manual de uso collabtive
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Centro Nacional de las Artes
Gestor de Proyectos Collabtive. Manual del Usuario Proyecto: Aulas Virtuales CENART
Posgrado Virtual en Políticas Culturales y Gestión CulturalOctubre de 2008
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CONTENIDO
Proyecto Aulas Virtuales – Collabtive ........................................................................................................................................ 3
1. Presentación ................................................................................................................................................................. 3
2. ¿Cómo ingresar? ........................................................................................................................................................... 4
3. Escritorio ....................................................................................................................................................................... 5
3.1 “Mis proyectos”........................................................................................................................................................ 6
3.2 “Mis tareas” ........................................................................................................................................................... 10
3.3 “Hitos” .................................................................................................................................................................... 11
3.4 “Mis mensajes” ...................................................................................................................................................... 12
4. Miembros ................................................................................................................................................................... 13
4.1 Miembros de un proyecto ...................................................................................................................................... 13
4.2 Editar usuarios ........................................................................................................................................................ 15
5. Crear un hito ............................................................................................................................................................... 16
6. Crear Tareas ................................................................................................................................................................ 18
6.1 Añadir Lista de Tareas ............................................................................................................................................ 18
6.2 Añadir tareas .......................................................................................................................................................... 19
6.3 Cerrar tareas .......................................................................................................................................................... 20
7. Crear mensajes ........................................................................................................................................................... 23
8. Adjuntar archivos........................................................................................................................................................ 25
9. Comunicación instantánea (chat) ............................................................................................................................... 27
10. Glosario .................................................................................................................................................................. 28
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PROYECTO AULAS VIRTUALES – COLLABTIVE
1. PRESENTACIÓN
Collabtive es una plataforma open source (libre de licencia) que permite administrar actividades de un proyecto. Comprende varios módulos que permiten:
• Cargar archivos • Buzón de mensajes • Crear lista de tareas y tareas • Asignar responsables de realizar tareas • Chat
Esto permitirá administrar fácilmente actividades, reuniones, fechas de entrega de productos, etc. en un entorno virtual colaborativo. Además con los módulos de mensajes y de chat permitirá mantener comunicación con los miembros del proyecto, compartir experiencias, detectar problemas, analizar posibles escenarios, compartir soluciones, etc. Cabe mencionar que al final del mismo hemos incorporado un glosario para Consulta. Por las ventajas mencionadas, se ha considerado que esta plataforma será de gran utilidad y apoyo para el desarrollo del Proyecto de Aulas Virtuales del Centro Nacional de las Artes. Este manual pretende ser un apoyo para el uso de esta plataforma. A continuación te presentamos información para su manejo.
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2. ¿CÓMO INGRESAR?
Ingresa en la barra de direcciones del navegador web la siguiente dirección http://cenartvirtual.net/collabtive/ esto nos llevará a la página de acceso donde se te pedirá tu usuario y contraseña. Una vez que lo hemos escrito da clic en “Ingresar”. (Ver figura 1) Es importante mencionar, que cuenta con la opción “mantenerse conectado”, la cual permite mantenerte en línea por tiempo indefinido o hasta que se le de la opción “salir”. Para hacer uso de esta función deberás ingresar tus datos y dar clic en la opción “mantenerse conectado”.
Figura 1. Ingreso a Collabtive
Contraseña
Usuario
Ingresar usuario y contraseña y dar clic para mantenerse en línea.
Dar clic para ingresar
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3. ESCRITORIO Una vez que has ingresado a la plataforma, la primera pantalla que podrás ver es el “Escritorio”, donde encontrarás el proyecto o proyectos a en los que estás colaborando, las tareas de las cuales eres responsable, los hitos programados, así como los miembros de tu equipo de trabajo que se encuentran en línea y tu buzón de mensajes. (Ver figura 2)
Figura 2. Escritorio
Adicionalmente, se cuenta con un calendario, la opción para chatear con los miembros asociados con mi proyecto que se encuentran en línea y un buscador. A continuación revisaremos cada uno de los componentes del “Escritorio”, iniciando con el menú de “Mis proyectos”.
Menú de la plataforma de proyectos.Escritorio/Mi cuenta/Salir
Proyectos en los que participo
Chat con miembros de mi equipo que están en línea
Cuadro de búsqueda
Calendario
Permite dar seguimiento a las entregas y eventos programados
Buzón de mensajes
Tareas de las que soy responsable
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3.1 “MIS PROYECTOS” El desarrollo del Aula Virtual de cada área es un proyecto particular, por lo que la administración del proyecto es responsabilidad del líder que se ha designado para este fin. En la sección de “Mis proyectos” únicamente verás aquél en el que estás involucrado. Por ejemplo, en la figura 3, se puede ver el listado de todos los proyectos del CENART, porque el usuario está asignado a todos. Existen dos tipos de proyectos: los que aún están en desarrollo y aquellos que ya se han concluido.
Figura 3. Mis proyectos
Para ver los detalles de tu proyecto debes de dar clic sobre el nombre, esto desplegará una ventana con las opciones de gestión del proyecto, tal como se muestra en la figura 4.
Proyectos en proceso de desarrollo
Proyectos concluidos
Ocultar/mostrar información
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Figura 4. Tablero de un proyecto
Presentamos cada elemento del tablero de un proyecto a continuación:
3.1.1 MENÚ DE ACCESO DIRECTO Con este menú se ingresa a las opciones de Gestión del proyecto, como son hitos, tareas, mensajes, archivos adjuntos y miembros. (Ver figura 5)
Muestra las actividades asignadas al proyecto
Al dar clic se muestra la descripción del Proyecto
Cuando se ha programado un Hito se muestra en este calendario
Cuadro de búsqueda
Menú de acceso directo
Rastreador de tiempo
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Figura 5. Menú de acceso directo
3.1.2 PROYECTO Al dar clic sobre el nombre del proyecto se despliegan detalles como descripción, días que faltan para concluir y el estado del mismo. (Ver figura 6)
Figura 6. Descripción del Proyecto
3.1.3 HITOS En esta sección se puede ver el calendario con los eventos programados, o bien agregar más eventos y ver cuáles ya se han finalizado. (Ver figura 7)
Tablero
Hitos
Tareas Mensajes
Archivos adjuntos
Miembros asignados al Proyecto
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Figura 7. Hitos del Proyecto
3.1.4 RASTREADOR DE TIEMPO Nos permite dar seguimiento al tiempo empleado para realizar una tarea. Para crear una marca de tiempo, se debe ingresar hora de comienzo y término, comentario y tarea a la que pertenece. Esto permite al Administrador de la plataforma conoce las cargas de trabajo de cada integrante de cada proyecto.
Figura 8. Rastreador de tiempo.
Visualiza que eventos están calendarizados
Hitos realizados y concluidos
Agregar hitos
Ocultar/Mostrar Calendario
Hora inicial
Hora final
Cuadro de texto
Seleccionar tarea
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3.1.5 ACTIVIDAD Muestra las actividades relacionadas con el Proyecto y el responsable de realizarla. Además, cada actividad muestra los detalles de edición, es decir, si fue añadido, editado, eliminado, etc. así como la hora en que se realizó dicha acción. (Ver figura 9)
Figura 9. Actividades del proyecto
3.2 “MIS TAREAS” Continuemos revisando los elementos que aparecen en el Escritorio, ya hemos visto a detalle la sección “Mis proyectos”, ahora revisaremos la sección “Mis tareas” la cual se muestra siempre y cuando el líder de proyecto ya te haya asignado como responsable de realizarla una tarea. La figura 10, muestra el nombre de la tarea, el proyecto al que pertenece y los días que quedan para realizar la actividad. Cuando ya se ha terminado el tiempo programado y aún no se marca como realizado, el contador se aparecerá en rojo y con números negativos.
Usuario responsable de realizar la actividad
Listado de actividades
Detalles de edición de la actividad
Páginas de actividades
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Figura 10. Mis tareas
Al dar clic sobre el nombre de tarea, se abre la página con los detalles, como se muestra en la figura 11.
Figura 11. Contenido de la Tarea
3.3 “HITOS” En esta se pueden ver los días que tiene algún evento registrado. Con las flechas de dirección se puede avanzar o retroceder en el calendario.
Figura 12. Hitos En el tema 5, encontrarás como agregar/editar hitos.
Editar
Eliminar
Exportar: Exportación ical/ RSS
Editar
Eliminar
Avanzar Retroceder
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3.4 “MIS MENSAJES” En este buzón de mensajes podremos revisar lo que nos han enviado los integrantes del equipo. (Ver figura 13)
Figura 13. Buzón de mensajes
Para leer el contenido del mensaje basta con dar clic sobre el nombre del mensaje, ver figura 14.
Figura 14. Contenido del mensaje
Fecha de envió
Usuario que lo envía
Título del mensaje
Proyecto al que pertenece
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En dicha figura, se observa quién envía el mensaje, el contenido, la fecha, etiquetas, el hito al que pertenece y si algún otro usuario ha dado respuesta. En el tema 7 encontrarás como crear mensajes.
4. MIEMBROS
Lo primero que debe hacer el Administrador o Líder de proyecto es dar de alta a los colaboradores, esto permitirá que al momento de crear un hito o una actividad se le pueda asociar un responsable para realizarla. Cabe mencionar que los miembros de cada área ya han sido agregados con base en el equipo de trabajo que fue publicado en el Blog de las Aulas Virtuales, por lo que, en caso de que se desee agregar a otro miembro se debe mandar un correo al administrador ([email protected]) con los siguientes datos: Nombre, Apellidos, correo electrónico y rol que tendrá en dicho proyecto el usuario.
4.1 MIEMBROS DE UN PROYECTO Para conocer qué miembros se han dado de alta en el sistema deberás seleccionar el proyecto (recordar que se encuentran en el “Escritorio”, posteriormente dar clic en el ícono de “Miembros” que se encuentra en el menú de acceso directo. (Ver figura 15).
Figura 15. Acceso directo a Miembros
Esto nos despliega una ventana con el listado de los miembros del proyecto (ver figura 16)
Miembros
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Figura 16. Miembros del proyecto
Si deseas conocer los datos básicos de nuestra cuenta o de algún otro miembro, debes dar clic sobre el nombre, abrirá la pantalla con el “Perfil del usuario”, en esta pantalla se puede editar la información para actualizar los datos, como se muestra en la figura 17:
Figura 17. Perfil de usuario
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Recuerda que:
‐ No podrás ingresar los datos de correo electrónico, esto deberás de notificarlo al administrador. ‐ Solo tienes acceso al proyecto que se te fue designado. ‐ Podrás comunicarte mediante chat, con cualquiera que esté en la plataforma.
4.2 EDITAR USUARIOS Como pueden observar existe la opción de “Editar” la cuenta. Al hacer clic nos aparecen los siguientes datos que se pueden modificar:
Figura 18. Editar usuario
En ésta pantalla podemos modificar y actualizar la información del contacto es decir:
• Nombre: con el que se identifica al usuario • Dirección: Pueden registrar su domicilio particular o de trabajo • 2. Dirección: Pueden registrar su domicilio particular o de trabajo • Estado: de residencia • País: de residencia • Idioma: en el que desean ver la información del sistema • Código Postal: correspondiente a su dirección • Sexo: femenino o masculino • URL: si tienen alguna página electrónica
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Existe la opción de “Cambiar Contraseña”, se les pide no hacerlo ya que sería difícil el que se recupere nuevamente.
Una vez que han actualizada los datos, deben dar clic en el botón “Enviar” y se guardará la nueva información o bien la reemplazará según sea el caso. Otra opción para Editar nuestra cuenta es dar clic en el menú “Mi cuenta” que aparece en la parte superior derecha de la pantalla y nos llevará a las pantallas que se explicaron (figuras 17 y 18).
Figura 19. Menú “mi cuenta”
5. CREAR UN HITO Un hito es un evento para el cual se requiere una serie de pasos o actividades para lograrlo. Para crearlo, se debe considerar en primer lugar, qué evento queremos realizar, en segundo, las actividades que se requieren para lograrlo y por último en qué tiempo debe estar concluido. Vamos a suponer que deseamos crear un Hito, denominado “Reunión de trabajo” y que para éste se requieren como actividades: proponer fecha de realización, definir el espacio de la reunión, elaborar la orden del día, convocar a los asistentes, preparar el salón de juntas, preparar materiales, realizar la junta y como último paso, elaborar la minuta de la reunión. Ésta última actividad sería el producto a entregar como resultado del hito. Los pasos para realizarlo en el sistema son:
1. Ingresar al proyecto al que pertenece el hito 2. Posteriormente ir a la sección de hitos 3. Seleccionar la opción de “añadir hito” 4. Capturar la información relacionada con el hito:
4.1 Nombre, 4.2 Descripción y, 4.3 Fecha en la que vence
5. Añadir Hito A continuación enumeramos los pasos en la Fig. 20.
Mi cuenta
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Figura 20. Pasos para crear un Hito
Una vez que se ha credo el hito se puede verificar en el calendario si aparece la nueva información. (Ver figura 21).
Paso 3: Añadir Hito
4.1 Nombre
4.2 Descripción
4.3 Fecha en la que vence, al colocarse en este apartado, se abre un calendario.
Paso 2: Seleccionar opción de Hitos
Paso 1: Seleccionar el proyecto
Paso 4: Capturar datos del hito
Paso 5: Añadir Hito
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Figura 21. Hito añadido
Una vez creado el hito se asigna la lista de tareas y tareas a realizarse. A continuación veremos el procedimiento.
6. CREAR TAREAS Las tareas son el corazón de un proyecto, son los trabajos, acciones, procesos, etc. necesarios para lograr un Hito ó bien el desarrollo de un proyecto. En este sistema primero debemos crear la “Lista de Tarea” (tantas como sean necesarias) y posteriormente las tareas que formarán parte de ella (tantas como sean necesarias).
6.1 AÑADIR LISTA DE TAREAS Para crear una lista de Tareas, debemos establecer la “tarea Padre”, es decir, aquella que agrupará a las demás tareas conocidas como “tareas hijo”, es importante recordar que pueden asociarse o no a un Hito (Milestone). Para crear la lista de tareas se requiere:
1. Seleccionar el proyecto 2. Seleccionar la opción “Tareas” 3. “Añadir lista de tareas”
3.1 Capturar nombre 3.2 Capturar descripción 3.3 Indicar a que Milestone (Hito) se desea asociar. Este paso es opcional de acuerdo al estilo de administrar el
proyecto 4. Agregar Lista de tareas
Hito Creado
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En la figura 22 ilustramos el procedimiento.
Figura 22. Procedimiento para añadir Lista de Tareas
Cuando la lista de tareas se agrega, se tiene la opción de eliminar, editar o actualizar. Una vez creada la lista de tareas se añaden las tareas que la conforman.
6.2 AÑADIR TAREAS Al dar clic en “Añadir” en lista de tareas, se abre el menú para “añadir tareas”. El procedimiento es similar que el de agregar lista de tareas:
1. Capturar título 2. Capturar descripción 3. Capturar fecha límite para realizarla 4. Seleccionar responsable 5. Añadir
Esto se ilustra en la Figura 23.
Paso 1. Seleccionar Proyecto
Paso 2. Seleccionar Tareas
Paso 3. Añadir lista de tareas
Paso 3.1. Nombre
Paso 3.2 Descripción
Paso 3.3 Seleccionar Milestone (Hito)
Paso 4. Añadir
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Figura 23. Procedimiento para añadir tareas
Una vez creada la tarea se puede cerrar, editar y eliminar.
Una ventaja de este programa, es que notifica a través de un correo electrónico, qué tarea ha sido asignada al usuario seleccionado.
6.3 CERRAR TAREAS
Para indicar que una tarea ya se realizó se debe dar clic en el ícono de “paloma” que se encuentra a la izquierda del nombre de la tarea (ver figura 24) al realizar esto, la tarea cerrada se añade a la Lista de tareas terminada (ver figura 25). Si una tarea no ha sido marcada como “cerrada” y ya concluyó el tiempo para realizarla, el sistema la marca en rojo. (Ver figura 24).
1. Título
2. Descripción
3. Fecha límite
4. Seleccionar responsable4. Añadir
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Figura 24. Seguimiento a la tarea
Figura 25. Lista de tareas terminadas
Cuando se han realizado todas las tareas de una lista de tareas, o bien, conforme se vaya avanzando en la realización de tareas, aparecerá en el “Tablero” del proyecto una gráfica para medir el avance. Ver figura 26.
Cerrar tarea
Cerrar tarea
Editar Tarea
Eliminar
Tarea en rojo, indica que ha concluido el tiempo programado para realizarla y aún no finaliza.
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Figura 26. Gráfico de avance de proyecto
Ahora bien, si la lista de tareas está asociada a un hito, cuando se ingresa a ese menú, también se puede ver qué hitos ya se han realizado. Ver figura 27.
Gráfico de avance del proyecto
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Figura 27. Hitos completados
7. CREAR MENSAJES
Enviar un mensaje en este sistema es muy sencillo, únicamente debemos de dar clic en “Mensajes” y posteriormente “Añadir un mensaje”, ver figura 28.
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Figura 28. Añadir Mensaje
La información que se captura es el título, cuerpo de mensaje, hito, etiquetas, adjuntar archivo. El cuerpo del mensaje se escribir como en cualquier procesador de textos, se puede agregar imágenes, aunque debemos tener cuidado en no agregar una imagen pesada (ya que para eso podemos utilizar otras herramientas como gmail o un servidor de correos particular), o un archivo adjunto no mayor a 2MB. De igual manera, podemos agregar el Hito al que está asociado, para tener un mejor seguimiento. Como ya se había mencionado (página 10 de este manual), para leer un mensaje basta dar clic sobre él y se muestra su contenido. Ver figura 29.
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Figura 29. Leer mensaje
8. ADJUNTAR ARCHIVOS Se pueden adjuntar archivos con la extensión pdf, ppt, doc y txt los cuales no deberán de ser mayores a 8 MB. Es muy importante que definamos la carpeta donde se adjuntará. Para añadir un directorio, se da clic en la opción “añadir directorio”, esto desplegará un menú donde se escribirá el título de la carpeta y su descripción, como se muestra en la figura 30.
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Figura 30. Añadir directorio
Si damos clic en la opción “Maneje carpetas” podremos ver qué carpetas han sido creadas así como los archivos adjuntos que se encuentran en ellas. Ver figura 31.
Figura 31. Maneje Carpetas
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9. COMUNICACIÓN INSTANTÁNEA (CHAT)
Cuando algún miembro de mi proyecto o el administrador del sitio se encuentra conectado al mismo tiempo, aparecerá un icono de activo. Esto es indicador de que se puede establecer contacto.
Figura 32. Usuarios en línea
Lo que se debe hacer es dar clic sobre el ícono de chat que aparece a la derecha del usuario que se desee contactar (ver figura 32) y se abrirá una ventana emergente (ver figura 33).
Figura 33. Ventaja de Chat
Es necesario que el navegador de internet que utilizan, tenga activa la función de “permitir ventanas emergentes”.
Indica que se puede tener conversación con el usuario
Usuario con el que establece el chat
Cuadro de mensajes enviados/recibidos
Cuadro para escribir mensaje
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10. GLOSARIO
• Archivo: documento anexo relacionado con el proyecto a desarrollar. Puede ser con la extensión pdf, ppt, doc y txt
• Chat: comunicación escrita a través de internet entre dos o más personas que se realiza instantáneamente.
• Gestión de proyectos: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de
un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto
• Hito: eventos que requieren desagregarse en una serie de actividades para lograrse y que por lo general culminan en la entrega de algún producto o insumo para otro hito u otras actividades
• Ical: es una aplicación de calendario personal, almacena seguimiento de eventos y citas, permite múltiples vistas
de calendario (como calendarios "domésticos", de "oficina" y "para niños") para identificar rápidamente conflictos de horarios y tiempo libre.
• Mensaje: texto breve que se envía a un miembro del equipo de trabajo.
• Miembro: persona asociada a un proyecto determinado.
• Proyecto: conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos
limitados para lograr un objetivo deseado.
• RSS: es un formato basado en XML que permite encontrar aquella información que mejor se adapta a lo que el usuario desea, pero también ofrecerla de forma rápida y actualizada. Los archivos RSS son un nuevo método para obtener y ofrecer información gracias a que contienen metadatos sobre las fuentes de información. Es decir, se puede sincronizar una página con el correo electrónico para saber en qué momento se ha modificado la información.
• Tarea: actividades específicas a realizar dentro de un proyecto por un miembro.
• Usuario: persona que tiene un conjunto de permisos y de recursos (o dispositivos) a los que puede tener acceso.
• XML: es un lenguaje de marcado extensible estricto de gran utilidad en el intercambio de datos, ya que permite
describirlos sin mostrarlos al usuario, pero siendo a su vez legibles a través de diversas aplicaciones (navegadores, bases de datos, etc.)