manual de procedimientos del organismo operador …
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ORGANISMO OPERADOR
MUNICIPAL DE AGUA POTABLE,
ALCANTARILLADO Y
SANEAMIENTO DE MAGDALENA
MUNICIPIO DE MAGDALENA, SONORA
ORGANISMO OPERADOR
MUNICIPAL DE AGUA POTABLE,
ALCANATARILLADO Y SANEAMIENTO DE
MAGDALENA
CODIGO: MP-OOMAPAS
HOJA: 1 DE 23
EMISION: 15/05/2008
ACTUALIZACION: //2016
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MUNICIPIO DE MAGDALENA, SONORA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ORGANISMO OPERADOR MUNICIPAL DE
AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y
SANEAMIENTO DE MAGDALENA
Revisado y Validado por:
Órgano de Control y Evaluación Gubernamental
Lic. Karina Arvizu Romero
Aprobado por:
H. Ayuntamiento de Magdalena, Sonora
Sesión de fecha: 13/12/2016 Acta Número: 21
Acuerdo Número: 159
Elaborado por:
Directora de OOMAPAS municipal Lic. María Millán Lanz
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ÌNDICE
PAGINA
1. Introducción
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2. Marco Jurídico
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3. Organigrama
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4. Red de Proceso
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5. Descripción de Procedimiento
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1. Introducción
Este Manual de Procedimientos tiene como propósito el servir como guía del funcionamiento
institucional, al detallar de manera secuencial las operaciones que realiza el Organismo
Operador Municipal de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Magdalena, Sonora.
El manual Incluye las políticas de operación, resumen de los procedimientos, y una
descripción gráfica del mismo con un diagrama de flujo.
Este documento se actualizara continuamente en la medida que el organismo, su
estructura, sus funciones, el marco legal, o procedimientos, sean modificados con el fin de
buscar un servicio más ordenado y eficiente dentro de un proceso permanente de auto
evaluación y mejora.
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2. Marco Jurídico
Constitución Política De Los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política Del Estado De Sonora.
Ley 249 de Agua para el Estado de Sonora
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.
Plan de Desarrollo del año 2016.
Reglamento Interior del H. Ayuntamiento de Magdalena, Sonora.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.
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3. Organigrama
Director
Almacenista (2)
Ayudante Almacenista
auxiliar Administrativo
Encuesta
Intendencia
Auxiliar Contable
Capurista
Cajera
Atencion al Publico
Auxiliar Operativo
Axuliar de Cajera
Lecturista
Supervisor
Jefe de Campo
Chofer
Fontaneros
Ayudante de fontanero
Bomberos
Electrico
Secretaria Comisario Publico
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4. Red de Procesos
Organismo Operador Municipal de Agua Potable Alcantarillado y Saneamiento de
Magdalena
CODIGO VERSION NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA ULTIMA
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS P-01-OOMAPAS 03 Proceso de Contabilidad 13 de Febrero de 2014
P-02-OOMAPAS 03 Proceso de Compras 13 de Febrero de 2014
P-03-OOMAPAS 03 Proceso de Contratación de Servicio
13 de Febrero de 2014
P-04-OOMAPAS 03 Proceso de Suspensión de
Servicio
13 de Febrero de 2014
P-05-OOMAPAS 03 Proceso de Facturación y Cobranza
13 de Febrero de 2014
P-06-OOMAPAS 03 Proceso de Reparación de Fugas 13 de Febrero de 2014
P-07-OOMAPAS 03 Proceso de Cloración de Agua 13 de Febrero de 2014
P-08-OOMAPAS 03 Proceso de Cultura del Agua 13 de Febrero de 2014
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5. Descripción de Procedimientos
P-01-OOMAPAS Proceso: Contabilidad
1.-Objetivo:
Llevar registro de Ingresos y Egresos, logrando un mejor manejo y control de los recursos
financieros.
2.-Alcance:
Este proceso inicia con la Recepción de la Póliza diaria de Ingresos que entrega el departamento de cobranza y termina con el archivo de los Estados financieros del periodo.
3.-Responsabilidades:
Es responsabilidad del Auxiliar administrativo:
Realizar la programación de los pagos de facturas.
Elaborar conciliaciones bancarias.
Realizar corte diario de caja.
Llevar preparación de controles internos administrativos, en registro de ingresos y
egresos
Es responsabilidad del Auxiliar Contable:
Elaborar en tiempo y forma los reportes financieros, el cálculo de impuestos fiscales, y el informe mensual de actividades.
Revisar paquetes contables para su posterior revisión en contraloría.
Es responsabilidad del Comisario Público:
Vigilar que la administración de los recursos se haga de acuerdo con lo que disponga la Ley, los programas y los presupuestos aprobados
Practicar auditorias de los Estados Financieros y de carácter técnico y administrativo, al término o antes si así se considera conveniente.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales correspondientes por el uso del
recurso Agua.
4.-Definiciones:
Póliza de ingresos: Documento mediante el cual se refleja el ingreso diario desglosado por
concepto.
Estados financieros: Documento mediante el cual se refleja la situación financiera de la
empresa
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5.-Descripción de Actividades
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Insumos Actividades Productos
INFORMACIÓN :
Ingresos
Egresos
INSTALACIÓNES Y EQUIPO:
Equipo de computo
Impresora.
Sumadora.
Máquina de Escribir
RECURSOS HUMANOS:
Personal capacitado
MATERIALES :
Material de Oficina.
Tonner para Impresora
MEDIO AMBIENTE:
5`S
Se recibo la póliza de ingresos diarios y las facturas de los
proveedores.
Se hace la programación de las facturas para su pago.
Se elaboran los cheques para el pago de facturas y se les entregan a los
proveedores.
Se registran los movimientos de Ingresos
y Egresos en el sistema
contable.
Se hace el cierre de movimientos y la
elaboración de reportes contables.
Se imprimen Estados Financieros.
Se entregan Estados
Financieros a la Dirección General para
su conocimiento.
Se Archivan documentos.
Cheques para pago a
proveedores.
Estados Financieros.
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P-02-OOMAPAS
Proceso: Compras
1.-Objetivo:
Llevar un mejor control en las adquisiciones de los insumos y servicios que requiere el Organismo para un adecuado funcionamiento.
2.-Alcance: Este proceso inicia con la solicitud de los materiales o servicios requeridos, y termina con la
recepción de los mismos y la factura correspondiente.
3.- Responsabilidades:
Es responsabilidad del Encargado de Compras:
Recibir la Solicitud de manera verbal, de los materiales y/o servicios requeridos.
Elaborar las Órdenes de Compra correspondientes.
Verificar el Cumplimiento de la Orden de Compra.
Es responsabilidad del Jefe de Departamento:
Solicitar al Encargado de Compras los insumos o servicios que se requieran.
Recibir los insumos o servicios que solicito previamente.
Es responsabilidad del Auxiliar Contable:
Recibir la factura de la compra realizada.
Es autoridad del Encargado de Compras.
Seleccionar al proveedor al cual se le realizara la compra.
Autorizar o rechazar la solicitud.
Definiciones:
Órdenes de compra: Documento mediante el cual se le solicita al proveedor el material o
servicio que se requiere.
Encargos de compra: Persona responsable de la elaboración y manejo de las compras (Sandra
Mendoza Otero).
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4.-Descripción de Actividades
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Insumos Actividades Productos
INFORMACIÓN :
Material o servicio
solicitado.
INSTALACIÓNES Y EQUIPO:
No se requiere
RECURSOS HUMANOS:
Personal capacitado
MATERIALES :
Formato de Orden de
Compra
Material de Oficina
MEDIO AMBIENTE:
5`S
El encargado de compras
recibe la solicitud verbal de los insumos o servicios que se necesitan.
El encargado de compras
verifica y decide si lo solicitado es realmente es necesario, y en caso de no serlo se rechaza la solicitud.
Se elabora la orden de
compra.
La orden de compra es
llevada al proveedor para
que sea surtida.
El proveedor verifica la
existencia o la disponibilidad de lo requerido, y en caso de no poder ser surtida, se cancela la Orden de Compra y se elabora una nueva con otro proveedor.
Si el proveedor realizó algún
pedido, esperamos el tiempo acordado para la entrega de lo solicitado.
Se recibe los materiales o insumos solicitados.
Se recibe la factura de la
compra realizada.
Adquisición de insumos
o servicios requeridos.
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P-03-OOMAPAS
Proceso: Contratación de Servicios
Objetivo:
Proporcionar los servicios de Agua y Drenaje a Nuevos usuarios.
Alcance:
Este proceso inicia con la solicitud para la contratación de servicios de agua y drenaje por parte de nuevos usuarios, y termina con la captura y la alta del nuevo contrato en el padrón de
usuarios.
Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Secretaria
Tomar correctamente los datos del usuario para llevar a cabo la verificación de
medidas y turnar la solicitud para su ejecución.
Elaborar y entregar al usuario el presupuesto para la instalación del servicio solicitado,
así como la relación de materiales requeridos.
Elaborar el contrato oficial del nuevo servicio y la orden de trabajo respectiva, para posteriormente entregar esta al director operativo para su ejecución.
Hacer la captura y alta en el padrón de usuarios Es responsabilidad del supervisor
Verificar personalmente, la distancia entre la red de distribución y la propiedad para la
cual se solicita el servicio.
Es responsabilidad del Director Operativo
Entregar la orden de trabajo para que se realice la instalación del servicio contratado,
y verificar que dicha instalación se lleve a cabo en tiempo y forma.
Es autoridad de la Secretaria
Rechazar la solicitud cuando no exista factibilidad para la conexión de los mismos en el
domicilio correspondiente.
Rechazar la solicitud, en caso de que ya exista servicio en el domicilio y presente algún
adeudo.
5.- Definiciones:
Orden de Trabajo: Documento mediante el cual se le solicita al departamento técnico la
ejecución de alguna acción.
Red de distribución: Línea o tubería de Agua o Drenaje mediante la cual se brindan estos
servicios.
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6.-Descripción de Actividades
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Insumos Actividades Productos
INFORMACIÓN :
Distancia entre la
Red y el domicilio.
Cuotas por
derechos de conexión vigentes
Relación de
materiales a ocupar. INSTALACIÓNES Y EQUIPO:
Equipo de computo
Impresora.
Herramientas menores.
RECURSOS HUMANOS:
Personal capacitado
MATERIALES :
Formato de Contrato
Tóner para Impresora
Material de plomería MEDIO AMBIENTE:
5`S
Se elabora solicitud de
servicios y se turna para llevar a cabo la verificación de
medidas.
Se reciben medidas y se
elabora presupuesto.
Se entrega presupuesto al usuario y relación de
materiales a ocupar.
Se elabora contrato y se solicita el pago del mismo.
Se hace la orden de trabajo para la instalación de los
servicios contratados y se turna para su ejecución.
Se realiza la instalación de la toma de Agua y/o Descarga de drenaje según sea el caso.
Se da de alta el nuevo servicio en el padrón de usuarios.
Nueva toma
domiciliaria de Agua Potable y/o Descarga de drenaje.
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P-04-OOMAPAS
Proceso: Suspensión de Servicios
1.-Objetivo: Lograr la recuperación de la cartera vencida y la regularización de los usuarios morosos.
2-Alcance:
Este proceso inicia con la impresión de listados de usuarios morosos y termina con la
reconexión de los servicios suspendidos.
3.-Responsabilidades:
Es responsabilidad del Encargado de Cortes:
Emitir el listado de usuarios morosos al día.
Entregar para su ejecución el listado de cortes, así como el de reconexiones, y verificar
la realización de los mismos. Es responsabilidad del Cortador:
Realizar las suspensiones de servicios tal y como lo indica el listado de usuarios morosos.
Llevar a cabo las reconexiones de servicios en tiempo y forma. Es Autoridad del Encargado de Cortes:
Aprobar o rechazar la elaboración de convenio de pago, cuando lo considere
conveniente.
Otorgar algún tiempo determinado al usuario, para evitar el corte.
Solicitar cuando lo considere conveniente, un estudio socioeconómico del usuario.
4.- Definiciones:
Usuario moroso: Cliente con atraso en sus pagos.
Cortador: Personal operativo responsable de llevar a cabo las suspensiones de servicio y las
reconexiones de los mismos.
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5.-Descripción de Actividades
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Insumos Actividades Productos
INFORMACIÓN :
Usuarios morosos
INSTALACIÓNES Y EQUIPO:
Equipo de computo
Impresora.
Herramientas menores
RECURSOS HUMANOS:
Personal capacitado
MATERIALES :
Material de Oficina.
Tonner para Impresora
Material de Plomería
MEDIO AMBIENTE:
5`S
Se emite el listado de
usuarios con adeudos atrasados.
Se entrega dicho listado al personal de cortes
para su ejecución.
En caso de que así se requiera, se elabora
convenio de pago y se canaliza al usuario al área de cajas para que se le reciba el pago total o en su defecto el
importe convenido.
Se imprime relación de
usuarios para reconexión de servicio y se entrega al personal
indicado para su realización.
Se verifica con el personal de cortes, que
las órdenes de reconexión se hayan ejecutado en tiempo y forma.
Se archivan listados del
día.
Suspensión de servicio a
usuarios morosos.
Reconexión de servicios a
usuarios que se hayan regularizado.
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P-05-OOMAPAS
Proceso: Facturación y Cobranza
1.-Objetivo: Emitir y distribuir a los usuarios los recibos de consumo de agua, para posteriormente lograr la recaudación correspondiente.
2.-Alcance:
Este proceso inicia con la toma de lecturas de consumo y termina con la entrega diaria de los
comprobantes de depósitos de los importes recaudados.
3.-Responsabilidades:
Es responsabilidad de los lecturistas:
Tomar correctamente las lecturas a capturar.
Entregar a tiempo los reportes de lecturas.
Distribuir en tiempo y forma los recibos emitidos. Es responsabilidad de la Capturista:
Capturar correctamente las lecturas tomadas.
Imprimir la totalidad de los recibos en tiempo y forma. Es responsabilidad de la Cajera:
Cobrar correctamente el importe del recibo.
Realizar cortes de caja diariamente.
Depositar en forma diaria el total del importe recaudado.
Entregar al departamento de Contabilidad, los comprobantes de los depósitos bancarios realizados.
Es autoridad de los lecturistas.
Solicitar al área técnica la revisión o remoción del medidor cuando lo considere
pertinente. Es autoridad de la cajera.
Rechazar la elaboración de convenio solicitado por el usuario cuando lo considere improcedente.
4.-Definiciones:
Lectura de consumo: Diferencia en metros cúbicos de la toma actual y la toma anterior.
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5.-Descripción de Actividades
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Insumos Actividades Productos
INFORMACIÓN :
Lecturas Tomadas
Tarifas Vigentes
No. de cuenta bancario
INSTALACIÓNES Y EQUIPO:
Equipo de computo
Impresora.
Caja registradora.
Bicicleta
RECURSOS HUMANOS:
Personal capacitado
MATERIALES :
Formato de Recibo
Tonner para Impresora
Libro de Lecturas
Fichas de Deposito
MEDIO AMBIENTE:
5`S
Los lecturistas tomas
las lecturas que indican los medidores.
Se hace la captura de
lecturas en el sistema de cómputo.
Se imprimen los recibos.
Se entrega a los usuarios los recibos emitidos.
Se recibe al usuario y en caso de que se requiera convenio, se elabora.
Se cobra el importe del
recibo.
Se realiza corte de caja
y se imprime reporte de recaudación.
Se realizan los depósitos
bancarios.
Se entregan las fichas
de depósito al
departamento de contabilidad.
Recibos de consumo.
Importes recaudados.
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P-06-OOMAPAS
Proceso: Reparación de Fugas
1.-Objetivo:
Realizar trabajos de corrección en las redes de Agua Potable y Drenaje.
2.-Alcance:
Este proceso inicia con la toma del reporte del problema técnico que se presenta y termina
con el archivo de la orden de trabajo ejecutada.
3.-Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Secretaria:
Tomar correctamente los datos del reporte del problema.
Elaborar la Orden de trabajo y pasarla al departamento técnico.
Es responsabilidad del Subdirector Técnico:
Asignar al personal adecuado para resolver el problema.
Supervisar que el trabajo se haya ejecutado correctamente.
Entregar para su archivo las órdenes de trabajo realizadas. Es responsabilidad del Fontanero:
Realizar correctamente el trabajo que se le ha asignado.
Es autoridad del Subdirector Técnico.
Asignar al personal que considere conveniente
Ordenar la reejecución del trabajo cuando lo considere necesario. Es autoridad del Fontanero.
Solicitar que se le surtan los materiales que requiere para la correcta realización de su
trabajo.
4.-Definiciones:
Orden de trabajo: Documento en el cual se anotan todos los datos del problema que se está
reportando.
Fontanero: Personal técnico que se ocupa de las reparaciones y mantenimiento a las redes de
Agua Potable y Drenaje.
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5.-Descripción de Actividades
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Insumos Actividades Productos
INFORMACIÓN :
Ubicación y tipo de
problema a resolver.
Material que se
requiere para realizar la reparación.
INSTALACIÓNES Y EQUIPO:
Equipo de Transporte.
Herramientas.
RECURSOS HUMANOS:
Personal capacitado
MATERIALES :
Formato de Orden de Trabajo.
Materiales de Oficina
Material de Plomería.
MEDIO AMBIENTE:
5`S
Se toma el reporte.
Se elabora la Orden de
Trabajo.
Se envía al departamento técnico.
Reasigna al personal
para resolver el problema.
Se llevan a cabo los
trabajos requeridos.
Se supervisa el trabajo
realizado.
Se archiva la Orden de
Trabajo.
Orden de Trabajo Ejecutada.
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P-07-OOMAPAS
Proceso: Cloración de Agua
1.-Objetivo:
Obtener Agua Potable de acuerdo a las Normas oficiales mexicanas.
2.-Alcance:
Este proceso abarca desde la revisión de los depósitos de cloro hasta la toma de muestras de
Agua Clorada.
3.-Responsabilidades:
Es responsabilidad del Técnico Clorador:
Que el Agua Extraída del pozo sea sometida al proceso de cloración de manera
adecuada.
Que se cuente en todo momento con la existencia suficiente de cloro.
Que los niveles Cloro Residual en el Agua, estén dentro de los parámetros que marca la
NOM.
Es autoridad del Técnico Clorador:
Solicitar que el cloro le sea surtido en tiempo y forma.
Solicitar análisis de agua a algún laboratorio externo, cuando lo considere pertinente.
4.-Definiciones:
NOM: Norma Oficial Mexicana.
Cloro residual: Cantidad de Cloro en el Agua.
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5.-Descripción de Actividades
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Insumos Actividades Productos
INFORMACIÓN :
Nivel de Cloro
Existente.
Límites Permisibles
de cloro residual.
INSTALACIÓNES Y EQUIPO:
Aparatos Cloradores
Depósitos de Cloro
Verificador de Niveles de
Cloro residual.
RECURSOS HUMANOS:
Técnico Clorador
capacitado
MATERIALES :
Cloro.
Agua.
MEDIO AMBIENTE:
5`S
Se revisan los depósitos
para verificar que cuenten con la cantidad suficiente de cloro.
Si se requiere, se lleva a
cabo la recarga del depósito.
Se regula el aparto
clorador.
Se inicia la inyección de
cloro a la red de agua que está siendo extraída del pozo.
Se toman muestras del
agua que entra a la red de distribución, para verificar el nivel de cloro residual.
Agua Potable.
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P-08-OOMAPAS
Proceso: Cultura del Agua
1.-Objetivo: Lograr mediante la impartición de talleres y pláticas escolares y comunitarias, concientizar a la población sobre la importancia de la preservación del recurso Agua.
2.-Alcance:
Este proceso inicia con la selección y calendarización de las instituciones y comunidades a
visitar, y termina con el archivo y envío a la CNA y CEA del reporte mensual de actividades.
3.-Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Encargada del Espacio de Cultura del Agua:
Seleccionar y agendar las comunidades y escuelas que habrán de visitarse en el mes.
Preparar el material didáctico y equipo necesario que habrá de llevarse a la comunidad
o escuela, para impartir el taller.
Elaborar y enviar los reportes de actividades a las instancias correspondientes.
Elaborar y recabar sello y firma para la constancia de la plática otorgada.
Archivar los reportes enviados. Es responsabilidad del Director General:
Supervisar que las platicas se lleven a cabo conforme a la agenda establecida.
Supervisar que los reportes sean enviados en tiempo y forma a las instancias
correspondientes. Es Autoridad de la Encargada del Espacio de Cultura del Agua:
Preparar y seleccionar los materiales didácticos, las actividades a realizar, el tema a
tratar, así como el equipo que considere conveniente para impartir con éxito un taller o plática.
Agendar las platicas y talleres a impartir, en los tiempos y horarios que considere
convenientes.
solicitar apoyo para la transportación y manejo de equipos a utilizar.
4.-Definiciones:
Cultura del agua: Área o departamento encargado de la difusión sobre el uso adecuado del Agua.
CNA: Comisión Nacional del Agua. CEA: Comisión Estatal del Agua
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5.-Descripción de Actividades
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Insumos Actividades Productos
INFORMACIÓN :
Escuelas y Comunidades
por visitar
INSTALACIÓNES Y EQUIPO:
Equipo de computo
Televisión
Video casetera y/o DVD
Automóvil
RECURSOS HUMANOS:
Personal capacitado
MATERIALES :
Juegos didácticos.
Material Didáctico Impreso
Objetos y Útiles Escolares
para obsequiar a los asistentes.
Rotafolio.
MEDIO AMBIENTE:
5`S
Se seleccionan las
comunidades y escuela a visitar en el mes.
Se programa con la
persona responsable, la fecha, hora y lugar para impartir el taller.
Se Selecciona el tema a
tratar y se preparan los materiales necesarios para impartir la plática.
Se lleva a cabo la plática
o taller.
Se elabora la constancia
de la plática impartida.
Se elabora informe de actividades realizadas.
Se envía reporte de actividades a las instancias correspondientes.
Se archivan
documentos.
Impartición de Talleres y
pláticas sobre el buen uso del agua.