manual de relacionamento do fornecedor...
TRANSCRIPT
As informações contidas neste documento são proprietárias e para uso confidencial dos destinatários explicitados. Propriedade da Vivo.
MANUAL DERELACIONAMENTO DO FORNECEDORDiretoria de Compras“Construindo Resultados”
Este manual tem o objetivo de apresentar aos Fornecedores a
Diretoria de Compras, suas normas
confidencial copyright©vivo20062 Diretoria de Compras
Diretoria de Compras, suas normas gerais, bem como orientar sua conduta
no relacionamento com a VIVO.
Definições
Área Requisitante: Área da VIVO que detecta ou que origina anecessidade de aquisição de qualquer bem ou serviço. De modo geral,essa área faz com que sua necessidade chegue à Área Gestora. Emcertos casos, essas áreas coincidem.
Área Gestora: Área que tem a responsabilidade de identificar,associar e agregar as necessidades de produtos e serviços
confidencial copyright©vivo20063 Diretoria de Compras
associar e agregar as necessidades de produtos e serviçosdemandadas por sua área ou pelas Áreas Requisitantes (quando sãomuitas ou todas as áreas que demandam um determinado material ouserviço), e/ou definir necessidades que, de acordo com os processosexistentes, competem a ela executar e gerenciar.
Janela Única: Área localizada em cada uma das Filiais que constituema VIVO, responsável pelo recebimento das Notas Fiscais, desde queregularmente emitidas pelos Fornecedores da VIVO.
A VIVO
As Filiais que utilizam a marca VIVO são indiretamente controladas pela BrasilcelN.V., holding constituída pelas sociedades Telefónica S.A. e Portugal Telecom,SGPS, S.A.
Ao final do mês de Dezembro/2009, as Filiais que utilizavam a marca Vivo noDistrito Federal e em 26 Estados contavam com a cobertura em 62% dosmunicípios do País, atendendo ao equivalente a 88,6% da população, utilizando asmais modernas tecnologias de comunicação móvel.
confidencial copyright©vivo20064 Diretoria de Compras
A Diretoria de Compras
A VIVO, devido ao volume de contratações e abrangência territorial, possui emsua estrutura uma única Diretoria de Compras, a qual tem a responsabilidadeexclusiva de realizar a gestão e a negociação das compras, bem como a gestão deFornecedores.
Cabe à Diretoria de Compras atender, no seu âmbito de competência, àsnecessidades de aquisição de produtos e serviços de todas as áreas da Empresa.
confidencial copyright©vivo20065 Diretoria de Compras
�� MISSÃOMISSÃO
“Comprar bem”,
adquirindo produtos e serviços por meio dasmelhores práticas, sempre de forma transparente, acustos competitivos, na qualidade adequada, dentrodos prazos necessários e com fornecedoresqualificados, de forma a agregar valor aos nossosclientes e a melhorar a competitividade da VIVO.
A Diretoria de Compras
�� ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO
A Diretoria de Compras está organizada em seis Gerências de Linhas de Produto, responsáveis pela contratação de bens e serviços nos âmbitos abaixo exemplificados:
Infra-estrutura de Redes ERBs, Antenas, Plataformas de Serviços, Manutenção da Rede,Prestação de Serviços em geral, Reformas
Serviços e Obras Obras de Edificação, Manutenção de Infra-estruturas, Consultorias
confidencial copyright©vivo20066 Diretoria de Compras
Produtos de Mercado Aparelhos Celulares, Acessórios Celulares, Material de Escritório,Centrais, PABX
Sistemas de Informação Computadores, Servidores, Desenvolvimento de Sistemas, Manutenção Hardware e Software
Publicidade e Marketing Agências de Publicidade e Marketing, Mídia, Produção Gráfica e
Eletrônica, Eventos, Ações Promocionais, Pesquisas de Mercado
Conteúdos Música, Esportes, Jogos, Televisão, Vídeo, Produção de Conteúdos
Diversos
Por sua vez, compete à Gerência de Processos a definição de políticas eprocedimentos, a gestão de Fornecedores e da Mesa de Compras, bem como amanutenção da integridade e transparência dos processos de compras.
A Diretoria de Compras
�� ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO
TIPOS DE COMPRASAs compras de produtos e serviços, são classificadas de acordo com o seu âmbito,da seguinte forma:
� Compras de Âmbito RegionalCompras que visam atender geralmente a uma única Filial da VIVO, abaixo de determinadovalor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbitos Eventual, Local
confidencial copyright©vivo20067 Diretoria de Compras
valor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbitos Eventual, Localou Nacional.
� Compras de Âmbito País (VIVO)Compras que visam atender toda a VIVO, podendo ser negociadas com Fornecedores queatendam todo o Brasil, cujo objeto está acima de determinado valor. Participam destamodalidade os Fornecedores com cadastro de âmbito Nacional.
� Compras de Âmbito CorporativoCompras que, por seu objeto visam atender geralmente todas as Filiais da VIVO, bem como quepossuem sinergia com os negócios da Portugal Telecom e/ou Telefónica Mobiles e ultrapassamdeterminado valor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbitoNacional.
A Diretoria de Compras
�� ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO
MESA DE COMPRAS
Fórum interno no qual se apresenta, discute e se aprovam, por unanimidade,todas as compras de âmbito VIVO ou Corporativo.
A Mesa de Compras se reúne 2 (duas) vezes por semana, às terças e quintasfeiras (salvo exceções).
confidencial copyright©vivo20068 Diretoria de Compras
feiras (salvo exceções).
Participam da Mesa de Compras:
� Diretor de Compras� Gerente de Processo� Representante da Gerência de Gestão de Fornecedores� Representantes da Área Requisitante e/ou Gestora� Comprador� Gerente de Compras da Filial Local� Gerente de Compras da Linha de Produto� Outros colaboradores da VIVO interessados no processo de compra, desde que envolvidos
no mesmo
A Diretoria de Compras
�� ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO
GESTÃO DE FORNECEDORES
Equipe especializada em avaliar as solicitações e gerenciar o cadastramento doFornecedor na VIVO.
Cabe à Gestão de Fornecedores assegurar o cumprimento dos procedimentosaplicáveis ao cadastro de Fornecedores, bem como orientar, solicitar e analisar as
confidencial copyright©vivo20069 Diretoria de Compras
aplicáveis ao cadastro de Fornecedores, bem como orientar, solicitar e analisar asdocumentações pertinentes, a fim de garantir a idoneidade e capacidade dosFornecedores da VIVO.
A Gestão de Fornecedores possui representantes em algumas Filiais queconstituem a VIVO, atuando no cadastramento de Fornecedores para compras deâmbito Regional, País (VIVO) e Corporativo.
É responsável também pela manutenção das avaliações feitas pelas ÁreasRequisitantes, procurando com isso garantir que as contratações sejam semprefeitas com Fornecedores que tenham prestado serviço com qualidade.
O Processo de Compras
�� PROCEDIMENTOS QUE ANTECEDEM UMA PROCEDIMENTOS QUE ANTECEDEM UMA CONTRATAÇÃOCONTRATAÇÃO
Planejamento:
O Processo de Compra só é iniciado mediante uma solicitação formal da ÁreaRequisitante da VIVO, previamente aprovada de acordo com a tabela dedelegação de competências vigente na VIVO.
confidencial copyright©vivo200610 Diretoria de Compras
Planejamento:Todas as áreas da VIVO devem planejar com antecedência e maior exatidãopossível, as compras que pretendem realizar no ano seguinte.
Requisição de Compras:Solicitação de compra emitida pela Área Requisitante ou Gestora da VIVO, pormeio da qual o início do processo de compras é formalizado.
Cadastro de Fornecedores:Toda empresa que queira ser um “Potencial Fornecedor” da VIVO deve estarcadastrada e com a sua documentação atualizada e regularizada. Veja adianteo procedimento sobre o cadastro.
O Processo de Compras
Solicitação de Propostas:A solicitação de proposta técnica e comercial é encaminhada pela Diretoriade Compras aos potenciais fornecedores, referente ao objeto decontratação solicitado pela Área Requisitante ou Gestora.
Negociação:Análise e validação das propostas comerciais pela Diretoria de Comprasvisando a equalização de preços e condições, bem como análise e
confidencial copyright©vivo200611 Diretoria de Compras
visando a equalização de preços e condições, bem como análise evalidação das propostas técnicas pela Área Requisitante, visando oatendimento ao objeto solicitado.
Mesa de ComprasFórum interno da VIVO perante o qual o Processo de Compra éapresentado, o valor objetivo a ser alcançado é definido, a evolução danegociação é analisada e a contratação é aprovada por unanimidade.
O Processo de Cadastramento
Uma contratação de produto ou serviço somente é permitida comFornecedores que estejam devidamente cadastrados e com suadocumentação atualizada na base de Fornecedores da VIVO. Obtenhamaiores informações acessando o Portal de Fornecedores da VIVO(http://www.vivo.com.br/portal/institucional_fornecedor.php?WT.ac=avivo.institucional.menu.fornecedores).
� CLASSIFICAÇÃO DOS POTENCIAIS FORNECEDORES
confidencial copyright©vivo200612 Diretoria de Compras
� CLASSIFICAÇÃO DOS POTENCIAIS FORNECEDORESNA VIVO
Considera-se “Potencial Fornecedor” toda a pessoa física ou jurídicaque forneça produto ou serviço de interesse da VIVO, e que estejacadastrada e com a sua documentação regularizada.
O potencial fornecedor é cadastrado por meio dos e-mails adiante informadose classificado na VIVO de acordo com o seu âmbito de atuação (tipo defornecimento e valor vigente à época), de acordo com o seguinte:
O Processo de Cadastramento
� Eventual:Compras pontuais, como nos casos de Patrocínios ou contratações atualmentede até R$ 10.000,00.
� Local:Compras de produtos e/ou serviços somente para determinadas Filiais daVIVO, cujo objeto de contratação atualmente não ultrapasse o valor de R$100.000,00. Neste caso, o cadastro será realizado pela equipe de Gestão de
confidencial copyright©vivo200613 Diretoria de Compras
100.000,00. Neste caso, o cadastro será realizado pela equipe de Gestão deFornecedores da respectiva Regional da VIVO.
� Nacional:Compras de produtos e serviços para várias Filiais da VIVO, ou ainda quandoo objeto de contratação atualmente for acima de R$ 100.000,00. Neste caso,o cadastro será realizado pela equipe da Gestão de Fornecedores da RegionalVIVO RJ/ES. ATENÇÃO: As Empresas que não possuem faturamento ou quese encontram inativas não poderão realizar o cadastro de âmbito Nacional.
O Processo de Cadastramento
� PROCEDIMENTOS DE CADASTRAMENTO NA VIVO
1. Solicitação de Cadastro:A Gestão de Fornecedores possui representantes em algumas Filiais daVIVO. Portanto, o interessado em tornar-se Potencial Fornecedor da VIVOpoderá solicitar o seu cadastramento por meio dos e-mails abaixo ou atravésdo Portal de Fornecedores da VIVO.
Para tornar-se um Potencial Fornecedor, a empresa interessada deverá seguir o procedimento de Cadastro vigente na VIVO.
confidencial copyright©vivo200614 Diretoria de Compras
› Regional VIVO RJ/ES (Cadastro Nacional, Local e Eventual - RJ/ES/MG e Nordeste): [email protected]
› Regional VIVO SP (Cadastro Local e Eventual - SP):[email protected]
› Regional VIVO PR (Cadastro Local e Eventual - RS/PR):[email protected]
› Regional VIVO CO/N (Cadastro Local e Eventual – Centro-Oeste e Norte): [email protected]
O Processo de Cadastramento
Na solicitação de cadastro deverão, obrigatoriamente, constar as seguintesinformações:
- Razão Social da Empresa interessada- CNPJ- Pessoa, Telefone e e-mail de Contato- Ramo de Atividade da Empresa
2. Envio da Documentação Necessária:Após a solicitação do Fornecedor, a Gestão de Fornecedores indicará a relaçãodos documentos necessários que devem ser enviados para análise, de acordo
confidencial copyright©vivo200615 Diretoria de Compras
Após a solicitação do Fornecedor, a Gestão de Fornecedores indicará a relaçãodos documentos necessários que devem ser enviados para análise, de acordocom a sua abrangência e tipo de fornecimento.
O não envio dos documentos exigidos implica no encerramento sumário doprocesso de cadastramento perante a VIVO.
3. Análise dos Documentos enviados:Caberá à Gestão de Fornecedores analisar os documentos enviados,considerando os seguintes aspectos:
- Tipo de fornecimento, abrangência- Situação econômico-financeira- Ações passivas com o Mercado- Outros
O Processo de Cadastramento
A VIVO reserva-se no direito de recusar o cadastramento de qualquerFornecedor que, a seu exclusivo critério, não apresente a capacidadetécnica ou comercial necessária ao fornecimento em questão.
O Fornecedor será comunicado, por escrito, acerca da aprovação ou não doprocesso de cadastramento na VIVO.
Na hipótese da solicitação de cadastro ser indeferida pela VIVO, oFornecedor receberá a devolução de toda a documentação quedisponibilizou para análise.
confidencial copyright©vivo200616 Diretoria de Compras
disponibilizou para análise.
4. Atualização de Documentações:Os documentos exigidos para o cadastro devem ser periodicamenteatualizados (Eventual/Local (a cada 24 meses) e Nacional (a cada 12meses)), sem prejuízo de serem exigidos, a qualquer tempo, osdocumentos que a VIVO, a seu exclusivo critério, entender necessários.Portanto, cabe ao Fornecedor encaminhar as documentações, sempre quesolicitado.
O não envio dos documentos solicitados, bem como sua não atualizaçãoimplica no bloqueio do Fornecedor, impedindo novas contratações.
Formalização do Processo de Compras
� Compras que não necessitam de Contrato Jurídico
A contratação será formalizada por meio da “Ordem de Fornecimento”,
As contratações do âmbito da Diretoria de Compras são formalizadas pormeio de um processo de compra, ocasião em que o “Potencial Fornecedor”,caso adjudicado, torna-se Fornecedor da VIVO.
No entanto, dependendo do objeto e do valor a ser contratado, haveránecessidade de formalizar a contratação por meio de Contrato Jurídico daVIVO.
confidencial copyright©vivo200617 Diretoria de Compras
A contratação será formalizada por meio da “Ordem de Fornecimento”,elaborada com base na minuta encaminhada com a solicitação depropostas, prévia e formalmente aceita pelos concorrentes, inclusivepelo Fornecedor que teve sua proposta adjudicada.Nos casos das contratações de até 500k estas poderão ser amparadaspelo documento “Condições Gerais de Contratação”, caso este tenhasido assinado e enviado pelo fornecedor no momento de cadastramentojunto à VIVO.
� Compras que necessitam de Contrato Jurídico
Os concorrentes receberão, juntamente com a solicitação de propostas,a minuta contratual VIVO. Somente após concordância escrita dosconcorrentes com a minuta contratual, é que o processo de Compraserá encaminhado para aprovação.
Formalização do Processo de Compras
� Nessa modalidade de contratação o Fornecedor receberá umdocumento da Diretoria de Compras, denominado “Carta deAdjudicação”, por meio do qual será informado de que sua proposta foiadjudicada, bem como da necessidade de firmar contrato jurídico.
� Uma vez formalizada a adjudicação do Fornecedor, o Contrato Jurídicodeverá ser elaborado com base na minuta contratual VIVO,anteriormente aceita pelo Fornecedor, cujas condições não poderão
confidencial copyright©vivo200618 Diretoria de Compras
anteriormente aceita pelo Fornecedor, cujas condições não poderãosofrer quaisquer alterações, exceto a exclusivo critério da VIVO.
� A responsabilidade pela elaboração e envio do Contrato Jurídico aoFornecedor, é da Área Requisitante ou Gestora.
Nota: Os demais concorrentes não adjudicados no processo de comprareceberão da VIVO o documento denominado “Carta de Deferência”.
Princípio Geral de Conduta da Diretoria de Compras
Será assegurado a todos os Fornecedores a disponibilização das informações
necessárias, de forma clara e homogênea,
confidencial copyright©vivo200619 Diretoria de Compras
necessárias, de forma clara e homogênea, e no mesmo período de tempo, de modo
que todos possam competir em igualdadede condições.
O que esperamos dos nossos Fornecedores
�� PRINCÍPIOS PRINCÍPIOS DE RELACIONAMENTODE RELACIONAMENTO
� Criar condições para se ter uma rede de relacionamentos duradouros,pautados no respeito mútuo, na transparência e na ética, e queestimulem a inovação com qualidade e o crescimento sustentável, combenefícios para todos.
�� PRINCÍPIOS COMERCIAISPRINCÍPIOS COMERCIAIS
confidencial copyright©vivo200620 Diretoria de Compras
� Apresentar propostas que contenham preços e condições comerciaisfactíveis de serem cumpridos.
� Apresentar proposta técnica e comercial sempre à Diretoria de Compras.
� Apresentar proposta técnica sem valores.
� Assumir compromissos que estejam dentro de sua capacidade real, noque diz respeito a qualidade, preço, prazo de entrega e garantias.
� Não solicitar informações sobre os seus concorrentes, mesmo após afinalização do processo de contratação.
� Fornecer, sempre que necessário, informações técnicas à ÁreaRequisitante, não utilizando dessas informações para induzí-la a erro.
O que esperamos dos nossos Fornecedores
� Não ofertar ao comprador responsável pelo processo ou a seu superiorhierárquico, presentes ou convites que não possam ser de domíniopúblico, ou que possam ser considerados como contrapartida dequalquer vantagem.
� Eventuais convites para almoços ou atividades lúdicas deverão serfeitos conjuntamente ao comprador e a seu superior hierárquico, não
�� PRINCÍPIOS ÉTICOSPRINCÍPIOS ÉTICOS
confidencial copyright©vivo200621 Diretoria de Compras
feitos conjuntamente ao comprador e a seu superior hierárquico, nãodevendo o fornecedor se valer destes momentos para obterinformações privilegiadas, nem tão pouco para iniciar ou conduzir umprocesso negocial.
� Não deverão ser concedidos a nenhum colaborador benefícios pessoaisde descontos ou outras vantagens além das condições gerais aplicadasa qualquer outro empregado da VIVO.
� Não faltar com a verdade ou induzir propositadamente a erro ou àaceitação do serviço, durante as negociações ou no cumprimento docontrato.
O que esperamos dos nossos Fornecedores
�� DISPOSIÇÕES GERAISDISPOSIÇÕES GERAIS
� Somente serão recebidos pela “Janela Única” da VIVO os documentos decobrança emitidos no mês de competência e que forem entregues até o diaanterior a 5 (cinco) dias úteis do término do mesmo mês, bem como quecontiverem o número da respectiva “Ordem de Fornecimento” (pedido decompra). Cabe ao Fornecedor consultar os endereços, período e horário defuncionamento da “Janela Única” das respectivas Áreas Requisitantes ouGestoras da VIVO.
confidencial copyright©vivo200622 Diretoria de Compras
� Os pagamentos serão realizados conforme o prazo adjudicado, sendo quea contagem deste terá início a partir da data de recebimento da regulardocumentação de cobrança pela “Janela Única”, em conformidade com osrequisitos estabelecidos pela VIVO, e somente serão efetivados após oaceite e aprovação da Área Requisitante ou Gestora da VIVO.
� Os Fornecedores da VIVO devem respeitar os preceitos constitucionais elegais vigentes, principalmente quanto à proibição do trabalho do menor,do trabalho forçado e da proteção ao meio ambiente, exigindo ocumprimento dessas mesmas condições em suas contratações comterceiros.
confidencial copyright©vivo200623 Diretoria de Compras
Manual de Relacionamento do Fornecedor
Documento elaborado pela Diretoria de Compras da VIVO
Janeiro/2010
confidencial copyright©vivo2006As informações contidas neste documento são proprietárias e para uso confidencial dos destinatários explicitados. Propriedade da Vivo.