manual de procedimientos del personal de la empresa atlas[1]

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PERSONAL DE LA EMPRESA ATLAS

RESPONSABILIDAD SEGÚN CARGOS

1.- ADMINISTRADOR

Objetivo del cargo:

Administrar los recursos de la empresa, para optimizar los mismos y maximizar los beneficios en favor de los socios, además de garantizar un correcto funcionamiento y atención de los negocios implementados por la sociedad Atlas.

Objetivos específicos1. Administrar el recurso humano de la empresa.2. Realizar todos los procedimientos administrativos requeridos para un óptimo desempeño

de los recursos con los que cuenta la empresa.3. Brindar información oportuna y confiable sobre el estado financiero de la empresa.

Nivel salarial:El nivel salarial para el cargo que se desempeña según tiempo libre, es de bs. 500.-

Perfil:1. Profesional del área financiera, ingeniería, u otras afines.2. Experiencia en administración de recursos.3. Conocimiento del mercado de sellos y artesanías.4. Liderazgo y trabajo bajo presión5. Disponibilidad de tiempo según requerimiento.6. Capacidad de toma de decisiones.

Responsabilidad a ejercer:1. Ejerce responsabilidad sobre el personal y su desempeño.2. Responsabilidad sobre informes administrativos y contables solicitados en reunión de

socios y a requerimiento.3. Seguimiento a la atención de los negocios según horarios definidos.4. Delegar y realizar seguimiento del personal respecto al cumplimiento de funciones.5. Responsabilidad sobre los activos de la empresa.6. Asegurar el abastecimiento de insumos y materiales.7. Responsable de adquisiciones según plan de compras y presupuesto asignado.8. Responsable sobre la correcta planificación de la empresa.9. Realizar un permanente seguimiento al mercado.10. Aplicar y sugerir políticas de la empresa.

2.- CONTADOR

Objetivo del cargo:

Implementar y llevar el registro contable y financiero de la empresa.

Objetivos específicos1. Realizar el registro y procedimiento contable, y brindar información confiable.2. Coordinar con el personal para realizar el control diario a los ingresos y egresos.3. Elaborar y controlar el sistema impositivo de la empresa.4. Implementar mejoras en el registro diario de ingresos y egresos como así también en el

manejo de inventarios.


Perfil:1. Profesional del área contable.2. Experiencia en procedimientos contables de pequeñas y medianas empresas.3. Conocimiento del mercado de sellos y artesanías.4. Trabajo bajo presión5. Disponibilidad de tiempo según requerimiento.6. Experiencia en elaboración de instrumentos de control y seguimiento contable.

Funciones:

1. Elaborar informes, relaciones y reportes contables periódicos, de novedades y otros requeridos.

2. Elaborar, revisar y digitar documentos contables.3. Organizar, verificar y entregar documentos a los interesados de acuerdo con los

procedimientos y requisitos establecidos.4. Organizar y verificar el movimiento de las cuentas con los respectivos soportes. 5. Depurar saldos contables y conciliar las cuentas asignadas.6. Recaudar ingresos en efectivo y elaborar los comprobantes necesarios.7. Visitas periódicas al banco para depositar efectivo.8. Mantener actualizados los libros de contabilidad.9. Liquidar, descargar o ajustar novedades en el sistema informático a implementarse.10. Atender, orientar y suministrar información al personal.11. Organizar, controlar, cuidar y archivar documentos contables e impositivos.12. Realizar actividades de apoyo administrativo cuando se requieran.13. Elaborar un informe mensual y anual, señalando labores desarrolladas, problemas y

soluciones.14. Las demás que le asigne el superior inmediato de acuerdo con la naturaleza del cargo y

área de desempeño.

Responsabilidad a ejercer:1. Ejerce responsabilidad sobre el sistema contable de la empresa.2. Mantener el debido control de los inventarios de la empresa.3. Definir la devaluación de activos.4. Presentar informes contable en el tiempo estipulados y a requerimiento.5. Responsabilidad sobre el estado impositivo de la empresa.

6. Coordinar de manera permanente con el administrador de la empresa.7. Inducir e implementar a través del personal de la empresa el uso correcto de los

instrumentos contables.8. Aplicar y sugerir políticas para mejorar el desempeño de la empresa.

3.- ASISTENTE/RECEPCIONISTA

Objetivo del cargo:

Mantener una adecuada atención al cliente y presentación del ambiente de exposición.

Objetivos específicos1. Atender de manera prioritaria al cliente, con calidez y paciencia.2. Recepcionar y entregar los pedidos del cliente precautelando la calidad del requerimiento.3. Preservar en óptimas condiciones el ambiente de exposición, en coordinación con el área

administrativa de la empresa.4. Informar y requerir los insumos y materiales en coordinación con el área administrativa de

la empresa.5. Mantener un adecuado registro de: pedidos, ingresos y egresos.


Perfil:1. Estudios a nivel bachillerato.2. Experiencia en atención del cliente, sobre todo en el mercado de sellos y artesanías

(excluyente).3. Experiencia en manejo contable básico.4. Alto grado de responsabilidad y honestidad, trabajo en equipo.5. Iniciativa y desarrollo de destrezas en poco tiempo.6. Experiencia en manejo de paquetes informáticos básicos, Internet y FREEHAND; además

de digitalización de imágenes, manejo de fax y otros.7. Excelente trato al cliente y capacidad de comunicación.8. Buena presencia y puntualidad.9. Trabajo bajo presión.

Funciones:

1. Recepcionar pedidos de los clientes.2. Manejar y elaborar el registro inmediato y diario de ingresos y egresos, debiendo registrar

el pago mediante cheque y relacionarlo con los pedidos requeridos.3. Coordinar con diseñadores para el diseño de pedidos.4. Enviar a los diseñadores vía internet, fax u otro medio, los pedidos recibidos para entrega

inmediata.5. Coordinar con auxiliar para atención de clientes y otras funciones necesarias.6. Colocar en bases y estuches los pedidos, debiendo tener listos los mismos antes de la hora

comprometida para su entrega.7. Despacho de pedidos según horario y fecha comprometida.

8. Hacer seguimiento a pedidos no cancelados y/o recogidos en el tiempo previsto.9. Informar de manera inmediata al administrador sobre los saldos cobrados de trabajos

recuperados de pedidos encargados y no recogidos en varias semanas y meses, y consignar este hecho en la hoja de ingresos y egresos diarios.

10. Mantener informado al administrador sobre la existencia de insumos y materiales.11. Mantener en condiciones presentables los ambientes de exposición.12. Hacer seguimiento a las funciones delegadas a la auxiliar.13. Elaborar y atender requerimientos de clientes que soliciten cotizaciones.14. Recepcionar de proveedores los pedidos realizados.15. Informar de manera inmediata al administrador sobre cualquier situación presentada con

clientes, proveedores, etc.

Responsabilidad a ejercer:

1. Ejerce responsabilidad sobre el correcto registro y entrega de pedidos2. Responsabilidad sobre los ingresos en efectivo y egresos registrados.3. Puntualidad en la apertura del negocio.4. Precautelar sobre la satisfacción del cliente, debiendo orientar de manera correcta.5. Precautelar los activos de la empresa entregados a su cargo.

4.- ASISTENTE AUXILIAR DE RECEPCIÓN

Objetivo del cargo:

Apoyar en la atención del negocio.

Objetivos específicos1. Apoyar en caso de ser requerido y de manera prioritaria al cliente, con calidez y paciencia.2. Recepcionar los pedidos del cliente precautelando la calidad del requerimiento.3. Ejecutar las instrucciones emitidas por sus superiores.


Perfil:1. Estudios básicos.2. Experiencia en atención del cliente3. Experiencia en registro de ingresos y egresos.4. Alto grado de responsabilidad y honestidad, trabajo en equipo.5. Iniciativa y desarrollo de destrezas en poco tiempo.6. Conocimiento de manejo informático.7. Excelente trato al cliente y capacidad de comunicación.8. Buena presencia y puntualidad.9. Trabajo bajo presión.

Funciones:

1. Apoyar en la recepción de pedidos de los clientes en caso de ser necesario.

2. Apoyar en el registro inmediato y diario de ingresos y egresos.3. Cumplir con las instrucciones emanadas por sus superiores.4. Apoyo en el despacho de pedidos según fechas de entrega.5. Hacer seguimiento a pedidos no recogidos en el tiempo previsto.6. Colaborar en el mantenimiento y buena presentación del negocio.7. Recoger y entregar trabajos a sucursales.8. Y otras funciones que le asigne el administrador.


1. Ejerce responsabilidad sobre las funciones delegadas.2. Puntualidad en la apertura del negocio.3. Precautelar sobre la satisfacción del cliente, debiéndole orientar de manera correcta.

5.- OPERARIA

Objetivo del cargo:

Elaborar los pedidos según diseños entregados.

Objetivos específicos

1. Revisar los pedidos para asegurar una correcta elaboración de los mismos.2. Elaborar todos los pedidos optimizando el uso de los materiales e insumos.


Perfil:1. Conclusión de estudios secundarios.2. Experiencia en elaboración de sellos.3. Puntualidad y responsabilidad.4. Iniciativa y optimización en manejo de insumos y materiales.5. Alto grado de responsabilidad y honestidad, trabajo en equipo.6. Trabajo bajo presión.

Funciones:

1. Revisar los diseños impresos, para verificar si existen errores o se encuentran según requerimientos del cliente (control de calidad).

2. En caso de evidenciar errores en los diseños, contactar inmediatamente con el diseñador para que sea ajustado en el instante.

3. Priorizar la elaboración de pedidos según horario de entrega (si corresponde).4. Elaborar los pedidos normales y de entrega inmediata (rápidos), racionalizando los

materiales e insumos para el efecto.5. Revisar posteriormente a la elaboración de sellos, que no existan errores en la

imprimación de los sellos elaborados.

6. Informar al administrador sobre la provisión de materiales e insumos para la elaboración de sellos.


1. Ejerce responsabilidad sobre el material entregado.2. Responsabilidad sobre el correcto uso de los materiales, insumos y herramientas.3. Entregar en el tiempo previsto y suficiente a la Asistente/recepcionista, los sellos para su

colocado en las bases y estuches.

6.- DISEÑADOR

Objetivo del cargo:

Diseñar los trabajos según registro de cuaderno de pedidos.

Objetivos específicos

1. Recabar los pedidos para su posterior diseño.2. Precautelar la fidelidad de los pedidos registrados en el cuaderno de recepción.

Nivel salarial:El nivel salarial para el cargo que se desempeña según tiempo libre, es de bs. 967.- (este salario se divide actualmente entre dos diseñadores)

Perfil:1. Estudios superiores (excluyente).2. Técnico en manejo de paquetes informáticos (excluyente).3. Experiencia en diseño gráfico, manejo de programas gráficos.4. Puntualidad y responsabilidad.5. Iniciativa, estética y optimización de espacios en diseños.6. Alto grado de responsabilidad y honestidad, trabajo en equipo.7. Trabajo bajo presión.

Funciones:

1. Recabar cuaderno de pedidos y aclarar dudas con Asistente/recepcionista.2. Elaborar los diseños en paquete informático.3. Utilizar medios digitalizadores proporcionados (si corresponde).4. Antes de la impresión, revisar los diseños compatibilizando con el cuaderno de pedidos.5. Archivar digitalmente los pedidos según clientes y fecha de recepción.6. Mantener en correcto funcionamiento el hardware y software para diseño.7. Atender de manera inmediata las observaciones de la operaria respecto a los diseños

impresos (si los hubiera)8. Diseñar sellos de entrega inmediata (rápidos).9. Recepcionar pedidos fuera de horarios establecidos (si los hubiera).


1. Cumplir con la entrega de los diseños con el tiempo necesario.2. Responsabilidad sobre el sistema informático donde realiza los diseños.3. Atender pedidos rápidos.4. Preservar la calidad respecto a los diseños que caracterizan a la empresa.

7.- PROCEDIMIENTOS SEGÚN ÁREA ORGANIZACIONAL

PASO Nº

EMPLEADO RESPONSABLE

DEPENDENCIA/COORDINA

CON

DESCRIPCIÓN FORMATO TIEMPO

1

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1. Atender pedidos de clientes según orden de llegada; debiendo consignar en el cuaderno de pedidos el: tipo de sello, si es para estuche (indicar), las medidas u otro dato relevante, descripción gráfica del sello, la fecha de recepción, la persona que recepciona el pedido, el nombre del cliente, teléfono, el precio del sello, el adelanto y saldo monetario por el o los pedidos recibidos, el día y la hora de entrega, observaciones, indicar si es sello rápido o si fue recibido fuera de horario de trabajo.

2. En caso de pedidos con logotipos complejos o según se perciba que se cuenta con bastantes pedidos, debe indicar al cliente que su pedido será para el siguiente día, debiendo precautelar que el cliente deje el diseño requerido y que sea debidamente entendible (de ser necesario exigir imagen en digital, impreso con buena definición)

3. En caso de sellos rápidos, realizar consulta a diseñador disponible y enviar mediante internet, fax, teléfono, u otro medio, debiendo consignar el nombre del diseñador que atendió el requerimiento en el cuaderno de registro. Estos trabajos deberán ser cobrados con un monto adicional.

4. Recepcionar en cuaderno de pedidos y entregar al cliente contraseñas, factura, recibo y tarjeta de presentación.

Cuaderno de recepción de pedidos.Contraseña entregada al cliente.Imágenes en digital, impreso u la idea del diseño debidamente explicada.

3 a 8 minutos por pedido/cliente, salvo pedidos en cantidad elevada.

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or 1. Anotar en registro de ingresos y egresos, el monto cobrado a clientes de manera inmediata, como así también los egresos efectuados con caja chica.

Hoja de registro de ingresos y egresos

1/2 minuto por registro

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1. Colaborar en recepción de pedidos y atención de clientes en fila de espera.

Cuaderno de pedidos/hojas auxiliares para recepción de pedidos.

3 a 8 minutos por pedido/cliente

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n1. Una vez cerrado el cuaderno de pedidos, entregar

en el centro de operaciones y explicar pedidos recibidos, de manera clara y precisa.

2. En caso de sellos rápidos, realizar consulta a diseñador disponible y enviar pedido mediante internet, fax, teléfono, u otro medio; debiendo consignar el Trabajo y el nombre del diseñador que atendió el requerimiento en el cuaderno de registros. Estos trabajos deberán ser cobrados con un monto adicional y cancelados por el cliente al momento de su recepción.

Cuaderno de pedidos, logotipos impresos, digitales, tipos de letra (si los hubiese)En caso de sello rápido, se tendrá el registro en el cuaderno de pedidos, envió por fax, archivo de internet u otro medio.

2 minutos como mínimo según cantidad de pedidos.Sellos Rápidos 5 minutos para explicar.

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1. Recaba cuaderno de recepción de pedidos.2. Aclara dudas sobre pedidos.3. Elabora diseños, cuidando de que no exista faltas

ortográficas, o errores de otro tipo, aplicando el formato solicitado.

4. Una vez terminados los diseños, o a medida que los vaya desarrollando, el diseñador debe: Tarjar con lápiz rojo los sellos realizados, ubicar en el archivo de sellos institucionales, los pedidos de empresas/clientes ya creados. Así también debe crear nuevos archivos en caso de clientes nuevos o si deja un solo cliente más de dos sellos.

5. Imprime diseños, debiendo optimizar el espacio y alineación, además de tomar en cuenta el tamaño de la agrupación que permita elaborar a la operaria en “tongadas” (si así corresponde)

6. Repetir procedimiento del 1 al 3, en caso de ingresar sellos rápidos, debiendo enviar estos diseños mediante internet u otro medio.

7. Los diseños deben ser entregados: turno mañana máximo 8:30 a.m.; turno tarde máximo 2:30 p.m. si existieran observaciones a los diseños, se deberán corregir de manera inmediata.

Archivo de diseños en FreeHand.Escaneado de imágenes, vectorización de imágenes (si corresponde).Archivos de pedidos con el siguiente formato: XX de XXXXXX de 201X (nombre del diseñador)/(indicar en caso de que corresponda si es Rápido o si se está reemplazando a algún diseñador en su turno)Cuaderno de registro con cada pedido tarjado con lápiz rojo. Impresos en papel cebolla.

Sellos lineales a criterio del diseñador: 1 a 2 minutos.Sellos lineales con tipo de letra escogido por el cliente: máximo 5 minutos (en caso de que sea un tipo especial de letra)Sellos circulares, ovalados, rectangulares, etc. Con o sin logo (si se tiene el diseño): hasta 3 minutos.Sellos con diseños originales o según imagen digital o impresa: tiempo variable.

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1. Por ningún motivo debe atender otras funciones que no sea la de elaboración de sellos.

2. Si coordina con secretaria recepcionista, deberá priorizar elaboración de sellos si se tuviera una cantidad elevada de pedidos.

3. Debe verificar que no existan errores en los diseños (faltas ortográficas, equivocación en tamaño de sellos, que corresponda los requisitos del cliente en cuanto a tipo de letra, logotipo, etc.)

4. En caso de existir diferencia entre sellos diseñados y pedidos, debe inmediatamente notificar al diseñador responsable para que corrija el diseño inmediatamente. El mismo debe atender de manera exclusiva la observación u observaciones realizadas por la operaria.

5. Posteriormente a la revisión de los diseños, la operaria debe elaborar los trabajos utilizando los insumos proporcionados (que con fines de secreto empresarial se capacitara a la operaria de manera personalizada)

6. Una vez obtenidos los sellos, se debe cortar cada uno de ellos y colocar en la base solicitada por el cliente (base de madera, estuche automático, etc.)

Sello impreso y elaborado para entrega.

El proceso de elaboración del sello una vez subsanadas las observaciones si las hubiera, es de 15 minutos por tongada de sellos.Corte de sellos no más de ½ minuto por sello.Colocado de sellos en bases o estuches, máximo ¾ de minuto por sello.

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1. En caso de no haber clientes, debe ayudar en el colocado de los sellos en sus respectivas bases o estuches.

Esta función se suspenderá en cuanto ingrese un cliente, o se realice un gasto o ingreso, debiendo registrar el mismo inmediatamente en la hoja de registro de ingresos y egresos o sistema informático ATLAS - SIA

Sellos colocados Corte de sellos no más de ½ minuto por sello.Colocado de sellos en bases o estuches, máximo ¾ de minuto por sello.

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1. Una vez obtenidos los sellos en su presentación final, debe coordinar con otras sucursales para entregar pedidos recibidos en las mismas.

2. Entrega de pedidos según orden de clientes.3. Consignar la entrega en código de sello recibido,

debiendo sellar el pedido en el cuaderno como constancia de que se entregó el trabajo.

4. Registrar inmediatamente pago de saldo de sello en hoja de registro de ingresos y egresos.

Sellos terminados.Facturar en caso de que el cliente cancele saldos.Recabar contraseña entregada al cliente.Consignarla entrega en cuaderno de pedidos y sellar con cancelado pago total del pedido.Hoja de registro de ingresos y egresos debidamente llenada

Máximo 5 minuto por sucursalPara la entrega de pedidos, máximo 2 ½ minutos por pedido.Registro en cuaderno de pedidos sobre la entrega del trabajo, máximo 1 minuto.Registro en hoja de ingresos y egresos, máximo 1 minuto.

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1. Arqueo de caja chica y caja, debiendo verificar los ingresos y los egresos del día.

2. Una vez realizado el arqueo cerrar registro del día en hoja de registro de ingresos y egresos, hacer firmar con contador, administrador o persona designada (socios) si corresponde.

3. Utilizar sobre para entrega de efectivo, debiendo consignar en el mismo los datos económicos, fecha, y firmas.

4. Verificar la existencia del monto asignado para caja chica (cambios).

Queda terminantemente prohibido mezclar dinero de caja chica y de caja, con recursos ajenos.

Hoja de registro cerrada al día, con firma de contador u administrador.Sobre de efectivo debidamente cerrado y consignado con datos requeridos.

Arqueo máximo 5 minutos.Registro en cuadernos máximo 5 minutos.Uso de sobre para efectivo, máximo 2 minutos.

Cont

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1. Revisa hoja de registro de ingresos y egresos y los compara con cuadernos de pedidos.

2. Recepciona entrega de efectivo en sobre y firma como constancia.

3. Seguimiento de cheques recibidos como parte de pago.

4. Fiscalización de egresos.

Hoja de registro de ingresos y egresos debidamente llenada.Sobre firmado y recepcionada por contadora.Cheques cotejados con hoja de registro.

Revisión de hoja de registro, entre 5 y 20 minutos.Recepción de efectivo, 2 minutos.

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1. Informar al administrador sobre ingresos y egresos.

2. Coordinar para depositar en cuenta bancaria de los ingresos percibidos.

Boletas de deposito Este paso es acumulativo, toda vez que se efectúa el control contable a criterio de contadora, siendo lo aconsejable realizarlo todos los días.

Adm

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1. Realiza el seguimiento diario a los ingresos y egresos.

2. Recaba y realiza pedido oportunamente y con el cuidado de mantener siempre un stock del inventario (insumos, materiales, mercadería, etc.)

3. Atiende requisitos de cotizaciones sobre pedidos especiales.

4. Instruye y hace seguimiento a dependientes sobre las actividades a realizarse durante la semana.

Reporte de depósitos bancarios.Órdenes de compra, orden de entrega, depósitos/transferencias.Kardex debidamente llenados.

Seguimiento diario a ingresos y egresos: 15 minutos.Realizar pedidos en base a inventarios: variable según requerimiento de materiales, insumos, etc.Instruir y seguimiento a actividades: 10 minutos máximos por día.

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1. Coordinar para implementación de mandato de asociados.

2. Reportar periódicamente sobre el avance, logros, falencias presentadas en el funcionamiento de la empresa.

3. Sugerir medidas ejecutivas de corrección.

Acta de reuniones ejecutada.Informes u otros.

El tiempo es variable y según sea necesario

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s 1. Coordinar con administrador para implementar mandato de socios.

2. Hacer seguimiento.3. Autorizar compras mayores.4. Velar por el correcto funcionamiento de la

empresa.5. Informar al asociado sobre aspectos urgente de la

empresa, y que requieran de decisiones conjuntas.

Acta de reuniones en ejecución.Compras realizadas.Informes o contacto con socios.

A necesidad.

8.- PROCEDIMIENTO EN CASO ESPECIAL

Error en sellos recepcionados, diseñados y elaborados:

8.1.- En caso de recepción:

1. Cuando se recepciona un sello y este no tiene todas las explicaciones necesarias que faciliten su elaboración, la Asistente Recepcionista deberá aplazar la entrega del mismo siempre y cuando el cliente este de acuerdo. En caso de no ser así, la Asistente Recepcionista será responsable por los daños y perjuicios ocasionados a la empresa.

8.2.- En caso de diseño:

1. La Asistente Recepcionista, tiene la obligación de revisar los sellos diseñados para precautelar que no tenga ningún error antes de elaborarlo.

2. Cuando el sello es deficiente en cuanto a diseño, es obligación del diseñador de turno corregir la observación en cuanto sea notificado por la Asistente Recepcionista, si el diseñador de turno no pudiera corregir en su momento la observación, la Asistente Recepcionista podrá recurrir al otro diseñador; en caso que ninguno de los diseñadores pueda atender el requerimiento y en casos que se pueda, la Asistente Recepcionista deberá pedir una ampliación al cliente para la entrega de su pedido, de no aceptar el mismo, el diseñador de turno deberá asumir responsabilidad por los daños y perjuicios ocasionados a la empresa según el costo de elaboración del pedido.

8.3.- En caso de elaboración:

1. La operaria tiene la obligación de verificar y corregir durante la elaboración la calidad de los pedidos, debiendo hacer uso de los materiales, insumos y herramientas para tal fin; de comprobarse la falta uso de los mismos o según su adiestramiento, será responsable por los daños y perjuicios ocasionados a la empresa, respecto al material desperdiciado.

2. En caso de que el pedido sea entregado al cliente con deficiencia en la elaboración y por esta situación ocasionara un perjuicio al cliente, se deberá llamar la atención de manera verbal y/o escrita según corresponda.

9.- MOTIVACIÓN Y COMPENSACIONES:

En la elaboración de pedidos para entrega inmediata.-

1. Para sellos recepcionados se reconocerá se reconocerá a la Asistente Recepcionista con el 10% del monto adicional cobrado al cliente.

2. Para sellos elaborados, se reconocerá a la operaria con el 10% del monto adicional cobrado al cliente.3. Para sellos diseñados, se reconocerá al diseñador con el 20% del monto adicional cobrado al cliente. 4. Los pedidos rápidos, deben ser distribuidos en forma equitativa entre ambos diseñadores, en caso de

que un diseñador que siendo su turno realizar el diseño no pudiera hacerlo se deberá compensar en el futuro con los pedidos que se recepcionaran. Por ejemplo: si se recepciona 2 pedidos rápidos y los atiende uno de los diseñadores, los siguientes dos pedidos sean del mismo cliente o no, se deberán asignar al otro diseñador. En caso de que este no pudiera atender los pedidos, podrá compensarse en los siguientes pedidos del mes, velando siempre por la equidad entre ambos diseñadores.

5. En caso de que los diseñadores por su trabajo fuera de horario de atención recibieran algún pedido, este pedido contabilizara para compensar algún error cometido en el diseño, así también se aplicara para la atención de pedidos rápidos.

10.- DEBERES

a) Respetar y cumplir con las disposiciones vigentes para la administración de la empresa y aquellas disposiciones emanadas para mejorar el trabajo de los empleados.

b) Desarrollar sus funciones, atribuciones y deberes, con puntualidad, celeridad, economía, eficiencia, probidad y con pleno sometimiento al mandato expreso.

c) Respetar la Unidad de Mando y la autoridad lineal definida en el organigrama. d) Velar por el uso económico y eficiente de los bienes y materiales destinados a sus funciones.e) Proporcionar oportuna y fidedigna información, sobre los asuntos inherentes a su función.f) Resguardar y dar uso adecuado a los bienes, materiales, recursos informáticos y otros que se

encuentren bajo su cargo.g) Cumplir las disposiciones relativas a la seguridad e higiene en el trabajo.h) Registrar la asistencia (ingreso y salida) a través del medio formal establecido por la empresa.i) Someterse a procesos técnicos de Evaluación de Desempeño, relacionados a la Administración de

personal.

11.- PROHIBICIONES

a) Ejercer atribuciones o funciones ajenas a su competencia, salvo sean estas delegadas por mandato superior.

b) Realizar actividades de interés particular durante la jornada laboral o en el ejercicio de sus funciones.c) Utilizar bienes inmuebles, muebles o recursos de la empresa con objetivos particulares o de cualquier

otra naturaleza.d) Disponer o utilizar información previamente establecida como confidencial y reservada en fines

distintos a los de su función.e) Recibir visitas personales, comerciales por un tiempo mayor a 5 minutos.

12.- OTRAS CONSIDERACIONES

1. El personal de la empresa debe velar por una correcta presentación personal, del ambiente de trabajo y exposición, puntualidad, calidez en la atención al cliente.

2. Ofrecer todas las alternativas posibles para que el cliente se sienta satisfecho.3. Conocer a cabalidad y en base al presente manual sus funciones asignadas, responsabilidades y otros.

Así mismo podrá hacer sugerencias en base a la aplicación de la misma para la mejora o ajuste en los procesos descritos para cada cargo.

4. El personal de apoyo contratado para apoyar al trabajo de las asistentes/recepcionistas, obliga a que no deben existir sellos errados por ningún motivo (recepción, diseños, elaboración), debiendo precautelar la calidad de los mismos aplicando medidas de control de calidad durante todo el proceso.

5. El personal debe mantener un clima de confianza y buen entendimiento, que permitirá una mejor relación y coordinación.

6. El administrador esta en toda la obligación de dar cumplimiento a lo emanado en reunión de socios durante el mes correspondiente a la reunión ordinaria.

7. El personal de informar de manera inmediata sobre cualquier acontecimiento al área administrativa.8. Asistir a su fuente laborar en estado inconveniente.

12.- DEL HORARIO DE TRABAJO

Es el tiempo durante el cual el empleado de la empresa está obligado a cumplir con las labores y responsabilidades asignadas al cargo que ocupa.

a) El horario ordinario de trabajo comprende 8 horas diarias de lunes a viernes, y 4 horas los días sábado.b) El Horario de Trabajo corresponde al de jornada discontinua de 8 a.m. a horas 12: a. m. y de 15 horas a

19 horas.c) Los dependientes con asiento en la casa matriz o sucursales, que por disposición superior haya

determinado otro horario con la finalidad de brindar una mejor atención al público, deberán asumir el horario establecido para este fin.

d) Son días laborales, todos los días del año, excepto sábados por la tarde, domingos y feriados reconocidos por disposición legal expresa.

e) Todo ajuste o cambio de horario se establecerá por conducto regular e instructivo de Administración.

13.- TOLERANCIAS

a) Corresponde a tolerancia el tiempo otorgado por la administración de la empresa para el cumplimiento de actividades de capacitación, formación y/o actualización, de conformidad a las necesidades empresariales.

b) Se otorgará una tolerancia dentro de la jornada diaria en el horario de ingreso de (5) minutos. Si se excede los cinco (5) minutos de tolerancia, la empresa contabilizará como atraso los minutos que excedan a los 5 minutos de tolerancia.

c) Se reconoce la tolerancia oficial cuando por motivos de orden social determinen colectivamente una alteración a la jornada habitual de trabajo, que sea previamente declarado por la administración de la empresa.

14.- FALTAS

a) Se considera como falta la inasistencia injustificada del empleado a su fuente de trabajo y no comunicada a la empresa.

b) Los empleados que se vean imposibilitados de concurrir al trabajo deberán hacer conocer al administrador, las causas o motivos de tal impedimento y la duración estimable de su ausencia comunicada el mismo día de la falta, como máximo hasta la media jornada de trabajo después del horario establecido para el registro de ingreso al trabajo, dando parte al administrador, los motivos para su inasistencia, justificando después dicha falta, que será calificada de forma específica de acuerdo a la gravedad o urgencia de la medida asumida.

c) No haber registrado su asistencia, en el horario de ingreso se considerará falta. Así mismo esta omisión en el horario de salida se asumirá como abandono, cuando no se justifique este acto.

15.- ABANDONO

Por abandono se entiende la salida del empleado durante la jornada de trabajo, sin contar con la autorización sea verbal o escrita del administrador.

16.- PERMISO PERSONAL

I. No podrán sobrepasar de dos horas mensuales gozando de percepción de haberes del 100% y no podrán ser acumulables. Los permisos otorgados por encima de este límite deberán ser computados como tiempo deducible de las vacaciones si las tuviera; caso contrario deberá reponerse al final de la jornada el tiempo adicional utilizado.

II. El permiso personal requiere autorización expresa del administrador.III. Por onomástico se concederá a elección del empleado de la empresa media jornada de trabajo con

percepción del 100% de goce de haberes y sin cargo a vacación, siempre que el mismo coincida con una fecha laborable.

17.- FALTAS

a) Se considera como falta la inasistencia injustificada del empleado de la empresa a su fuente de trabajo y no comunicada.

b) Los empleados que se vean imposibilitados de concurrir al trabajo deberán hacer conocer al administrador, las causa o motivo de tal impedimento y la duración estimable de su ausencia comunicada el mismo día de la falta, como máximo hasta la media jornada de trabajo después del horario establecido para el registro de ingreso al trabajo, dando parte al administrador los motivos para su inasistencia, justificando después dicha falta, que será calificada de forma específica de acuerdo a la gravedad o urgencia de la medida asumida.

c) No haber registrado su asistencia, en el horario de ingreso se considerará falta. Así mismo esta omisión en el horario de salida se asumirá como abandono, cuando no se justifique este acto.

18.- ABANDONO

Por abandono se entiende la salida del empleado durante la jornada de trabajo, sin contar con la autorización sea verbal o escrita del administrador.

19.- SANCIONES POR ATRASO

La sanción por atraso se rige de acuerdo a la siguiente escala:

a) De 31 a 45 minutos de atraso acumulados en un mes; sanción medio día de haber.b) De 46 a 60 minutos de atraso acumulados en un mes: sanción un día de haber.c) De 61 a 90 minutos de atraso acumulados en un mes; sanción dos días de haber.d) De 91 minutos de atraso acumulados en un mes; tres días de haber como multa máxima.

20.- SANCIONES POR FALTA

La sanción por falta se rige de acuerdo al siguiente cuadro:

a) Medio día de inasistencia, descuento de un día de haber.b) Un día de falta o dos medios días discontinuos, durante el mes, descuento de dos días de haber.c) Dos días de falta o cuatro medios días discontinuos, durante el mes, descuento de cuatro días de

haber.

d) Dos días y medio de falta o cinco medios días discontinuos, descuento de cinco días de haber.e) Tres días de falta continuos en el mes y/o seis discontinuos en el mes, será causal de retiro del

empleado.

21.- DE LA OPORTUNIDAD DE LAS SANCIONES POR ATRASOS, FALTAS Y ABANDONOS

a) La amonestación verbal procederá de manera inmediata a la conducta del empleado que hubiere transgredido las disposiciones establecidas por la empresa durante las siguientes 48 horas de ocurrido el hecho.

22.- VACACIONES

La vacación anual es un derecho irrenunciable y de uso obligatorio a favor del trabajador, cuya finalidad es garantizar la conservación de la salud física y mental del personal como requisito indispensable para lograr eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones.

El derecho a la vacación se establece a partir de una gestión cumplida.

a) Para el uso del derecho a vacaciones el trabajador deberá tener un año y un día continuo de trabajo, computado desde la fecha de ingreso o reingreso a la empresa.

b) Para gozar de vacaciones el trabajador deberá dejar su trabajo en orden y al día, además de un informe detallado del mismo.

23.- SALVAGUARDA

En caso de existir discrepancias entre el presente manual y su aplicación, las mismas se solucionaran según criterio lógico y/o experiencias previas, avaladas por el asociado y el área administrativa.

Es dado en la ciudad de Tarija a los ……del mes de …….de 2012-05-23

manual de procedimientos del personal de la empresa atlas[1]

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