manual de proveedores
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Plan de Manejo para Proveedores
Junio 2011
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INDICE
PRESENTACIN ............................................................................................................ 3 INFORMACIN GENERAL SOBRE EL CENTRO CIENTFICO TROPICAL .......... 4 Misin ............................................................................................................................... 4 Visin ............................................................................................................................... 4 PLAN DE MANEJO DE PROVEEDORES .................................................................... 5
I. Informacion general: .......................................................................................... 5 II. Objetivo general del plan ................................................................................... 6 III. Objetivos especficos .......................................................................................... 6 IV. Requisitos para los proveedores de la tiendas naturalistas del CCT .................. 7 V. Inclusin de nuevos artesanos ............................................................................ 8 VI. Evaluacin de proveedores ............................................................................... 11 VII. Actividades a realizar: ...................................................................................... 16 VIII. Cronograma de actividades: ............................................................................. 17
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PRESENTACIN
El presente Plan de Manejo de Proveedores es un instrumento que organiza
nuestras actividades en la relacin CCT - Proveedores como parte de un
proceso de concertacin que por su carcter dinmico, evoluciona y se adecua
a un contexto de sostenibilidad ecolgica, social y cultural.
Nuestro plan se constituye un instrumento de planificacin, el cual ordena y
sistematiza la informacin de los proveedores de modo que podamos tener una
visin ms global del trabajo que realizan con respecto a los diferentes criterios
de seleccin y evaluacin establecidos.
El Plan contiene entre otros aspectos: los objetivos, criterios de evaluacin,
actividades que se deben realizar, los responsables de realizar dichas
actividades y un cronograma de trabajo para el ao 2011.
Este plan pretende ser prctico, para poder ordenar lgica y secuencialmente
la fase de ejecucin, permitiendo realizar el seguimiento de los proveedores,
permitindonos la reprogramacin y facilitacin del proceso de evaluacin.
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INFORMACIN GENERAL SOBRE EL CENTRO CIENTFICO TROPICAL
El Centro Cientfico Tropical (CCT) es una organizacin no gubernamental sin
fines de lucro, de carcter cientfico y ambiental, fundada en el ao 1962 y
declarada de inters pblico por el Poder Ejecutivo de Costa Rica en el ao
1995.
Los ingresos que genera el CCT son destinados a mantener la operacin y la
conservacin de su Red de Reservas Biolgicas privadas, entre las que
destaca la Reserva Biolgica del Bosque Nuboso de Monteverde, as como
para mantener sus programas de investigacin y educacin ambiental y para el
desarrollo de nuevas iniciativas principalmente en el mbito ambiental.
Misin
Generar, aplicar y divulgar conocimientos para promover polticas y mejores
prcticas, social y ambientalmente responsables, con nfasis en los trpicos.
Visin
Es una organizacin que promueve soluciones y nuevos enfoques en la
elaboracin de modelos de gestin ambiental y desarrollos tecnolgicos, con
proyeccin hacia el desarrollo sostenible.
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PLAN DE MANEJO DE PROVEEDORES
I. Informacion general de la organizacin:
1.1 Titulo: ONG. PROVEEDURIA N 01 :
1.2 Informacin de la organizacin.
Direccin : Asociacin Centro Cientfico Tropical
Distrito : San Pedro
Provincia : San Jose
Cantn : Montes de Oca
1.3 Tiendas : Volcn Poas
Reserva de Monteverde
Volcn Iraz
Los Cusingos
1.4 Proveedores: : 320
1.5 Artculos : 4500 item
1.6 Personal : 17 Empleados
1.7 Lneas : 14
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II. Objetivo general del plan
Establecer los criterios necesarios para asegurar el cumplimiento de las
normas sociales y ambientales en la relacin CCT proveedores de artesanas
en nuestras tiendas naturalistas.
III. Objetivos especficos
1. Fortalecer el concepto de tiendas 100% Naturalistas
2. Crear una serie de criterios sociales y ambientales que se aplicaran a los
proveedores que quieran ofrecer sus productos en las tiendas.
3. Fomentar la actualizacin del artesano en el manejo del nuevos enfoques
social y ambientalmente responsables.
4. Establecer la evaluacin que se aplicar a los proveedores para verificar el
cumplimiento de criterios.
5. Establecer las actividades necesarias por parte del CCT para asegurar la
buena relacin con el proveedor y el cumplimiento de los criterios por parte
de los proveedores.
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IV. Requisitos para los proveedores de la tiendas naturalistas del CCT
El CCT en concordancia con su misin y visin establece una serie de requisitos o criterios
para los artesanos, personas, empresas u otros que quieran ser proveedores de sus
tiendas naturalistas con el fin cumplir con el propsito de tener tiendas naturalistas. Estos
requisitos se aplican tanto a los proveedores actuales como a los potenciales y buscan
precisamente que el proveedor en la produccin del bien que van a comercializar estn
cumpliendo con criterios tanto de responsabilidad social como ambiental ambiental.
A continuacin se establecen los criterios que el proveedor debe cumplir con el fin de poder
tener sus productos en las tiendas:
1. Producto nacional: El proveedor deber probar que el producto que va a vender en
las tiendas es de origen costarricense - hecho en nuestro pas, dado que en las
tiendas estos productos tendrn la prioridad, solo en caso de que se identifique que
un producto no se puede encontrar en el pas se traer de otro, pero se identificar en
el empaque el lugar de procedencia para no engaar al turista.
2. Expediente: cada proveedor deber tener un expediente en el CCT y ser obligacin
del proveedor mantenerlo al da, indicando la informacin respectiva a nombre,
cdula, telfonos, correos, cuentas, informacin sobre los productos que tiene, y se
tendr en el expediente la evaluacin que se realiza, entre otra informacin relevante.
3. Criterios Sociales
CCSS: Deber mantener al da los pagos correspondientes con la caja tanto como
persona como empresa, en cuyo caso debe tener a sus empleados debidamente
asegurados.
Pago de obligaciones con el gobierno: El proveedor deber mantenerse al da los
pagos correspondientes por concepto de impuestos tanto nacionales como locales.
Trabajo infantil: el CCT verificar que en la elaboracin de los productos no exista
trabajo infantil, que pueda considerarse como atropello a los derechos de los nios y
adolescentes.
Salarios: Se deber cumplir con la norma de salarios mnimos en caso de que el
proveedor tenga personal a cargo.
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Seguridad y salud ocupacional: Deber cumplir con ciertas normas bsicas de
seguridad y salud ocupacional que protejan a los que trabajan en la elaboracin de los
productos tales como: extintores, mascarillas, guantes, lentes, instalaciones
elctricas, espacio donde laborar, entre otros que se consideren segn la actividad.
4. Criterios Ambientales:
Desperdicios: el proveedor deber procurar que en los procesos de elaboracin de
productos se produzca la menor cantidad de desperdicios, de ser posible debera ser
cero; sin embargo de producirlos deber indicar que se hacen con esos desperdicios.
Desechos o emisiones contaminantes: se deber identificar si en el proceso de
elaborar los productos se producen desechos o emisiones contaminantes y si se
producen que hacen para disminuirlo o eliminar y como se podra ayudar al proveedor
para buscar la solucin al problema.
Otros problemas ambientales: se verificar si la empresa tiene en el proceso de
elaboracin, empaque, distribucin u otro problemas de tipo ambiental que puedan
causar algn dao.
Maderas: Aquellos proveedores que elaboran productos a base de madera debern
cumplir con las siguientes condiciones:
No utilizar maderas en vas de extincin o vedadas tales como: Nazareno,
cocobolo, ron ron, cenzaro, u otros contempladas en las listas oficiales de
maderas vedadas y en vas de extincin.
Debern especificar el origen de las maderas que utilizan en la medida de lo
posible.
Indicar si las maderas tienen algn certificado y proporcionar una copia del
mismo para su expediente.
V. Inclusin de nuevos artesanos A la hora de elegir a un proveedor para la tienda, se deber estar seguro de que los
productos y el proveedor cumplen con los criterios antes mencionados, por lo cual es
importante que se le evalu y de ser posible se le haga una visita, segn la evaluacin
establecida ms adelante en este documento.
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A la hora de recibir un proveedor nuevo se deber abrir un expediente en el cual se tenga
la informacin bsica de contacto y de ah se parte para incluir informacin ms precisa
sobre sus productos, procesos y dems informacin segn los criterios establecidos.
Como primera parte el proveedor deber completar una formula donde indique sus datos,
segn se muestra en el cuadro No. 2
Una vez que se decida introducir a un nuevo proveedor se realizar una visita al lugar de
trabajo para revisar que el proveedor cumpla con los criterios establecidos, segn la
evaluacin establecida en el siguiente punto.
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Cuadro No. 2 Boleta de inscripcin de proveedores
Boleta de inscripcin para proveedores
Fecha: ___/___/____ Nombre o razn social: _____________________________________ Cdula: ___________________
En caso de ser una persona jurdica, nombre de la persona a contactar: __________________________
# de telfono: _____________ Fax: _____________ Correo electrnico ________________________
Direccin exacta: ______________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Producto (s): _________________________________________________________________________
Forma de pago: ____ Consignacin ___ Contado ___ Crdito a ____ das
Rgimen tributario: ____ Simplificado ___tradicional ___ Ninguno
Espacio para uso de proveedura del CCT
Cdigo de proveedor: _____________________
Lista de pago: ___ 1 ___ 2 ____ Transferencia
.....................................................................................................................................................................................
Informacin General 1. Para poder recibir su pago debe entregar una factura timbrada emitida a nombre de Centro Cientfico Tropical,
de ser el caso que no cuente con factura timbrada, deber entregar una factura corriente e incluir la siguiente informacin:
Nombre completo del proveedor (mismo del cheque o transferencia)
# de cdula fsica o jurdica
Direccin
Algn nmero telefnico
2. Todos los pagos realizados a su persona o empresa sern reportados a tributacin, por medio del formulario D151
3. Los pagos se realizaran en la segunda y tercera semana de cada mes, segn lista de pago que se le asigno.
4. Debe indicar si posee cuenta en el banco nacional si desea que se le pague mediante transferencia electrnica.
5. Los das de pago son los martes de 2:30 p.m. a 4:30.
6. La mercadera se recibe los das mircoles en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m.d. y de 1:00 a 3:00 p.m.
7. El nmero telefnico del CCT para cualquier consulta es el 22-53-32-67
8. El CCT le realizar vistas para corroborar que este cumpliendo con los criterios establecidos para considerarlo como proveedor de las tiendas.
_____________________________________ Firma del Proveedor
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VI. Evaluacin de proveedores Para la evaluacin de proveedores el CCT realiza una serie de visitas sorpresa en las
cuales se verifica que el proveedor realmente este cumpliendo con los criterios
establecidos. En dicha visita se aplica un cuestionario en el cual se han incluido los criterios
y al final se identifica si el proveedor esta cumpliendo y si puede continuar vendiendo sus
productos en las tiendas.
A continuacin se presenta el cuestionario utilizado para evaluacin de los proveedores
utilizado por el CCT en las visitas que debe realizar a los lugares de trabajo de cada
proveedor.
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VII. Actividades a realizar:
1. Eliminar completamente de nuestras tiendas los productos elaborados con
maderas en vas de extincin o vedadas.
2. Realizar talleres que propicien en el artesano un cambio de mentalidad para que
pueda elaborar ms productos a base de maderas como la melina, el cipres,
playwood y otras no vedadas ni en vas de extincin.
3. Realizar charlas para incentivar una cultura dinmica, participativa, disciplinada al
reciclado entre los proveedores.
4. Realizar charlas que propicien las buenas prcticas ambientales, mediante la
ejecucin del acopio y reciclaje de desechos, as como uso responsable de los
desechos o residuos que quedan de la elaboracin de productos.
5. Realizar visitas a los proveedores, con el fin de verificar que realmente estn
cumpliendo con los criterios establecidos en este manual.
6. Organizar giras para los proveedores a las diferentes reservas del CCT, con el fin
de que entiendan la filosofa de la organizacin.
7. Propiciar espacios de educacin ambiental dirigida a los proveedores.
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VIII. Cronograma de actividades:
Recursos I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Colones
1. Eliminar completamente de nuestras tiendas los
productos elaborados con maderas en vas de extincin o
vedadas.
Tiendas con cero productos
elaborados cpn maderas en vas
de extincin
Productos a base de
madera renobables x
Administrador de la
tienda -
2. Realizar talleres que propicien en el artesano un
cambio de mentalidad para que pueda elaborar ms productos a base de maderas como la melina, el cipres,
playwood y otras no vedadas ni en vas de extincin.
Ms productos elaborados en
maderas renobables
Cantidad de
productos elaborados
con maderas
renobables
x x
Direccin
administrativa -
administradores - Enc.
Proveedura
50.000 c/u
3. Realizar charlas para incentivar una cultura dinmica,
participativa, disciplinada al reciclado entre los
proveedores.
Ms productos elaborados a
base de reciclaje
Cantidad de
productos elaborados
con material de
reciclaje
x x
Direccin
Administrativa -
Comit de reciclaje -
Enc de Proveedura
50.000 c/u
4. Realizar charlas que propicien las buenas prcticas
ambientales, mediante la ejecucin del acopio y reciclaje
de desechos, as como uso responsable de los productos
desechables.
Proveedores ms
comprometidos con prcticas de
reciclaje
Ms productos
elabordos con a base
de reciclaje y menos
desechos en los
procesos
x xDireccin Adm -
Comit de reciclaje-
Enc Proveedura
50.000 c/u
5. Realizar visitas a los proveedores, con el fin de
verificar que realmente estn cumpliendo con los criterios
establecidos.
Tener la mayor cantidad de
proveedores evaluados
Documento con las
evaluaciones
realizadas
x x
Encargado de
proveedura -
administradores - Dir.
Adm
100.000 c/u
6. Organizar giras para los proveedores a las diferentes
reservas del CCT, con el fin de que entiendan la filosofa
de la organizacin.
Proveedores ms integrados a
la filosofa del CCT
Proveedores
comprometidos con
la misin del CCT
x
Direccin
Administrativa -
Comit de reciclaje -
Enc de Proveedura
200.000 c/u
7. Propiciar espacios de educacin ambiental dirigida a
los proveedores.
Proveedores ms conscientes
del ambiente
Tener ms productos
amigables con el
ambiente
x
Programa de
educacin ambiental -
Comit de reciclaje -
Enc de Proveedura
50.000 c/u
Asociacin Centro Cientfico Trpopical Cronograma de Actividades con proveedores 2011
Actividades ResponsableCronograma mensual 2011
VerificadoresProducto Esperado
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Lista de Especies Forestales Vedadas y bajo otras
categoras de Proteccin en Costa Rica