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MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE FORMULACIÓN DE POA Y PRESUPUESTO Versión 1.2

DIVISIÓN DE REDES Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

VICERRECTORADO UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

Manual de Usuario - Sistema de Formulación de POA y Presupuesto http://poa.umsa.bo/

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Copyright Derechos Reservados 2017

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

Dirección Administrativa Financiera

Lic. Carmen Galarza Lopez, Directora a.i.

Departamento de Presupuesto y Planificación Financiera

Lic. Juan José Chuquimia Moruchi, Jefe a.i.

Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación

Ing. Fabian Tito Luque, Jefe a.i.

División de Redes y Sistemas de Información

Dr. Carlos Murillo Callapa, Jefe a.i.

MSc. Lic. Leonardo Patzi Collorana, Analista de Sistemas

Lic. Edwin Nina Apaza, Consultor en Línea / Desarrollador

Univ. Brayan Gonzales


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CONTENIDO

1. INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................................................... 8

2. AUTENTICACIÓN DE USUARIO ........................................................................................................... 8

3. PERFILES O ROLES DE USUARIO ..................................................................................................... 10

3.1 FORMULADOR INSTITUCIONAL ............................................................................................... 10

3.2 FORMULADOR DE INGRESOS .................................................................................................... 11

3.3 FORMULADOR POA Y EGRESOS ............................................................................................... 11

3.4 VERIFICADOR POA .................................................................................................................... 12

3.5 APROBADOR POA ..................................................................................................................... 12

4. FORMULACION DE LAS VARIALBLES INSTITUCIONALES ................................................................ 13

5. FORMULACIÓN DE LA MATRIZ INSTITUCIONAL .............................................................................. 13

6. FORMULACIÓN DE ESTADISTICOS .................................................................................................. 16

7. CREACION DE APERTURAS PROGRAMÁTICAS................................................................................ 18

8. CREACION DE TECHOS PRESUPUESTARIOS A NIVEL DA ................................................................ 19

9. FORMULACIÓN DE INGRESOS A NIVEL DE APERTURAS ................................................................ 20

9.1 PASOS PARA LA FORMULACIÓN DE INGRESOS ...................................................................... 22

10. POAS Y PROYECTOS ..................................................................................................................... 25

10.1 PANEL DE PROYECTOS ............................................................................................................. 25

10.2 ANALISIS SITUACION ................................................................................................................ 29

10.3 CREACIÓN DE UN NUEVO POA ................................................................................................. 30

11. FORMULACIÓN DE EGRESOS ........................................................................................................ 33

11.1 BUSQUEDA DE PARTIDAS MEDIANTE CLASIFICADOR POR ITEMS ......................................... 33

11.2 REGISTRO DE ITEMS ASOCIADOS A PARTIDAS ....................................................................... 34

12. VERIFICACIÓN DEL POA ................................................................................................................ 37

13. APROBACIÓN DEL POA................................................................................................................. 39

14. REPORTES DEL SISTEMA .............................................................................................................. 40

ANEXOS ..................................................................................................................................................... 43

ANEXO I TÉCNICAS DE MANEJO ........................................................................................................... 43

A) ACCESOS DE INFORMACIÓN ........................................................................................................ 43

B) OPCIONES DE IDENTIFICACIÓN Y SALIDA ................................................................................... 43

C) MENSAJES DE ADVERTENCIA....................................................................................................... 44

D) MENSAJES DE ERROR ................................................................................................................ 44


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E) MENSAJES DE INFORMACIÓN ...................................................................................................... 44

F) MENSAJES DE CONFIRMACIÓN .................................................................................................... 45

G) USO DEL MENÚ PRINCIPAL .......................................................................................................... 45

H) BOTONES DE CABECERA........................................................................................................... 45

I) BOTONES DE COMANDO .............................................................................................................. 46

J) CUADROS DE LISTA DESPLEGABLES ........................................................................................... 46

K) OBLIGATORIEDAD ........................................................................................................................ 46

L) CUADROS DE FECHAS ....................................................................................................................47

ANEXO II- EJEMPLO FORMULACIÓN DE TECHOS .................................................................................... 48

ANEXO III - EJEMPLO FORMULACIÓN DE INGRESOS ............................................................................... 50

ANEXO IV - EJEMPLO FORMULACIÓN DE POA Y EGRESOS ...................................................................... 53


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FLUJOGRAMA GENERAL DE PROCESOS

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA FORMULACION DEL POA Y PRESUPUESTO

FORMULACIÓN INSTITUCIONAL: PEI Marco estratégico, objetivos de gestión institucional, indicadores y operaciones a nivel institucional Determinación Análisis de situación

Responsable: FORMULADOR INSTITUCIONAL

DETERMINACIÓN DE TECHOS PRESUPUESTARIOS A NIVEL FACULTADES Y UNIDADES DESCONCENTRADAS: Formulación de techos presupuestarios a nivel DA, creación de categorías programáticas

Responsable: APROBADOR POA

DISTRIBUCIÓN DE INGRESOS A NIVEL DE CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS: Formulación de techos presupuestarios por Rubro, Fuentes de Financiamiento y Organismo Financiador a nivel de categoría programática Responsable: FORMULADOR INGRESOS

FORMULACIÓN DE POA Y PRESUPUESTO: Formulación de objetivos específicos, determinación de operaciones, indicadores y presupuesto de egresos a nivel de partida e items Responsable: FORMULADOR POA Y EGRESOS

VERIFICACIÓN DEL POA Y PRESUPUESTO: Responsable: VERIFICADOR POA

VALIDACIÓN DEL POA Y PRESUPUESTO: Responsable: APROBADOR POA

APROBACIÓN Y CIERRE DEL POA Y PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Responsable: JEFATURA DPTO. PPTO.


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FLUJOGRAMA DE PROCESOS

PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN INSTITUCIONAL DE VARIABLES Y ESTADISTICOS, INDICADORES, ITEMS DE PARTIDA

FORMULADOR INSTITUCIONAL

FORMULACIÓN DE VARIABLES, ESTADISTICOS Y MATRIZ

INSTITUCIONAL CREACIÓN DE INDICADORES

ASOCIACION DE ESTADÍSTICOS A APERTURAS

CREACIÓN DE CLASIFICADOR DE ITEMS

POR PARTIDA

Inicia

Elige partida a la cual asociar nuevo item

Registra detalle del item

Selecciona variables estadísticas

Inicia formulación Matriz Institucional

Registra Pilares y Objetivos Estratégicos

Registra la relación de variables que conformarán el

indicador para un objetivo estratégico

Registra la relación de variables definiendo metas,

valores máximos, aceptables e inaceptables

Cierre de formulación Matriz

Institucional

Registra variables y medios de verificación Define las

variables estadísticas

Asigna cantidades a variables estadísticas

seleccionadas

Inicia formulación estadísticos

Elige aperturas a asociar con variable

estadística

Finaliza formulación

Fin


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PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE TECHOS A NIVEL DIRECCIONES ADMINISTRATIVAS Y A NIVEL ACTIVIDADES

APROBADOR POA FORMULADOR DE INGRESOS

FORMULACION TECHOS A NIVEL DA FORMULACION DE TECHOS A NIVEL ACTIVIDAD

Inicia Formulación

Elige la Dirección Administrativa a la

cual registrar el techo

Elige la DA para la cual asignar techos

de ingresos

Registra los techos de Rubro, FF y OF a nivel

Actividades

Registra el Rubro, FF y OF con monto de

techo

Se actualiza el nuevo techo a nivel general

para la DA

Verifica la formulación de

techos para la DA

Fin Formulación


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PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DEL POA Y PRESUPUESTO: FORMULACION DE POA Y PRESUPUESTO, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN Y/O APROBACIÓN

FORMULADOR POA EGRESOS VERIFICADOR POA APROBADOR POA

FORMULACION DE POAS Y PRESUPUESTO VERIFICACION DE POAS Y PRESUPUESTO VALIDACIÓN Y/O APROBACIÓN

Inicia Formulación

Crea nuevos proyectos a partir de aperturas que tengan formulación de

ingresos Revisa, modifica, verifica y/o devuelve

proyecto de presupuesto

Registra Variables, Indicadores y

Cronograma de acciones

Registra presupuesto de Egresos

Envía la formulación a verificación en área

desconcentrada

Envía la formulación a validación

Revisa, modifica, verifica y/o devuelve

proyecto de presupuesto

Aprueba proyecto de presupuesto

Fin formulación


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1. INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al Sistema de Formulación de POA y Presupuesto debe ingresar a la siguiente dirección web: http://poa.umsa.bo

Para ingresar al sistema, deberá tener instalado en su equipo de computación uno de los siguientes navegadores web:

Firefox v33 o superior. Google Chrome v44 o superior. Internet Explorer recomendable v9.

Si no cuenta con estas versiones puede solicitar al personal encargado la instalación de la versión de alguno de estos navegadores.

Figura 1. Dirección del sistema

2. AUTENTICACIÓN DE USUARIO

Una vez que haya ingresado a la dirección mediante el navegador de su preferencia, aparecerá un formulario de ingreso, donde debe ingresar el nombre de usuario y su contraseña que serán proporcionados por el administrador del sistema.

Si no cuenta con estos datos favor enviar un correo electrónico con los dato de la entidad a la que pertenece, nombre completo de la persona que será responsable y el cargo que ocupa, numero de carnet de identidad, email y números de contacto al correo electrónico [email protected].

http://poa.umsa.bo/

mailto:[email protected]


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Figura 2.Formulario de Autenticación de usuario

A continuación, el sistema verifica si tiene asignado más de un rol, en cuyo caso le aparecerá una ventana

de roles donde deberá seleccionar el rol con el cual desea iniciar sesión. Si solo cuenta con un solo rol de

usuario, entonces no le aparecerá ningún mensaje e ingresara directamente con su único rol.

Figura 3. Roles de usuario


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Una vez que el sistema realice la verificación correspondiente de los datos del usuario, procederá inmediatamente a la habilitación de las opciones o enlaces de menú correspondiente al perfil de usuario asignado, como se muestra en la siguiente figura.

Figura 4. Pantalla principal

Esta pantalla se encuentra dividida de la siguiente manera:

En la parte superior derecha, se encuentra la información del usuario y el rol correspondiente con el cual ingreso al sistema, en este mismo lugar se encuentra un botón que permite salir del sistema y por lo tanto terminar la sesión iniciada. La región central se haya dividida en dos paneles, el panel izquierdo muestra las opciones o enlaces de menú que tenga habilitado el rol correspondiente, una vez seleccionada alguna de estas opciones, en el panel derecho se habilitara inmediatamente el contenido correspondiente

3. PERFILES O ROLES DE USUARIO Los roles de usuario, son los perfiles habilitados para un inicio de sesión de un determinado usuario, el cual tiene a disposición una lista de opciones en el menú principal, desde el cual podrá realizar el o las acciones para las que ha sido designado. Estos perfiles son:

Formulador Institucional Formulador de Ingresos

Formulador de POA y Egresos Verificador POA Aprobador POA

3.1 FORMULADOR INSTITUCIONAL

Panel Izquierdo o

menú principal

del sistema

Panel derecho

o ventana

principal del

sistema

Panel superior

derecho


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Este perfil de usuario, es el encargado de realizar la formulación institucional de los clasificadores de variables y la matriz institucional.

Al acceder al sistema el menú principal para este rol es el que se puede ver en la siguiente figura.

Figura 5. Opciones del rol Formulador Institucional

3.2 FORMULADOR DE INGRESOS

Este usuario está habilitado para incorporar los techos presupuestarios por actividades de las DAs que tenga a su cargo: Podrá realizar la distribución de los ingresos tomando en cuenta los techos presupuestarios fijados para la DA.

Figura 6. Opciones del rol Formulador de Ingresos

3.3 FORMULADOR POA Y EGRESOS

Son los usuarios de las unidades ejecutoras, que están habilitados para realizar la creación del Plan Operativo Anual (POA), así como la formulación de sus respectivos gastos. Previamente este usuario deberá estar asignado a una Dirección Administrativa (DA), y a su vez a una o algunas de sus aperturas correspondientes. Los usuarios de las unidades ejecutoras, están habilitados para la creación de su POA, así como la incorporación de los items en los que se han de gastar los fondos que se le asigne.


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3.4 VERIFICADOR POA

Es el primer encargado de realizar la verificación de la formulación de los gastos incorporados al POA para una determinada categoría programática o proyecto, en cuya bandeja se visualizan los proyectos que hayan sido derivados desde la bandeja del usuario de la unidad ejecutora. Puede hacer modificaciones, así como también realizar el flujo del proyecto ya sea enviándola a la siguiente instancia o devolviéndola a la unidad ejecutora con la opción de agregar una observación. A su vez, este usuario es el encargado de realizar la apropiación correcta de las partidas existentes en la formulación del POA.

Figura 7. Opciones del rol Unidad Ejecutora, Verificador POA.

3.5 APROBADOR POA

Es el segundo encargado de realizar la validación y si corresponde la aprobación de la tarea o el proyecto, de igual manera puede realizar modificaciones o devolver a la anterior instancia con la respectiva

observación.

Figura 8. Opciones del rol Aprobador POA.


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Es importante señalar, que tanto el usuario VERIFICADOR como el APROBADOR, pueden realizar modificaciones mientras el proyecto no haya sido aprobado o concluido, es decir mientras este en los estados BORRADOR, VERIFICACION y/o VALIDACIÓN.

4. FORMULACION DE LAS VARIALBLES INSTITUCIONALES

La formulación de las variables institucionales, matriz institucional y formulación de estadísticos, está a

cargo del usuario con el rol FORMULADOR INSTITUCIONAL.

Desde el menú principal seleccionar Institucional -> Clasificador de variables, posteriormente en la parte

central se habilita una pestaña con el título del mismo nombre, cuyo contenido es el listado general de

todas las variables definidas dentro de este clasificador, las mismas están a nivel institucional y según la

gestión vigente del sistema.

Figura 9 .Listado de clasificadores

Para agregar un nuevo ítem de este clasificador, se debe hacer click en el botón agregar ubicado en la parte

superior de este listado, e inmediatamente se habilita una nueva fila editable donde el usuario debe asignar

los datos correspondientes como el clasificador, detalle, selección de medio de verificación y marcar en la

casilla si este clasificador es o no estadístico. Por último se debe hacer click en el botón Guardar para que el

nuevo clasificador quede registrado, o en su caso Cancelar para no realizar el registro.

Figura 10 .Edición de fila de clasificador

Para borrar un registro ya existente, se debe seleccionar primero e ítem a borrar y posteriormente hacer

click en el botón Borrar. Si se quiere editar un ítem ya existente basta con hacer doble click sobre a fila o

ítem correspondiente y se habilitará la anterior figura con los datos previamente registrados, donde se

puede cambiar o seleccionar los datos que desee.

5. FORMULACIÓN DE LA MATRIZ INSTITUCIONAL


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Para acceder a la formulación de la matriz institucional, se debe hacer doble en el menú Institucional ->

Planificación Universitaria, y se mostrará un listado conjunto de Pilares institucionales en la izquierda, donde

al seleccionar cualquiera de estas o hacer un click en cualquiera de los pilares, en la parte derecha se

muestra los objetivos asociados a este pilar.

Figura 11. Selección de un pilar y visualización de sus objetivos

Si se quiera agregar más objetivos al pilar seleccionado, se puede hacer click derecho con el botón derecho

del mouse sobre algún pilar en la parte izquierda y hacer click en la opción Agregar objetivo al pilar o

directamente hacer click en el botón Agregar objetivo de la figura anterior. Luego aparecerá una ventana

donde debe ingresar el número de objetivo y su detalle, para luego hacer click en el botón Guardar o si no

desea registrar el nuevo objetivo hacer click en el botón Cancelar.

Para asignar variables, indicadores y/o actividades a un determinado objetivo, solamente basta hacer click

dos veces seguidas sobre alguno de los objetivos de la parte derecha, posteriormente se visualizará una

ventana donde en su parte superior indica el pilar y el objetivo seleccionado al cual se registraran los datos

que ingrese el usuario.

Figura 12. Ventana de registro de variables, indicadores y actividades a nivel institucional

La primera pestaña habilitada por defecto, es Variables, donde como se ve en la parte inferior de la anterior

figura, el usuario debe seleccionar alguna de las variables ya existentes, posteriormente ingresar la cantidad


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de esa variables, el medio de verificación aparece automáticamente según la variable que haya seleccionad,

también debe ingresar la cantidad para el medio y por último la categoría a la que pertenece la variable y

posteriormente hacer click en el botón Guardar.

Figura 13. Registro de variable y medio de verificación con sus cantidades y visualización en listado principal

Si se desea borrar un registro ya existente se puede hacer click en la parte derecha cualquier fila en el

botón Eliminar denotado con el icono o imagen

Si el sistema le muestra un mensaje al seleccionar una variable donde le indique que la variable

institucional es estadística. Las cantidades que ingresen no serán tomadas en cuenta pues existe un

módulo de formulación de estadísticos donde se realiza esta acción.

En la pestaña de indicadores, aparece en la parte inferior dos ventanas con las variables ya registradas y en

la parte superior el listado de indicadores ya definidos. Para registrar un nuevo indicador basta seleccionar

un ítem de cada ventana en la parte inferior que sea distintos, el sistema muestra el valor de Meta

correspondiente a la relación de las cantidades ingresadas en la pestaña Variables. Solamente falta ingresar

los datos de Inaceptable, Aceptable, Máximo y su Detalle, para luego hacer click en el botón Guardar.


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Figura 14. Construcción de indicadores

Por último, en la pestaña de Actividades o Acciones, se debe crear acciones asociadas al objetivo

institucional, el registro es similar a lo que se vio en los clasificadores donde se debe hacer click en el botón

Adicionar acción, posteriormente se habilita la fila de edición donde se debe ingresar los datos requeridos

por ultimo click en el botón Guardar.

Figura 15. Registro de acciones a nivel institucional

Para borrar una variable, indicador o acción, debe hacer click en el botón, ubicado al extremo

derecho de cada fila del listado correspondiente.

6. FORMULACIÓN DE ESTADISTICOS

El módulo de estadísticos, permite asociar a una o varias variables estadísticas a una determinada apertura

programática con su respectiva cantidad.

La formulación de estadísticos también está a cargo del FORMULADOR INSTITUCIONAL, y se debe realizar

a través del menú de sistema Estadísticos -> Estadísticos, el cual tras ser seleccionado muestra en el panel

derecho principal del sistema una pestaña, cuyo contenido se divide de la en dos paneles de listados.

En la parte superior un panel con un listado de categorías programáticas, las mismas que se muestran según

la DA seleccionada del cuadro de selección de Direcciones Administrativas, ubicado en la cabecera de este

listado.


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Figura 16. Módulo de estadísticos

La parte inferior está compuesta de un listado de variables estadísticas, cuyo item seleccionado muestra en

el listado las actividades que están asociadas a dicha variable estadística.

Figura 17. Ejemplo variable estadística seleccionada y listado de actividades asociadas a la misma

Para asociar una actividad con una variable estadística, en el panel superior se debe escoger la DA y el o las

actividades que se desea asignar dicha variable, luego en el campo Cantidad se debe ingresar el valor

asociado a dicha variable, por último hacer click el botón Guardar.

Figura 18. Ejemplo registro de variable estadística con su cantidad

Cuadro de selección de

ESTADISTICOS

Panel

superior

Panel

inferior

Cuadro de

selección de DAS


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El sistema le pediré confirmar la acción para realizar el registro. El listado del panel inferior se actualizara

agregando la categoría respectiva.

Figura 19. Selección de una actividad y variable estadística ingresando la cantidad

Figura 20. Mensaje de confirmación de registro de estadístico

Figura 21

La edición de algunos de las cantidades de los estadísticos ya registrados en el listado del panel inferior,

se realizar haciendo doble click en la celda Cantidad, y los cambios se registraran inmediatamente. Para

eliminar un estadístico, se debe hacer clic sobre el botón Borrar ubicado en la parte derecha de cada fila.

7. CREACION DE APERTURAS PROGRAMÁTICAS

La creación y/o edición de aperturas programáticas está a cargo del usuario con perfil de APROBADOR POA,

donde tiene la opción de poder crear, borrar y editar las aperturas programáticas de las DAs a las cuales

está relacionado como responsable, se puede acceder a la opción de menú Tablas de parámetros ->

Aperturas Programáticas. En la parte central aparece el listado de las aperturas programáticas según la DA

que se seleccione y donde están la opción de Agregar Apertura para crear una nueva apertura, a su vez en

el listado que se muestra, en la parte derecha de cada fila están las opciones de editar o eliminar dicha

apertura, tal como se muestra en la figura siguiente.


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Figura 22. Pestaña de Aperturas Programáticas por DA

Al hacer click en Agregar Apertura, se muestra una ventana donde se debe ingresar los datos faltantes, pues

por defecto aparece la DA seleccionada, todos los datos son obligatorios, por lo cual deberán ser ingresados

correctamente. Hacer click en el botón Guardar.

Figura 23. Pestaña de Aperturas Programáticas por DA

Sin embargo, el relacionamiento de un usuario con una apertura programática, de momento queda a

responsabilidad del administrador del sistema.

8. CREACION DE TECHOS PRESUPUESTARIOS A NIVEL DA

El APROBADOR POA, también se encarga de realizar el registro de los techos presupuestarios, los mismos

que serán registrados a nivel de DAs, solamente basta acceder al menú Procesos -> Techos Presupuestarios.

Donde según la DA que tenga a su responsabilidad, deberá agregar, editar o borrar techos respectivamente.

Para agregar nuevo techo, hacer click en el botón Agregar techo de formulario de a parte derecha de la

ventana principal, posteriormente seleccionar el Rubro, la FF y el OF para después ingresar el monto total

del techo respectivo para esta DA. Por último, hacer click en el botón Guardar, el sistema le confirmara que


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el techo se haya registrado correctamente e inmediatamente aparecerá en el listado de la parte izquierda

de la ventana principal.

Figura 24. Registro de techos a nivel DA

Si se desea editar el techo o monto se debe seleccionar la fila que desee de la parte izquierda y el mismo

aparecerá en el formulario donde solamente podrá modificar el monto. El sistema no permite disminuir

techos si acaso ya han sido distribuidos en algunas actividades, pero puede aumentar dichos montos. No

olvidar hacer click en el botón Agregar techo para un nuevo registro. Si desea borrar el registro solamente

debe hacer click en el botón Borrar del formulario.

9. FORMULACIÓN DE INGRESOS A NIVEL DE APERTURAS

El usuario con el rol FORMULADOR DE INGRESOS, es el encargado de poder realizar la formulación del presupuesto de ingresos por apertura programática. Se accede a través del menú Procesos -> Formulación de Ingresos, donde a partir de la relación usuario unidad ejecutora y posteriormente usuario apertura programática, se lista el conjunto de aperturas a las cuales este asociado, tal como se puede ver en la siguiente figura.

Figura 25. Bandeja de formulador de ingresos

Click en la apertura

formulada

Detalle de

los ingresos


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En la bandeja se puede apreciar una diferenciación de colores según el estado en el cual se encuentra una determinada apertura. Las aperturas que cuentan con su formulación de ingresos presupuestada, se encuentran en color verde con el estado FORMULADO, y al hacer click en cualquiera de estas, se habilita un panel inferior de detalle de ingresos donde muestra los rubros, FF y OF definidos como parte del techo. Las aperturas de color rojo no cuentan aún con su formulación de ingresos y por lo tanto no se visualizara el panel inferior anteriormente señalado. A su vez, se puede constatar el presupuesto general a nivel de DA desde la parte superior del listado rotulado con el título Techo total. A su vez, se puede visualizar el presupuesto general de ingresos a nivel de rubros en cuanto a techos definidos como también en relación a los ingresos que ya se han presupuestado, el mismo puede verse haciendo click en el botón Ver ingresos formulados de la parte superior del listado.

Figura 26. Verificación de techos e ingresos a nivel DA

Una vez que el formulador de ingresos haya procedido con la incorporación de los techos por actividades y/o proyectos, y previa verificación de la información incorporada, la misma debe ser remitida a la instancia de FORMULADOR POA EGRESOS mediante el botón Enviar formulación, tras confirmar la acción el formulador de ingresos no pueda hacer más modificaciones a la formulación y por lo tanto se agrega un estado adicional, denominado FORMULADO-ELABORACIÓN, lo que significa que la apertura paso a disposición para formar parte de la formulación de egresos para el usuario FORMULADOR POA EGRESOS para poder realizar su presupuesto de gastos. Solamente cuando sea necesario, la unidad podrá solicitar la devolución de la formulación de los ingresos a la bandeja del formulador de ingresos para poder realizar las modificaciones necesarias.

Figura 27.Mensaje de confirmación para enviar la formulación de ingresos


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Figura 28.Cambio del estado de ingresos al enviarse una formulación

9.1 PASOS PARA LA FORMULACIÓN DE INGRESOS

Al ingresar al menú Formulación de Egresos, el panel derecho del sistema, habilita una pestaña cuyo contenido está conformado por un cuadro de selección asociadas a la DA. Según se seleccione una determinada apertura, se habilita un panel de ingresos cuando la apertura está en estado FORMULADO.

Para proceder con la formulación de una apertura en estado NO FORMULADO, se debe hacer click en el

botón de acción que está a la derecha de cada fila del listado , tras lo cual el sistema le pedira su confirmación en cuyo caso inmediatamente la apertura cambiara de estado y se habilitara el panel inferior de ingresos con el mensaje correspondiente que indica tal situación.

Figura 29. Listado de aperturas con su respectivo estado

Figura 30. Panel de ingresos que se muestra al seleccionar una apertura en estado FORMULADO


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Figura 31. Mensaje de confirmación para una apertura

Figura 32. Mensaje informando el cambio de estado de una apertura

Posteriormente en el panel inferior se debe seleccionar el rubro correspondiente, tras lo cual se el cuadro de selección de Fuentes de Financiamiento (FF) cargara como opciones aquellas FF asociadas a dicho rubro, el cual tras seleccionarse a su vez el último cuadro cargará en sus opciones los Organismos Financiadores (OF) asociados a dicha FF. Por último se debe hacer click en el botón Guardar y el nuevo registro será guardado en la lista de ingresos y como parte de la formulación de dicha apertura. En el campo que indica Saldo rubro, se visualiza inicialmente el techo definido para el rubro, FF y OF el cual tras hacer el registro del nuevo ingreso mostrara el saldo correspondiente a medida que se ingresen nuevos montos o se editen.

Figura 33. Panel de registro de ingresos

Figura 34. Listado de ingresos registrados para la apertura


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Existen ingresos que deben tener un detalle (15200 - 15990), por lo cual tras seleccionarse alguno de estos, inmediatamente aparece una ventana de detalle de los ingresos donde se debe adicionar los respectivos detalles de ese rubro al igual que es necesario seleccionar la FF y OF respectiva en el caso de nuevos registros.

Figura 35. Ventana de detalle de rubro

En esta ventana se pueden ver los botones de comando agregar y borrar, al hacer click en el primero automáticamente se creara un registro en el listado inferior que por defecto ya tiene seleccionado la FF y OF y solamente se deben llenar los campos faltantes dependiendo del tipo de rubro. Es importante hacer click en el botón Guardar al momento de crear el nuevo registro, pues esto registrara de manera definitiva dicho registro en la base de datos y como parte de los ingresos de la apertura.

Figura 36. Ventana de detalle del rubro con adición de registros de detalle

Al presionar el botón Aceptar de la ventana, se muestra un mensaje de confirmación del registro definitivo del Rubro FF y OF con el monto total y en el listado de ingresos este rubro se diferencia el resto por estar de color rojizo, pues esto indica que este rubro tiene en su formulación detalles. Tome en cuenta esto a la hora de editar o eliminar, ya que el sistema le avisara de esta situación a través de los respectivos mensajes.

Botones de comando del

registro Botones de comando de la ventana

para el registro definitivo


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Cuando una la formulación de ingresos de una determinada apertura ya ha sido enviada para su formulación de egresos, el formulador de ingresos solamente podrá visualizar los detalles formulados para los rubros que tienen detalles.

Figura 37.a

Figura 37.b

Figura 37. Ingresos detallados, a) cuando no se ha enviado la formulación se puede editar o eliminar y b) cuando ya fue enviado solo se puede ver los detalles

10. POAS Y PROYECTOS

Los usuarios que tienen el rol de FORMULADOR POA Y EGRESOS, son los que se encargan de realizar la

formulación de sus proyectos como unidades ejecutoras. Por lo tanto, este rol puede EDITAR las actividades

y/o proyectos de su responsabilidad, los cuales estarán disponibles una vez que el FORMULADOR DE

INGRESOS les derive sus respectivas actividades.

10.1 PANEL DE PROYECTOS

Para proceder con la creación de un nuevo proyecto, el FORMULADOR DE POA EGRESOS debe desplegar

el enlace Procesos -> POAs del menú izquierdo, luego se habilitara en el panel central de la derecha la vista

respectiva del panel de proyectos, el cual consiste en un listado de que puede o no tener proyectos en

bandeja los cuales se ven en la parte superior. En la parte inferior del panel se puede visualizar un conjunto

de paginas agrupadas en pestañas que contienen otras ventanas o vistas relacionadas al proyecto que se

seleccione con el mouse en la parte superior.


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Figura 38. Panel de proyectos

En la primera pestaña Proyecto de la parte inferior, se puede ver un resumen generalizado del proyecto

tal como puede verse en la figura 44 Variables

muestra las variables o metas asociadas a un proyecto, donde aparecen tambien las variables

institucionales, asi como tambien variables adicionales, las mismas se ven de color verde. En algunos

proyectos aparecen variables marcadas de un color rojo, las mismas indican que son variables de tipo

estadistico. Por ultimo existen variables tambien marcadas con rojo pero con un fondo amarillo, estas

Tanto las variables institucionales, como las variables personalizadas y/o propias pueden editarse en cuanto

a sus cantidades; pero las variables institucionales no pueden ser eliminadas al igual que las estadisticas

porque las mismas derivan del objetivo estratégico institucional.

Las variables estadisticas a diferencia de las otras variables, no pueden editarse ni eliminarse, pues sus

valores respectivos son determinados en otra instancia o desde otro modulo propio de los estadisticos.


27

a

b

Figura 39. a) Variables de proyecto institucionales y estadistica, y b) Variables de proyecto institucionales y personalizada

Para modificar las cantidades de una variable, basta con hacer doble click sobre las celdas Cantidad de la

variable deseada e inmediatamente se realiza el registro del cambio hecho.Recuerde que las variables

estadisticas no se pueden ni editar ni borrar, por lo tanto el usuario si hace doble click no se habilitara la

edición de las cantidades y si trata de borrar la misma el sistema le mostrara el mensaje correspondiente

Figura 40. Mensaje de advertencia sobre variable estadistica

De forma similar las variables institucionales, no pueden eliminarse pero si pueden editarse sus cantidades,

el sistema le mostrará el respectivo mensaje de advertencia si trata de borrar el mismo.

Figura 41. Mensaje de advertencia sobre variable institucional

Figura 42. Edición de la celda de cantidad de variable

Si el usuario desea agregar más variable a parte de las que aparecen por defecto, entonces debe ir a la

pestaña Variables y hacer click en el botón


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Indicadores

Esto se registra automáticamente al crear un nuevo proyecto, pues al igual que las variables institucionales,

los indicadores están en función del Pilar institucional y el objetivo estratégico del cual deriva un nuevo

proyecto. En esta ventana, se pueden editar únicamente los campos aceptable, inaceptable y máximo.

Inicialmente sus valores son rescatados desde los indicadores institucionales, pero el campo meta se

actualiza automáticamente si el usuario modifica las cantidades de esas variables de proyecto, las metas de

los indicadores de proyecto asumirán estos nuevos cambios y los mismos serán visualizados. Para editar las

cantidades, solamente basta hacer doble click en la celda respectiva y luego de la edición los cambios se

registran automáticamente.

Figura 43. Indicadores de proyecto

Cronograma de Acciones

mismas que también pueden aparecer como predeterminadas según el objetivo institucional o no. A su

vez, se puede añadir más actividades haciendo click en el botón

Esta acción inmediatamente hará que se cree un nuevo registro de la fila en modo de edición donde

aparecerán un texto predeterminado de la acción, el cual debe editarse, así como los campos

correspondientes a los meses en forma de cuadros de selección. Tras realizar la edición respectiva el usuario

debe hacer click en el botón Guardar que aparece por debajo del registro en edición o si desea cancelar la

acción, con lo cual no se registrará la actividad.

Figura 44. Edición de un fila de actividad

Si el usuario desea editar una acción ya existente, solo debe hacer doble click sobre la misma y se habilitara

el registro en modo de edición. Posteriormente el listado de actividades se mostrará de la siguiente manera.

Figura 45. Cronograma de actividades


29

10.2 ANALISIS SITUACION

Antes de crear un nuevo POA se debe validar los FODAs de un PPTO determinado, por ejemplo para el

PPTO HUM-CTUR Carrera de Turismo. Como se puede ver en la figura 46. También podrá ver el botón

que por cada PPTO puede mostrar un reporte con su FODA que tiene, como se ve en la figura 47

Figura 46. PPTOs UMSA

Figura 47. Reporte de un PPTO con su FODA.

Se puede ver en la figura 48. Que dicho PPTO tiene sus respectivos FODAs como se ve acontinuacion:

Figura 48. FODAs de un PPTO UMSA

Cada categoria del FODA tiene sus respectivos elementos ya sea sus fortalezas oportunidades, debilidades o amenazas con un

clasificador y un detalle y si se aplica podra verlo de esta forma . Ver figura 49.


30

Figura 49. Elementos de un FODA

Tambien en la figura 49. Usted puede ver un botn que servira para agregar las fortalezas , asi como este boton

existe en la categoria fortalezas tambien hay en las demas categorias: para oportunidades: , para debilidades:

y para amenazas: .

Una ves que haya terminado de agregar los FODAs , podra proceder a enviar y validar el PPTO para ya despues proceder crear

unh nuevo POA, al precionar el boton , seleccionando un PPTO podra enviarlo para que sea validado

respectivamente. Una ves ejevitado le aparecera esta elerta que se ve en la figura 50.

Figura 50. Alerta de confirmacion para enviar el PPTO

10.3 CREACIÓN DE UN NUEVO POA

Para crear un nuevo proyecto, hacer click en el enlace del menú principal, luego encima del panel

de proyectos existen dos botones uno habilitado y el otro no. Se debe

hacer click Nuevo proyecto . Posteriormente se habilitara un formulario para el nuevo proyecto,

desde donde podrá realizar la creación del nuevo poa ya sea de tipo PPTO o IDH. El usuario solamente

debe elegir la DA y su respectiva apertura para poder iniciar el proceso de creación de un nuevo poa, si la

apertura seleccionada es de tipo PPTO, entonces el formulario no cambiara y solamente se debe llenar los

campos marcados con asterisco (*). Por otro lado, cuando la apertura es de tipo IDH, entonces se podrían

habilitar más campos de selección dependiendo del tipo de IDH ya sea para INVESTIGACIÓN, INVERSIÓN,

EQUIPAMIENTO, INTERACCIÓN o MANTENIMIENTO.


31

Figura 51. Formulario de creación de proyectos

En el campo Dirección Administrativa, aparece un combo de selección de opciones, donde se carga las DAS

del usuario, posteriormenta a la selección del mismo el campo Apertura Programática cargará las aperturas

a las cuales esta asociado este usuario, los mismos que solamente se visualizaran si dichas aperturas ya

cuentan con su respectiva formulación de ingresos, en caso contrario es probable que no muestre nada y

por lo tanto no se podra continuar con la operación. Si al seleccionar una apertura esta ya forma parte de

los proyectos que figuran en el listado, el sistema se dara aviso de esta situación y por lo tanto no se

continuara con la operación.

Figura 52. Mensaje de advertencia de apertura ya formulada como parte de un proyecto


32

Al seleccionar una apertura programática que tiene formulación de ingresos y que aun no forma parte de

la lista de proyectos, el sistema cargara automaticamente los principales datos asociados al mismo. Estos

datos son pilar estrategico, objetivo institucional, función, resultado, fecha inicio y fin (que pueden ser

modificados). Posteriormente se debe agregar el resto de información faltante.

Dependiendo del pilar y objetivo estrategico institucional al cual este asociada la apertura, el sistema

verifica si dicha apertura ya cuenta con variables estadisticas asociadas o no; de igual menera busca las

variables institucionales asociadas al objetivo estrategico, en cuyo caso mostrara una ventana donde se

listen dichas variables o el mensaje indicando que no existen dichas variables asociadas al nuevo proyecto.

Figura 53. Variables asociadas al objetivo institucional

Figura 54. Mensaje de información variables no encontradas

Una vez llenados todos los respectivos campos del formulario, se debe hacer click en el botón Guardar

Proyecto mencionado anteriormente, posteriormente si no hay errores o campos que no tengan el

respectivo valor, el sistema registrará el nuevo proyecto el cual inmediatamente aparecerá en la lista de

proyectos.


33

Figura 55. Mensaje de información acerca del proyecto registrado

11. FORMULACIÓN DE EGRESOS

La formulación de egresos también está a cargo del rol de FORMULADOR POA Y EGRESOS, se accede a haciendo click en el menú Procesos -> Formulación de Egresos, donde la ventana principal muestra la bandeja de listado de proyectos. Sin embargo, en la parte inferior se visualiza el clasificador de presupuesto que agrupa a las FF y OF con su respectiva formulación de ingresos ya realizada por el usuario FORMULADOR DE INGRESOS, además existe una columna titulada Total Egresos, que inicialmente esta con valores cero. Por lo tanto, el usuario debe asignar su respectivo presupuesto de gastos haciendo click en el botón Asignar partida presupuestaria .Posteriormente aparece una ventana que lista el detalle de las partidas asociadas a dicho clasificador con su respectivo detalle y montos cuya sumatoria total es el monto formulador para los egresos del clasificador de presupuesto.

Figura 56. Bandeja de proyectos y clasificador de presupuesto

11.1 BUSQUEDA DE PARTIDAS MEDIANTE CLASIFICADOR POR ITEMS

Para agregar una nueva partida, se debe hacer click en el botón Nuevo de la ventana de detalle de partidas e inmediatamente aparece una nueva ventana que se denomina Clasificador de Items.

Este clasificador de items, está formado por un buscador de items en la parte superior, y el listado de items que coincidan con el criterio de búsqueda ingresado. Para mostrar este resultado luego de ingresar el criterio de búsqueda en el cuadro de texto, se debe hacer click en el botón Buscar.


34

Figura 57. Ventana de detalle de partidas

Figura 58. Ventana del clasificador de items

11.2 REGISTRO DE ITEMS ASOCIADOS A PARTIDAS

Luego de hacer click en el botón Buscar del clasificador de items, se debe elegir el item deseado

Seleccionar haciendo click sobre el botón

Posteriormente el sistema mostrara una nueva ventana de egresos detallados, donde en la parte superior

muestra la partida y detalle de partida a la cual corresponde el item que se ha seleccionado en el paso

anterior por lo que se debe hacer click en el botón Agregar para que se despliegue una fila en modo de

edición en el listado inferior donde se muestra el detalle del item e ingresar los montos que están

habilitados para su edición y registrarlos haciendo click en el botón guardar como se muestra en la

siguiente imagen.

Buscador de items

Botón para abrir el

clasificador de items


35

Figura 59. Ventana de registro de item por partida asociada

Para que este item y su partida queden registrados se debe hacer click en el boton Aceptar de la parte inferior de la ventana, caso contrarior el registro no se realizara y tampoco la paartida o si prefiere hacer click en el boton Cancelar. Si desea seguir agregando más items puede hacer uso del clasificador de items o en su caso cerrarlo haciendo click en el botón cerrar en la parte superior o en el botón Aceptar de la parte inferior. La ventana de detalles por partida se actualiza y si desea ver la partida pero en detalle solamente basta con hacer doble click sobre cualquiera de las partidas y luego se mostrara la anterior ventana actualizada con los detalles respectivos. Cuando este registrando una nueva partida haciendo uso del clasificador, puede suceder que escoja un item relacionado a una partida que ya está registrada. El sistema se encargara de indicarle esto con un aviso y abrirá la ventana de detalles de esa partida y solamente debe agregar dicho item como se indicó anteriormente haciendo click en Agregar

Figura 60. Mensaje de partida ya existente

Figura 61. Venta de registrod e item con partida ya existente

Este mismo ejercicio se debe realizar para el resto de clasificadores y su formulación de egresos. El usuario debe hacer que tanto el total de ingresos como el total de egresos sean iguales no debiendo presentarse descuadres o cantidades que no igualen tanto a nivel de clasificador como a nivel general como se muestra en la siguiente imagen.

Figura 62. Resultado de formulación por clasificador y a nivel total


36

Nota: El clasificador de items reune la mayor parte de items que puedieran requerirse al momento de realizar el presupuesto. Sin embargo, el usuario puede ingresar un item que no existe. Por lo tanto, el sistema solicita la confirmación para continuar con el proceso, en cuyo caso asignara este item a una partida especial denominada 99999-Otros gastos no clasificados y hacer las mismas acciones para registrar un detalle de partida como ha estado indicando anteriormente.

Figura 63. Mensaje de confirmación para asignar a partida 99999

Figura 64. Presencia de la partida 99999

No es necesario que el usuario haga la formulación en una sola sesión o de una vez. El sistema lo mantendrá en su bandeja con un estado BORRADOR que indica que puede seguir haciendo modificaciones y puede ver su respectivo reporte haciendo click en el botón Ver reporte del listado de proyectos. Si el usuario considera que el proyecto está listo para que sea verificado; entonces debe enviar el proyecto a VERIFICACIÓN desde el menú Procesos -> POAs. Según el listado deberá primero seleccionar el proyecto y luego hacer click en el botón ubicado en la parte superior derecha El sistema le solicitara su confirmación para proceder en cuyo caso cambiará de estado y en la bandeja de proyectos cambiara de color al igual que el campo ESTADO que indicara que ya está en VERIFICACION. Por lo tanto, no puede hacer modificaciones.

Figura 65. Mensaje de confirmación para enviar a Verificación

Figura 66. Bandeja de proyectos con estado VERIFICACION uno de ellos el proyecto enviado recientemente Nro 2.


37

12. VERIFICACIÓN DEL POA

Este perfil de usuario, es el encargado de realizar la verificación pertinente del proyecto enviado por la

unidad, revisando los datos tanto en la bandeja de proyectos POAs como también su respectiva

Formulación de egresos. También es el encargado de revisar si existen items no clasificados en la partida

99999; en cuyo caso, deberá asignar la respectiva partida a cada uno de los items no clasificados.

Puede realizar las mismas modificaciones que el usuario de las unidades descritas con anterioridad, cambiar

montos, editar datos, etc.

Luego de hacer la respectiva verificación, puede enviar el proyecto a un siguiente estado es decir, pasar el

proyecto al estado VALIDACIÓN para que el APROBADOR POA lo revise y le de el visto bueno para que sea

aprobado o presentar observaciones. Tanto el verificador como el aprobador pueden devolver el proyecto

a la anterior instancia agregando una observación justificando la devolución. Para este cometido, se debe

ir al menú Procesos -> POAs, seleccionar el proyecto a devolver y hacer click derecho para seleccionar la

opción

Aparecerá una ventana con un único campo de texto donde se debe ingresar la

observación para luego registrarla haciendo click en el botón Guardar, luego hacer click en el botón de la

parte superior derecha

Si no existen observaciones, entonces se debe hacer click en el botón

Sin embargo, el sistema puede no permitir esta acción mostrando el siguiente mensaje que indica que

existe la partida 99999 con items no clasificados, por lo cual se debe asignar los items de esta a su respectiva

partida y que el verificador tiene conocimiento de las partidas adecuadas para este propósito.

Figura 66. Mensaje de existencia de items no clasificados

Ante esta situación debe dirigirse al menu Procesos -> Formulación de Egresos, y seleccionar el proyecto

para ver el detalle de los clasificadores registrados hasta ubicar aquel que contenga dichos items con la

partida 99999 para esto tambien se debe hacer click en el boton


38

Figura 67. Presencia de la partida 99999 en el clasificador por Fondo de Operaciones

Una vez ubicada la partida 99999, se debe hacer doble click en el mismo para luego mostrar una ventana

de detalles que muestra un listado de todos los items asociados con esta partida; por lo cual el verificador

deber hacer doble click en la celda donde de partidas para seleccionar la partida real que le corresponde a

dicho item.

Figura 68. Selección de la partida correspondiente al item

Una vez seleccionada la partida indicada, se debe hacer click en el boton Asignar partida

ubicado al extremo derecho de la fila. El sistema, le confirmara dicha asignación con un mensaje similar al

siguiente:

Figura 69. Mensaje de confirmación de asignacion de item a partida

Similar operación debe realizarse en caso de haber mas items en el listado anterior hasta que la ventana

quede sin contenido en su listado, para luego hacer click en el boton Aceptar de la parte inferior de dicha

ventana. La ventana de detalles de partida se actualizará visualizando la o las partidas asociadas a los

items que no estan clasificados y obviamente no se vera mas la presencia de la partida 99999 como se ve

en la siguiente figura.


39

Figura 70. Ventana de detalles de partida sin la presencia de la partida 99999

Posteriormente el verificador puede enviar dicho proyecto ingresando al menu Procesos > POAs , haciendo

click en el boton Enviar a validación como se indico anteriormente.

Figura 71. Mensaje de confirmación para enviar a Validación

13. APROBACIÓN DEL POA

Cuando el usuario con rol APROBADOR POA ingrese a la opción Procesos -> POAs, aparece la bandeja de

proyectos, donde se listan los proyectos que han sido derivados por el VERIFICADOR POA. Puede hacer

modificaciones en cuando a datos como ser las variables, acciones e indicadores. A su vez, también puede

acceder a la opción Procesos -> Formulación de Egresos y realizar la respectiva revisión y validación de los

datos.

Figura 72. Bandeja de proyectos a validar por el Aprobador Poa


40

Figura 73. Bandeja de egresos a validar por el Aprobador Poa

En esta bandeja se muestran los proyectos que están en estado VALIDACIÓN y los que están en estado

CONCLUIDO.

Al igual que el verificador este usuario puede devolver un proyecto en estado de validación a la anterior

instancia seleccionando el proyecto a devolver y posteriormente haciendo click en el botón.

Se puede añadir la observación justificando la devolución haciendo click derecho sobre el proyecto y

seleccionado la opción . También, puede ver el reporte respectivo del proyecto.

Si la validación es satisfactoria y no se presentan observaciones; entonces, el aprobador debe ir al menú

Procesos -> POAs y hacer click en el botón

Posteriormente el proyecto cambiara a estado CONCLUIDO, y no se podrá realizar modificaciones debido a

su estado y por lo tanto el mismo ya estaría aprobado en cuanto a su formulación.

14. REPORTES DEL SISTEMA

Los reportes del sistema están agrupados en el menú Reportes -> Presupuesto, y se encuentra disponible

para los roles FORMULADOR DE INGRESOS, FORMULADOR DE POA Y EGRESOS, VERIFICADOR POA y

APROBADOR POA.

Al acceder a este menú se habilita en el panel derecho del sistema la pestaña Presupuesto, donde aparecen

agrupados varias opciones mediante campos de selección con distintos enunciados, cuyo detalle es el

siguiente:

Reporte matriz institucional.

Reporte de presupuesto a nivel de Pilares o Políticas institucionales.

Reporte a nivel de Objetivos estratégicos institucionales.

Reporte de Presupuesto a nivel de Dirección Administrativa o DA.

Reporte de Presupuesto de egresos total a nivel Universidad.

Reporte de Presupuesto de egresos a nivel DA.

Reporte de Presupuesto a nivel de Función

Reporte de Presupuesto a nivel de Resultados.


41

Reporte de Presupuesto a nivel de Función por DA.

Reporte de Techos a nivel actividad por DA.

Reporte estadístico de evolución de variables a nivel Facultad.

Reporte estadístico de evolución de variables a nivel Carrera y Facultad

Para poder ver los reportes respectivos, el usuario debe seleccionar cualquiera de las opciones y luego

hacer click en el botón Mostrar reporte. En el caso de las opciones que involucren una DA, al seleccionar

dicha opción se habilita un cuadro de selección donde se debe escoger la DA y posteriormente hacer clic

en el botón. El sistema se encarga de verificar que haya seleccionado la DA, en caso contrario le alertara

mediante un mensaje que le indique que debe seleccionar dicho dato.

Figura 74. Listado de opciones de reportes

El sistema se encarga de generar en una ventana un documento en formato PDF que muestra el reporte de

la opción seleccionada inicialmente.


42

Figura 75. Reporte generado para la opción Presupuesto egresos total Universidad


43

ANEXOS

Previo a la descripción de ingreso y operabilidad del Sistema, se indicarán las convenciones utilizadas en el presente manual ANEXO I TÉCNICAS DE MANEJO

A) ACCESOS DE INFORMACIÓN

Generalmente permiten acceder a documentación en formato PDF para la consulta de los usuarios, al elegir la opción deseada esta automáticamente desplegara la ventana para la descarga o visualización en formato PDF, en el primer caso deberá seleccionar la opción abrir y guardar, mientras que en el segundo caso el sistema automáticamente desplegará el resultado en una ventana con el documento en su contenido.

Icono de reporte PDF

Dependiendo del navegador utilizado para este propósito, el mismo le permitirá la opción de guardar o imprimir el documento mostrando una barra de herramientas similar a la siguiente figura (en el caso de Internet Explorer).

B) OPCIONES DE IDENTIFICACIÓN Y SALIDA


44

Gestión del sistema: En esta parte podrá ver la gestión en la que se encuentra el sistema, la visualización y el registro de datos se realizarán en función a este dato. Identificación: Es la parte superior derecha de la pantalla principal donde se visualiza su nombre de usuario y el rol que tiene.

Cierre de sesión: Mediante esta opción de cierre de sesión el usuario podrá salir del sistema.

Gestión Identificación de usuario Cierre de Sesión

C) MENSAJES DE ADVERTENCIA

Al ingresar al sistema, el usuario o visualizará algunos mensajes relacionados al registro de cambios o advertencias antes de continuar con una operación o en otro caso advirtiendo que la acción no puede realizarse, en todo caso se mostrará la debida justificación.

D) MENSAJES DE ERROR

Se visualizarán cuando no sea posible realizar una acción o cuando el resultado de la acción indique que no se ha podido realizar por algún motivo.

E) MENSAJES DE INFORMACIÓN

Se visualizarán cuando la acción ejecutada por parte del usuario, se haya realizado de forma exitosa.


45

F) MENSAJES DE CONFIRMACIÓN Por lo general este tipo de mensajes le aparecerán cuando el sistema le pida que confirme si la está seguro de realizar la misma, caso contrario no realizar nada.

G) USO DEL MENÚ PRINCIPAL Los enlaces que aparecerán en al panel izquierdo del sistema, serán visualizados según los permisos que tengan los distintos roles de usuario. Cada enlace de menú va asociado a un botón de acción en forma de (+) ó ( ) que permite expandir o contraer el menú y sus opciones. Para elegir una opción el menú principal, el usuario deberá acercar el puntero del mouse a dicho botón de acción y hacer click solo una vez con el botón izquierdo del mouse.

El enlace seleccionado, automáticamente abrirá la vista correspondiente en el lado derecho con su respectivo contenido.

H) BOTONES DE CABECERA Son pequeños botones cuadrados, que se ubican en la parte superior de una ventana a la misma altura de donde está el título de la ventana, los mismos van asociados a una acción donde generalmente aparece su descripción al acercar el mouse al mismo, entonces la acción a la cual van asociados se realiza una vez que haya hecho click sobre el mismo. Por lo general son de un único color


46

I) BOTONES DE COMANDO

Son similares a los anteriores, solo que estos pueden ubicarse en la parte superior de una ventana por debajo o encima de donde debería ir el título o en otro caso ir al pie del mismo, por lo general son botones que tienen un icono asociado y su texto o simplemente el texto. Son similares a los botones que vemos en nuestras aplicaciones de escritorio de Windows.

A su vez estos botones de comando van generalmente asociados a las siguientes acciones

Grabar o guardar: Permite grabar los cambios realizados

Permite crear o agregar un nuevo registro.

Permite borrar un registro.

Permite editar o modificar un registro ya existente.

J) CUADROS DE LISTA DESPLEGABLES

Estos cuadros generalmente llamados combos de selección, van asociados a un valor visualizado y son rectangulares. Cuando se presiona la flecha a la derecha del cuadro aparecerá la lista de opciones que el mismo contenga. Si hay varias opciones, automáticamente se incluirá una barra de desplazamiento vertical. En la mayoría de estos controles se puede encontrar el elemento deseado, digitando los primeros caracteres o dígitos del mismo. Posteriormente aparecerá la primera o primeras coincidencias del mismo, por lo cual el usuario debe seleccionar el resultado que desee.

K) OBLIGATORIEDAD

Botones de cabecera

Botones de

comando


47

Cuando un campo de formulario se remarca de la siguiente manera, indica que el mismo es obligatoria y por lo tanto debe asignársele un valor, algunos campos también muestran un mensaje que indica este hecho.

L) CUADROS DE FECHAS Aparecen en forma de cuadros rectangulares y se pueden seleccionar haciendo click sobre el botón derecho de estos, que desplegara un cuadro de calendario donde solamente baste con seleccionar la fecha deseada.

Este comando se encuentra activo en todos los campos de tipo fecha.


48

ANEXO II- EJEMPLO FORMULACIÓN DE TECHOS

Para efectos prácticos a continuación se muestra un ejemplo de los procesos descritos con anterioridad.

Los datos a usarse serán los siguientes:

DA: Facultad de Ciencias Sociales

Categoría Programática: Carrea de Geografía

Usuario: jprez

Password: jperez

Accedemos al sistema ingresando los datos de usuario señalados:

Luego se hace click en el botón ingresar. El sistema verifica que el usuario tiene más de un rol (para

efectos prácticos) y nos pide elegir el rol con el que ingresaremos al sistema, se elige la opción

Al ingresar el sistema muestra el siguiente menú:

El usuario elige el menú Procesos -> Techos Presupuestarios, inmediatamente en el panel derecho del

sistema se habilita el siguiente contenido:


49

En el formulario de la derecha, se elige el rubro 35110

Al hacer esto el sistema genera la Fuente de Financiamiento (FF) asociada a este rubro, de igual modo se

selecciona este y luego el Organismo Financiador asociado a la FF. Al final se registra el monto del techo

para la DA con este rubro:

Luego de hacer click en el botón Guardar de este formulario, el sistema avisa mediante un mensaje que el

techo ha sido registrado y aparece en el listado de la izquierda junto a otros techos que ya se registraron.

El usuario desea salir del sistema, entonces en el panel superior del sistema hace click en el botón Cerrar

sesión. El sistema pide confirmar la acción mediante un mensaje de confirmación y el usuario hace click

en Aceptar.


50

ANEXO III - EJEMPLO FORMULACIÓN DE INGRESOS

El usuario ingresa al sistema, si tiene más de un rol aparece la ventana de selección de rol para ingresar al

sistema:

Se habilita el siguiente menú de sistema:

El usuario selecciona el menú Procesos > Formulación de Ingresos. Inmediatamente en el panel derecho

del sistema se habilita el siguiente contenido, donde por defeco aparece seleccionada una DA a la que

esta asociado jperez y el listado de sus aperturas.

Según esta bandeja ya tienen una apertura formulada, lo cual se nota porque esta de color verde, en

cambio existe una apertura que no está formulada. El usuario hace click en el botón Asignar Formulación

para Carrera de Geografía. El sistema pide confirmar la acción, el usuario hace click en SI, se habilita el

panel de ingresos


51

En el panel de ingresos, el usuario elige inicialmente el rubro 35110, luego del listado de FF elige la fuente

42 para posteriormente elegir el OF 230 y el monto que ingresa es 5000. Por ultimo hace click en el botón

Guardar

Luego elige el rubro 15990, pero el sistema verifica que este rubro tiene detalle por lo cual

inmediatamente abre una ventana de detalles para este rubro. Se debe elegir la FF y OF. Luego debe

hacer click en el botón Adicionar.

Click aquí para

guardar

1. Click aquí

para elegir FF

2. Click aquí

para elegir OF

3. Click aquí para

agregar detalle

4. Ingresar la cantidad, detalle y monto aquí. Para

agregar más detalles volver al paso 3


52

Una vez que el usuario termina, el panel de ingresos queda de la siguiente manera:

Al tratar de eliminar el rubro 15990, el sistema le avisa que este tiene detalle y por lo tanto debe eliminar

su respectivo detalle para poder borrar el rubro. En el caso del rubro 35110 el sistema directamente le

pide confirmar la eliminación.

Finalmente el usuario cierra sesión.

5. Click aquí

para guardar

Techos a nivel

de rubros

Botones de acción para

editar o eliminar los

techosros

Haga clic aquí para borrar uno

a uno cada detalle del rubro


53

ANEXO IV - EJEMPLO FORMULACIÓN DE POA Y EGRESOS

El usuario ingresa al sistema eligiendo el rol FORMULADOR POA Y EGRESOS e inmediatamente el menú

que se habilita es el siguiente.

Se ingresa al menú Procesos > POAs, e inmediatamente el panel derecho del sistema habilita el siguiente

contenido:

Click aquí para

nuevo POA

Acá se ve el

listado de POAs

ya creados

Datos generales del

proyecto

seleccionado


54

El usuario crea un nuevo proyecto haciendo click en el botón Nuevo proyecto, y se muestra el formulario

de creación de proyectos.

Luego de elegir la apertura y ver las variables estadísticas y/u obligatorias, el sistema llena automáticamente

los siguientes datos

Click aquí para elegir

POA tipo PPTO o IDH

1. Usuario hace clic aquí elegir la DA

2. Usuario hace clic aquí elegir la apertura

3. El sistema muestra los

estadísticos asociados a la apertura

y las variables asociadas al objetivo

de la apertura:

Estadísticos: color rojo.

Obligatorios: color verde


55

Luego de guardar el sistema confirma el registro con el mensaje

2. Campos

llenados por el

sistema

1. Este campo es

editable y debe ser

modificado

3. Campos

llenados por el

usuario

4. Click acá para

guardar el proyecto

5. El proyecto ya

aparece en el listado


56

Al acceder a la pestaña de Variables, se puede editar las cantidades asociadas a las variables obligatorias

En la pestaña Cronograma acciones, se debe seleccionar los meses correspondientes a cada acción

Desde el listado de proyectos se puede generar el reporte correspondiente de la formulación del proyecto

hecha hasta el momento como borrador.

1. Doble click acá para editar la cantidad

y se registra automáticamente

1. Doble click en cualquier fila para editar

la acción y/o seleccionar los meses 2. Click acá para

guardar los cambios 3. Click acá para borrar

una acción

2. Click acá para

agregar más

variables

5. Escribir acá la variable

deseada y seleccionar uno de

los resultados o ir al paso 4

4. Clic acá para agregar

variable propia

3. Clic acá para cerrar la

ventana


57

Para formular los egresos el usuario va al menú Procesos -> Formulación de Egresos

3. Clic en el proyecto para ver el

detalle de ingresos y egresos

2. Se ve el clasificador

de presupuesto de

ingresos y egresos

1. Click aquí para asignar el

presupuesto de egresos


58

4. Aparece la ventana

de detalle de

egresos

5. Click en el botón

para agregar la

partida

6. Aparece la ventana

de clasificador por

items

8. Escribir aquí el

item deseado para

la formulación

7. Luego de escribir hacer

click aquí para buscar

9. El resultado de

la búsqueda

10. Click aquí para

seleccionar el item

deseado


59

Se puede seguir haciendo uso del clasificador de items para realizar el registro de partidas como en los

pasos anteriores, pero se puede presentar el hecho de que no existe el item deseado. Por lo cual el sistema

solicita confirmar si se continuara o no con el registro.

11. Aparece la ventana de detalle

para la partida a la que

pertenece el item seleccionado

12. Click aquí para agregar el item

seleccionado anteriormente

14. Se despliega el detalle y se debe

ingresar datos para los campos

que se habilitan para editar

13. Click en el botón Guardar para

almacenar los datos en memoria o en el

botón Cancelar para no almacenar nada

15. Click para registrar de forma real en la

base de datos del sistema, caso contrario

no se registrará ningún detalle


60

En el caso de confirmar la acción, el sistema habilita la partida 99999 que está destinada en la formulación

de egresos para items que no se encuentren en el clasificador de items y cuya partida asociada no sea de

conocimiento específico del usuario.

En el caso de ingresar en el clasificador de items un item cuya partida ya está registrada, el sistema le

indica este hecho al usuario con el mensaje

Luego de ingresar el item a

buscar y tras hacer clic en Buscar

El sistema muestra el siguiente

mensaje para confirmar la acción

Se habilita la partida 99999

Click aquí para agregar el item a

la partida

Click aquí para continuar agregando

el item a la partida existente


61

Luego de realizar el registro de las partidas al final la ventana de detalle por partidas queda del siguiente

modo.

Los montos totales de ingresos y egresos al final deben mostrarse de forma similar a lo formulado en este

ejercicio

Luego de concluir con la formulación de egresos, el usuario se dirige al menú Procesos -> POAs, desde donde

puede ver el reporte de su formulación y enviar el proyecto a verificación.

No olvidar hacer clic aquí para registrar

el detalle recientemente adicionado


62

1. Click en el proyecto para ver

los detalles de variables,

acciones, etc

2. Click aquí para ver el reporte

en modo borrador del proyecto

3. Click aquí enviar el

proyecto a verificación


63

Los contenidos de este manual están sujetos a modificaciones en la medida en

que el sistema se someta a cambios y/o actualizaciones de funcionalidad

manual de usuario sistema de formulaciÓn de poa y … · 2018-10-27 · manual de usuario sistema...

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