manual de inducciÓn y reinducciÓn laboral · mantener condiciones físico ambientales que...
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MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
LABORAL
ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL SAN
ROQQUE - ANTIOQUIA
FREDDY OSVALDO RODRIGUEZ HEANO
Alcalde Municipal
AÑO 2017
INTRODUCCIÓN
Los lineamientos para la implementación del plan de formación y capacitación de
los servidores públicos establecido por el Gobierno Nacional, pretenden orientar
los procesos de formación y capacitación hacia el fortalecimiento y potenciación,
tanto de las habilidades y destrezas, como de los valores y actitudes de los
colaboradores, con el propósito de hacerlos cada vez más competentes en el
ejercicio de sus labores y comprometidos con su crecimiento y desarrollo personal.
La Administración Municipal de San Roque Antioquia, debe buscar el
fortalecimiento de su talento humano, mostrando las cualidades y objetivos que
pretenden encarrilar las directrices estatales de un estado orientado al bienestar
común de la población, con interés social pero sin descuidar la rentabilidad
económica de la entidad.
Con miras a asegurar la efectividad administrativa, la entidad debe afianzar los
procesos de gestión del talento humano, para garantizar que desde la vinculación
y durante toda su vida activa en el servicio presten con calidad, eficiencia y
eficacia todo quehacer diario.
Un buen proceso de inducción, capacitación y reinducción adquiere, entonces,
particular importancia ya que solo a través del mismo es posible garantizar la
actualización de sus conocimientos y el mejoramiento continuo de sus
competencias, ante las continuas exigencias que el entorno les hace para que
puedan responder efectivamente a los requerimientos de la sociedad, a las
exigencias de eficiencia en el servicio y en virtud también de sus necesidades de
desarrollo personal.
Es por lo anterior que la Administración Municipal de San Roque diseña el
presente manual con el fin de garantizar que todos sus colaboradores
independientemente de su tipo de vinculación, conozcan y se adecuen a las
políticas y directrices de la entidad.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Garantizar al personal que ingresa a la entidad, un adecuado proceso de
adaptación, orientación y conocimiento de la razón de ser de la entidad en cuanto
a su infraestructura, servicios, plataforma estratégica, reglamentación y
funcionamiento, y al personal existente la actualización anual en los cambios
realizados en lo anteriormente enunciado.
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Sistematizar la forma de realizar la inducción al personal nuevo y la reinducción al
ya existente, con el fin de garantizar que todos los colaboradores reciban el mismo
conocimiento acerca de la entidad.
Garantizar que anualmente se actualiza a todos los colaboradores de la entidad
acerca de los servicios, plataforma, reglamentación, políticas y funcionamiento de
la Administración Municipal de San Roque.
PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
2.3. LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE SAN ROQUE ANTIOQUIA
El Municipio de San Roque fue fundado por el capitán Francisco Martínez de
Ospina el 8 de febrero 1880 y en fue erigido como municipio en 1884 el 25 de
enero, mediante decreto 62 firmado por Luciano Restrepo presidente del Estado
Soberano de Antioquia y por Nicolás Fernando Villa Secretaria de Gobierno.
Se encuentra ubicado entre las cuencas de los ríos Nus al norte y Nare al sur, se
encuentra a 121 kilómetros de distancia de Medellín, con una extensión territorial
de 40.715 hectáreas de las cuales 58 corresponden a la cobertura urbana. Sus
límites municipales son: al norte con el municipio de Yolombó, al noreste con
Maceo al este con Caracolí, al sur-este con San Carlos, al sur con San Rafael y
Alejandría. El municipio pertenece a la jurisdicción de Cornare, está dividido
administrativamente en 3 corregimientos (Cristales, San José del Nus y
Providencia) y 56 veredas, zonificadas por núcleos Rurales.
2.4. MISION
Impulsar el desarrollo integral, la sostenibilidad, el equilibrio ambiental, el
desarrollo agropecuario y la competitividad del municipio, con el ánimo de
contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, con la excelente
prestación de servicios; promocionando la generación de competencias en todos
sus pobladores para que se beneficien de la transformación de nuestra localidad y
sean incluidos en su planeación y ejecución, mediante la administración
responsable de los recursos públicos.
3.3. VISIÓN
Lograr que San Roque en el año 2030, haya generado un verdadero impacto
social, fortaleciendo la calidad de vida con empleo digno y garantizando el
desarrollo ambiental y sostenible, los valores humanos, el civismo, la cultura y la
educación de los ciudadanos, basados en una organización moderna con talento
humano especializado.
3.4. PRINCIPIOS Y VALORES
TRANSPARENCIA:
En la asignación, destinación y ejecución de los recursos humanos, físicos y económicos con
que cuenta la entidad.
SOLIDARIDAD:
Con los grupos más vulnerables del municipio ante sus necesidades, sin criterio paternalista.
CALIDAD:
En todos los programas, proyectos, actividades y actuaciones que emprenda la Administración
Municipal.
RESPETO:
Por los Derechos Humanos, Civiles y Familiares de todos los habitantes de San Roque.
ASERTIVIDAD:
En la prestación de los servicios de competencia municipal y en el desarrollo de los proyectos
del presente Plan de Desarrollo.
RESPONSABILIDAD:
Ante la comunidad, el municipio y las entidades de control por todas las actuaciones que se
realizarán.
ASOCIATIVIDAD
En el desarrollo de iniciativas de proyecto para la creación de pequeñas y medianas empresas
y el emprendimiento.
SENSIBILIDAD
Ante los problemas que aquejan a los demás.
OPORTUNIDAD
Para atender las necesidades y expectativas de todos los san rocanos. En lo respecta a los
principios las actuaciones se regirán por dos básicamente, que son:
- LA EQUIDAD: social y territorial como la búsqueda permanente del mejoramiento de
las condiciones de vida de una comunidad.
- LA PAZ: que es el anhelo de todo ser humano y la búsqueda permanente de las
entidades del Estado.
3.5. POLÍTICAS INSTITUCIONALES
En la Administración Municipal de San Roque se tienen establecidas ciertas
políticas que se consideran de estricto cumplimiento para todos los colaboradores
independientemente de su tipo de vinculación, ellas son:
Política del buen trato
Política de priorización
Política de gestión de la información
Política de Alcaldía de puertas abiertas
Política de confidencialidad y privacidad
Política de protección y planeación del talento humano
Política de protección de los recursos
Política de gestión financiera
Política de gestión ambiental
Política de administración del riesgo
Política de salud ocupacional
SÍNTESIS DE LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES
ADMINISTRATIVAS
Garantizar la transparencia en la consecución de recursos, en la incorporación,
en la aplicación y en el registro contable correspondiente según normas y
reglas establecidas a nivel contable y lineamientos gubernamentales.
Asegurar el uso de los recursos permitiendo en la entidad las mejores
condiciones de retorno y de impacto en la estructura financiera.
Desarrollar relaciones de largo plazo con proveedores, clientes, aliados
estratégicos y recursos humanos facilitando el compromiso y la pertenencia
frente a los objetivos que persigue la administración municipal y al impacto en
la calidad de vida de la comunidad.
Garantizar la protección de todos sus recursos materiales, financieros e
intangibles de forma que sean aprovechados eficientemente y conduzcan a
una mejor inversión en la comunidad, así mismo es política institucional
ejecutar acciones de control de los mismos recursos.
INFRAESTRUCTURA Y OBRA PÚBLICA
Mantener condiciones físico ambientales que aseguren agilidad, facilidad de
acceso, permanencia y circulación de la comunidad y el equipo de trabajo que
presta los servicios a la comunidad, garantizando los derechos fundamentales
y las políticas en materia constructiva establecidas en el plan de desarrollo
local, departamental y nacional.
TALENTO HUMANO:
Velar por el monitoreo, mejoramiento y desarrollo de la cultura organizacional
principalmente en lo atinente a la contribución en el mejoramiento de la calidad
de vida de los funcionarios.
Asegurar el uso de los mecanismos de ley atinentes a recursos humanos que
permitan brindar transparencia en el acceso, la permanencia y el retiro del
personal vinculado en forma directa o indirecta a la entidad.
Propender por la incorporación absoluta de métodos, técnicas y
procedimientos de evaluación de desempeños transparentes, idóneos, justos y
equitativos.
Adoptar mecanismos expeditos que permitan apoyar al personal en su
crecimiento y desarrollo y contribuir al mejoramiento competitivo mediante
acceso justo y equitativo a programas de capacitación, entrenamiento y
desarrollo.
CALIDAD
Es política de calidad de la Administración Municipal de San Roque, el
mejoramiento continuo de sus procesos y procedimientos procurando siempre
brindar una atención integral con criterios de oportunidad, accesibilidad,
continuidad, pertinencia y seguridad, para incrementar la satisfacción de
nuestros clientes internos y externos.
SERVICIOS
Garantizar una atención cálida y amable para los usuarios de nuestros
servicios y un ambiente agradable de trabajo para los funcionarios de la
institución mediante el cumplimiento de unas normas de comportamiento y
unos factores educacionales que generen una cultura del buen trato que se
incorpore en las actividades diarias dentro de la institución e involucre no sólo
a sus funcionarios sino también a los usuarios.
4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de la Administración Municipal es la siguiente: El
alcalde, quien es elegido por elección popular, Los Secretarios de despacho, son
de libre nombramiento, los profesionales y técnicos y auxiliares, quienes están por
vinculados y tienen derechos de carrera administrativa o se encuentran en
provisionalidad.
Los servidores públicos están sometidos externamente al control social, político,
fiscal y disciplinario e internamente, al control disciplinario interno y al control
interno que evalúa el desempeño garantizando la eficiencia y eficacia en la gestión
administrativa.
Se consideran directivos de la Administración municipal de San Roque, los
siguientes servidores públicos: El alcalde, los Secretarios de Despacho.
4.1 ASESORES
La administración municipal de San Roque cuenta con los siguientes asesores
básicos:
Asesor Contable: Identifica, mide, registra y comunica la información
económica de la entidad, con el fin de que las directivas puedan evaluar la
situación de la entidad.
Asesor Jurídico: se encarga de asesorar a la entidad en todos los temas de
índole legal y/o jurídica así como responder las demandas que llegan a la
institución.
Asesor de Contratación: se encarga de asesorar a la entidad en todos los
temas de índole contractual y cumplimiento de requisitos legales.
Asesor de Control Interno: Presta los servicios para la Secretaría de
Gobierno apoyando el proceso del Control Interno tiene como función medir
y evaluar la eficiencia, eficacia y económica de la entidad y asesorar a la
Dirección para el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
No obstante y según los requerimientos se contratan otros asesores para el
desarrollo de programas y proyectos específicos dentro de la entidad, por
ejemplo: asesores de calidad, ingenieros o arquitectos para proyectos de obra
pública e infraestructura etc.
4.2 COMITÉS ASESORES DE LA INSTITUCIÓN:
Los comités son grupos de personas que actúan colectivamente y pueden resultar
de gran ayuda y contribuir en grado considerable a la buena marcha de la entidad.
Los comités como instancias asesoras y están constituidos para la adopción de
decisiones importantes en toda la entidad, los comités que están conformados en
el Administración Municipal de San Roque son los siguientes:
1. Comité Coordinador de control interno
2. Comité técnico agropecuario y desarrollo comunitario municipal
3. Comité Local de emergencias
4. Comisión municipal de policía y participación ciudadana
5. Concejo municipal de planeación
6. Junta municipal de educación JUME
7. Comité de Vigilancia Epidemiológica COVE
8. Concejo Municipal de desarrollo Municipal
9. Comité permanente de estratificación socioeconómica
10. Comité Municipal para la atención integral a la población desplazada por
la violencia.
11. Junta de licitaciones en el sector salud
12. Comité municipal para la protección del consumidor
13. Junta defensora de animales
14. Concejo municipal de cultura
15. Consejo territorial de seguridad social en salud del municipio de San
Roque
16. Comité de archivo municipal
17. Comité técnico de sostenibilidad contable.
18. Comité municipal de coordinación y seguimiento electoral
19. Consejo Municipal de atención integral a la discapacidad
20. Concejo de control social y acompañamiento en la contratación estatal
21. Comité coordinador del plan municipal de seguridad alimentaria y
nutricional MANA en el municipio de San Roque
22. Comité técnico para la elaboración del plan de gestión integral de
residuos sólidos PGIRS en el municipio de San Roque
23. Comité Participación Comunitaria COPACO
24. Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO
25. COMPOS
26. Comité de Bienestar Social
27. Comité de Compras
28. Comité de defensa y conciliación.
29. Comité de convivencia
30. Comité de calidad y MECI
5. LOS COLABORADORES DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL SON LOS
SIGUIENTES:
La Administración Municipal de San Roque cuenta con un recurso humano
capacitado entre los cuales están, el alcalde, los secretarios de despacho, los
empleados de carrera administrativa, empleados en provisionalidad, contratistas,
Asesores externos para el área contable, jurídica y control interno, entre otros. De
otra parte, y de acuerdo con las necesidades particulares de la institución, se
contrata personal adicional para realizar actividades específicas, de convenios
interinstitucionales.
5.1. DERECHOS DE LOS SERVIDORES
Recibir inducción sobre la estructura organizativa y funcional, plataforma
estratégica, reglamento interno.
Recibir en forma puntual la remuneración y prestaciones sociales.
Estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensiones
y riesgos profesionales.
Recibir capacitación y adiestramiento para el mejor desempeño de las
funciones del cargo.
Disfrutar de vacaciones remuneradas según lo establecido en la Ley.
Obtener permisos y Licencias de acuerdo a lo establecido en la Ley.
Recibir un trato adecuado basado en el respeto humano.
Ingresar al sistema de Carrera Administrativa, si el cargo pertenece a ésta y
si se reúnen lo requisitos para acceder a ella. .
Una evaluación de desempeño y calificación de servicios objetiva,
oportuna, clara y legal.
Recibir estímulos cuando se merezcan
Participar en los programas de Bienestar Social que ofrezca la entidad.
Participar en la elaboración de los planes y programas de la entidad.
5.2. DEBERES DE LOS SERVIDORES:
Desempeñar con solicitud, responsabilidad, eficiencia e imparcialidad las
funciones del cargo, según lo dispuesto en el manual de funciones y
competencias de la entidad y en acato a las órdenes de sus jefes.
Demostrar y transmitir el conjunto de principios, valores y filosofía
institucional en todas las actuaciones dentro y fuera de la entidad.
Firmar los inventarios de bienes muebles que le sean entregados y
garantizar su buen uso en la ejecución de sus funciones, respondiendo
económicamente por ellos por pérdidas o mal uso.
Observar un buen trato con los usuarios, compañeros y superiores
demostrando respeto y cortesía.
Guardar absoluta reserva de la información relacionada con el trabajo, con
asuntos de la entidad o de otros funcionarios y de los usuarios que por
razón de las funciones haya conocido, aún después de dejar el cargo.
Dedicar la totalidad de la jornada laboral al desempeño de las funciones
encomendadas.
Observar una conducta compatible con la condición de servidor público.
Reasumir las funciones al término de una licencia, permiso o comisión.
Adherirse a los protocolos, guías y manuales de la entidad y participar en
las actualizaciones o modificaciones que deban hacerse a éstos.
Conocer y aplicar los manuales de procesos y procedimientos de su área
de trabajo.
5.3. PROHIBICIONES EN NUESTRA ENTIDAD:
Realizar actividades ajenas al ejercicio propio de las funciones dentro de la
jornada laboral.
Suministrar informes o noticias sobre asuntos de trabajo, sin estar
autorizado para ello.
Asistir al trabajo en estado de embriaguez o bajo el efecto de
estupefacientes.
Prestar a título particular, servicios de asesoría y o asistencia en actividades
directamente relacionadas con las funciones de su cargo y en horario
laboral.
Hacer uso de instrumentos de trabajo para usufructo personal.
Ejecutar actos de violencia, malos tratos, injurias o calumnias contra
superiores, subalternos, compañeros o usuarios de la entidad.
Separarse del cargo antes de serle concedida autorización o en caso de
renuncia antes de serle aceptada mediante resolución.
5.4. PROGRAMAS Y PLANES DE INCENTIVOS PARA LOS COLABORADORES:
Programa de bienestar laboral e incentivos
Plan de formación y capacitación
Encuesta de medición del clima organizacional
5.5. RECOMENDACIONES GENERALES
Solicitar los permisos con tres (3) días de anticipación y siempre ante el
Jefe inmediato y por escrito
Actualizar la información oportunamente.
Utilizar racionalmente los servicios públicos y los insumos necesarios para
el desempeño de las funciones.
El tiempo de los usuarios tanto internos como externos es muy valioso, no
los hagamos esperar innecesariamente.
Llamar a las personas por sus nombres o títulos, respetando las jerarquías.
Si tu labor exige uniforme, se debe llevar muy ordenado y completo durante
la jornada laboral.
Llevar siempre visible el carné de empleado dentro de la entidad y en los
lugares donde esté representando la entidad.
Cumplir con los horarios asignados en la jornada laboral, ello hará que
nuestro trabajo individual y de equipo sea óptimo.
Revisado y aprobado Por:
FREDDY OSVALDO RODRIGUEZ HENAO
Alcalde Municipal
San Roque Antioquia
PLAN DE INDUCCIÓN
ACCION DOCUMENTOS RESPONSABLE
Recorrido de
reconocimiento de área
física y presentación del
personal de la entidad.
Acta de recorrido.
Alcalde o su delegado
Inducción Tesorería Acta de Inducción
administrativa
Secretario de Tesorería
Inducción Secretaria
planeación
Secretario de
planeación
Inducción Secretaria de
gobierno
Secretario de gobierno
Inducción Secretaria de
Agricultura
Secretario de la
Agricultura
Presentación del Plan de
Desarrollo Institucional y
Plan de Acción
Presentación Alcalde o su delegado
Entrega de Documentos
e información General
(ruta de lectura en el
sistema)
Código de Ética y buen
gobierno.
Reglamento interno de
trabajo
Documentos del Modelo
estándar de control interno
– MECI-.
Recursos humano
Reconocimiento de área
de trabajo y entrega de
inventarios.
Entrega de equipos y
herramientas de trabajo.
Líder del proceso.
Auxiliar Administrativa
(almacén).
Entrega de documentos
propios del área.
Manual especifico de
funciones y competencias.
Protocolos de procesos y
procedimientos.
Jefe inmediato
Entrenamiento especifico
en el área y entrega de
Acta de entrenamiento y
entrega de cargo.
Funcionario que entrega
el cargo y/o líder del
cargo. proceso.
Taller de gestión
informática. (Si el cargo
lo requiere.)
FORMATO INDUCCIÓN Y
ENTRENAMIENTO PARA EL
FUNCIONARIO NUEVO EN
MANEJO DE LA
TECNOLOGÍA Código:
Líder del proceso y/o
encargado de sistemas.
Al mes de la Inducción
se realiza una evaluación
del conocimiento
adquirido en la inducción,
examen diseñado por la
comisión de personal y el
líder del proceso en el
cual participa el nuevo
funcionario. La
calificación satisfactoria
se obtiene con 3.5
Examen de conocimientos con
calificación satisfactoria
Comisión de personal
y/o líder del proceso en
el cual participa el
funcionario nuevo
En cada paso deben firmar en el acta tanto el funcionario nuevo, como la
persona de la institución que participa en la inducción.
9. PLAN DE REINDUCCIÓN
ACCION DOCUMENTOS RESPONSABLE
Recorrido de reconocimiento de
área física y presentación del
personal de la institución (cada uno
hace un compromiso simbólico
sobre lo que va a aportar para
mejorar la institución)
Acta de recorrido. Alcalde o su
delegado
Presentación de los Planes y
proyectos institucionales
Presentación en
Power Point.
Comisión de
personal o su
delegado
Entrega de Documentos e
información General.
Portafolio de
servicios.
Código de Ética.
Plan integral de
manejo residuos
sólidos.
Plan de emergencias.
Manual de seguridad
etc.
Secretario
respectivo del
cargo o su
delegado
Concurso y/o evaluación de
conocimientos acerca de la entidad
por procesos
Acta de concursos,
con puntuación y
entrega de incentivos
Comisión de
personal o su
delegado
Diligenciamiento de la encuesta de
satisfacción con la reinducción
Formato de
encuestas de
satisfacción con la
reinducción
CODIGO:
Comisión de
personal o su
delegado
ANEXO 1
ACTA DE INDUCCIÓN AL FUNCIONARIO NUEVO
Fecha:
Nombre del
funcionario
Cargo
Tipo de vinculación
1. Recorrido de reconocimiento de área física y presentación del personal de la
institución
2. Entrega lectura de inducción al funcionario nuevo
3. Inducción de las secretarias
4. Presentación del Plan de Desarrollo Institucional y Plan de Acción
5. Entrega de Documentos e información General (ruta de lectura en el sistema)
6. Reconocimiento de área de trabajo y entrega de inventarios
7. Entrega de documentos propios de la secretaria (proceso, normatividad,
formatos, programaciones)
8. Entrenamiento especifico en el área y entrega de cargo
9. Taller de gestión informática. (Si el cargo lo requiere.) FORMATO INDUCCIÓN Y
ENTRENAMIENTO PARA EL FUNCIONARIO NUEVO EN MANEJO DE LA
TECNOLOGÍA:
10. Al mes de la Inducción se realiza una evaluación del conocimiento adquirido en
la inducción. ESCRIBA AQUÍ LA CALIFICACIÓN OBTENIDA POR EL
FUNCIONARIO:
_______________________________ _____________________
Funcionario responsable inducción Funcionario que recibió
inducción