manual de procedimientos - veracruz · 2014-04-11 · copia no controlada presentaciÓn secretarÍa...

Manual de Procedimientos

Departamento de Vinculación Ciudadana

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General del Patrimonio del EstadoSubdirección de Regularización de la Tenencia de la Tierra

SFA/DGPE/SRTT-P-01-A1

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R REGULARIZACIÓNEGULARIZACIÓNEGULARIZACIÓNEGULARIZACIÓNEGULARIZACIÓN DEDEDEDEDE LALALALALA T T T T TENENCIAENENCIAENENCIAENENCIAENENCIA DEDEDEDEDE LALALALALA T T T T TIERRAIERRAIERRAIERRAIERRA

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

SRTTSRTTSRTTSRTTSRTT

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento..............................................................................

Simbología de Diagramas.................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Vinculación Ciudadana

Recepción y Atención de Planteamientos Ciudadanos..............................................................Audiencia de Trámites al Público...........................................................................................

Firmas de Autorización.....................................................................................................

1

2

47

11

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN





La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de VinculaciónCiudadana, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel área, objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe de Departamento del área, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN





Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO




11111SRTTSRTTSRTTSRTTSRTT

PROCURADURÍAFISCAL

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL COMITÉ

DE PLANEACIÓN PARA ELDESARROLLO DEL ESTADO

DE VERACRUZ

SUBSECRETARÍADE

INGRESOS

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERALDE ADMINISTRACIÓN TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS YDESINCORPORACIÓN

DE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO

DEL ESTADO

SUBDIRECCIÓN DEBIENES INMUEBLES

DELEGACIÓN REGIONALDEL PATRIMONIO

DEL ESTADO

SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN DE SUELO

Y CONTRATACIÓN

SUBDIRECCIÓN DEREGULARIZACIÓN DE LA

TENENCIA DE LA TIERRA

OFICINA SECTORIAL DEENLACE DE TURISMO,CULTURA Y NEGOCIOS

INTERNACIONALES

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

DIRECCIÓN GENERALDE INVERSIÓN

PÚBLICA

COORDINACIÓN DE ASESORES

DEPARTAMENTO DEVINCULACIÓN CIUDADANA

DEPARTAMENTO DEANÁLISIS, RESCISIONES

Y EXPROPIACIONES

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS




SRTTSRTTSRTTSRTTSRTT22222

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivoinformático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Cinta magnética

Archivo temporal: cronológico(C), alfabético (A) o numérico(N)

Archivo definitivo: cronológico(C), alfabético (A) o numérico(N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizande manera continua

Actividades que se realizande manera simultánea

Indicadores de texto

Diskette

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS





DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN CIUDADANA

COPIA NO CONTROLADA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:

MARZO 2010

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ELABORACIÓN VISTO BUENOSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIODEL ESTADOSUBDIRECCIÓN DE REGULARIZACIÓN DELA TENENCIA DE LA TIERRA

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN

AUTORIZACIÓNREVISIÓN





Recibir de los interesados y/o representantes de las Dependencias, las solicitudes de planteamientospor escrito y canalizarlas para su trámite al área o Dependencia que corresponda.

Recepción y Atención de Planteamientos Ciudadanos.

- Audiencia de Trámites al Público.

Diaria.

• Los planteamientos cuya resolución se realicen de manera interna, se deberán turnar al área,recabando la firma del responsable en la Libreta de registro.

• Cuando la resolución al planteamiento se realice en una Dependencia externa a la DirecciónGeneral del Patrimonio del Estado, se deberá elaborar Oficio de envío y recabar la firma delresponsable en la fotocopia.

COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD





Departamento deVinculación Ciudadana.

Recibe del interesado la Solicitud de trámite, en original yfotocopia, (puede tratarse de particulares o de representantes deDependencias Federales, Estatales o Municipales).

Registra en el sistema o en la Libreta de registro los datos delinteresado y el trámite que va a realizar.

Sella de recibido la Solicitud de trámite en original y fotocopia,y devuelve esta última al interesado.

Verifica el ámbito de competencia del trámite, el cual puede serinterno o externo.

¿Qué tipo de trámite es?

En caso de ser un trámite interno:

Turna la Solicitud de trámite al área que corresponda, enoriginal y recaba firma de la persona encargada del área en laLibreta de registro.

Fin del procedimiento.

En caso de ser un trámite externo:

Elabora el Oficio de envío en original y dos copias, y recaba lafirma de autorización del Director General del Patrimonio delEstado.

Distribuye el Oficio de envío de la siguiente manera:- Original, junto con la Solicitud de trámite en original, a la

Dependencia que corresponda para que realice el trámite.- Primera copia, al interesado.

Recaba firma de la Dependencia y del interesado en la segundacopia del Oficio de envío y la archiva de manera cronológicatemporal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el Procedimiento:- Audiencia de Trámites al Público.

1.

2.

3.

4.

4A.

5.

6.

7.

Recepción y Atención de Planteamientos Ciudadanos.

COPIA NO CONTROLADA

LIBRETA DE REGISTRO

RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DE PLANTEAMIENTOS CIUDADANOSDEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN CIUDADANA

REVISIÓNELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

INICIO

SOLICITUD DE TRÁMITE

RECIBE

INTERESADO

O-1F

PUEDE TRATARSE DE PARTICULARES O DE

REPRESENTANTES DE DEPENDENCIAS

FEDERALES, ESTATALES O MUNICIPALES

REGISTRA LOS DATOS DEL INTERESADO Y EL

TRÁMITE QUE VA A REALIZAR

SISTEMA

O EN LA LIBRETA DE REGISTRO


SELLA DE RECIBIDO Y DEVUELVE

O

1F

INTERESADO

VERIFICA EL ÁMBITO DE COMPETENCIA DEL

TRÁMITE

EL CUAL PUEDE SER INTERNO O

EXTERNO

¿QUÉ TIPO DE TRÁMITE ES?

TRÁMITE EXTERNO

TRÁMITE INTERNO


TURNA Y RECABA FIRMA

ÁREA QUE CORRESPONDA

O

FIN

OFICIO DE ENVÍO

ELABORA Y RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN

O-2C

DIRECTOR GENERAL DEL PATRIMONIO DEL ESTADO

OFICIO DE ENVÍO


OFICIO DE ENVÍO

DISTRIBUYE

O

O

1C

DEPENDENCIA QUE CORRESPONDA

INTERESADO

OFICIO DE ENVÍO

RECABA FIRMA

DEPENDENCIA E INTERESADO

2C

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-AUDIENCIA DE TRÁMITES AL PÚBLICO

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOSSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DEL ESTADO

SUBDIRECCIÓN DE REGULARIZACIÓN DE LA TENENCIA DE LA TIERRA

MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA


PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:

MARZO 2010

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ELABORACIÓN VISTO BUENOSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIODEL ESTADOSUBDIRECCIÓN DE REGULARIZACIÓN DELA TENENCIA DE LA TIERRA

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN

AUTORIZACIÓNREVISIÓN





Atender y orientar a los interesados en los trámites que van a realizar, recibiendo la documentaciónnecesaria para la realización del trámite.

Audiencia de Trámites al Público.

Diaria.

• En los casos de grupos de personas que asisten a la solución de algún caso en trámite, el titular dela Subdirección los atenderá y les informará del avance que se lleva de su planteamiento.

• Cuando el Titular de la Dirección atienda a los interesados los deberá turnar directamente al áreacorrespondiente para la solución de su planteamiento.

• Los Documentos requeridos deberán presentarse en original y fotocopia, en algunos de ellos eloriginal será cotejado con la fotocopia y se devolverá al interesado.

COPIA NO CONTROLADA








Recibe al interesado y lo atiende en el trámite que va a realizar.

Verifica el asunto a tratar y confirma si el trámite es nuevo o si yaexiste expediente integrado.

¿Es nuevo el trámite?

En caso de no ser nuevo el trámite:

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Oficio de envío enfotocopia, correspondiente al trámite solicitado por el interesadoque ya fue canalizado a otra área.

Consulta con el área que corresponda el status que guarda eltrámite solicitado por el interesado.

Obtiene fotocopia del Oficio de envío y se la entrega alinteresado, informándole el avance del trámite solicitado y lanueva fecha para que se presente.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal la fotocopia delOficio de envío.

Fin del procedimiento.

En caso de ser nuevo el trámite:

Informa al interesado el trámite a seguir y los documentos que serequieren dependiendo del asunto a tratar.

Pasa el tiempo.

Recibe del interesado la Solicitud de trámite por escrito y losDocumentos requeridos, en original y fotocopia y verifica queestén completos, dependiendo del trámite a realizar.

¿Están completos los documentos?

En caso de que los Documentos no estén completos:

Informa al interesado y devuelve la Solicitud de trámite porescrito y los Documentos requeridos en original y fotocopia,para ser completados.

Continúa con la actividad No. 4

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

2A.3.

3.

4.

4A.


COPIA NO CONTROLADA







5.

6.



En caso de que los Documentos estén completos:

Sella de recibido la Solicitud de trámite por escrito en originaly fotocopia, y devuelve la fotocopia al interesado indicándole queregrese en un tiempo determinado para darle una solución a sutrámite.

Turna al área que corresponda dependiendo del trámite a realizarla Solicitud de trámite por escrito, en original y losDocumentos requeridos, en original y fotocopia, recabandofirma de la persona encargada en la Libreta de registro.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

COPIA NO CONTROLADA

AUDIENCIA DE TRÁMITES AL PÚBLICODEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN CIUDADANA

REVISIÓNELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

INICIO

RECIBE Y LO ATIENDE EN EL TRÁMITE QUE VA A

REALIZAR

INTERESADO

VERIFICA EL ASUNTO A TRATAR Y CONFIRMA

SI EL TRÁMITE ES NUEVO O SI YA

EXISTE EXPEDIENTE INTEGRADO

¿ES NUEVO EL TRÁMITE? NO

SI

OFICIO DE ENVÍO

OBTIENE

1F

C

CORRESPONDIENTE AL TRÁMITE

SOLICITADO POR EL INTERESADO QUE YA FUE CANALIZADO A

OTRA ÁREA

CONSULTA EL STATUS QUE GUARDA EL TRÁMITE

SOLICITADO


OFICIO DE ENVÍO

OBTIENE Y ENTREGA

1F

2F

INTERESADO

INFORMÁNDOLE EL AVANCE DEL TRÁMITE

SOLICITADO Y LA NUEVA FECHA PARA QUE SE PRESENTE

OFICIO DE ENVÍO

ORDENA

1F

C

FIN

INFORMA EL TRÁMITE A SEGUIR Y LOS

DOCUMENTOS QUE SE REQUIEREN

INTERESADO

DOCUMENTOS REQUERIDOS

SOLICITUD DE TRÁMITE POR ESCRITO

RECIBE Y VERIFICA QUE ESTÉN COMPLETOS

O-1F

O-1F

DEPENDIENDO DEL TRÁMITE A

REALIZAR

¿ESTÁN COMPLETOS LOS DOCUMENTOS?

NO

SI



INFORMA Y DEVUELVE PARA SER COMPLETADOS

O-1F

O-1F

1

1

INTERESADO


SELLA DE RECIBIDO Y DEVUELVE

INTERESADO

O

1F



TURNA RECABANDO FIRMA

O

O-1F

FININTERESADO

INDICÁNDOLE QUE REGRESE EN UN TIEMPO DETERMINADO


EN LA LIBRETA DE REGISTRO

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOSSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DEL ESTADOSUBDIRECCIÓN DE REGULARIZACIÓN DE LA

TENENCIA DE LA TIERRAMARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





LIC. YÉSSICA RODRÍGUEZ GARCÍASUBDIRECTORA DE REGULARIZACIÓN

DE LA TENENCIA DE LA TIERRA

Elaborado y autorizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

LIC. JOSÉ ANTONIO FLORES VARGASDIRECTOR GENERAL DEL PATRIMONIO

DEL ESTADO

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

LIC. MA. DE LOURDES RODRÍGUEZ CRUZJEFA DEL DEPARTAMENTO DE

VINCULACIÓN CIUDADANA

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