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Secretaría de Administración y Finanzas

Toluca, Estado de México

Marzo 2020

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PAGOS


SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

PÁGINA 2 de 16

FECHA DÍA MES AÑO

ELABORACIÓN 25 03 2020

ACTUALIZACIÓN

MANPRO-47021 CNDA-EO

CONTENIDO

PÁG.

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................................ 3

MARCO JURÍDICO ...................................................................................................................................................................... 4

DIRECCIÓN DE FINANZAS ........................................................................................................................................................ 5

Departamento de Control de Pagos ............................................................................................................................... 5

Procedimiento 1: Pagos a través de transferencias electrónicas y elaboración de cheques. ............................. 5

Objetivo ............................................................................................................................................................................ 5

Políticas.............................................................................................................................................................................. 5

Desarrollo ......................................................................................................................................................................... 6

Diagrama de flujo ............................................................................................................................................................ 8

Procedimiento 2: Elaboración de pólizas. .................................................................................................................... 10

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 10

Políticas............................................................................................................................................................................ 10

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 11

Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 12

ANEXOS ..................................................................................................................................................................................... 13

HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ........................................................................................................................... 16



FINANZAS

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ACTUALIZACIÓN


INTRODUCCIÓN

Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos

para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder

Legislativo del Estado de México.

En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX, del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y

Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora

el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y

sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de

las funciones con objetivos, políticas diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la

Elaboración de Manuales de Procedimientos”.

El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y

simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente,

cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.

La Secretaría de Administración y Finanzas y la Dirección de Finanzas a través de la Coordinación de

Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder

Legislativo del Estado de México el “Manual de Procedimientos del Departamento de Control de

Pagos”, elaborado de manera conjunta por el Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo

y la propia unidad administrativa usuaria.



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MARCO JURÍDICO

Normatividad federal

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

- Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios.

- Ley General de Contabilidad Gubernamental.

- Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito.

- Código Fiscal de la Federación.

Normatividad estatal

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

- Ley de Ingresos del Estado de México.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.

- Código Financiero del Estado de México y Municipios.

- Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México del Ejercicio Fiscal Vigente.

- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del

Gobierno y Municipios del Estado de México.

Normatividad del Poder Legislativo

- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Manual General de Organización de la Secretaría de Administración y Finanzas.

- Normas administrativas del Poder Legislativo del Estado de México.

- Código de Ética de los Servidores Públicos de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder

Legislativo del Estado de México.

- Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.



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DIRECCIÓN DE FINANZAS

Departamento de Control de Pagos

Procedimiento 1: Pagos a través de transferencias electrónicas y elaboración de

cheques.

Objetivo: Ejecutar los pagos mediante transferencias electrónicas o cheques de acuerdo a la normatividad en la

materia.

Políticas:

Todo trámite de pago deberá contener el formato “Solicitud programático presupuestal” (Anexo

1/0000 42021-F01-20), con su respectiva autorización y documentación soporte.

Se considerará documentación soporte: oficio de solicitud de pago, facturas electrónicas,

Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), relación de retención de impuestos y aportaciones

del personal, debidamente autorizados.

Cuando la devolución de solicitudes programático presupuestal corresponda a errores de la

documentación soporte, se solicitará a la UIPPE a través de la Dirección de Finanzas que requiera a la

unidad administrativa que gestionó el pago, presente la documentación correcta.

El titular de la Dirección de Finanzas será el facultado para ejecutar las transferencias electrónicas.



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Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Departamento de Control de

Pagos

1 Recibe de la Dirección de Finanzas el formato “Solicitud

programático presupuestal” (Anexo 1/0003, 42000-F02-20) y

la documentación soporte.

2 Revisa que la documentación soporte esté correcta y

completa.

3 ¿La documentación soporte está correcta y completa? Sí/No.

4 Sí, captura en sistema para generar el registro de

programación de pagos, continúa en actividad 6.

5 No, regresa a la UIPPE a través de la Dirección de Finanzas.

Una vez subsanada, ésta la devuelve para reiniciar. Continúa

en la actividad 1.

6 ¿Es transferencia electrónica? Sí/No.

7 Sí, captura en el Portal del Banco los datos del proveedor de

bienes y/o prestador de servicios; la referencia o línea de

captura, concepto y monto para realizar transferencia,

continúa en la actividad 9.

8 No, clasifica pólizas. Continúa en la actividad 12.

9 Solicita a la Dirección de Finanzas su autorización y

ejecución.

Dirección de Finanzas 10 Ejecuta transferencia.


Pagos

11 Imprime el comprobante de la transferencia y anexa a la

solicitud correspondiente. Continúa actividad 19.

12 Imprime póliza de cheque.

13 Revisa y rubrica.

14 Entrega a la Dirección de Finanzas para autorización y firma.

Dirección de Finanzas 15 Firma y tramita rúbrica del Secretario de Administración y

Finanzas.

16 Envía a Caja General los cheques firmados para su pago.

Caja General 17 Realiza pago, integra identificación oficial a la documentación

soporte y remite al Departamento de Control de Pagos.



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Núm. Descripción


Pagos

18 Recibe pólizas de cheque pagados.

19 Integra y ordena las transferencias y pólizas de cheque

consecutivamente, coloca los sellos correspondientes en las

facturas y comprobantes de pago respectivamente.

20 Elabora relación de los pagos efectuados, imprime, rubrica y

entrega relación de pagos y soporte documental al

Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y

Activos Fijos.

Departamento de Contabilidad,

Control de Almacenes y Activos

Fijos

21 Recibe, sella, firma relación y resguarda documentación

soporte de pagos.

Fin



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Diagrama de flujo



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Procedimiento 2: Registro de pólizas en el sistema contable.

Objetivo: Llevar a cabo el registro de pólizas en el sistema contable.

Políticas:

Toda póliza requerirá un soporte documental que justifique el movimiento contable que se realizará

(oficio, estado de cuenta, cheque cancelado, etc.).

En cualquier póliza que se cancele deberá colocarse la leyenda: CANCELADO.



FINANZAS

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Desarrollo


Núm. Descripción


Pagos

1 Recibe del Departamento de Tesorería el soporte

documental para el registro de pólizas.

2 Captura en el sistema los registros contables necesarios.

3 Imprime, revisa y rubrica pólizas.

4 Entrega a la Dirección de Finanzas para firma.

Dirección de Finanzas 5 Firma y devuelve al Departamento de Control de Pagos.


Pagos

6 Elabora relación mensual, anexa pólizas y entrega al

Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y

Activos Fijos.

Departamento de Contabilidad,

Control de Almacenes y Activos

Fijos.

7 Recibe relación y pólizas; firma y sella de acuse.

Fin



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Diagrama de flujo



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ANEXOS

Anexo 1/0003: “Solicitud programático presupuestal” (42000-F02-20).

(1) Folio:

(2) Fecha (día, mes, año):

Solicitud programático presupuestal (3) Trámite Gastos a comprobar Para

(4) Programa: Elija programa (5) Proyecto: Elija proyecto

(6) Dependencia: Elija dependencia

(7) Clave unidad administrativa para afectación

presupuestal Varias (anexo)

(8) Beneficiario:

(9) Importe: Importe con letra:

(10) Justificación / observaciones:

(11) Nombre, cargo y firma de titular de unidad administrativa solicitante

Gasto por programa Gasto presupuestal

(12)Clave de la

unidad administrativa

(13)

Actividad (14) Importe $

(16) Clave presupuestal (17) Importe $

(15) TOTAL: $ 0.00 (18) TOTAL: $

(19) Departamento de Programación

(20) Departamento de Presupuesto

O

C

A

(21) Analista

Anexo1/0003 42000-F02-20

Instructivo de llenado

Formato: Solicitud programático presupuestal

1 Folio: número progresivo asignado por la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación (UIPPE).

2 Fecha: seleccionar día, mes y año en que se presenta solicitud a la UIPPE.

3 Tipo de solicitud: seleccionar tipo de solicitud ―trámite adquisiciones (uso exclusivo Departamento de Adquisiciones),

gastos a comprobar o para pago.

4 Programa: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo al Anexo 6. Catálogo de proyectos y programas del Manual de Información, Planeación, Programación y Evaluación del Poder Legislativo del Estado de México (MIPPEPLEM).

5 Proyecto: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo con Anexo 6. Catálogo de proyectos y programas del MIPPEPLEM.

6 Dependencia: elegir clave y nombre de acuerdo con Anexo 5. Catálogo de dependencias y unidades administrativas del MIPPEPLEM.

7 Clave unidad administrativa para afectación presupuestal: anotar unidad que recibe bien o servicio y es responsable, en su caso, por la comprobación del gasto.

8 Beneficiario: anote razón social del proveedor, empresa o prestador de servicio que presenta la mejor oferta del bien o servicio, servidor público o beneficiario del recurso. En caso de gasto a comprobar, deberá anotarse adicionalmente

nombre del servidor público que quedará como deudor diverso.

9 Importe: deberá expresarse en número y letra.

10 Justificación / observaciones: incluir datos como número de factura, descripción del bien o servicio y justificación del gasto, así como datos de la transferencia bancaria o cheque según corresponda.

11 Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa solicitante: anotar nombre, cargo y firma del servidor

público responsable del trámite.

Gasto por programa

12 Clave unidad administrativa: de acuerdo con Anexo 5. Catálogo de dependencias y unidades administrativas acuerdo al

MIPPEPLEM.

13 Actividad: indicar número que corresponda al gasto de acuerdo al Programa Anual de Metas (PAM) vigente.

14 Importe: cantidad que se asigna a la actividad en mención.

15 Total: suma de importes asignados a actividades correspondientes coincidiendo con el campo número 9.

Gasto presupuestal (uso exclusivo Departamento de Presupuesto)

16 Clave presupuestal: número asignado por el Departamento de Presupuesto, indica unidad administrativa y partida por objeto del gasto que corresponda al gasto, de acuerdo con MIPPEPLEM.

17 Importe: cantidad que se asigna a la clave presupuestal en mención.

18 Total: suma de los importes asignados a claves presupuestales correspondientes coincidiendo con los campos número 9 y 15.

19 Departamento de Programación, nombre y firma.

20 Departamento de Presupuesto, nombre y firma.

21 Nombre y firma del analista responsable de la codificación presupuestal.

Nota: presentar el formato para trámite en tres tantos.



FINANZAS

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HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN

C.P. Luis David Miranda Gómez

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Dr. en E.J. Walfred José Gómez Vilchis C.P. Irma Palomares Hernández

COORDINACIÓN DE

NORMATIVIDAD Y DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE FINANZAS

L.D. Víctor Manuel Servín López L.C. Leopoldo Herrera Castillo

DEPARTAMENTO DE

NORMATIVIDAD, ORGANIZACIÓN

Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

PAGOS

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