y enviar.

Esta opcin la poseen todas las secretarias, directores o encargados.


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REITERATIVO DE DOCUMENTOS

Objetivo:

Esta modulo tiene como finalidad facilitar el envo de documentos reiterativos conun nmero de registro comn, cualquiera que sea el estado en que se encuentre.

Ingreso:

El mdulo reiterativo, se encuentra en la parte inferior del men OPERACIONES,de la siguiente forma:

Mdulo Reiterativo:

Este mdulo presenta la siguiente interfaz:


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En la parte superior se la pantalla, se aprecia por defecto el nombre de la Direccinu Oficina al que pertenece el usuario. Luego procederemos ingresar el nmero deregistro del documento a reiterar en el campo Nro. De Registro. Luego hacemos

click en el botn buscar.De similar forma procederemos a trabajar con el campo Nro. De Expediente.

Posteriormente, en la parte inferior se presentar el resultado, tal como se apreciaen la siguiente figura.

Para seleccionar la lnea, se debe hacer click en la parte derecha en

Luego se desplegara la siguiente interfase, donde se proceder a registrar los datosdel documento reiterativo, que se aprecia en la siguiente figura:


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El registro es similar al utilizado en la opcin derivacin y para terminar y grabarhacer Click en el botn Registrar, sino presionar el botn Regresar.

Si grabacin fue exitosa recibir el mensaje Registro reiterado con xito

PRE-CERRAR DOCUMENTOS

1. Los rganos derivaran al rea de Tramite Documentario a travs del sistemalos documentos que sern despachados fuera de la Institucin.

2. Para proceder a enviar fuera de la institucin los documentos registrara en laopcin Pre-cierre lo siguiente: el destinatario, remitente, nmero dedocumentos, objeto de envo, tipo de servicio (Local, EMS, Nacional,Certificado, Internacional) y cdigo de la gua del Courier.

Ingresamos al sistema y nos ubicamos damos clic en la opcin Pre-Cerrar Doc.

Tendremos la siguiente interfaz Pre-Cerrar dondecompletaremos los datos para el envo externo.


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Damos click en el botn y nos mostrar el siguiente cuadro dondeveremos los documentos listos para enviar; seleccionamos con check y damos click

en el botn .

Ahora veremos la caja de texto completa con los documentos enviar. Luegopasamos a completar el destinatario, y remitente dando click en la lupa dondedigitaremos la empresa, persona a donde va dirigido este documento

Una vez elegido damos click en el botn


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Luego completamos el campo objeto de envo, tipo de servicio, Courier, cdigogua de Courier

Objeto de envo: Donde se escribe en detalle o motivo.Tipo de servicio: Local, EMS, Nacional, Certificado, InternacionalCourier.Cdigo guia de Courier.

Finalmente pasamos a dar click en el documento, y confirmamos elregistro obteniendo el mensaje.


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Cuando los cargos son devueltos por el Courier el Responsable del rea de TramiteDocumentario verificara que el cargo contenga las firmas, sellos y fechas derecepcin por el destinatario anotando en el Libro de Registros de salida dedocumento del CONCYTEC y en el Sistema de Tramite Documentario

actualizando la opcin Cierre.

CERRAR DOCUMENTOS

Cuando los cargos son devueltos por el Courier el Responsable del rea de TramiteDocumentario verificara que el cargo contenga las firmas, sellos y fechas derecepcin por el destinatario anotando en el Libro de Registros de salida dedocumento del CONCYTEC y en el Sistema de Tramite Documentarioactualizando la opcin Cierre.

Ingresamos a la opcin Cerrar

Tendremos la siguiente interfaz Cerrar, donde podemos dar click al documentopara cerralo aqu solo registraremos el Cdigo de Gua de Recepcin como campoobligatorio.


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Le damos click en aceptar y nos pedir confirmacin

Luego podemos ver los documentos cerrados en el Seguimiento- Busqueda


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5. GLOSARIO DE TRMINOS

CAMPO:Es el espacio en la memoria que sirve para almacenar temporalmente undato durante el proceso, Su contenido varia durante la ejecucin del programa.

SOFTWARE: Conjunto de programas, documentos, procesamientos y rutinasasociadas con la operacin de un sistema de computadoras, es decir, la parteintangible de computador.

INTERFAZ:Una conexin e interaccin entre hardware, software y usuario, es decircomo la plataforma o medio de comunicacin entre usuario o programa.

USUARIO: Cualquier individuo que interacta con la computadora a nivel deaplicacin. Los programadores, operadores y otro personal tcnico no sonconsiderados usuarios cuando trabajan con la computadora a nivel profesional.

URL:(Uniform Resource Locator). La direccin de una fuente de informacin. Estcompuesto por cuatro partes distintas: el tipo de protocolo (http, ftp, gopher), elnombre de la mquina, la ruta del directorio y el nombre del archivo.

Versin:Trmino que nombra las actualizaciones de un producto, se utiliza cuandose saca al mercado, o bien, cuando las modificaciones que se hacen del antiguoson muy numerosas o de gran alcance (por ejemplo: Word Perfect 5.1, WordPerfect 6. 1, Windows 3.11, Windows 95).

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