manual de procedimientos Órgano interno de control

Manual de Procedimientos

Órgano Interno de Control

La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.

2

Manual de Procedimientos


3

Índice

Página

I. Introducción……………………………………………….……………………5 II. Organigrama…………………………………………………..……………….6 III. Objetivo del Manual…………………………….……………….………...…..7 IV. Presentación de los Procedimientos:

1. Auditorías………………………………………………..………………9 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 2. Entregas-Recepción………………………………………………...28 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 3. Revisión física de personal……………………..…………………69 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos

Anexos

4. Revisión de bienes inventariables…………………….…… ……..76 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos

4

5. Atención de quejas y denuncias…………………………………….83 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 6. Licitaciones de tiendas escolares…………………………………...92 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 7. Verificaciones físicas de tiendas escolares…………………..……105 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 8. Revisiones financieras de informes de tiendas escolares………111 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos

Anexos

Bibliografía………………….…………………………………………. 120 Glosario….…………………………….……...………….………….….121

5

I. Introducción

El Manual de Procedimientos de este Órgano Interno de Control, se elabora con el propósito de establecer los procedimientos de trabajo, conociendo de manera detallada y secuencial, la forma en que se desarrollan las actividades que se tienen asignadas a este Órgano, tal como se indica en el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, emitido en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado Número 37 de fecha 10 de agosto del 2020 y artículo 24 del Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado. Con esto se logra tener una visión global de lo que se realiza en el Órgano Interno

de Control y orientar al personal adscrito al Órgano en la responsabilidad de sus

funciones y personal de nuevo ingreso, permitiendo mejorar el desempeño de sus

actividades.

Es importante el presente Manual, para tener una mejor interpretación y

conocimiento del funcionamiento del Órgano Interno de Control, al igual la

responsabilidad por parte del personal de este Órgano, para estar en apego a las

disposiciones emanadas del Ejecutivo Estatal a través del Secretario de

Educación Pública, así como las atribuciones que les fija el Reglamento Interior de

la Secretaría de Educación Pública.

6

II. Organigrama

7

III. Objetivo del Manual

El objetivo del presente manual es garantizar la uniformidad de las operaciones

como instrumentos que permitan la toma decisiones para implementar mejoras

tanto en la productividad del trabajo y calidad en el servicio, además constituye

una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera

de ejecutar un trabajo determinado.

Lo importante de contar con el Manual de Procedimientos, es facilitar el control

interno del Órgano Interno de Control, permitiendo orientar el desempeño del

personal ante cualquier duda, ayudando a incrementar la eficiencia, la calidad y

productividad, toda vez que es fuente importante de información, contribuyendo

para a asumir la responsabilidad por parte de cada persona que labora en Órgano,

facilitando los procesos para hacer efectivas las normas, procesos y funciones

administrativas.

8

IV. Presentación de los Procedimientos

1. Auditorías

2. Entregas-Recepción

3. Revisión física de personal

4. Revisión de bienes inventariarles

5. Atención de quejas y denuncias

6. Licitaciones de tiendas escolares

7. Verificaciones físicas de tiendas escolares

8. Revisiones financieras de informes de tiendas escolares

9

Secretaría de Educación Pública


Subjefatura de Supervisión y Auditoría

1.- Auditorías


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Clave del Procedimiento PROC-OIC-01

Nombre del Procedimiento: Auditorías Fecha: 05-02-2021

Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control.

Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría

Versión: 1.0

Página: 1 de 9

Objetivo: Es la obtención de evidencia suficiente, competente,

relevante y pertinente que permita al auditor conocer la

situación de los conceptos revisados para emitir un

resultado solido, sustentado y valido.

Alcance: Titular, auditores, personal del Órgano Interno de Control

y área auditada.

Normas de Operación: Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, Manual de Auditoría Pública, y Normas Generales de Auditoría Pública.

11

Secretaría de Educación Pública Baja California Sur



Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control..

Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 2 de 9

Tiempo: 1 a 3 meses

Descripción de actividades

Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de Trabajo

1 Titular del Órgano

Interno de Control

Elabora orden de auditoría,

mediante mandamiento escrito:

nombre y cargo a quien se dirige,

fecha de elaboración de acuerdo

con la programación, fundamentos

(sustento) de la auditoría, nombres

completos y cargos del personal

comisionado para practicar la

auditoría, alcances de la auditoría y

el período a revisar, estar firmada

por el titular del OIC, firmándose un

día antes de lo programado para

efectuar la visita al área auditada.

Oficio de Orden de

Auditoría.

2 Auditor de Órgano

Interno de Control

Entrega orden de auditoría al titular

del área auditada, ya que se

presenta a los auditores que

llevarán a cabo la ejecución de la

auditoría.

Oficio de Orden de

Auditoría.

3 Área auditada Recibe orden de auditoría,

obteniendo de puño y letra, el acuse

de recibo en una copia, así como el

sello oficial.

Oficio de Orden de

Auditoría con acuse de

recibido.


Interno de Control

Recibe acuse de la Orden de

Auditoría y turna copia a las

instancias que lo requieran.

Acuse de oficio de la

orden de auditoría.


Interno de Control

Elabora acta de inicio, para hacer

constar entrega formal de la orden

de auditoría (nombre, cargo y datos

de identificación de los servidores

públicos que intervienen en el acto.

Acta de Inicio.

12



Nombre del Procedimiento: Auditorías. Fecha: 05-02-2021



Versión: 1.0

Página: 3 de 9

Tiempo: 1 a 3 meses

Descripción de actividades Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de

Trabajo


Interno de Control

Entrega un ejemplar del acta de

inicio al titular del área auditada,

posteriormente presentar al

auditado el oficio de solicitud de

información. Dicho oficio se

elabora de la siguiente manera:

se toma un número en el

consecutivo de oficios; se le

plasma la fecha; se plasma el

asunto; en el detalle del oficio se

plasma la normatividad que nos

regula para llevar a cabo dicha

auditoría, se plasman los

antecedentes para solicitar cierta

información; se enlista la

información que se solicitará para

llevar a cabo la auditoría; se firma

el oficio por el titular del OIC y se

le pone el sello oficial; finalmente

se plasman las copias para los

interesados.

Acta de Inicio y Oficio

de Solicitud de

Información.

7 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Iniciar los trabajos de auditoría y

conforme a la muestra, solicita la

verificación física y/o documental

y registra los datos en papeles de

trabajo.

Papeles de trabajo.

13






Versión: 1.0

Página: 4 de 9

Tiempo: 1 a 3 meses


Trabajo

8 Subjefe de

Órgano Interno

de Control

Registra en cédulas los

resultados de los trabajos y sus

conclusiones y los presenta al

Titular del Órgano Interno de

Control, para que este a su vez

les dé el visto bueno o le efectúe

alguna modificación.

Cédulas de

Observación.

9 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Realiza confronta con el titular del

área auditada, servidores públicos

responsables de la operación

revisada y de quienes poseen

atribuciones en toma de

decisiones.

10 Área Auditada Proporciona al auditor, elementos

adicionales para rectificar o

ratificar las observaciones.

Evidencia documental.

11 Subjefe de

Órgano Interno

de Control

Ratifica o rectifica observaciones,

recomienda acciones para

solucionar lo observado.

Evidencia documental

12 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Elabora el acta de cierre para

hacer constar los resultados de la

auditoría, conclusión de la

diligencia o término de los

trabajos realizados, recaba firmas

de los que participan en el acto y

entrega un ejemplar al titular del

área auditada.

Acta de Cierre de

Auditoría.

14




Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control


Versión: 1.0

Página: 5 de 9

Tiempo: 1 a 3 meses


Trabajo

13 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Entrega al titular del Órgano

Interno de Control el proyecto de

cédula de observación.

Cédula de

Observaciones.

14 Titular de Órgano

Interno de

Control

Analiza y aprueba las

observaciones.

Cédula de

Observaciones.


Interno de

Control

Presenta las cédulas de

observaciones al titular del área

auditada y se firmen.

Cédulas de

Observación.

16

Titular de Órgano

Interno de

Control

¿Están solventadas las

observaciones?

Si, concluye auditoría.

No, sigue el proceso de auditoría.

Sigue e número 16.

Otorga un plazo de 5 días hábiles

para presentar ante el Órgano

Interno de Control la evidencia

documental que solvente cada

una de las observaciones.

Evidencia Documental

17 Área Auditada Presenta la evidencia documental

que considera va a solventar cada

una de las observaciones

presentadas en las cédulas.

Evidencia Documental.

15



Nombre del Procedimiento: Auditorias Fecha: 05-02-2021



Versión: 1.0

Página: 6 de 9

Tiempo: 1 a 3 meses


Trabajo

18

Titular de Órgano

Interno de Control

¿Están solventadas las observaciones? Si, concluye auditoría. No, sigue en el número 18. Aplicar los requerimientos y/o sanciones a que haya lugar.

Cédula de

Observaciones.

Fin

16






Versión: 1.0

Página: 7 de 9

Tiempo: 1 a 3 meses

Diagrama de Flujo

Titular de OIC Subjefe de OIC Auditor de OIC Área Auditada

Inicio

1

Entrega la orden

de auditoría al

titular del área

sujeta a auditar.2

Recibe orden de

auditoría, mediante el

acuse de recibido.

3

4

5

6

inicia los trabajos de auditoría y

conforme a la muestra

seleccionada, solicita la

verificación física y/o documental y

registra los datos en los papeles

de trabajos.

78

realiza confronta con el titular del

área auditada, servidores

públicos responsables de la

operación revisada y de quienes

poseen atribuciones en toma de

decisiones.

9

2

Elabora orden de

auditoría.

Orden de

auditoria

Obtiene acuse de la orden de

auditoría y turna copia a las

instancias que lo requieran.

Orden de

auditoria

Elabora el acta de inicio en 5

ejemplares y recaba las

firmas de las personas que

intervienen en el acto.

Acta de inicio

Entrega un ejemplar del acta de

inicio al titular del área sujeta a

auditar.

Acta de inicio

Registra en cédulas los

resultados de los trabajos y sus

conclusiones y los presenta al

titular del Órgano Interno de

Control.

Cédulas de

observación

Orden de

auditoria Orden de

auditoria

Papeles de

Trabajo

17




Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control

Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría

Versión: 1.0

Página: 8 de 9

Tiempo: 1 a 3 meses

Diagrama de Flujo


Cédula de

observación

Acta de cierre

de auditoria

Evidencia

documental

1

Personal del área

auditada

proporciona al

auditor, elementos

adicionales para

rectificar o ratificar

las observaciones.

Ratifica o rectifica

observaciones,

recomienda acciones

para solucionar lo

observado.

10

Elabora el acta de cierre,

recaba firmas de los que

participan en el acto y

entrega un ejemplar al

titular del área auditada.

11

12

13Analiza y aprueba las

observaciones.14

Presenta las

cédulas de

observaciones al

titular del área

auditada y se

firmen.

15

3

Entrega al titular del

Órgano Interno de

Control el proyecto de

cédula de observación.

Cédula de

observación

Evidencia

documental

Cédula de

observación

18



Nombre del Procedimiento: Auditoría. Fecha: 05-02-2021



Versión: 1.0

Página: 9 de 9

Tiempo: Varia

Diagrama de Flujo


2

¿Están

solventadas las

observaciones?

Si

Otorga un plazo de 5 días

hábiles para presentar

ante el Órgano Interno de

Control la solventación.

No

¿Están

solventadas las

observaciones?

Presenta la evidencia

documental que solventa cada

uno de los casos.

Aplica los requerimientos o

sanciones a que haya lugar.

No

Si

16

17

18

Concluye

auditoria

Concluye

auditoria

Fin

Evidencia

documental Evidencia

documental

Cédula de

observación

19

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

Nombre: Secretaría de Educación Pública del

Estado de B.C.S.

Plantel: (nombre del área a auditar)

Función: (cargo del titular del área a auditar) Servidor Público: (nombre del titular a

auditar)

Ubicación: (Dirección del área a auditar) Orden Núm: ---/2020.

Acta de Visita: ---/2020.

Clase: Acta de Resultados

ACTA ADMINISTRATIVA QUE SE FORMULA PARA HACER CONSTAR LOS RESULTADOS DE LA

AUDITORÍA No. ---/2020.

2020---

En la ciudad de La Paz, B.C.S., siendo las ___:___ horas, del día ____ de ---------- del 2020, los CC. --------

---------------------------------------, C. ---------------------------------------------- y C. ---------------------------------------------

personal adscrito al Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación Pública, llevaron a

cabo la auditoría No. ----/2020, bajo el amparo de la orden No. ---- del ---- de ------------------- del 2020,

en la oficina que ocupa la dirección de la ------------------------------------------------ (nombre del área a

auditar), sita en calle ---------------------------------, col. --------------------, ------------------ B.C.S., a efecto de

hacer constar los siguientes: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hechos _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en la oficina citada y ante

la presencia de la ________________(nombre del titular del área a auditar) (cargo del área a auditar),

así como los testigos de asistencia los CC. __________________________________________ y C.

______________________________________________, nombrados por la ---------------------------(nombre del titular

del área a auditar), personal adscrito al (área a auditar). Con la presente acta se dan por concluidos

los trabajos dentro del plantel antes mencionado, relacionados con la Auditoría No. ---/2020,

indicándose en éste acto la fecha probable del envío del informe de Resultados de Auditoría para su

firma y atención, en el tiempo establecido en dichos documentos, la cual será el (fecha de

solventación)._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _

No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de ésta diligencia,

siendo las ___:___ horas de la misma fecha de su inicio previa lectura de lo asentado la firma al

margen y al calce de todas sus fojas los que en ella intervinieron, haciéndose constar que éste

documento fue elaborado en original y tres copias, de las cuales se entrega una legible al servidor

público con él que se entendió la diligencia._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Por el Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación Pública de la Ciudad de La Paz,

B.C.S._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

En la ciudad de La Paz, B.C.S., siendo las ___:___ horas del día ___ de (fecha en que se entrega el

resultado de la auditoría), los CC. --------------------------------------, C. ---------------------------------- y el C. --------

----------------------------------, personal adscrito al Órgano Interno de Control de la Secretaría de

Educación Pública, llevaron a cabo la auditoría número ----, bajo el amparo de la orden número ----

/2020 del (fecha en que dio inicio la revisión de auditoría), en las oficinas que ocupa la dirección de

(nombre del área a auditar), sita en calle ----------------- y ----------------, col. -------------------, La Paz B.C.S.,

a efecto de hace constar los siguientes: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _


Pasa al folio 2020---

20


Estado de B.C.S.

Plantel: (nombre del área a auditar)

Función: (cargo del titular del área a auditar) Servidor Público: (nombre del titular a

auditar)

Ubicación: (Dirección del área a auditar) Orden Núm: ---/2020.

Acta de Visita: ---/2020.

Clase: Acta de Resultados

Viene del folio 2020---

Por el Órgano Interno de Control

(Nombre del titular)

Jefa(e) del Órgano Interno de Control

C. --------------------------------------------- C. ------------------------------------------

Subjefa de Auditoría y Supervisión Auditor Interno

C. ------------------------------------------------

Auxiliar de Auditor

Por Parte de la (nombre del área auditada)

(nombre del titular)

Cargo del titular del área a auditar

Testigos de Asistencia

C. _________________________________ C. ____________________________________


Folio 2020---

21


Estado de B.C.S.

Área: Nombre del área a auditar

Función: Director del Plantel Educativo Servidor Público: Nombre del titular

Ubicación: Dirección del plantel. Orden Núm: 01/2020

Acta de Visita: 01/2020.

Clase: Acta de Inicio de Auditoría.

Anexo “Acta de Inicio”

2020/01

En la Ciudad de La Paz, B.C.S., siendo las ----- horas, del día _____ de _____________ de 2020, las CC. C. ----------------

-----------------------------------------------------------------------------------------, auditores respectivamente, adscritos al Órgano

Interno de Control de la Secretaría de Educación, hace constar que se constituyeron legalmente en las oficinas

que ocupa la dirección de la Esc. Primaria ---------------------------------------------------, ubicada en -------------------------------

-----------, col. -----------------------------------------, ------------------------ B.C.S., a efecto de hacer constar los siguientes:----------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hechos------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------

En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en la oficina citada y ante la presencia

de la C. -------------------------------------------- (nombre del titular del área a auditar), procedieron a identificarse en el

orden mencionado con las credenciales números: --------------------------------------------------------------------------------------

expedida por el Instituto Nacional Electoral, acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditoría

Núm. 01/2020 de fecha ------------------------------------, emitida por la ------------------------------------------------------------ Jefa del

Órgano Interno de Control de ésta Secretaría de Educación Pública, a la --------------------------------------- (titular del área a

auditar). quien firma para constancia de su puño y letra en una copia de la misma orden , en la cual también se

estampo el sello oficial del plantel educativo visitado, acto con en el que se tiene por formalmente notificada la

orden de auditoría que nos ocupa, para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se

solicita al servidor público que la recibe se identifique, exhibiendo éste la Credencial de Elector con número

_________________________, expedida a su favor por el Instituto _____________ Electoral, documento que se tiene a la

vista y en el que se aprecia en su margen inferior izquierdo una fotografía cuyos rasgos fisonómicos corresponden a

su portador, a quien en éste acto se le devuelve por así haberlo solicitado.----------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------

Los auditores exponen a la ----------------------------------- (titular del área a auditar) el alcance de los trabajos a

desarrollar, los cuales se ejecutarán al amparo y en cumplimiento de la orden de auditoría citada, mismos que

estarán enfocados al 100% de la revisión, correspondiente al periodo de --------------------- a -------------------------- a los

ingresos propios del plantel, practicando los procedimientos de auditoría del ----------------------------------------------------

-------- (fecha) , en la inteligencia de que la auditoría podrá retroceder a ejercicio anteriores de considerarse

necesario, acto seguido se solicita a la -------------------------------------- (titular del área a auditar), designe dos

testigos de asistencia, advertido de que en su negativa serán nombrados por los auditores actuantes, a ésta

solicitud, el visitado designa a los CC. _________________________________________, con domicilio particular en

__________________________________________________________________________, identificándose con credencial de

elector número ______________________, con Registro Federal de Contribuyentes ________________________ y

nacionalidad ___________________; y el (la)__________________________________________________________, con

domicilio particular en

____________________________________________________________________________________________, identificándose

con credencial de elector número _____________________, con Registro Federal de Contribuyentes

____________________ y nacionalidad __________________, quienes aceptan la designación.---------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------


Pasa al folio 2020/---

22


Estado de B.C.S.






Viene del folio 2020/---

2020/---

Por lo antes manifestado y con fundamento en el artículo 45 de La Ley de Responsabilidades de los

Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de Baja California Sur, --------------------------------

(titular del área a auditar), previo apercibimiento para conducirse con verdad y advertido de las

penas en que incurren los que declaran con falsedad ante autoridad distinta a la judicial, según lo

dispone el artículo 188 del Código Penal del Estado de Baja California Sur manifiesta llamarse como

ha quedado asentado, tener la edad de _________________, estado civil _____________, originaria

de___________________________ con domicilio particular

_________________________________________________________________________________ y Registro

Federal de Contribuyentes número _________________________, dice que en éste acto recibe el

original de la orden de auditoría número 01/2020 de fecha ----------------------------------------, hecho con

el que se da por formalmente notificado y se pone a las órdenes de los auditores actuantes para

atender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------

No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de ésta diligencia,

siendo las ______ horas de la misma fecha en que fue iniciada.-------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------

Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los

folios los que en ella intervinieron, haciéndose constar que éste documento fue elaborado en

original y cuatro copias, de las cuales se entrega una legible al servidor público con el que se

entendió la diligencia.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------Conste----------------------------------------------

--------------------------

Por el Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación Pública de la Ciudad de La Paz,

B.C.S.

(nombre del área a auditar)

(nombre de la titular del área a auditar)

(Cargo de la titular del área a auditar)

Pasa al folio 2020/---

23



Estado de B.C.S.






Viene del folio 2020/----

2020/---

Por el Órgano Interno de Control

(nombre de la titular)

Jefa del Órgano Interno de Control

C. (nombre del subjefe) C. (nombre del auditor)

Subjefa de Auditoría y Supervisión Auditor Interno


C. _____________________________________ C. ______________________________________

24

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25


Oficio: SEP/OIC/---/20__.

Asunto: SE ORDENA LA PRATICA DE AUDITORÍA __/20__.

La Paz B.C.S., a __ de ________ del 20__.

------------------------------------------------

Director de la Escuela ------------------

Presente

Con objeto de verificar y promover en esa Unidad Administrativa el cumplimiento de sus programas

sustantivos y de la normatividad aplicable, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 32 fracción XI, de la

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Baja California Sur, última reforma BOGE No. 72,

del 31de diciembre del 2015; artículo 6° del Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado; artículo

37 de la Ley del Presupuesto y Control del Gasto Público Estatal; artículo

39 fracciones V, VII del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación; artículo 46 fracción XIV de la Ley

de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de Baja California Sur, última

reforma en BOGE No. 70 del 20 de diciembre del 2015 y en el programa anual de Auditoría y control para el

ejercicio 20__ de éste Órgano de Fiscalización, se le notifica que se llevará a cabo la Auditoría Núm. __/20__,

correspondiente a los ingresos propios de ese plantel a su cargo.

Para cumplir con lo señalado, han sido comisionados los CC. --------------------------------------, auditores del

Órgano Interno de Control, para tal efecto sírvase proporcionar a los servidores públicos mencionados, las

facilidades administrativas necesarias para el cumplimiento de su comisión. Cabe mencionar que del __ de

________ al __ de _________ del 20__, ese plantel educativo estará sujeto a la revisión referida.

Comunico a usted que la Auditoría Núm. __/20__ se practicará a los conceptos de recursos humanos,

financieros y material, correspondientes al periodo de _______ del 20__ a la fecha, inherente a los ingresos

propios del plantel.

Sin más por el momento, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente

(Nombre del Titular del área)


C.c.p.- Secretario de Educación del Estado de B.C.S.

C.c.p.- Contralora General en B.C.S.

C.c.p.- Director de Educación Primaria.

C.c.p.- Supervisora de Zona Escolar _________________________.

C.c.p.- Expediente.

C.c.p.- Minutario.

______/____


Valentín Gómez Farías y Blvd. Luis Donaldo Colosio Murrieta, Col, Arboledas, C.P. 23070

La paz B.C.S. Teléfonos: 612 12 381 26, 12 381 21 Y 381 24

Correo Electrónico: [email protected]

26


Asunto: SE SOLICITA INFORMACIÓN DE ORDEN

DE AUDITORÍA __/20__.

La Paz B.C.S., a __ de _______ del 20__.

------------------------------------------------

Director de la Escuela ---------------------

Presente






Con objeto de verificar y promover en ese plantel educativo el cumplimiento de sus programas sustantivos y el apego a

la normatividad aplicable y con fundamento en lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley Orgánica de la Administración

Pública del Estado de Baja California Sur, última reforma en BOGE No. 72 de fecha 31 de diciembre del 2015; por el

artículo 46 fracción XIV de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de

Baja California Sur, última reforma en BOGE No. 70 del 20 de diciembre del 2015; articulo 39 fracciones V, VII del

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación; y artículo 37 de la Ley del Presupuesto y Control del Gasto Público

Estatal, me permito solicitar a usted, remita la información y/o documentación que se detalla en el presente oficio.

Lo anterior, con el objeto de obtener la información necesaria para la planeación de la Auditoría No. __/20__ en la Esc. -

------------------------------., de conformidad con nuestro Programa Anual de Trabajo

20__, revisando el periodo de agosto de 2018 a la fecha y cuyo periodo de ejecución será del __ de _________ al __

de _______ del 20__.

La información deberá enviarse a la siguiente dirección: Unidad de Fiscalización y Supervisión Interna de la Secretaria

de Educación Pública, ubicada en la segunda planta, con dirección en Blvd. Luis Donaldo Colosio y Valentín Gómez

Farias, c.p. 23070, col. Arboledas.

En base a lo anterior y con objeto de realizar una adecuada planeación de la mencionada auditoría, solicito a usted

instruya a quien corresponda, a fin de que sea proporcionada la siguiente documentación, correspondiente al periodo

de ________ del 20__ a la fecha:

Recursos Humanos:

Libro de asistencia del personal docente y administrativo.

Plantilla de personal.

Reporte de incidencias recibidas y selladas por el Depto. de Recursos Humanos de la SEP.

Expedientes de personal.

Recursos Financieros:

Efectivo que se tenga al inicio de la revisión.

Estados de cuenta.

Informes financieros de ingresos propios.

27






Auxiliares de cobro.

Comprobación del gasto.

Expediente del proceso de licitación de la tienda escolar.

Recursos Materiales:

Listado de inventarios actualizado.

Relación de bienes pendientes de dar de alta y baja.

Debido a la importancia de lo solicitado y poder cumplir con los objetivos de ésta revisión, se le agradecerá

proporcione a los auditores actuantes, la información antes mencionada a más tardar el día __ de _______ del 20__.



C.c.p.- Contralora General en B.C.S.

C.c.p.- Director de Educación Primaria.

C.c.p.- Supervisora de Zona Escolar ___________________________.

C.c.p.- Expediente.

C.c.p.- Minutario.

_______/____

Atentamente



28

Secretaria de Educación Pública



2.- Entrega-Recepción

La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021

29


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-02

Nombre del Procedimiento: Entrega-Recepción Fecha: 05-02-2021

Unidad Administrativa:

Órgano Interno de

Control

Área Responsable:

Subjefatura de Supervisión y

Auditoría

Versión: 1.0

Página: 1 de 5

Objetivo: Determinar las bases para el proceso de la Entrega-

Recepción, conforme a las cuales se debe presentar

la información que muestre el estado que guarda los

asuntos de su competencia, a fin de garantizar la

continuidad en la prestación de los servicios

gubernamentales del Estado de Baja California Sur.

Alcance: Titular, auditores y personal del Órgano Interno de

Control.

Normas de Operación: Reglamento Para la Entrega-Recepción de los Servidores Públicos del Estado de Baja California Sur.

30


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-02



Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 2 de 5

Tiempo: 15 días hábiles




Interno de Control

Recibe notificación del servidor

público, que habrá cambio de

titular en su área.

2

Auditor del

Órgano Interno de

Control

Asesora al enlace que el

servidor público nombra para el

llenado del acta y anexos de

entrega-recepción, revisando

tanto el Acta como los anexos

de entrega en un plazo no

mayor a 5 días hábiles.

Acta y Anexos.

3 Auditor del

Órgano Interno de

Control

El servidor público entrante y

saliente está de acuerdo con la

entrega.

Acta y Anexos.

No, Se levanta un acta

circunstanciada con un

representante de contraloría del

estado y dos testigos, sin que se

interrumpa el proceso de

entrega.

Si, continúa el procedimiento.

31


Baja California Sur

Clave del Procedimiento

PROC-OIC-02

Nombre del Procedimiento: Entrega-Recepción. Fecha: 05-02-2021

Unidad

Administrativa:

Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 3 de 5



Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento

de Trabajo

4

Titular de

Órgano

Interno de

Control.

En acuerdo con los servidores públicos entrante

y saliente, el titular del órgano interno de control,

fija la fecha para llevar a cabo el protocolo de

entrega, tal como se indica:

1.-Se procede a la presentación de las personas

que intervienen en dicho protocolo (Servidores

públicos entrante y saliente, un testigo por cada

servidor público, un representante de la

Contraloría del Estado, un representante de la

Subsecretaría de Finanzas, un representante de

la Subsecretaría de Administración y Titular del

Órgano Interno de Control),

2.-El representante de la Contraloría del Estado

procede a la lectura del acta de entrega-

recepción.

3.-Firma del acta y anexos de la entrega.

Una vez llevado a cabo el protocolo, se entrega

un juego del acta y de los anexos debidamente

firmados a cada persona que interviene en el

acto protocolario, excepto a los testigos.

Oficios para

formalizar el

protocolo.

32


Baja California Sur


PROC-OIC-02

Nombre del Procedimiento: Entrega-Recepción. Fecha: 05-02-2021

Unidad

Administrativa:

Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 4 de 5



5 Titular de

Órgano

Interno de

Control

Se le informa a los servidores públicos entrante y

saliente de las responsabilidades que contrae la

entrega-recepción, durante el acto protocolario.

Acta y

Anexos

Fin

33


Baja California Sur


PROC-OIC-02



Órgano Interno de Control.

Área Responsable:

Subjefatura de Supervisión

y Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 5 de 5


Diagrama de Flujo

Titular de OIC Auditor de OIC

Acta Entrega-

Recepción y anexos

Acta Entrega-

Recepción y anexos

Acta Entrega-

Recepción y anexos

Inicio

El titular recibe la notificación del

servidor publico que habrá

cambio de titular.

Asesora al enlace que el

servidor público nombra

para el llenado del acta y

anexos de entrega-

recepción, revisando

tanto el Acta como los

anexos de entrega en un

plazo no mayor a 5 días

hábiles.

El servidor público entrante y saliente

están de acuerdo con la entrega.

Se levanta un acta circunstanciada.

1

2

No

En acuerdo con los servidores

públicos entrante y saliente, el

titular del órgano interno de

control, fija la fecha para llevar a

cabo el protocolo de entrega.

El titular entrega un tanto a cada persona que interviene en el acto protocolario.

El titular informa a los servidores públicos entrante y saliente de las responsabilidades que contrae la entrega recepción.

Fin

Si 3

4

5

Acta

circunstanciada

Acta Entrega-

Recepción y anexos

34

Formato 1

ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA- RECEPCIÓN (Unidad administrativa) (1)

En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 8, 9, 12, 16 y 64 de la Ley Orgánica de la

Administración Pública del Estado de Baja California Sur; 1, 2, 4, 5, 6, 11, 12, 13, 14 y 18

del Reglamento para Realizar la Entrega - Recepción de la Administración Pública del

Estado de Baja California Sur; y 1, 15, 22, 23, 24, 29 y 30 de los Lineamientos para la

regulación de los procesos de Entrega-Recepción en la Administración Pública Estatal; se

levanta la presente:

ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

En la ciudad de (2), Baja California Sur; siendo las (3) horas del día (4), se reunieron en las oficinas que ocupa la (el) (5), sito en (6),el (la) (7) quien a partir del día (fecha que dejo de ocupar el puesto) dejó de ocupar el puesto de (8) y el (la) (9), quien a partir del día (10), ocupa el puesto de (8), identificándose con credenciales para votar con fotografía con números (11) y (11), respectivamente, expedidas por el (12), documentos cuyas copias simples se anexan a la presente, con el motivo de llevar a cabo la Entrega-Recepción, bajo protesta de decir verdad los comparecientes hacen las siguientes:

DECLARACIONES

PRIMERA. Manifiesta el (la) C. (7) haber desempeñado el cargo de (8), durante el período comprendido del (13) al (14), señalando como domicilio para recibir notificaciones o documentos relacionados con la presenta acta, el ubicado en (15), designa como testigo de asistencia, para los efectos de la presente al C. (16), quien se identifica con credencial para votar con fotografía con número (11) expedida por el (12), cuyos rasgos físicos concuerdan con quien la porta, misma que se devuelve en este mismo acto por ser de su propiedad. SEGUNDA. Por su parte el (la) C. (9), señala como domicilio para recibir notificaciones o documentos relacionados con la presenta acta, la (anotar el nombre de la oficina del servidor público entrante), sito el ubicado en (como recomendación anotar el domicilio laboral), designando como testigo de asistencia, para los efectos de la presente al C. (16), quien se identifica con credencial para votar con fotografía, con número (11), expedida por el (12), cuyos rasgos físicos concuerdan con quien la porta, misma que se devuelve en este mismo acto por ser de su propiedad. TERCERA. Fungen como Enlace de la (8), el (la) C. (17), quien se identifica con credencial para votar con fotografía con número (11), expedida por el (12); y como Representante de la Contraloría General, el (la) C. (18) quien se identifica con credencial para votar con fotografía número (11), expedida por el (12) ; y como representantes de la Subsecretaría de Finanzas y de la Subsecretaría de Administración, de la Secretaría de Finanzas y Administración los C.C (18), quienes se identifican con credencial para votar con fotografía con números de folios (11), respectivamente, expedida por el (12).

35

CUARTA. Manifiestan los funcionarios entrante y saliente que se sujetaran al Reglamento para Realizar la Entrega - Recepción de la Administración Pública del Estado de Baja California Sur y a los Lineamientos para la regulación de los procesos de Entrega-Recepción en la Administración Pública Estatal; y estar de acuerdo con llevar a cabo el proceso en forma ordenada y transparente, de manera que se garantice la debida continuidad de las acciones a cargo de la (8) Por su parte el (la) C. (7), realiza la entrega a el (la), C. (9), de un dispositivo electrónico que contiene información actualizada al (19), considerada conforme al Sistema Informático de Entrega-Recepción relativa a los siguientes:

A N E X O S

I. Informe de Gestión Informe de Gestión I.1

II. Recursos Materiales Relación de Bienes Muebles II.1

Relación de Bienes Inmuebles II.2

Relación de Sistemas Informáticos II.3

Relación de Cajas Fuertes II.4

III. Recursos Financieros Situación de Fondos Revolventes III.1

Situación de Cuentas Bancarias III.2

Relación de Cheques Expedidos Sin Entregar III.3

Situación de Cuentas de Inversiones III.4

IV. Estados Financieros Estados Financieros IV.1

V. Recursos Humanos Plantilla de Personal V.1

Plantilla de Prestadores de Servicios V.2

Organigrama V.3

VI. Situación Programática Presupuestal Situación Programática Presupuestal VI.1

Estados e Informes Presupuestales y Programáticos VI.2

VII. Inventario de Programas y/o Acciones Relación de Programas y/o Acciones en Proceso VII.1

Relación de Programas y/o Acciones Terminadas Durante la Administración

VII.2

VIII. Inventario de Obras Relación de Obras en Proceso VIII.1

36

Relación de Obras Terminadas Durante la Administración VIII.2

IX. Marco de Normativo Marco Normativo IX.1

Marco de Actuación IX.2

Relación de Acuerdos, Convenios, Contratos y Documentos Legales IX.3

X. Auditorias, Revisiones y/o Verificaciones Informe del Estado que Guardan las Auditorías, Revisiones,

Verificaciones

X.1

XI. Transparencia y Acceso a la Información

Informe de Transparencia y Acceso a la Información XI.1

Informe del Cumplimiento de las Obligaciones de Transparencia XI.2

XII Relación de Archivos Relación de Archivos XII.1

XIII Mejora Regulatoria

Informe de Mejora Regulatoria XIII.1

XIV Asuntos en Trámite Informe de los Asuntos en Trámite XIV.1

El Servidor Público Saliente, hace constar que la documentación relativa a los anexos consignados en la presente acta, está completa, en perfecto orden y obra en los archivos de la (8). Los 28 (veintiocho) anexos que se mencionan, se incluyen en el dispositivo electrónico antes mencionado, del cual se reproducen cinco tantos que constituyen parte integrante de la presente acta, mismos que son debidamente signados por los que intervinieron en la presente, con firmas autógrafas, al calce, para debida constancia y efectos legales a que haya lugar. QUINTA. El (La) C. (7), manifiesta haber proporcionado sin omisión alguna, todos los elementos necesarios para la formulación de la presente acta. Así mismo, bajo protesta de decir verdad, que la información contenida en el Acta Administrativa y en sus documentos anexos es auténtica, verificable, fidedigna, insustituible e identificable. La presente entrega no implica liberación alguna de responsabilidades administrativas, civiles, penales o laborales que pudieran llegarse a determinar por la autoridad competente, en los términos de las disposiciones legales aplicables, con posterioridad para el (la) C. (7), asumiendo las responsabilidades que se deriven en su ejercicio administrativo y financiero, o de las que se advierta que han ejercido partidas presupuestales en egresos sin la debida justificación, o apartándose de las autorizaciones respectivas o de las normas y procedimientos que las leyes determinan para el manejo de los recursos económicos. SEXTA. El (La) C. (9), recibe con las reservas de la ley, del (de la) C. (7), todos los recursos y documentos que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos, para la cual se estará en lo establecido en los artículos 15 y 16 del Reglamento para Realizar la Entrega - Recepción de la Administración Pública del Estado de Baja California

37

Sur; y 31 de los Lineamientos para la regulación de los procesos de Entrega-Recepción en la Administración Pública Estatal, los cuales establecen que la verificación del contenido del Acta Administrativa correspondiente deberá realizarse por el servidor público entrante o por la persona designada por el superior jerárquico para recibir el despacho, considerando un término máximo no mayor de 30 días hábiles, contados a partir de la fecha de la Entrega-Recepción; y en caso de detectar irregularidades, deberá hacer del conocimiento a la Contraloría General. Cabe mencionar, que de acuerdo al artículo 33 de la Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado y Municipios de Baja California Sur; los servidores públicos entrantes y salientes cuentan con un plazo de 60 sesenta días naturales siguientes a la toma de posesión o de la conclusión del cargo, para presentar ante la Contraloría General su Declaración de Situación Patrimonial; o en caso de cambio de dependencia o entidad en el mismo orden de gobierno, únicamente se dará aviso por escrito de dicha situación a la Contraloría General y no será necesario presentar la declaración correspondiente.

OTROS HECHOS: Se anexa a la presente Acta Administrativa de Entrega- Recepción, Constancia de No Adeudo del (la) C. (7) expedida por la Dirección de Contabilidad de la Secretaría de Finanzas y Administración y de la (nombre de la Coordinación Administrativa de la Dependencia o Entidad).

Finalmente, con fundamento en los artículos 14, 15 segundo párrafo y 17 de la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados para el Estado de Baja California Sur, se les hace saber a las partes que los datos personales proporcionados son necesarios para el cumplimiento de la finalidad establecida en el Aviso de Privacidad Integral de este Órgano Estatal de Control, el cual puede consultar en la página de internet http://transparencia.bcs.gob.mx/contraloria/avisos-de-privacidad/.

C I E R R E D E L A C T A

Previa lectura de la presente y no habiendo otro hecho que hacer constar, se da por

concluida la presente acta, siendo las (20) horas del día (21), firmando en cinco tantos

para la debida constancia y efectos legales en todas sus fojas y anexos, los que en ella

intervinieron.


Entrega Recibe

(7) (9)

38

Enlace Representante de la Contraloría General

Representante de la Subsecretaría de

Finanzas Representante de la Subsecretaría de

Administración

Por el servidor público que entrega Por el servidor público que recibe

(16) (16)

(17) (18)

(18) (18)

39

Instrucciones para el llenado del ACTA ADMINISTRATIVA DE

ENTREGA- RECEPCIÓN

(1) Nombre de la Secretaría y la Unidad Administrativa que se entrega.

Podrá utilizarse las palabras oficina del C. Secretario de…, Subsecretario,

Coordinación de la Unidad de Apoyo Administrativo, Jefatura de

Departamento de, Dirección General, o sus equivalentes en las Entidades,

etc.

(2) Nombre de la ciudad en donde se está llevando a cabo el acto

protocolario de entrega – recepción.

(3) Anotar hora de inicio del acto protocolario de entrega - recepción.

(4) Señalar la fecha (día, mes y año) de inicio del acto protocolario de

entrega – recepción.

(5) Anotar el nombre de la Unidad Administrativa, donde se está llevando a

cabo el acto protocolario de entrega- recepción.

(6) Anotar el domicilio de la Unidad Administrativa, donde se está llevando a

cabo el acto protocolario de entrega – recepción. (Calle, número exterior e

interior, colonia, municipio, estado y número de código postal)

(7) Nombre del servidor público saliente.

(8) Nombre oficial Unidad Administrativa que se entrega/recibe.

(9) Nombre del servidor público entrante.

(10) Anotar la fecha que el servidor público entrante, tomo posesión del cargo.

(11) Señalar el número identificador (OCR) de 13 dígitos situado en el reverso de

la credencial de elector.

(12) Señalar el nombre de la institución que emite el documento de

identificación oficial, el cual deberá estar vigente.

(13) Señalar la fecha (día, mes y año) que tomo el puesto el Servidor Público

Saliente.

40

(14) Señalar la fecha (día, mes y año) en que concluyó el cargo, puesto o

comisión el Servidor Público Saliente.

(15) Anotar el domicilio que el servidor público saliente señale.

(16) Anotar nombre completo de los Testigos de Asistencia.

.

(17) Anotar nombre completo del Enlace de la Dependencia, Entidad o Unidad

Administrativa.

(18) Anotar nombre completo de los Representantes de la Contraloría

General, Subsecretaría de Finanzas y Subsecretaría de Administración.

(19) Señalar la fecha (día, mes y año) a partir de los cuales fue la última

actualización de la información de la Unidad Administrativa que se entrega.

(20) Anotar hora en que se da por concluido el acto protocolario de entrega –

recepción.

(21) Anotar l a fecha (día, mes y año) en que se da por concluido el Acto

Protocolario de Entrega - Recepción.

41

DEPENDENCIA O ENTIDAD

UNIDAD ADMINISTRATIVA

DOMICILIO

LOCALIDAD

ANEXO I.1

INFORME DE GESTIÓN

Fase I: Situación recibida

Estado de la situación de los recursos humanos, materiales, financieros y laborales de la Entidad o Dependencia al inicio de la gestión por Dirección o Unidad

equivalente.

Fase II. Actividades realizadas

Descripción de las actividades emprendidas y resultados obtenidos por Unidad Administrativa durante la gestión, por Dirección o Unidad equivalente y el

último año los cortes de información serán trimestrales.

Fase III: Situación de los recursos

Estado de situación de los recursos humanos, materiales, financieros y laborales de la Entidad o Dependencia, al término de la gestión, por Dirección o

Unidad equivalente.

INFORME DE GESTIÓN

FECHA

42



DOMICILIO

LOCALIDAD

No. de inventario Descripción del bien Marca Modelo Serie Ubicación/ placa Resguardante

ANEXO II.1

RECURSOS MATERIALES

RELACIÓN DE BIENES MUEBLES

FECHA

43



DOMICILIO

LOCALIDAD

Clave catastral Descripción del bien inmueble Ubicación Superficie DestinoEstado que guarda

el inmuebleArrendatario Estatus jurídico Observaciones

ANEXO II.2

RECURSOS MATERIALES

RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES

FECHA

44



DOMICILIO

LOCALIDAD

Nombre del software (versión) Desarrollado, comprado o transferido Derechos de autor Número de licencia: usuarios Número de discos Número de manuales

ANEXO II.3

RECURSOS MATERIALES

RELACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

FECHA

45



DOMICILIO

LOCALIDAD

Unidad administrativaMonto total

fondoEfectivo Comprobantes Vales provisionales Último reembolso Responsable del fondo

ANEXO III.1

RECURSOS FINANCIEROS

SITUACIÓN DE FONDOS REVOLVENTES

Nota: Separar las cantidades en miles

FECHA

46

LOCALIDAD

Ubicación Nombre y cargo del servidor público responsable

Nota:

Deberá entregar al Servidor Público entrante un sobre cerrado con la combinación de las cajas fuertes.

DOMICILIO

RELACIÓN DE CAJAS FUERTES

ANEXO II.4

RECURSOS MATERIALES



FECHA

47



DOMICILIO

LOCALIDAD

Contabilidad Banco Número Fecha Importe Nombre Cargo

Nota:

Deberán entregar en sobre cerrado los correos electrónicos y las llaves electrónicas del sistema bancario por internet.

Se deberá adjuntar el último estado de cuenta de cada una de las cuentas bancarias y la conciliación.

Adjuntar las tarjetas de firmas registradas por cada una de las cuentas bancarias de la dependencia o entidad.

Separar las cantidades en miles

Último cheque expedido por cada Firmas registradasCantidad de

cheques sin

entregar

ANEXO III.2


SITUACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

Núm. de

cuenta o

contrato

Nombre de la Institución

Saldo según

Origen del

recursoConcepto de la cuenta

FECHA

48


DOMICILIO

LOCALIDAD

Fecha Número de cuenta o contrato Banco BeneficiarioNúmero del

chequeImporte

ANEXO III.3


RELACIÓN DE CHEQUES EXPEDIDOS SIN ENTREGAR



FECHA

49



DOMICILIO

LOCALIDAD

Contabilidad Banco Nombre Cargo

Nota:

Se deberá adjuntar los últimos estados de cuentas y las conciliaciones bancarias respectivas, debidamente firmadas.

Adjuntar las tarjetas de firmas registradas por cada una de las cuentas bancarias de la dependencia o entidad.

Separar las cantidades en miles

ANEXO III.4


SITUACIÓN DE CUENTAS DE INVERSIONES

Número de

cuenta o

contrato

Institución bancariaTipo de

inversiónObservaciones

Firmas registradasSaldo según

Origen del

recursoConcepto de la cuenta Vencimiento

FECHA

50



DOMICILIO

LOCALIDAD

Concepto Fecha/ situación

Estado de Situación Financiera

Estado de Actividades

Estado de Variaciones en la Hacienda Pública

Estado de Cambios en la Situación Financiera

Estado de Flujo de Efectivo

Informe Sobre Pasivos Contingentes

Notas a los Estados Financieros

Estado Analítico del Activo

Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos

Último ejercicio dictaminado de la cuenta pública, por la ASEBCS

Fecha del dictamen de la cuenta pública

Los estados financieros fueron auditados externamente

Fecha y periodo del dictaminado

Indicar el nombre del Ente Fiscalizador que está realizando la (s) auditoría

(s), revisión (es) y/o verificación (es) a la Dependencia, Entidad o Unidad

Administrativa, en su caso.

Unidad Administrativa, programa u obra sujeto a revisión

Notas:Adjuntar un archivo por cada uno de los Estados Financieros requeridos.

Dictamen de cuenta pública o auditor externo.

ANEXO IV.1

ESTADOS FINANCIEROS

ESTADOS FINANCIEROS

FECHA

51



DOMICILIO

LOCALIDAD

Área o Departamento Lugar de cobro


ANEXO V.1

RECURSOS HUMANOS

PLANTILLA DE PERSONAL

Nombre PuestoOtras

prestacionesTotal Estatus laboralCategoría

AdscripciónTipo de plaza

Percepción

mensual: sueldo

base

Compensación

FECHA

52



DOMICILIO

LOCALIDAD FECHA

Federal Estatal PropioAsimilados a

sueldos

Profesionales

independientesVigencia

Importe de

percepción

mensual


ANEXO V.2

RECURSOS HUMANOS

PLANTILLA DE PRESTADORES DE SERVICIOS

Nombre Puesto Funciones ObservacionesÁrea donde presta el

servicioPrograma

Tipo de Recurso Honorarios Datos del Contrato

53



DOMICILIO

LOCALIDAD

ANEXO V.3

RECURSOS HUMANOS

ORGANIGRAMA

FECHA

54



DOMICILIO

LOCALIDAD

Federal Estatal Propio

Presupuesto inicial aprobado

Ampliaciones

Reducciones

Programas especiales aprobados

Total aprobado

Total ejercido

Total por ejercer: presupuesto disponible

Proyecto del Presupuesto Anual del Ejercicio siguiente

Progama Operativo Anual

ANEXO VI.1

SITUACIÓN PROGRÁMATICA PRESUPUESTAL


ConceptoTipo de Recurso

Total


FECHA

55



DOMICILIO

LOCALIDAD FECHA

Concepto Fecha/situación

Estado Analítico del Ingreso

Estado Analítico del Ejercicio Presupuestario del Egreso

Información Programática

Informe Programático Presupuestal

POA, del ejercicio actual

Fecha de autorización

Número de acuerdo


ANEXO VI.2


ESTADOS E INFORMES PRESUPUESTALES Y PROGRAMÁTICOS

56



DOMICILIO

LOCALIDAD FECHA

Normativa Ejecutora Inicio Conclusión Autorizada Ejercida Por ejercer


ANEXO VII.1

INVENTARIO DE PROGRAMAS Y/O ACCIONES

RELACIÓN DE PROGRAMAS Y/O ACCIONES EN PROCESO

Clave

presupuestalPrograma

Instancia

ComentariosMarco

normativoObjetivo

Origen del

recurso

Periodo Inversión

57



DOMICILIO

LOCALIDAD FECHA

Normativa Ejecutora Inicio Conclusión Autorizada Ejercida Por ejercer


ANEXO VII.2

INVENTARIO DE PROGRAMAS Y/O ACCIONES

RELACIÓN DE PROGRAMAS Y/O ACCIONES TERMINADAS DURANTE LA ADMINISTRACIÓN

Clave

presupuestalPrograma

Instancia

ComentariosMarco

normativoObjetivo

Origen del

recurso

Periodo Inversión

58



DOMICILIO

LOCALIDAD

Normativa Ejecutora Autorizada AprobadaSaldo

pendiente

% de

avanceTotal

Saldo

pendiente

% de

avanceEjercida

Saldo sin

ejercerTipo

Nombre de la

AfianzadoraNúmero Importe Fecha

%

Físico

%

Finan

ciero


ANEXO VIII.1

INVENTARIO DE OBRAS

RELACIÓN DE OBRAS EN PROCESO

Municipio

Intancia

ObraTipo de

recurso

Programa de

inversión

Nombre del

contratista

AvanceInversiónAvance

aprobacionesInversión adjudicada Inversión Garantía

FECHA

59



DOMICILIO

LOCALIDAD

TipoNombre de la

AfianzadoraNúmero Importe Fecha

Nombre del

contratistaObservaciones


ANEXO VIII.2

INVENTARIO DE OBRAS

RELACIÓN DE OBRAS TERMINADAS DURANTE LA ADMINISTRACIÓN

Número de

obraNombre de la obra Municipio

Importe total

ejercido

Garantía

FECHA

60



DOMICILIO

LOCALIDAD

ANEXO IX.1

MARCO NORMATIVO

MARCO NORMATIVO

Índice

FECHA

61

LOCALIDAD

Número Tomo Sección

- -

ANEXO IX.2

MARCO NORMATIVO

MARCO DE ACTUACIÓN



DOMICILIO

Decreto de creación,

Ley, Reglamento,

Manual

Nombre descriptivoFecha de vigencia a

partir de:

DOF/BOGE

FECHA

62



DOMICILIO

LOCALIDAD

Número Concepto Vigencia Fecha de suscripción Ente con quien suscribe Observaciones

ANEXO IX.3

MARCO NORMATIVO

RELACIÓN DE ACUERDOS, CONVENIOS, CONTRATOS Y DOCUMENTOS LEGALES

FECHA

63



DOMICILIO

LOCALIDAD

Emitidas Por solventar

Nota:

Se deberá adjuntar el informe de la auditoría, revisión y/o verificación; así como, como información de la última acción realizada por el ente.

Observaciones Monto de las

observaciones pendientes

de solventar

Comentarios

ANEXO X.1

AUDITORÍAS, REVISIONES Y/O VERIFICACIONES

INFORME DEL ESTADO QUE GUARDAN LAS AUDITORÍAS, REVISIONES Y/O VERIFICACIONES

Núm. de auditoría,

revisión y/o

verificación

Ente fiscalizador

Ejercicio

auditado y/o

revisado

Programa, recurso o

Unidad Administrativa

auditada

Situación actual

FECHA

64



DOMICILIO

LOCALIDAD

Competencia No Competencia

Nota: Se debera adjuntar la relación de solicitudes recibidas

Número de solicitudes recibidas:

ComentariosEstatus de la solicitud según competencia

ANEXO XI.1

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

INFORME DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

FolioUnidad Administrativa que

posee la información

Tipo de información

solicitada

FECHA

65



DOMICILIO

LOCALIDAD

Fracción

I Marco normativo

II Estructura orgánica

III Facultades de cada área

IV Metas y objetivos de las áreas

V Indicadores relacionados con temas de interés

VI Indicadores de objetivos y reportes

VII Directorio de servidores públicos

VIII Remuneraciones

IX Gastos de representación y viáticos

X Plazas

XI Servicios profesionales por honorarios

XII Declaraciones patrimoniales

XIII Unidad de Transparencia

XIV Convocatorias

XV Programas de subsidios y apoyos

XVI Condiciones Generales de Trabajo

XVII Información curricular

XVIII Servidores públicos sancionados

XIX Servicios que ofrecen

XX Trámites, requisitos y formatos

XXI Información sobre el presupuesto

XXII Información de la deuda pública

XXIII Gastos de comunicación social y publicidad

XXIVInforme de resultado de revisión y fiscalización de

la cuenta pública

XXV Dictamen de estados financieros

XXVI Personas que se les asignó recursos públicos

XXVIIConcesiones, contratos, convenios y permisos

otorgados

XXVIII Resultados sobre adjudicaciones

XXIX Informes generados

XXX Estadísticas de cumplimiento

XXXI Informes programáticos presupuestales

XXXII Padrón de proveedores y contratistas

XXXIII Convenios de coordinación

XXXIV Inventarios de bienes

XXXV Resolución y laudos

XXXVI Instrumentos y mecanismos de participación

XXXVII Información de programas

XXXVIIIActas y resoluciones del Comité de

Transparencia

XXXIX Evaluaciones y encuestas

XL Estudios financieros

XLI Listados de jubilados y pensionados

XLII Ingresos recibidos

XLIII Donaciones

XLIV Catálogo de disposiciones

XLV Actas de sesiones

XLVI Cualquier otra información útil

Nota: Se deberá anexa la tabla de aplicabilidad

ANEXO XI.2

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

INFORME DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Fecha de la última

actualizaciónConcepto

Si/ No

N/A

FECHA

66



DOMICILIO

LOCALIDAD

Número de tomos

o expedientesNombre o clave de identificación del expediente Contenido del expediente Año Ubicación Comentarios

Nota:Elaborar y adjuntar la relación de archivos, por dirección o unidad equivale.

ANEXO XII.1

RELACIÓN DE ARCHIVOS

RELACIÓN DE ARCHIVO

FECHA

67



DOMICILIO

LOCALIDAD

digitalizados simplificados

Otros:

Nota: Se deberán adjuntar los programas anuales de mejora regulatoria de la Dependencia o Entidad.

ANEXO XIII.1

MEJORA REGULATORIA

INFORME DE MEJORA REGULATORIA

Inventario de trámites y/o servicios ComentariosTrámites y/o servicios

FECHA

68



DOMICILIO

LOCALIDAD

Número de

controlActividad y/o función Situación Limitaciones Temas prioritarios Comentarios

Nota:

Numerar páginas en orden consecutivo indicando número total del documento (ejemplo 1/2, 2/2).

ANEXO XIV.1

ASUNTOS EN TRÁMITE

INFORME DE LOS ASUNTOS EN TRÁMITE

FECHA

69



Subjefatura de Evaluación y Seguimiento

3.- Revisión Física de Personal.


70


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-03

Nombre del Procedimiento: Revisión física de

personal.

Fecha: 05-02-2021


Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:

Subjefatura de Evaluación y

Seguimiento.

Versión: 1.0

Página: 1 de 4

Objetivo: Verificar que el personal adscrito a la Secretaría de

Educación Pública, cumpla con su horario de trabajo y

se encuentre en el lugar de adscripción, dejando

evidencia de su asistencia.

Alcance: Personal del Órgano Interno de Control de la

Secretaría de Educación Pública.

Normas de Operación: Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado y Municipios de Baja California Sur.

Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaría Educación Pública.

71


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-03

Nombre del Procedimiento: Revisión física de personal. Fecha: 05-02-2021


Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:


Seguimiento.

Versión: 1.0

Página: 2 de 4

Tiempo: 1 día


Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de

Trabajo

1 Auditor del

Órgano Interno de

Control

Visita el área o plantel donde se

llevará a cabo la revisión de

personal adscrito a la Secretaría

de Educación Pública, indicando

que es con facultad del

Reglamento Interior o mediante

oficio de comisión cuando se da

inicio a una Auditoría Integral al

área plantel educativo.

Acta de revisión de

personal

2

Personal Directivo

del Plantel

Educativo o Titular

del área

dependiente de la

Secretaría.

Entrega lista de asistencia del día

del personal adscrito al área o

plantel dependiente de la

secretaría.

Lista de asistencia

3 Auditor del

Órgano Interno de

Control

Solicita al Director del Plantel o

Titular del área:

Documento que justifique la

inasistencia del personal no

localizado al momento de la

revisión.

Acta de Revisión de

Personal

72


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-03




Área Responsable:


Seguimiento.

Versión: 1.0

Página: 3 de 4

Tiempo: 1 día



Trabajo

4 Auditor del

Órgano Interno de

Control

¿Están justificadas las inasistencias? Si, entrega justificantes el Director del plantel o Jefe del Área al auditor, quedando sin efecto acta de revisión de personal. No, se levanta acta de revisión de personal por la inasistencia del personal no localizado, otorgando un plazo de 3 días hábiles, para que se remita al Órgano Interno de Control el documento que justifica la falta.


personal


personal

Plazo 3 días hábiles

5 Auditor del

Órgano Interno de

Control

Elabora acta de hechos.

Acta de Hechos

Fin

73


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-03




Área Responsable:

Subjefatura de Evaluación

y Seguimiento.

Versión: 1.0

Página: 4 de 4

Tiempo: 1 día hábil

Diagrama de Flujo

Auditor de OIC Director o Titular del Área


personal


personal Lista de

asistencia

Inicio

Visita el área o plantel

donde se llevará a cabo

la revisión.

Solicita al Director del

plantel documento que

justifique la inasistencia


personal

¿Están justificadas las inasistencias?

Acta de Revisión

Acta de hechos

Fin

1 2

3

5

4

Si

No

Entrega lista de

asistencia al auditor

del Órgano Interno

de Control.

Entrega

justificantes al

auditor del

Órgano Interno de

Control.

Se reciben justificantes y se levanta Acta de

hechos

Se levanta Acta de Revisión

plazo de 3 días hábiles

74

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________.

_____________________________________

C. AUDITOR (A)

DATOS GENERALES DEL EMPLEADO:

NOMBRE:________________________________________________________________________________ .

ÁREA DE TRABAJO: ________________________________________________________________________.

CATEGORIA: ______________________________________________________________________________.

Que derivado de la revisión al personal que labora en_______________________________________________ , la

(el)______________________, no se localizó en su área de trabajo.

Se cierra la presente acta, haciendo constar los hechos mencionados anteriormente y para los efectos legales

conducentes, firmando al calce y al margen los que en ella intervinieron, dándose por concluida a las _____horas del

día___ de del 2020.

POR PARTE DEL ÁREA O PLANTEL DEPENDIENTE DE LA SECRETARÍA

C. DIRECTOR O TITULAR DEL ÁREA

POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

La(el)_______________________________________________manifiesta que:________________________________

ACTA DE REVISIÓN DE PERSONAL

En la localidad de , B.C.S., siendo las horas del día de_____________

del 2020; Reunidos en las instalaciones que ocupa __________________________________________ , sito en

____________________________________________________________________________ , con fundamento en el artículo 39

fracciones V, XIII, XVI y XVII del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, y en apego a lo dispuesto en los

artículos 46 fracción I de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Los Municipios de Baja

California y 25 fracciones II y IV del Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de

la Secretaría de Educación Pública; el (la)__________________________________________________

___________________________________________________________ , así como el (la)

adscrita (o) al Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación Pública, según consta en la credencial

de elector con números de folios:___________________ y ________________ respectivamente, con el objeto de

hacer constar lo siguiente:

75

ACTA DE REVISIÓN DE PERSONAL

En la Ciudad o localidad de _______________, Baja California Sur, siendo las _____ horas del día ______ del mes de

_______________ del 2020; reunidos en las instalaciones que ocupa

_____________________________________________________________________, sito en

________________________________________________________________________, con fundamento en el artículo 39 fracciones V, XIII,

XVI y XVII del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, y en apego a lo dispuesto en los artículos 46

fracción I de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Los Municipios de Baja California y 25

fracciones II y IV del Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación

Pública; el(la) _________________________________________________________, así como el (la) C.

_______________________________, personal adscrito al Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación

Pública, según consta en la credencial de elector con números de folios: ______________________ y

____________________ respectivamente, con el objeto de hacer constar los siguiente:

H E C H O S

__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

Se cierra la presente acta, haciendo constar los hechos mencionados anteriormente y para los efectos legales

conducentes, firmando al calce y al margen los que en ella intervinieron, dándose por concluida a las ______ horas del

día _____ de ____________ del 2020.

POR PARTE DEL PLANTEL O ÁREA DEPENDIENTE DE LA

SECRETARÍA

_____________________________________

C. DIRECTOR O TITULAR

POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

_____________________________________ C.

AUDITOR (A)

76




4.- Revisión Física de Bienes Inventariables.


77


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-04

Nombre del Procedimiento: Revisión física de bienes

Inventariables.

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 1 de 4

Descripción de Actividades

Objetivo: Su objetivo llevar un control claro, preciso y exacto de la cantidad de

bienes muebles con la que cuenta cada área administrativa o plantel

educativo con el propósito de tener claro el levantamiento físico del

inventario, así como el registro y control de los movimientos de altas,

bajas y/o traspasos de los bienes muebles.

Alcance: Personal responsable de la verificación de los bienes muebles, del


Normas de

Operación:

Normas Para la Afectación Baja y Destino Final De Bienes Muebles Del Gobierno Del Estado De Baja California Sur

Reglamento de las condiciones generales de trabajo del personal de la Secretaría de Educación Pública.

Ley de responsabilidades administrativas del estado y municipios de Baja California Sur.

78


Baja California Sur


PROC-OIC-04


inventariables.

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


y Auditoria.

Versión: 1.0

Página: 2 de 4

Tiempo: De 1 a 5 días

hábiles


Paso Responsable Descripción de la

Actividad

Documento de Trabajo


Interno de Control

Solicita a la Subjefatura de

almacenes e inventarios el

listado de bienes

inventariables del área o

plantel dependiente de la

Secretaría que se va a

revisar.

Listado de Bienes

Inventariables

2 Subjefe de

Almacenes e

Inventarios

Entrega al auditor del órgano

interno de control, el listado

de bienes inventariables del

área o plantel solicitado.

Listado de Bienes Inmuebles


Interno de Control

Revisión física de los bienes

inventariables del plantel o

área a revisar.

¿Existe observaciones?

Listado de Bienes Inmuebles


Interno de Control

No, se levanta el acta de

verificación de bienes para

dejar constancia de la

revisión, entregando copia al

responsable del área o

director del plantel

educativo.

Acta de verificación de

bienes inventariables (sin

observaciones)

79


Baja California Sur


PROC-OIC-04


inventariables.

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


y Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 3 de 4

Tiempo: De 1 a 5 días



5 Auditor de

Órgano

Interno de

Control

Si, se levanta acta de verificación

de bienes para dejar constancia

de que hay observaciones

derivadas de la revisión,

entregando copia al responsable

del área o director del plantel

educativo, dando seguimiento

cuando se cumpla el plazo

otorgado.

Acta de verificación de bienes

inventariables (con plazo de

solventación 5 días)

6 Auditor de

Órgano

Interno de

Control

Proporciona al responsable del

área o director del plantel

educativo, todos los formatos que

apliquen para la actualización del

inventario.

Vales de resguardo individual

Cedulas Censal

Formato de Bajas y/o Altas

7 Responsable

del área o

Director del

plantel

educativo

Realiza la actualización del

inventario con la ayuda de los

formatos que se proporcionaron.

Vales de resguardo individual

Cedulas Censal

Formato de Bajas y/o Altas

Fin

80


Baja California Sur


PROC-OIC-04

Nombre del Procedimiento: Revisión física de

bienes inventariables.

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:

Subjefatura de

Supervisión y

Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 4 de 4

Tiempo: De 1 a 5 días hábiles

Diagrama de Flujo

Auditor de OICSubjefatura de Almacenes e

InventariosResponsable del área o

Director del plantel educativo

Inicio

Revisión física de bienes inventariables


Se levanta un Acta verificación de

bienes sin observaciones

Se levanta un

Acta verificación

de bienes con

observaciones

-Cedula Censal -Formato de baja -Vales de resguardo individual -Listado actualizado de inventario-Días para solventar observaciones

Fin

12

3

4 5

SiNo

Realiza la

actualización de

inventario

Solicita a la Subjefatura

de almacenes e

inventarios el listado de

bienes inventariables

6

7

Entrega Listado de Bienes del área o plantel a revisar.

Listado de

Bienes

Acta verificación

de bienes con

observaciones

Acta verificación de bienes sin observaciones

Se proporcionan los documentos para

la actualización de inventario

81

Órgano de Control Interno

ACTA DE VERIFICACIÓN DE BIENES INVENTARIABLES

En la Loc. La Paz, Baja California Sur, siendo las __:___ ____. del día ____ de______

del 2020, personal adscrito al Órgano Interno de Control de la Secretaría de

Educación Pública se presentó en el Departamento o Área

_______________________, de esta Secretaria, sito en Blvd. Luis Donaldo Colosio

Murrieta y Valentín Gómez Farías, col. Arboledas, con objeto de verificar el uso y

destino de los bienes inventariables asignados a ésta área, en apego a lo

dispuesto en el artículo 39 fracciones III, V y VI del Reglamento Interior de la

Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur, a presencia

de ___

C.________________________________________________,_____________________________

___del ____________________________ y por el Órgano Interno de Control el C.

____________________________________, personal adscrito a este para dejar

constancia de los siguientes:

H E C H O S

Se llevó a cabo la revisión de bienes inventariarles en ____________________________

en mención, observando lo siguiente:

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

82

Órgano de Control Interno

Se Hace entrega a la Jefa del Departamento o Área lo siguiente:

- Listado actualizado de fecha ____ de ________ del 20___ de bienes inventaribles.

- Cedula censal

- Formato de baja

- Vales de reguardo individual

En un plazo no mayor a 3 días hábiles, deberá solventar las observaciones por

parte de este Órgano Interno de Control, enviando evidencia de la misma al

departamento.

POR EL PLANTEL O AREA AUDITADO

__________________________________

C.

POR PARTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO

______________________________________

C.

(HOJA DE FIRMA DE ACTA DE VERIFICACION DE BIENES LEVANTADA EN LAS INSTALACIONES DEL DEPARTAMENTO O

ÁREA _____________________________ ” EL DÍA __ de ____________ del 20__”.

ÓRGANO DE CONTROL INTERNO

Valentín Gómez Farías y Blvd. Luis Donaldo Colosio Murrieta, Col. Arboledas, C.P. 23099

La Paz, B.C.S. Teléfonos: 12 38126, 12 38121

83



Responsable de Atención de Quejas y Denuncias

5.- Atención de Quejas y Denuncias.


84


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-05

Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y

denuncias.

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:

Responsable de Atención de Quejas y denuncias.

Versión: 1.0

Página:

1 de 7

Objetivo: Que el Órgano Interno de Control reciba para atención

y seguimiento de las quejas y denuncias que se

formulen por incumplimiento de las obligaciones de

los servidores públicos.

Alcance: Personal del Órgano Interno de Control responsable de atención de quejas y denuncias.

Normas de Operación: Ley de Responsabilidades Administrativas del

Estado y Municipios de Baja California Sur.

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur.

85


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-05

Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y denuncias. Fecha: 05-02-2021


Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 2 de 7

Tiempo: 30 días

hábiles



Trabajo

1

Titular del órgano

interno de control

Recibe en el Órgano Interno de Control escritos de queja o denuncia (vía telefónica, medios electrónicos). Mismo que se canaliza al Responsable de Atención de Quejas y Denuncias.

Queja o Denuncia.

-Vía directa ( formato

impreso)

-Comparecencia

-Vía telefónica

6121238126 y

1238121

-Medios electrónicos

-Buzón

2

Responsable de quejas y de

denuncias del Órgano Interno de

Control

Analiza los escritos de queja

presentados en los cuales se

contenga la narración de hechos y

en su caso registrarlos para darles

el trámite correspondiente.

Queja o Denuncia

86


Baja California Sur


PROC-OIC-05


denuncias.

Fecha: 05-02-2021

Unidad

Administrativa:

Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 3 de 7




3 Responsable de

quejas y de

denuncias del

Órgano Interno

de Control

Analiza las quejas o

denuncias presentadas, en

donde el titular del área tendrá

un plazo no mayor a cinco

días hábiles contados a partir

de la fecha en la que fueron

recibidas para:

-Cita al quejoso con la

finalidad de formalizar su

queja ( en caso de que esta

haya sido recibida vía

telefónica o por algún medio

electrónico)

-Solicita un informe del asunto

a la autoridad señalada como

responsable.

Citatorio u Oficio de

Solicitud de Información

87


Baja California Sur


PROC-OIC-05


denuncias.

Fecha: 05-02-2021


Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 4 de 7




Trabajo

4 Responsable de

quejas y de

denuncias del

Órgano Interno

de Control

- Realiza el registro formal de las

mismas, esto se hará asignándole

un número de expediente

consecutivo y registrándolo en un

libro de gobierno que quedara a

resguardo del titular del

departamento de quejas y

denuncias.

Libro de Registro

5 Responsable de

quejas y de

denuncias del

Órgano Interno

de Control

Ratifica la queja o denuncia, así

como la determinación de la

competencia para conocer del

asunto derivada del análisis dan

como siguiente paso la

elaboración de un acuerdo en el

que se señalará el fundamento

jurídico para conocer del asunto,

la asignación del número de

expediente y se denominará

formalmente a las partes.

Acuerdo de Inicio de

investigación

88


Baja California Sur


PROC-OIC-05


denuncias.

Fecha: 05-02-2021


Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 5 de 7




Trabajo

6 Responsable de

quejas y de

denuncias del

Órgano Interno

de Control

-Lleva a cabo la revisión y análisis de

los documentos presentados y de los

informes recibidos, para así poder

verificar la existencia de presuntas

violaciones a lo establecido por el

título tercero capítulo primero de la

ley de responsabilidades de los

servidores públicos del estado y los

municipios de baja california sur.

Quejas o Denuncias

7 Responsable de

quejas y de

denuncias del

Órgano Interno

de Control

- Solicita información al área para

llevar a cabo una etapa de

investigación en un plazo no mayor a

treinta días hábiles y durante esta

etapa el Órgano Interno podrá

realizar todo tipo de actos y

diligencias a efecto de allegarse de

los elementos necesarios que

permitan determinar el

incumplimiento a una o varias

obligaciones previstas en la ley, del o

los servidores públicos involucrados.

Oficios para Solicitud

de Información al área

que corresponda

89


Baja California Sur


PROC-OIC-05


denuncias.

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 6 de 7




Trabajo

8

Responsable de

quejas y de

denuncias del

Órgano Interno

de Control

Concluir las actuaciones de

investigación, recibidas,

desahogadas y valoradas las

pruebas y demás documentación

complementaria, se concluirá esta

etapa, para lo cual se emitirá

dentro de los 15 días hábiles

siguientes, el respectivo acuerdo

de conclusión.

Acuerdo de

Conclusión.

9 Responsable de

quejas y de

denuncias del

Órgano Interno

de Control

Notificar conclusión de la

Investigación a la persona que

presentó su escrito de queja o

denuncia ante este Órgano

Interno de Control, dando el

seguimiento correspondiente a la

resolución.

Acuerdo de

Conclusión.

Fin

90


Baja California Sur


PROC-OIC-05


denuncias.

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 7 de 7


Diagrama de Flujo

Titular de OIC Responsable de Quejas y denuncias de OIC

Oficio citatorio

Quejas y Denuncias

Inicio

Quejas y Denuncias

Recibir y revisar la queja o denuncia.

1

2

3

Análisis y Revisión de Documentos

Citar al Quejoso o Solicitar Información

Solicitar información al área

Concluyen las Actuaciones de

Investigación

4

5

Fin

6

7

8

9

Acuerdo de Inicio de Investigación

Libro de gobierno.

Acuerdo de conclusión

Registro formal en libro de gobierno.

Se realiza el acuerdo de inicio de investigación

Notificar la conclusión al

Quejoso mediante acuerdo de

conclusión

Recibe escritos de queja o denuncia. Se canaliza al

Responsable de Atención de Quejas y Denuncias.

Quejas y Denuncias

Oficio de solicitud de información al área que corresponda

91

ANEXO ACUERDO ORDENANDO INTEGRAR A EXPEDIENTE

DOCUMENTACIÓN RECIBIDA

INVESTIGACIÓN (__________1______________) Fecha______________________2_________________

Vistas las actuaciones que integran el presente expediente, se tiene por ( recibido, presentado, asistido, etc) el ( oficio, memorándum, la persona, la documentación, etc signado por ( la persona que remite) mediante el cual remite ( la documentación que emitió, explicando su contenido de manera breve y precisa). Nota: la explicación de la documentación recibida, o bien, de la comparecencia de la persona que asisitó y el acta que se levantó por tal motivo, no debe ser limitativa, pues, para cada diligencia practicada, el presente acuerdo de integración de información al expediente es diverso, por la propia naturaleza lo que se requirió o practicó. Por lo tanto, con fundamento en los artículos 90 de La Ley General de Responsabilidades Administrativas y del Reglamento Interior de la Secretaria de la __________3________, el suscrito tiene a bien dictar el siguiente:

ACUERDO ÚNICO.- Agréguese al presente expediente el ( oficio, memorándum, diligencia, etc.) antes descrito, (así como la documentación que se acompaña, cuando sea el caso) debiendo realizar una valoración de la información que en ellos se contiene, utilizando la necesaria para los efectos legales correspondientes. Así lo acordó y firma el Lic (_____________4____________), Titular de la Dirección Investigadora de la Secretaria de la ___________5____________. 1.-Número asignado al expediente de investigación. 2.-Fecha en que se actúa. 3.-Fundamento estipulado por su reglamento y nombre de la Secretaría que lleva acabo dicho Acuerdo. 4.-Nombre completo del titular de la Dirección. 5.-Nombre de la Secretaría a la cual se está adscrito.

92




6.- Licitación de Tiendas Escolares en los Planteles de Educación

Básica .


93


Baja California Sur


PROC-OIC-06

Nombre del Procedimiento: Licitación de tiendas escolares en

los planteles de educación básica.

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página:

1 de 6

Tiempo: 2 semanas

Objetivo: Llevar a cabo proceso de licitación de tienda escolar en los planteles de educación básica, para elegir la mejor propuesta de concesionario(a) que pueda brindar una atención con calidad y calidez, en apego al Reglamento de Tiendas Escolares vigente.

Alcance: Personal encargado de revisión de tienda escolar del Órgano Interno de Control.

Normas de Operación: Reglamento de tiendas escolares en los planteles oficiales de educación básica de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur.

94


Baja California Sur


PROC-OIC-06



Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 2 de 6

Tiempo: 2 semanas




Interno de Control

Elabora oficio circular de tiendas

escolares, dirigido a los

supervisores y directores de

planteles educativos, para informar

se lleven a cabo los procesos de

licitación de tiendas escolares en

los planteles del nivel de educación

básica.

Oficio circular


Interno de Control

Firma del titular del órgano interno

de control, para visto bueno.

Oficio circular


Interno de Control

Entrega circular de licitaciones de

tiendas escolares a los

supervisores de educación básica.

Oficio circular

4 Supervisor de

Zona Escolar

Entrega circular de licitaciones de

tiendas escolares a todos los

directores (secretaria entrega

circular).

Oficio circular

95


Baja California Sur


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Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 3 de 6

Tiempo: 2 semanas



Trabajo

5 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Emite oficio circular en la que se establecen

fechas de calendarización, para la publicación

de la convocatoria de la licitación de la tienda

escolar en lugar visible en los planteles

educativos.

Oficio circular

6 Titular de

Órgano Interno

de Control

Firma del titular del órgano interno de control,

para visto bueno.

Oficio circular

7 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Entrega formato de convocatoria a todos los

supervisores para que la distribuyan a todos

los directores y se lleve a cabo la licitación de

tienda escolar, dando a conocer todos los

requisitos a los participantes interesados.

Convocatoria

8 Supervisor de

Zona Escolar

Entrega formato de convocatoria a todos los

directores (secretaria entrega circular).

Oficio circular

9 Auditor de

Órgano Interno

de Control

En un plazo no mayor a 10 días hábiles a

partir de pegada la convocatoria en el plantel,

se realiza la reunión de consejo técnico

escolar para la selección de la propuesta

ganadora.

Convocatoria

96


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Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 4 de 6

Tiempo: 2 semanas



Trabajo

10 Supervisor de

Zona Escolar

Recibe de los directores de los planteles a su

cargo, documentación del proceso de

licitación, así como propuesta ganadora

debidamente integrada.

Oficio Circular

11 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Recibe por parte del supervisor la siguiente documentación del proceso de licitación con propuesta ganadora: 1.-Copia de acta de sesión firmada por el CTE (Consejo Técnico Escolar) y Supervisión de zona. 2. Copia de la propuesta ganadora. 3.-Lista de precios. 4.-Carta de no antecedentes penales 5.-Tres cartas de recomendación 6.-Copia del acta de nacimiento 7.- Copia de acta de matrimonio en su caso. 8.-Constancia firmada por el aspirante en la cual indique el no estar inscrito en una institución educativa del medio superior y superior. 9.-Relación de personas que laborarán dentro de la tienda escolar bajo su responsabilidad anexando por cada una de ellas la carta de no antecedentes, acta de nacimiento e INE.

Oficio circular

97


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Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 5 de 6

Tiempo: 2 semanas



Trabajo

11

Auditor de

Órgano Interno

de Control

10.-4 juegos del contrato de concesión por tiempo determinado (con firmas actualizadas). 11.-Copia de alta de la secretaría de salud. 12.-Copia del comité de vigilancia (integrado). 13.-Copia de la convocatoria.

Oficio circular

Fin

98


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Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página: 6 de 6

Tiempo: 2 semanas

Diagrama de Flujo

Auditor de OIC Supervisor de ZonaTitular de OIC

Oficio Circular

Oficio Circular

Oficio Circular

Inicio

Documentación del proceso de licitación, así

como propuesta ganadora

En un plazo no mayor a 5 días hábiles se realiza reunión de consejo técnico para la selección de la propuesta ganadora.

12

3

4

5

6

7

Firma de circular

para visto bueno.

Entrega de circular de licitaciones de tiendas escolares a Supervisores.

Entrega de circular de licitaciones a los directores

Firma de circular para

visto bueno.

Entrega formato de convocatoria a los directores

8

9

10

11

Envía formato de convocatoria para licitación de tienda escolar.

Elabora circular para convocatoria de tienda escolar

Convocatoria.

Emite oficio circular en la que se establecen fechas de

calendarización

Recibe de los directores de los planteles a su cargo,

documentación del proceso de licitación, así como propuesta ganadora

debidamente integrada

Documentación de propuesta ganadora

Recibe la documentación de convocatoria ganadora del plantel por el supervisor.

Fin

Oficio Circular

Oficio Circular

Oficio Circular

Oficio Circular

Convocatoria.

99


OFICIO CIRCULAR No SEP/OIC/___/___.

La Paz, B.C.S. a __ de ________ del 20__.

Directores, jefes de Sector y Supervisores

De Educación Primaria, Secundaria y Preescolar

Presente

Con el propósito de dar cumplimiento en tiempo y forma a lo establecido en el Artículo 12 del Reglamento

de Tiendas Escolar, deberán de enviar la última semana del mes de mayo y a este Órgano de Control Interno,

la relación de concesionarios (as) que durante el Ciclo Escolar por concluir hayan incurrido en las violaciones

a lo estipulado en el mencionado Reglamento.

Además de lo anterior, no omito comentarles que con fundamento en el Artículo 4 y 11 del mismo

ordenamiento, le informo a usted la calendarización para la licitación de la concesión Ciclo Escolar 20__-20__.

Calendarización

° Del __ al __ de ______ del _____ deberán publicar la convocatoria en lugares visibles.

° Del __ al __ de ______ del _____ se hará la licitación para seleccionar a la concesionaria.

Del __ de ________al __ de ______ del _____, se recibirán en el Órgano Interno de Control, la

documentación que a continuación se detallan:

Licitación de la Tienda Escolar

° 1 copia del acta de sesión firmada por el consejo técnico escolar y supervisión de Zona.

° 1 copia de la propuesta ganadora.

° 4 juegos del Contrato de Concesión por tiempo determinado.

° 1 copia del Alta de la secretaría de salud.

° 1 copia del Comité de Vigilancia.

° 1 copia de la convocatoria

Así mismo, y con fundamento en el Artículo 20 del citado Reglamento, los informes financieros

correspondientes al periodo de _______ del ____ a ________ del ____, deberán estar entregados en el

Órgano Interno de Control a mi cargo a mas tardar el día __ de _______ del presente año, quedando pendiente

los meses de ______ y _______, los cuales se recibirán en el mes de _________ del ____.


Atentamente




C.c.p.- Director de Educación Básica.

C.c.p.- Director de Educación Secundaria.

C.c.p.- Director de Educación Primaria en el Estado.

C.c.p.- Jefe del Departamento de Educación Preescolar.

C.c.p.- Expediente.

C.c.p.- Minutario.

______/____




100

1. PODRÁN PARTICIPAR TODOS LOS PADRES DE FAMILIA DEL PLANTEL Y SOCIEDAD GENERAL, SIEMPRE Y CUANDO

NO SEAN EMPLEADOS ADSCRITOS A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DONDE SE CONCURSE, QUE TENGAN

PARENTESCO EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER GRADO POR CONSANGUINIDAD NI POR AFINIDAD CON EL

COORDINADOR O SUPERVISOR DE LA ZONA ESCOLAR, DIRECTOR, SUBDIRECTOR, DOCENTES Y PERSONAL DE LA

ESCUELA, NI CON LAS AUTORIDADES O PERSONAL DE PRIMER NIVEL DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR; ASÍ COMO NO TENER PARENTESCO EN PRIMER GRADO POR

CONSANGUINIDAD CON CONCESIONARIOS DE OTRO PLANTEL EDUCATIVO DEL MUNICIPIO CORRESPONDIENTE.

3. DEBERÁN PRESENTAR Y ENTREGAR CARTA DE NO ANTECEDENTES PENALES EXPEDIDA POR LA DIRECCIÓN

GENERAL DE PREVENCIÓN Y READAPTACIÓN SOCIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR O EN SU CASO POR

LA AUTORIDAD MÁXIMA DE LA LOCALIDAD, ASÍ COMO TRES CARTAS DE RECOMENDACIÓN DONDE AVALEN LA

CALIDAD MORAL Y UNA COPIA DEL ACTA DE NACIMIENTO Y DE MATRIMONIO EN SU CASO, CONSTANCIA

FIRMADA POR EL ASPIRANTE EN LA CUAL INDIQUE EL NO ESTAR INSCRITO EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEL

NIVEL MEDIO SUPERIOR Y SUPERIOR. DE IGUAL MANERA DEBERÁ PRESENTAR RELACIÓN DE PERSONAS QUE

LABORARÁN DENTRO DE LA TIENDA ESCOLAR.

2. NO PODRAN PARTICIPAR AQUELLAS PERSONAS QUE TENGAN ADEUDO CON ALGUNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA,

COMO RESULTADO DEL INCUMPLIMIENTO DEL PAGO ESTABLECIDO.

C O N V O C A T O R I A

LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA EN EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR, CON FUNDAMENTO EN

ACUERDO QUE DELEGA A FAVOR DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, LA FACULTAD DEL OTORGAMIENTO

Y ADMINISTRACIÓN DE LAS CONCESIONES DE LAS TIENDAS ESCOLARES Y LA EXCLUSIVIDAD DE LAS VENTAS DE

PRODUCTOS DE LAS EMPRESAS REFRESQUERAS Y DEMÁS EMPRESAS QUE OFERTEN PRODUCTOS DE MANERA

EXCLUSIVA DENTRO DE LAS TIENDAS ESCOLARES, ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE EN LO REFERENTE A INSTITUCIONES

EDUCATIVAS DEL SECTOR OFICIAL DEL NIVEL DE EDUCACIÓN BÁSICA; ASÍ COMO LA FACULTAD DE INGRESAR,

ADMINISTRAR Y APLICAR LOS RECURSOS ECONÓMICOS QUE ESTAS CONCESIONES GENEREN, PUBLICADO EN EL

BOLETÍN OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR No. 49, DE FECHA 30 DE NOVIEMBRE DEL

AÑO 2006; ASÍ COMO EN EL REGLAMENTO DE LAS TIENDAS ESCOLARES EN LOS PLANTELES OFICIALES DE

EDUCACIÓN BÁSICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, PUBLICADO EN EL BOLETÍN OFICIAL DE

GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR No.10, DE FECHA 28 DE FEBRERO DEL AÑO 2007, EMITE LA

PRESENTE CONVOCATORIA PARA INVITAR A PARTICIPAR EN EL CONCURSO PARA OTORGAR LA CONCESIÓN DE

LA TIENDA ESCOLAR DE LOS PLANTELES EDUCATIVOS, CON EL PROPÓSITO FUNDAMENTAL DE MEJORAR LA

CALIDAD DEL SERVICIO PRESTADO A LA COMUNIDAD ESCOLAR CONFORME A LAS SIGUIENTES :

GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

B A S E S

101

8. LOS APOYOS ECONÓMICOS Y EN ESPECIE OTORGADOS POR EMPRESAS REFRESQUERAS A LA INSTITUCIÓN, POR

MEDIO DE UN CONTRATO DE EXCLUSIVIDAD DE VENTA DE PRODUCTOS, SERÁN EN BENEFICIO DEL PLANTEL Y LA

UTILIDAD POR VENTA DEL PRODUCTO FORMARÁN PARTE DE LAS UTILIDADES DEL SOLICITANTE.

4. EL SOLICITANTE ENTREGARÁ AL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR DEL PLANTEL EN UN SOBRE CERRADO CON SUS

DATOS AL FRENTE CONTENIENDO SU PROPUESTA DE CONCESIÓN INTEGRADA POR UNA CUOTA MENSUAL Y LA

DOCUMENTACIÓN SEÑALADA EN EL PUNTO ANTERIOR, ASÍ COMO APOYOS EN ESPECIE QUE EL PARTICIPANTE

OFREZCA A LA INSTITUCIÓN Y ALUMNADO, EL PARTICIPANTE NO DEBERA INCLUIR APOYOS ADICIONALES AL

PERSONAL DIRECTIVO, DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL, INCLUYENDO UNA LISTA DE PRECIOS DE LOS

ALIMENTOS Y PRODUCTOS A OFERTAR EN LA TIENDA ESCOLAR, LOS CUALES DEBERÁN MANTENER PUBLICADOS EN

EL LOCAL QUE OCUPA DICHA TIENDA Y NO PODRÁN SER SUPERIORES A LOS PRESENTADOS EN SU PROPUESTA. EN

CASO DE QUE INTEGRE A SU PROPUESTA CANTIDADES EN ESPECIE DE MATERIAL DIDÁCTICO, DE LIMPIEZA,

DEPORTIVO Y OTROS QUE SEAN DE INTERÉS AL PLANTEL, DEBERÁ ESPECIFICAR LA CANTIDAD Y FECHA DE ENTREGA

AL MOMENTO DE SALIR ELECTO COMO CONCESIONARIO PARA QUE QUEDE ESTIPULADO DENTRO DEL CONTRATO

POR TIEMPO DETERMINADO. AL MOMENTO DE LA ENTREGA SE LE EXTENDERÁ UN CONTRA-RECIBO QUE ACREDITE

LA PARTICIPACIÓN EN EL CONCURSO.

5. EL PARTICIPANTE ESTARÁ OBLIGADO A ELABORAR Y PROPONER UNA LISTA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS QUE

CUMPLAN CON LAS CONDICIONES TANTO HIGIÉNICAS COMO NUTRICIONALES EN APEGO A LOS REQUERIMIENTOS

DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, EN CONJUNTO CON LAS QUE DICTAMINE LA SECRETARÍA DE SALUD

A NIVEL NACIONAL Y ESTATAL DENTRO DEL MARCO DE LA LUCHA CONTRA LA OBESIDAD INFANTIL.

9. LA RECEPCIÓN DE PROPUESTAS SERÁ A PARTIR DEL DÍA_____ DEL MES DE___________DEL 20___ EN LA

DIRECCIÓN DEL PLANTEL DE______ A______HRS. LA FECHA LIMITE ES EL DÍA______ DE _____________ A LAS

________HRS.

11. LA CONCESIÓN DE LA TIENDA ESCOLAR TENDRÁ COMO VIGENCIA EL CICLO ESCOLAR 20 ____ 20_____.

10. EL PERÍODO DE VENTA DE ALIMENTOS SERÁ DE LUNES A VIERNES SOLO EN LAS HORAS DE RECESO O RECREO

EN AMBOS TURNOS.

6. PARA EFECTO DE FORMULAR LA PROPUESTA DE CONCESIÓN POR PARTE DEL SOLICITANTE, SE LE INFORMA QUE

EL TOTAL DE ALUMNOS EN EL PLANTEL ES DE_____________, ASÍ COMO LA CUOTA BASE MÍNIMA ESTABLECIDA POR

DÍA LABORADO ES DE_________________, POR ACUERDO DEL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR. LAS PROPUESTAS DE

LOS SOLICITANTES SE DEBERÁN INTEGRAR INVARIABLEMENTE EN DINERO, Y COMPLEMENTARIAMENTE EN ESPECIE A

FAVOR DEL ALUMNADO DEL PLANTEL EXLCUSIVAMENTE SOLO CUANDO EL PARTICIPANTE ASÍ LO DESEE.

7. EL PARTICIPANTE DEBERÁ DE LLEVAR A CABO UN DEPÓSITO EN GARANTÍA, COMO FIANZA DE CUMPLIMIENTO EN

EL PAGO OPORTUNO DE LAS CUOTAS DIARIAS AL MOMENTO DE FIRMAR EL CONTRATO DE CONCESIÓN, QUE

CORRESPONDERÁ A 5 DÍAS HÁBILES A RAZÓN DE LA CUOTA DIARIA ESTABLECIDA.



102

18. EL COMITÉ DE SELECCIÓN DEL PROCESO ESTARÁ INTEGRADO POR UN REPRESENTANTE DE LA SECRETARÍA DE

EDUCACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR, EL PRESIDENTE DE LA SOCIEDAD DE PADRES DE

FAMILIA DEL PLANTEL, UN REPRESENTANTE DE LOS ALUMNOS, EL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR DE LA ESCUELA Y UN

MIEMBRO DEL CONSEJO ESCOLAR DE PARTICIPACIÓN SOCIAL, DISTINTO DE LA FIGURA DEL DIRECTOR DEL

PLANTEL.

19. EL FALLO DEL COMITÉ DE SELECCIÓN SERÁ INAPELABLE Y SE DARÁ A CONOCER EL DÍA______DEL MES

DE_______________DEL 20___ A LAS_______HRS. EN LAS INSTALACIONES DEL PLANTEL. LA PRESENTE

CONVOCATORIA DEBERÁ SER PUBLICADA CON QUINCE DÍAS DE ANTICIPACIÓN A LA FECHA DE LA

CELEBRACIÓN DEL CONCURSO DE SELECCIÓN DEL CONCESIONARIO DE LA TIENDA ESCOLAR.

12. LOS SOLICITANTES PODRÁN CONTRATAR LIBREMENTE Y BAJO SU RESPONSABILIDAD A TERCEROS PARA LA

ATENCIÓN, PREPARACIÓN Y VENTA DE ALIMENTOS Y PRODUCTOS SIEMPRE Y CUANDO NO TENGAN NINGÚN

PARENTESCO CONSANGUÍNEO NI POR AFINIDAD CON EL COORDINADOR O SUPERVISOR DE LA ZONA ESCOLAR,

DIRECTOR, SUBDIRECTORES, DOCENTES Y PERSONAL DE LA ESCUELA NI CON LAS AUTORIDADES OPERSONAL DE

PRIMER NIVEL DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR. LA SECRETARÍA

DE EDUCACIÓN PÚBLICA Y LA DIRECCIÓN DEL PLANTEL NO ADQUIEREN NINGUNA RESPONSABILIDAD LABORAL

CON ESTAS PERSONAS.

13. EL SOLICITANTE FAVORECIDO CON EL FALLO DEL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR, DEBERÁ ESTAR AL FRENTE EN

LA ATENCIÓN DIRECTA AL ALUMNADO Y NO TENDRÁ DERECHO A SUBARRENDAR NI CONSECIONAR TOTAL O

PARCIALMENTE EL SERVICIO.

16. LOS SOLICITANTES HACEN EL COMPROMISO DE QUE LA ATENCIÓN A LOS ALUMNOS SERÁ LA ADECUADA Y QUE

LOS PRODUCTOS ALIMENTICIOS OFERTADOS SERÁN DE CALIDAD NUTRICIONAL, HIGIÉNICOS Y EXPEDIDOS CON

PRECIOS ACCESIBLES AL ALUMNADO, Y QUEDA SUJETO A QUE EL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR DETERMINE LA

IMPROCEDENCIA DE AQUELLOS PRODUCTOS CONSIDERADOS COMO CHATARRA POR SU ALTO CONTENIDO EN

GRASAS, SALES E IRRITANTES.

17. EL PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN Y LA APERTURA DE PROPUESTAS SE EFECTUARA EN EL PLENO DE UNA

REUNIÓN QUE LLEVARA A CABO EL COMITÉ DE SELECCIÓN, EN LAS INSTALACIONES DEL PLANTEL EL

DÍA_______DEL MES DE____________ DEL 200____ DONDE SE LEVANTARÁ EL ACTA CORRESPONDIENTE Y SE

AFINARÁN DETALLES SOBRE LA CONTRATACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA CONCESIÓN DE LA TIENDA ESCOLAR.



14. LOS SOLICITANTES FAVORECIDOS CON EL FALLO DEL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR NO PODRÁN PARTICIPAR

EN OTRO CONCURSO DE LICITACIÓN EN EL MISMO CICLO ESCOLAR.

15. LOS PARTICIPANTES NO PODRÁN OSTENTAR CARGO EN LA SOCIEDAD DE PADRES DE FAMILIA NI EN EL

CONSEJO ESCOLAR DE PARTICIPACIÓN SOCIAL EN LA EDUCACIÓN DEL PLANTEL EN EL QUE PARTICIPEN.

103



TRANSITORIOS: LOS CASOS NO PREVISTOS EN LA PRESENTE CONVOCATORIA SERÁN RESUELTOS POR EL CONSEJO

TÉCNICO ESCOLAR Y LA UNIDAD DE CONTRALORÍA INTERNA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DEL

ESTADO DE B.C.S.

EN______________________________ A ____ DE ____________________ DEL 20______.

EL REPRESENTANTE DE LA SECRETARÍA PRESIDENTE DEL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR

DE EDUCACIÓN PÚBLICA

C._________________________________________ C.________________________________________________

104

ACTA DE

SESIÓN

PROPUESTA

GANADORACONTRATO ALTA SSA

COMISIÓN DE

VIGILANCIACONVOCATORIA

______________________________ ______________________________

NOMBRE DEL PLANTEL:__________________________________________________________

ZONA ESCOLAR:_________

TURNO:__________________ FECHA DE ENTREGA:________________________

ENTREGÓ RECIBIÓ


CONTROL DE ENTREGA- RECEPCIÓN

EXPEDIENTE DE LICITACIÓN

CILCO ESCOLAR 20__-20__

(ARTÍCULO 11 DEL REGLAMENTO DE TIENDAS ESCOLARES)

105




7.- Verificación de Tiendas Escolares en los Planteles de

Educación Básica.


106

Secretaria de Educación Pública de Baja

California Sur


PROC-OIC-07

Nombre Del Procedimiento: Verificación física

de tienda escolar.

Fecha: 05-02-2021

Unidad

Administrativa:

Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:

Subjefatura de

Supervisión y Auditoría.

Versión: 1.0

Página:

Tiempo:

1 de 3

Objetivo: Hacer una revisión física de la tienda escolar en la cual

se tiene un acta con puntos específicos para la

verificación.

Alcance: Personal encargado de tiendas escolares del Órgano Interno de Control.

Normas de Operación: Reglamento de tiendas escolares en los planteles

oficiales de educación básica de la Secretaría de

Educación Pública del Estado de Baja California Sur.

107


California Sur


PROC-OIC-07


de tienda escolar.

Fecha: 05-02-2021

Unidad

Administrativa:

Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:

Subjefatura de


Versión: 1.0

Página:

Tiempo:

2 de 3



Trabajo

1 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Visita al plantel educativo que tenga

tienda escolar para proceder a la

verificación física de la tienda

escolar, con autorización del

director del plantel.

Acta de

verificación Física

de Tienda Escolar

2 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Se presenta con la concesionaria

de la tienda escolar, para llevar a

cabo la verificación física.

Acta de


de Tienda Escolar

3

Auditor de

Órgano Interno

de Control

Se levanta el acta de la verificación

de tienda escolar, revisando los

requisitos que debe de cumplir la

concesionaria y en caso de existir

alguna observación, se otorga un

plazo de 3 días hábiles para que lo

solvente.

Acta de


de Tienda Escolar

4 Auditor de

Órgano Interno

de Control

En seguimiento a la visita efectuada

a la concesionaria, nuevamente se

hace una verificación para solventar

lo observado.

Acta de


de Tienda Escolar

5 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Se levanta acta de verificación

Física de Tienda Escolar una vez

concluido las observaciones.

Acta de


de Tienda Escolar

Fin

108


California Sur


PROC-OIC-07


de tienda escolar.

Fecha: 05-02-2021

Unidad

Administrativa:

Órgano Interno de

Control.

Área Responsable:

Subjefatura de


Versión: 1.0

Página:

Tiempo:

3 de 3

Diagrama de Flujo

Auditor de OIC

Acta de verificación

Física de Tienda Escolar

Inicio

Visita al plantel educativo que tenga tienda escolar para proceder a la verificación física de la tienda escolar, con autorización del director del plantel.

Se levanta el acta de la verificación de tienda escolar,

revisando los requisitos que debe de cumplir la

concesionaria y en caso de existir alguna observación,

se otorga un plazo de 3 días hábiles para que lo

solvente.

En seguimiento a la visita efectuada a la concesionaria, nuevamente se hace una verificación

para solventar lo observado.

Fin

1

2

3

4

5Se levanta acta de verificación Física de Tienda

Escolar una vez concluido las observaciones

Se presenta con la concesionaria de la tienda escolar, para llevar a cabo la verificación física.









111




8.- Revisiones Financieras de Informes de Tiendas Escolares


112


Baja California Sur

Clave del

Procedimiento

PROC-OIC-08

Nombre del Procedimiento: Revisiones financieras de

informes de tiendas escolares

Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página:

Tiempo:

1 de 4

1semana

Objetivo: Tener un control financiero de los egresos e ingresos de las tiendas escolares.

Alcance: Personal encargado de tienda escolar en el Órgano Interno de Control.

Normas de Operación:

Reglamento de tiendas escolares en los planteles oficiales de

educación básica de la Secretaría de Educación Pública del

Estado de Baja California Sur.

113


Baja California Sur


PROC-OIC-08



Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página:

Tiempo:

2 de 4

1semana



Trabajo

1 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Envía formatos para el control y registro de

los ingresos y egresos publicados en la

página oficial de la secretaria, a los

directores de planteles educativos que

tengan tienda escolar para su comprobación

mensual, tal como se especifica en el

Reglamento de Tiendas Escolares.

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

2

Directores de

planteles

educativos

Entregan al auditor formatos de informe

financiero auxiliar de cobro y comité de

vigilancia de manera mensual.

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

3

Auditor de

Órgano Interno

de Control

Recibe de los directores de los planteles

educativos, informe financiero, auxiliar de

cobro y comité de vigilancia.

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

4 Auditor de

Órgano Interno

de Control

¿Existen observaciones?

No: Revisa reportes mensuales para llevar

el control y registro de cada plantel

educativo.

Si: se envía oficio de requerimiento al

director del plantel para que solvente lo

observado.

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

Oficio de

requerimiento

114


Baja California Sur


PROC-OIC-08



Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página:

Tiempo:

3 de 4

1semana



Trabajo

5 Directores de

planteles

educativos

Entregan al auditor documentación de

informes.

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

6 Auditor de

Órgano Interno

de Control

Revisa la documentación entregada por

parte del director, se actualiza el control y

registro de cada plantel.

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

Fin

115


Baja California Sur


PROC-OIC-08



Fecha: 05-02-2021



Área Responsable:


Auditoría.

Versión: 1.0

Página:

Tiempo:

4 de 4

1semana

Diagrama de Flujo

Auditor de OICDirectores de planteles

educativos

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

Inicio

Envia formatos para el control y registro de los ingresos y egresos publicados en la página oficial de la secretaria, a los directores de planteles educativos que tengan tienda escolar para su comprobación mensual, tal como se especifica en el

Reglamento de Tiendas Escolares.

Recibe de los directores de los planteles educativos, informe financiero, auxiliar de cobro y comité de vigilancia.

Revisa reportes mensuales para llevar el control y

registro de cada plantel educativo.

Fin

1

3

4

Formatos de control y registro de ingresos y

egresos

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

Entregan al auditor

formatos de informe

financiero auxiliar de

cobro y comité de

vigilancia de manera

mensual.


egresos

2


Elaborar oficio de requerimiento al director del plantel para que

solvente lo observado

Oficio de

requerimiento

SiNo

Revisa la documentación entregada

por parte del director, se actualiza el

control y registro de cada plantel.

Formatos de control

y registro de

ingresos y egresos

5Entregan al auditor

documentación de

informes.


egresos

6

116

ESCUELA PERÍODO

FECHA PARTIDA NO. DOCTO.PROVEEDOR Y/O PRESTADOR DE

SERVICIOINGRESOS EGRESOS SALDO USO O DESTINO DEL BIEN ADQUIRIDO

Vo. Bo.

Gobierno del Estado de Baja California Sur


INFORME FINANCIERO

ELABORÓ

TESORERO DIRECTOR DEL PLANTEL

117

DOMINGO LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SABADO

10

SUSPENSIÓN

POR FESTEJO

DIA DE LAS

MADRES

(100%)

18

SUSPENDIERO

N A LAS 10

POR REUNIÓN

SINDICAL

(50%)

23

SUSPENSIÓN

DIA DEL

ESTUDIANTE

-100%

O T ESOR ER O D EL C ON SEJO T ÉC . ESC OLA R

D IR EC T OR D EL P LA N T EL

E L A B O R Ó: Vo. Bo. :

________________________________ __________________________________

C ON T R A LOR IN T ER N O D EL P LA N T EL

TOTAL DE DÍAS COBRADOS (18 x $ 500.00) + (1 x 250) = $ 9,000.00 + 250 = $ 9,250.00

NOTA: EL RECIBO OFICIAL DEBERÁ SER SEMANALMENTE INDICANDO EN DESCRIPCIÓN CANTIDAD DE DÍAS Y LA

CUOTA DE COBRO POR LOS DÍAS COBRADOS.

LA FICHA DE DEPÓSITO DEBERÁ COINCIDIR CON LAS CANTIDADES COBRADAS DE ACUERDO A LOS REIBOS

OFICIALES.

27 28 29 30 31

20 21 22 24 25 26

13 14 15 16 17 19

4 5

6 7 8 9 11 12

ESCUELA SECUNDARIA: _________________________________________________________

CUOTA DE CONCESIÓN ______________ CICLO ESCOLAR: ____________

NOMBRE DEL (LA) CONCESIONARIO (A): ___________________________________________

MES: ___________________

AUXILIAR DE COBRO DE CONCESIÓN DE LA TIENDA ESCOLAR

1 2 3

GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SURSECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

118

En la Localidad de _____________________________ Baja California Sur. El Comité de Vigilancia de la Esc. (Prim. O Sec.) _________________________

___________________________________________, y con fundamento en el Artículo 27 del Reglamento de Tiendas Escolares, Llevara a cabo la verificación del Funcionamiento

Operacional del Establecimiento de Consumo Escolar, correspondiente al Mes ______________________________ del Ciclo Escolar ____________________________

Padre de Familia Padre de Familia Padre de Familia Padre de Familia

Alumno Alumno Alumno Alumno

Vo B o

Director del Palntel

Concesionaria Concesionaria Concesionaria Concesionaria

Docente Docente

F irmas F irmas F irmas F irmas

Docente Docente

Semana ______ Fecha _______ Hora _____ No. Folio ___

Turno ___________, __________________________________________________________________________ Ubicada en las calles ___________________________________________________

Semana ______ Fecha _______ Hora _____ No. Folio ___ Semana ______ Fecha _______ Hora _____ No. Folio ___Semana ______ Fecha _______ Hora _____ No. Folio ___

Municipo de ____________________________



UNIDAD DE FISCALIZACIÓ Y SUPERVISIÓN INTERNA

FORMATO DE VERIFICACIÓN DE TIENDAS ESCOLARES

119



Asunto: _____________________________________.

La Paz B.C.S., a __ de ________ del 20__.

------------------------------------------------

Director de la Escuela ------------------

Presente

Por medio del presente, hago de su conocimiento que una vez revisado el informe financiero del mes de

___________, se detectó la siguiente observación, se localizó un gasto improcedente por la cantidad de

$____________________ (00/100M.N.) Por el concepto de ____________________, incumpliendo con lo

establecido en el Articulo No. 37 del Reglamento de Tiendas Escolares, por lo que deberá llevar a cabo, el

reintegro correspondiente al monto observado , así mismo que deberá reflejar en el informe financiero del

mes de ___________.

Por lo anterior, se le solicita que, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, contados a partir de recibido el

presente documento, enviar a este Órgano Interno de Control la evidencia documental del cumplimiento a lo

referido con anterioridad.


Atentamente




C.c.p.- Director de Educación Básica.

C.c.p.- Director de Educación _________________.

C.c.p.- Profra..- Jefa del Sector

C.c.p.- Profra.- Supervisora de la Zona Escolar

C.c.p.- Expediente.

C.c.p.- Minutario.

______/____




120

Bibliografía

Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos y

Organización publicados en el (B.O.G.E. Número 17 de fecha

10/abril/2019).

Reglamento Interior de la Secretaria de Educación Pública. (B.O.G.E.

Número 37 de fecha 10/agosto/2020.)

Reglamento de las tiendas escolares en los planteles oficiales de educación

básica de la Secretaria de Educación Pública de Baja California Sur.

(B.O.G.E. Número 10 de fecha 9/enero/2007.)

121

Glosario

Actividad. - Trabajo específico que debe realizar una unidad o una persona

para que se puedan realizar las funciones.

Cronograma. - Gráfico de programación y control de actividades, utilizando

diferentes unidades de medición y tiempo.

Formato. - Pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en

blanco para ser llenados con información variable que se usa en los

procedimientos de oficina. Una forma puede constar con varias copias, que

pueden tener destinos o usos diversos.

Función. -Agrupamiento de las principales unidades de trabajo.

Manual de Procedimientos. - Documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de la

unidad administrativa.

Método. - Es la manera de efectuar una operación o una secuencia de

operaciones.

Operación. - Cada una de las acciones físicas o mentales necesarias para

ejecutar una actividad o labor determinada.

Procedimiento. - Sucesión cronológico o secuencial de actividades

concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una

función o un aspecto de ella.

Proceso. - Mezcla y transformación de un conjunto específico de insumos

en uno de los resultados más valiosos.

Unidad responsable. - Es el individuo, puesto u órgano administrativo que

participa en las actividades descritas en el procedimiento.

Auditoría. – se define como un proceso sistemático de obtener y evaluar

los registros patrimoniales de los distintos centros de trabajo y áreas que

dependen de esta secretaria, a fin de verificar su estado financiero.

Queja. – manifestación de hechos presuntamente constitutivos de

responsabilidad administrativa, que se hacen del conocimiento del órgano

interno de control por parte de un particular.

Denuncia. – manifestación de hechos presuntamente constitutivos de

responsabilidad administrativa, que se hacen del conocimiento del órgano

interno de control por parte de un servidor público.

Inventario. - es aquel registro documental de los bienes y demás objetos

pertenecientes a un titular de área o planteles educativo, entre otros,

dependientes de la secretaría y que se encuentra realizado a partir de

mucha precisión y prolijidad en la plasmación de los datos.

Acta. - documento en el que se hace constar la entrega – recepción.

122

Sujetos obligados. – los servidores públicos de las dependencias,

entidades y unidades administrativas que integran la administración pública

estatal que se separen de su encargo, empleo o comisión.

Anexos. - documentos en medios electrónicos, ópticos o de cualquier tipo,

relativa a los recursos; financieros, humanos y materiales u otro que se

describa en el acta.

Entrega – Recepción. - Proceso a través del cual los servidores públicos,

al separarse de su empleo, cargo o comisión, preparan y entregan a

quienes los sustituyan en sus funciones, los asuntos de su competencia, así

como los recursos humanos, materiales y financieros que les hayan sido

asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales.

Tienda escolar. - establecimiento en el interior del plantel que brinda mayor

atención a la comunidad escolar mediante la venta de productos

alimenticios con alto valor nutricional y material didáctico necesario en la

práctica cotidiana de la tarea educativa.

manual de procedimientos Órgano interno de control

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