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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTE ESCOLAR


IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

UNIDAD:

DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTE ESCOLAR

FECHA DE ELABORACIÓN:

DICIEMBRE DEL 2010

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN:

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS Y BECAS


POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN

Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de elaboración: Diciembre 2010

Departamento de Bibliotecas y Becas Hoja 1 de 1

1. DEL DEPARTAMENTO DE BECAS

El Departamento de Bibliotecas y Becas esta adscrito a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar, encargado de coordinar y administrar las operaciones que a continuación se mencionan:

Elaboración, impresión y distribución de Convocatoria e Instructivo.

Entrega y Recepción de solicitudes de beca.

Evaluación del expediente, elaboración y autorización del documento oficial de beca.

Publicación de resultados y entrega del documento oficial de beca

Elaboración y entrega de listados oficiales.

Seguimiento del Programa de Becas en Escuelas Particulares.

2. LINEAMIENTOS DE OPERATIVIDAD

El Departamento de Bibliotecas y Becas a través de su Coordinador y con apoyo

del Personal Administrativo deberá elaborar el Programa de Becas en Escuelas

Particulares correspondiente al ciclo escolar próximo.

Solo serán candidatos a integrarse al Programa de Becas alumnos que cumplan

con las disposiciones que establece el propio programa.

Con base a la fracción III del articulo 57 Capitulo V de la Ley General de

Educación; y en la fracción III del Articulo 80 Capitulo único, titulo quinto de la Ley de

Educación del Estado de San Luis Potosí, y al compromiso que se establece entre las

Escuelas Particulares y el Sistema Educativo Estatal Regular, con forme al reglamento

con las normas y procedimientos para la incorporación de Planteles. Formas de solicitud

de autorización y carta de compromiso para el otorgamiento del 10% de becas en

relación con la inscripción; el jefe del Departamento de Bibliotecas y Becas, promoverá,

ejecutara y supervisara el “Programa de Becas en Escuelas Particulares del S.E.E.R.

El Departamento de Bibliotecas y Becas con el visto bueno del Director de Cultura

y Deporte Escolar y la autorización del Director General, turnará al Departamento de

Planeación y Evaluación de los casos en los que colegios no cumplan con el acuerdo

establecido. Y así aplicar las sanciones a las que se refiere el artículo 78 de la Ley

General de Educación y el Artículo 96 de la Ley de Educación del Estado, así como lo

previsto en el Acuerdo de Incorporación.

Solo se entregará el Documento Oficial de Otorgamiento de Beca si se presenta

el comprobante previamente entregado al interesado.

El tiempo aproximado en realizarse el procedimiento del Programa de Becas en

Escuelas Particulares es a partir del mes de Abril a Septiembre del año en que se aplica.

Formuló

Gerardo Sandate Padilla

Revisó

Profr. Jesús Aguilar López

Autorizó


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Entrega de Material Bibliográfico

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Proporcionar a las 116 Bibliotecas Públicas Municipales el acervo necesario y material de apoyo para cubrir las necesidades Bibliográficas que demanda el usuario en general.

ÁREAS DE APLICACIÓN

Unidades Administrativas que Intervienen en el proceso de Entrega de Material Bibliográfico.

Dirección General del S.E.E.R.

Dirección de Cultura y Deporte Escolar

Dirección de Servicios Administrativos

Biblioteca Pública


POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de elaboración: Diciembre, 2010.


Procedimiento: Entrega de material Bibliográfico

1.- La Dirección General de Bibliotecas, Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática y la Secretaria de Ecología y Gestión Ambiental, envían al departamento de Bibliotecas y becas las remesas anuales de material Bibliográfico para las Bibliotecas Públicas Municipales.

2.- El material será entregado únicamente a los encargados o responsables de las Bibliotecas Públicas Municipales, respetando la etiqueta de las cajas que indican el destino de las mismas, firmando el recibo S.E.E.R.- DCDE-DBB- RM 06 y sello de la biblioteca.

3.- El Departamento de Bibliotecas y Becas es el responsable directo para diseñar las rutas de entrega de los materiales a sí como los tiempos en los que se cubrirá la entrega.

4.- El Departamento de Bibliotecas y Becas gestionara a través de la Dirección de Cultura y Deporte Escolar y este a su vez a la Dirección General, los recursos económicos y materiales necesarios para la distribución de las remesas bibliográficas.

5.- El Departamento de Bibliotecas y Becas a través del Coordinador, el Analista de Información, Asesor de Informática y Asesor de Acervo Bibliográfico deberán levantar un inventario del material bibliográfico con el que cuenta, así como verificar que no haya mutilaciones, faltantes o daños.

6.- El Departamento de Bibliotecas y Becas indicara a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar las personas responsables de la comisión de la entrega de los materiales.

7.- En caso dado que una remesa presente mutilaciones, faltantes o daños el Departamento de Bibliotecas y Becas deberá levantar un escrito e informar a la Dirección General de Bibliotecas Públicas para la reposición de los mismos.

8.- Habiéndose realizado la entrega del material bibliográfico el Departamento de Bibliotecas y Becas debe elaborar un informe y dar conocimiento a las direcciones correspondientes.

Formuló


Revisó


Autorizó


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de Elaboración: Diciembre, 2010

Departamento de Bibliotecas y Becas Hoja: 1 de 1


Unidad Operación núm. Descripción de actividad

El Departamento de Bibliotecas y Becas

Coordinador, Analista de Información, Asesor de Informática, Asesor de Acervos Bibliográficos y Responsable de Inventarios y Distribución.

Coordinador, Analista de Información, Asesor de Informática, Asesor de Acervos Bibliográficos y Responsable de Inventarios y Distribución.


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Recibe de México D.F, así como de la Secretaria de Ecología y Gestión Ambiental, además de I.N.E.G.I. la remesa Bibliográfica y material de apoyo destinado a San Luis Potosí se firma al responsable de entregar la remesa. Revisan y clasifican el material recibido organizándolo por Zona y por Biblioteca según indique la relación de la remesa, la Dirección General de Bibliotecas son los que determinan a que biblioteca va dirigida la bibliografía elaborando una etiqueta en la remesa indicando destinatario a través del nombre de la Biblioteca o Municipio.

Elabora inventario del material bibliográfico con el que se cuenta, así como verificar que no haya mutilaciones, faltantes o daños de las remesas. En caso de que una remesa presente alguna de las características se procediere al levantamiento de un escrito mencionando los daños, y el jefe del Depto informara a la Dirección General de Bibliotecas Públicas para la reposición de los mismos. Indica al Director de Cultura y Deporte Escolar de las personas responsables de entregar los materiales bibliográficos, proporcionando viáticos y transporte así como los recibos S.E.E.R.-DCDE-DBB-RM-06 Gestiona el apoyo en viáticos y transporte para la entrega del material tanto en la Capital como en sus diferentes Municipios. Esta petición se hace a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar y esta a su vez a la Dirección de Servicios Administrativos, la cual consulta con la Dirección General para su autorización.

Programa las rutas, formas y los tiempos en que van a ser entregadas las remesas. Habiéndose realizado la entrega de material Bibliográfico deberá elaborar un informe y dar conocimiento a la Dirección General de Bibliotecas, a la Dirección General del S.E.E.R. y Dirección de Cultura y Deporte Escolar de los pormenores de la entrega a cada una de las Bibliotecas beneficiadas.

Formuló


Revisó


Autorizó





Unidad Operación núm.

Descripción de actividad

Asesora del Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R. Asesora del Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R.

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09

.

Elabora el formato-recibo (SEER-DCDE-DBB-RM-06), informe de la entrega de acervos, oficio comisión, así como la captura del inventario y la actualización del mismo en la medida en que se va entregando a cada Biblioteca.

Archiva los recibos S.E.E.R.-DCDE-DBB-RM-06, los inventarios de los materiales bibliográficos.

Formuló


Revisó


Autorizó



Visitas de Inspección a Bibliotecas


Supervisar las condiciones físicas y bibliográficas de cada Biblioteca, así como detectar, la problemática y necesidades existentes, además de fomentar las relaciones entre Presidencia Municipal, Supervisión, Bibliotecarios y usuarios.


Unidades Administrativas que Intervienen en el proceso de Visitas de Inspección a Bibliotecas.

Supervisión de Zona

Biblioteca Pública


POLÍTICAS DE OPERACIÓN Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de elaboración: Diciembre, 2010


Procedimiento: Visitas de Inspección a Bibliotecas

1.- La Dirección General de Bibliotecas Públicas solicita al Departamento de Bibliotecas y becas, a elaborar un programa anual de visitas de inspección a las Bibliotecas Públicas Municipales.

2.- El Departamento de Bibliotecas y Becas a través de Dirección de Cultura y Deporte Escolar y este a su vez a la Dirección General del S.E.E.R presentan un programa anual de visitas a las Bibliotecas Públicas Municipales, así como a futuros locales exprofesos a Bibliotecas y a su vez gestionaran viáticos y transporte.

3.- El Departamento de Bibliotecas y Becas coordina cuatro supervisiones estatales de zona de Bibliotecas Públicas Municipales.

4.- Las Supervisiones de zona, así como cada uno de los Bibliotecarios, deberán estar enterados del programa de supervisión anual.

5.- El Departamento de Bibliotecas y Becas verifican el cumplimiento del desarrollo de los programas nacionales y estatales en las supervisiones, de zona y en las Bibliotecas Públicas.

6.- El Departamento de Bibliotecas y becas a través de las supervisiones de zona solicitará los informes estadísticos de los usuarios de cada una de las bibliotecas en su carácter mensual y anual formato S.E.E.R.-DCDE-DBB-EM-02 y S.E.E.R.-DCDE-DBB-EA-07.

7.- El Departamento de Bibliotecas y Becas así como las supervisoras de zona elaborarán un informe general que contenga los pormenores de las visitas de inspección.

8.- El departamento de Bibliotecas y Becas tiene la facultad de gestionar ante las autoridades municipales vías de solución de problemáticas presentadas en las bibliotecas.

Formuló


Revisó


Autorizó



Departamento: Bibliotecas y Becas Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Visitas de Inspección a Bibliotecas



El Departamento de Bibliotecas y Becas Y Coordinador El Departamento de Bibliotecas y Becas Supervisoras de zona y Asesor a de Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R. Responsable de Estadísticas y Coordinador Coordinador, Supervisoras y Asesora de Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R.


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A petición de la Dirección General de Bibliotecas, se elabora un programa anual de visitas de inspección a Bibliotecas Públicas Municipales y a través de Dirección de Cultura y Deporte Escolar y este a su vez a la Dirección General del S.E.E.R. se solicitan viáticos y transporte. Coordina cuatro zonas supervisón estatales conformadas de la siguiente manera. Zona Centro, Zona Media, Zona Huasteca, Zona Altiplano. A estas zonas contempladas así como a los encargados de las Bibliotecas Públicas se les hace de su conocimiento el programa anual de inspección y plan de desarrollo.

Verifican el cumplimiento del desarrollo de los programas nacionales y estatales en las supervisiones y en las Bibliotecas Públicas. Solicita los informes estadísticos de los usuarios de cada una de las Bibliotecas Públicas, mensualmente (formato S.E.E.R.-DCDE-DBB-EM-02) y anualmente (formato S.E.E.R.- DCDE-DBB-EA-07). El analista de Información elabora un concentrado de la información.

Recibe estadísticas mensuales formato (S.E.E.R.- DCDEDBB-EM-02 Y EA-07)

elabora oficios para recordatorio de la puntualidad de la estadística, mandar

fax, hablar por teléfono, clasificar y archivar información.

Elaboran un informe general que contenga los pormenores de las visitas de inspección Así como el monitoreo estadístico de usuarios de las Bibliotecas Públicas Municipales. Gestiona ante las autoridades municipales vías de solución de problemáticas que se presentan en las Bibliotecas Públicas Municipales.

Formuló


Revisó


Autorizó



Realización y Coordinación de Cursos de Capacitación


Promover e incrementar los conocimientos y las nuevas técnicas de operación en el Bibliotecario, a través de la capacitación constante.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Realización y Coordinación de Cursos de Capacitación.

Biblioteca Pública Supervisiones de Zona



Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de elaboración: Diciembre, 2010


Procedimiento: Realización y Coordinación de Cursos de Capacitación

1.- El Departamento de Bibliotecas y Becas presenta ante la Dirección General de Bibliotecas el programa anual de detección de necesidades de capacitación y solicita la aplicación de cursos de entrenamiento.

2.- El Director de la Dirección General de Bibliotecas evalúa dicha detección y confirma las fechas del desarrollo de los cursos y le informa al Departamento de Bibliotecas y Becas.

3.- El Departamento de Bibliotecas y Becas convocara de acuerdo a las fechas establecidas por la DGB. A las supervisoras de zona y encargados de las Bibliotecas Públicas Municipales y se enviara la relación de los participantes mediante el formato (SEER-DCDE-DBB- RPCC-04) a la Dirección General de Bibliotecas.

4.- Es obligación de las supervisoras así como de los encargados de las Bibliotecas Públicas participar en los cursos de capacitación y adiestramiento.

5.- Todos los cursos de capacitación a desarrollarse deberán llevar como protocolo una inauguración y una clausura, por parte del Director General o la persona que este designe.

6.- El Departamento de Bibliotecas y Becas nombra a los responsables de la planeación y el desarrollo de los cursos, en este caso, Coordinador, Analista de Información, Asesor de Informática de los Servicios Digitales, Asesor de Acervo Bibliográfico y Estadística.

7.- El Departamento de Bibliotecas y Becas gestionara a través de la Dirección de Cultura y Deporte Escolar y este a su vez a la Dirección General del S.E.E.R. para que se le brinde el apoyo en el cumplimiento cabal en los programas de capacitación.

8.- El Departamento de Bibliotecas y Becas al término de los cursos de capacitación elaborara una evaluación e informe de los mismos y elaborara un reporte al Director General de la Dirección General de Bibliotecas.

Formuló


Revisó


Autorizó




Procedimiento: Realización y Coordinación de Cursos-Capacitación



El Departamento de Bibliotecas y Becas El Departamento de Bibliotecas y Becas Coordinador Coordinador del Depto. Y Asesora de Personal de Bibliotecas P. El Departamento de Bibliotecas y Becas El Departamento de Bibliotecas y Becas Y Coordinador Coordinador, Analista de Inf, Asesor de Inf. , Asesor de Acervos Bibliográficos. El Departamento de Bibliotecas y Becas

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Presenta a la Dirección General de Bibliotecas el programa anual de detección de necesidades de capacitación y solicita la aplicación de cursos de entrenamiento. Habiendo evaluado dichas necesidades la Dirección General de Bibliotecas informa las fechas para el desarrollo de los cursos.

Teniendo las fechas confirmadas de los cursos, solicita con ayuda del coordinador los nombres de los participantes a los cursos de entrenamiento.

Elaboran el listado oficial de los participantes (formato S.E.E.R.-DCDE-DBB-RPCC-04) y lo envían a la Dirección General de Bibliotecas para que a su vez ellos contraten el hospedaje y la alimentación de los participantes que así lo requieran, y notifiquen al instructor o facilitador del curso.

Nombra a los responsables de la planeación y coordinación del desarrollo de los cursos. Envía un oficio autorizado por el Director de Área a los Presidentes Municipales en donde existen Bibliotecas Públicas para solicitar la asistencia de los bibliotecarios en el lugar cede, al mismo tiempo se les apoye con viáticos para transporte de ida y vuelta, es obligatorio la participación a los cursos, de supervisoras como encargados de Bibliotecas. Se encargan de la planeación y protocolo de los cursos así como el correcto desarrollo de los mismos, organizan y supervisan el hospedaje y alimentación en coordinación con el Gerente del Hotel, Elaboran invitaciones de inauguración, y de clausura, así como los reconocimientos.

Gestiona a través de la Dirección de Cultura y Deporte Escolar y este a su vez ala Dirección General del S.E.E.R. para que se le brinde el apoyo en el cumplimiento cabal de los programas de capacitación, así como entrega de las invitaciones y reconocimientos, firmar los reconocimientos, y gestiones ante los Presidentes Municipales.

Formuló Gerardo Sandate Padilla

Revisó Profr. Jesús Aguilar López

Autorizó




Procedimiento: Realización y Coordinación de Cursos-Capacitación



Coordinador y Asesora de Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R. Analista de Inf. Asesor de Informática, Asesor de Acervos Bibliográficos.

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Elaboran una evaluación e informe general de lo acontecido en el curso de capacitación y lo informan a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar, a la Dirección General del S.E.E.R. y a la Dirección General de Bibliotecas. Elaboran comandas de fax, facturas de correos, paquetería, archivo de oficios sellar comisiones, acuses de recibo y archiva.

Formuló


Revisó


Autorizó



Reporte de Estadística


Mantener un control estadístico en relación a: Usuarios, actividades, Mobiliario y que a su vez arroje información confiable que facilite la toma de decisiones.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Reporte de Estadística.

Secretaria de Educación del Gobierno del Estado

Instituto Nacional de Estadística, geografía e

Informática

Supervisoras de Zona

Bibliotecas Públicas Municipales




Procedimiento: Reporte de Estadística

Estadística mensual:

1.- La estadística deberá ser elaborada mensualmente por el personal encargado de la Biblioteca a través del formato S.E.E.R-DCDE-DBB-EM-02.

2.- Esta deberá ser elaborada por el encargado de la Biblioteca y con el visto bueno de la Supervisión de Zona.

3.- Deberá pasar por un proceso de revisión y concentración antes de ser enviada a la Dirección de General de Bibliotecas en México D.F utilizando el formato S.E.E.R-DCDE-DBB-EA-05.

Estadística anual:

1.- La Secretaria de Educación del Gobierno del Estado e I.N.E.G.I. solicitarán el reporte de la estadística anual formato S.E.E.R-DCDE-DBB-EA-07.

2.- Deberán solicitarse recursos financieros al Área Administrativa para su distribución en las Bibliotecas Publicas.

3.- El Departamento de Bibliotecas y Becas deberá supervisar que esta estadística sea llenada por cada una de las 116 Bibliotecas Públicas Municipales.

4.- Deberá de realizarse la clasificación y devolución de formatos federales a la Secretaria de Educación Pública del Gobierno del Estado.

Formuló


Revisó


Autorizó




Procedimiento: Reporte Estadística



Encargado de la Biblioteca Pública Supervisor de Zona Asesora de Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R.

Secretaria de Educación del Gobierno del Estado El Departamento de Bibliotecas y Becas

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Estadística mensual: Elabora la estadística mensual formato S.E.E.R-DCDE-DBB-EM-02 sobre la base del control de usuarios que registra diariamente, la sella, la firma y la envía a la supervisión de zona.

Recibe los formatos estadísticos clave (SEER-DCDE-DBB-EM-02) de cada una de las bibliotecas a su cargo. Posteriormente elabora un concentrado firmado y sellado y lo envía al Departamento de Bibliotecas y Becas dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes.

Recibe, revisa y concentra el reporte de cada una de las cuatro supervisoras de zona, elaborando a su vez un solo concentrado general (S.E.E.R-DCDE-DBB-CEA-05) que es autorizado con el sello y la firma del Jefe del Departamento. y que posteriormente lo envía por fax y por correo postal a la Dirección General de Bibliotecas en la CD. de México.

Estadística anual:

Solicita anualmente al Departamento de Bibliotecas y Becas a través de la Dirección de Cultura y Deporte Escolar el reporte estadístico de las Bibliotecas Públicas y que se rinde por medio de un formato federal (911.12 S.E.E.R-DCDE-DBB-EA-07) que la misma Secretaria de Educación Pública envía. Gestiona apoyo en viáticos y transporte para capacitar y supervisar al bibliotecario en el llenado de la estadística en los Municipios, esta petición la hace a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar, y esta a su vez la turna a la Dirección de Servicios Administrativos, quien lo pone a consideración de la Dirección General para su autorización.

Formuló


Revisó


Autorizó




Procedimiento: Reporte Estadística



Coordinador y Analista de Información Asesora de Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E. Coordinador y Asesora de Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R.

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07

Estadística anual:

Distribuyen Formato Federal (S.E.E.R-DCDE-DBB-EA-07) a cada una de las bibliotecas a través de sus supervisoras, estas a su vez reúnen al personal bibliotecario para que el Jefe del Departamento les dé a conocer las instrucciones generales de llenado, permaneciendo con ellas hasta que hayan llenado debidamente los formatos. En ese mismo momento el Jefe del Departamento, el Coordinador y el Analista Operativo se dan a la tarea de revisar los formatos uno por uno, verificando que se cumpla con lo requerido por la SEP e INEGI. y así sucesivamente en cada una de las supervisiones de zona.

Clasifican los formatos separándolos en original y copia. Los originales se envían a la SEP mediante un oficio de entrega y la copia se devuelve al expediente de la biblioteca.

Formuló


Revisó


Autorizó



Bibliotecas de Nueva Creación


Consolidar el programa de Bibliotecas Públicas, extendiéndolo a lo largo y ancho de todo el Estado, con la apertura de nuevas Bibliotecas y así contribuir a un país de lectores.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Bibliotecas de Nueva Creación.

Dirección General de Bibliotecas Públicas


Presidencias Municipales




Procedimiento: Bibliotecas de Nueva Creación

1.- El Departamento de Bibliotecas y Becas deberá de recibir la solicitud por parte de la Presidencia Municipal, al mismo tiempo se deberá entregar los requisitos de apertura.

2.- Deberá integrarse un expediente que será enviado a la Dirección General de Bibliotecas en México D.F. La cual evaluara las condiciones del inmueble.

3.- Corresponderá a la Dirección General de Bibliotecas en México D.F. después de recibir el expediente que elabora el Departamento de Bibliotecas y Becas, autorizar la instalación de la Biblioteca Pública y hacer entrega del acervo necesario para la nueva Biblioteca.

4.- El Departamento de Bibliotecas y Becas, a través de la inauguración de la Biblioteca se encargará de la apertura y la promoción de talleres de entrenamiento, así mismo integrará la biblioteca al Catalogo de Bibliotecas de la Red Estatal.

Formuló Gerardo Sandate Padilla

Revisó


Autorizó




Procedimiento: Bibliotecas de Nueva Creación




El Departamento de Bibliotecas y Becas Dirección General de Bibliotecas El Departamento de Bibliotecas y Becas

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04

Recibe directamente de la Presidencia Municipal la petición para la instalación de una Biblioteca Pública en el Municipio, quien a su vez entrega los requisitos que se deben cubrir para la instalación. Integra y evalúa el expediente que posteriormente turna a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar que a su vez envía a la Dirección General de Bibliotecas México D.F. para su autorización.

Recibe el expediente debidamente

ordenado. Lo examina y envía a un

personal especializado para que

efectúe la inspección correspondiente,

verificando que se cumpla con los

elementos requeridos como:

Local

Mobiliario

Material de oficina

Personal

Nombre de la biblioteca

Acta de cabildo

a) Si los resultados de la inspección son favorables, la Dirección General de Bibliotecas D.F. hará llegar el acervo a la biblioteca de acuerdo con su programa de instalaciones.

b) si los resultados son negativos no se instala la biblioteca Recibe acervo y supervisa que se lleve a cabo la apertura en forma oficial. Posteriormente se convoca al bibliotecario para que asista a talleres de entrenamiento impartidos por la misma Dirección General de Bibliotecas.

Formuló


Revisó


Autorizó



Elaboración, Impresión y Distribución de Convocatoria e Instructivo.


Dar a conocer el programa de Becas entre las escuelas particulares con el fin de estimular al alumno de alto rendimiento.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Elaboración, Impresión y Distribución de Convocatoria e Instructivo.


Dirección de Servicios Educativos

Dirección de Servicios Administrativos

Escuelas incorporadas





Procedimiento: Elaboración, impresión y distribución de convocatoria e instructivo.

1.- El Departamento de Bibliotecas y Becas indicará el tiempo y forma en que habrá de elaborarse las formas oficiales ANEXO EIDCI –01 Y 02

2.- Se diseñarán las formas oficiales, además de la convocatoria e instructivo que deberán contener las Bases y el Marco Jurídico, así como las fechas programadas para este procedimiento.

3.- Se deberá solicitar a la Dirección de Recursos Financieros la impresión de las formas oficiales que serán utilizadas en el ANEXO EIDCI-01 Y 02.

4.- La Convocatoria (ANEXO EIDCI- 01 Y 02) y el Documento Oficial de Beca (SEER-DCDE-DBB-BO- 03) deberán de ser autorizados y firmados por el Director General del S.E.E·.R.

Formuló


Revisó


Autorizó


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de Elaboración: Diciembre, 2010


Procedimiento: Elaboración, impresión y distribución de convocatoria e instructivo



El Departamento de Bibliotecas y Becas El Departamento de Bibliotecas y Becas El Departamento de Bibliotecas y Becas Director de Servicios Administrativos Director de Servicios Educativos

01

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Se encarga de indicar los pormenores, el tiempo y la forma en que habrá de realizarse este procedimiento.

Revisa en reunión con el personal del Departamento y en su caso, rediseña la convocatoria e instructivo, (Anexo EIDCI-01 Y 02) con el objeto de mantenerla siempre vigente de acuerdo a las Normas Legales y las necesidades de los tiempos. Estos documentos deben ser avalados con las firmas que a continuación se describen:

o Elaboró.- Departamento de Bibliotecas y Becas o Revisó.- Director de Cultura y Deporte o Autorizó.- Director General del Sistema Educativo

Estatal Regular. Requiere a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar que gestione ante la Dirección de Servicios Administrativos la impresión de las siguientes Formas Oficiales:

Convocatoria Instructivo Hoja Oficial (original y copia) Solicitudes Informativos

Imprime y devuelve los formatos oficiales a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar, misma que los regresa al Departamento de Bibliotecas y Becas, este a su vez los turna a la Dirección de Servicios Educativos. Recibe Convocatoria e Instructivo y los distribuye entre los Planteles particulares Incorporados a través de las Supervisiones de Zona.

Formuló


Revisó


Autorizó



Entrega y Recepción de Solicitudes de Beca.


Contar con la documentación necesaria de parte del interesado para dar inicio con el trámite de otorgamiento de beca.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Entrega Y Recepción de Solicitudes de Beca.





Procedimiento: Entrega y recepción de solicitudes de beca

1.- El Departamento de Bibliotecas y Becas deberá autorizar la entrega de solicitudes al público en general (S.E.E.R-DCDE-DBB-SB-09) para Nuevas Becas y Refrendos.

2.- El Departamento de Bibliotecas y Becas, habrá de determinar, que personal y en que forma se llevará acabo la recepción de solicitudes y la documentación requerida.

3.- Deberá integrarse el expediente del alumno solicitante, estando completos los requisitos solicitados por el departamento de Bibliotecas y Becas.

4.- Solo participaran en el programa de Becas Planteles Particulares incorporados al S.E.E.R.

Formuló


Revisó


Autorizó


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de Elaboración: Dibr Departamento: Bibliotecas y Becas Hoja:1 de 1

Procedimiento: Entrega y recepción de solicitudes de Beca


Interesado

Coordinador del Departamento Personal Administrativo

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02

03

Acude al Departamento de Bibliotecas y Becas, a recoger las solicitudes (S.E.E.R-DCDE-DBB-SB-09) previamente foliadas, al mismo tiempo se entregan las fichas informativas que contienen las fechas estipuladas para la recepción de la documentación.

Organiza al personal de apoyo para recibir la solicitud y requisitos. Él y / o los responsables de esta operación revisan que la documentación este completa y en orden, si es así, entregan al interesado un comprobante de recibido.

Integran el expediente por Nivel Educativo y por Escuela una vez que ya esta la documentación completa. El tiempo aproximado en que se realiza este procedimiento es de Mayo a Junio del año en que se aplica.

Formuló


Revisó


Autorizó



Evaluación del Expediente, Elaboración y Autorización del Documento Oficial de Beca


Investigar la información de cada expediente a fin de poder elaborar y autorizar el oficio de beca si este procede.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Evaluación del Expediente, Elaboración y Autorización del Documento Oficial de Beca.

Dirección General


Departamento de Bibliotecas y Becas




Procedimiento: Evaluación del expediente, elaboración y autorización del documento oficial de beca

1.- Se hará la evaluación del expediente por el Departamento de Bibliotecas y Becas, el cual a su vez analizara el perfil socioeconómico, la situación laboral, el aprovechamiento académico así como el cumplimiento de cada uno de los requisitos en tiempo y forma.

2.- El Departamento de Bibliotecas y Becas es el único facultado para la realización del formato oficial de beca, así como administrar estadísticamente los porcentajes de autorización de la Beca en los tiempos en que marca la convocatoria y el ciclo escolar.

3.- La forma Oficial de Beca Formato S.E.E.R-DCDE-DBB-BO-03 se elabora en el Departamento de Bibliotecas y Becas con base a los lineamientos que establece la convocatoria, dicho formato ya incluyendo porcentaje de la beca se somete a la autorización del Director de Área y al Director General del S.E.E.R.

4.- El Departamento de Bibliotecas y Becas en la forma oficial S.E.E.R.-DCDE-DBB-BO-03 tiene la obligación de contar con una copia de cada una de las becas autorizadas en escuelas particulares, así como clasificar, ordenar y archivar en cada uno de sus expedientes para la mejor consulta de las mismas.

Formuló


Revisó


Autorizó




Procedimiento: Evaluación del expediente, elaboración y autorización del documento oficial de beca



Departamento de Bibliotecas y Becas Departamento de Bibliotecas y Becas Analista del departamento Departamento de Bibliotecas y Becas

01

02

03

04

Realiza una minuciosa revisión de la situación actual del solicitante, tomando en cuenta entre los requisitos como factor decisivo en los casos de (Nueva Beca) la calificación y la situación económica y en los casos de (Refrendo de Beca) el factor decisivo seria, el mantener la calificación requerida además de observar Buena Conducta. El Comité esta integrado de la siguiente manera: a) Director General del S.E.E.R. b) Director de Cultura y Deporte Escolar. c) Jefe del Departamento de Bibliotecas y Becas. d) Coordinador del Departamento. e) Analista de Información del Departamento. f) Secretaria del Depto. g) Asesor de Informática de los Servicios Digitales. h) Asesora del Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R. I) Asesor de Acervos Bibliográficos y Estadística. j) Responsable de Inventarios, Distribución de Material y Acervo. Determina si la solicitud procede: a) si es así, se elabora el Formato de Otorgamiento de Beca, b) sino procede, se devuelve el expediente al solicitante.

Elabora una vez revisado el expediente, y habiendo cumplido con todos los requerimientos estipulados en las Bases de la Convocatoria, la Forma Oficial (S.E.E.R-DCDE-DBB-BO-03)de Otorgamiento de Beca en sus modalidades de Nueva Beca y / o Refrendo según corresponda. Revisa el formato (S.E.E.R-DCDE-DBB-BO-03) y la turna a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar quien le da el visto bueno y a su vez la entregara a la Dirección General para su debida autorización. Una vez autorizada se devuelve al Departamento de Bibliotecas y Becas para programar su entrega.

Formuló


Revisó


Autorizó



Publicación de Resultados y Entrega del Documento Oficial de Beca.


Dar a conocer al público en general los resultados de los alumnos becados y respaldarlos con la entrega del documento oficial.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Publicación de Resultados y Entrega del Documento Oficial de Beca.

Alumnos de Colegios Particulares





Procedimiento: Publicación de resultados y entrega del documento oficial de beca

1.- Deberán de publicarse los resultados con los alumnos seleccionados por el Departamento de Bibliotecas y Becas en un lugar visible para su consulta.

2.- Solo se hará entrega del documento oficial formato S.E.E.R-DCDE-DBB-BO-03 a los alumnos o padres de familia que muestren el comprobante de solicitud de beca.

3.- Se hará entrega del Documento de Otorgamiento Oficial de Beca S.E.E.R-DCDE-DBB-BO-03 solo al interesado, conservando el Departamento de Bibliotecas y Becas una copia de dicho documento, esta copia se anexara al expediente de todos los alumnos participantes.

Formuló


Revisó


Autorizó




Procedimiento: Publicación de resultados y entrega del documento Oficial de Beca



Analista de

Informació

n y Asesor

de

Informátic

a de los

Servicios

Digitales.

Interesado

Departamen

to de

Bibliotecas y

Becas

Interesado

01

02

03

04

Elabora una relación de todos los

alumnos becados con Nueva Beca y

Refrendo de acuerdo con él numero de

folio, y nivel al que pertenece,

pegándola posteriormente en un lugar

visible para el público y este pueda

pasar a recoger la Beca.

Muestra su comprobante: a) si es así se le entrega el Documento de Otorgamiento de Becas, b) de no ser así, se le pide que vuelva posteriormente con él. Entrega en forma rápida y ordenada de la Beca Oficial S.E.E.R-DCDE-DBB-BO-03 que deberá venir en Original y Copia:

Original.- Para el alumno becado

Copia.- Para el Departamento de Bibliotecas Becas Saca una fotocopia a su original, misma que entregara al Director del Plantel. El tiempo aproximado en que se realiza este procedimiento es del 12 al 25 de Agosto del año en que se aplica.

Formuló


Revisó


Autorizó



Elaboración y Entrega de Listados Oficiales.


Informar al Director del plantel a cerca de los alumnos y las características de las becas que deberán ser cubiertas por la Institución.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Elaboración y Entrega de Listados Oficiales.

Dirección General del S.E.E.R.


Dirección de Servicios Educativos

Escuelas Incorporadas




Procedimiento: Elaboración y entrega de listados oficiales

1.- Se elaborarán listados oficiales formato S.E.E.R-DCDE-DBB-ROAB-08 que contengan las características de las becas, validando el documento oficial de beca.

2.- Se hará llegar a cada Director del Plantel una lista con los datos de los Alumnos Becados a través de la Dirección de Servicios Educativos avalada por El Director de Cultura y Deporte Escolar y El Director General de S.E.E.R.

Formuló


Revisó


Autorizó


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de Elaboración: Diciembre, 2010 Departamento: Bibliotecas y Becas Hoja: 1 de 1 Procedimiento: Elaboración y entrega de listados oficiales


Analista de

Informació

n y Asesor

de

Informática

de los

Servicios

Digitales.

Analista de Información. Secretaria.

01

02

03

Elabora una listado oficial S.E.E.R-DCDE-DBB-ROAB-08 que contenga a los alumnos y las características de cada beca, esta va dirigida al Director del Plantel, especificando lo siguiente:

Nombre del Plantel

Nombre de los alumnos

Característica de Beca (Nueva Beca y / o Refrendo)

Grado a cursar

Porcentaje asignado

Ciclo Escolar que ampara la Beca

La relación se hará en original y copia:

Original.- para el Director del Plantel

Copia.- para el Departamento de Bibliotecas y Becas.

Entrega Listados Oficiales, (S.E.E.R-DCDE-DBB-ROAB-08) a la Dirección de Cultura y Deporte Escolar, misma que da su consentimiento con el visto bueno y que a su vez la turna a la Dirección General quien la autoriza, devolviéndola inmediatamente al Departamento de Bibliotecas y Becas. Hace llegar al Director del Plantel a través de la Dirección de Servicios Educativos las relaciones de sus alumnos becados. La fecha estipulada en que se realiza este procedimiento es en el mes de Septiembre.

Formuló


Revisó


Autorizó



Seguimiento del Programa de Becas en Escuelas Particulares.


Mantener siempre bajo supervisión, al programa de becas, con el fin de confirmar que se cumpla con el objetivo.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso de Seguimiento del Programa de Becas en Escuelas Particulares.

Departamento de Bibliotecas y Becas

Escuelas Particulares incorporadas al S.E.E.R.





Procedimiento: Seguimiento del Programa de Becas en Escuelas Particulares

1.- Se deberá realizar un minucioso seguimiento de los alumnos a los seis meses posteriores de haber entregado el Documento Oficial de Beca, verificando que los alumnos mantengan el porcentaje estipulado en la convocatoria oficial Anexo EIDCI-01 Y EIDCI –02.

2.- El Documento Oficial de Beca clave (SEER-DCDE-DBB-BO-03) será valido para cualquier escuela incorporada en sus diferentes niveles conteniendo la firma del Director General del S.E.E.R y sello de la misma.

Formuló

José Landaverde Cano

Revisó


Autorizó



Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de Elaboración: Diciembre, 2010 Departamento: Bibliotecas y Becas Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Seguimiento del Programa de Becas en Escuelas Particulares



Secretaria Departamento de Bibliotecas y Becas Responsable de la visita Departamento de Bibliotecas y Becas

01

02

03

04

05

Sondea el desempeño, aprovechamiento y conducta del Becado, con el objeto de mantener el alto rendimiento en el alumno. Este sondeo se realiza a los seis meses posteriores de haber entregado el Documento Oficial de Beca. Programa visitas de supervisión a los planteles recientemente incorporados con la finalidad de integrarlos en el Programa de Becas según acuerdo con el Sistema Educativo Estatal Regular. En el caso de los Planteles que ya están operando dentro del Programa de Becas se busca supervisar que sé este cumpliendo con las condiciones señaladas en los oficios de otorgamiento de Beca, (SEER-DCDE-DBB-BO-03) que protegen los derechos e integridad del alumno Becado.

Emite un reporte por escrito al

Departamento de Bibliotecas y

Becas.

Recibe reporte de la visita de supervisión, lo analiza y actúa

dependiendo su contenido.

Formuló


Revisó


Autorizó



Programa Anual de Fomento a la Lectura


Establecer un programa anual de actividades a realizar en todas las Bibliotecas Públicas del Estado, para alcanzar los objetivos del mismo.


Unidades Administrativas que Intervienen en el Proceso del Programa Anual de Fomento a la Lectura.

Departamento de Bibliotecas y Becas.

Bibliotecas Públicas Estatales y Municipales.





Procedimiento: Programa Anual de Fomento a la Lectura

1.- Se establece el Programa Anual de Fomento a la lectura con el fin de que todas las bibliotecas realicen todas las actividades mencionadas en dicho programa.

2.- El Documento (Anexo PAFL-03 Y PAFL-04) se entregara a cada uno de los bibliotecarios para realizar las actividades en cada una de las bibliotecas.

3.- El bibliotecario realizara las actividades mencionadas en el documento (Anexo PAFL- 03 Y PAFL-04) y enviara una estadística de dichas actividades.

Formuló


Revisó


Autorizó



Dirección de Cultura y Deporte Escolar Fecha de Elaboración: Diciembre, 2010 Departamento: Bibliotecas y Becas Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Programa Anual de Fomento a la Lectura



Asesora del Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R Bibliotecario Asesora del Personal de Bibliotecas Públicas del S.E.E.R

01

02

03

04

Realiza la entrega del Documento (Anexo PAFL- 03Y PAFL- 04) a cada una de las bibliotecas Públicas en el Estado.

Lleva acabo las actividades mencionadas en dicho programa (Anexo PAFL- 03 Y PAFL- 04) y reporta los participantes en cada una de ellas.

Emite un reporte por escrito al Jefe del

Departamento de Bibliotecas y

Becas.

Recibe reporte de las actividades realizadas, los analiza y

envía a DGB dependiendo su contenido.

Formuló


Revisó


Autorizó

manual de procedimientos direcciÓn de ...seer.slp.gob.mx/transparencia 2014/mp024.pdfdirección de...

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