manual de procedimientos de la unidad de gestión

UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Jefe Unidad: Daniel Burgos B. Autor: John Rebolledo V.

Agosto 2010

FACULTAD DE

CIENCIAS

QUÍMICAS Y

FARMACÉUTICAS

DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE GESTIÓN



1

Índice

1. Introducción ................................................................................................................................................. 3

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5

3.2 Misión ................................................................................................................................... 5

3.3 Visión .................................................................................................................................... 6

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7

3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) .............................................................. 8

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9

4. Capítulo 4: Unidad de Gestión .................................................................................................................. 10

4.1 Misión.................................................................................................................................. 10

4.2 Visión .................................................................................................................................. 10

4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 10

4.5 Personal .............................................................................................................................. 11

5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión ............................................... 12

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 12

5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 13

5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 14

5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 15

6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión ...................................................................................... 17

Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE) ................................................. 17

Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco) ........................................... 20

Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) .......................................................................... 23

Adquisiciones L1 (Generan contrato) ........................................................................................ 28



2

Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36

Adquisiciones LE (Generan contrato) ........................................................................................ 42

Adquisiciones LP (Generan contrato) ........................................................................................ 50

Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan orden de compra) ................................. 59

Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan contrato directo) ................................... 63

Gestión de resoluciones ............................................................................................................ 67



3

1. Introducción

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

versión 1.0 para la Unidad de Gestión perteneciente a la Dirección Económica y Administrativa

de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile, todo este

trabajo se enmarca en el Proyecto denominado “Elaboración de Manuales de Procedimientos

para la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile ” elaborado

por el Administrador Público de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de

entrega en el mes de agosto del 2010.

El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales

procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado

diferentes herramientas para la recopilación de información necesaria para el levantamiento de

los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad

y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.

Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada

Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información

recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y

funcionarios de las Unidades.

John Rebolledo Verdejo

Administrador Público Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales

Universidad de Chile



4

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa

La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la

República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el

control interno como externo de las actividades que se efectúan.

El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales

actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Gestión. No

sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de documentos como un mecanismo

de control, también se debe tener en cuenta como una herramienta útil para la gestión

administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos.

Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de

Gestión se encuentran:

• Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Interviene en la consulta de todo el personal.

• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración

arbitraria.

• Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.



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3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base

de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el

Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile.

Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro

carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El

factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su

conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o

industria química.

3.2 Misión

La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de

Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí

misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias

Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación

científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas,

Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos.

Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e

involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el

desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos).

La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito

laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la

preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a

programas de especialización y/o postgrado.



6

La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y

extensión.

Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado,

postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la

extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad

nacional.

3.3 Visión

Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea

un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de

referencia por su formación docente de pre y postgrado.

Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que

sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad

y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo.



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3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la

Universidad de Chile:



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3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)

El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores

directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante

todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad.

Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime

Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad.

En la actualidad el Área de Dirección se encuentra físicamente en la Dirección de

Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta

unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de

trabajo.

• Dirección.

• Secretaría de Dirección.

• Estafeta de Dirección.

• Auxiliar de Dirección



9

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)



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4. Capítulo 4: Unidad de Gestión

La Unidad de Gestión nace como una unidad de “Staff” o apoyo los Departamentos y

Unidades de la Facultad que requieran asesoría en materia de administrativa. Es una unidad

altamente especializada y profesional que establece pautas de planificación en materia de

asesoría administrativa, apoyo y ejecución en los procesos de adquisición de bienes y servicios

y análisis institucional de la Facultad.

4.1 Misión

Ser una unidad de apoyo y análisis institucional de la Facultad promoviendo directrices

para una eficiente administración de las diferentes unidades administrativas que componen la

Facultad.

4.2 Visión

“Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de gestión y eficiencia

administrativa”.

4.4 Funciones específicas

• Entregar apoyo en materia de gestión a las distintas instancias de la Facultad y

proyectos asociados

• Elaborar informes de análisis institucional y de distintas materias de gestión para la

Facultad

• Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad

• Entregar apoyo a académicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o

servicios.



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4.5 Personal

A la fecha la Unidad de Gestión cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la

unidad estas son:

Nombre Cargo

Daniel Burgos Jefe Unidad de Personal

Sergio Fuenzalida Analista de Gestión

Daniela Cruces Secretaria



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5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión

A continuación se describirá los principales procedimientos de la Unidad de Gestión,

antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario

levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión adecuada

permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o cambios

en el futuro.

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha

denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar

secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se

detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:

Nombre del procedimiento Código: Folio único para cada procedimiento

Identificación del procedimiento Fecha: Identificación temporal en que se levantó el procedimiento

1.Descripción Definición del procedimiento.

2.Objetivo Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos institucionales.

3.Alcance Área en donde transcurre el procedimiento.

4.Periodicidad Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

5.Marco Legal Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.



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5.2 Formulario Declaración de Procedimientos

A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que

comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se detallará en que

cosiste cada casilla de este formulario:

6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos

Ej.: Unidad solicitante

1 Ej.: Envía carta o solicitud de compra

Ej.: Siempre y cuando la Unidad Demandante lo solicite

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad.

2. Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.

3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al

procedimiento identificado.

4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que

entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.

5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento.

1 2 3 4 5



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5.3 Flujograma de Procedimientos

Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un

“Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que

el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los

unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se

encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha

operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se

encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos

poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología

Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen

distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra

operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5).

1

2 3

4

5



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5.4 Simbología Flujogramas

Símbolo Nombre Significado

Operación

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una operación, una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo.

Lo que determina que una actividad sea un procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una operación específica (output).

Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un “permiso” (output).

Sub-Operación

Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial, debido a que se encuentra fuera del área de estudio.

Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección de Control, que poseen procedimientos propios.

Decisión

Representa la toma de decisión en el procedimiento. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.

Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación.

Documento

Simboliza el documento resultante de la operación respectiva. Significa que en un determinado procedimiento la aparición de un documento es el resultado o entrada de un proceso posterior.

Inicio/Termino

Simboliza que el procedimiento comienza o termina.

Documento Múltiple

Simboliza que más de un documento el que interviene en el procedimiento, el cual esta detallado en el formulario “Declaración de Procedimientos”.



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Símbolo Nombre Significado

Datos Externos

Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un sistema externo a la Unidad o Departamento.

Ej.: Subir información al sistema AUGE de la Universidad.

Subir información al sistema Portal Mercado Público.

Firma o VºBº

Si un documento en parte derecha aparece este símbolo en el flujograma, significa que dicho documento o actividad fue firmado o dado el visto bueno por la autoridad o responsable a cargo de la actividad

Control de Legalidad

Control de Legalidad

Es la acción de controlar de legalidad un documento para poder darle atribución legal a un procedimiento.

Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las Unidades o Departamentos de la Facultad.

Página de Referencia

Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro lugar específico del Flujograma o página, por lo general va a acompañado de un número al interior que simboliza que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con el mismo número.

Base de Datos

Simboliza que la actividad consiste en realizar un respaldo o archivo de los datos del flujo.

EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico.



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6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión

Nombre del procedimiento Código: UG0001 Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE)

Fecha: 06/06/2010

1.Descripción Son adquisiciones que no superan las 3 UTM por lo cual se excluyen del del sistema de compras Mercado Público. Estas adquisiciones se realizan a través del sistema AUGE de la Universidad.

2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, a través del sistema AUGE y que no requieran un proceso de licitación.

3.Alcance

3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.

3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

4.Periodicidad Durante todo el año.

5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios).

Reglamento de la Ley 19.886.

Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas.

Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.

Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.

Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.

Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra

Elaboró

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

Administrador Público

Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0

Fecha de Actualización

Ver. 1.0



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6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Unidad solicitante 1 Envía carta o solicitud de compra

-solicitud de compra

Secretaria 2 Recibe solicitud y verifica si es una compra menor a 3 UTM.

Por lo general las compras menores a 3 UTM son compras para adquirir productos de necesidad habitual de las unidades.


Secretaria 3 Si es una compra menor a las 3 UTM se ingresan a sistema AUGE.

Secretaria 4 Se imprimen orden de compra y se despachan 2 copias a Analista de Gestión y una a la Unidad demandante.

-copia orden de compra

Secretaria 5 Se envía orden de compra original a jefe de Unidad de Gestión para su firma.

-orden de compra

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Nombre del procedimiento Código: UG0002 Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco)

Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Los Convenios Marco vigentes se traducirán en un catálogo, que contendrá una descripción de los bienes y servicios ofrecidos, sus condiciones de contratación, y la individualización de los Proveedores a los que se les adjudicó el Convenio Marco. Cada Entidad estará obligada a consultar el Catálogo antes de proceder a llamar a una Licitación Pública, Licitación Privada o Trato o Contratación Directa. (Reglamento de la Ley 19.886. Articulo 14)

2.Objetivo

Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados y hacer cumplimiento de la Ley 19886 en relación a entregar preferencia a la adquisición de bienes que se encuentren disponibles en el catalogo electrónico del sistema Mercado Público.

3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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Departamento que posee capacidad de compra Mercado Público

1 Ingresan al sistema de catálogo electrónico de Mercado Público y realizan la compra y generan orden de compra.

Existen departamentos que poseen sus propias claves de ingreso al sistema Mercado Público.

-solicitud orden de compra

Analista de Gestión 2 Recibe correo electrónico con número de solicitud de orden de compra.


Analista de Gestión 3 Imprime solicitud orden de compra.


Analista de Gestión 4 Verifica el departamento y el monto de la compra.


Administrativo de Presupuesto

5 Verifica si existe presupuesto para la compra.


Analista de Gestión 6 Genera orden de compra sistema Mercado Público. Envía copias de orden de compra por correo electrónico a Departamento Demandante y Jefe de Unidad de Gestión.

-orden de compra

Jefe de Unidad de Gestión

7 Da VºBº:

- solicitud orden de compra

-orden de compra

-correo de autorización

- solicitud orden de compra

-orden de compra

-correo de autorización

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Nombre del procedimiento Código: UG0003 Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto una orden de compra, entre la facultad y los proveedores.

2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en modalidad de Licitación Pública.

3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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Unidad Demandante

1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de compra.

- solicitud de compra

Dirección Económica y Administrativa

2 Autoriza o no solicitud de orden de compra. Si es autorizada es firmada.



3 Firma solicitud de orden de compra.


Analista de Gestión 4 Recibe solitud de compra y se verifican los datos.


Analista de Gestión 5 Se carga licitación en Portal Mercado Público.


Analista de Gestión 6 Realiza resolución de publicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control a Decanato, y Vicedecanato y Contraloría Interna.

- resolución de publicación.

Analista de Gestión 7 Se realiza el periodo de cierre y se envía por correo electrónico la información de los oferentes a la Unidad Demandante.

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Analista de Gestión 8 Envía cuadro de evaluación ofertas para que la evalué la Unidad Demandante.

-cuadro de evaluación de oferta

Unidad Demandante

9 Da VºBº al cuadro de evaluación de oferta.


Analista de Gestión 10 Recibe cuadro de evaluación de oferta y se adjudica a proveedor con mejor puntaje. Se imprime certificado de disponibilidad presupuestaria y se sube al sistema Portal Mercado Público.

La ponderación de las evaluaciones se encuentra predefinida con antelación por la Unidad Demandante.

Jefe de Unidad de Contabilidad firma certificado de disponibilidad presupuestaria.


- certificado de disponibilidad presupuestaria

Analista de Gestión 11 Realiza resolución de adjudicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, Vicedecanato y Contraloría Interna.

-resolución de adjudicación



Analista de Gestión 12 Se genera la orden de compra en sistema Mercado Público

- orden de compra

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

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Nombre del procedimiento Código: UG0004 Adquisiciones L1 (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto un contrato de servicio, entre la facultad y los proveedores.


3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


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Unidad Demandante





En base a criterios presupuestarios.






4 Recibe solitud de adquisición y se realiza reunión con Unidad Demandante.


5 Se elaboran con la Unidad Demandante las especificaciones técnicas de la de adquisición.

- especificaciones técnicas


6 Se elaboran con el Jefe de Unidad de Gestión las bases de licitación

En base a los formatos del Portal Mercado Público.

- bases de licitación


7 Se carga licitación al Portal Mercado Publico.



8 Se informa a la Unidad Demandante los plazos operativos.

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


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9 Realiza resolución de publicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, Vicedecano y Contraloría Interna.






10 Comienza el periodo de preguntas de los proveedores en el Portal Mercado Público.

Sin son preguntas de carácter técnico las responde la Unidad Demandante si son preguntas de carácter administrativo o tengan relación con los procedimientos de la adquisición.


11 Se sube las respuestas al sistema Portal Mercado Público y se cierra el proceso de licitación.

Unidad Demandante

12 Elabora documento:

- cuadro de evaluación de oferta

-servicio post venta




13 Recibe cuadro de evaluación de oferta y Se adjudica a proveedor con mayor puntaje. Se imprime certificado de disponibilidad presupuestaria y se sube al sistema Portal Mercado Público.



Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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14 Realiza resolución de adjudicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Vicedecanato Contraloría Interna.

- resolución de adjudicación




cuadro de evaluación de oferta


15 Elabora el contrato entre la facultad y el proveedor de servicio o suministro.

-contrato


16 Envía contrato a Unidad Demandante para que realice las consideraciones pertinentes al contrato.

-contrato


17 Se recibe el contrato revisado por la Unidad Demandante y es enviado al proveedor para que integre los datos que hacen falta y firme el contrato.

En esta etapa el proveedor debe entregar toda la información necesaria que debe integrar el contrato (Representante legal, cargo, identificación personal, entre otras).

-contrato


18 Envía el contrato para la firma del Decano.

-contrato


19 Realiza resolución de firma de contrato. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato y Vicedecano, y Contraloría Interna.

-resolución de firma de contrato

-contrato

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


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20 Se informa al proveedor que debe venir a retirar el contrato. Además Se informa a la Unidad Demandante plazos y ejecución del contrato.

-contrato

Unidad Demandante

21 Recibe carta informativa y copia resolución firma de contrato.

-copia -resolución de firma de contrato


22 Se gestiona la ejecución de los contratos.

Un contrato de suministro o de servicio genera una serie de órdenes de compra que deben ser supervisados tanto por la Unidad Demandante como el proveedor.

-contrato

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Nombre del procedimiento Código: UG0005 Adquisiciones LE (Generan orden de compra) Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto una orden de compra, entre la facultad y los proveedores.


3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


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Unidad Demandante
























9 Realiza resolución de publicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna.


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Unidad Demandante










Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


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14 Realiza resolución de adjudicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna.


-acta de adjudicación

-carta que informa el puntaje


-Certificado de inscripción en Chile proveedores

- orden de compra


15 Se genera la orden de compra en sistema Mercado Público.

-orden de compra



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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


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Nombre del procedimiento Código: UG0006 Adquisiciones LE (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto un contrato, entre la facultad y los proveedores.

Se deben diferenciar:

Contrato de servicio: Es una prestación de servicio con ejecución en el tiempo que entrega el proveedor.

Contrato de suministro: Es una provisión que entrega el proveedor referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.


3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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Unidad Demandante

1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de adquisición.

- solicitud de adquisición


2 Autoriza o no solicitud de adquisición. Si es autorizada es firmada.






















Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



44







Unidad Demandante
















-certificado de inscripción en Chile proveedores

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



45




-contrato



-contrato




-contrato



-contrato


19 Realiza resolución de firma de contrato. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna.

- resolución firma de contrato

-fotocopia del contrato




-contrato

-carta informativa

Unidad Demandante


-carta informativa

-copia resolución firma de contrato.

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



46





-contrato

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



47


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



48

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



49

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



50

Nombre del procedimiento Código: UG0007 Adquisiciones LP (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el tiempo, que se encuentran sobre las 1000 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto un contrato, entre la facultad y los proveedores.

Se deben diferenciar:

Contrato de servicio: Es una prestación de servicio con ejecución en el tiempo que entrega el proveedor.

Contrato de suministro: Es una provisión que entrega el proveedor referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.


3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



51



Unidad Demandante




2 Autoriza o no solicitud de adquisición. Si es autorizada es firmada.




3 Firma solicitud de adquisición.










Comisión Evaluadora

7 Autoriza o no solicitud de adquisición.

Considera la instauración de una comisión evaluadora, características de la comisión: tiene que ser integrada por tres funcionarios públicos internos o externos del servicio, también integrada por persona puede ser integrada por personas externas pero estos deben ser menos que los funcionarios públicos.

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



52




La licitación debe estar mínimo 20 días reducible a 10.











12 Se solicita a proveedores boleta de garantía por seriedad de la oferta.

Los montos comprendidos en estas boletas se entregan una vez adjudicada la propuesta y solo se retiene la boleta del ganador, a su vez el proveedor ganador debe adjuntar una nueva boleta, de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y por las obligaciones laborales y sociales de los trabajadores, esa boleta se entrega una vez elaborado el contrato.

- boleta de garantía por seriedad de la oferta

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



53




Unidad Demandante







15 Recibe cuadro de evaluación de oferta. Se imprime certificado de disponibilidad presupuestaria y se sube al sistema Portal Mercado Público.



Comisión Evaluadora

16 Adjudica contrato a proveedor y genera un informe técnico de adjudicación.

- informe técnico de adjudicación







-certificado de inscripción en Chile proveedores



-contrato

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



54



19 Recibe boleta de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato entregada por el proveedor.

Si el proveedor en el lapso que trascurre el contrato no realice u omita alguna actividad o punto establecido en el contrato, le entregará el derecho a la Facultad de poder cobrar dicha boleta de garantía.

-boleta de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato



-contrato




-contrato



-contrato


23 Realiza resolución de firma de contrato. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna.

- resolución firma de contrato

-fotocopia del contrato




-contrato

-carta informativa

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



55


Unidad Demandante


-carta informativa

-copia resolución firma de contrato.




-contrato

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



56


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



57

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



58

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



59

Nombre del procedimiento Código: UG0008 Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan orden de compra)

Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben realizarse sin un proceso de licitación. Los criterios en los cuales deben ser aprobadas este tipo de adquisición deben ser los expresados en la ley y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en este procedimiento. El producto de esta adquisición es una compra de trato directo entre la Facultad y el proveedor.

2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, que debido a una situación extraordinaria deben realizarse sin un procedimiento de licitación pública.

3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



60



Unidad Demandante


La argumentación debe realizarse en base a los que señala el art. 10 de la Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.


- carta argumentativa

-documentos de respaldo


2 Recibe documentación y remite carta de autorización y documentación de respaldo y despacha a la Dirección de Administración y Finanzas para autorizar la compra.


- carta argumentativa



3 Una vez autorizada la solicitud de compra se realiza resolución de compra trato directo.

-resolución de compra trato directo


4 Realiza resolución de compra trato directo. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna.


-orden de compra directa

-carta argumentativa



5 Sube orden de compra Portal Mercado Público, la Unidad Demandante baja la orden de compra del sistema.

-orden de compra directa

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



61



6 Sube resolución de compra trato directo controlada de legalidad a Portal Mercado Público.



7 Informa a Unidad Demandante que el procedimiento está controlado de legalidad y se procede a archivar documentación.


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



62


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



63

Nombre del procedimiento Código: UG0009 Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan contrato directo)

Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben realizarse sin un proceso de licitación. Los criterios en los cuales deben ser aprobadas este tipo de adquisición deben ser los expresados en la ley y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en este procedimiento. El producto de esta adquisición es un contrato directo entre la Facultad y el proveedor.

2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, que debido a una situación extraordinaria deben realizarse sin un procedimiento de licitación pública.

3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



64



Unidad Demandante


La argumentación debe realizarse en base a los que señala el art. 10 de la Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.

-solicitud de adquisición




2 Recibe documentación y remite carta de autorización y documentación de respaldo y despacha a la Dirección de Administración y Finanzas para autorizar la compra.

-solicitud de adquisición




3 Realiza borrador de contrato para que sea revisado por el proveedor una vez realizada todas las observaciones se procede a realizar el contrato que es firmado por el proveedor y el Decano.

Los contratos entre la Facultad y un tercero en este caso un proveedor debe ser firmado solo por el Decano quien es el representante legal de la Facultad.

-contrato


4 Una vez autorizada la solicitud de adquisición se realiza resolución de compra trato directo.

-resolución de contrato directo

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



65



5 Realiza resolución de contrato directo. Esta resolución es enviad a al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, Vicedecanato y Contraloría Interna.

-resolución de contrato directo

-copia del contrato




6 Se sube órdenes de compra una vez comenzado el contrato cuando la resolución ha sido controlada de legalidad a Portal Mercado Público

-órdenes de compra generadas por el contrato


7 Informa a Unidad Demandante que el procedimiento está controlado de legalidad y se procede a archivar documentación que el proveedor puede venir a retirar el contrato.


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



66


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



67

Nombre del procedimiento Código: UG0010

Gestión de resoluciones Fecha: 06/06/2010

1.Descripción Es la expresión legal de las decisiones que se llevan a cabo en la actividad administrativa y son aceptadas por la autoridad.

2.Objetivo Gestionar las resoluciones enviándolas a las autoridades de control y subirlas posteriormente al Portal Mercado Público.

3.Alcance











Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



68




1 Confecciona resolución. También Analista de Gestión si procede confecciona resolución.

- resolución

Secretaria 2 Recibe resolución y saca tres copias y envía resolución original a control.

- resolución

Secretaria 3 La resolución es envida al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, Vicedecanato y Contraloría Interna.

- resolución

Secretaria 4 Recibe la resolución controlada, se escanea resolución y se sube al sistema Portal Mercado Público

- resolución

Secretaria 5 Archiva resolución en el archivo de la Unidad

- resolución

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



69


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



70

manual de procedimientos de la unidad de gestión

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