manual de usuario - noysi.com · canales abiertos todos los miembros del equipo tienen acceso a los...

1

MANUAL DE USUARIO

JULIO 2017. V01

MANUAL DE USUARIO NOYSI

2

¿POR QUÉ USAR NOYSI?

ME HA LLEGADO UNA INVITACIÓN A NOYSI

INVITAR A MÁS PERSONAS

CANALES PÚBLICOS

GRUPOS PRIVADOS

CONFIGURACIÓNDEL EQUIPO

CAMBIAR DE EQUIPO

DAR DE BAJA UN EQUIPO

INTEGRACIONES

ELIMINAR A UN MIEMBRO

NOTIFICACIONES DE CANAL

NOTIFICACIONES PUSH

VIDEOLLAMADAS

HILOS

ARCHIVOS

GESTOR DE TAREAS

MIS TAREAS

ETIQUESTAS Y MILESTONES

NOYSI API

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17 18

19

20

21

INDICE


3

Hacer videollamadas 1 a 1 o grupales, compartir tu pantalla o retransmitir a través de Broadcast sin límites.

Tener tus archivos en la nube, pudiéndolos organizar de una manera más rápida y eficiente.

Gestionar fácilmente tus tareas y las de tu equipo.

Puedes reunir todas tus comunicaciones instantáneas en:

Canales abiertosTodos los miembros del equipo tienen acceso a los canales abiertos, y a la información compartida en ellos.

Mensajes 1 a 1Esta sección es utilizada para las conversaciones personales 1 a 1, entre tú y otra persona de tu equipo.

Grupos privadosA los grupos privados solamente pueden acceder aquellos usuarios a los que se les haya invitado a dicho grupo. Son perfectos para los departamentos de una empresa.

¿POR QUÉ USAR NOYSI?


4

No te preocupes, porque Noysi sabe quién te ha invitado a formar parte de un equipo de trabajo. Así que, nuestro sistema te llevará directamente a tu equipo después del registro.

¿Ya estás dentro? Perfecto. El robot de Noysi te saludará la primera vez que entres y te ayudará a completar tu perfil.

RECOMENDACIÓN: rellena tu perfil para que otros miembros puedan identificarte y tener valiosa información.

ME HA LLEGADO UNA INVITACIÓN A NOYSI. ¿AHORA QUE HAGO?


5

Noysi es una herramienta para trabajar en grupo, si no invitas a nadie, no vas a poder sacarle partido. Te sugerimos invitar a un mínimo de 3 personas para poder comprender las ventajas de la plataforma.

La diferencia entre un miembro y un invitado es que los miembros tienen acceso a todos los canales abiertos y grupos del equipo donde han sido invitados, también podrán enviar mensajes directos a otros miembros. Sin embargo, los invitados solo pueden participar en los grupos donde hayan sido invitados.

INVITAR A MÁS PERSONAS


6

Los canales abiertos te permiten comunicarte con todos los miembros de un equipo pero de manera segmentada por temáticas.

En toda empresa se dan numerosas cuestiones que se tratan de forma abierta. En Noysi, trasladamos esa visión a través de los canales abiertos. Estos llegan a todos los miembros del equipo.

Cuando alguien crea un canal abierto, el resto del equipo verá todo lo que se escribe y comenta. ¡No te preocupes! Sólo los miembros verán esas conversaciones, los invitados a los canales privados no tienen acceso a su contenido ni tampoco pueden participar. Puedes ver un resumen en el siguiente vídeo: Canales Abiertos.

Crear un nuevo canal

Canales disponiblesPuedes ocultar los canales que no te

Ejemplo de canal abierto:“Estadisticas 2017”. Sería un canal donde todos los miembros del equipo pueden dejar artículos y estudios con información estadística relevante para su negocio.

CANALES PÚBLICOS


7

Los Grupos permiten la comunicación con una parte del equipo.

Los Grupos Privados sólo permiten el acceso a aquellos miembros o usuarios externos (invitados) que han sido invitados al mismo. ¡Podéis crear tantos grupos como necesitéis!

Los invitados sólo tienen acceso al grupo al que han sido invitados, pero no podrán ver el resto de canales del equipo.

Por ejemplo, si sois 30 en un equipo, pero solo 5 trabajan en Marketing, podréis crear un Grupo donde solo tengan acceso esas personas.

Cuando alguien crea un Grupo podrá invitar a otros miembros del equipo. Además de poder comunicaros de forma privada entre varias personas, también podréis crear carpetas de archivos que solo vosotros podréis ver, compartir y editar. También crear tareas y asignar miembros de vuestro grupo.

Puedes ver un resumen en el siguiente vídeo: Grupos privados.

GRUPOS PRIVADOS


8

Muchas veces creamos una cuenta en cualquier plataforma y nos da pereza completar nuestro perfil. Pero, recuerda, que esto es necesario para que los demás miembros, administradores e invitados de la empresa puedan identificarte.

Además, es muy fácil hacerlo. Sólo has de subir tus datos genéricos, para que puedan saber tu información, junto a tu foto, para que puedan ponerte cara.

Sí eres el administrador, tendrás que subir también la información del equipo y una foto para motivar a éste. ¡Todo sea por nuestro equipo! Además, identificarse es más importante de lo que nos pueda parecer. No querrás enviarle la información a alguien a quien no le interesa, o simplemente, no deba verla.

¿Dónde podrás hacer estos cambios?

Como miembro tendrás que seleccionar el icono que hay junto a tu nombre para abrir el panel General, y seleccionar Preferencias. Una vez hayas seleccionado Preferencias, te saldrá todo lo que puedes completar de tu perfil, tanto información como tu foto.

Como administrador, para rellenar la información tu equipo, tendrás que seleccionar el icono que hay junto a tu nombre para abrir el panel General, en el sidebar de la izquierda y seleccionar Editar Equipo.

Podrás ver un resumen de la información en el siguiente vídeo tutorial: Editar perfil.

CONFIGURACIÓNDEL EQUIPO

Presionar para abrir el menú General y la Configuración


9

En Noysi, puedes tener una única cuenta que te da acceso a varios equipos (multi equipo). Un equipo puede ser una empresa, una comunidad o una organización. Para cambiar de equipo sólo tienes que pinchar en ‘Mis Equipos’ en la barra lateral de la izquierda, abajo del todo.

Cuando presiones el icono, directamente te llevará al panel principal de Noysi en el que verás una lista de los equipos a los que perteneces y podrás cambiar en cualquier momento de equipo con tan solo un click encima del que quieras acceder. Si tienes mensajes sin leer en tus equipos te aparecerá el número de mensajes sin leer debajo del nombre del equipo.

CAMBIAR DE EQUIPO


10

En cualquier momento puedes eliminar una cuenta asociada a un equipo en Noysi. Para hacerlo desde las Preferencias dentro de tu perfil.

DAR DE BAJA UN EQUIPO

IMPORTANTE: En el caso de que seas el administrador del equipo, es recomendable asignar la gestión a otra persona para que el equipo siga operativo cuando te des de baja. Antes de dejar el equipo.


11

Como sabes Noysi es una plataforma donde puedes chatear en canales públicos, privados o a través de mensajes directos. Además, puedes subir archivos, compartirlos con tus compañeros y editarlos entre varios miembros, pero:

¿Por qué decimos que integramos todo en una única plataforma?

Noysi te permite integrar diferentes servicios para centralizar tu actividad en una sola herramienta, con un acceso único y con la posibilidad de automatizar tareas para hacerte la vida más fácil. Pulsando la zona de integraciones, verás que puedes conectar 9 servicios de serie:Google Drive, Github, JIRA, Trello, Hubot, Zendesk y tus propios robots y automatismos a través de nuestra API.

INTEGRACIONES


12

En Noysi, al eliminar a alguien, NINGUNO de sus mensajes ni archivos se borran; incluidos los publicados en los canales privados a los que pertenecía. Con la gran ventaja de que sí dicho usuario vuelve a Noysi, pasado un tiempo, éste mismo podría volver como si nunca se hubiera ido. Volviendo a su equipo, con sus mensajes y archivos.

QUÉ PASA SIELIMINAS A ALGUIEN

El miembro aparece como desactivado


13

Configura los sonidos, newsletter, e-mails y notificaciones móviles cuando estás en modo offline de forma libre.Para editar las notificaciones simplemente pincha en la flecha en la parte superior de la columna izquierda junto a tu nombre, haz click en Preferencias del Canal> Notificaciones, edita tus preferencias y mantén los cambios hechos en ‘Guardar cambios’.

NOTIFICACIONESDE UN GRUPO O CANAL


14

Las notificaciones al móvil llegan cuando te escriben en un 1 a 1 o a través de menciones, y solo en el caso de que no estés utilizando el ordenador. Si estas utilizando Noysi desde el ordenador, no te llegarán las notificaciones al móvil

Hay tres tipos de menciones:

Menciones por individuos, escribiendo @nombredeusuario, les llegará la notificación a esas personas en concreto.

Menciones por grupos, escribiendo @channel les llegará la notificación a todos los miembros de ese grupo.

Menciones por canales, escribiendo@all todo el mundo recibirá el mensaje.

NOTIFICACIONES MÓVILES O AL ORDENADOR En tus preferencias tienes un apartado

de Notificaciones donde puedes configurar qué tipo de notificaciones puedes recibir.


15

Noysi te permite realizar videollamadas, tanto 1 a 1 como grupales de hasta 25 personas con una calidad óptima.Comenzar una videollamada es muy sencillo:

Llamadas en canales abiertos: pulsando el icono de la videocámara situado en la barra superior, a la derecha, podemos unirnos a la videollamada grupal. Todos los miembros del canal podrá unirse.

Llamadas en grupos. Siguen la misma dinámica que las llamadas en canales abiertos, pero sólo las personas invitadas a ese grupo (miembros o invitados) podrán unirse a la misma.

Llamadas 1 a 1. En esta ocasión, la persona a la que estés llamando recibirá una notificación señalando que tiene una llamada entrante que podrá aceptar o rechazar.

VIDEOLLAMADASCompartiendo pantalla.Para Google Chrome es necesario instalar esta extensión.

Broadcast


16

Mediante los Hilos los usuarios de un equipo cuentan con un sistema para organizar las conversaciones de un chat de forma más segmentada, lo que ayudará a ordenar y agrupar en torno a un mensaje inicial concreto.

Un Hilo podría servir para plantear una Pregunta y recoger respuestas, o para abrir un debate sobre un tema concreto dentro de uno de los canales de tu equipo.

Como definición, podemos decir que un hilo es una conversación segmentada que gira en torno a un mensaje de referencia. Puedes hacer un hilo desde el menú que te aparece al pasar tu ratón sobre cualquier mensaje.

HILOSTodos los hilos.Acceso a los hilos en los que participas.


17

Noysi te permite guardar todo tipo de archivos. Además de poder compartirlos con tus compañeros en tiempo real.

En Noysi los archivos se guardan en carpetas y subcarpetas perfectamente segmentadas dentro de los canales abiertos, privados y canales uno a uno donde participas. También puedes consultar todos los archivos que se han compartido pulsando en el icono Archivos del panel de la izquierda.

También, hemos implementado un buscador que funciona a la velocidad de la luz, sí, sí, a la velocidad de la luz. Para poder localizar tus archivos con mayor facilidad.

ARCHIVOS

Subir un archivo o crear una carpeta nueva

Ordena cómo visualizar los archivos, en cuadrícula o en


18

Con el gestor de tareas Noysi, puedes organizar los flujos de trabajo en los diferentes canales abiertos, grupos o canales 1 a 1 por separado.

El gestor de tareas puedes encontrarlo en el icono de arriba a la derecha. Desde el gestor de tareas, puedes consultar las tareas que tienes abiertas así como las cerradas. Además puedes organizar todas las tareas aplicando diferentes filtros u ordenándolas según el autor, fecha de entrega o de creación, personas asignadas etc. Si creas una tarea en el canal general o cualquier otro canal abierto, todos los miembros del equipo podrán ver la tarea.

Si la abres en un grupo privado, solo los miembros de ese grupo podrán ver la tarea.

Si la abres en un canal 1 a 1, solo tú y la otra persona, con la que estás teniendo la conversación privada, podréis ver la tarea.

Además, Noysi te notifica cada vez que alguien de tu equipo crea una tarea, te asigna, la edita o la elimina, de forma que siempre estarás al corriente del desarrollo de las mismas.

Puedes ver un resumen del Gestor de Tareas en este vídeo tutorial:Gestor de Tareas.

Para crear una tarea:

1. Pon un título a la tarea.

2. Describe la tarea en texto. Puedes adjuntar imágenes y archivos a de la tarea. 3. Etiqueta la tarea. Una etiqueta es un distintivo para priorizar y categorizar las tareas. (Opcional)

4. Pon una fecha a la tarea. (Opcional) 5. Asigna una Milestone a la tarea. Una milestone es un conjunto de tareas, un objetivo a cumplir dentro de un proyecto. (Opcional)

6. Asigna la tarea a una o varias personas.

GESTOR DE TAREAS

1

2

3

4

5

6


19

Mis Tareas es una zona donde aparecen todas las tareas que te han asignado, vinculadas a canales abiertos, 1 to 1 o grupos.

Además, podrás crear tareas que solo tu podrás ver, tus tareas personales.

No confundas Mis Tareas, que sirve para ver y crear tus tareas, con el Gestor de Tareas, que sirve para organizar las tareas del equipo y Mis tareas para ver y crear tus tareas.

Puedes ver nuestro vídeo tutorial para ver su usabilidad en un minuto:Mis tareas.

MIS TAREAS


20

ETIQUETAS En Noysi Task Manager puedes crear etiquetas libremente para identificar y clasificar tus tareas.

Ejemplos de etiquetas:Urgente, Listo para probar, Mejora, Error, Idea, Diseño, Marketing, Desarrollo... Solamente tienes que entrar en el apartado de las etiquetas, en el Task Manager, y realizar los siguientes pasos: 1. Escribe el nombre de la etiqueta.2. Selecciona un color a la etiqueta.3. Crea la etiqueta. Puedes crear etiquetas directamente desde el menu para aplicar etiquetas.

MILESTONES Los Milestones son hitos de un proyecto a cumplir en una fecha determinada, o sin ella.

En un proyecto, hay diferentes hitos a cumplir, por ejemplo en algunos proyectos de investigación es muy normal trabajar sin fechas concretas porque es imposible determinar la duración de cada tarea y por tanto del conjunto del hito, por eso se fijan unos objetivos concretos pero sin fecha. Hay otros proyectos donde se fijan unos objetivos concretos que deben de entregarse en una fecha determinada, a estos dos conceptos les llamamos Milla o Milestone.

1. Introduce el nombre de la Milla.2. Introduce una descripción de la Milla.3. Asigna una fecha de forma opcional.4. Crea la Milla.

ETIQUETAS Y MILESTONES

1

2

3

4


21

Noysi dispone de una moderna API REST para leer información de tu Equipo, conectar servicios, crear automatismos y robots.

Acceso a Noysi API

Si no dispones de informáticos para hacerlo o tienen dudas nosotros podemos ayudaros. Escribe a: [email protected] y os daremos acceso al canal de desarrolladores.

NOYSI API

manual de usuario - noysi.com · canales abiertos todos los miembros del equipo tienen acceso a los...

Documents