manual de procedimentos nova versão 2011. 2 procedimentos o manual de procedimentos (mp) é um...

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Nova versão 2011

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Manual de Procedimentos

ProcedimentosEstrutura Volume Introdução

O Manual de Procedimentos (MP) é um conjunto de normas, procedimentos, funções, actividades, objectivos e orientações, que devem ser cumpridas pelos funcionários e ainda descreve a forma de serem executados, quer individualmente, quer em conjunto.

Introdução Estrutura Volume Procedimentos

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Manual de ProcedimentosIntrodução Estrutura Volume Procedimentos

As pessoas em todos os níveis, são a essência de uma organização e o seu pleno envolvimento permite que as suas aptidões sejam utilizadas em benefício da Organização.

Definição da NP EN ISO 9000:2005

Através dos seus conhecimentos, da sua prática e da sua experiência, qualquer funcionário pode contribuir para a elaboração do MP do IST.

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Coordenar eficiente-mente a

actividade

Prevenir e detectar a

ausência de conformida-des e erros

Atingir os objectivos de gestão da escola

Fonte de informação

sobre os serviços

Estabelecer relações de confiança

Assegurar o rigor e a plenitude registos

Instrumento de consulta orientação

para os serviços

Manual de Procedimentos?


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Vantagens


Clarificar os Processos – representa uma restrição à improvisação inadequada

Coerência e continuidade – normas e procedimentos pelos vários serviços

Ajudar na Integração de Novos Colaboradores – passagem de testemunho

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A Q A ICoordenar

o MP no seu todo

Divulgar

Manual de Procedimen

tos

Apoiar na elaboração

dos diversos volumes

Promover a uniformi-

zação do documento

Analisar, avaliar e

validar os pedidos

Submeter para

aprovação do C.G.

?Manual de Procedimentos

Introdução Estrutura Volume Procedimentos

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Manual de ProcedimentosEstrutura Introdução Volume Procedimentos

Partes Volumes Capítulos Processos Subpro cessos

Procedi mentos

Parte I - Introdutória Parte II - Procedimentos

Parte III – Doc. apoio

Da parte II e III correspondem às

diferentes matérias/ áreas

Capítulos Tantos quantos os

núcleos que integram as diferentes

matérias/áreas

Uma actividade ou um conjunto de actividades que

utilizam recursos para converter elementos de

entrada em saída

Tarefas levadas a cabo de forma

isolada mas que fazem parte

integrante de um processo

Sequência de acções/instruções a seguir para tratar de um subprocesso e consequentemente de um processo

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Índice do volume (introduzir índice automático)

Princípios gerais

Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos

Volume de procedimentos

Volume de apoio

Princípios Gerais

Descrição Sumária das competências e funções da área/núcleo

A área x tem como objectivos …..A área x tem como competências…A área x tem as seguintes funções….Esta área compreende os seguintes núcleos:

- Núcleo y Núcleo y tem como objectivos ….. Núcleo y tem como competências…Núcleo y tem as seguintes funções….


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Princípios gerais

Abreviaturas e acrónimos



Abreviaturas e Acrónimos

AAI Área de Assuntos Internacionais AEP Área de Estudos e PlaneamentoAOP Área Orçamental e Patrimonial AP Área de ProjectosAQAI Área para a Qualidade e Auditoria InternaNT Núcleo de Tesouraria


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Princípios gerais


Legislação aplicável



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Legislação Descrição

Decreto-Lei nº 137/2010, de 28 de Dezembro

Valores das ajudas de custo e subsídio de transporte.


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Princípios gerais





Mapa de actualização do documento

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Responsável O quê Quando Como Resultado

Clara LopesActualização

do subprocesso

2.1 do Processo 2Capítulo 1 Volume 1

Anualmente / alteração legislativa

Rever legislação e

adequação dos processos

Processo de revisão 0.1

Data: __/__/___


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Princípios gerais






Capítulos – (referentes aos núcleos)

Capítulo I – (referente ao núcleo X)

Quando a um volume corresponde uma área composta por núcleos , devem os capítulos corresponder aos núcleos.

Exemplo: Volume 4 – Projectos Capítulo 1 – Projectos Nacionais

Capítulo 2 – Projectos Comunitários Processo 1- Candidatura (Mapa do processo)

Subprocesso 1.1 – verificação da documentação Subprocesso 1.2 – análise viabilidade financeira Subprocesso 1.3 – submissão da candidatura


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A construção de cada volume vai obedecer a um formato próprio, que vos será facultado através de um modelo, para garantir a uniformidade do documento.

1 - Capítulo(Arial, 16, alinhamento centrado, título nível 1)

1.1 - Processo

(Arial, 14, alinhamento centrado, título nível 2)

1.1.1 - Subprocesso (Arial, 13, alinhamento centrado, título nível 3)

Corpo de texto Arial 12, paragrafo com espaçamento entre linhas de exactamente 18.

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Volume de apoio

O volume de apoio integra apêndices e/ ou anexos

- Entende-se por apêndice todo o documento que seja elaborado pelo próprio serviço. Ex.: um formulário, um mapa, um quadro….

- Entende-se por anexo, um documento elaborado por terceiros e que serve de suporte ao trabalho do serviço. Ex: a legislação, normas, notas informativas…

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Volume de Apoio

Identificação do volume de apoio: Volume 1A-Gestão Académica;

Todos os documentos de apoio têm de estar identificados e referenciados no volume de procedimentos;

Os apêndices, devem ser uniformizados, identificados alfa e numericamente e conter o número da versão: Ficha de abertura de projecto – Formulário AP 1_v0.0;

Índice: deve seguir a ordem com que os documentos de apoio foram apresentados ao longo do volume de procedimentos.

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Manual de ProcedimentosProcedimentos Introdução Estrutura Volumes

• Os procedimentos devem ser descritos detalhadamente;

Detalhados

•Os processos podem ser representados, também, por meio de fluxogramas;

Esquematizados

•Para cada processo ou subprocesso devem ser incluídos mapas definindo responsabilidades por colaborador, promovendo um melhor desempenho do serviço.

Mapeados

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Ao descrever os procedimentos devem ser utilizadas as seguintes sugestões de aplicação, que visam alertar para situações importantes:

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Exemplo: – Submissão da tese de doutoramento 1. São requisitos prévios para a submissão da tese:

- A conclusão do curso de doutoramento;- A aprovação no(s) exame(s) de qualificação (se aplicável);- O relatório da CAT sobre a avaliação da proposta de tese;- O pagamento de propinas e demais emolumentos regularizados;- …

2. O requerimento de provas e a documentação exigida, deverão ser entregues na secretaria do núcleo X.

A submissão da tese deverá ser efectuada no prazo mínimo de 2 anos e máximo de 5 anos a contar da data da matrícula

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Princípios gerais



Manual de ProcedimentosIntrodução Estrutura



Capítulos – (referentes aos núcleos)

Mapa de Processos

Procedimentos Volumes

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MAPA de PROCESSO

Descrição do Processo:________________________________________________________________________________

Mapa de Processo

Responsável

Identificação (processo,

subprocesso procedimento)

Quando se procede/

prazo

Como se procede

Resultado/ registo

Fluxo do processo

Quemvalida

Quem aprovaRecepcionado

de:Expedido

para:

Votos de um bom trabalho.

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