manual de procedimientos conozca a su cliente

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONOZCA A SU CLIENTE

NUEVO CAPITAL S.A.

Preparado por : Germán Escudero N./ Analista de Cumplimiento Revisado y Aprobado por: Eduardo Pinilla /Jefe de Cumplimiento. Confeccionado : Marzo de 2020


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Contenido

I. MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONOZCA A SU CLIENTE .................................................... 3

1. DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE (KYC) ............................................................................. 4

1.1 Objetivos del Conocimiento del Cliente .............................................................................. 4

1.2 Identificación del Cliente ..................................................................................................... 4

II. ETAPAS DE NUESTRO PROCESO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE .................................... 5

III. CARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS DE NUESTRO FORMULARIO KYC ....................................... 5

IV. RESULTADOS OBTENIDOS CON UN BUEN PROCEDIMIENTO DE CONOZCA A SU CLIENTE . 6

V. SEÑALES DE ALERTA OBTENIDAS DURANTE ESTE PROCESO DE CONOZCA A SU CLIENTE.. 6

VI. EL RESULTADO Y LAS CONCLUSIONES ................................................................................. 7

VII. ANALISIS DETALLADO DE LA INFORMACION DEL CLIENTE ................................................. 7

A. Cliente Habitual: .............................................................................................................. 7

B. Cliente Ocasional: ............................................................................................................ 7

VIII. FORMULARIO DE INFORMACION CONOZCA A SU CLIENTE ............................................ 8

A) Información Cliente ......................................................................................................... 8

B) Información Adicional (Persona Natural) ........................................................................ 8

C) Información Adicional (Persona Jurídica o Natural con Giro) ......................................... 9

D) Identificación Accionistas de la Empresa (Sobre el 10%) (Persona Jurídica o Natural con Giro) 9

E) Verificación de listas ........................................................................................................ 9

F) Productos a Operar ......................................................................................................... 9

G) Monto esperado a Operar Mensualmente (USD M$) ..................................................... 9

H) Proposito de las Operaciones ........................................................................................ 10

I) Referencias .................................................................................................................... 10

J) Clasificación de Cliente .................................................................................................. 10

IX. CAPACITACIÓN A EMPLEADOS EN MATERIAS DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE ............. 11

ANEXO N°1 ............................................................................................................................. 11-15


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I. MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONOZCA A SU CLIENTE De acuerdo con lo señalado en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento al

Terrorismo, establece que es obligación de Nuevo Capital SA. (en adelante la Empresa), identificar

y conocer a sus clientes. Este Manual de Procedimiento Conozca a su Cliente (Know Your

Customer, en adelante KYC) tiene como objetivo resguardar que nuestra empresa pueda ser usada

para el Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo.

Dada la naturaleza de nuestra empresa, se hace necesario conocer la identidad de nuestros clientes con precisión, tanto para cumplir con las leyes, resoluciones y circulares establecidas al respecto por la Unidad de Análisis Financiero (UAF), como para prevenir que personas desaprensivas utilicen a Nuestra empresa para cometer fraudes, lavar activos y financiar actos terroristas. Además, la competencia en el mercado nos obliga a ofrecer servicios y productos que satisfagan las necesidades de nuestros clientes, por lo que se requiere la implementación de sistemas de seguridad más eficientes y efectivos.

La identificación debe realizarse sobre todos nuestros Clientes. Para efectos de esta normativa, se

entenderá cómo cliente:

“Toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece o mantiene una relación de origen

legal o contractual, ya sea por la contratación y/o utilización de algún servicio ofrecido en el marco

de las actividades propias del giro y de conformidad a las disposiciones Legales y Reglamentarias”.

Para mantener un alto nivel de prevención, La Empresa además consta de un procedimiento

operativo de enrolamiento eficiente, el cual involucra los siguientes documentos:

▪ Firma de Contrato de Prestación de Servicios Persona Jurídica. ▪ Firmar Declaración de Personas Expuesta Políticamente (Declaración PEP) y ▪ Firmar Declaración jurada Identificación Beneficiarios Finales (Circular N°57/2017 UAF).

En su conjunto, los anteriores documentos conforman el “El Contrato y Formularios de

Enrolamiento” que debe firmar el Cliente para poder operar con La Empresa. De manera adicional

y de uso interno, se deberá completar el Formulario Conozca a su Cliente (ANEXO N°1), el cual debe

llenar y firmar el Ejecutivo a cargo del enrolamiento, y así posteriormente quedar disponible para la

revisión de sus antecedentes (Oficial de Cumplimiento).

Por otra parte, se cumple con la verificación que se realiza a la persona que está efectuando el trámite

y se comprueba que no esté suplantando a otra. Se deberá verificar, además, que la firma sea

idéntica a la del “El Contrato y Formularios de Enrolamiento”, como asimismo con la firma de la

cedula de Identidad deberá ser totalmente legible.

La presentación de la Cedula de Identidad será obligatoria para el enrolamiento. Adjuntaremos en


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la carpeta o expediente respectivo una copia de dicho documento de identificación, además de proceder a digitalizar toda la información de cliente usada durante la Debida Diligencia. Una vez al año, en lo posible será actualizada la nueva información existente y nuevamente se procederá a su custodia, resguardo y digitalización correspondiente.

1. DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE (KYC) 1.1 Objetivos del Conocimiento del Cliente

Nuestros objetivos fundamentales y básicos para el Conocimiento del Cliente (KYC) en La Empresa son los siguientes: ➢ Tener una herramienta de gestión orientada para realizar la Debida Diligencia de nuestro Cliente. ➢ Para cumplir con las instrucciones impartidas por la Circular N°49 Titulo III de la UAF y circular N° 59 de la misma institución. ➢ Para demostrar la evidencia practicada al cliente y poder administrar la información obtenida de este procedimiento y que nos sirva de base para las auditorías internas realizadas y/o las fiscalizaciones realizadas por la UAF. El procedimiento de Conocimiento del Cliente aplicado por la Empresa no solamente sirve para conocer clientes individuales, también sirve como información muy útil sobre ciertos sectores de la economía. Esta información debe ser utilizada para determinar si las transacciones realizadas por un cliente al compararla tienen sentido desde el punto de vista del negocio que realiza. 1.2 Identificación del Cliente De acuerdo a las políticas y los procedimientos KYC establecidos por la Empresa, se hace necesario conocer la identidad de nuestros clientes con mayor eficiencia y efectividad, tanto para cumplir con la normativa establecida para estos efectos, como también para prevenir que personas inescrupulosas utilicen a La Empresa para cometer fraudes, lavado activos y financiamiento al terrorismo. Por otra parte, la competencia en el mercado nos obliga constantemente a ofrecer servicios y productos que satisfagan las necesidades de nuestros clientes, por lo que se requiere la implementación de sistemas de seguridad cada vez más eficientes y efectivos. La identificación que debe realizarse sobre todos nuestros Clientes es necesaria y obligatoria para efectos de poder velar por el buen cumplimiento normativo. Dentro de las etapas que hemos definido para la Identificación del Cliente mencionamos las siguientes:

• Verificación de Datos del Cliente.

• Análisis de la información recibida.


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• Conocimiento de la Actividad Económica.

• Conocer el Mercado. II. ETAPAS DE NUESTRO PROCESO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Para dar cumplimiento a la realización del correcto procedimiento de Conocimiento del Cliente (KYC), podemos identificar y mencionar lo siguiente: 2.1 Conocimiento del Cliente:

• Recopilación de la mayor información relacionada con el cliente.

• Monitoreo de las operaciones realizadas con Clientes similares.

• Contar con las pruebas y elementos de Juicio para análisis de transacciones inusuales de estos clientes.

2.2 Conocer el Mercado:

• Analizar las características económicas del Cliente (ocupación/ Actividad Económica) 2.3 Procedimientos específicos del KYC en el Área de Factoring:

• Completar Formulario de KYC

• Procesamiento de la información

• Solicitud de documentación adicional

• Verificación de la Documentación

• Revisión del Oficial de Cumplimiento

• Chequeo en Listas (OFAC, ONU, otros) III. CARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS DE NUESTRO FORMULARIO KYC

• Nos permite actualizar información con la intervención mínima del cliente

• Se completa y se lee de forma sencilla.

• Genera la evidencia necesaria ante un caso de Lavado de Activos

• Permite la Administración de datos por tipos de Clientes, actividades económicas, etc.

• Permite establecer la figura de Cliente habitual y cliente ocasional

• Determinación de clientes habituales y ocasionales

• Identificación de PEPs

• Definición de criterios para establecer perfiles del cliente

• Determinación de perfiles de los clientes

• Asignación de perfil del Cliente

• Generación automática de alarmas


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• Seguimiento de alarmas

• Información complementaria, necesaria y obligatoria para Reporte a la UAF de operaciones inusuales y sospechosas.

IV. RESULTADOS OBTENIDOS CON UN BUEN PROCEDIMIENTO DE CONOZCA A SU CLIENTE Del correcto procedimiento aplicado durante el proceso de conocimiento del cliente, los resultados obtenidos por La Empresa son fundamentalmente los siguientes:

• Logramos la Identificación completa del Cliente.

• Identificamos su Actividad económica,

• Constatamos con evidencia física la Procedencia u Origen de los Fondos involucrados en la operación.

• Permite cuantificar el volumen de Operaciones.

• Permite identificar el tipo de transacciones realizadas.

• Nos entrega información de las características de las transacciones financieras realizadas. V. SEÑALES DE ALERTA OBTENIDAS DURANTE ESTE PROCESO DE CONOZCA A SU CLIENTE De los resultados obtenidos en la correcta aplicación de la Debida Diligencia practicada al Cliente, nos puede dar como resultado inmediato, el brote de posibles Señales de Alerta, que nos permitan poder identificar información en primera instancia, necesaria para ampliar la investigación e indagación del cliente y así poder dar seguimiento adicional a la operación que se está realizando. A continuación, podemos mencionar las siguientes señales de alerta detectadas durante el correcto conocimiento de Cliente (KYC), a través de los resultados de la información revisada:

• Información relativa a la Historia del Cliente:

✓ Operaciones fuera del promedio histórico del cliente. ✓ Nueva operatoria del cliente. ✓ Cliente que realiza transacciones de elevado monto y no declara un empleo

remunerado o actividad acorde que justifique los montos involucrados. ✓ Incremento inusual e injustificado de la facturación del negocio de un cliente

observado a partir de la actividad económica consignada en sus cuentas y perfil. ✓ Cliente que entrega documentación incompleta, inconsistente o falsa al momento

de realizar una determinada operación.

• Información relativa a la Actualidad del Cliente:

✓ Operaciones fuera del límite operativo general del cliente. ✓ Operaciones fuera del límite operativo por tipo de cuenta del cliente.


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✓ Cliente que paga sus facturas y lo hace en efectivo. ✓ Cliente cuya situación financiera no justifique la realización de operaciones de

Factoring. ✓ Cliente que sistemáticamente no les da importancia a los costos de Factoring.

VI. EL RESULTADO Y LAS CONCLUSIONES Los resultados obtenidos con la aplicación del correcto procedimiento de conocimiento del cliente, nos ha permitido como Área de la Empresa:

✓ Selección adecuada de clientes. ✓ Información más confiable. ✓ Análisis del riesgo de Lavado de Activos. ✓ Detección de operaciones inusuales a través de tipo de cliente. ✓ Sustento para reportar como Operaciones Sospechosas.

✓ Prueba o evidencia diligente en la aplicación de los controles al Lavado de Activos. ✓ Nos proporciona datos y documentos sobre el cliente para atender las solicitudes

particulares de información que presenten las autoridades competentes. VII. ANALISIS DETALLADO DE LA INFORMACION DEL CLIENTE La Empresa recolecta y analiza información relevante de sus clientes, con el fin de constatar su

identidad y su actividad económica y de los negocios que el cliente quiere realizar con nuestra

empresa. Esta información proviene de diferentes fuentes públicas y privadas, y conforman un

conjunto de datos que sirven para conocer el riesgo relativo de cada uno de los clientes frente a

operaciones de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo.

El conocimiento de nuestro cliente comienza desde el momento en que con motivo de solicitar una

operación con alguno de los servicios que esta entrega, se vincula automáticamente con La

Empresa. Es muy importante informar al cliente de la necesidad de contar con información verídica

y exacta sobre su identidad y actividad económica.

El Conocimiento del Cliente como parte de las políticas de La Empresa, abarca un aspecto

fundamental de la actividad económica para prevenir el lavado de dinero. Por normal general,

definimos a nuestros clientes a todas las personas naturales y jurídicas con las que se establece o

mantiene relaciones comerciales para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier

producto propio de la Empresa. Esta relación puede ser Habitual u Ocasional.

A. Cliente Habitual: Son personas que entablan una relación comercial con carácter de permanencia (largo plazo).

B. Cliente Ocasional: Personas que desarrollan una vez u ocasionalmente negocios con La Empresa (corto plazo).


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VIII. FORMULARIO DE INFORMACION CONOZCA A SU CLIENTE El formulario de Conozca a su Cliente (KYC), constituye una medida adicional y completa de nuestra

política de identificación y conocimiento del cliente en La Empresa. Esta ficha se considera adecuada

para lograr una correcta identificación de los clientes que deseen operar con nosotros.

Los datos deberán ser completados por nuestros ejecutivos de atención de Clientes, quienes

solicitarán la información necesaria de acuerdo con lo estipulado en este procedimiento (KYC).

Estos antecedentes serán anexados a la documentación de respaldo que se indica más abajo para

su posterior archivo y envío al responsable de su recepción, revisión y aprobación (Oficial de

Cumplimiento).

También se deberá recabar información a fin de conocer la naturaleza de la actividad profesional o

empresarial de los clientes y se adoptaran las medidas necesarias para comprobar la veracidad de

la información proporcionada.

El formulario de Conozca a su Cliente (VER ANEXO N°1), deberá acreditar la información entregada

con los siguientes documentos:

A) Información Cliente

✓ Nombre o Razón Social. ✓ N° Rut ✓ Dirección ✓ Comuna ✓ Ciudad ✓ Teléfono ✓ Correo Electrónico

Cualquier otro antecedente que acredite veracidad de la información. B) Información Adicional (Persona Natural)

✓ Fecha de Nacimiento ✓ Nacionalidad ✓ Estado Civil ✓ Nombre cónyuge ✓ Rut Cónyuge ✓ N° de Hijos ✓ Profesión/Actividad. ✓ Cargo Actual. ✓ Empresa ✓ Antigüedad ✓ Dirección Laboral ✓ Comuna


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✓ Ciudad ✓ Teléfono ✓ Correo electrónico

C) Información Adicional (Persona Jurídica o Natural con Giro)

✓ Actividad Empresa ✓ Giro Comercial ✓ Ventas Brutas Anuales ✓ Manejo de fondos de terceros y otros (Si o No)

D) Identificación Accionistas de la Empresa (Sobre el 10%) (Persona Jurídica o Natural con Giro)

• Nombre Completo

• Rut

• % Participación *** Documentos serán visados por el Oficial de Cumplimiento, según normativa Circular N°57 Beneficiarios Finales ley N°19.913 de la Unidad Análisis Financiero UAF. E) Verificación de listas

• OFAC

• PEP

• ONU

• OTRA F) Productos a Operar

• Facturas

• Facturas Garantizadas

• Facturas s/fecha confirmación

• REPOS

• Productos Físicos

• Otra Modalidad

G) Monto esperado a Operar Mensualmente (USD M$)


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• Entre 1 de 10

• Entre 10 y 25

• Entre 25 y 50

• Más de 50 (indicar) H) Propósito de las Operaciones

• Flujo de Caja

• Pago Proveedores

• Financiamiento

• Otro I) Referencias

• Cliente conocido por la empresa Nuevo Capital (Si o No)

• Nombre y Cargo

• Cliente referido por Cliente

• Nombre J) Clasificación de Cliente

• Mesa

• Exportador

• Comerciante

• Institucional

• Educación

• Agricultor

• Importador

• Transferencias

• Otro K) Comentarios del Ejecutivo

• Fe de la información y realidad del Cliente

• Nombre y Rut L) Validación de Información Oficial de Cumplimiento

• Nombre

• Cargo

• Fecha

• Observaciones


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IX. CAPACITACIÓN A EMPLEADOS EN MATERIAS DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE La Empresa, a través del Oficial de Cumplimiento podrá desarrollar programas de capacitación a sus empleados en temas relacionados con este Manual y además a cualquier otra persona natural o jurídica que represente a la empresa, a fin de asegurar el correcto funcionamiento del Modelo de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y de paso fortalecer estos procedimientos de enrolamiento y conocimiento del Cliente. La Empresa cuenta con un Programa Anual de Capacitación confeccionado y dictado por el Jefe de Cumplimiento, el cual es aprobado por la Alta Administración y se lleva a cabo de manera presencial y otras veces vía e Learning de acuerdo con los tiempos y disponibilidad del personal de las distintas áreas dentro de la Empresa. Las Capacitaciones realizadas por el Jefe de Cumplimiento o el Analista de Cumplimiento, abarcan en el mejor de los casos, los siguientes temas:

• Modificaciones que puedan haberse incorporado al Modelo de Prevención AML del área.

• Las tipologías de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo detectadas últimamente por La empresa en otras empresas del rubro, así como las nuevas tendencias que se estén presentando en la actualidad.

• Señales de alerta para detectar Operaciones inusuales y sospechosas y otros aspectos que considere relevantes el Oficial de Cumplimiento.

• Identificación de los clientes y sus Mercados.

• Mantenimiento y disponibilidad de los registros y notificaciones de transacciones en efectivo.

• Comunicación de operaciones inusuales.

• ETC

ANEXO N°1


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FORMULARIO CONOZCA A SU CLIENTE (KYC) (Formulario USO Interno)

Cliente Nuevo: (SI/NO) Actualización de datos: (SI/NO)

Nombre o Razón Social

RUT

Dirección

Comuna

Ciudad

Teléfono

Correo electrónico

Fecha Nacimiento

Nacionalidad

Estado Civil

Nombre Cónyuge

RUT Cónyuge

N° de Hijos

Profesión/Actividad

Cargo actual

Empresa

Antigüedad

Dirección laboral

Comuna

Ciudad

Teléfono

Correo electrónico

INFORMACION CLIENTE

INFORMACION ADICIONAL (PERSONA NATURAL)


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Actividad Empresa

Giro Comercial

Ventas Brutas anuales

Maneja fondos de terceros? Empresas de Inversión, Family Office, etc. SI NO

Nombre Completo RUT % Participación

NOMBRE LISTA CHEQUEADO ESTADO

OFAC

PEP

ONU

OTRA

INFORMACION ADICIONAL (PERSONA JURIDICA O NATURAL CON GIRO)

IDENTIFICACION ACCIONISTAS DE LA EMPRESA (SOBRE EL 10%)


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Facturas Fact. Garantizadas

Fact S/fecha confirmación

REPOS Productos Físicos

Otra Modalidad

Entre 1 y 10

Entre 10 y 25

Entre 25 y 50

Más de 50 (indicar)

Flujo de Caja

Pago Proveedores

Financiamiento

Otro

Cliente conocido por Nuevo Capital S.A.

Si No Nombre y Cargo:

Cliente referido por cliente Nombre:

Mesa Institucional Importador

Exportador Educación Transferencias

Comerciante Agricultor Otro

PRODUCTOS A OPERAR

MONTO ESPERADO A OPERAR MENSUALMENTE (USD/ M$)

PROPOSITO Y/O DESTINO DE LAS OPERACIONES

REFERENCIAS

CLASIFICACION DE CLIENTE


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En Santiago a _ de del 20 _, doy fe que la información indicada en el formulario es verdadera, y corresponde a la realidad del cliente.

Nombre y RUT

Nombre

Cargo

Fecha

Observaciones

COMENTARIOS DEL EJECUTIVO

VALIDACION DE INFORMACION – OFICIAL CUMPLIMIENTO

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