manual de procedimentos de gestão de obras e … · das obras para construção e reforma de novas...
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Manual de Procedimentos de
Gestão de Obras e Serviços em
Edificações ou Áreas Físicas da
UFES
Versão 1 - 2016
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Manual de Procedimentos de Gestão de Obras e Serviços em
Edificações ou Áreas Físicas da Ufes
Este manual detalha os procedimentos de gestão de obras e serviços em edificações ou áreas físicas envolvendo a Gerência de Obras da Prefeitura Universitária da Universidade Federal do Espírito
Santo.
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Equipe de Gestão
Reitor
Reinaldo Centoducatte
Vice-reitora
Ethel Leonor Noia Maciel
Chefe de Gabinete
Maria Auxiliadora de Carvalho Corassa
Prefeito Universitário
Renato Carlos Schwab Alves
Assistente de Gestão
Graciliano Alves da Costa Filho
Gerente de Planejamento Físico
Letícia Nunes Barcellos
Gerente de Licitações e Contratos
Rafael Petri
Gerente de Obras
Francisco Caniçali Primo
Gerente de Manutenção Equipamentos e Edificações
Rosália Antunes Martins
Gerente de Segurança e Logística
Anival Luiz dos Santos
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Subprefeitura do campus de Maruípe
Ricardo da Silva Fanzeres
Subprefeitura do campus de São Mateus
Erivelton Toretta Braz
Subprefeitura do campus de Alegre
Erivelton Costa Souza
Divisão de Acompanhamento e Fiscalização de Obras
Jaime Vilela
Elaborado por
Diretor do Departamento de Gestão de Pessoas
Marcelo Rosa Pereira
Estagiário
Pedro Paulo Eugenio Casotti Marinot
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LISTA DE SIGLAS
ART – Anotação de Responsabilidade Técnica
CEI – Cadastro Específico do INSS
CROS – Comissão Permanente de Recebimento de Obras e Serviços
DA - Departamento de Administração
DAFO – Divisão de Acompanhamento e Fiscalização de Obras
GCC – Gerência de Compras e Contratações
GMEE – Gerência de Manutenção de Equipamentos e Edificações
GO – Gerência de Obras
GPF – Gerência de Planejamento Físico
GSL – Gerência de Segurança e Logística
INSS – Instituto Nacional de Seguro Social
NTI – Núcleo de Tecnologia da Informação
PDF – Plano Diretor Físico
PU – Prefeitura Universitária
SIARQ – Sistema de Arquivo
SIE – Sistema Informações Educacionais
SIMEC – Sistema Integrado de Monitoramento Execução e Controle
SPIUNET – Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União
UFES – Universidade Federal do Espírito Santo
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Organograma da Gerência de Obra .......................................................... 10
Figura 2 – Fluxo do Gerenciamento de Obra ............................................................ 26
Figura 3 - Fluxo do Gerenciamento de Obra ............................................................. 27
Figura 4 - Fluxo da Garantia de Obra ........................................................................ 28
Figura 5 - Fluxo de Paralisação de Obra ................................................................... 28
Figura 6 - Fluxo de Sinistro de Obra ......................................................................... 29
Figura 7 - Fluxo de Mudança na Legislação.............................................................. 30
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Sumário
1. APRESENTAÇÃO ............................................................................................ 8
2. UNIDADE ADMINISTRATIVA .......................................................................... 9
2.1. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL................................................................ 9
2.2. O ORGANOGRAMA ....................................................................................... 10
3. O PROCESSO DE GESTÃO DE OBRAS ...................................................... 11
3.1. GERENCIAMENTO DE OBRAS ..................................................................... 11
3.1.1. Competências Essenciais da GO ................................................................ 11
3.1.2. Fluxos de Valor ............................................................................................. 11
3.1.3. Fluxos Simplificados .................................................................................... 26
ANEXO A – Modelo de e-mail para providência da matrícula CEI e ART de
execução .................................................................................................................. 31
ANEXO B – Modelo de e-mail para solicitação de reunião com a empresa ....... 32
ANEXO C – Modelo de e-mail para convocar o solicitante para reunião com a
empresa.................................................................................................................... 33
ANEXO D – Modelo de lista de funcionários ......................................................... 34
ANEXO E - Modelo de Planilha de Medição .......................................................... 35
ANEXO F - Modelo de recebimento provisório ..................................................... 36
ANEXO G - Modelo de Relatório Foto .................................................................... 37
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1. APRESENTAÇÃO
Este manual visa padronizar os procedimentos que compõem a gestão de obras e
serviços em edificações ou áreas físicas no âmbito da Universidade Federal do
Espírito Santo. Foi elaborado a partir de um diagnóstico e de uma análise de risco,
realizados pela Prefeitura Universitária, com o objetivo de apresentar a toda a
equipe da Gerência de Obras da Ufes o fluxo para a realização de seus trabalhos,
padrões e procedimentos únicos de execução de suas atividades.
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2. UNIDADE ADMINISTRATIVA
2.1. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A Gerência de Obras (GO), dentro da estrutura da Prefeitura Universitária (PU), é
uma unidade tática, segundo o modelo de estruturação da Universidade Federal do
Espírito Santo (Ufes), sendo responsável por parte do papel institucional e por parte
das atribuições da PU. Em especial, a GO é responsável pelo processo de gestão
das obras para construção e reforma de novas edificações na UFES.
A Estrutura da GO é composta pelo Gabinete do Gerente, onde se concentram as
atividades de gestão do processo de obras e a gestão administrativa da gerência.
Para cumprir com seu papel institucional, cabe à GO: o planejamento e a gestão das
obras na Universidade; o mapeamento de risco, controle de qualidade e efetividade
na execução das obras; a articulação com as demais Gerências e Prefeito
Universitário; a interface com as unidades administrativas e acadêmicas, bem como
com as empresas contratadas; e o suporte às atividades da Divisão de
Acompanhamento e Fiscalização de Obras (DAFO).
No que tange à DAFO, suas atribuições compreendem o acompanhamento, a
fiscalização e o controle das obras, por meio de sua equipe técnica, que atua como
fiscais das obras, com vistas à garantia da qualidade das obras executadas.
No processo de gestão de obras, a PU possui uma unidade de serviços: a Comissão
de Recebimento de Obras e Serviços (CROS), cujo papel institucional consiste em
acompanhar as atividades dos fiscais de obras e emitir laudos, acionando a DAFO e
outras unidades, quando necessário, visando à correção dos problemas detectados,
recebendo em definitivo as obras liberando-as para o uso, quando couber. A CROS
está diretamente ligada ao Gabinete do Prefeito Universitário e sua composição e o
detalhamento de suas atribuições estão descritas na Portaria nº. 883/2016-R.
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2.2. O ORGANOGRAMA
Figura 1 - Organograma da Gerência de Obra
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3. O PROCESSO DE GESTÃO DE OBRAS
3.1. GERENCIAMENTO DE OBRAS
3.1.1. Competências Essenciais da GO
A Gerência de Obras (GO) tem como competências essenciais a gestão das
atividades da gerência, mapeamento de risco e controle de qualidade e efetividade
na execução das obras, articulação com as demais gerências e prefeito universitário,
interface com as unidades administrativas e acadêmicas, bem como com as
empresas contratadas, suporte as atividades das coordenações subordinadas.
A Divisão de acompanhamento e Fiscalização de obras tem como competências o
acompanhamento, Fiscalização e controle das obras, mantendo interface com os
executores e fiscais, com vistas a garantia da qualidade das obras executadas.
3.1.2. Fluxos de Valor
I. Recebimento do Contrato
i. Entrada no SIE
O responsável pelo protocolo da Gerência de Obras (GO) recebe o
documento no SIE, conforme manual do Siarq
O responsável encaminha para Gerente
O Gerente toma ciência e despacha para o Diretor da Divisão de Apoio a
Fiscal
O responsável pelo Protocolo dar saída no SIE para Divisão DAFO
ii. Encaminhamento ao DAFO
Diretor da Divisão convoca reunião entre o Gestor, o Fiscal e o Diretor da
Divisão para análise do contrato
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iii. Encaminhamento ao Fiscal
Diretor da Divisão convoca reunião
iv. Registro no SIMEC
Gabinete do Gerente registra contrato no SIMEC
v. Registro no REDMINE
Gabinete do Gerente lança cronograma no REDMINE
O que disponibilizar no REDMINE:
a) Ordem de Serviço
b) Cronograma
c) Cópia do contrato/aditivos
d) Dados da empresa
e) Termo de Garantia
vi. Fiscal recebe Garantia e ART
Gabinete do Gerente confere se foi entregue; caso não, comunica o Fiscal
Fiscal envia e-mail a empresa informando possíveis sanções, conforme o
Anexo A
Obs.: O prazo de entrega da matricula CEI e da ART de execução é de
30 dias a partir da assinatura da Ordem de Serviço (OS)
II. Início de Obra
i. Visita ao canteiro de obras
Fiscal convoca empresa por e-mail, conforme o Anexo B
Fiscal convoca o solicitante da obra para participar da reunião por e-mail,
conforme o Anexo C
Fiscal realiza reunião com Empresa e DAFO para entrega do manual de
execução de obra
Explica o manual
Após reunião, o Fiscal e empresa vão ao local para mostrar o local do
canteiro de obra
Registrar no Dário de Obras
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ii. Início da Obra
Iniciar execução da obra
Estipular prazo de 15 dias para entrega da listagem pela empresa,
conforme o Anexo D
III. Acompanhamento da Obra
i. Fiscalização da Obra
Passos da Fiscalização:
a) Verificar os serviços em execução segundo Projeto Básico e Caderno
de Encargos
b) Verificar os materiais empregados/estocados se atendem às
especificações do Projeto Básico e da Lista de Materiais da Ufes
c) Verificar o uso de EPI (Equipamento de Proteção Individual) e EPC
(Equipamento de Proteção Coletivo)
d) Verificar a regularidade trabalhista dos funcionários
e) Verificar as condições de limpeza, segurança, ergonomia e
acessibilidade no canteiro de obras
f) Fotografar a obra/serviços
g) Fazer registros no diário de obras
h) Arquivar primeira via do diário de obras e fotos
Obs.: O Fiscal deverá criar uma pasta física para o arquivamento das
folhas do diário de obra
O Fiscal elabora o relatório de fotos, conforme o Anexo G, e o arquivará
as fotos na pasta da obra na rede conforme padrão estabelecido pela
Coordenação de Gestão da Informação
ii. Houve Sinistro?
Se sim: segue para 3.3 (Sinistro, vai para fluxo de Sinistro)
Se não: segue para 3.4 (Continua execução da obra)
iii. Sinistro
Segue para o fluxo de Sinistro
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iv. Continua execução da Obra
A Obra continua sua execução
v. Medição das Obras
Fiscal elabora detalhamento da medição, conforme o Anexo E
vi. Levantamento de Dados de Serviços Executados
Período de Medição do 1º ao último dia de cada mês
Executar levantamento diário paralelo à Fiscalização
Executar levantamento a partir do cronograma Fiscal/financeiro
Seguir padrão do Caderno de Encargos e Memória de Cálculo do Projeto
Básico
Fiscal finaliza Planilha de Medição e dá ciência à Empresa até 5º dia útil
do mês subsequente ao da Medição
Empresa tem até o dia 10 do mês para entregar a Nota Fiscal (NF)
vii. Conferência de documentação
Fiscal confere toda a documentação entregue
viii. Cadastro no SICOM
Fiscal confere dados da Nota Fiscal (NF)
Fiscal registra no SICOM e atesta Nota Fiscal (NF)
ix. Última Medição?
Se sim: segue para III.x (Última Medição)
Se não: segue para III.xi (Fiscal encaminha para GO)
x. Última Medição
Segue para o fluxo de Última Medição
xi. Fiscal encaminha para GO
Fiscal encaminha via SIE o documento de pagamento para Divisão,
conforme manual do Siarq
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xii. Registro na SIMEC e REDMINE
Registrar no SIMEC, conforme manual do Ministério da Educação (MEC)
O registro no REDMINE deve ser entre o 5º e 10º dia útil de cada mês
Gabinete do Gerente lança itens do cronograma de execução no
REDMINE
Obs.: A evolução será a partir da Planilha em %
Gabinete do Gerente entra na rede e recolhe informações da planilha de
medição da obra
xiii. Fiscal encaminha para GCC
Gerência dá saída no SIE para a GCC, conforme manual do Siarq
Análise elaborada pela GCC, conforme normas estabelecidas pela
Gerência
GCC encaminha para Assessoria de Gestão
IV. Última Medição
i. Recebimento Comunicação de Término da Obra
Empresa informa ao Fiscal o término da obra e o entrega documento com
as informações de identificação da obra e as datas de término prevista e
real
Fiscal recebe e data o documento, devolve via da empresa e anexa ao
Processo
ii. Fiscal vistoria obra com empresa
Fiscal agenda com empresa vistoria na obra
Fiscal e empresa realizam vistoria na obra
Estando conforme, o Fiscal emite o Termo de Recebimento Provisório
Não estando conforme, o Fiscal elabora Lista de Serviços a serem
corrigidos
iii. Concluída?
Se não: segue para IV.iv
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Se sim: segue para IX.v
iv. Emissão de Relatório de Inconformidades
Fiscal elabora relatório de inconformidades e entrega a empresa
Fiscal colhe assinatura e data recebimento
Fiscal anexa ao Processo
Obs.: Empresa tem 15 dias para atender inconformidades
v. Empresa executa e emite novo comunicado de término
Empresa executa as inconformidades apontadas
Empresa informa ao Fiscal o término da obra e o entrega documento com
as informações de identificação da obra e as datas de término prevista e
real
Fiscal recebe e data o documento, devolve via da empresa e anexa ao
Processo
vi. Emissão de Ultima Medição
Fiscal executa última medição na planilha de medição e disponibiliza na
rede
vii. Emissão de Termo de Recebimento Provisório
Fiscal emite Termo de Recebimento Provisório, conforme Anexo E
viii. Fiscal encaminha documentos à GCC
Fiscal encaminha Termo de Recebimento Provisório e Última Medição
para a GO, para providências e pagamento
ix. Fiscal encaminha processo a GO
Fiscal despacha para a DAFO
DAFO dá saída para a GO, conforme manual do Siarq
Gerente toma conhecimento
V. Recebimento de Obra
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i. GO envia à CROS
GO encaminha processo à CROS, conforme manual do Siarq
ii. CROS analisa processo
CROS identifica pendências no processo
Fiscal responsabiliza pendências como de Projeto, de Execução ou de
Utilização
a) Para Execução, verifica se estava no orçamento
b) Caso seja de Projeto ou Execução, encaminhar à GPF
c) Caso seja de Utilização encaminhar à GMEE
iii. CROS vistoria obra
CROS vistoria obra
iv. Recebe?
Se não: segue para V.v
Se sim: segue para V.xi
v. CROS entrega relatório GO
CROS entrega relatório de inconformidades;
vi. Comunicação à empresa
Gerência recebe comunicado, conforme manual do SIE
Gerência despacha para DAFO
DAFO recebe no SIE e encaminha para o Fiscal
Fiscal verifica o relatório
Fiscal prepara o documento de notificação à Empresa
Gestor solicita a Empresa para vir receber a notificação
Empresa assina “recebido” na via do Gestor
Fiscal anexa via no processo
vii. Manifestação da Empresa
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Empresa se manifesta em relação às inconformidades relatadas
Fiscal acompanha a execução segundo os passos da Fiscalização
descritos no item III.i;
Fiscal encaminha processo para CROS, com relatório de inconformidades
corrigidas ou justificadas
viii. GO, Fiscal e GCC analisam
GO, Fiscal e GCC analisam manifestação da empresa
ix. Aceita justificativa da empresa?
Se não: segue para V.x
Se sim: segue para V.xi
x. Notifica empresa
Gestor notifica a empresa da não concordância da justificativa
GCC toma medidas legais para penalizar a empresa
xi. Emissão de termo de recebimento
CROS emite termo de recebimento definitivo;
xii. Emissão de certificado de conclusão pela GO
Gerência emite certificado de Capacidade Técnica da Empresa
xiii. Envia à GMEE os termos de garantia
GO encaminha à GMEE documento comunicando que a Obra foi recebida
em definitivo pela CROS, passando à gestão de manutenção
GO encaminha processo para GMEE, para registro da garantia no SGD
xiv. Registro do SIMEC
GO registra no SIMEC, conforme manual do Ministério da Educação
(MEC)
xv. Registro no REDMINE
GO registra/atualiza o REDMINE, conforme manual do mesmo
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xvi. Encaminhamento para GCC/PROAD
GO encaminha para GCC, conforme manual de gestão de contratos, para
posterior encaminhamento à PROAD
xvii. Registro no DIPAT/DA/PROAD
GO encaminha informações à DIPAT/DA/PROAD para registro do imóvel
no Sistema de Gerenciamento de Imóveis de Uso Especial da União
(SPIUNET), conforme norma do Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão
xviii. Envio para Arquivo
GO mantém o processo arquivado na Gerência até o fim do prazo de
garantia
Acabado o tempo de garantia, GO encaminha processo para Siarq, para
arquivar
VI. Garantia
i. Recebimento da Solicitação de Serviço (SS)
GMEE recebe e organiza as solicitações de serviços (SS)
ii. Analise SS (GMEE)
GMEE analisa se a SS deve ser atendida via garantia quinquenal (isto é,
se é defeito ou falha de execução)
iii. Problema na Execução?
Se não: segue para VI.iv
Se sim: segue para VI.v
iv. Programação da Manutenção
GMEE programa e executa o serviço como manutenção
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v. Encaminhamento para a GO
GMEE elabora relatório sobre o serviço a ser executado com base na SS
e envia, via protocolado, à GO
vi. Problema de Projeto?
Se sim: segue para VI.vii
Se não: segue para VI.viii
vii. Encaminhamento para a GPF
GO encaminha à GPF para avaliação
viii. Acionamento Empresa
O Fiscal notifica a empresa para corrigir as inconformidades a título de
garantia;
ix. Acompanhamento Execução
O Fiscal acompanha a execução dos serviços apontados no relatório da
GMEE
O Fiscal avalia os serviços executados e remete o protocolado da SS
comunicando a conclusão dos serviços
x. Alimentação do SGD
A GMEE analisa os serviços e alimenta o SGD
VII. Sinistro
i. Analisar ocorrências e implicações
Fiscal vai à obra imediatamente e analisa a gravidade do sinistro e a
necessidade de paralisação em vista de novos acidentes
Fiscal analisa a natureza do sinistro, causas e se terá implicação legal,
como a necessidade de perícia técnica, da polícia, dos bombeiros, da
defesa civil
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Solicitar relatório do sinistro à empresa, analisando a ocorrência, os
elementos causais e tendo conclusão
ii. Paralisar a obra?
Se sim: segue para VII.iii
Se não: segue para VII.vi
iii. Há vítimas?
Se sim: segue para VII.iv
Se não: segue para VII.v
iv. Procedimento da GSL
Fiscal comunica à GSL e segue os procedimentos do manual da GSL
Fiscal elabora relatório de ocorrência e registra no diário de obra
v. Paralisação
Segue para o fluxo de paralisação composto do item VIII;
vi. Há vítimas?
Se sim: segue para VII.vii
Se não: segue para VII.viii
vii. Procedimento da GSL
Fiscal comunica à GSL e segue os procedimentos do manual da GSL
Fiscal elabora relatório de ocorrência e registra no diário de obra
viii. Fazer Análise Técnica
Fiscal recebe o relatório do sinistro da empresa, analisa e emite parecer
Fiscal notifica a empresa e aplica eventuais sanções
Fiscal encaminha para DAFO
DAFO junto com Gerente analisa as possibilidades de encaminhar para
GSL e de abrir sindicância
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Fiscal tem competência técnica para resolver as consequências do
sinistro?
Se não: segue para VII.x
Se sim: segue para VII.xiii
ix. Encaminhar para GPF
Fiscal encaminha para GPF para análise técnica;
x. Paralisar a obra?
Se sim: segue para VII.xii
Se não: segue para VII.xiii
xi. Paralisação
Segue para o fluxo de paralisação composto do item VIII;
xii. Elaborar Plano de Contingência
Elaborar o Plano de Contingência contendo os procedimentos para
remover as condições que prejudicam o andamento da obra e dar
prosseguimento ao cronograma da obra;
Estabelecer prioridades;
Determinar estratégia de operação com os seguintes itens:
a) Proposta de solução técnica
b) Impacto econômico financeiro
c) Análise da legislação pertinente
Elaborar Cronograma de Ação
Preparar Memorial com as indicações propostas
xiii. Executar Plano de Contingência
Execução do Plano de Contingência conforme elaborado
VIII. Paralisação
i. Identificação Necessidade
O Fiscal identifica e analisa a necessidade de paralisação
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ii. Obra Paralisa?
Se não: segue para VIII.iii
Se sim: segue para VIII.iv
iii. Cronograma da Obra mantido
O cronograma da obra é mantido
iv. Que fração da Obra paralisa?
Total: segue para VIII.v
Parcial: segue para VIII.ix
v. Comunicação da Empresa
O Fiscal notifica a paralisação à empresa
vi. Obra reinicia?
Se não: segue para VIII.vii
Se sim: segue para VIII.viii
vii. Propõe rescisão
Propõe-se a rescisão contratual amigável
viii. Comunicação à Empresa
O Fiscal comunica à empresa e segue o fluxo de obra
ix. Comunicação à Empresa
O Fiscal informa, em diário de obra, qual fração da obra está paralisada
O Fiscal analisa o impacto físico e financeiro no cronograma e informa ao
gestor do contrato para tomada de providências
x. O item/fração continua?
Se não: segue para VIII.xi
Se sim: segue para VIII.xii
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xi. Análise de Impacto no Cronograma da Obra
O Fiscal analisa o impacto no cronograma da obra
O Fiscal remete as pendências técnicas à GPF para providências de
correção do projeto básico
xii. Comunicação à Empresa
O Fiscal comunica à empresa
O Fiscal remete as pendências técnicas à GPF para providências de
correção do projeto básico
xiii. Reunião com a GPF para definir ajuste no Projeto Básico
GPF, Fiscal e Gestor fazem reunião para definir as mudanças e ajustes
no Projeto Básico
xiv. Alterações demandam aditivo?
Se sim: segue para VIII.xv
Se não: segue para VIII.xvi
xv. Fiscal encaminha solicitação à GCC
O Fiscal fundamenta e justifica a necessidade do aditivo e remete-o ao
gestor para providências
xvi. Segue com a Obra
Segue o fluxo de Obra
IX. Mudança na Legislação
i. Fiscal recebe nova legislação
O Fiscal recebe as informações da nova legislação
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ii. Reunião para análise da nova legislação da GO e GPF
O Fiscal organiza reunião entre GO (Fiscal e Gestor) e GPF (autores do
projeto básico e orçamento)
iii. Altera o projeto?
Se não: segue para IX.iv
Se sim: segue para IX.v
iv. Cronograma da Obra mantido
O cronograma fiscal e financeiro é mantido
v. Obra Paralisa?
Se não: segue para IX.vi
Se sim: segue para IX.ix
vi. Cronograma da Obra mantida
O cronograma físico da obra é mantido
vii. Envia protocolado à GPF para adequações no projeto
O Fiscal remete à GPF as informações da nova legislação para
adequações de projeto;
viii. Paralisação
Segue para o fluxo de Paralisação;
ix. Envio do processo da obra para a GPF
Fiscal envia o processo à GPF para as adequações
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3.1.3. Fluxos Simplificados
Figura 2 – Fluxo do Gerenciamento de Obra
(Recebimento de Contrato, Início de Obra, Acompanhamento de Obra)
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Figura 3 – Fluxo do Gerenciamento de Obra
(Última Medição e Recebimento de Obra)
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Figura 4 – Fluxo da Garantia de Obra
Figura 5 – Fluxo de Paralisação de Obra
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Figura 6 – Fluxo de Sinistro de Obra
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Figura 7 – Fluxo de Mudança na Legislação
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ANEXO A – Modelo de e-mail para providência da matrícula CEI e
ART de execução
Prezado Senhor ______________________________ Representante da Empresa _____________________ Considerando a Ordem de Serviço n.º _____, recebida por esta empresa no dia __/__/____, referente ao contrato de número ___, que tem por objeto a _____________________________________________, informamos que, conforme artigo 19 da Instrução Normativa RBF 971/09, o prazo para providenciar a matrícula CEI é de 30 dias após o recebimento da Ordem de Serviço; e, conforme artigo 28 da resolução 1.025/09/CONFEA, a ART de execução da obra deve ser providenciada antes do início da atividade, ou em até 10 dias após o recebimento da Ordem de Serviço, desde que ainda não tenha sido caracterizado o início das atividades. Portanto, solicitamos a entrega da documentação acima exigida no prazo determinado. Caso contrário, a empresa estará sujeita a sanções legais. Estamos à disposição para maiores esclarecimentos que se fizerem necessários. Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. ____________ Celular institucional: (27) _______-______ Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) _______-______
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ANEXO B – Modelo de e-mail para solicitação de reunião com a
empresa
Assunto: Convocação para reunião. Prezado Senhor ______________________________ Representante da Empresa _____________________ Considerando o recebimento da Ordem de Serviço nº ___ no dia __/__/____, por esta empresa, referente à obra __________, solicitamos o comparecimento de um representante legal da empresa contratada à Gerência de Obras da Prefeitura Universitária, às ___ horas do dia __/__/____, para realização de uma reunião de início das atividades, tendo como pauta a entrega do manual de execução de obras da UFES e esclarecimentos, visita ao local da obra, definição do local de instalação do canteiro e demais encaminhamentos. Solicitamos que confirmem recebimento e presença na reunião. Caso não for possível o comparecimento no dia e hora marcados, favor sugerir nova data e horário.
Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. ____________ Celular institucional: (27) _______-______ Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) _______-______
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ANEXO C – Modelo de e-mail para convocar o solicitante para
reunião com a empresa
Assunto: Convocação para reunião. Prezado Senhor ______________________________ Representante da Empresa _____________________ Solicitamos o comparecimento de Vossa Senhoria para uma reunião de início das atividades da obra _______________, onde estarão presentes os representantes da Gerência de Obras, da empresa contratada _____________________ e do setor solicitante do serviço. A mesma será realizada na Gerência de Obras da Prefeitura Universitária às ____ horas do dia __/__/____, tendo como pauta a entrega do manual de execução de obras da Ufes e esclarecimentos, visita ao local da obra, definição do local de instalação do canteiro e demais encaminhamentos. Solicitamos que confirmem recebimento e presença na reunião.
Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. ____________ Celular institucional: (27) _______-______ Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) _______-______
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ANEXO D – Modelo de lista de funcionários
UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO
PREFEITURA UNIVERSITÁRIA GERÊNCIA DE OBRAS
LISTA DE FUNCIONÁRIOS
Obra:
Local: [campus e município]
Contratada: [razão social]
Referência: [mês/ano]
Número Nome Classificação
_____________________________ Representante da Contratada
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ANEXO E - Modelo de Planilha de Medição
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ANEXO F - Modelo de recebimento provisório
TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO
Termo de Recebimento Provisório da obra _________________________________, campus de ________________, município de _______________ (ES), firmado entre a Universidade Federal do Espírito Santo e a empresa _______________________, na forma em que se segue, conforme contrato nº. _____/____ e processo nº 23068. _________/______-____.
Aos ___________ dias do mês de _____________ de dois mil e ___________, o (a) fiscal do contrato, _________________________ [nome do (a) fiscal], juntamente com o(a) Sr(ª). ________________________ [nome do preposto da contratada], inscrito (a) no CPF sob nº ____.____.____-___, representante da empresa ______________________________________, reuniram-se no local da obra a fim de proceder a vistoria e exame dos serviços. Tendo sido verificado que a obra objeto deste termo foi concluída a contento pela contratada, de acordo com as cláusulas contratuais, obedecendo às normas técnicas da ABNT e especificações desta Prefeitura, e em cumprimento do art. 73, inciso 1º, alínea “a” da Lei nº. 8.666/93 procede-se ao seu recebimento provisório. E, para constar, lavrou-se o presente Termo em 2 (duas) vias de igual teor, devidamente assinadas pelo fiscal do contrato e pelo representante da empresa contratada, para que possa produzir seus efeitos legais.
__________________________
[Nome] [Cargo] [SIAPE]
[Fiscal do Contrato]
__________________________
[Nome] [Cargo]
[Nome da empresa contratada] [CNPJ]
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ANEXO G - Modelo de Relatório Foto
RELATÓRIO FOTOGRÁFICO MEDIÇÃO nº ______________ Obra: ____________________ Local: campus de ___________ Município: _________________ (ES) Contratada: _____________________________ 1. Descrição do Serviço (Duas fotos por serviço) 2. Descrição do Serviço (Duas fotos por serviço) ______________ (ES), ____ de ________________ de ______. Atenciosamente, [Nome] [Cargo] SIAPE nº. ____________ Celular institucional: (27) _______-______ Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) _______-______ E-mail: _________________________