MAPAS DE PROCESOS

PROCESOS

Departamento de Sistemas

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MANUAL DE PROCESO - GENERALIDADES

INTRODUCCIÓN

El diseño de este manual tiene como principio establecer en el Departamento de Sistemas los

procedimientos que se llevan a cabo, definir su flujo, responsables e información involucrada en cada uno

de ellos.

OBJETIVO

Definir los pasos que se deben ejecutar para realizar cualquier tarea relacionada a las funciones

establecidas dentro del Departamento de Sistemas , determinando los procedimientos y dependencias y/o

personas responsables que están involucradas dentro del mismo proceso.

ALCANCE DEL MANUAL

Constituir las actividades de cada uno de los procedimientos del Departamento de Sistemas.

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Procesos

COMPRAS - ADQUISICION TECNOLOGICA

PLANEACION HORARIOS SEMESTRALES

CICLO DE VIDA - SOFTWARE ACADEMICO SWA

INVENTARIOS - DAR DE BAJA

INGRESO PERSONAL

REPORTE A SISTEMAS DE INFORMACION

GUBERNAMENTALES

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PROCESO: COMPRAS - ADQUISICION TECNOLÓGICA

OBJETIVO: Realizar las compras del equipamiento tecnológico necesario para la corporación Escuela de Artes

y Letras - Institución Universitaria

PERIODICIDAD: Ocasional.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES

1 Reporte de Necesidades tecnológicas de adquisición o

renovación a consejo académico o administrativo

Consejo

Académico -

Consejo

Administrativo

2 Análisis de Requerimientos de Equipamiento tecnológico en

consejo académico y/o directivo

Consejo

Académico -

Consejo

Administrativo

3,4 Solicitud de Cotizaciones

Actualización y/o Registro de Proveedores

Director Sistemas

5,6 Selección Proveedor

Orden de Compra

Director Sistemas

7,8 Recibo Equipamiento Tecnológico

Entrega Usuario Final

Director Sistemas

9 Archivo Requerimiento Equipamiento Tecnológico Director Sistemas

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FLUJOGRAMA:

1. Reporte de Necesidades tecnológicas

de adquisición o renovación a consejo

académico o administrativo

Inici

o

Plan de Desarrollo Plan Operativo

2. Análisis de Requerimientos de

Equipamiento tecnológico en consejo

académico y/o directivo

Información necesidades

Aprobació

n

Re SI

NO 9. Archivo Requerimiento

Equipamiento Tecnológico

5. Selección Proveedor

6. Orden de Compra

7. Recibo Equipamiento Tecnológico

8. Entrega Usuario Final

Cotizaciones

Orden de Compra a Proveedor

Factura Proveedor Memorando de Entrega a Usuario

Final

Fin

3. Solicitud de Cotizaciones

4. Actualización y/o Registro de

Proveedores

Fin

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PROCESO: PLANEACIÓN HORARIOS SEMESTRALES

OBJETIVO: Realizar los horarios para un periodo académico

PERIODICIDAD: Semestral.

DESCRIPCION DEL PROCESO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES

1 Establecer Cronograma de Actividades Horarios Director de

Sistemas -

Vicerrectoría

Académica

2 Comunicación Cronograma a Directores de Programa Vicerrectoría

Académica

3 Elaboración de Horarios por parte de Directores de Programa Directores de

programa

4 Envío Horarios a Coordinación de Horarios Directores de

Programa

Coordinación de

Horarios

5,6 Consolidación de Horarios

Envío para procesamiento a Departamento de Sistemas

Director Sistemas

7,8 Validaciones

Ingreso al sistema SWA

Departamento de

Sistemas

9 Horarios Sistema SWA Departamento de

Sistemas

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FLUJOGRAMA:

1. Establecer Cronograma de Actividades

Horarios

Inici

o

Cronograma de Actividades Horarios Correo electrónico a Vicerrectoría

Académica para aprobación

Aprobació

n

Re

3. Elaboración de Horarios por parte de

Directores de Programa

4. Envío Horarios a Coordinación de

Horarios

Cronograma de atividades horarios enviado por correo electrónico

Disponibilidad Horaria Docentes Malla Curricular Antecedente Histórico de cursos

Horarios por Programa académico

2. Comunicación Cronograma a Directores

de Programa

NO

SI

Revisión

Re

NO

SI

5. Consolidación de Horarios

6. Envío para procesamiento a

Departamento de Sistemas

A

B

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Fin

A

7. Validaciones

8. Ingreso al sistema SWA

Inconsistenci

as

Re

SI

B

NO

9. Horarios Sistema SWA

Horarios para Periodo académico

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PROCESO: CICLO DE VIDA - SOFTWARE ACADEMICO SWA

OBJETIVO: Desarrollar todo el proceso académico desde los aspirantes hasta su salida como graduado de la

institución

PERIODICIDAD: Semestral, Ocasional, Anual.

DESCRIPCION DEL PROCESO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES

1 Requerimientos Técnicos Hardware y Software

Departamento de

Sistemas

2 Carga Académico: Parámetros Iniciales Institucionales Departamento de

Sistemas

3 Admisiones Promoción y

Mercadeo -

Secretaria

Académica,

Directores de

programa Dpto de

Sistemas

4 Programación Académica Secretaria

Académica

Directores de

Programa Dpto de

Sistemas

5 Novedades Académicas Secretaria

Académica

Directores de

Programa Dpto de

Sistemas

6 Consulta y/o impresión información académica Ingreso al

sistema SWA

Comunidad

Académica

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FLUJOGRAMA:

2. Carga Académico: Parametros Iniciales

Institucionales

Inici

o

PEI Estatutos Resoluciones MEN

3. Admisiones

Formulario WEB

4. Programación Académica

Carta Pecuniaria Horarios Novedades - Normativa Académicas

5. Novedades Académicas

Cambios Notas Cancelaciones, retiros Normativa Académicas

6. Consulta y/o impresión información

académica

Informes SWA

1. Requerimientos Técnicos Hardware y

Software

Fin

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PROCESO: INVENTARIOS - DAR DE BAJA

OBJETIVO: Dar de baja al equipamiento tecnológico dañado sin posibilidad de arreglo, u obsoleto

PERIODICIDAD: Ocasional.

DESCRIPCION DEL PROCESO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES

1 Recepción información Asistentes de Sistemas - Equipamiento

dañado

Departamento de

Sistemas

2 .Evaluación Técnica Equipo defectuoso Departamento de

Sistemas

3 Reparaciones Departamento de

Sistemas

4 Toma de Datos de Equipo Departamento de

Sistemas

5 Traslado a Bodega Inventario Defectuoso Departamento de

Sistemas

6 Notificación a Revisoría Fiscal Departamento de

Sistemas

7,8 Destrucción

Elaboración Acta de Destrucción

Departamento de

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FLUJOGRAMA:

1. Recepción información Asistentes de

Sistemas - Equipamiento dañado

Inici

o

Información equipamiento tecnológico dañado

2. Evaluación Técnica Equipo defectuoso

Información equipo

Dar de Baja

Re

NO 3. Reparaciones

SI

Fin 4. Toma de Datos de Equipo

5. Traslado a Bodega Inventario

Defectuoso

6. Notificación a Revisoría Fiscal

7. Destrucción

8. Elaboración Acta de Destrucción

Hoja de Vida Equipo

Información Trasalado

Información Citación para verificar destrucción de equipo

Acta de Destrucción

Fin

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PROCESO: INGRESO PERSONAL

OBJETIVO: Realizar la vinculación de nuevo personal en el área de Sistemas.

PERIODICIDAD: Ocasional.

DESCRIPCION DEL PROCESO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES

1 Requerimiento de personal en el Departamento Departamento de

Sistemas

2 Establecer Perfil del Aspirante Departamento de

Sistemas

3 Solicitud a Recursos Humano Departamento de

Sistemas

4 Envío aspirantes que cumplen perfil

Departamento de

Sistemas -

Recursos Humanos

5 Entrevista Aspirante - Pruebas Técnicas Departamento de

Sistemas -

Recursos Humanos

6 Selección aspirantes Departamento de

Sistemas -

Recursos Humanos

7 Envío a Recursos Humanos para contratación

Departamento de

Sistemas -

Recursos Humanos

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FLUJOGRAMA:

1. Requerimiento de personal en el

Departamento

Inici

o

Información necesidades de personal

2. Establecer Perfil del Aspirante

Información perfil aspirante

3. Solicitud a Recursos Humanos

4. Envío aspirantes que cumplen perfil

Información solicitud aspirante

5. Entrevista Aspirante

6. Pruebas Técnicas

Hoja de Vida (Recursos Humanos)

Aprobación

Re

SI

NO

7. Selección aspirantes

Resultados Pruebas

8. Envío a Recursos Humanos para

contratación

Información selección aspirantes

Fin

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PROCESO: REPORTE A SISTEMAS DE INFORMACION GUBERNAMENTALES

OBJETIVO: Realizar el reporte de la información solicitada por el gobierno en los sistemas SNIES y SPADIES.

PERIODICIDAD: Semestral, Ocasional.

DESCRIPCION DEL PROCESO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES

1 Verificación cronograma de reportes a sistemas de información

gubernamentales

Departamento de

Sistemas

2 Establecer Fechas Límites de reporte institucional

Departamento de

Sistemas -

Vicerrectoría

Académica

3 Ingreso información a sistemas de Información

gubernamental: SNIES - SPADIES

Departamento de

Sistemas -

Dependencias EAL

4 Verificaciones y Correcciones Departamento de

Sistemas

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FLUJOGRAMA:

1. Verificación cronograma de reportes a

sistemas de información gubernamentales

Inici

o

Resoluciones MEN

2. Establecer Fechas Límites de reporte

institucional

Información Institucional fechas de reporte

3. Ingreso información a sistemas de

Información gubernamental: SNIES -

SPADIES

Información Institucional para reportar

Departamento de Sistemas Departamentos institucionales

4. Verificaciones y Correcciones

Inconsistencias Sistemas de información gubernamentales

Fin