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MANUAL DE USUARIO

SI-F-009 V.1

Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos – RUPS EMPRESA

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Manual de Usuario REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS - RUPS

EMPRESA

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Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento

Fecha Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó

24/10/11 1,0

Elaboración del manual de usuario para la funcionalidad de RUPS simplificado

José Guillermo Palomino

David Rodríguez

Andrés Bustamante

Lina Centeno

Andrés Bustamante

17/12/15 1,1

Actualización del manual de usuario para la funcionalidad del aplicativo RUPS

Andrea Carolina Fonseca

N/A N/A

05/12/2016 1,2

Actualización del manual de usuario para la aplicación RUPS EMPRESA y actualizar la nueva funcionalidad implementada en el aplicativo para la Radicación de documentos soporte y el mantenimiento para el servicio de Aseo en la actividad de Aprovechamiento para que no solicite información y cargue de CCU en la solicitud de inscripción y actualización.

Álvaro Enrique Dorado Coral

Johanna Mora

Jaime Valderrama

Cristian Restrepo

Sandra Patricia Mejia

Sandra Gutierrez

Johanna Mora

Jaime Valderrama

Cristian Restrepo

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Índice de contenido

1. Introducción ............................................................................................................................. … 4 1.1 Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas .................................................................................. 4 1.2 Descripción de la aplicación ...................................................................................................... 4 1.3Dirigido a: ...................................................................................................................................... 4 2 Requisitos del sistema .................................................................................................................. 4 3 Generalidades de la aplicación .................................................................................................... 4 3.1 Ingreso a la aplicación ............................................................................................................... 4 3.2 Menú principal ............................................................................................................................. 7 3.3 Botones ........................................................................................................................................ 8 4 Funcionalidad de la herramienta R.U.P.S .................................................................................. 9 5 Funcionalidades del modulo ........................................................................................................... 10 5.1 INSCRIPCIÓN DE SOLICITUD ................................................................................................ 10 5.1.1 DATOS PERSONA RESPONSABLE ................................................................................. 11 5.1.2 INFORMACIÓN GENERAL .............................................................................................. 13 5.1.3 Datos Básicos de la Empresa ............................................................................................... 14 5.1.4 Representante Legal ............................................................................................................. 15 5.1.5 Domicilio del Prestador ....................................................................................................... 18 5.1.6 Naturaleza Jurídica ............................................................................................................... 19 5.1.7 SERVICIOS Y ACTIVIDADES .......................................................................................... 20 5.1.8 CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES .............................................................. 27 5.1.9 INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA ............................................................................... 28 5.1.10 Propiedad de la Empresa ................................................................................................. 29 5.1.11 Participación Accionaria de la Empresa en Otras Empresas ........................................... 30 5.1.12 Junta Directiva ................................................................................................................. 31 5.1.13 Capital ............................................................................................................................. 32 5.1.14 Matrices ........................................................................................................................... 32 5.1.15 Subordinadas ................................................................................................................... 33 5.1.16 Datos generales de auditor externo de gestión y resultados ............................................ 34 5.1.17 Previsualización y radicación .......................................................................................... 34 5.1.18 RADICAR DOCUMENTOS SOPORTE ........................................................................ 37 5.2 ACTUALIZACIÓN DE SOLICITUD........................................................................................ 40 5.3 SOLICITUD DE CANCELACIÓN ............................................................................................ 41 6 Mensajes del Sistema .................................................................................................................. 43 7 Documentos Relacionados ......................................................................................................... 44

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1 Introducción Este documento ha sido elaborado con el fin de ofrecer la información necesaria para que los prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios puedan acceder y usar de forma adecuada la aplicación “Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS EMPRESA”.

1.1 Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas

Prestador: Empresa que suministra servicios públicos.

RUPS: Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos.

Inscripción: Trámite que realiza el Prestador de Servicios Públicos para informar sobre el inicio de operaciones.

Actualización: Trámite por el cual el Prestador de Servicios Públicos realiza modificaciones de la información registrada por el prestador.

Cancelación: Trámite que realiza la empresa para informar sobre finalización de la prestación de los servicios públicos.

1.2 Descripción de la aplicación

La aplicación está orientada como apoyo a los tramites que debe realizar los prestadores de servicios Públicos Domiciliarios para la inscripción, actualización o cancelación, información suministrada por las empresas la cual es insumo para la funciones que ejerce la Superservicios en cuanto a inspección, vigilancia y control.

1.3 Dirigido a:

Prestador de servicios públicos

2 Requisitos del sistema

Para acceder al módulo general de RUPS, la Empresa de Servicios Públicos debe:

Contar con una conexión a Internet

Contar con un navegador web bien sea Mozilla Firefox, Chrome o Internet Explorer.

3 Generalidades de la aplicación

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El aplicativo RUPS EMPRESA de la Superintendencia de Servicios Públicos permite a empresas de servicios públicos realizar la solicitud de inscripción, actualización y/o cancelación de los servicios que presta.

3.1 Ingreso a la aplicación

Para ingresar al RUPS, es necesario contar con Usuario y Contraseña de acceso al SUI, el cual es solicitado a través del sitio web www.sui.gov.co.

Una vez se ingrese al SUI con usuario y contraseñe, en la parte izquierda se encuentra el link “R.U.P.S”, donde al dar click se despliega un subnivel llamado “Resgistro ESPs”, al oprimir esta opción, se despliega la pantalla de la aplicación.

http://www.sui.gov.co/

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3.2 Menú principal

En el menú principal al ingresar a la aplicación, el sistema visualiza las siguientes opciones:

Rol Prestador:

Crear una nueva solicitud

Manual de usuario

Recargar

Salir

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3.3 Botones

Icono / Botón Descripción

Permite al prestador crear una solicitud de Inscripción, Actualización o Cancelación.

Permite acceder al manual de usuario.

Permite actualizar la pantalla.

Permite cerrar la sesión.

Permite regresar a la pantalla anterior sin almacenar los datos ingresados.

Permite almacenar los datos ingresados por el usuario.

Permite a un prestador adicionar uno de los siguientes servicios: Acueducto, Alcantarillado, Aseo, Energía Eléctrica, Gas Licuado del Petróleo, Gas Natural.

Permite eliminar un servicio.

Permite adicionar municipios a un servicio.

Permite eliminar un municipio de un servicio.

Permite ir a la sección 7. Radicar documentos soporte para adjuntar los documentos correspondientes soporte a la solicitud

Permite al prestador adjuntar los documentos soporte a la solicitud.

Permite radicar en el sistema de gestión documental los documentos soporte cargados.

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4 Funcionalidad de la herramienta R.U.P.S

La pantalla principal muestra la sección para diligenciar una solicitud de trámite de información de la Empresa, en la cual encuentra las opciones de: “Crear una nueva solicitud”, “Manual de usuario”, “Recargar” y “Salir”.

Descripción de campos de la pantalla: No Radicado: Corresponde al número del radicado asignado a la solicitud, una vez se ingresa toda la información de los formularios y se genere el imprimible. Fecha de Radicación: Corresponde a la fecha del radicado asignada a la solicitud, una vez se ingresa toda la información de los formularios y se genere el imprimible. Motivo: Corresponde al tipo trámite realizado.

Inscripción

Actualización

Cancelación Estado: Corresponde al estado en que se encuentra actualmente la solicitud.

En proceso: En este estado la solicitud se encuentra abierta, sin radicar y en proceso por parte de la empresa.

Pendiente de revisión: En este estado la solicitud se encuentra radicada con sus respectivos soportes de información por parte de la empresa y pendiente de aprobación de la Superintendencia Delegada correspondiente. La empresa no puede modificar información hasta tanto la solicitud sea aprobada.

Aprobada: Este estado se muestra una vez la solicitud sea aprobada por parte de las Superintendencias Delegadas que corresponda.

Rechazada: Este estado se muestra una vez la solicitud sea rechazada por parte de la Superintendencias Delegadas que corresponda.

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Fecha de último estado: Corresponde a la fecha del estado de la solicitud relacionada.

Número de aprobación: Corresponde al número de aprobación asignado a la solicitud, una vez sea aprobada por parte de las Superintendencias Delegadas correspondiente.

Fecha de aprobación: Corresponde a la fecha de aprobación asignada a la solicitud, una vez sea aprobada por parte de las Superintendencias Delegadas correspondiente.

Formulario: Corresponde al formulario realizado en la solicitud, para observarlo se oprime en link “Ver”.

5 Funcionalidades del módulo

5.1 INSCRIPCIÓN DE SOLICITUD

Para crear una nueva solicitud se debe oprimir sobre el botón < Crear Nueva Solicitud > y seleccionar la opción INSCRIPCION.

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5.1.1 DATOS PERSONA RESPONSABLE

Se despliega la siguiente pantalla solicitando la información pertinente sobre la persona responsable y el tipo de solicitud a realizar.

Los campos que contengan (*) son obligatorios.

Nombre de la persona responsable: Corresponde al nombre y apellido de la persona que diligencia la solicitud.

Teléfono de contacto 1 y 2: Corresponde a los números telefónicos de contacto de la persona que diligencia la solicitud.

Indicativo: Corresponde al número del indicativo del departamento donde se encuentra ubicada la persona que diligencia la solicitud.

Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto de la persona que diligencia la solicitud.

Cargo: Corresponde al cargo que desempeña en la empresa la persona que diligencia la solicitud.

Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de la persona que diligencia la solicitud. Ej: [email protected].

Motivo: Corresponde al tipo trámite a realizar.

▪Inscripción: (Se permite éste trámite únicamente cuando la Empresa se va inscribir por primera vez)

▪Actualización: (Funciona para actualizar información relacionada a la Empresa)

▪Cancelación: (Se utiliza para cancelar la Empresa registrada en RUPS)

Instrucciones:

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1. Ingrese los datos solicitados en los campos de persona responsable, teléfonos de contacto, indicativos, extensiones y correo electrónico.

2. Dar click al botón < GUARDAR FORMULARIO >, para validar la información ingresada.

Al oprimir en el botón , se despliegan los formularios en diferentes secciones para ingresar la información correspondiente al tipo de trámite escogido en el Registro de Prestadores de Servicios Públicos – RUPS.

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5.1.2 INFORMACIÓN GENERAL

Al escoger la opción de Inscripción en el formulario de “Crear Nueva Solicitud”, se muestra la siguiente pantalla con las diferentes secciones y formularios para ingresar la información correspondiente al trámite seleccionado.

Los campos marcados con asterisco (*) son de diligenciamiento obligatorio.

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5.1.3 Datos Básicos de la Empresa

Razón Social: Corresponde al nombre completo de la razón social del prestador de acuerdo con la información que figura en el documento de constitución o certificado de registro. Sigla: Abreviación de la razón social, de no poseer una ingresar la palabra NULL. NIT: Corresponde al número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN. (9 dígitos). DV (Dígito de chequeo o digito de verificación): Corresponde al dígito de verificación o chequeo del número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN. (1 dígito). Fecha de Constitución: Corresponde a la fecha de constitución de la empresa o prestador de servicios públicos, de acuerdo con el documento de constitución o certificado de registro. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el ícono del lado derecho del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día. Fecha Inicio Operaciones: Corresponde a la fecha en que la empresa inicia la prestación de los servicios públicos. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el ícono del lado derecho del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día. Estado del Prestador: Corresponde al estado en que se encuentra actualmente el prestador. Al oprimir el botón mostrará el siguiente mensaje de confirmación de la información guardada.

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5.1.4 Representante Legal

Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del representante legal principal del prestador como figure en su documento de identificación.

Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del representante legal principal del prestador como figure en su documento de identificación.

Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal principal del prestador como figure en su documento de identificación.

Fecha de Posesión: Corresponde a la fecha de posesión del representante legal. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el ícono del lado derecho del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.

Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del Representante Legal, de acuerdo con los siguientes tipos:

– Cédula de Ciudadanía

– Cédula de Extranjería

– Pasaporte

– OT

Número de Identificación: Corresponde al número identificación del Representante Legal, como figure en su documento de identificación. Cuando se trate de pasaporte incluya las letras que acompañen al número.

Cargo que ocupa: Seleccione la opción que corresponda según el tipo de cargo que ocupa el Representante Legal de la empresa.

– Administrador

– Alcalde Municipal

– Alcalde Municipal (E)

– Director

– Gerente

– Gerente (E)

– Gerente principal

– Gerente suplente

– Gobernador

– Liquidador

– Presidente

– Presidente (E)

– Representante Legal

Correo electrónico: Corresponde al correo electrónico del Representante Legal

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Representantes Legales Suplentes

Dar clic en la Opción Agregar suplente e ingresar la información solicitada( solo se diligencia si en los documentos soportes se encuentra incluido un suplente):

Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del representante legal suplente como figure en su documento de identificación.

Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del representante legal suplente como figure en su documento de identificación.

Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal suplente como figure en su documento de identificación.

Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del representante legal suplente, de acuerdo con los siguientes tipos:

– Cédula de Ciudadanía

– Cédula de Extranjería

– Pasaporte

– OT

Número de Identificación: Corresponde al número identificación del representante legal suplente, como figure en su documento de identificación. Cuando se trate de pasaporte incluya las letras que acompañen al número.

Instrucciones:

-Ingrese uno a uno los datos solicitados en los campos de representante legal principal como primer apellido, segundo apellido, nombres.

-Seleccione la fecha de posesión del representante legal principal con el calendario dispuesto en el campo.

-Seleccione el tipo de documento de identificación del representante legal principal.

-Ingrese el número del documento de identificación del representante legal principal.

-Seleccione de la lista de valores el cargo que ocupa el representante legal principal

-Ingrese el correo electrónico del representante legal principal.

Si el prestador cuenta con representantes legales suplentes siga las siguientes instrucciones:

-Dar click al botón < AGREGAR SUPLENTE>, por cada suplente.

-Ingrese uno a uno los datos solicitados en los campos de representante legal suplente como primer apellido, segundo apellido y nombres.

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-Seleccione el tipo de documento de identificación del representante legal suplente.

-Ingrese el número del documento de identificación del representante legal suplente.

Si requiere borrar un representante legal suplente, seleccionar el representante y dar click al botón .

Al oprimir el botón mostrará el siguiente mensaje de confirmación de la información guardada.

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5.1.5 Domicilio del Prestador

Dirección principal

Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.

Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.

Centro poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.

Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico del prestador. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.

Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto.

Dirección: Corresponde a la dirección principal del prestador.

Correo electrónico oficial: Corresponde al correo electrónico oficial de la empresa o prestador.

Código Postal: Corresponde al código postal del municipio seleccionado.

Teléfono de contacto 2: Corresponde al número telefónico del prestador. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.

Extensión 2: Corresponde al número de la extensión de contacto.

Teléfono móvil: Corresponde al número telefónico móvil de contacto. El dato debe ser numérico de 10 dígitos.

No. FAX: Corresponde al número telefónico del fax. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.

Dirección notificación

Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador para notificación.

Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador para notificación.

Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador para notificación.

Dirección: Corresponde a la dirección del prestador para notificación.

Código Postal: Corresponde al código postal del municipio seleccionado.

Instrucciones:

- Seleccione de la lista el departamento donde se encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.

- Seleccione de la lista el municipio y centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.

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- Ingrese uno a uno los datos solicitados en los campos de teléfonos de contacto, extensiones, dirección, teléfono móvil, No. de fax.

- Seleccione el departamento y municipio donde se encuentra la dirección de notificación del prestador.

- Ingrese la dirección de notificación del prestador.

- Al oprimir el botón < GUARDAR DATOS DE DOMICILIO > mostrará el siguiente mensaje de confirmación de la información guardada.

5.1.6 Naturaleza Jurídica

Tipo de Prestador: Corresponde al tipo de prestador.

◦ Sociedades (Empresas de Servicios Públicos)

◦ Empresa Industrial y Comercial del Estado

◦ Productor Marginal, Independiente o Uso Particular

◦ Municipio (Prestación Directa)

◦ Organización Autorizada

◦ Sucursal Sociedad Extranjera

Instrucciones:

-Seleccione de la lista el tipo de prestador.

-Seleccione de las listas que se despliegan la información relacionada a la Empresas de Servicios Públicos.

-Seleccione la Fecha de Naturaleza con el calendario desplegable.

-Al oprimir el botón < GUARDAR DATOS DE NATURALEZA JURIDICA > mostrará el siguiente mensaje de confirmación de la información guardada.

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5.1.7 SERVICIOS Y ACTIVIDADES

Instrucciones:

· Oprimir el botón con el fin de desplegar las opciones de servicios a seleccionar. Se deberá diligenciar uno por cada servicio que la empresa preste.

· Seleccionar el número de suscriptores.

· Seleccionar la información sobre el área de prestación del servicio.

· Oprimir el botón para desplegar las opciones de las actividades a seleccionar por parte del prestador dependiendo del servicio.

· Oprimir en el botón se guarda la información diligenciada.

Oprimir el botón para continuar con el registro en la etapa de Información Administrativa.

Servicio de Acueducto: Al oprimir se despliegan las siguientes opciones:

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· Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra prestando el servicio público.

· Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra prestando el servicio público. · Actividad: Seleccione las actividades que presta en el municipio seleccionado.

▪ Aducción ▪ Almacenamiento ▪ Captación ▪ Comercialización ▪ Conducción ▪ Distribución ▪ Tratamiento

· Fecha de Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del calendario primero el

año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva.

· Fecha de finalización: Corresponde a la fecha de finalización de la actividad. Es decir, la fecha en la que se deja de prestar esta actividad. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva.

· Contrato de Prestación: Seleccionar SI/NO tiene un contrato de prestación de servicios

· No. de Contrato: Si registró que tiene Contrato de Prestación, debe señalar número del contrato.

· Fecha de inicio/fin de contrato: Si registró que tiene Contrato de Prestación, debe señalar la fecha de inicio y fin del contrato.

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· Zona de Prestación: Seleccionar si es Rural, Urbano y Rural y Urbano. NOTA: Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el servicio.

Servicio de Alcantarillado: Al oprimir se despliegan las siguientes opciones:

· Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra prestando el servicio público.

· Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra prestando el servicio público.

· Actividad: Seleccione las actividades que presta en el municipio seleccionado. ▪ Comercialización ▪ Conducción de residuos líquidos ▪ Disposición final ▪ Recolección ▪ Tratamiento



· Fecha de finalización: Corresponde a la fecha de finalización de la actividad. Es decir, la fecha en la

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que se deja de prestar esta actividad. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva.

· Contrato de Prestación: Seleccionar SI/NO tiene un contrato de prestación de servicios

· No. de Contrato: Si tiene Contrato de Prestación debe señalar el número de contrato.

· Fecha de inicio/fin de contrato: Si tiene Contrato de Prestación debe señalar la fecha de inicio y fin del

contrato.

· Zona de Prestación: Seleccionar si es Rural y/o Urbano. NOTA: Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el servicio.

Servicio de Aseo: Al oprimir se despliegan las siguientes opciones:

· Departamento:

Corresponde al departamento donde se encuentra prestando el servicio público. · Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra prestando el servicio público.

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· Actividad: Seleccione las actividades que presta en el municipio seleccionado.

▪ Aprovechamiento ▪ Barrido y limpieza de áreas públicas ▪ Corte de césped y poda en árboles en vías y áreas públicas ▪ Disposición final ▪ Lavado de áreas públicas ▪ Recolección y transporte de residuos no aprovechables ▪ Transferencia ▪ Tratamiento

· Fecha de Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del calendario primero

el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva.


· Contrato de Prestación: Seleccionar SI/NO tiene un contrato de prestación de servicios · No. de Contrato: Si tiene Contrato de Prestación debe señalar el número de contrato. · Fecha de inicio/fin de contrato: Si tiene Contrato de Prestación debe señalar la fecha de inicio y

fin del contrato. · Zona de Prestación: Seleccionar si es Rural y/o Urbano.

Servicio de Energía Eléctrica:

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· Clasificación: Seleccione la clasificación, sí es Zona Insular, Zona Interconectada o Zona No Interconectada. · Actividad: Seleccione las actividades que presta en el municipio seleccionado.

▪ Comercialización: ¿Usuarios Regulados? SI/NO ▪ Distribución ▪ Generación ▪ Operador del Mercado ▪ Transmisión

· Fecha de Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del calendario primero

el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva.


· Usuarios Regulados: Seleccionar SI/NO tiene es usuario regulado.

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Servicio de Gas Licuado del Petróleo:

· Actividad: Seleccione las actividades que presta en el municipio seleccionado.

▪ Almacenador ▪ Comercialización Mayorista (Nuevo marco regulatorio) ▪ Comercializados Minorista ▪ Comercializador-Distribuidor por Red ▪ Distribuidor Inversionista ▪ Transportador (Nuevo marco regulatorio)


año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva. · Fecha de finalización: Corresponde a la fecha de finalización de la actividad. Es decir, la fecha en la

que se deja de prestar esta actividad. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva

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Servicio de Gas Natural:

· Actividad: Seleccione las actividades que presta en el municipio seleccionado. ▪ Comercialización: ¿Usuarios Regulados? SI/NO ▪ Distribución ▪ Productor Comercializador ▪ Transporte




· Usuarios Regulados: Seleccionar SI/NO tiene es usuario regulado.

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5.1.8 CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES

En esta sección, se ingresan los datos correspondientes al contrato de condiciones uniformes.

· Número de contrato: Registrar el número de contrato de condiciones uniformes.

· Fecha de expedición: Corresponde a la fecha de expedición del contrato. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva.

· Fecha de actualización: Corresponde a la fecha en que se actualizó el contrato. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure la información respectiva.

· Concepto de legalidad: Marcar si/no el contrato de condiciones uniformes tiene concepto de legalidad.

· No. Acto de legalidad: Número de acto de legalidad del contrato.

· Fecha de acto de legalidad: Fecha del número de acto de legalidad.

NOTA: Para el servicio de Aseo en la actividad de aprovechamiento, cuando se trata de una solicitud de inscripción, el aplicativo no solicita información del contrato de condiciones uniformes, ni adjuntar el documento soporte correspondiente. De igual manera sucede para una solicitud de actualización, si ésta no es mayor a un año de la fecha de la última solicitud aprobada. Si la solicitud de actualización es mayor a un año de la fecha de la última solicitud aprobada, el aplicativo solicitará registrar la información del contrato de condiciones uniformes y adjuntar el documento soporte correspondiente.

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5.1.9 INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

En este formulario se ingresa la información Propiedad de la empresa o composición accionaria de la empresa, Junta directiva, Capital, Matrices y subordinadas.

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5.1.10 Propiedad de la Empresa · Se entiende por propiedad de la empresa la relación de aquellas personas naturales y jurídicas que

tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa.

· Si la empresa cuenta con una relación de propietarios o accionistas, inferior a quince (15) registros, se

recomienda el ingreso uno a uno de los mismos haciendo click en el botón , en caso

contrario, se recomienda la opción CARGUE MASIVO. Si se oprime en la opción < AGREGAR >.

Descripción de campos de la pantalla: · Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación de las personas naturales y jurídicas

(Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa, de acuerdo con el tipo de documento ingresado en el anterior formulario.

· Número de documento: Corresponde al número identificación de las personas naturales y jurídicas (Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa, de acuerdo con el tipo de documento ingresado en el anterior formulario.

· DV (Dígito de chequeo): Corresponde al dígito de verificación o chequeo del número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN.

· Nombre: Nombre de las personas naturales y jurídicas, de acuerdo con el tipo de documento

ingresado en el anterior formulario.

· Tipo de Naturaleza: Corresponde al tipo empresa o naturaleza, de acuerdo con los siguientes tipos: ▪ Oficial ▪ Mixta ▪ Privada

· Acción o aporte: Si es una empresa por acciones, seleccionar “Acción”, Si es una empresa con

aportes seleccionar “Aporte”, de lo contrario seleccionar “Otro”.

· Tipo de Acción: Identificación del tipo de acción, de acuerdo con los siguientes tipos: ▪ Ordinarias ▪ Privilegiadas ▪ Dividendo preferencial y sin derecho a voto ▪ De goce o Industria

· Porcentaje de Participación: Es la relación de la participación accionaria con respecto al total de

acciones de la empresa, debe ser un valor entre 0.00 y 100 .00 (no incluir el signo %). Una vez ingresados todos los registros la sumatoria de estos campos debe ser igual a 100,00%. Este campo solamente se activa cuando se seleccionó ACCIÓN en el campo ACCIÓN O APORTE.

· Valor aporte ($): Solamente se diligencia cuando se seleccionó APORTES en el campo ACCIÓN O

APORTE y en él se registra el monto de los aportes del propietario en pesos Colombianos. El valor

debe escribirse sin puntos, sin separadores de miles y sin signos o caracteres especiales.

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Oprimir botón para agregar una nueva persona natural o jurídica

5.1.11 Participación Accionaria de la Empresa en Otras Empresas

· En esta sección del formulario se reportan los datos de las entidades en las cuales la empresa que reporta tiene participación accionaria.

· Si la participación accionaria de la empresa en otras empresas es inferior a quince (15) registros, se

recomienda el ingreso uno a uno de los mismos haciendo click en el botón , en caso

contrario, se recomienda la opción . Descripción de campos de la pantalla:

· Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación de las personas naturales y jurídicas

(Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa , de acuerdo con los siguientes tipos:

– Cédula de Ciudadanía – Cédula de Extranjería – Pasaporte – Número de Identificación Tributaria -NIT – Número de Identificación Tributaria País origen – empresa extranjera – Número personal (Menores de edad)

Número de documento: Corresponde al número identificación de las personas naturales y jurídicas (Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa. Cuando se trate de pasaporte incluye las letras que acompañen al número. Debe ser único para cada persona natural o jurídica que se reporte. Independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún carácter especial como guion (-), punto (.), coma (,), o comilla (’).

· Nombre: Nombre de las personas naturales y jurídicas (Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa.

· Manual de Propiedad de la Empresa: Descripción de campos de la pantalla:

· Tipo de documento: Corresponde al tipo de documento de la empresa en la cual la empresa que

reporta tenga participación accionaria, de acuerdo con los siguientes tipos:

· Número de Identificación: Corresponde al número identificación de la empresa en la cual participa accionariamente la empresa que reporta la información.

· DV (Dígito de chequeo): Corresponde al dígito de verificación o chequeo del número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN.

· Nombre: Nombre de las personas jurídicas donde participa accionariamente.

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· Tipo de Acción: Identificación del tipo de acción, de acuerdo con los siguientes tipos: ▪ Ordinarias ▪ Privilegiadas ▪ Dividendo Preferencial y sin derecho a voto ▪ De Goce o Industria

· Porcentaje de Participación (%): Valor en términos porcentuales de la participación accionaria en

la empresa, debe ser un valor entre 0 y 100 (no incluir el signo %).

Instrucciones

· Luego de insertar en el formulario los datos de identificación y nombres por medio de la consulta.

· Seleccione el tipo de acción, e ingrese el porcentaje de participación.

· Dar click al botón , para validar la información

ingresada.

5.1.12 Junta Directiva

· En esta sección del formulario se reporta la información básica de los miembros que constituyen la Junta Directiva de la empresa.

· Si los miembros de la junta directiva de la empresa son inferiores a quince (15) registros, se recomienda el ingreso uno a uno de los mismos haciendo click en el botón .

Se despliega la siguiente búsqueda.

Descripción de campos de la pantalla:

· Tipo de documento: Corresponde al tipo de documento de los miembros de la junta directiva de la empresa, de acuerdo con los siguientes tipos:

▪ Cédula de Ciudadanía ▪ Cédula de Extranjería ▪ Pasaporte ▪ Número personal (Menores de edad)

· Número de documento: Corresponde al número identificación de los miembros de la junta directiva

de la empresa. Cuando se trate de pasaporte incluya las letras que acompañen al número. Debe ser único para cada persona natural que se reporte. Independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún carácter especial como guion (-), punto (.), coma (,), o comilla (’).

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· Nombre: Nombre de las personas natural o miembro de la junta directiva de la empresa.

· Cargo en la Junta: Cargo que ocupa ésta persona en la junta directiva, de acuerdo con los siguientes tipos:

▪ Presidente ▪ Vicepresidente ▪ Vocal ▪ Secretario ▪ Gestor ▪ Otro

· Tipo de documento empresa que representa: Corresponde al tipo de documento de los miembros

de la junta directiva de la empresa, de acuerdo con los siguientes tipos: ▪ Número de Identificación Tributaria -NIT ▪ Número de Identificación Tributaria País origen – empresa extranjera

· Identificación de la empresa que representa: Corresponde al número identificación de la empresa

que representa este miembro en la junta directiva. Independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún carácter especial como guion (-), punto (.), coma (,), o comilla (’).

Nombre de la empresa que representa: Nombre de la empresa que representa la persona o miembro en la junta directiva.

Instrucciones

· Luego de insertar en el formulario los datos de identificación y nombre del miembro de la junta directiva seleccione el tipo de cargo.

· Seleccione el tipo de cargo en la junta. · Dar click al botón < EMPRESA QUE REPRESENTA >. · Seleccione la empresa por medio del buscador que despliega. Repetir todos los pasos por cada miembro de la Junta Directiva de la empresa. Dar click al botón

, para validar la información ingresada.

5.1.13 Capital

Descripción de campos de la pantalla: · Valor Suscrito (en pesos): Corresponde al capital suscrito, en pesos colombianos.

· Valor Pagado (en pesos): Corresponde al capital pagado, en pesos colombianos.

· Valor por Pagar (en pesos): Corresponde al capital por pagar, en pesos Colombianos.

· Acciones Autorizadas: Corresponde al número de acciones autorizadas que posee el prestador.

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· Valor Nominal de Acción (en pesos): Corresponde al valor nominal de cada acción.

Instrucciones Ingrese los datos en los campos de suscrito, pagado, por pagar, acciones autorizadas y valor nominal de cada acción.

Dar click al botón , para validar la información ingresada.

5.1.14 Matrices En esta sección del formulario se reportan los datos de Matrices

· Tipo de documento: Tipo de documento del registro buscado, seleccionado e insertado.

· Número de Identificación: Número de documento del registro buscado, seleccionado e insertado.

· DV (Dígito de verificación): Dígito de verificación del registro buscado, seleccionado e insertado.

· Nombre: Nombre de la persona o empresa buscada, seleccionada e insertada.

· Tipo de control: Seleccione el tipo de control de acuerdo con los siguientes tipos:

▪ Capital ▪ Mayoría Junta Directiva ▪ Acto o Negocio

Instrucciones · Oprimir la opción Agregar y seleccionar la persona de la búsqueda.

· Seleccione el Tipo de Control.

· Dar click al botón , para validar la información ingresada.

5.1.15 Subordinadas

En esta sección del formulario se reportan los datos de Subordinadas

· Tipo de documento: Tipo de documento del registro buscado, seleccionado e insertado.

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· Número de Identificación: Número de documento del registro buscado, seleccionado e insertado.

· DV (Dígito de verificación): Dígito de verificación del registro buscado, seleccionado e insertado.

· Nombre: Nombre de la persona o empresa buscada, seleccionada e insertada.

· Tipo de control Seleccione el tipo de control de acuerdo con los siguientes tipos: ▪ Filial ▪ Subordinada

Instrucciones · Oprimir la opción Agregar y seleccionar la persona de la búsqueda.

· Seleccione el Tipo de Control.

· Dar click al botón , para validar la información

ingresada.

5.1.16 Datos generales de auditor externo de gestión y resultados

En esta sección del formulario se reportan los datos de Auditor Externo de Gestión y Resultados Información básica

Razón social Número de Identificación DV (Dígito de verificación)

Vigencia del contrato actual Representante legal

Primer apellido Segundo apellido Nombres

Tipo de identificación

Número de identificación

Cargo que ocupa Dirección principal

Departamento

Municipio

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Dirección

Teléfono de contacto

Teléfono móvil

Código postal

Número de fax

Correo electrónico

5.1.17 Previsualización y radicación En esta sección el prestador de servicios públicos puede previsualizar toda la información antes ingresada

ya grabada en los formularios para verificar si la información es consistente antes de radicar la solicitud de

Inscripción.

IMPORTANTE !

· En caso de requerir modificaciones oprimir el botón , el cual lo redireccionara al módulo de INFORMACIÓN GENERAL para revisar y editar la información anteriormente guardada en cada uno de los formularios.

· Oprimir el botón para volver a la ventana anterior. · Oprimir el botón , si la información previsualizada está correctamente ingresada, con

el objetivo de seguir observando el resto de los datos ingresados.

La ventana que se observa se muestra a continuación.

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Radicación

Finalmente oprima el botón , para enviar la información completa al REGISTRO ÚNICO DE

PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS

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Una vez se visualice la información y la persona responsable del trámite constate que la información ingresada es correcta, se puede proceder a Radicar la Solicitud. Para este evento en la barra inferior del último formulario se encuentra el botón de , con el objetivo de enviar la información y generar un número de radicación del imprimible.

Al oprimir el botón , se muestra la siguiente ventana de confirmación.

En el momento que se acepta la confirmación se muestra el siguiente mensaje:

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Al oprimir el link GENERAR DOCUMENTO DE IMPRESIÓN, se genera el PDF con la información ingresada

en los formularios para la inscripción en el RUPS, con el número y fecha de la Radicación, para que éste

sea impreso y firmado por parte del Representante Legal del Prestador.

5.1.18 RADICAR DOCUMENTOS SOPORTE

En esta sección el prestador de servicios públicos adjunta y radica los documentos soporte a su solicitud.

Se visualiza la lista de documentos soporte a la solicitud de inscripción, actualización, o cancelación de

RUPS, según el tipo de naturaleza que el prestador haya seleccionado. Los documentos marcados con

asterisco (*), son documentos que se deben adjuntar con carácter obligatorio. Si no se han adjuntado todos

los documentos de carácter obligatorio, el aplicativo no permite realizar el proceso de radicación de

documentos.

Se deben adjuntar uno a uno todos los documentos soportes obligatorios y los no obligatorios que considere

el prestador.

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Cuando se han cargado todos los documentos, se deben radicar dando click en el botón RADICAR. Si no se

cargan todos los documentos marcados como obligatorios, el aplicativo no permite realizar el proceso de

radicación de documentos y la solicitud quedará sin los documentos soporte correspondiente. Si

transcurridos 15 días después de radicada la solicitud de inscripción, el prestador no ha radicado todos o

ningún documento, el sistema realiza la radicación de documentos de manera automática con el o los

documentos que hasta ese momento se hayan cargado en el aplicativo.

Al dar click en la opción RADICAR el sistema radica los documentos y se visualiza en cada documento el

texto RADICADO, indicando que los documentos soporte de su solicitud ya han sido radicados, como se

visualiza en la siguiente imagen.

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Para visualizar un documento radicado se puede hacer dando click en la lupa al frente de cada documento.

El aplicativo radica los documentos soporte adjuntos del trámite en el sistema de gestión documental bajo un

número de radicación. Una vez los documentos se encuentren en el sistema de gestión documental, se

podrán consultar dando click en el número de radicación. El sistema permitirá visualizar la lista de los

documentos radicados.

Para ver un documento, mientras la solicitud se encuentra en revisión y aún no ha sido aprobada o

rechazada, se debe dar click en el número del documento y el sistema permitirá visualizarlo o descargarlo.

Aspectos a tener en cuenta al cargar los documentos soporte.

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· Los archivos o documentos a cargar deben estar en formato PDF. No se podrá cargar un archivo en formato diferente a PDF.

· Solo se permite cargar un único documento para cada opción del cargue y se deben adjuntar los documentos uno a uno. Los documentos se cargan dando click en el botón correspondiente (clip).

· Una vez se ha cargado un documento y sí aún no se ha realizado la radicación de todos los documentos, el documento se puede eliminar y volver a cargar.

· El tamaño máximo de los archivos a adjuntar, no debe ser mayor a los 10 MB. Si el tamaño del documento excede los 10 MB, el aplicativo genera un mensaje de alerta en una ventana emergente y no permitirá cargar el archivo.

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5.2 ACTUALIZACIÓN DE SOLICITUD En este sitio se encuentran disponibles los formularios para la Actualización de la información en el Registro

de Prestadores de Servicios Públicos – RUPS, los cuales se diligencian de la misma forma, descrita para la

solicitud de INSCRIPCIÓN.

Para crear una nueva solicitud se debe oprimir sobre el botón < Crear Nueva Solicitud > y seleccionar la opción ACTUALIZACION.

Registrar la información solicitada en cada una de las secciones y radicar los documentos soporte a la

solicitud de ACTUALIZACIÓN, de la forma descrita para la solicitud de inscripción.

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5.3 SOLICITUD DE CANCELACIÓN

En este sitio se encuentra disponible el formulario para solicitar la cancelación de un prestador en el

Registro de Prestadores de Servicios Públicos – RUPS.

Para registrar la solicitud de CANCELACIÓN del registro único de prestadores se debe realizar lo siguiente:

Seleccionar la opción CANCELACIÓN en la pregunta de selección “Motivo de la Solicitud” en el formulario

de la sección 1. Datos de la Persona Responsable.

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En el formulario de la sección 2. Información General se debe incluir:

▪ Fecha del Nuevo Estado: Corresponde a la fecha en la cual el prestador cambia el estado actual. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el icono del lado derecha del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.

▪ Nombre del Nuevo Prestador: Corresponde al nombre del nuevo prestador.

▪ Fecha de cesión del Contrato: Corresponde a la fecha en la cual se realiza la cesión del

contrato. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el icono del lado derecha

del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.

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En

el formulario de la sección 3. Servicios y Actividades se registra la fecha de finalización de cada una de las

actividades de los servicios registrados. Para las actividades que a la fecha de cancelación del RUPS se

encuentren vigentes, el aplicativo deja como fecha de finalización de las actividades, la fecha de cesión.

NOTA: Si el registro RUPS se encuentra CANCELADO, se podrá realizar nuevamente una solicitud de

ACTUALIZACIÓN y reactivar su registro. Para esto se debe tener presente que la última solicitud aprobada

corresponde a una CANCELACIÓN.

6 Mensajes del Sistema

Mensaje del sistema Descripción

DEBE INGRESAR UN VALOR PARA EL CAMPO [ XXXX ]

Este mensaje se presenta cuando el usuario no ingresa un valor para un campo obligatorio.

¿Desea enviar los datos de la persona responsable? Este mensaje indica que se van a enviar los datos para realizar la solicitud.

¿Está seguro que desea radicar la información diligenciada? Una vez radicada no podrá modificarla.

Este mensaje permite alertar al usuario para verificar que la información a radicar sea correcta.

Desea tramitar la solicitud? Una vez indique que sí no podrá asignarse a otra persona.

Este mensaje permite la confirmación por parte del analista para tomar la solicitud.

Existen documentos obligatorios por cargar.

Este mensaje informa al prestador que no se puede radicar los documentos porque no se han cargado o adjuntado todos los documentos exigidos como obligatorios para el soporte de la solicitud.

Está seguro qué desea radicar la información diligenciada? Después de radicada la solicitud, no podrá reemplazar ningún archivo… se trasladarán los archivos a Orfeo y usted podrá consultar los documentos radicados de su solicitud, al día siguiente.

Este mensaje advierte al prestador que después de radicar los archivos cargados, estos quedarán radicados en Orfeo y no podrán ser reemplazados.

7 Documentos Relacionados

Nombre del documento

Descripción del documento Ubicación

Resolución RUPS

Documento en el que se establecen los requerimientos que deben surtir los prestadores de servicios públicos domiciliarios ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en relación con el Registro Único de Prestadores - RUPS para su inscripción, actualización y cancelación

Sistema de gestión documental Orfeo: Resolución N° 20151300047005

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