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Índice
Índice 1
Introducción 2
Primeros Pasos 3
Interfaz de FullPyme 4
Configuración 5
Alimentar la base de datos 8
Comprar 15
Vender 17
Informes 22
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Introducción
Estimado Cliente, bienvenido al mundo de la productividad donde el control de su
negocio será más fácil, eficiente y rentable.
Estamos seguros que nuestro sistema le ayudará en gran medida a hacer de su
negocio una empresa más sólida y en constante crecimiento.
Es por ello que el usuario cumple un papel protagónico en el proceso de enseñanza
- aprendizaje, permitiendo combinar en forma armónica la teoría y la práctica en el uso de
este manual, el que se convertirá en la solución justa para sus necesidades.
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Primero pasos para comenzar a utilizar FullPyme
Muchas veces el éxito de la implementación de un sistema en una empresa se ve
afectado debido a su mala puesta en marcha, el no saber por dónde comenzar y el
desconocimiento del uso correcto del sistema son a menudo causas del fracaso de este
proceso.
La idea de este manual es poder guiarlo y explicarle en forma clara el correcto orden
y el buen uso del sistema. Recomendamos seguir paso a paso las indicaciones y en el
caso que algún módulo no sea de utilidad en el rubro de su empresa omitirlo.
Comenzaremos de la base que el sistema se encuentra recién instalado y listo para
ser usado.
Al abrir el sistema nos pide ingresar un usuario y contraseña, el cual por defecto es
“ADMIN” en ambos campos.
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Interfaz de FullPyme
En la interfaz de inicio usted podrá acceder a todos los módulos maestros y módulos
de aplicación.
En el esquema podrá visualizar los nombres de las partes fundamentales de nuestro
software.
Menú Principal: En este menú contamos con 5 opciones (menú Ventas, Compras,
Inventario, Opciones y Salir). A través de los menús usted podrá acceder a
prácticamente todas las opciones del sistema, informes y módulos.
Botones Principales: Estos botones son la forma más rápida para acceder a los
aplicativos que se usan con mayor frecuencia. Son sólo 4 botones (Botón Ventas,
Comprar, Inventario y Opciones). A medida que usted presione uno de los Botones
Principales, la Interfaz de Inicio cambiará. Por ejemplo, si presiona el Botón Ventas,
Botones
Principales
Menú
Principal
Interfaz de
Inicio
Botones del
Sistema
Windows
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en la Interfaz de Inicio sólo aparecerán las opciones pertinentes (Ticket, Boleta,
Factura, etc.).
Interfaz de Inicio: La Interfaz de Inicio, es una interfaz dinámica la cual cambiará a
medida que usted presione uno de los Botones Principales. Cuando usted presione
el Botón Ventas aparecerán las opciones relacionadas a las ventas, por ejemplo,
Ticket, Cotización, Factura, Boleta, Guía de Despacho, etc.
Botones del Sistema Windows: Estos son 3 botones (Cerrar, Minimizar y Restaurar-
Maximizar), los cuales son los botones de cualquier aplicativo de Windows.
Configuración de FullPyme
Para poder utilizar de manera óptima nuestro sistema, debe modificar todos los
parámetros de configuración.
Opciones Generales: Aquí podrá modificar el valor del I.V.A. o si sus ventas deben
incluir I.V.A. o no, cambiar el crédito y las alertas de stock. Debe dirigirse al Botón
Principal “Opciones” y luego presionar el Botón “Opciones”. Se abrirá “Opciones
Generales”.
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Impresoras: Esta opción le permitirá modificar las impresoras con las que quiere
imprimir cada tipo de documento, por ejemplo, si desea imprimir sus facturas con
una impresora matriz de punto y las boletas con una impresora de ticket, debe
dirigirse al Botón Principal “Opciones” y luego presionar sobre el botón “Impresoras”.
Se abrirá “Impresoras”. Conozca nuestras impresoras aquí.
Tipos de Usuario: Desde este módulo usted podrá modificar los permisos que le
dará a cada tipo de usuario. Por ejemplo, a los vendedores les puede dar sólo
acceso a las opciones de ingresar boletas, facturas y cotizaciones, pero no para
anular o eliminar uno de esos documentos. En cambio un administrador si tendrá
acceso a todos los módulos y podrá modificar, eliminar o ingresar informes y
documentos. Debe dirigirse al Botón Principal “Opciones” y luego presionar sobre el
botón “Tipos de Usuario”. Se abrirá “Tipos de Usuarios”. Si tiene más dudas puede
ver nuestro video tutorial haciendo clic aquí.
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Módulo de Usuario: Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar los
nombres, tipos y contraseñas de cada uno los usuarios que utilizan el sistema. Debe
dirigirse al Botón Principal “Opciones” y luego presionar sobre el botón “Usuarios”.
Se abrirá el “Módulo de Usuario”.
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Alimentar la Base de Datos
Después de haber configurado correctamente los parámetros de FullPyme, es la
hora de alimentar la base de datos de vendedores, productos, categorías y medios de
pagos, entre otros.
Impuestos Especiales: Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar
los impuestos especiales a los combustibles, a la harina, a las bebidas, a los licores,
a las carnes, sólo en el caso que su negocio utilice estos impuestos. Debe dirigirse
al Menú Principal “Opciones” y luego presionar sobre el botón “Impuestos
Especiales”. Se abrirá el “Módulo de Impuestos Especiales”.
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Vendedores: Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar los datos
de sus vendedores y las comisiones que obtendrá por las ventas. Debe dirigirse al
Menú Principal “Opciones” y luego presionar sobre el botón “Vendedores”. Se abrirá
el “Módulo de Vendedores”.
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Medios de Pago: Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar los
tipos de medios de pago, por ejemplo, débito, crédito, cheque a 60 días, cheque
restaurant. Podrá ingresar todos los tipos de medios de pago que utilice su negocio
y si este liquida la venta o no. Por ejemplo, el efectivo liquida la venta, ya que no le
tendremos que cobrar a nuestro cliente, pero el cheque a 30 días no debería liquidar
la venta, ya que le debemos cobrar a nuestro cliente. Debe dirigirse al Menú
Principal “Opciones” y luego presionar sobre el botón “Medios de Pago”. Se abrirá
el “Módulo de Medios de Pago”.
Centro de Costo: Los centros de costo son los departamentos que tiene su
empresa, por ejemplo, RR.HH, Recursos Financieros, Bodega, etc., así sabrá qué
área es la que vende y/o compra. Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y
modificar los centros de costo. Debe dirigirse al Menú Principal “Opciones” y luego
presionar sobre el botón “Centro de Costo”. Se abrirá el “Módulo Centro de Costo”.
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Unidad de Medida: Si usted vende productos por litro, kilo, metro cuadrado, metro
cúbico o cualquier otra medida, este módulo será de gran ayuda para su negocio.
Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar las unidades de medida.
Debe dirigirse al Botón Principal “Inventario” y luego presionar sobre el botón “U.
Medida”. Se abrirá el “Módulo Unidad de Medidas”.
Categorías: Cuando un negocio vende variados tipos de productos, lo ideal es
tenerlos clasificados en categorías para un ordenamiento de estos, por ejemplo,
tenemos helados de crema, helados de agua, helados artesanales, etc., estos
productos deberían ser clasificados en la categoría “Helados”. También lo podemos
efectuar con las marcas de los productos, por ejemplo, Coca Cola, Pepsi, Fanta,
etc., la categoría sería “Bebidas”. Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y
modificar las categorías. Debe dirigirse al Botón Principal “Inventario” y luego
presionar sobre el botón “Categoría”. Se abrirá el “Módulo Categorías”.
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Productos: Este es uno de los módulos principales de FullPyme. Desde aquí usted
podrá crear, eliminar y modificar todos sus productos y/o servicios. Debe dirigirse al
Botón Principal “Inventario” y luego presionar sobre el botón “Productos”. Se abrirá
el “Módulo de Productos”.
Para mayor información sugerimos ver nuestro video tutorial aquí.
Código del
Producto,
puede ser
alfanumérico,
el código de
barra o un
código
inventado por
nosotros.
Código Alternativo.
Este campo es
optativo.
En la descripción debe ir
el nombre de nuestro
producto, por ejemplo,
Zapato Mujer 38, color
rojo.
Acá se debe
ingresar el stock
del producto.
Podemos tener
hasta 10 bodegas.
La marca del
artículo.
El valor de
compra NETO
del producto.
El valor de Venta, podemos tener
3 listas de precios, por ejemplo,
Mayoristas, Minoristas, etc.
Acá
ingresamos la
categoría.
Acá ingresamos
la unidad de
medida.
Stock crítico, para que el sistema le de
aviso cuando queden pocos productos. Impuestos
Especiales.
Acá usted podrá buscar
productos ya ingresados
con anterioridad. Puede
buscar por descripción
y/o categoría.
Seleccionando la
pestaña imágenes,
usted podrá agregar o
quitar hasta 3 imágenes
para sus productos, los
cuales pueden aparecer
en sus cotizaciones.
Botones
del
Sistema.
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Proveedores: Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar todos sus
proveedores. Debe dirigirse al Menú Principal “Compras” y luego presionar sobre el
botón “Proveedores”. Se abrirá el “Módulo Proveedores”.
Para mayor información sugerimos ver nuestro video tutorial aquí.
Acá debe ingresar
todos los datos
que se le van
solicitando,
nombre, RUT, giro,
teléfono, etc.
Botones del
sistema para
guardar, eliminar,
modificar o salir.
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Clientes: Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar todos sus
clientes. Debe dirigirse al Menú Principal “Ventas” y luego presionar sobre el botón
“Clientes”. Se abrirá el “Módulo Clientes”.
Para mayor información sugerimos ver nuestro video tutorial aquí.
Acá debe ingresar
todos los datos
que se le van
solicitando,
nombre, RUT, giro,
teléfono, etc.
Botones del
sistema para
guardar, eliminar,
modificar o salir.
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Comprar
Una vez ya alimentada nuestra base de datos con los medios de pago, proveedores,
vendedores, centros de costo, productos y categorías ya podemos comenzar a realizar las
compras para abastecer las bodegas con el stock suficiente de productos para nuestros
clientes.
Orden de Compra: Las órdenes de compra, son las solicitudes de productos que le
realizamos a nuestros proveedores, no es un documento legal y la utilización de
este módulo dependerá de las necesidades de su negocio. También podrá exportar
una orden de compra a sus facturas o guías de compra. Desde este módulo usted
podrá crear, eliminar y modificar las órdenes de compra. Debe dirigirse al Botón
Principal “Comprar” y luego presionar sobre el botón “Orden Compra”. Se abrirá
“Orden de Compra”.
Acá debe ingresar
el RUT de su
proveedor.
Botones del
sistema para
guardar, eliminar,
modificar o salir.
Buscar
Proveedores
en su base de
datos.
Acá debe
ingresar el
código del
producto
manualmente,
con una lectora
de códigos de
barra o lo puede
buscar
presionando la
tecla “F4”.
Valores totales
del
documento.
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Comprar: Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar sus
documentos de compra. Podrá elegir si es una factura, guía de despacho u otro
documento. También tendrá la opción de exportar una orden de compra solo con el
número de folio, para no tener que ingresar dos veces la misma información. De
esta manera al ingresar sus documentos de compra estará modificando el stock de
sus bodegas. Debe dirigirse al Botón Principal “Comprar” y luego presionar sobre el
botón “Comprar”. Se abrirá “Ingreso de Compra”.
Para mayor información sugerimos ver nuestro video tutorial aquí.
Acá debe
ingresar el RUT
de su
proveedor.
Debe ingresar el
folio del
documento.
Debe ingresar
el tipo de
documento
(Guía, Factura,
etc.).
Debe
seleccionar el
medio de pago.
Botones del
sistema para
guardar, eliminar,
modificar o salir.
Buscar
Proveedores
en su base de
datos.
Valores totales
del
documento.
Acá debe
ingresar el
código del
producto
manualmente,
con una
lectora de
códigos de
barra o lo
puede buscar
presionando la
tecla “F4”.
Exportar desde
una orden de
compra.
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Vender
Cuando ya se ingresaron las compras y tenemos nuestras bodegas abastecidas, ya
es tiempo de comenzar a vender nuestros productos.
Ticket: El ticket es un documento básico para ingresar las ventas. El cliente solicita
los productos en el mesón y se le entrega un vale o boucher (ticket) para que se
dirija a la caja a cancelar. Este documento no descuenta de inventario, pero al
exportarlo a Factura, Guía, Boleta o Nota de Venta descontará los productos de la
bodega. Desde este módulo usted podrá crear, eliminar y modificar los tickets. Debe
dirigirse al Botón Principal “Ventas” y luego presionar sobre el botón “Ticket”. Se
abrirá “Ticket de Preventa”.
Para mayor información sugerimos ver nuestro video tutorial aquí.
Acá debe
ingresar el
código del
producto
manualmente,
con una
lectora de
códigos de
barra o lo
puede buscar
presionando la
tecla “F4”.
Acá puede
ingresar los datos
del cliente. En el
ticket es optativo.
Debe
seleccionar el
medio de pago.
Buscar
Clientes en su
base de datos.
Puede
seleccionar
un vendedor.
Valores totales
del
documento.
Botones del
sistema para
guardar, eliminar,
modificar o salir.
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Cotización: La cotización es un documento que al igual que el ticket no descuentan
del inventario. Este documento se puede enviar por correo electrónico en formato
PDF a nuestros clientes. Debe dirigirse al Botón Principal “Ventas” y luego presionar
sobre el botón “Cotización”. Se abrirá “Cotización”. Este módulo es muy similar al
módulo de ticket.
Nota de Venta: La nota de venta es un documento que nos permite descontar de
inventario. Este documento se utiliza en algunas ocasiones para venderle a nuestros
empleados productos más económicos, para descontar un producto del inventario
que pudo haberse deteriorado o para documentar una venta y comprometer a
nuestro cliente para facturar en el futuro. Debe dirigirse al Botón Principal “Ventas”
y luego presionar sobre el botón “Nota de Venta”. Se abrirá “Nota de Venta”. Este
módulo es muy similar al módulo de ticket y al de cotización.
Para mayor información sugerimos ver nuestro video tutorial aquí.
Boleta: La boleta de venta es un documento legal que nos permite descontar de
inventario. Es uno de los documentos más comunes. Se puede exportar un ticket,
una cotización o una nota de venta a una Boleta. Debe dirigirse al Botón Principal
“Ventas” y luego presionar sobre el botón “Boleta”. Se abrirá “Boleta de Venta”. Este
módulo es muy similar al módulo de ticket, nota de venta y al de cotización.
Para mayor información sugerimos ver nuestro video tutorial aquí.
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Guía de Despacho: La guía de despacho es el documento de venta que nos
permitirá rebajar del inventario productos para enviarlos sin factura. Se puede
exportar un ticket, una cotización o una nota de venta a una Guía de Despacho.
Debe dirigirse al Botón Principal “Ventas” y luego presionar sobre el botón “Guías”.
Se abrirá “Guía de Despacho”.
Acá debe
ingresar el
código del
producto
manualmente,
con una
lectora de
códigos de
barra o lo
puede buscar
presionando la
tecla “F4”.
Acá debe ingresar
los datos del
cliente.
Debe
seleccionar el
medio de pago.
Buscar
Clientes en su
base de datos.
Puede
seleccionar
un vendedor.
Valores totales
del
documento.
Botones del
sistema para
guardar, eliminar,
modificar o salir.
Exportar
desde un
ticket.
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Factura: La Factura es uno de los documento de venta más usados y que nos
permitirá rebajar del inventario productos. Se puede exportar un ticket, una
cotización, una nota de venta o una Guía de Despacho a una Factura. Debe dirigirse
al Botón Principal “Ventas” y luego presionar sobre el botón “Facturas”. Se abrirá
“Factura de Venta”.
Para mayor información sugerimos ver nuestro video tutorial aquí.
Acá debe
ingresar el
código del
producto
manualmente,
con una
lectora de
códigos de
barra o lo
puede buscar
presionando la
tecla “F4”.
Acá debe ingresar
los datos del
cliente.
Debe
seleccionar el
medio de pago.
Buscar
Clientes en su
base de datos.
Puede
seleccionar
un vendedor.
Valores totales
del
documento.
Botones del
sistema para
guardar, eliminar,
modificar o salir.
Exportar
desde un
ticket.
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Los módulos de venta funcionan con mucha similitud, a continuación revisaremos
las opciones usadas con más frecuencia:
Tecla F4: Esta tecla le servirá para la búsqueda de productos en todos los módulos.
En caso de que no cuente con una lectora de códigos de barra, esta opción es
bastante útil para la productividad de su negocio o puede consultar por nuestras
lectoras de códigos de barra aquí.
Tecla F2: Esta tecla le servirá para guardar el documento. Sirve en todos los
módulos de venta.
Tecla F6: Esta tecla le servirá para buscar un folio de un documento que ya creo,
así lo podrá modificar, anular o eliminar. Sirve en todos los módulos de venta.
Importar documentos: Usted podrá importar documentos ya creados. Este cuadro
muestra las opciones:
Documento A este documento podrá importar
Ticket X
Cotización X
Nota de Venta Ticket y Cotización
Boleta Ticket, Cotización y Nota de Venta
Guía de Despacho Ticket, Cotización y Nota de Venta
Factura Ticket, Cotización, Nota de Venta y Guía
de Despacho
Para importar un ticket en los módulos de Nota de Venta, Boleta, Guía de Despacho y
Factura sólo debe ingresar el folio del ticket, en la parte superior derecha de la pantalla de
cada módulo.
Para importar los otros documentos debe dirigirse al menú “Importar” de cada módulo y
seleccionar la opción que corresponda.
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Informes
Cuando ya configuramos FullPyme, hemos alimentado la base de datos y ya
comenzamos a registrar las primeras compras y ventas se puede acceder a los informes.
Los informes son muy importantes, ya que nos entregarán toda la información para
una toma de decisiones oportuna.
FullPyme cuenta con más de un centenar de informes, listados de facturas, detalles
de pagos, movimiento de un producto, listado general de precios, entre otros.
Informes de Venta: para acceder a los informes de Venta, debe dirigirse al Menú
Principal “Ventas”.
Luego si desea obtener informes de Facturas, dirigirse al menú facturas y luego la
opción Informes. O si desea informes de Ticket, dirigirse a Ticket y luego Informes.
23 www.fullpyme.cl
Dentro de cada menú encontraremos la opción informes y sus respectivos informes.
Informes de Compras: para acceder a los informes de Compra, debe dirigirse al
Menú Principal “Compras”.
Dentro de cada menú encontraremos la opción informes y sus respectivos informes.
24 www.fullpyme.cl
Informes de Inventario y Productos: para acceder a los informes de nuestro
inventario o sobre los productos, debe dirigirse al Menú Principal “Inventario” y luego
la opción “Informes”.
Exportar un informe: Cuando ya ingreso a un informe, estos le permitirán
exportarlo a Word, Excel y/o PDF, de este modo podrá enviarlos por correo
electrónico o presentarlos en una reunión.
25 www.fullpyme.cl
Cuando presione en el botón exportar se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, ahí
usted debe seleccionar el formato y lugar donde guardará.
26 www.fullpyme.cl
Ya cuenta con los conocimientos necesarios para comenzar a utilizar el sistema más
moderno de facturación, inventario y punto de venta que existe en el mercado.
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