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Elaborado por: Revisado por:

Harold Estuardo José Chavarría Aguilar

Auxiliar Administrativo III

Lic. David José Antonio Cancinos Gramajo

Jefe de Departamento I

Licda. María Mercedes Mora Gestora de la Documentación y

Registros del Sistema

Lic. William Fredy Martínez Molina Gerente de Área

Lic. Erwin Homero Sosa Mérida Consultor de la Dirección de

Investigación y Asesorias Administrativas

-INAP-

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES Y TALLER

MECÁNICO

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SISTEMA ADMINISTRATIVO TRANSPORTES

MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

CAPÍTULO I. 6

GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6

1.1 OBJETIVO 6 1.2 ALCANCE 6 1.3 NORMAS GENERALES 7

CAPÍTULO II. 9

NORMAS 9

2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL 9 a) MISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL 9 b) VISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL 9 c) POLÍTICAS INSTITUCIONALES A LAS QUE RESPONDE EL DEPARTAMENTO

DE TRANSPORTES Y TALLER MECÁNICO 9 2.2 BASE LEGAL 9

CAPÍTULO III. 12

ORGANIZACIÓN 12

3.1 ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA 12 3.2 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES Y TALLER

MECÁNICO 13

CAPÍTULO IV. 15

FUNCIONES 15

4.1 OBJETIVO GENERAL 15 4.2 FUNCIONES 15

CAPÍTULO V. 17

COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS 17

5.1 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE EXPEDIENTES ÁREA DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA DEPARTAMENTAL 17

5.2 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE EXPEDIENTES ÁREA DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA CAPITAL 22

5.3 TRÁMITE DE LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS NUEVOS 26 5.4 ATENCIÓN POR ROBO Y/O PÉRDIDA TOTAL DE VEHÍCULOS 29 5.5 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS POR EXTINCIÓN DE DOMINIO 33 5.6 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS POR COMISO 38 5.7 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS PARA COMISIONES 43 5.8 SOLICITUD DE CÁLCULO DE COMBUSTIBLE 46 5.9 TRÁMITE ANUAL DE PAGO DE IMPUESTO DE CIRCULACIÓN DE

VEHÍCULOS 48 5.10 PAGO Y EXONERACIÓN DE REMISIONES 52 5.11 CONTROL DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO A VEHÍCULOS DE

TRANSPORTES 55 5.12 RENOVACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGURO 58 5.13 ELABORACIÓN DE HOJAS DE SERVICIO 61 5.14 INCLUSIÓN DE VEHÍCULOS EN PÓLIZA DE SEGURO 63 5.15 EXCLUSIÓN DE VEHÍCULOS EN PÓLIZA DE SEGURO 66 5.16 INGRESO DE VEHÍCULOS EN EL SAVOJ 68 5.17 EGRESO DE VEHÍCULOS EN EL SAVOJ 70 5.18 INGRESO Y EGRESO DE VEHÍCULOS EN TALLERES AUTORIZADOS 72

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ORGANISMO JUDICIAL

5.19 INGRESO DE REPARACIONES Y SERVICIOS DE VEHÍCULOS AL SAVOJ 74

5.20 ELABORACIÓN DE DICTAMEN TÉCNICO PARA REPARACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES AL SERVICIO DEL ORGANISMO JUDICIAL 77

GLOSARIO 80

CONTROL DE CAMBIOS 81

ANEXOS 83

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ORGANISMO JUDICIAL

INTRODUCCIÓN Este Manual representa un instrumento útil para la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso; y para la consulta permanente de la información actualizada. El Manual debe ser revisado y actualizarse conforme a los cambios tanto estructurales y/o los cambios en las políticas, normas y lineamientos que surjan. Este documento contiene información detallada de los procedimientos del Proceso de Transportes de la Coordinación de Servicios, de la Gerencia Administrativa. La información describe las actividades que el Proceso de Transportes realiza para llevar a cabo el control del parque vehicular automotriz; dotar de transporte de manera ágil y oportuna al personal del área jurisdiccional y administrativa; así como cumplir con las actividades de traslado de mensajería y paquetería del Organismo Judicial a nivel nacional. Asimismo, describe las actividades para el aseguramiento y legalización del parque vehicular automotriz del Organismo Judicial. Todo lo anterior se norma dentro del presente manual de procedimientos para que se regulen las operaciones del Proceso de Transportes. Adicionalmente, se pretende normar las actividades y funciones para las cuales fue creado el Departamento de Transportes y Taller Mecánico, en cumplimiento de la Norma de Control Interno Número 1.10 “MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS”, aprobada mediante Acuerdo Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas consolidando la información del Departamento mencionado en cinco capítulos, que a continuación se describen: Capítulo I. Generalidades del Manual de Procedimientos: El Capítulo I está conformado por la información general del Manual, es decir, el objetivo, alcance y principios del documento como instrumento administrativo. Capítulo II. Normas: El capítulo II contiene, la Misión y Visión Institucional, las Políticas Institucionales a las que responde el Departamento de Transportes y Taller Mecánico, su descripción y referencia a la normativa vigente aplicable a sus funciones, desde lo general a lo específico, iniciando con la Constitución Política de la República de Guatemala que otorga independencia al Organismo Judicial para su funcionamiento; siguiendo con la Ley del Organismo Judicial, la Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial y otras leyes específicas que constituyen el fundamento de sus funciones, Reglamento de la Ley del Servicio Civil y demás Acuerdos emitidos por la Corte Suprema de Justicia y la Presidencia del Organismo Judicial que le aplican. Capítulo III. Organización: El Capítulo III contiene el organigrama aprobado de la dependencia y de ser necesario, la descripción interna de la Gerencia Administrativa, en la cual se observa la ubicación del Departamento de Transportes y Taller Mecánico dentro de la estructura organizacional de la misma. Asimismo se incluye la organización interna del departamento para facilitar la comprensión de sus procedimientos. Capítulo IV. Funciones: El Capítulo IV está conformado de la siguiente manera:

a) Objetivo general del Departamento de Transportes y Taller Mecánico b) Listado de funciones generales de la dependencia

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Capítulo V. Compendio de Procedimientos: El Capítulo V está conformado por la descripción –nombre, objetivo, normativa específica y responsable- y los flujogramas de los procedimientos establecidos en la dependencia. Por último, se presenta un Glosario y el registro de Control de Cambios que corresponde a la Versión 2 del documento.

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CAPÍTULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL

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ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO I.

GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Este capítulo contiene la información general del Manual de Procedimientos del Departamento de Transportes y Taller Mecánico de la Coordinación de Servicios de la Gerencia Administrativa de la Gerencia General del Organismo Judicial, por lo que a continuación se describen el objetivo, alcance y las normas generales que deberán observarse durante la vigencia del documento.

1.1 OBJETIVO Contar con un documento que permita a los empleados del Proceso de Transportes

conocer en forma clara, sencilla y sistemática de los procesos, procedimientos y actividades que realizan.

Servir de base para la capacitación técnica y orientar al personal del Proceso de Transportes, sobre el otorgamiento del servicio de dotación de transporte para el personal y para el traslado de expedientes, documentación oficial y paquetería del Organismo Judicial.

Establecer, definir e implementar los controles internos preventivos, conforme las disposiciones legales vigentes para las diferentes actividades y etapas efectuadas dentro de cada procedimiento en la búsqueda de: incrementar la rapidez de respuesta (celeridad en sus procesos).

1.2 ALCANCE El presente Manual está restringido a las actividades que realiza el Departamento de Transportes y Taller Mecánico, describiendo los procedimientos ejecutados en las áreas de Paquetería Departamental, Mensajería Capital, Legalización de vehículos, Dotación de vehículos para cubrir Comisiones, procedimiento para el Servicio de Mantenimiento de Vehículos.

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1.3 NORMAS GENERALES

1. El Manual de Procedimientos debe actualizarse cuando sea necesario incluir, modificar o eliminar procedimientos, lo cual será determinado por el jefe de la dependencia.

2. Cada dependencia debe revisar como mínimo una vez al año su manual de

procedimientos

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ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO II.

NORMAS

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ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO II.

NORMAS

2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL

a) MISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL “Administrar e impartir justicia, garantizando el acceso, atención y debido proceso a la población, en procura de la paz y armonía social.”

b) VISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL “Ser un organismo de Estado con credibilidad y aprobación social, con personal especializado e íntegro, en condiciones óptimas de funcionamiento, velando por la tramitación oportuna y por la dignidad e igualdad de todas las personas usuarias.”

c) POLÍTICAS INSTITUCIONALES A LAS QUE RESPONDE EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES Y TALLER MECÁNICO

Privilegiar y fortalecer la función jurisdiccional, direccionando y poniendo a su servicio la organización administrativa.

2.2 BASE LEGAL

Constitución Política de la República de Guatemala.

Decreto número 2-89 del Congreso de la República: “Ley del Organismo Judicial”, publicado el 3 de abril de 1989; y sus reformas contenidas en Decretos del Congreso de la República números 27-89, publicado el 31 de mayo de 1989; 29-90, publicado el 28 de mayo de 1990; 64-90, publicado el 29 de noviembre de 1990; 75-90, publicado el 10 de enero de 1991; 11-93, publicado el 11 de marzo de 1993; 112-97, publicado el 15 de diciembre de 1997; 59-2005, publicado el 31 de agosto de 2005 y Decreto número 32-2016, publicado el 22 de julio de 2016.

Decreto número 48-99 del Congreso de la República: “Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial”, publicado el 6 de enero de 2000.

Acuerdo número 31-2000 de la Corte Suprema de Justicia: “Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial”, publicado el 20 de julio de 2000;

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reformado por Acuerdo número 39-2003, publicado el 23 de septiembre de 2003 y por el Acuerdo número 48-2014 de la Corte Suprema de Justicia, publicado el 01 de octubre de 2014.

Acuerdo número 22-2013 de la Corte Suprema de Justicia: “Normas de Comportamiento Ético del Organismo Judicial”, publicado el 05 de junio de 2013.

Acuerdo número 24/998 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se aprueba la reorganización del área administrativa del Organismo Judicial.

Acuerdo número 13/999 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, que aprueba la propuesta del Modelo Gerencial y Organizacional del Organismo Judicial contenida en el Acuerdo 24/998.

Acuerdo número 82/005 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, Artículo 8; por medio del cual se determinan las funciones de la Coordinación Administrativa, las cuales serán desarrolladas a través de tres departamentos y una Unidad, siendo esta última, la Unidad de Transportes.

Acuerdo número 46/2011 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se aprueba la normativa de entrega, recepción y liquidación de cupones de combustible.

Decreto número 31-2012 del Congreso de la República, Ley contra la Corrupción.

Acuerdo número 003/017 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se aprueba la reestructuración de la Gerencia Administrativa del Organismo Judicial; las funciones de la Gerencia Administrativa serán desarrolladas a través de tres Coordinaciones, quedando instalada en la Coordinación de Servicios el Departamento de Transportes y Taller Mecánico.

Acuerdo número 127/017 de la Presidencia del Organismo Judicial, por medio del cual se modifica el Artículo 9 Funciones de las Dependencias de la Gerencia Administrativa. del Acuerdo número 003/017.

Acuerdo número 98/2015 de la Presidencia del Organismo Judicial, Reglamento para el uso y Control de Vehículos Propiedad, Comiso o en uso Temporal del Organismo Judicial.

Decreto número 69/71 del Congreso de la República (vehículos en comiso).

Decreto número 70/94 Ley del Impuesto de Circulación de Vehículos

Decreto número 55/2010 Ley de Extinción de Dominio.

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CAPÍTULO III.

ORGANIZACIÓN

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CAPÍTULO III.

ORGANIZACIÓN

La estructura organizacional del Departamento de Transportes y Taller Mecánico de la Coordinación de Servicios de la Gerencia Administrativa fue aprobada mediante el Acuerdo número 003/017 de la Presidencia del Organismo Judicial, de fecha 11 de enero de 2017.

3.1 ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA ADMINISTRATIVA

APOYO

ADMINISTRATIVO

UDAF DE

GERENCIA

ADMINISTRATIVA

COORDINACIÓN DE

MANTENIMIENTO Y

CONSTRUCCIÓN

COORDINACIÓN DE

SERVICIOS

COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

MANTENIMIENTO

PREVENTIVO,

CORRECTIVO Y

SERVICIOS TÉCNICOS

DEPARTAMENTO DE

GESTIÓN, REGISTRO,

CONSTRUCCIÓN Y

SUPERVISIÓN DE

OBRAS

DEPARTAMENTO

DE DISEÑO Y

PLANIFICACIÓN

DE PROYECTOS

DEPARTAMENTO

DE TRANSPORTES

Y TALLER

MECÁNICO

DEPARTAMENTO

DE GESTIÓN DE

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTO

DE

ADMINISTRACIÓN

DE EDIFICIOS

DEPARTAMENTO

DE ADQUISICIONES

DE BIENES Y

SERVICIOS

DEPARTAMENTO

DE SUMINISTROS

DEPARTAMENTO

DE

ADMINISTRACIÓN

DE ACTIVOS FIJOS

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3.2 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES Y TALLER MECÁNICO

COORDINACIÓN DE SERVICIOS

ÁREA DE LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS

DEPARTAMENTO DE

TRANSPORTES Y

TALLER MECÁNICO

ÁREA DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA ÁREA DE COMISIONES ÁREA DE TALLER

MECÁNICO

APOYO ADMINISTRATIVO

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CAPÍTULO IV.

FUNCIONES

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CAPÍTULO IV.

FUNCIONES

Las funciones del Departamento de Transportes y Taller Mecánico están determinadas por el objetivo general de la dependencia y las funciones establecidas en la base legal descrita en el Capítulo anterior.

4.1 OBJETIVO GENERAL El Departamento de Transportes y Taller Mecánico es la dependencia de la Coordinación de Servicios de la Gerencia Administrativa, encargada de administrar y mantener el control del parque vehicular automotriz del Organismo Judicial, así como el combustible asignado para coordinar la logística de traslados de personal y de expedientes judiciales y administrativos a nivel nacional, también de realizar los dictámenes técnicos para el parque vehicular del Organismo Judicial. Administrar, mantener el control y realizar las gestiones que sean necesarias para el óptimo funcionamiento del parque vehicular automotriz y del combustible asignado, para apoyar la administración de justicia a través de la dotación de vehículos automotores (transporte) y el traslado de expedientes judiciales y administrativos a nivel república que requieran los funcionarios y empleados del Organismo Judicial y así brindar un servicio de calidad.

4.2 FUNCIONES De conformidad con el artículo 4 del Acuerdo número 127/017 de la Presidencia del Organismo Judicial, se establecen las funciones y atribuciones que en lo sucesivo deberá desarrollar el Departamento de Transportes y Taller Mecánico, siendo éstas:

Responsable de controlar el parque vehicular del Organismo Judicial, aseguramiento de realizar las gestiones administrativas y legales, dictámenes técnicos, mantenimientos y reparaciones menores al mismo, así como del traslado de personal y paquetería de las dependencias del Organismo Judicial.

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CAPÍTULO V.

COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS

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ORGANISMO JUDICIAL

CAPÍTULO V.

COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS

Para el cumplimiento de las funciones establecidas, el personal que conforma el Departamento de Transportes y Taller Mecánico de la Coordinación de Servicios de la Gerencia Administrativa ejecuta 20 procedimientos.

5.1 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE EXPEDIENTES ÁREA DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA DEPARTAMENTAL

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES Y TALLER MECÁNICO

5.1 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE EXPEDIENTES ÁREA DE

PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA DEPARTAMENTAL

Objetivo: Entregar y recibir de manera efectiva y eficaz la paquetería Departamental

Normas específicas: Acuerdo número 003/017 de Presidencia del O.J.

Responsable: Área de Paquetería y Mensajería

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Paso No. Actor/Puesto Descripción

1. Dependencia Solicitante Entrega paquete en Recepción de Paquetería y Mensajería Departamental mediante oficio.

2. Receptor de Paquetería Recibe y revisa (remitente, destinatario, contenido, fecha de entrega). Si los datos están correctos continúa en paso No. 3. Si no, continúa en paso No. 4.

3. Receptor de Paquetería Escanea oficio con el cual fue entregado el paquete y resguarda el documento escaneado en Carpeta Digital, archivándola por día y mes. Y continúa en paso No. 5.

4. Receptor de Paquetería Devuelve documento a dependencia, para su corrección y reinicia el proceso. Y continúa en paso No. 1.

5. Receptor de Paquetería Clasifica por rutas los expedientes y entrega a Programadores de Ruta.

6. Programador de Ruta Clasifica paquetes, por departamento y dependencia.

7. Programador de Ruta Registra en el formato FO-SAD-TR-08, los datos de destino de cada paquete para posterior elaboración de cálculo de combustible e ingresa datos de envío en Sistema de Mensajería, agrupando lugares de destino.

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8. Programador de Ruta Genera e Imprime guía de envió y engrapa a paquete(s) las guías impresas y agrupa los paquetes por lugar de destino.

9. Programador de Ruta Genera solicitud de combustible (formato FO-SAD-TR-08), y solicita autorización por correo electrónico.

10. Jefe Depto. de Transportes y Taller Mecánico

Autoriza solicitud de combustible y hace entrega de vales de combustible a Pilotos.

11. Piloto Recibe paquetes, confronta guías, agrupa por departamentos, resguarda en cajas plásticas y firma hoja de Constancia de Recepción de Guías, e informa a Programador de Ruta kilometraje inicial y galonaje de combustible.

12. Piloto Entrega correspondencia y/o paquetes en dependencias descritas en guía de envío y solicita firma y sello de recibido.

13. Dependencia Destino Revisa datos del destinatario

14. Dependencia Destino Si los datos corresponden al destinatario, continúa en paso 16, en caso contrario continúa en paso 15.

15. Dependencia Destino Devuelve el paquete. Y continúa en paso No. 12.

16. Dependencia Destino Firma y sella de recibido.

17. Piloto Recibe paquetería de la dependencia destino si la hubiere, revisa datos (remitente, destinatario, contenido, fecha de entrega). Si hay devoluciones solicitar el motivo por escrito en el paquete y en la guía, (asegurar que el paquete devuelto este cerrado).

18. Piloto Si están correctos los datos de la devolución, continúa en paso No. 19 de lo contrario devuelve a la dependencia solicitante para que realice las correcciones.

19. Piloto Entrega a Programador de Ruta correspondiente, los paquetes recibidos de las dependencias durante el recorrido y continúa en el paso No. 6.

20. Piloto Entrega a Programador de Ruta las hojas de guías selladas y firmadas de recibido, hojas de conocimientos entregados en ruta de envío, nombre, fecha y hora. Notifica si hubo devoluciones y liquida vales de combustible con Jefe del Departamento de Transportes.

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21. Programador de Ruta Recibe y revisa número de hojas de guías, sello, nombre y firma de quien recibe y fecha de recibido.

22. Programador de Ruta Liquida guías entregadas en Sistema de Mensajería Paquetería, registra los datos de devolución con comentarios de rechazo para posteriormente regresar a dependencia que solicito el envío.

23. Programador de Ruta Elabora e imprime guías de todas las hojas de paquetes que entregó en ruta el piloto, (paquetes que recibió en juzgados y que no lleva guía) y liquida en el sistema las guías.

24. Programador de Ruta Imprime guía (paquetes que recibió en juzgados y fueron entregados en ruta si los hubiere) y adjunta oficios firmados y con sello de recibido.

25. Programador de Ruta Archiva guías por ruta y número de correlativo y finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

Dependencia

solicitante

5.1 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE EXPEDIENTES AREA DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA

DEPARTAMENTAL

Receptor de

PaqueteríaProgramador de Ruta

Jefe Depto. Trans.

y taller mecánicoPiloto

INICIO

Entrega paquete en

recepción de

Paquetería y

Mensajería

Departamental

mediante oficio

1

Revisa ¿Datos

correctos*?

2

Escanea oficio de

entrega, resguarda

documento escaneado

en carpeta digital,

archiva por día y mes.

3

Devuelve documento a

dependencia para su

corrección

4

2

FO-SAD-TR-05

No

Clasifica por rutas los

expedientes y entrega a

programadores de ruta

5

Si

Clasifica

paquetes por

departamento y

dependencia

6

Registra en FO-SAD-TR-08

los datos de destino de

cada paquete para

posterior elaboración de

cálculo de combustible e

ingresa datos de envío en

sistema de Mensajería,

agrupando lugares de

destino.

7

Genera e imprime guía de

envío, engrapa a

paquete(s), agrupa

paquetes por lugar de

destino

8

Genera solicitud de

combustible y solicita

autorización por correo

electrónico

9

Autoriza solicitud

de combustible y

hace entrega de

vales de

combustible a

Pilotos

10

Recibe paquetes,

confronta guía , agrupa

por departamentos,

resguarda en cajas

plásticas y firma hoja de

constancia de recepción

de guías e informa a

programador de ruta

kilometraje inicial y

galonaje de combustible.

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FO-SAD-TR-08

A

* Datos: remitente, destinatario, contenido y fecha de entrega.

B

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Dependencia

solicitante


DEPARTAMENTAL

Receptor de

paquetería

FIN

Recibe paquetería de la dependencia

destino. Si hay devoluciones debe

solicitarse el motivo por escrito en el

paquete y en la guía, revisa datos *

17

Imprime guía (paquetes que recibió en

juzgados y fueron entregados en ruta) y

adjunta oficios firmados y con sello de

recibido.

24

Entrega correspondencia y/o paquetes

descritos en guía de envío y solicita

firma y sello de recibido

12

Elabora e imprime guías de todas las hojas

de paquetes que entrego en ruta el piloto.

(paquetes que recibió en juzgados y que no

lleva guía) y liquida en el sistema las guías

23

1

Programador de rutaDependencia

destinoPiloto

Datos

correctos*?

18

Entrega a Programador de ruta la

correspondencia, paquetes y/o

documentos enviados por las

dependencias durante el recorrido

19

Recibe y revisa No. De hojas de guías,

sello, nombre y firma de quien recibe y

fecha de recibido

21

Entrega a programador de ruta las

hojas de guías selladas y firmadas de

recibido, hojas de conocimientos

entregados en ruta de envío, nombre,

fecha y hora. Notifica si hubo

devoluciones y liquida vales de

combustible con Jefe del

Departamento de Transportes.

20

Liquida guías entregas en Sistema de

mensajería Paquetería, registra datos de

devoluciones con comentarios de rechazo

para posteriormente regresar a

dependencia que solicitó el envío

22

Archiva guías por ruta y No. De correlativo

25

Si

FO-SAD-TR-05

A No

Datos

correctos?

14

Revisa datos del

destinatario

13

Devuelve el paquete

15

Firma y sella de

recibido

16

No

Sí

* Datos: remitente, destinatario, contenido y fecha de entrega.

B

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ORGANISMO JUDICIAL

5.2 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE EXPEDIENTES ÁREA DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA CAPITAL


5.2 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE EXPEDIENTES ÁREA DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA CAPITAL

Objetivo: Entregar y recibir de manera efectiva y eficaz la mensajería de la Capital.





1. Receptor de Mensajería Entrega hoja de constancia de visita a mensajero (FO-SAD-TR-01).

2. Mensajero Recorre y recolecta correspondencia en Tribunales, Juzgados y Salas del nivel asignado. Revisa (remitente, destinatario, numero de causa, tipo de documento y fecha de entrega).

3. Mensajero Si los datos no están correctos continúa en paso 4, si están correctos continúa en paso 5.

4. Destinatario Recibe correspondencia con datos incorrectos y finaliza el procedimiento.

5. Mensajero Solicita fecha, hora, firma y sello en hoja de visita. Cuando el remitente envíe algún documento lo recibe y firma el Libro de Conocimientos.

6. Mensajero Entrega correspondencia recolectada a receptor de mensajería

7. Receptor de Mensajería Recibe y revisa datos (remitente, destinatario, número de causa, tipo de documento, fecha de entrega) y si la entrega está dentro del perímetro capitalino.

8. Receptor de Mensajería Si los datos no están completos continúa en paso 4, si están completos continúa en paso 9.

9. Recepcionista Registra datos de los documentos en el Libro de Recepción de Documentos (remitente, número de causa, tipo de documento, número de piezas, mensajero encargado del traslado, firma de mensajero en el Libro, destino de la entrega, observaciones) y firma de recibido.

10. Receptor de Mensajería Consolida documentos, sella y clasifica por nivel de la Torre de Tribunales, Órganos Jurisdiccionales, entidades del Estado de la Capital.

11. Receptor de Mensajería Entrega paquetes en hoja de conocimiento (Formato FO-SAD-TR-03) y en Libro de Recepción de Documentos entrega la correspondencia a mensajeros y pilotos.

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ORGANISMO JUDICIAL

12. Mensajero Elabora conocimientos de entrega de expedientes (formato FO-SAD-TR-03) lugar y fecha, nombre del mensajero, sector, identificación de correspondencia, entidad que recibe y entidad que remite con firma y sello.

13. Mensajero Entrega correspondencia a dependencias de destino, solicita sello y firma en conocimientos de entrega. Si hay devoluciones la dependencia informa verbalmente el motivo.

14. Mensajero Entrega hoja de conocimiento de entrega, sellada y firmada a encargado de mensajería, si hay devolución solicita a personal administrativo hoja de devolución.

15. Mensajero Elabora hoja de devolución, anotando los datos, fecha, destino, identificación del documento, razón de la devolución al remitente y sello de la Unidad de Mensajería.

16. Mensajero Devuelve documento al remitente.

17. Mensajero Entrega hoja de devolución firmada y sellada por el remitente a encargado de mensajería.

18. Receptor de Mensajería Archiva por fecha los conocimientos de entrega y devoluciones y finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

Receptor de Mensajería


CAPITAL

Mensajero Recepcionista

INICIO

Entrega hoja de constancia de

visita a mensajero

1

Recorre y recolecta

correspondencia en Tribunales,

Juzgados y Salas del nivel

asignado. Revisa datos *

2

Datos

completos?

8

Registra datos del

documento en libro de

Recepción de

documentos y firma

de recibido.

9

Entrega correspondencia

recolectada

6

No

Si

Consolida documentos, sella y clasifica por

nivel de la Torre de Tribunales, Órganos

Jurisdiccionales entidades del Estado de la

Capital

10

Entrega paquetes y correspondencia a

mensajeros y pilotos.

11

Elabora conocimientos de entrega de

expedientes.

12

Entrega correspondencia a dependencias

de destino, solicita sello y firma en

conocimientos de entrega. Si hay

devoluciones, la dependencia informa

verbalmente el motivo

13

2

FO-SAD-TR-01

Solicita fecha, hora, firma y sello en

hoja de visita. Cuando el remitente

envié algún documento lo recibe y

firma el Libro de Conocimientos

5

Datos

correctos?

3

SI

NO

Recibe y revisa datos y si la entrega

esta dentro del perímetro capitalino

7

Destinatario

Recibe

correspondencia

con datos

incorrectos

4

FIN

* Datos: Remitente, destinatario, número de causa, tipo de documento y fecha de entrega.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

25


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

Receptor de Mensajería


CAPITAL

Mensajero Recepcionista

1

Entrega hoja de conocimiento de

entrega, sellada y firmada, si hay

devolución solicita a personal

administrativo hoja de devolución

14

Llena hoja de devolución con datos,

fecha, destino, identificación del

documento, razón de la devolución al

remitente, sello de la Unidad de

Mensajería

15

Devuelve documento al remitente

16

Entrega hoja de devolución firmada

y sellada por el remitente

17

Archiva por fecha los conocimientos

de entrega y devoluciones.

18

FIN

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

26


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.3 TRÁMITE DE LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS NUEVOS



Objetivo: Que los vehículos nuevos pasen a formar parte del parque vehicular del

Organismo Judicial cumpliendo los requisitos legales existentes.

Normas específicas: Acuerdos números 24/998, 98/2015 y 003/017 de Presidencia

del O.J

Responsable: Área de Legalización de Vehículos


Paso No.

Actor/Puesto Descripción

1. Comisión Receptora (personal de Administración de Activos Fijos, Adquisición de Bienes y Servicios, Suministros y Transportes).

Recibe vehículo, suscribe en acta y remite a Gerencia Administrativa para su conocimiento.

2. Proveedor Envía documentos de vehículo a Transportes (factura, póliza de importación, declaración de registro de aduana).

3. Jefe del Departamento de Transportes y Taller Mecánico.

Recibe factura, póliza de importación, declaración de registro de aduana en donde se especifica el monto del impuesto a pagar; verifica y traslada a encargado de legalización de vehículos.

4. Auxiliar de Legalización de Vehículos

Revisa e integra expediente (factura, póliza de importación, declaración de registro de aduana). Y solicita inclusión del vehículo en póliza de seguro, según procedimiento (5.14 Inclusión de vehículos en póliza de seguro).


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, certificación de vehículo al Departamento de Administración de Activos Fijos.


Obtiene certificación, donde consta que el vehículo es propiedad del Organismo Judicial, adjunta al expediente.


Elabora solicitud mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, la legalización y confirmación de vehículo a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, adjuntando copia de factura y certificación de vehículo.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

27


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Obtiene Resolución de la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas y adjunta al expediente.


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes dirigido a Asesoría Jurídica, trámite de placas ante la Superintendencia de Administración Tributaria–SAT-. Adjuntando expediente.


Obtiene de Asesoría Jurídica documentos originales del vehículo: placas, calcomanía y tarjeta de circulación.


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, certificación de tarjeta de circulación a la Secretaria General de la Presidencia, (envía original y copia de tarjeta de circulación en hoja membretada de la Secretaria General de la Presidencia).

12. Secretaría de la Presidencia

Sella certificación de tarjeta de circulación y la devuelve al Área de Legalización de Vehículos, de conformidad con las funciones establecidas en el Acuerdo número 24/998 de la Presidencia del Organismo Judicial y Corte Suprema de Justicia.


Obtiene tarjetas de certificación originales y archiva.


Elabora oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes y remite a la dependencia que tendrá a su cargo el vehículo, placas, la calcomanía y certificación de tarjeta de circulación.


Recibe copia de oficio firmado como constancia de entrega y archiva.


Actualiza listado de la flota de vehículos del Organismo Judicial, en archivo digital. (Hoja Excel). Finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

28


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Comisión

receptoraProveedor

Jefe Depto. de

Transportes

Y Taller MecánicoAuxiliar de Legalización de Vehículos

Secretaría de la

Presidencia

Recibe vehículo,

suscribe acta y

remite a

Gerencia

Administrativa

para su

conocimiento

1

INICIO

Envía

documentos

del vehículo,

(factura,

póliza de

importación,

declaración

de registro

de aduana)

2

Recibe factura,

póliza de

importación,

declaración de

registro de

aduana y verifica

monto de

impuesto a

pagar

3

Solicita mediante oficio, certificación del vehículo al

Departamento de Administración de Activos Fijos, con

Visto Bueno del Jefe del Depto Transportes.

5

Obtiene certificación y adjunta el expediente

6

Obtiene resolución de Bienes del Estado del Ministerio

de Finanzas Públicas y adjunta al expediente

8

Obtiene de Asesoría Jurídica documentos originales

del vehículo (placas, calcomanía y tarjeta de circulación

10

Procedimiento 5.14.

Inclusión de vehículos en póliza de seguro,

Solicita legalización y confirmación de vehículo a la

Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de

Finanzas Públicas, adjunta copia de factura y

certificación de vehículo, con Visto Bueno Jefe del

Depto Transportes

7

Solicita mediante oficio a Asesoría Jurídica trámite

de placas ante la SAT, adjunta expediente, con

Visto Bueno del Jefe del Depto Transportes.

9

Solicita mediante oficio certificación de tarjeta de

circulación a Secretaría General de la Presidencia,

(envía original y copia de tarjeta de circulación en

hoja membretada de Secretaría General de la

Presidencia, con Visto Bueno del Jefe del Depto

Transportes

11

FO-SAD-TR-33

FO-SAD-TR-33

FO-SAD-TR-33

Sella certificación

de tarjeta de

circulación y la

devuelve al área

de legalización de

vehículos (Acdo

24/998 de

Presidencia O.J.)

12

Obtiene tarjetas de circulación originales certificadas y

archiva 13

Elabora oficio y remite a la dependencias que

tendrá a su cargo el vehículo, placas, calcomanía y

certificación de tarjeta de circulación, con Visto

Bueno del Jefe del Depto. de Transportes

14

FO-SAD-TR-33

Actualiza listado de la Flota de Vehículos del

Organismo Judicial, archivo digital

16

FIN

Recibe copia de oficio firmado como constancia de

entrega y archiva

15

Revisa e integra expediente (factura, póliza de

importación, declaración de registro de aduana). Y

solicita inclusión del vehículo en póliza de seguro.

4

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

29


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.4 ATENCIÓN POR COBRO, ROBO Y/O PERDIDA TOTAL DE VEHÍCULOS


5.4 ATENCIÓN POR COBRO, ROBO Y/ O PERDIDA TOTAL DE VEHÍCULOS

Objetivo: Recuperar los vehículos u obtener la indemnización de los mismos en caso

de robo o pérdida total

Normas específicas: Acuerdos números 98/2015 y 003/017 de Presidencia del O.J



1. Piloto del Vehículo Informa robo o incidente a: a) Jefe Inmediato, b) Departamento de Transportes, en caso de robo hace denuncias al c) Ministerio Público MP y d) Policía Nacional Civil –PNC-. Envía copia de denuncia y solicita formulario de reclamación a aseguradora. En caso de accidente asegurado se hace presente para llenado del formulario.

2. Dependencia Responsable del Vehículo

Informa mediante oficio, de lo sucedido al Auxiliar de Legalización de Vehículos de Transportes, adjunta informe del suceso por robo o pérdida total y formulario de reclamación debidamente lleno.


Recibe de dependencia responsable del vehículo el formulario de la aseguradora debidamente lleno, para lo cual tiene un máximo de 3 días hábiles (el reclamo ante la aseguradora, prescribe 5 días hábiles después del robo).


Envía físico o por correo electrónico a la aseguradora el formulario de reclamación debidamente lleno por el responsable del vehículo.

5. Auxiliar de Legalización Solicita carta de pérdida o robo total e informe del ajustador en caso de pérdida total (opcional), vía correo electrónico u oficio firmado por el Jefe del Depto. de Transportes.

6. Aseguradora Emite: a) Carta de pérdida o robo total, b) Informe de ajustador (opcional). Dicha carta debe de declarar si es "robo total" o "pérdida total".

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

30


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Recibe carta de pérdida total o robo e informe de Ajustador (opcional).


Solicita y recibe certificación de inventarios al Depto. de Admón. de Activos Fijos y conforma el expediente: carta de robo o pérdida total, acta de informe del suceso, denuncia del Ministerio Público -MP-, denuncia de Policía Nacional Civil –PNC-, certificación del Departamento Administración de Activos Fijos y formulario de reclamación.


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, a la Dirección de Bienes del Estado Resolución de autorización de Título de propiedad, adjuntando expediente que contiene: copia de acta, denuncia del Ministerio Público –MP- y Policía Nacional Civil -PNC-, certificación Administración de Activos Fijos, formulario de reclamación vehículo y carta de aseguradora.


Recibe resolución de autorización de trámite de Título de Propiedad y realiza tramite de Título de Propiedad ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- (firma copia de resolución como evidencia de recibo el expediente). Legalización de Vehículos se queda con una copia del expediente.


Recibe Título de Propiedad de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, revisa que los datos de endoso sean correctos.


Informa a la aseguradora mediante oficio, que se cuenta con documentos del vehículo, se envía la cotización de vehículo para la aceptación por parte de la aseguradora del valor del vehículo a reintegrar.


Conforma y envía el expediente: Tarjeta de Circulación (original), denuncias Ministerio Público –MP-, Policía Nacional Civil –PNC-, certificado de Activos Fijos, formulario de reclamación, carta de aseguradora pérdida total o robo, Póliza de Seguro, Título de Propiedad y solicita dictamen a la aseguradora mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

31


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Recibe mediante oficio el dictamen (Título y Minuta) de aceptación y monto a pagar por la aseguradora para elaboración de endoso del Título de Propiedad.

15.

Auxiliar de Legalización de Vehículos

Envía a aseguradora, Título de Propiedad (original), y Minuta.

16. Aseguradora Informa mediante oficio al Departamento de Transportes, entrega de reemplazo o número de depósito del valor del vehículo, escaneo de boleta de depósito.


Informa a la Gerencia Administrativa mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes de la entrega del reemplazo del vehículo o deposito de valor del vehículo para inicio de gestiones administrativas que correspondan.


Archiva copia de expediente, solicita exclusión de vehículo en póliza de seguro, según procedimiento (5.15 Exclusión de Vehículos en Póliza de Seguro) y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

32


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

Dependencia

5.4 ATENCIÓN POR COBRO, ROBO Y/O PÉRDIDA TOTAL DE VEHÍCULOS

Piloto del Vehículo Auxiliar de Legalización de Vehículos

INICIO

Informa robo y/o

incidente literal a, b,

c y d. Envía copia de

denuncia y solicita

formulario de

reclamación a

aseguradora. En

caso de accidente

asegurado se hace

presente para

llenado de

formulario

1

Informa lo sucedido

mediante oficio y

adjunta acta del

suceso por robo o

pérdida total

2

Con un máximo de 5 días después

del suceso, recibe de la

dependencia formulario de

aseguradora, debidamente lleno,

(prescripción de reclamo

aseguradora 8 días después de

robo)

3

Envía por correo electrónico a

la aseguradora el formulario

de reclamación debidamente

lleno

4

Emite a) Carta de

pérdida o robo total,

b) Informe de

ajustador (opcional).

6

Recibe resolución de

autorización de trámite de título

de propiedad para que se

realice el trámite de título de

propiedad ante la SAT. Se

queda con una copia del

expediente

10

Recibe título de propiedad

de la SAT

11

Informa a la aseguradora

que se cuenta con

documentos del vehículo,

se envía la cotización de

vehículo para la

aceptación del valor del

vehículo

12

Conforma el expediente y

envia por oficio a la

Aseguradora con Vo. Bo. Del

Jefe de Depto de Transportes

y solicita dictamen

13

Recibe mediante oficio el

dictamen de aceptación y

monto a pagar por la

aseguradora

14

Envía a aseguradora,

título de propiedad

(original) y minuta

15

Informa mediante

oficio entrega de

reemplazo o

número de

depósito del valor

de vehículo, al

departamento de

Transportes

16

Informa mediante oficio a la

Gerencia Administrativa, de la

entrega del reemplazo del

vehículo o depósito del valor de

vehículo para inicio de

gestiones administrativas que

correspondan

17

FIN

Solicita a la Dirección de

Bienes del Estado con Visto

Bueno del Jefe del

Departamento de Transportes,

resolución de autorización de

título de propiedad

9

FO-SAD-TR-33

Aseguradora

Procedimiento 5.15

Exclusión de Vehículos

en Póliza de Seguro

Archiva copia de expediente,

solicita exclusión de vehículo

en póliza de seguro

18

Solicita carta de perdida o

robo e informe de ajustador

(opcional)

5

Solicita y recibe certificación de

vehículo al departamento de

Administración de Activos Fijos,

y conforma el expediente

8

Recibe carta de perdida total o

robo e informe de Ajustador

(opcional)

7

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

33


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.5 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS POR EXTINCIÓN DE DOMINIO


5.5 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS POR EXTINCIÓN DE DOMINIO

Objetivo: Que los vehículos en extinción de dominio pasen a formar parte del parque

vehicular del Organismo Judicial cumpliendo los requisitos legales existentes.

Normas específicas: Acuerdos números 98/2015, 003/017 de Presidencia del O.J, y

Decreto número 55-2010 Ley de Extinción de Dominio




1. Recepción de Transportes Recibe expediente de la Secretaria Nacional de Bienes en Extinción de Dominio –SENABED-.


Recibe y revisa expediente que contenga: Título de Propiedad, Acta de donación, certificación de inventarios de baja de SENABED y factura (si hubiera). Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, a la aseguradora la Inclusión del Vehículo en póliza de seguro (procedimiento 5.14)


Si la documentación no está completa, el procedimiento continúa en el paso No. 4. Si la documentación está completa, se inicia el procedimiento 5.14 Inclusión de Vehículos en Póliza de Seguro y continúa en el paso 5.


Solicita documentos mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, o correo electrónico a la SENABED y el procedimiento continúa en el paso No. 1.


Ordena expediente de Extinción de Dominio: certificación de inventarios de baja de SENABED, título de propiedad, fotocopia de acta de donación, factura (si hubiera).


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes desplegado de vehículo a la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, dirigiéndose a las instalaciones correspondientes, recibe desplegado y adjunta a expediente y obtiene copia del mismo (2 juegos).

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

34


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, al Departamento de Administración de Activos Fijos, el ingreso del bien al Libro de Inventarios, adjuntado copia de expediente.


Recibe certificación del vehículo por parte del Departamento de Administración de Activos Fijos, y adjunta al expediente oficio de solicitud de inventarios firmado de recibido.


Solicita a Asesoría Jurídica mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes el endoso del Título de Propiedad y lo recibe.


Solicita a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes la Resolución de Confirmación y Legalización del Vehículo, adjunta expediente y elabora copia del mismo.


Monitorea el estatus del expediente en la Dirección de Bienes del Estado (periodo variable de 1 a 30 días).


Recibe resolución de Confirmación y Legalización del Vehículo de la Dirección de Bienes del Estado.


Conforma expediente adjuntando: Resolución de Bienes del Estado, original de formularios 2033 y 362 (SAT), certificación del Departamento de Activos Fijos, Acta de Donación y certificación de avalúo y obtiene una copia completa del expediente para archivo.

14. Encargado de Área de Legalización de Vehículos y Mandatario Legal

Recibe solicitud de firma en formularios 2033 y 362 (SAT) y realiza el trámite, el cual es resuelto en un periodo de 5 a 8 días hábiles.


Recibe y revisa expediente contra el vehículo físico, verificando placas, tarjeta de circulación y calcomanía.


Elabora y envía oficio de entrega de vehículo a la dependencia del Organismo Judicial que tendrá asignado el vehículo, con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, junto con placas, tarjeta de circulación y calcomanía en original.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

35


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

Dependencia Firma y sella oficio como constancia de recibido.


Ingresa al Sistema de Administración de Vehículos del Organismo Judicial (SAVOJ) datos del vehículo y de la entrega del mismo.


Adjunta al expediente oficio de entrega, firmado y sellado, archiva, y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

36


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.5 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULO POR EXTINCIÓN DE DOMINIO

Recepción de transportes Auxiliar de legalización de vehículos

INICIO

Recibe expediente de la

Secretaria Nacional de Bienes

en Extinción de Dominio

1

Procedimiento 5.14

Inclusión de vehículos

en Póliza de Seguro

Ordena expediente de Extinción de Dominio,

certificación de inventarios de baja de

SENABED, título de propiedad, fotocopia de

donación, factura (si hubiera)

5

Solicita desplegado de vehículo a la

SAT con Visto Bueno del jefe del


dirigiéndose a las instalaciones

correspondientes, recibe desplegado,

adjunta a expediente y obtiene copia

del mismo (2 juegos de copias)

6

Solicita mediante oficio con Visto Bueno

del jefe del Departamento de Transportes

al Departamento de Administración de

Activos Fijos, el ingreso del bien al Libro

de Inventarios, adjuntando copia de

expediente

7

Recibe del Departamento de

Administración de Activos fijos,

certificación del vehículo y adjunta al

expediente oficio de solicitud de

inventarios firmado de recibido

8

Solicita a Asesoría Jurídica mediante

oficio con Visto Bueno del Jefe del

Departamento de Transportes el

endoso del Título de Propiedad y lo

recibe.

9

Solicita a la Dirección de Bienes del

Estado del Ministerio de Finanzas

Publicas mediante oficio con Visto

Bueno del Jefe del Departamento de

Transportes la Resolución de

Confirmación y Legalización del

Vehículo, adjunta expediente y

elabora copia del mismo.

10FO-SAD-TR-33

Monitorea el estatus del expediente en la

Dirección de Bienes del Estado

11

2

Recibe y revisa que el

expediente contenga

toda la documentación

requerida

2

Solicita documentos

mediante oficio con

Visto Bueno del Jefe

del Departamento de

Transportes o correo

electrónico, a la

SENABED

4

Documentación

completa?

3

No Sí

Recibe resolución de Confirmación y

Legalización del Vehículo de la Dirección

de Bienes del Estado.

12

Conforma expediente y obtiene una copia

completa del mismo para archivo.

13

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

37


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.5 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULO POR EXTINCIÓN DE DOMINIO

Encargado de Área de Legalización de

VehículosAuxiliar de legalización de vehículos

1

Recibe solicitud de firma en

formularios 2033 y 362 (SAT) y

realiza el trámite, el cual es

resuelto en un periodo de 5 a 8

días hábiles.

14

Ingresa al Sistema de Administración de

Vehículos del Organismo Judicial (SAVOJ)

datos del vehículo y de la entrega del

mismo.

17

Adjunta al expediente, oficio de entrega,

firmado, sellado y lo archiva

18

FIN

Recibe y revisa expediente contra el

vehículo físico, verificando placas,

tarjeta de circulación y calcomanía.

15

Elabora y envía oficio, con Visto Bueno del

Jefe del Departamento de Transportes, de

entrega de vehículo a la dependencia del

Organismo Judicial que tendrá asignado el

vehículo. Dicha dependencia firma y sella

oficio como constancia de recibido.

16

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

38


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.6 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS POR COMISO


5.6 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS POR COMISO

Objetivo: Que los vehículos en comiso pasen a formar parte del parque vehicular del

Organismo Judicial cumpliendo los requisitos legales existentes.

Normas específicas: Acuerdos números 98/2015 y 003/017 de Presidencia del O.J y

Decreto número 69-71 del Congreso de la República.




1. Recepción de Transportes Recibe oficio y expediente, revisa que contenga: oficio de entrega, avalúo, copia de Resolución de Juzgado de Declaración de Comiso certificada y Certificación de Ingreso (kardex), oficio de egreso de la Secretaria de la Presidencia y acta de entrega del Almacén Judicial.

2. Recepción de Transportes Si el expediente está completo, continúa en el paso No. 4. Si no está completo continúa en el paso No. 3.

3. Recepción de Transportes Devuelve al destinatario expediente y entrega oficio de devolución detallando el o los documentos que hacen falta.

4. Recepción de Transportes Entrega expediente completo a Encargado de Legalización de vehículos.


Recibe y revisa expediente, verifica que este completo y que los datos del mismo sean congruentes. Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, Inclusión del Vehículos en Póliza de Seguro, según procedimiento (5.14).


Ordena expediente de la forma siguiente: 1) Resolución de Juzgado, 2) Certificación de avalúo, 3) Certificación de Ingreso al Almacén Judicial (Kardex).


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, desplegado de la Superintendencia de Administración Tributaría -SAT- dirigiéndose a las instalaciones correspondientes de -SAT-.


Adjunta desplegado de SAT al expediente y elabora 2 juegos del expediente. El que es archivado en oficina deberá adjuntar oficio

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

39


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

de recibido y desplegado en original (para su posterior utilización).


Elabora oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes solicitando al Departamento de Administración de Activos Fijos, el ingreso del bien en Libro de Inventarios y solicitud de certificación de inventario, adjuntando copia de expediente.


Recibe la certificación de inventarios del vehículo y la adjunta al expediente, de igual forma adjunta a la copia del expediente una copia de dicha certificación.


Solicita a Asesoría Jurídica mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, certificación de documentos (autentica de documentos).


Recibe de Asesoría Jurídica certificación de documentos, adjunta a expediente y obtiene una copia de dicha certificación.


Elabora oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes dirigido a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas solicitando "Resolución de confirmación de legalización de Vehículo" adjuntando expediente original. La Dirección de Bienes del Estado asigna número de expediente.


Archiva oficio de entrega del expediente a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas donde se anota el número de expediente ante la Dirección de Bienes del Estado y monitorea el estatus del expediente entregado por un periodo variable de 1 a 30 días.


Adjunta a expediente resolución de confirmación de legalización de vehículo y solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, resolución de la Superintendencia de Administración tributaria -SAT-, recibe resolución y la adjunta al expediente, obteniendo copia de dicha resolución.


Elabora oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, solicitando a Asesoría Jurídica trámite de placas, calcomanía y tarjeta de circulación adjuntando expediente.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

40


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

17. Asesoría Jurídica Recibe expediente y realiza trámite correspondiente.

18. Asesoría Jurídica Elabora oficio de entrega de expediente a Transportes junto con placas, tarjeta de circulación y calcomanía.


Recibe expediente, placas, tarjeta de circulación, calcomanía y revisa contra vehículo físicamente.


Elabora y envía oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes, de entrega de vehículo a la dependencia del Organismo Judicial que tendrá asignado el vehículo, junto con placas, tarjeta de circulación, calcomanía en original, la dependencia firma y sella el oficio como constancia de recibido.


Envía copia del oficio de entrega de vehículo a Presidencia del Organismo Judicial y al Departamento de Administración de Activos Fijos.


Adjunta oficio de entrega firmado y sellado por la dependencia que recibió el vehículo, copia del expediente para su archivo y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

41


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.6 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULO POR COMISO

Recepción de transportes Asesoría JurídicaAuxiliar de Legalización

de Vehículos

¿expediente

completo?

2

INICIO

Recibe oficio y expediente,

revisa que la documentación

este completa

1

Entrega expediente

completo

4

Si

No

Procedimiento 5.14 Inclusión de

Vehículos en Póliza de Seguro

Devuelve a destinatario y

entrega oficio de devolución

detallando el o los

documentos que hacen falta

3

Ordena expediente: Resolución de

Juzgado, certificación de avalúo,

certificación de ingreso a Almacén

Judicial (Kárdex)

6

Solicita con Visto Bueno del Jefe del


desplegado de SAT, dirigiéndose a las

instalaciones correspondientes.

7

Adjunta desplegado de SAT al

expedientes y elabora dos copias del

expediente

8

Recibe certificación de inventarios del

vehículo y adjunta a expediente,

duplica certificación y adjunta a copia

de expediente

10

Emite oficio de solicitud a

Administración de Activos Fijos con

Visto Bueno del Jefe del

Departamento de Transportes, el

ingreso del bien en libro de Inventarios

y solicitud de certificación de

inventarios, adjuntando copia de

expediente

9

2

FO-SAD-TR-33

FO-SAD-TR-33

Recibe y revisa expediente, verifica

que este completo y que los datos del

mismo sean congruentes. Y solicita,

mediante oficio con Visto Bueno del

Jefe del Departamento de

Transportes, inclusión del vehículo en

póliza de seguro

5

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

42


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.6. LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULO POR COMISO

Recepción de transportes Asesoría JurídicaAuxiliar de Legalización

de Vehículos

1

Solicita mediante oficio con Visto Bueno

del Jefe del Departamento de Transportes

a Asesoría Jurídica, certificación de documentos

11

Recibe certificación de documentos de Asesoría

Jurídica, adjunta a expediente y obtiene una

copia

12

Elabora oficio con Visto Bueno del Jefe del

Departamento de Transportes a la Dirección

de Bienes del Estado del M.F.P. Solicitando

“Resolución de confirmación de legalización

de vehículo” adjuntando expediente original.

Dirección de Bienes del Estado asigna

número de expediente

13

Archiva oficio de entrega del expedientes a

Dirección de Bienes del Estado del M.F.P. y

monitorea el estatus del expediente

entregado

14

Adjunta a expediente resolución de confirmación

de legalización de vehículo y solicita resolución

ante la SAT con Visto Bueno del Jefe del Depto.

de Transportes, recibe resolución y la adjunta al

expediente y obtiene copia de dicha resolución|

15

Elabora oficio con visto bueno del Jefe del

Depto. de Transportes, solicitando trámite de

placas, calcomanía y tarjeta de circulación a

Asesoría Jurídica y adjunta expediente

16

Recibe expediente y realiza

trámite correspondiente

17

Elabora oficio de entrega de

expediente a Transportes,

junto con placas, tarjeta de

circulación y calcomanía

18

Recibe expediente, placas, tarjeta de

circulación, calcomanía y revisa contra

vehículo físicamente

19

FO-SAD-TR-33

FO-SAD-TR-33

FO-SAD-TR-33

Elabora y envía oficio con visto bueno del Jefe

del Depto. de Transportes de entrega de

vehículo a la dependencia del O.J. que tendrá

asignado el vehículo con placas, tarjeta de

circulación y calcomanía en original.

Dependencia firma y sella oficio como

constancia de recibido

20

Envía copia de oficio de entrega de vehículo

a Presidencia del O.J. y al Depto. de

Administración de Activos Fijos

21

Adjunta oficio de entrega firmado y sellado

por la Dependencia que recibió el vehículo

para su archivo

22

FO-SAD-TR-33

FIN

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

43


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.7 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS PARA COMISIONES



Objetivo: Satisfacer de la mejor manera las necesidades de traslado de personal del

Organismo Judicial que lo solicite.


Responsable: Área de Comisiones



1. Dependencia Solicitante Solicita mediante oficio, correo electrónico y/o teléfono la prestación del servicio de traslado de personal, indicando fecha, hora, cantidad de personas que viajan, lugar y días que durará la comisión.

2. Encargado de Área de Comisiones

Verifica disponibilidad de vehículos y pilotos en función de fecha, hora, cantidad de personas y lugar a trasladar.


Si se dispone de los vehículos para trasladar al personal, el procedimiento continúa en el paso No.5, en caso contrario continúa en el paso No.4.


Informa mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes a dependencia solicitante que no es posible prestar el servicio y continúa en el paso No. 1.


Asigna, vehículo y piloto, registra en cuadro de control de comisiones (digital).


Calcula consumo de combustible y elabora nombramiento de piloto y formulario de viáticos.


Firma y sella nombramiento y formulario de viáticos, autorizando la comisión.


Solicita previo a salida de la comisión, firma de piloto en nombramiento de comisión, revisa vehículo, anota kilometraje de salida de vehículo en el formato Revisión Vehicular (FO-SAD-TR-14).


Entrega copia de nombramiento a secretaria de transportes, para el control de asistencias del personal.


Entrega al piloto vales de combustible y viáticos.

11. Piloto Se comunica con dependencia solicitante para ultimar detalle del lugar y hora exacta de salida.

Vers

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(Junio

20

17)

44


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

12. Piloto Realiza comisión.


Registra kilometraje de entrada del vehículo al regreso de la comisión, archiva oficio de solicitud de la comisión, control de kilometraje de vehículos y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

45


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Dependencia SolicitanteJefe Depto. de Transportes

y Taller Mecánico

Encargado de Area

de ComisionesPiloto

Solicita mediante oficio, correo

y/o teléfono la prestación del

servicio de traslado de

personal, indicando fecha,

hora, cantidad de personas

que viajan, lugar y días que

durará la comisión

1

INICIO

verifica disponibilidad de vehículos

y pilotos

2

¿Dispone de

vehículos?

3

Informa mediante oficio con

Vo, Bo. Del Jefe de Depto de

Transportes a dependencia

solicitante que no es posible

prestar el servicio

4

Asigna vehículo y piloto,

registra en cuadro de control

de comisiones

5

Calcula consumo de

combustible y elabora

nombramiento de piloto y

formulario de viáticos

6

Firma y sella nombramiento

y formulario de viáticos,

autorizando la comisión

7

No

Solicita previo a salida de la

comisión firma de piloto en

nombramiento de comisión,

revisa vehículo y anota

kilometraje de salida de

vehículo en FO-SAD-TR-14

8

Entrega copia de

nombramiento a secretaria de

transportes, para control de

asistencia de personal

9

Entrega a piloto vales de

combustible y viáticos

10

Se comunica con

dependencia solicitante

para ultimar detalle del

lugar y hora de salida

11

Realiza comisión

12

Registra kilometraje de

entrada del vehículo al

regreso de la comisión,

archiva oficio de solicitud de la

comisión, control de

kilometraje de vehículos

13

FIN

Si

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

46


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.8 SOLICITUD DE CÁLCULO DE COMBUSTIBLE



1. Recepción de Transportes Recibe solicitud de cálculo de combustible emitido por la Presidencia del Organismo Judicial y traslada a encargado de comisiones.


Recibe, analiza y hace el cálculo de combustible en dinero según distancias a recorrer, utilizando para el cálculo: Mapa de la República emitido por el Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y vivienda de la Dirección General de Caminos y Reglamento de Gastos de Viático para el Organismo Judicial, Acuerdo número 10-2005, Artículo 19 "Asignaciones por kilometraje recorrido", información de valor actual de combustible por galón, proporcionado por Suministros.


Elabora oficio de cálculo de combustible y cupones a entregar, solicita firma de autorización del Jefe del Departamento de Transportes.


Verifica cálculos, da visto bueno, firma y devuelve el oficio.


Hace entrega de cupones de combustible a encargado de combustible y registra la entrega en el formato del Departamento de Suministros FO-SAD-SM-08/1.

6. Encargado de Combustibles

Descarga del Sistema de Control de Vales de Combustible.


Elabora recibo de entrega de cupones de combustible (formato FO-SAD-SM-07 Departamento de Suministros) y entrega a piloto asignado los vales respectivos.


Archiva Recibo de Combustible (FO-SAD-SM-07) firmado por piloto y finaliza el procedimiento.



Objetivo: Elaborar un estimado de gasto de combustible según distancias recorridas

para la entrega de cupones de combustible.

Normas específicas: Acuerdo número 003/017 de Presidencia del O.J. y Acuerdo

número 10-2005 de la Corte Suprema de Justicia.

Responsable: Área de Comisiones

Vers

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(Junio

20

17)

47


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Recepción de

Transportes

Jefe del Depto de Transportes

Y Taller Mecánico Encargado de Area

de Comisiones

Encargado de

Combustible

INICIO

Recibe solicitud de cálculo

de combustible emitido

por la Presidencia del O.J

1

Analiza y hace cálculo de

combustible en dinero,

según distancias a

recorrer

2

Elabora oficio de cálculo

de combustible y cupones

a entregar y solicita firma

de autorización

3

Verifica cálculos, da visto

bueno, firma y devuelve el

oficio

4

Hace entrega de cupones de

combustible a encargado de

combustible y registra la

entrega en Formato

FO-SAD-SM-08/1

5

Descarga del sistema de

control de vales de

combustible

6

Elabora recibo de entrega de

cupones de combustible

(formato FO-SAD-SM-07) y

entrega a piloto asignado los

cupones respectivos

7

Archiva Recibo de

Combustible, firmado por

piloto

8

FIN

FO-SAD-TR-33

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

48


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.9 TRÁMITE ANUAL DE PAGO DE IMPUESTO DE CIRCULACIÓN DE VEHÍCULOS


5.9 TRÁMITE ANUAL DE PAGO DE IMPUESTO DE CIRCULACIÓN

DE VEHÍCULOS

Objetivo: Realizar el pago de impuesto de circulación del parque vehicular del O.J.

para dar cumplimiento a lo estipulado por ley.

Normas específicas: Acuerdos números 98/2015 y 003/017 de Presidencia del O.J y

Decreto número 70-94 Ley del Impuesto de Circulación de Vehículos





Emite listado de vehículos con placas oficiales y particulares propiedad del Organismo Judicial; genera y consulta el listado de “Propiedad Vehicular por Contribuyente” del registro fiscal de vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, compara ambos listados para constatar datos de los vehículos y verifica por internet la situación de remisiones de los vehículos en diferentes Municipalidades.


Si no existen remisiones, continúa en el paso No. 3; si el vehículo tiene remisiones, continúa con procedimiento No. 5.10 Exoneración de Remisiones.


Si el vehículo posee placa oficial, continúa en el paso No.4; si el vehículo posee placa particular, continúa en el paso No. 5.


Elabora listado de vehículos oficiales, ingresa a la página internet/Portal.sat.gob.gt/e-sat/consulta electrónica de calcomanía/impuesto de circulación e imprime calcomanías y continúa operación No. 13.


Elabora listado de vehículos con placa particular, solicita y obtiene mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transporte, adjuntando dicho listado, certificación de inventarios de cada vehículo; consulta página de la Superintendencia de Administración tributaria –SAT- ingresa a portal Sat/consulta de calcomanías/declaraguate/ pago de impuesto e imprime boleta declaraguate -SAT- 2000, donde se

Vers

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(Junio

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17)

49


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

establece monto total del impuesto a pagar. Consolida monto a pagar del listado de vehículos.


Elabora forma-56 y solicita firmas de autorización a la Jefatura del Departamento de Transportes y Gerencia Administrativa.


Ingresa al Sistema de Gestión y Pre-orden de compra-SIGES y obtiene orden de compra y CUR de compromiso de pago, conforma expediente (listado total de vehículos, certificación de inventarios, boleta Declara guate, Forma-56 y oficio de solicitud de pago) envía a UDAF de Gerencia Administrativa para su autorización con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes.


Recibe expediente autorizado por Gerencia Administrativa y liquida en el Sistema de Gestión y Pre-orden de compra–SIGES-.


Envía expediente a Gerencia Financiera para su autorización y emisión de cheque, con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes.

10. Gerencia Financiera Recibe expediente, analiza, verifica y emite cheque por el monto del pago del impuesto de circulación.


Efectúa el pago del impuesto de circulación en los bancos del sistema, habilitados para el efecto, obteniendo el recibo certificado por el banco.


Imprime las calcomanías y las clasifica por dependencia.


Recibe fichas de verificación de vehículos, emitida por el administrador de sistema SAVOJ, con Visto Bueno del Coordinador de Servicios de la Gerencia Administrativa.

14. Gerencia Administrativa Solicita autorización para la integración de la comisión de entrega de calcomanías a Presidencia del Organismo Judicial, e informa mediante oficio a integrantes de la comisión la programación de entrega de calcomanías, en dicha comisión siempre debe haber un representante de Legalización de Vehículos.


Hace entrega de calcomanías juntamente con integrantes de la comisión, mediante fichas de verificación de vehículos.

Vers

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50


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Archiva constancia de entrega de calcomanías en expediente y finaliza el procedimiento.

Vers

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(Junio

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17)

51


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.9 TRÁMITE ANUAL DE PAGO DE IMPUESTO DE CIRCULACIÓN DE VEHÍCULOS

Auxiliar de Legalización de Vehículos Gerencia AdministrativaGerencia Financiera

Emite listado de vehículos con placas oficiales y particulares propiedad del Organismo

Judicial; genera y consulta en listado de “Propiedad vehicular por Contribuyente” del

registro fiscal de vehículos de la SAT, compara ambos listados para constatar datos de

los vehículos y verifica por internet la situación de remisiones de vehículos en

diferentes Municipalidades.

1

INICIO

¿Existen

remisiones

2

Elabora listado de vehículos oficiales, ingresa a consulta electrónica de

calcomanía /impuesto de circulación de la SAT e imprime calcomanías

4

No

Elabora listado de vehículos con placa particular, solicita y obtiene certificación de

inventarios de cada vehículo con Visto Bueno del Jefe del Departamento de

Transportes; consulta e imprime boleta de la SAT donde establece monto total del

impuesto a pagar. Consolida monto a pagar del listado de vehículos.

5

Procedimiento 5.10

Pago y exoneración

de remisiones

Si

Elabora forma 56 y solicita firmas de autorización al Jefe del Depto de

Transportes y Gerencia Administrativa.

6

Ingresa al SIGES y obtiene orden de compra y CUR de compromiso de

pago, conforma expediente y envía a UDAF de Gerencia Administrativa

para autorización, con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes

7

Recibe expediente autorizado por Gerencia Administrativa y liquida en el

Sistema de Gestión y Preorden de compra SIGES.

8

Envía expediente a Gerencia Financiera para autorización y emisión de

cheque con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes.

9

Recibe expediente,

analiza, verifica y emite

cheque por el monto del

pago de impuesto de

circulación.

10Efectúa el pago del impuesto de circulación en los bancos del sistema

obteniendo el recibo certificado por el Banco.

11

Imprime las calcomanías y las clasifica por dependencia

12

Recibe fichas de verificación de vehículos emitidas por SAVOJ con Visto

Bueno de Coordinador de Servicios de Gerencia Administrativa

13

Solicita autorización

para integrar comisión

de entrega de

calcomanías a

Presidencia del O.J. e

informa a integrantes

de comisión la

programación de

entrega de

calcomanías

14Hace entrega de calcomanía juntamente con integrantes de la comisión,

mediante fichas de verificación de vehículos

15

Archiva constancia de entrega de calcomanías en expediente

16

FIN

Tipo de placa

3

Placa Oficial

Placa Particular

Vers

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(Junio

20

17)

52


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.10 PAGO Y EXONERACIÓN DE REMISIONES



Objetivo: Deducir pago de remisiones o solicitar exoneración de las mismas.






Verifica el parque vehicular del Organismo Judicial, en portal de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-. Si los vehículos particulares tienen registradas remisiones en las distintas Municipalidades, genera un listado y clasifica por Municipalidad los vehículos que poseen remisiones e imprime boleta de remisión, solicita certificación de inventarios de cada vehículo del listado al Departamento de Administración de Activos Fijos.


Conforma expediente (listado de vehículos con remisión, certificación de inventarios y boleta de remisión) e informa mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes a la Coordinación de Servicios y/o Gerencia Administrativa los vehículos que tienen remisión, adjuntando el expediente.

3. Coordinador de Servicios y/o Gerencia Administrativa

Analiza e instruye respecto a si se solicita exoneración de remisiones o si se requiere a la dependencia que tiene a su cargo el vehículo el pago de las mismas.


Si procede pago de remisión por la dependencia continúa en el paso número 5. Si procede solicitud de exoneración de remisión continúa en el paso número 7.


Informa mediante oficio a la dependencia la instrucción de efectuar el pago de la remisión, adjuntando boleta de pago de remisión y requiriendo constancia de pago de la misma.


Recibe constancia de pago de remisión de la dependencia e inicia procedimiento No. 7.9 Trámite Anual de Pago de Impuesto de Circulación de Vehículos y finaliza el procedimiento.

Vers

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17)

53


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Conforma expediente de vehículos que requieren exoneración de remisión y traslada a Presidencia del Organismo Judicial para que realice la solicitud de exoneración a las diferentes Municipalidades.

8. Presidencia del Organismo Judicial

Emite y envía oficios a Municipalidades solicitando la exoneración de las remisiones.


Verifica a diario la situación de las remisiones de los vehículos en las Municipalidades. Al encontrarse el vehículo libre de remisiones, continúa con procedimiento No. 5.9 Trámite anual de pago de Impuesto de Circulación de Vehículos y finaliza el procedimiento.

Vers

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MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Auxiliar de Legalización de Vehículos PresidenciaCoordinador de servicios y/o

Gerencia Administrativa

INICIO

Verifica el parque vehicular del O.J. en

portal de la SAT, si los vehículos

particulares tienen registradas remisiones

en las distintas Municipalidades genera un

listado y clasifica por Municipalidad los

vehiculos que poseen remisiones e

imprime boleta de remisión, solicita

certificación de inventarios de cada

vehículo del listado

1

Conforma expediente e informa mediante

oficio y expediente con Vo. Bo. Del Jefe

del Depto de Transportes de los vehículos

que tienen remisión

2

¿Pago o

exoneración de

remisión?

4

Analiza e instruye si se solicita

exoneración de remisiones o si se

requiere el pago de las mismas a la

dependencia que tiene a cargo el vehículo

3

Informa mediante oficio a la

dependencia del pago de la

remisión, adjuntando boleta de

pago de remisión, solicitando

constancia de pago

5

Pago

Conforma expediente de vehículos que

requieren exoneración de remisión y

traslada a Presidencia del O.J. para que

realice solicitud de exoneración a las

diferentes Municipalidades

7

Exoneración

Emite oficios a Municipalidades,

solicitando exoneración de las

remisiones

8

Verifica con a diario la situación de las

remisiones de los vehículos en las

Municipalidades, hasta encontrarse el

vehículo libre de remisiones

9

Procedimiento 5.9 Trámite anual de

pago de impuesto de circulación de

vehículos

FIN

FO-SAD-TR-33

Recibe constancia de pago de remisión

de la dependencia e inicia

procedimiento pago de trámite de

impuesto de circulación.

6

Vers

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(Junio

20

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55


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.11 CONTROL DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO A VEHÍCULOS DE TRANSPORTES


5.11 CONTROL DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO A VEHÍCULOS

DE TRANSPORTES

Objetivo: Proporcionar un adecuado control de mantenimiento a los vehículos de

transportes para brindar un servicio efectivo y eficaz al Departamento.





1. Encargado de Área de Paquetería y Mensajería

Diariamente realiza la revisión de vehículos para comisiones y mensajería, semanalmente realiza la revisión de los vehículos de paquetería. La revisión se hace según los datos del formato FO-SAD-TR-14.


Ingresa datos recopilados en formato FO-SAD-TR-15 de seguimiento y control de servicios vehiculares de Transportes.


Verifica si hay necesidad de mantenimiento correctivo y/o preventivo para los vehículos.


Elabora con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes solicitud de dictamen técnico dirigido al Taller Mecánico.


Solicita al Auxiliar de Legalización de vehículos elabore la Forma 56 (F-56) con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes. (Adjuntando dictamen técnico).


Elabora la Forma-56 (F-56) para servicio correctivo y/o preventivo en base al dictamen técnico.


Solicita aprobación de Forma 56 (F-56) (adjuntando dictamen Técnico, hoja de servicio, Certificación de Inventarios) a: Jefe del Departamento de Transportes y Gerente Administrativo.


Entrega expediente completo de solicitud al Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes; este incluye: Forma-56 (F-56), dictamen técnico, hoja de servicio y certificación de inventarios (cuando Aplique).

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56


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

9. Adquisición de Bienes y Servicios

Cotiza, autoriza y asigna taller o lugar en donde se realizará el trabajo y elabora orden de compra, e informa al Departamento de Transportes.


Con el Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes envía vehículo para que le den cumplimiento a lo solicitado.


Recibe vehículo y actualiza registro. Finaliza procedimiento.

Vers

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MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.11 CONTROL DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO A VEHICULOS DE TRANSPORTES

Encargado de Área de PaqueterÍa y

MensajeriaAdquisición de Bienes y Servicios

Auxiliar de legalización

de vehículos

INICIO

Diariamente realiza revisión de vehículos

para comisiones y mensajería,

semanalmente la revisión de vehículos de

paquetería. Según datos del formato FO-

SAD-TR-14

1

Ingresa datos recopilados en formato FO-

SAD-TR-15 de seguimiento y control de

servicios vehiculares de Transportes

2

Verifica si hay necesidad de

mantenimiento correctivo y/o preventivo

para los vehículos

3

Elabora con Visto Bueno del Jefe del

Departamento de Transportes, solicitud de

dictamen técnico al Taller Mecánico

4

Realiza solicitud de elaboración de Forma

56 (F-56), adjuntando dictamen técnico, a

Auxiliar de Legalización de vehículos, con

Visto Bueno del Jefe del Departamento de

Transportes.

5

Elabora Forma 56 (F-56) para servicio

correctivo y/o preventivo en base al

dictamen técnico

6

Solicita aprobación de Forma 56 (F-56)

(adjuntando dictamen técnico, hoja de

servicio, Certificación de inventarios) a

Jefe del Departamento de Transportes y

Gerente Administrativo.

7

FO-SAD-TR-33

Entrega expediente completo de solicitud

al Depto. de Adquisiciones de Bienes y

Servicios, con Visto Bueno del Jefe del

Departamento de Transportes

8

Cotiza, autoriza y asigna taller o lugar

en donde se realizara el trabajo y

elabora orden de compra e informa al


9

Envía vehículos para cumplimiento de

lo solicitado, con Visto Bueno del Jefe

del Departamento de Transportes

10

Recibe vehículo y actualiza registro

11

FIN

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

58


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.12 RENOVACIÓN DE PÓLIZA DE SEGURO


5.12 RENOVACIÓN DE PÓLIZA DE SEGURO

Objetivo: Que el parque vehicular del Organismo Judicial se encuentre debidamente

asegurado contra todo riesgo.






Con visto bueno de la Coordinación de Servicios de la Gerencia Administrativa, solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes al corredor de seguros contratados y/o al Crédito Hipotecario Nacional -CHN- el detalle de Vehículos asegurados correspondientes a la póliza de seguro No.10,501 de vehículos del Organismo Judicial, para comparación con nuestros registros.


Recibe detalle de vehículos del corredor de seguros y/o Crédito Hipotecario Nacional –CHN-. Emite listado de vehículos propiedad del Organismo Judicial y verifica información de ambos listados, realiza depreciación y correcciones, traslada mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes al corredor y/o Crédito Hipotecario Nacional –CHN- para confirmación.


Recibe confirmación de detalle de vehículos con requerimiento de pago, del corredor de seguros y/o Crédito Hipotecario Nacional, incorpora al expediente certificación de inventarios, tarjetas de circulación, actas de comisos y de uso temporal. Elabora pedido Forma 56 (F-56) y traslada.

4. Jefe del Departamento de Transportes

Verifica documentos de expediente, da visto bueno y traslada.

5. Coordinador de Servicios Verifica documentos de expediente, aprueba, da Visto Bueno y traslada para autorización de pago de póliza de seguro.

6. Gerencia Administrativa Autoriza, solicita la aprobación de la renovación de la póliza ante la Presidencia y/o el Pleno de la Corte Suprema de Justicia según el monto.

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MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

7 Presidencia / Corte Suprema de Justicia

Emite resolución de aprobación y traslada expediente a la Gerencia Financiera para el trámite de pago y finaliza el procedimiento.

Vers

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20

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60


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.12 RENOVACION DE POLIZA DE SEGURO

Auxiliar de Legalización

de Vehículos

Gerencia

Administrativa

Jefe Depto. de Transportes

y Taller MecánicoPresidencia / C. S. J.

INICIO

Con Visto Bueno de la

Coordinación de Servicios

y del Jefe del Depto. de

Transportes, solicita a

Aseguradora detalle de

vehículos asegurados en

la póliza # 10,501 del O.J.

1

FIN

Coordinador de

Servicios

Recibe detalle de

Aseguradora, emite listado

del O.J. y verifica

información de ambos,

realiza depreciación y

correcciones y traslada a

Aseguradora para

confirmación

2

Recibe confirmación de

detalle con requerimiento

de pago, incorpora al

expediente

documentación y elabora

pedido (forma F-56)

3

Verifica documentos de

expediente, da visto bueno y

traslada

4

Verifica documentos de

expediente, aprueba, da

Visto Bueno y traslada

para aprobación de pago

5

Autoriza, solicita

aprobación de

renovación de póliza

ante la Presidencia y/o

pleno de la C.S.J. según

monto

6

Emite resolución de

aprobación y traslada

expediente a Gerencia

Financiera para trámite

de pago

7

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

61


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.13 ELABORACIÓN DE HOJAS DE SERVICIO



Objetivo: Proporcionar al solicitante el record de servicios del vehículo solicitado.






Recibe solicitud de elaboración de hoja de servicio por parte de las diferentes dependencias interesadas del Organismo Judicial, principalmente el Departamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios, Unidad de Servicios Mecánicos y UDAF de Quetzaltenango.


Ingresa y graba datos en el Sistema de Administración de Vehículos del Organismo Judicial (SAVOJ) en Reparaciones Externas.


Imprime hoja de servicio con el nuevo registro ingresado en el Sistema SAVOJ en Reportes y firma de revisado el reporte FO-SAD-TR-30


Revisa hoja de servicio.


Si requiere cambios el procedimiento continúa en el paso No. 2. Si no se requieren cambios, continúa en el paso No. 6.


Firma de aprobado.


Entrega hoja de servicio revisada y aprobada a dependencia que solicito la misma y finaliza el procedimiento.

Vers

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(Junio

20

17)

62


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Auxiliar de legalización de vehículosJefe del Departamento de Transportes

y Taller Mecánico

INICIO

Recibe solicitud de elaboración de hoja de

servicio por parte de las diferentes

dependencias interesadas del O.J.

principalmente el Departamento de

Adquisiciones de Bienes y Servicios, Unidad

de Servicios Mecánicos y UDAF de

Quetzaltenango

1

Ingresa y graba datos en el sistema SAVOJ

en Reparaciones Externas

2

Imprime hoja de servicio con el nuevo registro

ingresado en el sistema SAVOJ en reportes y

firma de revisado el reporte FO-SAD-TR-30

3

Revisa hoja de servicio

4

¿Requiere cambios?

5

Firma de aprobado

6

No

Si

Entrega hoja de servicio revisada y aprobada

a dependencia que solicitó la misma

7

FIN

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

63


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.14 INCLUSIÓN DE VEHÍCULOS EN PÓLIZA DE SEGURO



Objetivo: Asegurar los vehículos que no se encuentran en la póliza.






Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transportes al Almacén Judicial o al Departamento de Gestión Servicios Administrativos, el avalúo del vehículo a incluir.

2. Almacén Judicial/Depto. de Gestión de Servicios Administrativos

Realiza avalúo de Vehículo y lo entrega al Departamento de Transportes.


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento, a aseguradora, inclusión del vehículo a la póliza de seguro, adjuntando avalúo que realizó el Almacén Judicial o el Depto. de Gestión de Servicios Administrativos.


Traslada Vehículo a la aseguradora, para su inspección física.

5. Aseguradora Envía al Departamento de Transportes el endoso de la inclusión, juntamente con el requerimiento de cobro respectivo.


Solicita mediante oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento, a la Gerencia Administrativa, pago de inclusión, adjuntando los documentos siguientes: copia del endoso de inclusión, copia del requerimiento de cobro, avalúo, copia de la resolución en donde el juzgado declara el vehículo en comiso o en uso temporal a favor de Organismo Judicial, forma 56 de solicitud de pago de inclusión y certificación de Inventarios del vehículo.

7. Gerencia Administrativa Verifica con UDAF de Gerencia Administrativa si se cuenta con disponibilidad presupuestaria, y remite expediente a la Gerencia General.

8. Gerencia General Solicita dictamen a Auditoría Interna y remite expediente a Asesoría Jurídica para dictamen.

Vers

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64


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

9. Asesoría Jurídica Remite expediente a Presidencia del Organismo Judicial para autorización de pago.

10. Presidencia del Organismo Judicial

Remite expediente a la Gerencia Administrativa con pago autorizado.

11. Gerencia Administrativa Remite expediente al Departamento de Transportes, con pago autorizado


Realiza orden de compra y remite mediante oficio a la UDAF de la Gerencia Administrativa, para que se realice en CUR de pago.

13. UDAF de la Gerencia Administrativa.

Vuelve el expediente al Departamento de Transportes para realizar finiquito.


Traslada expediente por medio de oficio a contabilidad de la Gerencia Financiera para que sea realizado el pago, archiva y finaliza el procedimiento.

Vers

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(Junio

20

17)

65


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

Presidencia

Organismo Judicial


Gerencia GeneralAuxiliar de Legalización

de Vehículos

Almacén Judicial

/Depto de Gestión

Servicios

Administrativos

AseguradoraGerencia

AdministrativaAsesoría Jurídica

INICIO

Solicita a Almacén

Judicial o al Depto de

Gestión de Servicios

Administrativos el

avalúo del vehículo a

incluir

1

Realiza avalúo de

vehículo y entrega

a Departamento de

Transportes

2

Solicita mediante oficio

a Aseguradora,

inclusión del vehículo a

la póliza de seguro,

adjuntando avalúo

3

Trasladas vehículo a la

aseguradora, para su

inspección física

4

Envía a Departamento

de Transportes el

endoso de la inclusión,

con el requerimiento

de cobro respectivo

5

Solicita mediante oficio

a la Gerencia

Administrativa pago de

inclusión, adjunta los

documentos

correspondientes

6

Verifica con UDAF

de Gerencia

Administrativa si se

cuenta con

disponibilidad

presupuestaria y

remites expediente a

Gerencia General

7

Solicita opinión a

Auditoria Interna

remite expediente

a Asesoría Jurídica

para opinión

8

Remite

expediente a

Presidencia para

autorización de

pago

9

Remite expediente a

Gerencia Administrativa

con pago autorizado

10

Remite expediente

al Departamento

de Transportes con

pago autorizado

11

Realiza orden de

compra y remite a la

UDAF de Gerencia

Administrativa para que

se realice el CUR de

pago

12Vuelve el expediente al

Departamento de

Transportes para

realizar finiquito

13Traslada expediente a

Contabilidad de

Gerencia Financiera

para que sea realizado

el pago y archiva

14

FIN

UDAF Gerencia

Administrativa

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

66


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.15 EXCLUSIÓN DE VEHÍCULOS EN PÓLIZA DE SEGURO



Objetivo: Eliminar de la póliza los vehículos dados de baja por el Organismo Judicial.






Recibe de Presidencia notificación de resolución de devolución de vehículo.


Elabora con Visto Bueno del Jefe del Departamento oficio de solicitud de exclusión de vehículo en póliza de seguros dirigido a la aseguradora.

3. Aseguradora Realiza los trámites internos de exclusión de vehículo de póliza.

4. Aseguradora Notifica resolución al Departamento de Transportes.


Recibe notificación, archiva junto con la póliza de seguros y envía vehículo al Almacén Judicial y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

67


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL


Auxiliar de Legalización de Vehículos Aseguradora

INICIO

Recibe de Presidencia

notificación de resolución de

devolución de vehículo.

1

Elabora oficio de solicitud de

exclusión de vehículo en

póliza de seguros

2

Realiza los trámites internos

de exclusión de vehículo de

póliza

3

Notifica resolución al


4

Recibe notificación, archiva

junto con la póliza de seguros

y envía vehículo al Almacén

Judicial

5

FIN

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

68


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.16 INGRESO DE VEHÍCULOS EN EL SAVOJ



Objetivo: Alimentar la base de datos del Sistema para su correcta actualización y uso.




Paso No.

Actor/Puesto Descripción

1. Recepción de Transportes Recibe expediente para ingreso al sistema y traslada al Encargado de Área de Legalización de Vehículos

2. Encargado de Área de Legalización de Vehículos

Revisa que el expediente este completo y correcto, según su ingreso (comprado de agencia, comiso, donación y uso temporal o provisional).


Si el expediente está completo continúa en el paso No. 4. Si no está completo el expediente continúa en el paso No. 6


Ingresa datos del vehículo al SAVOJ para su registro e informa verbalmente al Administrador del Sistema.

5. Administrador del SAVOJ Revisa que el ingreso fue realizado en su respetivo campo de grabación y finaliza el procedimiento.


Devuelve expediente por medio de oficio con visto bueno del Jefe del Departamento y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

69


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

INICIO

Recibe expediente para

ingreso al sistema y

traslada

1

Revisa que el expediente

este completo y correcto

según su ingreso

2

Ingresa datos del

vehículo al SAVOJ e

informa al Administrador

del Sistema

4

Revisa que el ingreso fue

realizados en su respectivo

campo de grabación

5

FIN


¿Esta completo?

3

Devuelve expediente por

medio de oficio con el visto

bueno del Jefe del

Departamento

6

Recepción de

TransportesEncargado de Área de

Legalización de VehículosAuxiliar de Legalización

de Vehículos

Administrador del

SAVOJ

SI

NO

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

70


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.17 EGRESO DE VEHÍCULOS EN EL SAVOJ



Objetivo: Alimentar la base de datos del Sistema para su correcta actualización y uso.





1. Recepción de Transportes Recibe solicitud de baja de vehículos en el SAVOJ por medio de oficio de las diferentes dependencias del Organismo Judicial para egreso del sistema y traslada al Encargado de Área de Legalización de Vehículos.


Recibe expediente el cual incluye oficio y dictamen, elaborado por el Taller Mecánico, revisa que la información de los vehículos que serán dados de baja sean correctos y designa auxiliar.


Digita datos del vehículo de baja al SAVOJ para su registro e informa verbalmente al Administrador del Sistema.

4. Administrador del SAVOJ Revisa que el ingreso fue realizado en su respectivo campo de grabación y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

71


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

INICIO

Recibe solicitud de baja

de vehículos en el SAVOJ

por medio de oficio de las

dependencias del O.J.

para egreso del sistema.

1

FIN


Recepcion de

Transportes

Encargado de Área de

Legalización de VehículosAuxiliar de Legalización

de Vehículos

Administrador

del SAVOJ

Recibe expediente el cual

incluye oficio y Dictamen

del Taller Mecánico y

revisa información de los

vehículos que serán

dados de baja en el

SAVOJ

2

Digita datos del vehículo

de baja en el SAVOJ para

su registro e informa

verbalmente al

Administrador del SAVOJ

3


realizado en los campos

de grabación respectivos

del SAVOJ.

4

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

72


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.18 INGRESO Y EGRESO DE VEHÍCULOS EN TALLERES AUTORIZADOS



Objetivo: Realizar el control de los vehículos del parque vehicular del O.J. en talleres






Realiza consulta de ingreso o egreso de vehículos en talleres autorizados (vía telefónica) diariamente, por la mañana y medio día.


Digita los movimientos realizados a los vehículos en el sistema SAVOJ (ingreso o egreso) en los talleres autorizados, ya sea por placa o chasis.


Recibe expedientes de ingreso de vehículos a talleres por concepto de batería o llantas, verifica que la documentación este completa (factura, dictamen, certificación de inventarios, forma 56 y oficio de entrega) y revisa si esta realizado el ingreso en el SAVOJ.


Si no está realizado el ingreso continúa en el paso No. 2. Si esta realizado el ingreso continúa en el paso No. 5.


Imprime reporte de vehículos en taller y lo traslada al Encargado de Área de Legalización de Vehículos para su revisión.


Revisa el listado le da seguimiento e informa al Administrador del SAVOJ

7. Administrador del SAVOJ Revisa que el ingreso fue realizado en su respectivo campo de grabación y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

73


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

INICIO

Diariamente realiza

consulta de ingreso o

egreso de vehículos en

talleres autorizados

1

FIN


Encargado de Área de Legalización

de Vehículos

Auxiliar de Legalización de

VehículosAdministrador del SAVOJ

Digita en el SAVOJ los

movimientos de ingreso y

egreso de vehículos en los

talleres autorizados

2

Recibe expedientes de

ingreso de vehículos a

talleres por concepto de

bateria o llantas, verifica

que la documentación

este completa y revisa que

este realizado el ingreso

en el SAVOJ

3

Imprime reporte de

vehículos en talleres

5

¿Esta realizado el

ingreso?

4

Revisa el listado, le da

seguimiento e informa al

administrador de SAVOJ

6


realizado en su respectivo

campo de grabación

7

SI

NO

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

74


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.19 INGRESO DE REPARACIONES Y SERVICIOS DE VEHÍCULOS AL SAVOJ


5.19 INGRESO DE REPARACIONES Y SERVICIOS DE VEHÍCULOS AL

SAVOJ

Objetivo: Realizar un historial de reparaciones y servicios de los vehículos del parque

vehicular del O.J. y alimentar la base para obtener las hojas de servicio.






Recibe expediente para el ingreso al SAVOJ de cualquier trabajo realizado a los vehículos del Organismo Judicial. Dicho expediente debe venir acompañado de factura, cotización autorizada, forma 56 o pedido interno y certificación de inventarios.


De la documentación que acompaña el expediente se toma la información que se ingresa al SAVOJ seleccionando tipo de reparación. Se seleccionan las descripciones de la reparación o servicio, según cotización autorizada.


Si en el catálogo no se encuentra la información continúa en el paso No. 4, en caso contrario continúa en el paso No. 5.


Procede a realizar la creación de la descripción de la información no encontrada, en el catalogo respectivo.


Revisa que la descripción del ingreso sea igual a los datos de la documentación.


Imprime formato FO-SAD-TR-30 (Hoja de Servicios) lo firma como responsable del ingreso lo adjunta al expediente y traslada al Jefe del Departamento.

7. Jefe del Departamento de Transportes y Taller Mecánico

Recibe expediente completo y procede a firmar y sellar de Visto Bueno y devuelve al auxiliar de legalización de vehículos.


Recibe expediente, elabora oficio con Visto Bueno del Jefe del Departamento da respuesta a quien solicito el ingreso de la información e informa verbalmente al Administrador del SAVOJ.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

75


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

9. Administrador del SAVOJ Revisa que el ingreso fue realizado en sus respectivos campos de grabación y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

76


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

INICIO

Recibe expediente para el ingreso

al SAVOJ de cualquier trabajo

realizado al los vehículos del

Organismo Judicial

1

FIN

5.19 INGRESO DE REPARACIONES Y SERVICIOS DE VEHÍCULOS AL SAVOJ

Jefe del Departamentos de

Transportes y Taller MecánicoAuxiliar de Legalización de Vehículos Administrador del SAVOJ

De la documentación que

acompaña el expediente se toma

la información que se ingresa al

SAVOJ

2

¿Se encuentra la

información en el

catálogo?

3

Procede a realizar la creación

de la descripción de la

información no encontrada

4

Revisa que la descripción del

ingreso sea igual a los datos

de la documentación

5

Imprime formato FO-SAD-TR-

30 (Hoja de Servicios) lo firma

como responsable del ingreso

6

Recibe expediente, revisa,

firma y sella de visto bueno

7

Recibe expediente, elabora

oficio con visto bueno del Jefe

del Departamento da

respuesta a quien solicito el

ingreso de la información e

informa verbalmente al

Administrador del SAVOJ

8


realizado en sus respectivos

campos de grabación

9

NO

SI

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

77


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.20 ELABORACIÓN DE DICTAMEN TÉCNICO PARA REPARACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES AL SERVICIO DEL ORGANISMO JUDICIAL


5.20 ELABORACIÓN DE DICTAMEN TÉCNICO PARA REPARACIÓN DE

VEHÍCULOS AUTOMOTORES AL SERVICIO DEL ORGANISMO JUDICIAL

Objetivo: Realizar dictamen técnico para proceder con el trámite de reparación del

vehículo o hacerle reparaciones menores al mismo en caso de no necesitar dicho

dictamen.


Responsable: Área de Taller Mecánico



1. Dependencia Solicitante Ingresa el vehículo al taller mecánico e informa su requerimiento.

2. Mecánico En base a lo requerido, determina si es procedente elaborar dictamen técnico.

3. Mecánico Si no elabora el dictamen continúa en el paso No. 4, en caso contrario continúa en el paso No. 5.

4. Mecánico La reparación no requiere ningún desembolso y se procede a realizarla y finaliza el procedimiento.

5. Mecánico El mecánico procede a evaluar el vehículo y determina el diagnostico.

6. Oficinista de Taller Mecánico Ingresa al SAVOJ y en base al diagnóstico del mecánico elabora el dictamen técnico.

7. Oficinista de Taller Mecánico Entrega dictamen técnico con visto bueno del encargado del taller mecánico o bien lo envía por correo electrónico al solicitante y finaliza el procedimiento.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

78


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

5.20 ELABORACIÓN DE DICTAMEN TÉCNICO PARA REPARACION DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES AL

SERVICIO DEL ORGANISMO JUDICIAL

Dependencia solicitante Oficinista de Taller Mecánico

INICIO

Ingresa el vehículo al Taller

Mecánico e informa su

requerimiento

1

FIN

En base a lo requerido,

determina si es procedente

elaborar Dictamen Técnico

2

¿Elabora Dictamen

Técnico?

3

La reparación no requiere

ningún desembolso y se

procede a realizarla

4

El Mecánico procede a

evaluar el vehículo y

determina el diagnostico

5

Ingresa al SAVOJ y en base al

diagnostico del Mecánico

elabora el Dictamen Técnico

6

Entrega Dictamen Técnico

con visto bueno del encargado

del Taller Mecánico o bién lo

envia por correo electronico

7

NO

SI

Mecánico

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

79


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

GLOSARIO

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

80


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

GLOSARIO

Bitácora

Cuaderno o publicación que permite llevar un registro escrito de diversas acciones. Su organización es cronológica, lo que facilita la revisión de los contenidos anotados. Los científicos suelen desarrollar bitácoras durante sus investigaciones para explicar el proceso y compartir sus experiencias con otros especialistas.

Comisión Orden y facultad que una persona da por escrito a otra para que ejecute algún encargo.

Cur Comprobante Único de Registro

Dirección de Bienes del Estado

Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas, responsable de mantener un registro consolidado, moderno, seguro y eficiente del Patrimonio del Estado.

Guía de Envió Formato utilizado para la entrega de paquetería.

Impuesto de Circulación

Tributo anual para que un vehículo pueda transitar o circular dentro de la República o País.

Libro de Correspondencia

Libro de uso de los juzgados para entrega de documentos a la Sección de Mensajería.

Libro de Recepción de Documentos

Libro de uso de la Sección de Mensajería para control de entrega de Documentos a Pilotos y Mensajeros.

Matricula Inscripción oficial y placa que llevan los vehículos para indicar el número de matriculación.

Mensajería Envío y traslado de mensajes oficiales internos.

MP Abreviatura de Ministerio Público.

Paquetería Envío y traslado de paquetes (suministros, mobiliario y equipo) a dependencias y órganos jurisdiccionales del Organismo Judicial.

Parque Vehicular Automotriz

Consiste en el conjunto de vehículos propiedad del Organismo Judicial.

PNC Abreviatura de Policía Nacional Civil.

Póliza Documento justificativo del contrato de seguros y otras negociaciones comerciales.

SAT Abreviatura de Superintendencia de Administración Tributaria.

SAVOJ Sistema de Administración de Vehículos del Organismo Judicial.

SIGES Sistema Informático de Gestión.

Sistema de Mensajería

Sistema utilizado para ingreso y mantenimiento de las Guías de Envío.

UDAF Unidad de Administración Financiera.

Vehículo de dos ruedas

Se refiere a motocicletas, bicicletas, y otros de dos ruedas.

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

81


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS Fecha Descripción de Cambios Versión

Junio 2015

Creación del documento 1

Julio 2017

Cambio de la estructura organizacional Actualización de los procedimientos

2

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

82


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

ANEXOS

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

83


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

FO-SAD-TR-01 CONSTANCIA DE VISITA A RECOGER CORRESPONDENCIA

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

84


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

FO-SAD-TR-03 CONOCIMIENTO DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

85


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

FO-SAD-TR-05 CONSTANCIA DE RECEPCIÓN DE GUÍAS

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

86


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

FO-SAD-TR-08 SOLICITUD Y CÁLCULO DE COMBUSTIBLE

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

87


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

FO-SAD-TR-14 REVISIÓN VEHICULAR DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

88


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

FO-SAD-TR-15 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE SERVICIOS VEHICULARES

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

89


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

FO-SAD-TR-30 HOJAS DE SERVICIO

Vers

ión 1

(Junio

20

17)

90


MP-SAD-TR-01

ORGANISMO JUDICIAL

FO-SAT-TR-33 OFICIOS

manual de procedimientos del departamento de … acceso a la informacion publica/articulo 10... ·...

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