manual de normas y procedimientos para la solicitud de materiales e insumos centros de salud

GOBERNACIÓN DEL ESTADO ZULIA SECRETARIA DE SALUD DEL ESTADO ZULIA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS“SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS A TRAVÉS DE LA HOJA DE PEDIDO Y DESPA-

CHO F15-6A"

Estado Zulia, VenezuelaMarzo de 2015



AUTORIDADES

Dra. Tania MesaSecretaria de Salud Del Estado Zulia

Lcdo. José MarulandaOficina de Gestión Administrativa

Econ. Alicia MoleroCoordinadora de SECOR

Lcdo. Javier Del MarSupervisor de SECOR

SEGUIMIENTO, CONTROL Y OPTIMIZACIÓN DE LOS RECURSOS EN SALUD

Seguimiento, Control y Optimización de los recursos en Salud SECOR, Adscrito a la Oficina de Gestión Administrativa de la Secretaria de Salud del Estado Zulia. Sector Paraíso Final

Avenida 20 al lado del Maternidad Dr. Armando Castillo Plaza, Parroquia Chiquinquirá, Municipio Maracaibo, Estado Zulia Teléfonos: +58 (424) 6791157. Email:

[email protected]

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AUTORIDADES Pág. 3 de 20

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ÍNDICE

CONTENIDO PAG.1. OBJETIVOS DEL MANUAL. 4

2. ALCANCE DEL MANUAL 43. GLOSARIO TECNICO 44. UNIDADES QUE INTERVIENEN 65. FORMULARIOS UTILIZADOS 76. NORMAS 77. PROCEDIMIENTOS 108. FLUJOGRAMA 149. FORMATO 1610. INSTRUCTIVO 18

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1. OBJETIVOS DEL MANUAL.

1.- Contar con un instrumento normativo que permita el control y organización de las solicitudes de materiales e insumos al almacén del Centro de Salud.

2.- Fortalecer el suministro de materiales e insumos de manera que garantice la disponibilidad y accesibilidad efectiva y eficiente de los mismos proporcionando el máximo beneficio en el marco del uso racional, buscando garantizar la calidad del servicio en armonía con el personal y la institución.

2. ALCANCE DEL MANUAL.

Este manual es aplicable tanto al personal que labora en los distintos servicios y departamentos y todos aquellos servicios que hacen solicitud de materiales e insumos al almacén del Centro de Salud.

3. GLOSARIO DE TERMINOS.

A los efectos de facilitar la comprensión del siguiente manual, a continuación se explica la terminología utilizada en él; no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas, sino uniformar su uso e implantación del mismo.

Almacén de Materiales e insumos: Almacén es un sitio especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger, controlar los materiales e insumos antes de ser requeridos por los distintos servicios del hospital.

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OBJETIVOS, ALCANCE Y GLOSARIO DE TERMINOS

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Almacenamiento de Materiales e Insumos: Consiste en guardar todos aquellos materiales e insumos que hayan sido suministrado por Proveeduría Regional Dr. Armando Castillo Plaza, o por los proveedores del Hospital.

Despacho de Materiales e Insumos: Consiste en dar salida de Almacén o Farmacia los Materiales e Insumos que hayan solicitado las distintas Unidades de Servicios.

Manual: Los Manuales son documentos que contienen en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, considerados necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Manual de Normas: Indican al trabajador los límites entre los cuales pueden actuar, su propósito es dar información para orientar el personal en las decisiones que se deben tomar en el cargo que desempeñan.

Manual de Procedimientos: Es el que señala el procedimiento preciso a seguir para ejecutar un determinado tipo de trabajo. Describe, en su secuencia lógica las distintas operaciones o pasos de que se compone un proceso, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo, y para que han de realizarse.

Normas: Indican los lineamientos generales para llevar a cabo una determinada actividad, con la finalidad de que todos los entes involucrados se rijan por ella, logrando de esa manera uniformidad en la ejecución de las actividades.

Procedimientos: Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.

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UNIDADES QUE INTERVIENEN, FORMULARIOS Y NORMAS

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Recepción de Materiales e Insumos: consiste en darle ingresos a los materiales e insumos al Almacén que hayan sido suministrados por Proveeduría Regional Dr. Armando Castillo Plaza, o por los proveedores del Hospital. O por cualquier otra fuente de suministro.

Proveeduría: Es la Unidad Administrativa encargada de despachar los Materiales e Insumos a las Farmacias y Almacenes de los distintos Centros Hospitalarios y Ambulatorios.

Registro de Entradas y Salidas: Consiste en anotar cronológicamente todos los movimientos de ingresos y egresos de los Materiales e Insumos en Almacén y Farmacia a través de Tarjetas de Kardex.

4. UNIDADES QUE INTERVIENEN.

- Unidad de Servicio: Son todos los Servicios, Departamentos, Consultorios y Áreas Administrativas del Centro de Salud que realizan solicitud de Materiales e Insumos a Almacén o Farmacia.

- Dirección: Se refiere a la instancia que aprueba y autoriza el despacho de Materiales e Insumos que hacen las Unidades Administrativas a Almacén o Farmacia .La persona firmante para dicha aprobación son el Director del Centro Hospitalario, personal adjunto al Director, Sub Director y Administrador del Hospital.

- Administración: Es la instancia encargada de velar por el funcionamiento de todos los procesos administrativos regidos bajos los principios de justicia social, legalidad, honestidad, eficiencia, responsabilidad, rendición de cuentas dentro del Centro Hospitalario.

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GLOSARIO DE TERMINOS UNIDADES QUE INTERVIENEN

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- Almacén General: Es la Unidad Administrativa que despacha los Materiales e Insumos a las diferentes Unidades de Servicio luego de haber recibido la autorización por parte de la Dirección.

- Contralor de Existencia, Contralor de Consumo: Unidad Administrativa cuyo fin es llevar un registro sistemático de todos los Materiales e Insumos que ingresan al Centro Hospitalario con el fin de tener la existencia exacta de todos los Insumos y su representación económica en bolívares.

5. FORMULARIOS UTILIZADOS.

- Formato de Solicitud de Insumos (SSEZ-SECOR-FSI-F02. (03/2015). - Instructivo para llenar el Formato de Solicitud de Insumos (SSEZ-SECOR-ISI-F02.

(03/2015).

6. NORMAS:

1.- El Departamento de Almacén es el responsable de recibir todos los Materiales e Insumos provenientes de la Proveeduría Regional Dr. Armando Castillo Plaza, Dirección del Hospital a través de compras, donaciones o por cualquier otra Institución, así como el resguardo y distribución de los mismos a las distintas áreas del Centro Hospitalario 2.- Solo se despachará dependiendo de la existencia de Materiales e Insumos existente en el Almacén y / Farmacia3.- Almacén deberá mantener actualizada la existencia de los medicamentos llevando al día las tarjetas de kardex.

DE LA SOLICITUDMNP-SECOR-Nº-001 (03/2015) UNIDADES QUE INTERVIENEN, FORMULARIOS Y

NORMAS Pág. 8 de 20



4.- Toda solicitud de materiales e insumos realizada a Almacén y/o Farmacia debe ser realizada a través del formato de solicitud de insumos SSEZ-SECOR-FSI-F02. 5.- Almacén no podrá realizar ningún despacho si el Formato de Solicitud de Materiales e Insumos no tiene los datos del Coordinador y/o Analista de la Unidad Administrativa así como la aprobación por parte de la Dirección del Centro Hospitalario con las respectivas firmas, nombres y número de cédula de identidad del Administrador o Administradora del Centro Hospitalario.6.- No se aceptarán formatos de Solicitud de Insumos con enmiendas, borrones ni tachaduras.7.- Toda Solicitud de Insumos debe contener al momento de llegar a Almacén:

- Número Correlativo de Solicitud de Insumos.- Fecha.- Nombre del Servicio que realiza la solicitud.- Hora de Salida de la Solicitud que realiza la Unidad Administrativa- Cantidades Solicitadas.- Descripción de los Materiales e Insumos solicitados.- Total de renglones solicitados.- Firma, nombre y cédula de identidad del Coordinador y/o Analista de la Unidad

Administrativa así como de la persona que aprueba por parte de la Dirección y Administración del Centro hospitalario.8.- Toda Solicitud de Insumos que no cumpla con los datos exigidos será devuelta a la Unidad de Servicio con sus respectivas observaciones.9.- Las Unidades de Servicio deberán realizar Solicitud de Materiales e Insumos de forma razonable en base a los tratamientos que estén bajo su responsabilidad.

DE LA APROBACIÓN

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10.- Es parte del Director (a) del Centro Hospitalario o en su defecto el personal adjunto a la Dirección o Sub Director (a) y Administrador (a) del Centro de Salud el análisis y aprobación de la Solicitud de Materiales e Insumos.11.- De ser aprobada la Solicitud de Materiales e Insumos se envía al el (la) Administrador (a) y esta a su vez a Almacén y / o Farmacia para su despacho.

DE LA ADMINISTRACIÓN12.- El Administrador es el garante del proceso administrativo de la Solicitud de Materiales e Insumos, verificando la formalidad del formato para llevar a cabo una entrega efectiva de los Materiales e Insumos por parte del Almacén y/o Farmacia.

DEL DESPACHO13.- Almacén archivará copia de la Solicitud de Insumos por Unidad de Servicios y por orden del número correlativo del formato en carpetas anuales hasta el 31 de Diciembre del año y comenzará una nueva carpeta desde el 1er de Enero del siguiente año.14.- Todo ingreso y egreso de Materiales e Insumos serán registrado en las tarjetas de Kardex (únicamente con bolígrafos) y en el sistema de inventarios vigentes.15.- Las solicitudes de Materiales e Insumos será despachadas en el orden de llegada.16.- Los Materiales e Insumos, solo serán entregados por el personal asignados para tal fin, bajo la supervisión del Coordinador del Almacén.

DEL CONTRALOR DE CONSUMO (KARDEX)17.- Recibe la Original y Copia de la Solicitud de Material e Insumos para terminar de llenar dicho formato con las variables faltantes.18.- Procede a realizar las descargas al kardex para mantener actualizada su existencia.19.- Archiva copia del formato y el Original lo envía a Bienes y Materias.

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7.- PROCEDIMIENTOS: “SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS”.

RESPONSABLE ACCIONUnidad de Servicio 1. Llene el formato de “Solicitud de Material e

Insumos” (Formato SSEZ-SECOR-F15-6A-F02. (03/2015)) Original y 3 copias y los envía a la Di-rección.

Dirección 2. Recibe la “Solicitud de Material e Insumos” (Formato SSEZ-SECOR-F15-6A-F02. (03/2015)) y verifica todos los reglones solicitados por parte del Almacén y/o Farmacia.

3. De no ser aprobado procede a colocar la observación y la regresa a la Unidad Administrativa solicitante.

4. De ser aprobado procede a firmar y colocar nom-bre y número de cédula de identidad para ser en-viado a la Unidad Administrativa solicitante.

Administración 5. Recibe la “Solicitud de Material e Insumos” (Formato SSEZ-SECOR-F15-6A-F02. (03/2015)) y verifica las firma de la Unidad Administrativa soli-citante y la aprobación de Dirección.

6. Certifica que el proceso se haya realizado cumpliendo todo el proceso administrativo correspondiente, firma y coloca nombre y número de cedula en la “Solicitud de Materiales e Insumos” enviándola a Almacén para que preceda el despacho.

MNP-SECOR-Nº-001 (03/2015) PROCEDIMIENTOS Pág. 11 de 20



RESPONSABLE ACCIONAlmacén y/o Farmacia

(Coordinador de Almacén y/o Farmacia)

7. Recibe la “Solicitud de Materiales e Insumos” (Formato SSEZ-SECOR-F15-6A-F02. (03/2015)) y verifica las firmas de la Unidad Solicitante la aprobación de Dirección y firma de Administra-ción.

8. Analiza la disponibilidad existente en el Almacén y / o Farmacia para preparar los Materiales e Insumos solicitados.

9. Autoriza el despacho firmando y colocando nombre y número de cedula en la “Solicitud de Material e Insumos”.

10.Realizan el conteo y proceden con el embalado de los Materiales e Insumos a ser despachados.

11.Conjuntamente con el Personal de Seguridad se procede con el traslado de los Materiales e Insumos a las distintas Unidades Administrativas.

Unidad de Administrativa

12. Recibe la “Solicitud de Material e Insumos” (Formato SSEZ-SECOR-F15-6A-F02. (03/2015)) Original y copia firmadas por los responsables.

13. Revisa los Materiales e Insumos despachados, firma en señal de recibido colocando al mismo tiempo el nombre y cedula de identidad de la persona que recibe, así como también la hora que recibió la “Solicitud de Material e Insumos”.

14.Archiva el correlativo de “Solicitud de Material e Insumo ” Original.

RESPONSABLE ACCION

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PROCEDIMIENTOS Pág. 12 de 20



Almacén (Coordinador de

Almacén)

15.Recibe la copia de la “Solicitud de Insumos” 16.Descarga los materiales e insumos de la tarjeta

de kardex.17.Archiva en la Carpeta de la Unidad de Servicio la

copia de la “Solicitud de Material e Insumos” por el estricto orden correlativo.

18.Le envía la original y Copia de la “Solicitud de Material e Insumos” al Contralor de Existencia, Contralor de Consumo o Kardex

Contralor de Existencia, Contralor de Consumo o Kardex

19.Recibe la copia de la Original y copia de la “Soli-citud de Material e Insumos”

20.Termina de llenar las variables del formato (Concepto, Código de Grupo, Código de Sub-Grupo y los valores unitarios y totales en Bolívares.

21. Descarga la salidas en el Kardex, Archiva la copia en la Carpeta de la Unidad Administrativa correspondiente por el estricto orden correlativo y la Original es enviada a Bienes y Materias”.

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FLUJOGRAMA



SSEZ-OGA-SECOR-FPSMI-F02 (F15-6 C) 03-2015

FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS

SERVICIO DIRECCION ALMACEN Y/O FARMACIA

CONTRALORIA DE CONSUMO

ADMINISTRACION

Necesidad de Servicio

Análisis de la Solicitud de Materialesn e

Insumos

Despacho de Materiales e Insumos

Recepción de Materiales e

Insumos

Satisfacción de Servicio

Archivo de Solicitud

de Materiales e Insumos

Archivo de Copia de Solicitud


Archivo de Copia de Solicitud


Emisión de Solicitud de Materiales e

Insumos

Aprobación

No

SiVerifica el proceso

Administrativo de la Solitud de Materiales

1

1 Original es enviada a Bienes y Materias

MNP-SECOR-Nº-001 (03/2015) FLUJOGRAMA DE PROCESOS Pág. 15 de 20



FORMATO DE SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS

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Sec.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

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Nº DE PEDIDO Y DESPCHO

CORRELATIVO DEL SERV./DPTO Nº

FECHA:

RengCANTIDAD

P D

VALOR TOTAL BOLIVARES

VALOR UNITARIO Bs

UNID. DE MEDIDA

HORA DE LLEGADAHORA DE SALIDACONCEPTO53 54

CÓDIGO DEL SERVICIO

SERVICIO/DEPARTAMENTO

DESCRIPCION DEL ARTICULO SOLICITADOGRUPO Sub Grupo

CODIGO

JEFE DE SERVICIO DIRECCION ADMINISTRACION

C.I C .I C .I C .I

FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA

C.I C .I

NOMBRE NOMBRE NOMBRE NOMBRE NOMBRE NOMBRE

JEFE DE ALMACEN RECEPTOR CONTRALOR DE EXISTENC.

TOTAL Bs

TOTAL RENGLONES

HOJA DE PEDIDO Y DESPACHO

FIRMA

1.

2.

3.

4. 5. 6.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

25.

26.

24. 27.

28.

29.

30.

31.

32.

34.

33.

35.

7. 8.

MNP-SECOR-Nº-001 (03/2015) FORMATO Pág. 17 de 20



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO DE SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS

SSEZ-SECOR-IF15-6A-F02. (03/2015)



INSTRUCTIVO PARA LLENAR LA SOLICITUD DE INSUMOS

ITEM DESCRIPCIÓN1 Nº de Pedido y Despa-cho KARDEX. Indica el número de la Hoja de Pedido y despacho2 Correlativo del Serv/Depto Indica el número correlativo de la Solicitud de Insumos

3 Fecha Escriba la fecha de elaboración de la Solicitud de Insumos (DD/MM/AAAA)4 Código Servicio/Depar-tamento Codigo del Servicio y/o Departamento que va a realizar el requerimiento

5 Servicio/Departamento Nombre del Servicio y/o Departamento que va a realizar el requerimiento

6 Concepto KARDEX Especificar si es 53 Bienes Muebles en Depósito ó 54 Material de Consu-mo

7 Hora de Llegada Anotar la hora a que llega la Solicitud de Insumos

8 Hora de Salida Anotar la hora que emite la Solicitud de Insumos

9 Renglón Indica el renglón de cada línea

10 Cantidad Escribir en la casilla P (Pedido) Cantidad de insumos a solicitar D (Despachada) Cantidad de insumos que recibió

11 Código KARDEX Colocar el código de la clasificación de los materiales de consumo Gru-pos-SubGrupos-Sec

12 Descripción del Articulo Hacer una breve representación del insumo

13 Unidad de Medida Describir las especificaciones de la presentación del insumo

14 Valor Unitario KARDEX Representa el costo unitario del Insumo

15 Valor Total de Bolívares KARDEX Es el resultado de Multiplicar la Cantidad despachada por el costo unitario

16 Total de Bolívares KARDEX Indica el total de lo que representa en Bolivares la Solicitud de Insumos

17 Total de Renglones Indica el total de los renglones de la Solicitud de Insumos

18 Jefe del Servicio Firma de el Jefe de Servicio que va a aprobar la solicitud

19 Nombre Nombre en letra legible del Jefe de Servicio o la persona que va a solicitar los insu-mos

20 C.I. Cédula de Identidad del Jefe de Servicio o la persona que va a solicitar los insumos

21 Director del Hospital Firma del Director del Hospital o persona de Dirección que va a aprobar la solicitud

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22 Nombre Nombre en letra legible del Director del Hospital que va a autorizar el suministro de los insumos

23 C.I. Cédula de Identidad del Director del Hospital que va a autorizar el suministro de los insumos

24 Administración Firma de la persona que Administra el Centro Hospitalario

25 Nombre Nombre en letra legible de la persona que observa el proceso administrativo del despacho

26 C.I. Cédula de Identidad de la (el) Administradora (or) del Hospital

27 Jefe de Almacén Firma de la persona que suministra los insumos

28 Nombre Nombre en letra legible de la persona que va a despachar los insumos

29 C.I. Cédula de Identidad de la persona que va a despachar los insumos

30 Receptor Firma de la persona que recibe los insumos

31 Nombre Nombre en letra legible de la persona que va a recibir los insumos

32 C.I. Cédula de Identidad de la persona que va a recibir los insumos

33 Contralor de Existencia Firma de la persona que lleva el Kardex

34 Nombre Nombre en letra legible de la persona que va a descargar los insumos del Kardex

35 C.I. Cédula de Identidad de la persona que maneja el KardexSSEZ-SECOR-IF15-6A-F02. (03/2015)

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