manual de usuario agregar gastos no

MANUAL DE USUARIO AGREGAR GASTOS NO

DECLARADOS

MÓDULO DE CARGA DE GASTOS

Versión 01

Fecha Emisión 17/01/2019

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MANUAL DE USUARIO RECTIFICACIÓN

AGREGAR GASTOS NO DECLARADOS

Superintendencia de Educación División de Fiscalización

Enero 2019


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ÍNDICE

Contenido 1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3

2 MÓDULO AGREGAR ..................................................................................................................... 4

3 CARGA DE LIBROS ........................................................................................................................ 7

3.1. Descargar la plantilla ................................................................................................................. 8

3.2. Completar Archivo CSV ............................................................................................................. 8

4 LIBRO DE REMUNERACIONES .................................................................................................... 10

4.1. Tipos de Filas ........................................................................................................................... 10

4.2. Tipos de Columnas .................................................................................................................. 11

4.3. Carga de archivo CSV de Remuneraciones ............................................................................. 15

4.4. Validación ............................................................................................................................... 17

4.5 Anexo - Detalle de Datos Generales ....................................................................................... 21

5 LIBRO DE COMPRAS ................................................................................................................... 22

5.1 Estructura de Archivo CSV ...................................................................................................... 22

5.2 Ver Resultados - Etapa 3 ......................................................................................................... 26

5.3 Finaliza Proceso - Etapa 4 ....................................................................................................... 27

6 LIBRO DE HONORARIOS ............................................................................................................. 28

7 VISUALIZADOR ........................................................................................................................... 29

8 MESA DE AYUDA ........................................................................................................................ 31

9 CIERRE ....................................................................................................................................... 32

9.1 Cierre Rendición Libro ............................................................................................................. 32

9.2. Módulo de Cierre .................................................................................................................... 33

9.3 Cierre Rectificación ................................................................................................................. 36


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1 INTRODUCCIÓN

El proceso de Rectificación tiene como propósito la completitud y exactitud de la Rendición de Cuentas a fin de que ésta cumpla fielmente su objetivo, el cual es demostrar que los recursos concedidos han sido destinados a las finalidades previstas en la normativa existente para estos efectos. En este contexto, la Superintendencia de Educación ha iniciado una implementación gradual de las acciones y modalidades de rectificación informadas en el dictamen N° 37 del 10 de noviembre del 2017. El primer proceso de rectificación implementado corresponde a Agregar Gastos No Declarados modalidad Especial, es decir, que contempla las anualidades comprendidas entre el 2008 y 2016. Tal proceso cuenta de dos etapas, en la primera de ellas se recogen las solicitudes de rectificación de los sostenedores a través del Formulario de solicitud, y en la segunda se debe ingresar el detalle de los gastos a rectificar en el Módulo de Carga de Gastos. En razón de lo anterior, el presente manual describe paso a paso el procedimiento que se debe llevar a cabo para realizar el ingreso de gastos a través de la carga de archivos CSV en el Libro de Remuneraciones, de Compras y de Honorarios.


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2 MÓDULO AGREGAR

La plataforma para Carga de Gastos (en adelante Módulo Agregar) ha sido implementada en base a la misma estructura de la plataforma de Rendición de Cuentas, por lo que comparten lógicas y funcionalidades, tales como carga de archivos CSV en libros contables, reglas de ingreso que resguardan la consistencia de la información ingresada, procedimiento de cierre en etapas, entre otros. Al ingresar al Módulo Agregar se solicita la autenticación del sostenedor, la cual se debe realizar ingresando el RUT del sostenedor sin dígito verificador y la clave de Comunidad Escolar.

Ilustración 01


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Luego de haber iniciado sesión, se accede directamente a la pestaña Inicio que muestra un resumen de la solicitud ingresada en el Formulario de Solicitud presentando los montos de gastos totalizados por períodos y clasificados por Tipo de Gasto, es decir, Gastos Remuneracionales y No Remuneracionales. El detalle de los gastos se debe cargar a través de libros los cuales están disponibles de acuerdo al Tipo de Gasto solicitado. En caso de haber solicitado solo gastos del tipo Remuneracional, se encontrarán habilitados los libros de Remuneraciones y de Compras. En caso de haber solicitado solo gastos del tipo No Remuneracional, los libros habilitados serán Compras y Honorarios.

Ilustración 02


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Al seleccionar el botón de cada período totalizado, se despliega el detalle con el monto del gasto solicitado por cada RBD y subvención del período, indicando Nombre del Establecimiento, Subvención, Gasto Remuneracional y Gasto No Remuneracional. Para las solicitudes de períodos comprendidos entre 2008 y 2011, solo se visualizarán aquellas en las que esta Superintendencia haya aprobado la acreditación de fuerza mayor. Por lo tanto, en caso de no haber sido acogida la solicitud, estas anualidades aparecen sin el monto solicitado. En caso en que la acreditación de fuerza mayor fuese rechazada, en lugar del monto se visualizará el texto “RECHAZADO POR FISCALÍA”, mientras que, si es acogida, aparecerá el monto tal como fue solicitado.

Ilustración 03


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3 CARGA DE LIBROS

El Módulo Agregar dispone de tres libros contables para el ingreso de gastos. En el libro de Remuneraciones se ingresan las liquidaciones de los funcionarios, en el libro de Compras se ingresan los gastos correspondientes compra de productos y en el libro de Honorarios se ingresan los gastos correspondientes a la compra de servicios. El Tipo de Gasto, Remuneracional o No Remuneracional, determina en qué libro se deben cargar los gastos. Como regla general, los gastos remuneracionales deben ser ingresados en el libro de Remuneraciones, mientras que los gastos no remuneracionales deben ser ingresados en los libros de Compras o de Honorarios. Las únicas excepciones son las cuentas 410120 DEVOLUCIÓN DE BONOS REMUNERACIONALES FISCALES y la cuenta 410208 DEVOLUCIÓN BONOS LEY DE REAJUSTE las cuales corresponden a gastos remuneracionales pero que se ingresan a través del libro de Compras.

Ilustración 04


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3.1. Descargar la plantilla

Al seleccionar un libro contable, se iniciará un proceso de cuatro etapas para agregar los gastos que se deseen declarar. La primera etapa corresponde a Descargar la Plantilla. Presionando el botón Descargar, se obtendrá una plantilla que debe ser rellenada con el detalle de los gastos. La plantilla disponible a descargar se encuentra predeterminada en función de la dependencia del sostenedor, esto es debido a que existen diferencias entre los planes de cuentas y subvenciones disponibles.

Ilustración 05

3.2. Completar Archivo CSV

Para ingresar los gastos, el usuario deberá rellenar archivos CSV con el detalle de los gastos solicitados lo que puede realizarse en Microsoft Excel u otro programa de Hoja de Cálculo. El monto total rectificado se obtiene de los gastos que hayan sido ingresado en esta plataforma, no del monto solicitado en el Formulario de Solicitud. A tener en consideración:

• El archivo debe contener solo una hoja de trabajo (el formato CSV no permite más). • Se pueden subir tantos archivos como se desee. • Los espacios vacíos son reconocidos como datos. En caso de no utilizar un campo numérico,

éste debe ser rellenado con “0” a menos que se indique lo contrario. • No se debe modificar ni eliminar ninguna cabecera de las plantillas CSV, el Módulo Agregar

las utiliza para reconocer los campos. • Cada archivo CSV puede estar referido a solo un RBD, es decir, para ingresar gastos a más

de un RBD se requiere utilizar distintos archivos.


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El archivo CSV, al tener una estructura de hoja de cálculo, ordena los datos cargados en una matriz de filas y columnas como se muestra en la ilustración 06.

Ilustración 06

En las secciones siguientes, se describirá el proceso de carga para cada uno de los libros.


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4 LIBRO DE REMUNERACIONES

En el libro de Remuneraciones se cargan todos los Gastos Remuneracionales. La estructura y lógica de este libro es la misma del libro utilizado en Rendición de Cuentas, solo tiene algunas variaciones con respecto al plan de cuentas disponible. Las primeras tres filas se utilizan para identificar el tipo de dato que ingresará el usuario. Estas filas no deben modificarse ya que el sistema las utiliza para reconocer el gasto. Desde la cuarta fila se debe rellenar con los datos correspondientes a la liquidación de cada funcionario. Los archivos que se carguen en el sistema deben contener al menos 4 filas: las tres primeras con los datos de cabecera y la cuarta con el primer registro de datos, tal como se presenta en el siguiente ejemplo:

Ilustración 07

4.1. Tipos de Filas

4.1.1. Primera fila Registra la palabra clave que le permitirá al Módulo identificar el contenido de la columna.

• Datos generales (DATGEN): corresponde a los datos que permitirán caracterizar al funcionario y a su liquidación.

• Clasificador de subvención: corresponde a la fuente de financiamiento y tiene los valores GENERAL, SEP, PIE, PRORETENCION, INTERNADO y REFUERZO. Para la plantilla municipal se incluyen los convenios FAEPC2014, FAEPC2015 y FAEPC2016.

• Totalizador (TOTALHABER, TOTALDESCUENTO y LÍQUIDO): corresponde a campos que verifican la consistencia de los datos ingresados para el funcionario.


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4.1.2. Segunda fila Registra palabra clave que permitirá al sistema identificar específicamente el contenido de la columna, dependiendo si es un dato general, una cuenta de gasto, descuento o total.

4.1.3. Tercera fila Contiene una breve reseña del contenido a registrarse en cada columna. Cabe hacer presente que no se permite la modificación de las primeras tres filas del archivo CSV, donde el usuario realizará su rendición.

4.2. Tipos de Columnas Existen ocho secciones que definen las columnas, algunas de ellas solo se componen por una sola columna. A continuación, se describen las ocho secciones y los valores que pueden tomar sus celdas en función de la fila que se esté ingresando.

4.2.1. Datos Generales Los datos generales permiten identificar al trabajador, las características del contrato y las horas pactadas y trabajadas durante el mes. Se identifica con “DATGEN” en la primera fila. La sección “Datos Generales” cuenta con los siguientes campos:

• Rut (RUT) • Dígito verificador (DGV) • Apellido paterno (APP) • Apellido materno (APM) • Nombre (NOM) • Identificador del establecimiento (RBD) • Tipo de contrato (TIP) • Horas totales de contrato semanal (HC) • Fecha de inicio del contrato (FEI) • Función (FUN) • Mes (MES) • Año (ANIO) • Días trabajados (DIASTR) • Horas de contrato SEP (HCSEP) • Fecha de inicio contrato SEP (FEISEP)


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En la Ilustración 08 se muestra un ejemplo de los datos generales de la plantilla que se utiliza para rendir remuneraciones:

Ilustración 08

4.2.2. Haberes

Los haberes se definen como los ingresos brutos recibidos por el trabajador que sean asociados a una subvención. Existen siete subvenciones a las que se pueden cargar los gastos por remuneraciones de los trabajadores, ellas son: Subvención General (GENERAL), Subvención Escolar Preferencial (SEP), Programa de Integración Escolar (PIE), Subvención Pro Retención (PRORETENCION), Subvención Internado (INTERNADO) y Subvención Refuerzo Educativo(REFUERZO). En la plantilla municipal también se incluyen los convenios FAEPC2014, FAEPC2015 y FAEPC2016. Para identificar los haberes, el usuario debe procurar leer en la primera fila del archivo CSV el nombre de la subvención donde imputará el gasto. Luego, la segunda fila le indicará cuál es el código de la cuenta correspondiente a cada materia. Por último, la tercera fila indica el nombre de la cuenta.

Ilustración 09

4.2.3. Haberes no Rendibles Son haberes incluidos en la liquidación de sueldo del trabajador, pero que no corresponde clasificarlos como un gasto del sostenedor, según lo definido en el Manual de Cuentas. Todos los haberes no rendibles se informan consolidados en una sola celda. En la plantilla de remuneraciones se identifican estos gastos en la columna denominada HABERNOREND.


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4.2.4. Total Haberes Es la suma de todos los haberes rendidos más la columna haberes no rendibles (HABERNOREND). Esta suma se puede hacer utilizando las herramientas de planilla de cálculo. Una vez que se guarde el documento como archivo CSV, el valor guardado será el resultado de la fórmula. En la plantilla de remuneraciones este campo se identifica como TOTALHABER.

4.2.5. Descuentos Se identifica una sección del archivo denominada DESCUENTO, en cuya primera fila se encuentra el nombre de la sección, y en la segunda, se observan los códigos que resumen los tipos de descuentos que se registran en las liquidaciones de sueldo de los funcionarios. La sección DESCUENTO cuenta con los siguientes campos:

• PRE: Previsión A.F.P. • AAF: Ahorro A.F.P. • SAL: Previsión ISAPRE y/o FONASA • ASA: Adicional Salud • IMP: Impuesto • CCA: Descuento CCAF • DIF: Descuentos instituciones financieras • DIS: Descuentos instituciones sociales • REJ: Retención Judicial • SCE: Seguro de Cesantía Trabajador • ANT: Anticipo Sueldo • ODV: Otros descuentos variables

4.2.6. Total Descuentos Corresponde a la suma de todos los descuentos informado. Esta suma se puede realizar utilizando las herramientas previstas por el programa de planilla de cálculos utilizado. Una vez que se guarde el documento, como archivo CSV, el valor guardado será el resultado de la fórmula. En la plantilla de remuneraciones este campo se identifica como TOTALDESCUENTO.

4.2.7. Líquido Es la diferencia que se obtiene entre el Total Haberes y el Total Descuentos. Esta diferencia se puede calcular con las herramientas provistas por la planilla de cálculo. En la plantilla de remuneraciones este campo se identifica como LIQUIDO.


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4.2.8. Aportes Previsionales Los aportes previsionales son pagos obligatorios o voluntarios que realiza el sostenedor a la entidad previsionales escogida por cada funcionario. Al igual que los haberes, los aportes previsionales deben contar con una fuente de financiamiento, es decir, una subvención y número de cuenta acorde al plan de cuentas. Para identificar esta sección, en la primera fila se debe ingresar la fuente de financiamiento del gasto y en la segunda, la cuenta a la cual se está asignando el gasto.

Ilustración 10


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4.3. Carga de archivo CSV de Remuneraciones Luego de haber completado el archivo CSV con los datos de las liquidaciones, debe cargarse en el Módulo por cada RBD que haya solicitado para el período seleccionado. Para esto, se debe ingresar en la “Etapa II – Cargar Libro”, hacer clic en la lista desplegable “Seleccione Establecimiento”, y aparecerá una lista desplegable con todos los RDB asociados al RUT del sostenedor donde se debe seleccionar uno.

Ilustración 11

Luego, hacer clic en el botón “Seleccione un CSV”, y en la ventana emergente, se tendrá que seleccionar el archivo correspondiente al establecimiento elegido. Se debe procurar que el archivo tenga terminación “.csv” y no tenga ningún punto (“.”) en su nombre, para que el Módulo puede reconocer correctamente la extensión del archivo.

Ilustración 12


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Por último, se debe presionar el botón Subir Libro lo que iniciará las validaciones On-line y Off-line en el archivo. En caso de que pase todas las reglas de ingreso, el archivo quedará cargado exitosamente.

Ilustración 13


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4.4. Validación

Al cargar el archivo CSV se realizarán dos tipos de validaciones, las que se especifican a continuación: Validación ONLINE: tiene por finalidad validar la estructura del archivo y tipos de datos del archivo.

Concretamente, revisa que la cantidad de columnas sea la correcta, que los datos sean numéricos donde corresponde y detecta celdas vacías. El resultado de esta validación se entrega a través de un reporte de errores.

Validación OFFLINE: tiene por finalidad validar la integridad y consistencia de los datos ingresados. Se ejecutan un conjunto de reglas de negocio y luego se entregan los resultados a través de un reporte de errores.

Un archivo no podrá ser cargado exitosamente mientras no apruebe ambas validaciones. Cabe destacar que las reglas de validación son las mismas que aplican para Rendición de Cuentas adaptadas a las anualidades que se esté rectificando. Además, se incluyen reglas que validan que el monto total agregado no supere lo que se solicitó en el Formulario. Según el resultado de las validaciones, los estados que pueden tener los archivos son: Error(es) en validación Online: el archivo presenta problemas de estructura, los errores son

identificados e informados al usuario a través del reporte de errores del Módulo. Mientras no se apruebe esta validación no se iniciarán las validaciones Offline.

En espera de validación Offline: el archivo pasó las primeras validaciones y se encuentra ejecutando las reglas de negocio.

Error(es) de validación Offline: el archivo presenta inconsistencias en su contenido, los errores son identificados e informados al usuario a través del reporte de errores del Módulo.

Guardando datos del archivo exitoso: el archivo aprobó las validaciones Offline, y el sistema se encuentra registrando la información declarada en la base de datos.

Cargado exitosamente: la información declarada ha sido registrada exitosamente en la base de datos. Es posible revisarla en el Visualizador del sistema.

Archivo eliminado: el archivo fue eliminado por el usuario y no será considerado por el sistema en la rendición de remuneraciones.


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En la Ilustración 14 se muestran archivos cargados que no han aprobado la validación Offline.

Ilustración 14

4.4.1 Validación exitosa Una vez cargado el archivo exitosamente, el usuario puede hacer clic en el botón Reporte, donde aparecerá un resumen con la información relacionada con las validaciones que realiza el sistema sobre los archivos cargados por el usuario, tal como se presenta en la Ilustración 15.

Ilustración 15

En caso que el usuario haya solicitado agregar gastos en más de un RBD para el mismo período, debe regresar al Paso II y cargar un nuevo archivo CSV para el segundo RBD. Se puede cargar tantos archivos como se quiera para cada RBD y subvenciones del período, solo se debe poner atención en que cada archivo referencie a solo un RBD.


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4.4.2 Validación no exitosa En caso de que al cargar un archivo CSV, éste presente errores en alguna de las pruebas de validación, el Módulo entregará al usuario un reporte en el que se presenta cada error que se detectó en el archivo. En dicho reporte, se muestran los siguientes campos: Tipo: es la etapa de las validaciones donde se encontró el error. Regla: Identificador de la regla. Muy importante para realizar consultas a la Mesa de Ayuda. Ubicación: es la fila y la columna donde se detectó el error. Ayuda: corresponde al motivo por el cual el valor no aprobó la validación.

Ilustración 16

En estos casos, el archivo puede quedar con el estado “Error(es) en Validación Online” o “Error(es) en Validación Offline”, dependiendo en qué etapa de las validaciones se encontró la falta.

4.4.3 Ver Resultados - Etapa 3 En esta etapa el usuario puede observar un resumen de los datos cargados exitosamente ordenados por archivo. Mediante el botón Descargar, es posible recuperar todos aquellos archivos que hayan sido cargados exitosamente.

Ilustración 17


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4.4.4 Finaliza Proceso - Etapa 4 En este apartado, el usuario encontrará el resumen de todos los gastos remuneracionales exitosamente cargados. Es responsabilidad del usuario que en esta etapa se corrobore que han sido ingresados todos los gastos correspondientes a la materia. Cabe señalar que esta etapa no genera ningún certificado de cierre. La finalización de esta etapa dará cierre al libro, acción que es requisito para poder dar cierre a la rectificación. Cabe señalar que el Módulo permite la reapertura de libros cerrados.

Ilustración 18


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4.5 Anexo - Detalle de Datos Generales

CLASIFICADOR FILA 1

ITEM FILA 2

DESCRIPCIÓN FILA 3

VALORES POSIBLES FILA 4 EN ADELANTE

DATGEN

RUT Rut Trabajador Número sin puntos, guion ni dígito verificador [Ej.: 12345678]

DGV Digito verificador del Rut Trabajador 1,2,3,4,5,6,7,8,9,0,K

APP Apellido Paterno Texto con un máximo de 50 caracteres

APM Apellido Materno Texto con un máximo de 50 caracteres

NOM Nombres Texto con un máximo de 100 caracteres

RBD Rol Base Datos Establecimiento Número (RBD del Establecimiento Educacional) o AC en caso de Administración Central

TIP Tipo Contrato "CPF" (Contrato Plazo Fijo) o "CI" (Contrato Indefinido)

HC Horas totales de contrato semanal Número entre 1 y 45

FEI Fecha Inicio Contrato Fecha en formato: dd-mm-aaaa o dd/mm/aaaa

FUN

Función que desempeña el trabajador dentro del establecimiento educacional o AC para la fila de remuneraciones que se está declarando

Para RBD = RBD Docente Directivo: DOCDIR Docente Aula: DOCAUL Docente Técnico Pedagógico: DOCTEP Asistente Profesional: ASIPRO Asistente Paradocente: ASIPAR Asistente Servicio Auxiliar: ASIAUX Para RBD = AC Directivo: DIR Profesional: PRO Técnico-Administrativo: TEC

MES Mes de la Liquidación Número entre 1 y 12. Ej.: 6

ANIO Año de la liquidación a declarar Número de cuatro dígitos. Ej.: 2017

DIASTR Días trabajados del mes a declarar Número entre 1 y 31

HCSEP Horas de contrato SEP Número entre 0 y 45

FEISEP Fecha Inicio Contrato SEP Formato: dd-mm-aaaa o dd/mm/aaaa. Desde 01/01/2008. Si no aplica se debe dejar vacío.


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5 LIBRO DE COMPRAS

En el libro de Compras, al igual que en el libro de Honorarios, es donde se deben registrar los Gastos no Remuneracionales. El libro de Compras también tiene la particularidad de que permite cargar Gastos Remuneracionales siempre y cuando sean imputados a la cuenta 410120 DEVOLUCIÓN BONOS REMUNERACIONALES FISCALES o a la cuenta 410208 DEVOLUCION BONOS LEY DE REAJUSTE.

Ilustración 19

Las etapas de descarga de plantilla y rellenado del archivo CSV siguen las mismas lógicas del libro de Remuneraciones.

5.1 Estructura de Archivo CSV

El archivo está estructurado para que en cada fila se ingrese un gasto, el que debe contener los datos requeridos en cada columna, las que se explican a continuación:

Ilustración 20


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5.1.1 Columna A: RBD Se debe ingresar el número de RBD (sin dígito verificador) o la sigla AC (Administración Central). Un mismo archivo CSV solo puede referenciar a un RBD, por tanto, se deben cargar al menos tantos archivos CSV como RBD haya solicitado rectificar el usuario en cada período. Es posible cargar más de un archivo CSV por cada RBD.

• Para registrar gastos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD al que desea imputar el gasto descrito en la fila, y que corresponda a los RBD asociados al RUT del sostenedor que declara. El RBD del archivo debe corresponder al RBD seleccionado en la Etapa II, por lo tanto, cada archivo CSV debe referenciar a solo un RBD.

• Para registrar gastos asociados a la Administración Central ingrese la sigla AC. Al igual que para cada RBD, la Administración Central debe ser cargada en un archivo CSV propio.

5.1.2 Columna B: SUBVENCIÓN En esta columna se deben registrar los códigos de las diferentes subvenciones, que recibirán el gasto descrito en esa misma fila. Estos códigos se indican en la Ilustración 22. Un mismo archivo CSV puede contener tantas subvenciones como el sostenedor haya recibido.

SUBVENCIÓN CÓDIGO Subvención General GENERAL Subvención Especial Preferencial SEP Programa de Integración Escolar PIE Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento MANTENIMIENTO Subvención Pro-Retención PRORETENCION Subvención por Servicio de Internado INTERNADO Subvención de Refuerzo Educativo REFUERZO Fondo de Apoyo a la Educación Pública. Convenios 2014, 2015 y 2016 FAEPC2014 - FAEPC2015 - FAEPC2016

Ilustración 21

En el libro de Compras, los convenios FAEP solo pueden ser cargados en la Administración Central (AC).

5.1.3 Columna C: CÓDIGO CUENTA En esta columna, se debe registrar el código de la cuenta de gastos definida en el Plan de Cuentas recursos 2017 disponible en el documento “Manual de Cuentas para Rendición 2017 – 2018 versión


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2”1. Al igual que el Sistema de Rendición de Cuentas, el Módulo Agregar solo aceptará códigos de cuenta asociados a la Subvención según el plan de cuentas.

5.1.4 Columna D: TIPO DE DOCUMENTO En esta columna, para cada cuenta de gasto se debe registrar el tipo de documento permitido según lo indicado en la Ilustración 23.

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO Boleta BOL Boleta exenta BOLE Factura FAC Factura exenta FACE Otro documento exento ODE Boleta electrónica BOLEC Boleta electrónica exenta BOLEX Factura electrónica FACEL Factura exenta electrónica FACEX Finiquito FIN Documento extranjero DOCEX Nota de débito NOTADEB Planilla de saneamiento previsional PLANILLA

Ilustración 22

Los Tipos de Documento se deben corresponder a la Cuenta de acuerdo al Plan de Cuentas vigente, según lo indicado en el punto 5.1.3.

5.1.5 Columna E: NÚMERO DE DOCUMENTO En esta columna, se debe registrar el número del documento que respalda el gasto. Corresponde a un dato numérico por lo que no se pueden ingresar caracteres de texto ni puntuación.

5.1.6 Columna F: FECHA DE DOCUMENTO En esta columna, se debe registrar la fecha de emisión del documento con formato [dd-mm-aaaa]. De acuerdo al período a rectificar, la Fecha de Documento a ingresar debe estar comprendida entre el 01 de noviembre del periodo inmediatamente anterior al que se rectifica y el 31 de diciembre del período a rectificar.

1 En el caso de rectificar FAEP 2014, refiérase al Manual de Cuentas 2016, disponible en el Portal de Transparencia Financiera


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En el caso de los convenios FAEP, la Fecha de Documento sólo deben ser anteriores a la fecha de término del convenio y el 31 de diciembre del período a rectificar, con excepción del convenio FAEPC2016 el cual no acepta Fechas de Documento entre el primero de enero del 2015 y el 31 de diciembre del 2015. Para documentos prorrateados, todos los registros que refieran al mismo documento deben tener la misma Fecha y Monto Documento.

5.1.7 Columna G: FECHA DE PAGO En esta columna se debe registrar la fecha efectiva del pago con formato “dd-mm-aaaa”. La Fecha de pago debe estar comprendida entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del período a rectificar. En el caso de los convenios FAEP, la Fecha de Pago debe estar comprendida en el período a rectificar y adicionalmente también debe estarlo en el período de vigencia del convenio.

5.1.8 Columna H: DESCRIPCIÓN DEL GASTO En esta columna, se debe registrar una breve descripción del gasto, según lo señalado en el comprobante respectivo.

5.1.9 Columna I: RUT PROVEEDOR En esta columna, se debe ingresar el RUT del proveedor que emitió el documento. Ingrese el RUT del proveedor sin puntos y con dígito verificador (ejemplo: 11111111-1). Para Documentos Extranjeros (Tipo de Documento DOCEX) el sistema no validará la estructura del RUT, sin embargo, es obligatorio que ingrese el identificador correspondiente (DNI).

5.1.10 Columna J: NOMBRE PROVEEDOR En esta columna, se debe registrar la razón social o nombre del proveedor que emitió el documento.

5.1.11 Columna K: MONTO GASTO En esta columna, se debe registrar el monto total o parcial del documento que requiere declarar. Cuando un documento se prorratee, es decir, el valor del gasto se distribuya entre varios registros, la suma de los valores declarados no puede superar el valor total del documento.


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5.1.12 Columna L: MONTO DOCUMENTO En esta columna se debe registrar el valor total del documento que respalda el gasto declarado.

5.1.13 Columna M: DOCUMENTO ORIGINAL Esta columna se utiliza solo cuando el Tipo de Documento es NOTADEB. Al ingresar un gasto asociado a este tipo de documentos, en la columna documento original se debe ingresar el número de documento que origina la nota de débito. El proceso de carga de archivo y validación es idéntico al de los demás libros y al que se realiza en la plataforma de Rendición de Cuentas.

5.2 Ver Resultados - Etapa 3 En esta etapa se puede visualizar el número de registros ingresados ordenados por archivo cargado. Mediante el botón Descargar, es posible recuperar todos aquellos archivos que hayan sido cargados exitosamente.

Ilustración 23

También se puede visualizar un detalle por archivo cargado, haciendo clic en el nombre del archivo.


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Ilustración 24

5.3 Finaliza Proceso - Etapa 4 En esta etapa, el usuario podrá dar cierre al libro de Compras correspondiente a la anualidad a la que ingresó. Al igual que en el libro de Remuneraciones, es responsabilidad del usuario corroborar que todos los gastos correspondientes al libro hayan sido correctamente ingresados. Sin perjuicio de lo anterior, luego de finalizar esta etapa, el usuario podrá reaperturar el libro en caso que lo necesite.

Ilustración 25


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6 LIBRO DE HONORARIOS

En el libro de Honorarios es donde se deben registrar todos aquellos Gastos no Remuneracionales que no hayan sido ingresado al libro de Compras. Este libro se utilizará particularmente para todos los documentos que se indican en la Ilustración 26.

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO Boleta de Honorario Manual BOLH Boleta de Honorario Exenta BHE Boleta de Honorario Electrónica BOLHE Boleta de Honorario por Prestación de Servicios a Terceros BPST Boleta de Honorarios por Prestación de Servicios a Terceros Electrónica BPSTE

Ilustración 26

Al igual que para el libro de Compras, a este libro se podrá ingresar siempre que se hayan solicitado agregar gastos no Remuneracionales.

Ilustración 27

La estructura del archivo CSV es la misma del archivo de Compras con excepción de la columna Documento Original, ya que esta columna aplica particularmente para los Tipo de Documento Nota de Crédito y Nota de Débito, los cuales no se utilizan en el libro de Honorarios. Los procesos de carga y validación del archivo, los procesos de visualización de resultados y cierre son idénticos a los del libro de Compras.


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7 VISUALIZADOR

El visualizador consta del Módulo consta de tres vistas.

La primera de ellas es la vista por Cuentas. En ella, se muestran los gastos que han sido cargados distribuidos en las distintas cuentas. Es posible filtrarlos por período, establecimiento y subvención.

La segunda de vista es llamada Avance de gastos y muestra los montos cargados por año. Permite expandir cada año para obtener el detalle de cargas por RBD u subvención.


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La última vista, llamada Resumen de Gastos, muestra una tabla con los montos cargados para cada subvención.


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8 MESA DE AYUDA

Al igual que el sistema de Rendición de Cuentas, el Módulo Agregar cuenta con un formulario en el cual se pueden enviar consultas directamente a esta Superintendencia. De acuerdo a la naturaleza de la consulta será redirigida a los equipos especialistas.

Ilustración 28


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9 CIERRE En esta sección se describirán los pasos necesarios para finalizar su proceso de Rectificación de Agregar Gastos no Declarados. Existen tres instancias de cierre las cuales deben realizarse en orden para finalizar el proceso de Rectificación.

• Cierre Rendición Libro • Cierre Anualidad • Cierre Rectificación

9.1 Cierre Rendición Libro

Esta instancia corresponde a la Etapa IV de la carga de libro, Cierre Rendición. Cada libro de cada período que se cargue tiene su propia etapa IV donde debe quedar cerrado. En esta etapa se podrá validar que los gastos correspondientes al período se encuentren correctamente cargados. Cabe mencionar que, en cada libro del período se deberá cargar todos los RBD y subvenciones que correspondan a dicho período, teniendo la precaución que cada archivo CSV referencie a solo un RBD. Este cierre no es definitivo, se puede reabrir el libro haciendo click en el botón que se indica en la Ilustración 29, lo que permitirá cargar más archivos CSV o eliminar los ya cargados.

Ilustración 29


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En caso que haya un libro disponible al que no se le requiera cargar ningún gasto. Puede avanzar por las 4 etapas de carga de libro sin subir archivos y cerrar el libro sin haber cargado ningún gasto, como se indica en la misma Ilustración 29. En tal caso los montos cargados quedarán registrados como cero. Al haber completado la etapa IV, Cierre Rendición, para cada uno de los libros donde se hayan cargado gastos podrá realizar la siguiente instancia de cierre.

9.2. Módulo de Cierre Esta instancia de Cierre se realiza en la sección de cierre propiamente tal. Para acceder a él, se debe seleccionar la pestaña Cierre que se indica en la ilustración 30. Este módulo de cierre cuenta con un proceso de 4 etapas en concordancia con la lógica de la Plataforma de Rendición de Cuentas y la carga de libros.

Ilustración 30

8.2.1 Etapa I: Cierre Libros

En la etapa I del Cierre se muestran listados todos los libros a los que el usuario ha ingresado de cada período, por tanto, si hay un libro al que el usuario no ha ingresado no aparecerá en este listado. Los estados que pueden tener los libros se detallan a continuación: ABIERTO: es el estado que queda por defecto luego de que el usuario ingresó al libro. RENDIDO: corresponde al estado en que queda un libro luego de completar todas las etapas de carga de archivos.


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REABIERTO: este estado quedará luego de que el usuario reaperture un libro que ya había sido cerrado en su etapa de carga de archivos. En esta etapa se valida que todos los libros se encuentren en estado RENDIDO. Mientras esto no ocurra, no se podrá continuar con la etapa II. Si un libro se encuentra en estado ABIERTO o REABIERTO, para cerrarlo hay que regresar a la pestaña “Inicio” y completar el proceso de carga de archivos. Una vez que todos los libros se encuentren en estado RENDIDO, se podrá continuar con la etapa II.

9.2.2 Etapa II: Cierre Anualidad En esta etapa el usuario tendrá la oportunidad de validar los montos que ha declarado para cada combinación de RBD-Subvención de la anualidad.

Por cada período se listarán, para cada RBD, las subvenciones en las que se hayan agregado gastos indicando cuánto fue el monto solicitado y cuánto es lo que ha declarado con la carga de archivos, para que el usuario pueda validar si le quedan gastos por declarar. Para cada uno de los períodos se presentará un listado distinto. Para cambiar de un período a otro se debe seleccionar el año correspondiente en las pestañas indicadas en la Ilustración 31.

Ilustración 31

En caso de estar de acuerdo con los montos declarados, se debe dar click en Continuar lo que hará que los estados de los registros listados pasen a RENDIDO.


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Si el monto declarado sea inferior al que originalmente fue solicitado en el Formulario, el sistema indicará en qué combinación RBD-Subvención no se ha cargado la totalidad del monto solicitado, como se muestra en la Ilustración 32. Cabe mencionar que este mensaje corresponde solo a una alerta, es posible cerrar un RBD-Subvención en que no se hayan cargado la totalidad de gastos solicitados dando click al botón “Cerrar RBD Subvención”. El Cierre de Anualidad es DEFINITIVO. Una vez haya cerrado una anualidad, NO será posible realizar ningún cambio en los gastos que haya ingresado referidos a dicha anualidad.

Ilustración 32


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9.3 Cierre Rectificación Esta etapa es la última confirmación que se solicitará acerca de los montos declarados, una vez finalizada no será posible modificar la declaración y el proceso de Rectificación de Gastos no Declarados habrá finalizado.

9.3.1 Etapa III: Resumen En esta etapa se muestran los gastos declarados en cada período. Los períodos podrán abrirse mostrando el detalle de cada RBD seleccionando el ícono que se indica en la Ilustración 33.

Ilustración 33

En la ilustración 34 se muestra el detalle al abrir por periodo.

Ilustración 34


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Para continuar con la última etapa es necesario seleccionar la cláusula de aceptación y luego dar click en “Aceptar y Cerrar”. Como se mencionó anteriormente, al finalizar esta etapa se dará cierre definitivo a su Rectificación. 9.3.2 Etapa IV: Certificado Al pasar a esta etapa se enviará un correo automáticamente a la dirección que haya registrado en el Formulario de Solicitud. El correo contendrá un certificado Preliminar con un resumen de los montos solicitados en el formulario y el detalle de gastos cargados en la etapa de Módulo. También se puede obtener el certificado danto click en Generar Pre-Certificado.

Ilustración 35

Finalmente, se recuerda que una vez llegado a esta etapa del cierre no será posible volver a las anteriores, como tampoco reaperturar los procesos de carga de archivos en los libros.

manual de usuario agregar gastos no

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