manual de politicas contablesintranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/... ·...
TRANSCRIPT
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 1 de 53
MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL DIRECCION CORPORATIVA
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ASESORIA DE RECURSOS FINANCIEROS
CONTABILIDAD
Bogotá D.C., Diciembre de 2014
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 2 de 53
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ........................................................................................................................ 4
POLITICAS CONTABLES .......................................................................................................... 6
1 ORGANIZACIÓN CONTABLE .............................................................................................. 6
2 GESTIÓN CONTABLE POR PROCESO .............................................................................. 6
3 GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE ................................................................. 7
3.1 LIBROS DE CONTABILIDAD ............................................................................................... 8
3.2 COMPROBANTES DE DIARIO ........................................................................................... 10
3.3 SOPORTES DE CONTABILIDAD ....................................................................................... 10
4 CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES ........................... 11
4.1. CONTROLES ADMINISTRATIVOS ................................................................................. 11
4.2. CONTROLES OPERATIVOS .......................................................................................... 13
5 PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE ........................................................... 14
6 PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES ............................................................ 16
7 DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE ..................................................................... 16
8 COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE..................................................... 17
9 RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN FRENTE AL PROCESO
CONTABLE ....................................................................................................................... 18
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 3 de 53
10 AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE ........................................................... 18
10.1. INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN CONTABLE ....................................................... 19
11 CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS ..................................................................... 20
12 SISTEMA DE INFORMACIÓN............................................................................................ 21
13 CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS
AREAS DE GESTION ........................................................................................................ 22
14 CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE .......................................................... 23
15 MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ........................................ 24
16 POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS .................................................... 24
16.1 EFECTIVO ...................................................................................................................... 24
16.2 DEUDORES ................................................................................................................... 24
16.3 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO ............................................................................ 31
16.4 CUENTAS POR PAGAR ................................................................................................ 40
16.5 GASTOS......................................................................................................................... 41
NORMATIVIDAD APLICABLE ................................................................................................. 42
ÁREAS PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN ......................................................................... 43
GLOSARIO ............................................................................................................................... 47
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 4 de 53
PRESENTACIÓN
La Secretaría Distrital de Integración Social es un ente contable público, que inició a partir de
1938, en los barrios Santander y Olaya. La Sección de Nutrición, los Centros 1 y 2 de
Observación; diferentes actividades alternas, y el Centro de Higiene Mental fueron
implementados para brindar atención a la niñez desamparada y a sus madres. Estas
necesidades, manifiestas de la comunidad, permitieron que el Concejo Municipal de Bogotá, (en
su momento), mediante acuerdo No. 78 de 1960 creara el Departamento Administrativo de
Protección Social para agrupar en un solo ente funciones específicas de asistencia y
protección.
Luego, mediante Decreto 3133 de 1968, sancionado por la Presidencia de la República, se
reformó la organización administrativa del Distrito Especial de Bogotá, creándose el
Departamento Administrativo de Protección y Asistencia denominado hasta el 31 de diciembre
de 2006, Departamento Administrativo de Bienestar Social. A partir del 1 de enero de 2007,
mediante el Decreto 556 del 31 de diciembre de 2006, se le dio vida a la SECRETARÍA
DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL, como se denomina actualmente.
Por sus características, la Secretaría Distrital de Integración Social lleva contabilidad separada y
aplica los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el Régimen de la Contabilidad
Pública, en el proceso de identificación, clasificación, registro, preparación y revelación de los
estados contables, conforme a la Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 de la Contaduría
General de la Nación – CGN- y sus correspondientes actualizaciones, resoluciones, circulares
externas, instructivos, doctrina y demás documentos técnicos relacionados con el citado
Régimen de Contabilidad Pública y emitidos por ese organismo.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 5 de 53
Igualmente, aplica la Resolución 357 de julio 23 de 2008 de la CGN en el sentido de
documentar e implementar las políticas y prácticas contables para propiciar y generar
información confiable, relevante y comprensible (características cualitativas de la información
contable), y apoyar la toma de decisiones, el control y la optimización de los recursos públicos.
El Manual de Políticas Contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y
formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una herramienta
que facilita la preparación y presentación de la información financiera, su interpretación y
comparación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal en la Secretaria Distrital
de Integración Social.
Los siguientes, son los objetivos del Manual de Políticas Contables:
Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras realizadas al
interior de los procesos misionales y/o de apoyo de la Secretaria Distrital de Integración
Social, sean vinculadas al proceso contable.
Aplicar los principios e implementar las prácticas contables para reconocer y revelar los
activos, pasivos, ingresos y gastos, inherentes al proceso contable de la Secretaria Distrital
de Integración Social.
Establecer parámetros para la sostenibilidad del sistema contable de Secretaria Distrital de
Integración Social.
Soportar en forma adecuada la toma de decisiones.
Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas, el cumplimiento de la legalidad y el control
administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, la destinación, uso,
mantenimiento y salvaguarda de los recursos públicos con que cuenta la Secretaria Distrital
de Integración Social.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 6 de 53
POLITICAS CONTABLES
Las siguientes políticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y procedimientos
específicos adoptados al interior de los procesos la Secretaria Distrital de Integración Social,
con el fin de garantizar el procesamiento y reporte confiable y oportuno de la información
contable necesaria para elaborar y presentar los estados financieros razonables.
1 ORGANIZACIÓN CONTABLE
La Secretaria Distrital de Integración Social, organiza internamente su contabilidad a través de
unidades de responsabilidad de forma integrada; el proceso contable1 se documenta, evalúa y
actualiza de conformidad con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión implementado por
la entidad.
2 GESTIÓN CONTABLE POR PROCESO
El proceso contable de la Secretaria Distrital de Integración Social, debe interrelacionase con
los demás procesos de la entidad.
Los procesos a cargo de las diferentes áreas que conforman la estructura organizacional de la
Secretaria Distrital de Integración Social que realicen operaciones susceptibles de registro
contable, deben tener en cuenta en la definición de los procesos y procedimientos del Sistema
Integrado de Gestión, la interrelación directa o indirecta con el proceso contable.
1 El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las
transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios. – Plan General de Contabilidad Pública numeral 61.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 7 de 53
Las áreas proveedoras de la información contable se deben relacionar con el proceso contable
como un destinatario, asumiendo el compromiso de suministrar la información que genere
sobre hechos económicos que afecten la situación contable de la entidad, en el tiempo oportuno
y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y
procesados adecuadamente, dentro del proceso de adquisiciones.
El Sistema Integrado de Gestión, se constituye en una herramienta gerencial que permite de
una forma metodológica documentar, estandarizar y controlar los procesos y servicios de la
Secretaria Distrital de Integración Social.
3 GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE
La información que se produce en las diferentes áreas proveedoras de la información contable
de la entidad será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros
sociales y ambientales. Por lo tanto, las bases de datos producidas y administradas en las
áreas de gestión se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los
estados contables de la entidad en aquellos casos en que los registros contables no se lleven
individualizados, por lo que en aras de la eficiencia operativa de la entidad, el detalle de dicha
información permanecerá en el área de origen sin perjuicio de que la misma se encuentre
registrada en forma agregada en contabilidad.
La información contable impresa y/o en medios magnéticos que constituya evidencia de las
transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad deben estar a disposición de los
usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por
parte de las autoridades que los requieran.
La información para el reconocimiento de las transacciones de contabilidad se procesa en
forma automática, semiautomática y manual, de acuerdo con el origen.
La información contable requerida por los órganos de inspección, vigilancia y control es
canalizada a través de la instancia delegada para tal fin por el Despacho de la Secretaría
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 8 de 53
Distrital de Integración Social, previa preparación de la información pertinente por parte de la
Asesoría de Recursos Financieros área de contabilidad de la Secretaria Distrital de Integración
Social
3.1 Libros de Contabilidad
La Entidad prepara la contabilidad por medios electrónicos y ha definido que tanto los libros de
contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e
imprimirse si son requeridos en dicho medio.
Los libros de contabilidad, principales y auxiliares, se llevan en castellano y deben ajustarse a la
norma y a la parametrización del sistema de información que utilice la entidad para la época de
cada registro y deben contener como mínimo: Tipo de libro, periodo, código contable,
descripción saldo anterior, movimientos de las cuentas y nuevo saldo.
Así mismo, los libros auxiliares podrán generarse de acuerdo con los niveles de desagregación
incluidos en la funcionalidad del sistema y los parámetros establecidos para tal fin, los cuales se
generan en un archivo PDF, en cumplimiento de la austeridad del gasto.
Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado
de las transacciones y operaciones de la entidad, con base en los comprobantes de
contabilidad y los documentos soporte que la entidad haya definido en sus procedimientos.
En relación con los libros de contabilidad, se garantiza que realizado el cierre del período
contable, no se podrán modificar o eliminar los registros de origen. Podrán modificarse los
saldos reflejados en el cierre, únicamente mediante el registro de ajustes contables
reconocidos en el período siguiente.
Los libros de contabilidad se generan archivan y conservan así:
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 9 de 53
- Mayor y Balance se imprimen y argollan de forma trimestral se están bajo la custodia del
(la) Contador (a) de la entidad.
- Los libros auxiliares son generados en medio magnético en un archivo PDF los cuales
se deben archivar por lo menos en dos de los computadores de los profesionales del
equipo de contabilidad. Al cierre de cada año se deben guardar una copia de backup de
tal forma que estén bajo la custodia del (la) Contador (a) de la entidad.
- La Subdirección de Investigación e Información o quien haga sus veces, diariamente
realizará un BACKUP del aplicativo contable, con el fin de prevenir posibles pérdidas de
información por causas ajenas a las fallas humanas.
La tenencia, conservación y custodia del acta de apertura de libros, de los soportes,
comprobantes y libros de contabilidad es responsabilidad del (la) Contador (a) de la entidad,
quien podrá delegar por escrito dicha responsabilidad a un funcionario de la misma área y
posteriormente trasladarla al área de Gestión documental conforme lo establecen las tablas de
retención documental.
El funcionario responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciará ante las
autoridades competentes la pérdida o destrucción de los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad, en los casos en que esto suceda.
En caso de pérdida o destrucción el Representante Legal de la Entidad, debe ordenar de
inmediato, la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de seis (6)
meses.
Para la reconstrucción se toman como base los comprobantes de contabilidad, los documentos
soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios
magnéticos, las bases de datos de las áreas proveedoras de la información contable y demás
instrumentos que considere pertinente el (a) Contador (a) de la entidad.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 10 de 53
El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez
(10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual corresponda, la
disposición anterior, se aplica a las tablas de retención documental y a las políticas de la
institución para el manejo de archivos, sin perjuicio de las disposiciones establecidas o
adoptadas por el Archivo de Bogotá para el manejo y conservación de documentos históricos.
3.2 Comprobantes de Diario
Los comprobantes de contabilidad se generan, archivan y conservan en libros empastados,
debidamente clasificados así: órdenes de pago, servicios públicos, cajas menores y otros
comprobantes. A partir del año 2012 las órdenes de pago con sus correspondientes soportes a
más del medio físico se conservarán en medio magnético, debidamente escaneadas y
almacenadas en el servidor de la Secretaría, en la siguiente dirección que fue asignada por la
Subdirección de Investigación e Información para tal fin: \\srvfile\OrdenesdePagoSDIS y es
administrada directamente por el (a) Contador (a) de la entidad y su delegado. Adicionalmente,
se tendrán en cuenta los lineamientos señalados por el (a) Contador (a) de la entidad y la Tabla
de Retención Documental de la Entidad.
3.3 Soportes de contabilidad
Los soportes deben adjuntarse, relacionarse y/o identificarse en los comprobantes de diario,
archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por
medios físicos y/o electrónicos.
En las transacciones automáticas los soportes contables se conservan en el área proveedoras
de la información contable que los originó. De otra parte, tratándose de transacciones manuales
los soportes contables deben adjuntarse y/o referenciarse en los comprobantes de diario.
Cuando se trate de ajustes contables originados en depuración y análisis de datos se
sustentan adecuadamente, referenciando el registro de origen y adjuntando los documentos
soportes pertinentes.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 11 de 53
4 CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
Los Estados Contables elaborados y presentados por la entidad son objeto de autenticación y
certificación mediante las firmas del Representante Legal, Asesora de Recursos Financieros, y
por el (a) Contador (a) de la entidad, en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad
Pública.
4.1. Controles Administrativos
4.1.1. Comunicación a las áreas proveedoras de la información contable y entes
externos para el suministro oportuno de información
El (a) Contador (a) de la entidad actualiza anualmente los requerimientos mínimos y fechas de
reporte de la información contable que deben remitir las diferentes áreas proveedoras de
información que tenga efectos contables2 de la Secretaría Distrital de Integración Social, así
como la información de los entes externos para la preparación y entrega oportuna de reportes
contables internos y externos.
Mediante Procedimiento de comunicación interna (Memorando y/o Correo Electrónico) y
Procedimiento de comunicación externa (Oficio y/o Correo Electrónico), el (a) Contador (a) de la
entidad, informa y solicita a los responsables de las proveedoras de información y entes
externos, los requerimientos de información contable necesarios para la elaboración y
presentación de los estados contables.
Los requerimientos de información contable detalla, entre otros, los siguientes aspectos:
responsables del reporte, fecha de entrega, período al que corresponde y los documentos,
listados, reportes, informes y las características de contenido y calidad, en términos de
confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
2 Ver Anexo No. 1 – Relación de áreas Proveedoras de la Información para el proceso contable
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 12 de 53
Las áreas proveedoras de información de la Secretaría Distrital de Integración Social, deben
reportar todas las transacciones, hechos y operaciones expresadas en términos cualitativos o
cuantitativos, atendiendo la normatividad vigente y conforme al requerimiento remitido.
4.1.2. Lista de control para verificar la entrega oportuna de información
Quien desempeñe las funciones de Secretaria del área de contabilidad debe conservar y
actualizar la lista de control mensual en el que se evidencien los documentos recibidos para el
proceso contable3, para verificar la entrega oportuna de información por parte de cada una de
las áreas proveedoras de información, con el objeto de controlar la inclusión de la totalidad de
las transacciones, hechos y operaciones.
El funcionario responsable del registro contable, revisa, analiza y verifica la información remitida
o procesada por las áreas proveedoras de información, en caso de encontrar deficiencias o
inconsistencias informará por escrito (memorando, oficio y/o correo electrónico), a las áreas
responsables de la información o la entidad externa remitente para que se efectúen las
correcciones, modificaciones y/o ajustes.
4.1.3. Actas de seguimiento
El contador (a) trimestralmente se reunirá con los miembros del equipo de trabajo para controlar
y verifica el cumplimiento de las actividades necesarias para incorporar en los estados
financieros la información remitida por cada una de las áreas proveedoras de la información
contable, con lo cual se garantiza que se han adelantado acciones mínimas tendientes a lograr
la razonabilidad y objetividad de la información contenida en los estados contables.
4.1.4. Actividades de cierre al final del período contable
Cada una de las dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social realizarán las
actividades de orden administrativo tendientes a lograr un cierre integral de la información
3 Ibíd.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 13 de 53
contable producida a una fecha determinada en todas las áreas proveedoras de información
que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.
Las actividades a desarrollar deben contemplar entre otros los siguientes aspectos: cierre de
compras y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de
derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos
de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones
recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y
conciliaciones, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables,
dando aplicación a lo establecido por la Contaduría General de la Nación y el Contador General
de Bogotá D,C., en lo relativo al cierre contable de cada vigencia.
4.2. Controles Operativos 4.2.1 Verificación y conciliación de información contable
El análisis, verificación y conciliación de la información contable se realiza periódicamente y de
forma permanente por los funcionarios de la Asesoría de Recursos Financieros- Contabilidad,
confrontando la información de los estados financieros frente a la información del área fuente.
Se efectúan como mínimo conciliaciones de saldos para la Cuenta de cruce con Tesorería
Distrital; propiedades, planta y equipo; obligaciones contingentes SIPROJ4; y anticipos. Las
diferenticas que se detecten deben ser informadas por escrito al área proveedora de la
información a fin de adelantar mesas de trabajo para unificar saldos.
Del resultado de esta actividad puede generarse la realización de ajustes, reclasificaciones,
correcciones y/o modificaciones a que haya lugar, tanto en las transacciones u operaciones
manuales.
4 Sistema de Procesos Judiciales del Distrito
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 14 de 53
4.2.2. Operaciones reciprocas5
El contador (a) designará un funcionario responsable de revisar, analizar, verificar y conciliar las
transacciones u operaciones de enlace con las dependencias y organismos del nivel central; así
como, las operaciones reciprocas con las demás entidades del nivel descentralizado del Distrito
Capital y del orden Nacional.
La conciliación de las operaciones reciprocas con las entidades descentralizadas del Distrito
Capital y las entidades del nivel nacional se realizan en forma permanente y como mínimo
trimestralmente y en todo caso cada vez que se reciba el informe de inconsistencias en
operaciones reciprocas por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad.
La conciliación de las operaciones reciprocas debe quedar evidenciada en hojas de trabajo
extractadas del aplicativo Bogotá Consolida los cuales se constituyen en el soporte para la
realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones contables
Los ajustes, reclasificaciones, correcciones y modificaciones contables, se efectúan máximo
dentro del trimestre siguiente al informe de inconsistencias en operaciones reciprocas resultante
del proceso de consolidación adelantado por la Dirección Distrital de Contabilidad.
5 PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE
La Asesoría de Recursos Financieras – Contabilidad de la Secretaria Distrital de Integración
Social, prepara y presenta los estados contables de la entidad, con base en la información
reportada por las áreas proveedoras de información. La misma se constituye en información
oficial de la entidad para todos los efectos relacionados con la rendición de cuentas a los
distintos usuarios de la información contable.
5 Operación recíproca. Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades contables públicas por conceptos que
pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 15 de 53
Tabla: Información a cargo de la Dirección Corporativa – Subdirección Administrativa y Financiera – Asesoría de
Recursos Financieros- Contabilidad
Tipo de Información Entidad Receptora Periodicidad
Estados Contables de la Secretaría
Distrital de Integración Social
Dirección Distrital de
Contabilidad
Trimestral
Contraloría Distrital Semestral y anual
Dependencias Internas Cada vez que se
requiera
Otras entidades
Públicas o Privadas
Cada vez que se
requiera
Conciliación de Operaciones con
Tesorería
- Dirección Distrital de
Contabilidad
Mensual
Conciliación Propiedad Planta y
Equipo
- Apoyo Logístico
- Subdirección de
Gestión y Desarrollo
del Talento Humano
Conciliación de Cartera
- Subdirección de
Vejez
-
- Oficina Asesora
Jurídica
Fuente: Asesoría de Recursos Financieros- Contabilidad
La Secretaría Distrital de Integración Social, presenta a la Contraloría de Bogotá D.C., la
rendición de la cuenta consolidada, dentro de los términos, plazos y requisitos fijados por el
Órgano de Control Fiscal. La Oficina Asesora de Control Interno de la Secretaría Distrital de
Integración Social, es responsable ante el organismo de control fiscal de la consolidación,
cargue y rendición de la cuenta de la entidad de acuerdo con los informe y reporte
suministrados por la Dirección de Gestión Corporativa- Subdirección Administrativa y
Financiera, Asesoría de Recursos Financieros- Contabilidad.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 16 de 53
La información contable de la Secretaría Distrital de Integración Social,, se reporta a la
Contaduría General de la Nación en forma integrada mediante el proceso de consolidación6 de
los Estados Contables de Bogotá D.C., de conformidad con los plazos, fechas y requerimientos
establecidos por la Contaduría General de la Nación – CGN-, máximo ente rector de la
contabilidad pública.
6 PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
La Secretaría Distrital de Integración Social, a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones
y con base en la solicitud presentada por el (a) Contador (a) publica trimestralmente en la
página web de la entidad, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica,
Social y Ambiental a nivel de cuenta. Adicionalmente al cierre de cada vigencia se publican las
Notas a los Estados Financieros.
7 DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE
Los responsables de las dependencias generadoras de hechos económicos, financieros,
sociales y ambientales que afecten la información contable, se reúnen periódicamente con los
funcionarios a su cargo, con el objeto de analizar, evaluar y establecer las acciones
administrativas y contables tendientes a garantizar la confiabilidad y oportunidad de la
información.
A las reuniones de seguimiento enunciadas anteriormente es invitado Contador (a) o su
delegado, con el objeto de establecer acciones conjuntas tendientes a optimizar el proceso
contable; así mismo el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o su delegado puede
participar de las reuniones de seguimiento para efectos de evaluación del Sistema de Control
Interno Contable.
6 Proceso de Consolidación: Proceso extracontable consistente en que a partir de la agregación de la información contable
pública de un grupo de entidades, que conforman centros de consolidación, se eliminan las operaciones recíprocas con el fin de presentar la situación, actividad y flujo de recursos financieros, económicos, sociales y ambientales del grupo, como si se tratara de una sola entidad contable pública, como la Nación o el sector público, u otros niveles o sectores, a una fecha o durante un período determinado.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 17 de 53
Las decisiones adoptadas en las reuniones que realicen los responsables de las áreas
proveedoras de la información contable, se consignan en actas y las mismas se traducen en
acciones concretas delimitadas en el tiempo, con responsables definidos.
El proceso de depuración contable se aplica a la totalidad de los rubros contables del balance
de la entidad, incluidas las cuentas de orden deudoras y acreedoras. Las partidas objeto de
depuración extraordinaria se retiran de los estados contables y de ser necesario para efectos de
seguimiento y control y cuando así se disponga por parte del Comité Técnico de Sostenibilidad
Contable, dichas partidas se reclasifican en cuentas de orden, en donde no permanecen por
más de cinco (5) años contados a partir de su reclasificación.
8 COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE
Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria
entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, la Secretaría Distrital de Integración
Social constituyó el “Comité Técnico de Sostenibilidad Contable”, como una instancia asesora
de los directores de las áreas proveedoras de la información contable , en la formulación de
políticas y estrategias tendientes a garantizar la sostenibilidad del sistema contable,
produciendo información financiera con las características de confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad.
El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable está integrado por los siguientes funcionarios:
quien lo preside, el Director de Gestión Corporativa o su delegado, el Jefe de la Oficina Asesora
Jurídica su delegado, la Subdirectora Administrativa y Financiera, el Asesor de Recursos
Financieros y el Contador (a), quien actuará como Secretario Técnico, los Asesores asignados
al despacho, el Director o Directores, cuando se traten temas de su competencia, y el Jefe de
la Oficina Asesora de Control Interno.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 18 de 53
9 RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN FRENTE AL PROCESO
CONTABLE
Los Directores y Subdirectores de la Secretaría Distrital de Integración Social, como
responsables de las áreas de gestión, son garantes de la calidad, confiabilidad y oportunidad de
la información contable que se genere en cada una de sus áreas.
El nivel directivo de la Secretaría Distrital de Integración Social es responsable de la orientación
estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente. Bajo esta premisa, debe
promover una cultura contable que permita generar conciencia en los funcionarios, sobre la
importancia de la información proporcionada al área contable y su incidencia e impacto para la
toma de decisiones a nivel financiero en el Distrito Capital.
La entidad a través del Sistema Integrado de Gestión, dispondrá de las herramientas
necesarias para que el flujo de información generado en las áreas de gestión fluya
adecuadamente garantizando oportunidad y calidad en los registros administrativos y
financieros.
10 AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE
El Contador (a), es responsable de la elaboración, seguimiento, evaluación, valoración y
actualización de la matriz de riesgos y controles de los procesos y procedimientos del área, de
acuerdo con los parámetros establecidos por la Dirección Distrital de Contabilidad y la
Contaduría General de la Nación.
Los controles asociados al proceso contable corresponderán a todas las acciones adoptadas
con el objeto de mitigar los diferentes riesgos que pueden afectar la información contable.
Los funcionarios del área contable y de las diferentes áreas proveedoras de la información
contable que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 19 de 53
contablemente, son responsables en lo que corresponda, de la operatividad eficiente del
proceso contable, las actividades y tareas a su cargo.
El Contador (a) es responsable de la supervisión continúa sobre la eficacia de los controles
integrados y de la autoevaluación permanente a los resultados de su área, como parte del
cumplimiento de las metas propuestas por la dependencia.
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, es responsable de evaluar permanentemente
la implementación y efectividad del control interno contable necesario para mantener la calidad
de la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad.
10.1. Informes de autoevaluación contable
La Secretaría Distrital de Integración Social para realizar el proceso de autoevaluación, tiene en
cuenta entre otros, los siguientes informes:
10.1.1. Dictámenes de la Contraloría
El Contador (a), es responsable de analizar y evaluar el informe de auditoría integral, dictamen,
hallazgos y observaciones de carácter contable realizadas por la Contraloría Distrital en
ejercicio de su función constitucional y legal, adoptando las medidas pertinentes para subsanar
las deficiencias presentadas.
10.1.2. Planes de Mejoramiento
El Contador(a), es responsable de establecer y ejecutar las acciones establecidas en el Plan de
Mejoramiento del área contable, dentro de los plazos y fechas establecidos por el Órgano de
Control Fiscal.
Los funcionarios del área contable y de las diferentes áreas proveedoras de la información
contable asignados, son responsables en lo que corresponda por las actividades, acciones y
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 20 de 53
tareas a su cargo, relacionadas con el cumplimiento del “Plan de Mejoramiento” de la entidad.
El Contador es responsable del cumplimiento de los compromisos adquiridos del área contable
en el Plan de Mejoramiento.
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno es responsable de la coordinación,
consolidación y presentación ante la Contraloría de Bogotá D.C., de los Planes de
Mejoramiento de la Entidad y de la presentación de informes de avance trimestral.
10.1.3. Informes de Auditorías Internas y Externas
La Asesoría de Recursos Financieros- contabilidad, evaluará y analizará los informes de las
auditorías internas y externas de gestión, de calidad, de evaluación de control interno y de
certificación al sistema de gestión de calidad, adelantando las acciones preventivas y
correctivas necesarias para el mejoramiento del proceso contable.
11 CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
La gestión en la administración control y archivo de los documentos generados en el área
contable garantiza la efectividad en el proceso y mejores prácticas administrativas
contribuyendo a una importante reducción de tiempos y costos.
Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad, tienen el
deber de clasificar, ordenar, foliar y archivar los documentos, libros principales y auxiliares,
comprobantes, soportes, relaciones, escritos e informes contables que en relación a su cargo le
hayan sido asignados, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental y
procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Las tablas de retención documental de la entidad, son el instrumento archivístico esencial que
permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 21 de 53
12 SISTEMA DE INFORMACIÓN
El Sistema de Información contable que utiliza la Secretaría Distrital de Integración social desde
el año 1997, se denomina DATASIX, el cual es aislado de los demás aplicativos que con
general información de carácter contable; implicando ello el reproceso de información de forma
manual y el cargue de archivos planos, que deben ser previamente validados y conciliados con
las demás áreas fuentes.
En el desarrollo e implementación de los sistemas se tienen en cuenta las dimensiones de
confidencialidad, disponibilidad y auditabilidad.
La Secretaría Distrital de Integración Social fija las políticas de uso y seguridad informática, que
son de obligatorio cumplimiento para todos los actores del negocio y son dictadas por la alta
dirección y desarrolladas por la Subdirección de Investigación e Información de la entidad. Esta
política es conocida y cumplida por todos los funcionarios o terceros, sea cual fuere el nivel
jerárquico y su situación de vinculación con la entidad.
La administración general de Sistemas y de roles está a cargo de por la Subdirección de
Investigación e Información.
El aplicativo contable permite el registro de transacciones a través de archivos planos que
general otros aplicativos tales como el Fox que es por medio del cual se registran en la
Secretaría de Integración Social las órdenes de pago y el aplicativo de inventarios, de ello es
posible obtener los informes contables necesarios para generar los Estados Financieros de la
entidad.
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno evalúa el cumplimiento de las políticas y
protocolos de seguridad en la instalación, operación y mantenimiento del sistema de
información, bajo el proceso de control interno contable de la Entidad.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 22 de 53
13 CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE
LAS AREAS DE GESTION
La Secretaría Distrital de Integración Social, garantiza mediante la aplicación de la Resolución
1502 de 2011, la entrega de la información contable cuando se produzcan cambios de
Secretario ó de Contador, por medio de un informe de gestión que incluye las condiciones en
que se encuentra y entrega el sistema contable,
Igualmente, los cambios de responsables de las áreas de gestión deben estar acompañados de
sendos informes de gestión en donde se detalle el estado actual de la información que competa
a cada área, almacén e inventarios, administrativa, jurídica, entre otras, y su incidencia en el
Sistema de Información Contable de la Secretaría Distrital de Integración Social.
La Secretaría Distrital de Integración Social a través de la Subdirección de Gestión y Desarrollo
del Talento Humano además garantiza el proceso de empalme e inducción de los funcionarios
entrantes y salientes para lo cual establece a su interior los procedimientos presupuestales y
administrativos que soporten esta gestión y atiende los lineamientos que para el efecto se
establezcan.
Cuando se produzcan cambios de Representante Legal y/o Contador, la fecha de los estados
contables y de actualización de los libros principales de contabilidad a presentar, corresponde al
último día del mes anterior, a la fecha en la cual se hace la entrega del cargo.
Cuando se produzcan cambios de representante legal ó contador se debe informar, como
mínimo, los siguientes aspectos:
a) Que se entrega el sistema de información contable con todos los elementos que lo integran.
b) Que están a disposición los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente
actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables
correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. De igual forma, que está a
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 23 de 53
disposición la correspondencia existente entre la Contaduría General de la Nación y la entidad
contable pública.
c) Que se han realizado y registrado los cálculos actuariales y las amortizaciones, así como los
recursos destinados para el pago de estos pasivos. De lo contrario, evidenciar si se está
realizando el estudio o se conoce el estado de esta obligación.
d) Las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de
la entidad contable pública.
e) Los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad contable pública y si fueron
entregados en administración o en fiducia.
f) Las situaciones que se encuentren pendientes de resolver en materia contable.
g) Los temas contables específicos acordados entre las partes, para ser entregados con
posterioridad.
Al informe se le deben anexar:
a) Los estados contables básicos certificados, junto con sus notas, elaborados con corte al
último día del mes anterior, a la fecha en que entrega el cargo.
14 CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE
La Secretaría Distrital de Integración Social, identifica de manera permanente las necesidades
de actualización para responder con la normatividad vigente a los requerimientos de los
usuarios internos y externos de la información contable, y solicita ante la Subdirección de
Gestión y Desarrollo del Talento Humano, la gestión que se requiera.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 24 de 53
Se cuenta con el apoyo permanente de la Dirección Distrital de Contabilidad en lo que haga
referencia a la actualización y aplicación de las normas técnicas y los procedimientos de
contabilidad enmarcados dentro del Régimen de Contabilidad Pública y emitidos por la
Contaduría General de la Nación.
15 MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES
Las políticas descritas en este manual son dinámicas. Cualquier cambio, modificación o adición
al Régimen de Contabilidad Pública, estructura organizacional del área contable y/o de
Manuales de procedimientos, suponen una revisión y actualización de las mismas.
16 POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS
16.1 EFECTIVO
Esta cuenta es utilizada por la Secretaria Distrital de Integración Social (SDIS) , para el registro
y giro correspondiente a las cajas menores que han sido creadas con su respectiva Resolución
para cada vigencia. Al cierre de cada vigencia debe quedar el saldo en cero pesos de acuerdo
con el Manual para el Manejo de las Cajas Menores. En los casos en que los responsables de
caja menor no efectúen oportunamente la legalización definitiva debe darse traslado del valor
allí registrado a la cuenta de responsabilidades en proceso y notificar de forma inmediata a la
Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios y a la Oficina Asesora de Control Interno de la
entidad.
16.2 DEUDORES
16.2.1 Avances y Anticipos:
16.2.1.1. Para viáticos y gastos de viaje
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 25 de 53
Los avances entregados a los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Integración
Social, por concepto de viáticos, gastos de viaje y comisiones, con previa ordenación y
mediante acto administrativos, serán reconocidos contablemente como la cuenta 142011.
La respectiva legalización deberá ser efectuada por el servidor público a quien se le entregaron
los recursos, durante los cinco días hábiles siguiente a la fecha de entrega de entrega de los
dinero ò terminación de la Comisión, en todo caso debe ser antes del 28 de diciembre de cada
vigencia.
Los servidores públicos a quienes se les entreguen recursos a titulo de avance o anticipo para
viáticos se harán responsables penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización
oportuna y por el manejo de estos dineros, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiera
lugar7. La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano es responsable de la
recepción, seguimiento y remisión del informe de legalización al área de contabilidad, para lo
cual tiene como máximo el mes siguiente a la recepción del documento en la respectiva área.
Una vez vencidos los plazos para la legalización y no se haya allegado el documento o informe
el área de contabilidad procederá a efectuar la reclasificación de las partidas a la cuenta de
responsabilidades en proceso y notificar de forma inmediata a la Oficina Asesora de Asuntos
Disciplinarios y a la Oficina Asesora de Control Interno de la entidad.
16.2.1.2. Para adquisición de bienes y servicios
Los derechos a favor de la Secretaría Distrital de Integración Social, se reconocen
mensualmente con base en los giros efectuados a favor de los proveedores a título de anticipo
para la obtención de bienes y servicios, las áreas técnicas y supervisores de cada uno de los
referidos contratos son los responsables del seguimiento y suministro al área contable de la
información necesaria para efectuar las correspondientes amortizaciones.
7 Numeral 3.2.3. del Manual operativo de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 26 de 53
Para efectos de las amortizaciones de cada uno de los anticipos son documentos idóneos: la
factura de venta en la que se detalle el valor a amortizar en cada pago; actas de liquidación ò
informes remitidos por los supervisores de los correspondientes contratos.
En los casos en los cuales no sean utilizados los anticipos y el supervisor ordene al contratista
el reintegro de los saldos a favor de la SDIS, se deberá a llegar al área de contabilidad copia de
los recibos de caja emitido por la Tesorería Distrital, que den cuenta de dichas transacciones a
fin de amortizar dichos montos en la cuenta 1420.
Por otra parte, los rendimientos generados por los recursos en poder de terceros deben ser
informados a Contabilidad remitiendo copia de los recibos de caja emitido por la Tesorería
Distrital, a fin de reconocer este ingreso en la contabilidad de la SDIS.
16.2.2. Recursos entregados en administración
Los derechos a favor de la Secretaría Distrital de Integración Social que son entregados a
terceros para su administración en virtud de los convenios ò contratos suscritos serán
registrados por el valor del desembolso. Para efectos de amortizar estos valores será el área
supervisora la encargada de informar y remitir los soportes a Contabilidad para el respectivo
registro.
Con relación a los encargos fiduciarios, especialmente en lo relacionado con los valores
girados a FONCEP el área responsable del seguimiento y control es la Subdirección de Gestión
y Desarrollo del Talento Humano de la SDIS, quienes son los encargados de enviar
mensualmente al área contable las Relaciones de Autorización - RA- y los extractos emitidos
por FONCEP en los que se refleja el uso de los recursos. Para efecto de los registros contables
se debe tener en cuenta lo señalado en la Circular No. 007 del 24 de diciembre de 2012 emitida
por la Dirección Distrital de Contabilidad y las demás normas que para tal fin se expidan.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 27 de 53
16.2.3. Depósitos entregados en garantía
Los derechos a favor de la Secretaría Distrital de Integración Social entregados a título de
garantía a un tercero como producto de los contratos de comisión u operaciones de mercado a
través de la Bolsa se reconocerán en la cuenta 1425, en el momento en que se efectúe el
desembolso de los recursos que autorice el respectivo supervisor.
Las áreas técnicas y supervisoras de cada uno de los referidos contratos u operaciones de
mercado son los responsables del seguimiento y el suministro al área contable de la
información necesaria para efectuar las correspondientes amortizaciones.
Para efectos de las amortizaciones de cada uno de los depósitos entregados a terceros a título
de garantías son documentos idóneos: la factura de venta en las que se evidencien los bienes o
servicios recibidos; la carta de instrucción de giro enviada al comisionista, las actas de
liquidación ó informes remitidos por los supervisores de los correspondientes contratos.
En los casos en los cuales no se empleen las garantías y el supervisor ordene al comisionista el
reintegro de los saldos a favor de la SDIS, se deberá a llegar al área de contabilidad copia de
los recibos de caja emitido por la Tesorería Distrital, que den cuenta de dichas transacciones a
fin de amortizar dichos montos en la cuenta 1425.
Por otra parte, los rendimientos generados por los recursos en poder de terceros deben ser
informados por parte de los supervisores o interventores de cada contrato a Contabilidad
remitiendo copia de los recibos de caja emitido por la Tesorería Distrital, a fin de reconocer este
ingreso en la contabilidad de la SDIS.
16.2.4. Otros deudores
Teniendo en cuenta el origen de los otros deudores, en la Secretaría Distrital de Integración
Social se hace necesaria la siguiente clasificación:
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 28 de 53
16.2.4.1 Deudores administrados por la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento
Humano
Los derechos a favor de Secretaría Distrital de Integración Social por concepto de sanciones
disciplinarias se reconocen mensualmente con base en la información administrada por la
Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano la cual contiene el detalle de los
aspectos inherentes del derecho a favor de la entidad. Esta información debe estar discriminada
por los procesos de cobro que se adelantan directamente por la entidad y aquellos cobros que
son enviados para los fines pertinentes a la Oficina de Ejecuciones Fiscales.
La cartera debidamente certificada por la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento
Humano, se utiliza para elaborar la conciliación de los saldos de deudores y origina los ajustes
contables relacionados con intereses, actos administrativos y demás conceptos a que haya
lugar.
La base de datos o información detallada de cartera administrada la Subdirección de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano, se constituye en el libro auxiliar de las cuentas y subcuenta que
conforman los saldos de los deudores por este concepto.
De otra parte, atendiendo el principio de prudencia, los saldos de cartera por concepto de las
deudas, intereses y sanciones certificados la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento
Humano, la Oficina Asesora Jurídica de la entidad o por la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la
Secretaría Distrital de Hacienda, como cartera incobrable, son trasladados a cuentas de orden
contingentes, afectando directamente el patrimonio de la entidad, en razón a que la Secretaría
Distrital de Integración Social , por pertenecer al gobierno central y no ser productora de bienes
o prestadora de servicios individualizables no aplica el cálculo de provisiones.
Los saldos allí trasladados permanecen hasta cuando la Subdirección de Gestión y Desarrollo
del Talento Humano emita los respectivos actos administrativos de extinción del derecho por los
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 29 de 53
conceptos diferentes al pago, o porque se haya dado la depuración, momento en el cual son
retirados los respectivos saldos de las cuentas de orden.
16.2.4.2. Deudores administrados por la Oficina Asesora Jurídica
Los derechos a favor de Secretaría Distrital de Integración Social por concepto de
Incumplimiento de contratos ó procesos a favor de la entidad adelantados por la Oficina
Asesora Jurídica, se reconocen mensualmente con base en la información administrada, dicha
oficina la cual contiene el detalle de los aspectos inherentes del derecho a favor de la entidad,
discriminado el valor de la pretensión inicial, los rendimientos y las costas judiciales. Siempre
que se informe sobre procesos nuevos debe contarse con copia del acto administrativo que dio
origen a dicho cobro. Igualmente, cuando se recuperen y legalicen títulos a favor de la SDIS
ante la Tesorería Distrital se debe enviar junto con el reporte mensual copia de la respectiva
legalización.
La cartera debidamente certificada por la Oficina Asesora Jurídica, se utiliza para elaborar la
conciliación de los saldos de deudores y origina los ajustes contables relacionados con
intereses, actos administrativos y demás conceptos a que haya lugar.
La base de datos o información detallada de cartera administrada la Oficina Asesora Jurídica,
se constituye en el libro auxiliar de las cuentas y subcuenta que conforman los saldos de los
deudores por este concepto.
De otra parte, atendiendo el principio de prudencia, los saldos de cartera por concepto de las
deudas, intereses y sanciones certificados por la Oficina Asesora Jurídica de la entidad, como
cartera incobrable, son trasladados a cuentas de orden contingentes, afectando directamente el
patrimonio de la entidad, en razón a que la Secretaría Distrital de Integración Social , por
pertenecer al gobierno central y no ser productora de bienes o prestadora de servicios
individualizables no aplica el cálculo de provisiones.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 30 de 53
Los saldos allí trasladados permanecen hasta cuando la Oficina Asesora Jurídica emita los
respectivos actos administrativos de extinción del derecho por los conceptos diferentes al pago,
o porque se haya dado la depuración, momento en el cual son retirados los respectivos saldos
de las cuentas de orden.
16.2.4.3. Deudores administrados por las áreas responsables de la ejecución de
Proyectos de inversión
Los derechos a favor de Secretaría Distrital de Integración Social por concepto de mayores
valores entregados a usuarios por parte de los proyectos sociales que adelanta la entidad, se
reconocen mensualmente con base en la información remitida por cada proyecto la cual
contiene el detalle de los aspectos inherentes del derecho a favor de la entidad, discriminado el
valor de la cartera, los abonos o pagos efectuados por los usuarios a través de la Tesorería
Distrital de la Secretaria de Hacienda y las modificaciones que surjan en el proceso de cobro.
Siempre que se informe sobre nueva cartera detectada debe remitirse junto con el informe del
mes en que se incorporen copia del acto administrativo que dio origen a dicho cobro.
Igualmente, debe anexar copia de los recibos de pago emitidos por Tesorería Distrital. En el
caso de los pagos, la Oficina de Contabilidad previo al registro contable deberá verificar que
dichos montos sean reportados en el libro auxiliar de Tesorería.
La cartera debidamente certificada por las Subdirecciones Técnicas de cada proyecto, se utiliza
para elaborar la conciliación de los saldos de deudores y origina los ajustes contables
relacionados con intereses, actos administrativos y demás conceptos a que haya lugar.
La base de datos o información detallada de cartera administrada por las oficinas técnicas de
cada proyecto, se constituye en el libro auxiliar de las cuentas y subcuenta que conforman los
saldos de los deudores por este concepto.
De otra parte, atendiendo el principio de prudencia, los saldos de cartera por concepto de las
deudas, intereses y sanciones certificados las áreas responsables de la ejecución de Proyectos
de inversión , o por la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Secretaría Distrital de Hacienda,
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 31 de 53
como cartera incobrable, son trasladados a cuentas de orden contingentes, afectando
directamente el patrimonio de la entidad, en razón a que la Secretaría Distrital de Integración
Social, por pertenecer al gobierno central y no ser productora de bienes o prestadora de
servicios individualizables no aplica el cálculo de provisiones.
Los saldos allí trasladados permanecen hasta cuando el Área Técnica del proyecto
responsable de esta cartera emita los respectivos actos administrativos de extinción del derecho
por los conceptos diferentes al pago, o porque se haya dado la depuración, momento en el cual
son retirados los respectivos saldos de las cuentas de orden.
16.3 Propiedades Planta y Equipo
En el grupo Propiedades, planta y equipo, se incluyen las cuentas que representan el valor de
los bienes tangibles de propiedad de la SDIS que se utilizan para la prestación de los servicios
sociales y administrativos y cumplen con el objeto social de la entidad.
En la Secretaría Distrital de Integración Social las propiedades, planta y equipo se reconocen
por su costo histórico. Los bienes recibidos de entidades públicas y/o de particulares a título
gratuito se registran contablemente por el valor convenido.
Los bienes adquiridos o incorporados por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo
mensual legal vigente se registran como gastos8 y se controlan en el inventario de bienes de
consumo controlado.
Los activos de menor cuantía9 y superiores a medio salario mínimo mensual legal vigente, se
deprecian en el mismo año en que se adquieren o incorporan.
La Secretaría Distrital de Integración Social, cada uno de los componentes de los equipos de
cómputo se registra por separado. Ejemplo CPU, teclado, monitor, mouse10.
8 Libro II Manual de Procedimientos, capítulo III, página 37.
9 Valor determinado por la Contaduría General de la Nación
10 Libro II Manual de Procedimientos, capítulo III, página 36.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 32 de 53
Para el control de los paneles que conforman los puestos de trabajo reconocidos como muebles
y enseres, se tiene claridad en la cantidad, tipo, forma y la unidad de medida instalada en cada
área, se le asigna un código o número de placa al conjunto o conjuntos y su valor queda a
cargo del jefe de área; los elementos que componen el puesto de trabajo (silla, bases, mesón,
archivador, etc.) quedan a cargo del funcionario que los tenga en uso y sus placas son
independientes.
Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una dependencia, el número
de piezas o metros son descargados del código correspondiente y asignados al nuevo receptor.
La pérdida o faltante de bienes se registra de conformidad con el procedimiento de
reconocimiento y revelación de las responsabilidades fiscales, emitido por la Contaduría
General de la Nación11 y el emitido por la Dirección Distrital de Contabilidad.12
Los bienes determinados como inservibles en la Secretaria Distrital de Integración Social, se
retiran del balance y se reconocen por su valor en libros en cuentas de orden mientras se
efectúa su destino final de manera que se pueda ejercer el control contable como complemento
del control administrativo.
El registro de las transacciones y operaciones de los bienes devolutivos y de consumo, se
efectúa mediante el aplicativo desarrollado por la entidad para tal fin y se carga mediante
interface al aplicativo contable, una vez la Asesoría de Apoyo Logístico radique los soportes de
los movimientos presentados en el almacén tanto de bienes devolutivos como de bienes de
consumo.
La base de datos o información detallada de los bienes de propiedad de la Secretaría Distrital
de Integración Social es administrada la Asesoría de Apoyo Logístico, se constituye en el libro
11
Libro II Manual de Procedimientos, capitulo X, página 113. 12
Circular Externa No. 02 del 16 de junio de 2010, Procedimiento para el reconocimiento y revelación de responsabilidades
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 33 de 53
auxiliar de las cuentas y subcuenta que conforman los saldos del grupo de Propiedad excepto
la cuenta de construcciones en curso.
Con el propósito de garantizar la sostenibilidad contable de forma mensual el área de
contabilidad efectuará el proceso de conciliación entre los saldos de la contabilidad y el
resumen que para el efecto genere el respectivo aplicativo. En los casos de presentarse
diferencias, se efectuará notificación escrita al área correspondiente a fin de identificar el origen
y proceder a los ajustes necesarios.
16.3.1 Actualización
Las propiedades, planta y equipo se actualizan mediante la comparación de su valor en libros
contra el costo de reposición o el valor de realización.
La Secretaria Distrital de Integración Social, reconoce provisiones para protección de
propiedades, planta y equipo, cuando el valor en libros es superior a su valor de realización o
costo de reposición, una vez se haya agotado el saldo reconocido como valorización si la
hubiere. El registro contable de la provisión afecta directamente el patrimonio. Esta política
aplica igualmente para los bienes entregados a terceros.
En cumplimiento de sus funciones administrativas la Asesoría de Apoyo Logístico de la
Secretaria Distrital de Integración Social, adelanta la actualización de bienes muebles cuando lo
considere conveniente. No obstante dicha actualización se realiza con una periodicidad máxima
de tres (3) años, incorporando el registro contable en el mismo período de la actualización13.
La actualización procede para todos los bienes muebles que se encuentren en servicio, aunque
estén totalmente depreciados y cuyo costo histórico individual sea superior a treinta y cinco (35)
salarios mínimos mensuales legales vigentes.
13 Libro II-Manual de Procedimientos – Procedimientos contables, numeral 20, página 39.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 34 de 53
Cuando la información contable indique la existencia de “bienes” totalmente depreciados o
amortizados” (valor en libros es cero) pero que continúan en servicio generando beneficios
económicos futuros, éstos permanecen en el cuerpo del Balance General de la Secretaría
Distrital de Integración Social, hasta tanto se realice un avalúo técnico del mismo y se estime su
nueva vida útil, en el marco de la norma contenida en el Régimen de Contabilidad Pública.14
La selección y aplicación de metodologías para actualizar los bienes, contempla la relación
costo–beneficio y procura evitar erogaciones significativas, por lo cual se efectúan los avalúos
con personal de la entidad, mediante la contratación de personas naturales o jurídicas o con el
apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad técnica
para dicha gestión.
16.3.2 Administración y custodia
La administración, control y custodia de los bienes de la Secretaría Distrital de Integración
Social, está a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera- Asesoría de Apoyo
Logístico
La administración y control de los equipos de comunicación, computación e intangibles
(software) de la entidad, está a cargo de la Subdirección de Investigación e información de la
SDIS.
La Secretaría Distrital de Integración Social, ha constituido el Comité de Inventarios15, para velar
por el correcto manejo de los bienes e inventarios, coordinando, planificando y apoyando con su
gestión al profesional encargado de la administración de los bienes.
16.3.3 Cálculo de depreciaciones y amortizaciones
14 Concepto 200912-138808 el 05-02-10, emitido por la Contaduría General de la Nación. 15
Creado mediante Resoluciòn 0026 del 19 de enero de 2009
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 35 de 53
Tomando en consideración que los activos de la Secretaría Distrital de Integración Social, son
utilizados de manera regular y uniforme en cada período contable, el método de depreciación a
aplicar es el de línea recta16. Para el rubro propiedades, planta y equipo, se han establecido las
vidas útiles definidas en el Libro II del Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la
Nación.
Tabla: Método de Depreciación en Línea Recta
Código Contable Bienes Vida Útil
1650 Redes, líneas y cables 25
1655 Maquinaria y equipo 15
1660 Equipo médico y científico 10
1665 Muebles, enseres y equipos de oficina 10
1670 Equipos de computación 5
1670 Equipos de comunicaciones 10
1675 Equipos de trasporte, tracción y elevación 10
1680 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10 Fuente: Plan General de Contabilidad Pública
En la Secretaría Distrital de Integración Social, el reconocimiento contable de la depreciación,
se efectúa afectando el patrimonio.
El Comité de Inventarios, o quien haga sus veces en la entidad, revisa la actualización o
modificación de la vida útil de los activos, teniendo en cuenta las inversiones que realice por
adiciones o mejoras, políticas de mantenimiento y/o reparaciones, avances tecnológicos
implementados y obsolescencia entre otros factores, con base en el estudio técnico emitido por
un perito o experto en la materia.
Los bienes muebles retirados temporalmente del servicio no son objeto de depreciación. Si la
entidad comienza a utilizar nuevamente el activo debe continuar con su depreciación.
Las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en
montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas o en
16 Consiste en determinar una alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre la vida útil.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 36 de 53
mantenimiento, no son objeto de cálculo de depreciación mientras permanezcan en tales
situaciones17.
16.3.4 Entrega y recibo de propiedades, planta y equipo
La Secretaria Distrital de Integración Social da cumplimiento al procedimiento emitido por la
Contaduría General de la Nación relacionado con el reconocimiento y revelación de hechos
relacionados con las propiedades, planta y equipo.
16.3.5 Entrega y recibo de bienes con transferencia de propiedad
La entrega de bienes a otras entidades públicas que implica la transferencia de la propiedad, la
Secretaría Distrital de Integración Social la reconoce retirando el activo de su información
financiera, afectando para ello las diferentes cuentas del grupo 16 inherentes al bien y
reconociendo una disminución de su capital fiscal.
El recibo de bienes de otras entidades públicas que implique la transferencia de la propiedad, la
Secretaría Distrital de Integración Social, lo reconoce incorporando el bien al grupo 16 y
afectando el Patrimonio Público Incorporado.
16.3.6 Entrega y recibo de Bienes de uso permanente sin contraprestación
La entrega de bienes a otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni
el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce retirando el activo del grupo 16 y
disminuyendo su capital fiscal. Adicionalmente se reconocen en cuentas de orden de control
con el fin de tener el control sobre los mismos. Este registro se realiza con base en soportes
idóneos como actas de entrega y recibo, contratos de comodato con entidades públicas, o
demás documentos que determine la Oficina Asesora Jurídica de la entidad.
17 Plan General de la Contabilidad Pública, numeral 169, página 41.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 37 de 53
El recibo de los bienes de otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad
ni el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce incorporando el activo en el grupo
16, en las subcuentas respectivas de bienes “de uso permanente sin contraprestación” y
afectando el Patrimonio Público Incorporado.
16.3.7 Restitución o Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestación
La Secretaría Distrital de Integración Social, reconoce la restitución de los bienes entregados
para uso permanente sin contraprestación, incorporando el bien al grupo 16 en las cuentas
correspondientes y afectando el patrimonio público incorporado. Adicionalmente disminuye el
valor registrado en las cuentas de orden deudoras de control.
La Secretaría Distrital de Integración Social, reconoce la restitución de bienes que recibió para
uso permanente sin contraprestación, retirando el activo del grupo 16 y afectando el capital
fiscal.
16.3.8 Bienes entregados en administración (comodatos a particulares)
La Secretaría Distrital de Integración Social reconoce, por el valor en libros, los bienes
entregados a particulares a través de contratos de comodato en el grupo 19, como bienes
entregados en administración, para lo cual, se retiran de las diferentes cuentas y subcuentas
del grupo 16 que hayan sido afectadas originalmente.
La integridad de los bienes de propiedad de la Secretaría Distrital de Integración Social, se
protegen mediante la adquisición de pólizas de seguros, independientemente que sean
entregados en comodato.
La titularidad de los bienes es de la Secretaría Distrital de Integración Social cuando éstos son
entregados en comodato a particulares y en calidad de Bienes para uso permanente sin
contraprestación a las entidades del gobierno central y a las empresas del Estado, por lo
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 38 de 53
consiguiente se controlan a través del aplicativo que para el manejo de los inventarios tenga la
entidad.
16.3.9 Bienes pendientes de legalizar
La Secretaría Distrital de Integración Social, reconoce en el grupo 16, subcuenta “Bienes
pendientes de legalizar”, aquellos bienes que por alguna circunstancia no han cumplido la
totalidad de las formalidades que acrediten su titularidad o propiedad.
16.3.10 Toma física de bienes
La Secretaría Distrital de Integración Social realiza durante la vigencia y en todo caso antes del
cierre de los estados contables, el inventario físico de bienes muebles e inmuebles, de acuerdo
con la programación realizada por la Subdirección Administrativa y Financiera – Apoyo
Logístico, a través de contratación directa o con personal de la entidad. En éste se contemplan
los bienes: devolutivos y de consumo en depósito, los bienes devolutivos en servicio, los bienes
entregados en comodato a particulares, los bienes entregados para uso sin contraprestación a
las entidades del gobierno central y a las empresas del estado.
Adicional al inventario anual, la Secretaría Distrital de Integración Social, realiza inventarios
rotativos o de verificación, especialmente, en el evento que se presenten cambios de los
funcionarios responsables de los almacenes o la bodega, cuyos resultados forman parte del
Informe de Gestión de entrega del cargo18.
16.3.11 Construcciones en Curso
La Secretaría Distrital de Integración Social reconoce en la cuenta 1615- Construcciones en
Curso los pagos efectuados con cargo a los contratos de obra y sus correspondientes
interventoras. La base de datos o información detallada de las construcciones en curso es
18
LEY 951 DE 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestión.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 39 de 53
administrada por la Subdirección de Plantas Físicas y se constituye en el libro auxiliar de las
cuentas y subcuenta que conforman los saldos de las construcciones en curso.
Con base en las actas finales de obra que suministre la Subdirección de Plantas Físicas se
procede a reclasificar el valor de la cuenta de construcciones en curso a la cuenta de
Edificaciones, simultáneamente se afecta esta última cuenta contra el capital fiscal de
acuerdo al Instructivo 29 del 29 de noviembre de 2002 emitido por la Dirección Distrital de
Contabilidad.
La Subdirección de Plantas de Físicas es el área responsable de efectuar el proceso de
traslado y legalización definitiva de las construcciones terminadas ante el Departamento
Administrativo de la Defensoría del Espacio Público.
16.3.12 Provisiones y Amortizaciones
16.3.12.1 Provisiones
La provisión para prestaciones sociales, debe ser calculada por la Subdirección de Gestión y
Desarrollo del Talento Humano y es remitida de forma mensual al área de Contabilidad
mediante oficio para ser incorporada en los estados financieros de la entidad. El detalle del
cálculo de las provisiones es administrado por la Subdirección de Gestión y Desarrollo del
Talento Humano, con base en los factores fijados por la normatividad laboral vigente aplicable
para la entidad.
El pasivo real se constituirá con base en la liquidación realizada por la Subdirección de Gestión
y Desarrollo del Talento Humano, mediante traslado de las provisiones, al final de cada la
vigencia.
La provisión para obligaciones contingentes se registra y ajusta trimestralmente con base en la
información suministrada por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ,
administrado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., aplicando el
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 40 de 53
procedimiento dispuesto en el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la
Nación y en el Procedimiento para el registro contable de las Obligaciones Contingentes y
Embargos judiciales, expedido por la Dirección Distrital de Contabilidad.
La metodología de valoración de las obligaciones contingentes, es responsabilidad de la Oficina
Asesora Jurídica; dicha valoración una vez incorporada en SIPROJ, se toma como fuente para
los registros contables de provisiones para contingencias y demás cuentas contempladas en el
procedimiento, de acuerdo con el estado del proceso reflejado en el reporte contable de dicho
aplicativo.
16.3.12.2 Amortizaciones
Los anticipos que se pacten en la relación contractual, deben amortizarse periódicamente
según lo estipule el contrato; de no establecerse en el contrato, la amortización se realizará con
base en el porcentaje de avance y pago del contrato.
Los pagos anticipados se amortizan mensualmente en forma proporcional de acuerdo con la
duración del contrato.
Los activos intangibles con vidas útiles definidas se amortizan durante el período en el cual la
entidad espera recibir beneficios futuros. Los activos intangibles con vidas útiles indefinidas no
se amortizan.
16.4 Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar se reconocen a partir del criterio de causación en el momento en que se
reciba a satisfacción por parte de la entidad el bien o servicio y se formalicen ante la Asesoría
de Recursos Financieros los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de
conformidad con las condiciones contractuales, entre ellos debe existir el Formato MC-14 y la
correspondiente factura de venta ò documento equivalente, según aplique con la normatividad
vigente.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 41 de 53
Los registros contables de las cuentas por pagar se realizan en el aplicativo contable DATASIX
y se originan en los siguientes aplicativos de gestión: APLICATIVO DE INVENTARIOS para
causación de las obligaciones por la adquisición de servicios, APLICATIVO SOLREDES para
obligaciones laborales y descuentos de nómina, y OPGET para el pago de las obligaciones
contraídas.
El registro contable en DATASIX se realiza mensualmente y se requiere de un flujo de
información permanente y oportuna con la Subdirección Administrativa y Financiera-Asesoría de
Recursos Financieros- Cuentas, que es el área responsable de la recepción, radicación y
trámite de pagos dentro de la entidad. Para efectos de los registros contables, se deben hacer
llegar de manera oportuna los soportes necesarios para la causación (MC-14 y facturas de
venta o documentos equivalentes según corresponda) y comprobantes de pago (Planillas y
Ordenes de pago giradas) de las obligaciones adquiridas por la entidad a la Asesoría de
Recursos Financieros – Grupo de contabilidad.
16.5 Gastos
Los gastos se reconocen bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones
establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, con base en los soportes que allegue la
Subdirección Administrativa y Financiera-Asesoría de Recursos Financieros- Cuentas y
teniendo en cuenta la naturaleza del Gasto público Social que es el objeto principal de esta
entidad.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 42 de 53
NORMATIVIDAD APLICABLE
El proceso de Gestión Contable se rige en la actualidad por las siguientes normas:
Resolución 354 del año 2007. de la Contaduría General de la Nación por la cual se
adopta “Régimen de contabilidad Pública” y sus resoluciones modificatorias.
Resolución 357 del 23 julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación por la cual se
adopta “Procedimiento de Control Interno Contable”.
Resolución N°001 de 2001 de Secretaría de Hacienda, que hace referencia al manejo y
control de los bienes.
Resolución DDC-01 de Mayo 12 de 2009 de la Secretaria de Hacienda- Manual para el
Manejo y Control de Cajas Menores.
Resolución 233 del 28 de febrero de 2013, Resolución 1496 del 22 Diciembre de 2008,
Modificación a la Resolución 1216 de 2006 - Comité Técnico de Sostenibilidad del
Sistema Contable.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 43 de 53
ÁREAS PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN
A continuación se relacionan las áreas y oficinas responsables de aportar a la Subdirección
Administrativa y Financiera – Asesoría de Recursos Financieros – Contabilidad en los tres
primeros días hábiles de cada mes, los documentos fuente y demás soportes de los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales que se originen en la gestión adelantada por la
Secretaría Distrital de Integración Social
SUBDIRECCIÒN ADMINSITRATIVA Y FINANCIERA
- ASESORÍA DE APOYO LOGÍSTICO
1. Mensualmente entregar el reporte y/o movimiento de Almacén e inventarios, el cual
debe contener entre otros, la siguiente información: Clasificación de Bienes
devolutivos y de consumo, registrados en entradas al servicio o almacén,
debidamente soportados salidas de almacén, bajas por hurto, daño o inservible,
traslados y reintegros al almacén
2. Reporte de la depreciación acumulada. Anexar resumen general de Depreciación del
mes informado. La anterior información debe estar soportada y debidamente
firmada
3. Coordinar con la Subdirección de Investigación e Información, que esta información
esté disponible para contabilidad en medio magnético a partir del tercer día hábil de
cada mes.
- OFICINA DE CUENTAS
1. Los soportes para la elaboración de la orden de pago deben entregarse a
contabilidad para el cálculo de impuestos y a su vez contabilidad los devuelve.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 44 de 53
2. Diariamente enviar movimiento de órdenes de pago radicadas en tesorería
debidamente homologadas.
3. Enviar diariamente las actas de anulación de órdenes de pago con soportes de los
de los dos sistemas.
4. Al cierre de la vigencia elaborar órdenes de pago de cajas menores sin situación de
fondos y enviar a contabilidad para legalización definitiva.
5. Incluir en la carpeta de homologación compartida en el computador denominado
Contabilidad 03, los archivos utilizados para la homologación entre FOX U OPGET.
- OFICINA DE PRESUPUESTO
1. Reporte mensual de los pasivos exigibles, con copia de los respectivos soportes de
pago y/o liberaciones según corresponda.
SUBDIRECCION DE PLANTAS FISICAS
1. Actas parciales o definitivas de las obras en construcción.
2. Enviar informes de FONADE, cada vez que nos reporten.
3. Copia del acta de legalización para entrega de bienes inmuebles para administración
en el DADEP.
4. Saldos de los convenios suscritos con FONADE.
5. Amortización de anticipos entregados a los contratistas.
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
1. Mensualmente enviar copia liquidación de nómina y soportes correspondientes a planta
de personal incluyendo los aportes patronales, con centros de costo resumen
consolidado.
2. Mensualmente enviar provisión para prestaciones sociales.
3. Cada vez que suceda enviar acto administrativo por el cual se crea responsabilidad.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 45 de 53
4. Mensualmente informe sobre el estado de la cartera generada por el cobro de
responsabilidades, discriminando los procesos adelantados directamente por dicha
Subdirección y los cobros adelantados por la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la SHD.
5. Enviar copia de los informes para legalizar avances de gastos y viaje cuando hayan sido
ejecutados.
6. Envió mensual de la información exógena para reporte a la SHD.
7. Reporte de ejecución de Recursos entregados al ICETEX. Ò cualquier otro tipo de
convenios que involucren la entrega de recursos para ser administrados.
SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
1. Mensualmente enviar relación de anticipos.
2. Enviar relación de todos los contratos con Nit, nombre, clase, correo electrónico, valor,
dirección, teléfono y actividad económica para reporte de la información exógena.
3. Enviar resoluciones de multas e incumplimiento con la que se ha declarado
mensualmente, junto con la constancia ejecutoria.
SUBDIRECCION PARA LA VEJEZ
1. Mensualmente en los 3 primeros días de cada mes enviar el informe de cartera de los
cobros por subsidios indebidos.
2. Mensualmente reporte de cobros que se adelantan por parte de la Oficina de
Ejecuciones Fiscales de la SHD.
SUBDIRECCIONES LOCALES
1. Convenios suscritos con otras entidades que involucren operaciones económicas y
financieras y ejecución de los mismos.
OFICINA ASESORA DE ASUNTO DISCIPLINARIOS
1. Cuando suceda enviar copia de Resolución de sanción por responsabilidades.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 46 de 53
OFICINA ASESORA JURÍDICA
1. Mensualmente enviar copia de los actos administrativos internos Resoluciones y o fallos
de sanciones pecuniarias.
2. Trimestralmente remitir relación de las demandas calificadas en sistema SIPROJ y las
novedades de cada proceso, y actualizar el SIPROJ.
3. Mensualmente enviar estados de las demandas a favor de la entidad, debidamente
valoradas, indicando de forma separada el valor inicial de la pretensión, las costas
Judiciales y la indexación Financiera.
4. Enviar mensualmente el estado y recuperación de valores a favor de la entidad y el
recaudo por concepto de multa y sanción.
5 Mensualmente enviar relación de pagos efectuados por sentencias Judiciales
ORDENADORES DEL GASTO Y RESPONSABLE DE CAJA MENOR
1. Legalización mensual de los gastos efectuados por la caja menor
2. Conciliaciones Bancarias de las cuentas utilizadas para tal fin.
3. Información exógena de los pagos efectuados por la caja menor.
4. Legalización definitiva de la Caja menor en el mes de diciembre.
5. Recibos de reintegro y valores sobrantes de acuerdo con los arqueos de caja menor que
adelante el área contable.
SUBDIRECCION DE GESTION INTEGRAL LOCAL
1. Mensualmente en los 3 primeros días de cada mes remitir informe con el valor y el saldo
de las garantías otorgadas en las Operaciones de Mercado.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 47 de 53
GLOSARIO
Actividad económica: Conjunto de acciones tendientes a elevar la capacidad
productiva de los bienes y servicios de una economía, con el fin de satisfacer, en un
período, las necesidades de la comunidad. Toda actividad humana que suponga decidir
qué necesidades humanas satisfacer con los recursos limitados de los que se dispone y
por lo tanto cada elección lleva incorporado un coste de oportunidad.
Activo: Recurso tangible o intangible de la entidad contable pública obtenido como
consecuencia de hechos pasados, y del cual se espera que fluyan un potencial de
servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de
sus funciones de cometido estatal. Estos recursos, tangibles e intangibles, se originan
en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública. Desde el
punto de vista económico, los activos surgen como consecuencia de transacciones que
implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización de ingresos.
También constituyen activos los bienes públicos que están bajo la responsabilidad de las
entidades contables públicas pertenecientes al gobierno general.
Activo de menor cuantía: Propiedad, planta y equipo que, por su costo de adquisición
o valor incorporado, puede reconocerse como gasto o depreciarse en el mismo periodo
contable en que se adquirió o incorporó, de acuerdo a los montos periódicamente
definidos por la Contaduría General de la Nación.
Activo depreciable: Recurso tangible susceptible de depreciación.
Ajuste: Registro contable elaborado para que las cuentas revelen saldos razonables,
realizado generalmente antes de la presentación de los estados, informes y reportes
contables. También es conocido como asiento o registro de ajuste.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 48 de 53
Amortización: 1. Reducción del valor en libros de un activo amortizable. 2. Término
genérico para depreciación, agotamiento baja en libros, o la extinción gradual en libros
de una partida o grupo de partidas del activo de vida útil limitada, bien sea mediante un
crédito directo o por medio de una cuenta de valuación. 3. Redención o extinción gradual
de un capital, préstamo u otra obligación; también se utiliza el término para referirse a la
redención de los valores mediante pagos periódicos. 4. Distribución del costo de un
activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del ingreso o al
cumplimiento de las actividades propias del cometido estatal de la entidad contable
pública. 5. Distribución racional y sistemática del valor de los activos intangibles, durante
su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo
de las funciones de cometido estatal.
Anticipo: Monto pagado o recibido por un bien que no ha sido entregado, o por un
servicio que no ha sido prestado.
Año gravable: Año calendario que comienza el primero de enero y termina el 31 de
diciembre, pero puede comprender lapsos menores aplicables a sociedades que se
constituyan o liquidan dentro del año y a extranjeros que lleguen al país o se ausenten
de él en el respectivo período.
Avalúo: Proceso por el cual se estima el precio de un bien o derecho.
Bien mueble: Cualquier bien que pueda trasladarse de un lugar a otro.
Bien pendiente de legalizar: Bien de la entidad contable pública cuya propiedad no ha
sido formalizada con el título o documento soporte idóneo.
Boletín de deudores morosos del Estado: Relación de las personas naturales y
jurídicas que tienen acreencias a favor del ente público, cuya cuantía supera los cinco
(5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y se encuentran en mora por
un período superior a seis (6) meses.
Caja menor: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado con el fin de
realizar pagos de menor cuantía.
Cartera: Valores o efectos comerciales de curso legal a cargo de clientes.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 49 de 53
Comisionista de bolsa: Sociedad anónima que tiene como objeto el desarrollo del
contrato de comisión para la compra y venta de valores.
Comprobante de contabilidad: Documento en el cual se resumen las operaciones
financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirve de
fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente.
Control interno contable: Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal
o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer
nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos
públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control
y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar
razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla
con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de
que trata el Régimen de Contabilidad Pública
Débito: Naturaleza de las cuentas que conforman los activos, los costos y los gastos
como elementos de los estados contables. Miembro izquierdo de la ecuación contable
en la cual se registran los aumentos causados en las cuentas que representan los
activos, los costos o los gastos, y las disminuciones causadas en las cuentas que
representan los ingresos, los pasivos o el patrimonio.
Depreciación: Distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su
vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de
las funciones de cometido estatal.
Depuración contable: Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la entidad
contable pública, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y
obligaciones que afectan el patrimonio público.
Causación: Principio de contabilidad pública por el cual los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan,
con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del
equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 50 de 53
derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho
incida en los resultados del período.
Documento soporte: Relación, escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar
los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las
entidades contables públicas y pueden ser de origen externo o interno. Son de origen
externo los que provienen de terceros y describen transacciones que involucran a un
tercero, como comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos
administrativos. Son de origen interno los producidos por la entidad contable pública,
que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a terceros, como
provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre.
Gasto: Flujo de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir
el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o
por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos
para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de
carácter extraordinario.
Libro diario: Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos débito y
crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias
efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad.
Libro mayor: Libro de contabilidad principal que contiene los saldos de las cuentas del
mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo
General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las
cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del libro diario; y el saldo final del
mismo mes.
Operación recíproca: Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades
contables públicas por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sean el nivel y sector al que
pertenezcan.
Orden de pago: Instrucción dada a un banco ordenándole que pague o transfiera una
suma de dinero a un beneficiario designado.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 51 de 53
Partida monetaria: Rubro del balance general cuyo valor nominal no varía por la
pérdida de poder adquisitivo de la moneda y representa un monto que es moneda de
curso legal, que por lo tanto no es susceptible de valorizaciones.
Pasivo: Represtación contable de una obligación cierta o estimada de la entidad
contable pública, derivada de hechos pasados, de la cual se prevé que representará
para la entidad un flujo de salida de recursos que incorpora un potencial de servicios o
beneficios económicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal.
Período contable: Principio de Contabilidad Pública que corresponde al tiempo máximo
en que la entidad contable pública debe medir los resulta dos de sus operaciones
financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control,
efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso
transcurrido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre.
Plan General de Contabilidad Pública: Elemento del Régimen de Contabilidad Pública
que contiene la regulación contable pública de tipo general. Está constituido por el
Marco conceptual y por la Descripción de las Clases. Es el principal instrumento de
normalización contable pública.
Política contable: Directriz técnica establecida por la alta dirección o por los
responsables de la información contable pública, que prescribe los criterios de la entidad
en materia de información financiera, económica, social y ambiental.
Procedimiento contable: Conjunto de criterios y acciones a observar para el
tratamiento contable de hechos, transacciones u operaciones, en las que interviene, o
afectan a una entidad contable pública.
Proceso contable: Conjunto ordenado de etapas para el reconocimiento y la revelación
de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y
ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o
generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular.
Provisión: Monto estimado para mitigar el impacto de la desaparición de derechos o el
surgimiento de obligaciones.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 52 de 53
Reconocimiento: Etapa del proceso contable consistente en la captura de los datos de
la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de
recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación
cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos
de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los
recursos que permiten incorporar y homogenizar los atributos de los hechos acaecidos
en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta
etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así
como las posteriores actualizaciones de valor.
Registro: Principio de Contabilidad Pública que establece que los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y
conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con
independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública,
con base en la unidad de medida.
Reintegro: Recurso consignado en una cuenta bancaria, originado en la restitución de
fondos por parte de un beneficiario o de la entidad contable pública, con ocasión de la
devolución de bienes y servicios adquiridos.
Rendimientos financieros: Ingresos obtenidos por la entidad contable pública,
provenientes de las inversiones o depósitos efectuados en moneda nacional o
extranjera, la prestación de servicios de crédito, la reexpresión de los activos en moneda
extranjera u otra operación financiera.
Reportes contables: Informes de propósito específico que proporcionan datos e
información necesaria para el proceso de consolidación desarrollado por la Contaduría
General de la Nación- CGN. Estos reportes constituyen el insumo básico para la
preparación de informe requeridos por diferentes usuarios estratégicos y son preparados
por la entidad contable pública con carácter obligatorio para su reporte a la CGN.
Rubro: Título o denominación con la cual se designa un grupo de partidas o de cuentas.
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
F-F-003b
PROCESO: ADQUISICIONES
FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
Código: L-AD-002
Versión: 0
Fecha: 02/12/2014
Página: 53 de 53
Transacción: Intercambio o interacción económica entre diferentes entidades o agentes
y que, debidamente soportada, conduce al registro contable afectando cuentas de
diferente naturaleza.
ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE Deisy Yolima Gutiérrez Herrera Audrey Álvarez Bustos
Yolanda Almonacid Ramírez Álvaro José Arrieta Consuegra
CARGO Contadora - SDIS
Asesora de Recursos Financieros Subdirectora Administrativa y
Financiera
Director de Gestión Corporativa