manual de funciones

5/9/2018 Manual de Funciones - slidepdf.com

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AGUAS DEL MUNICIPIO DE DURANGO

MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE FINANTÍTULO DEL

JEFE DE DEPARTAMENTO DE FIN

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Apoyar en la administración y control del presupuesto asignado a las áreas que conforman la estructura orgánica de AMD, con el propósito de que el ejercicio del gasto se realicconforme a los lineamientos establecidos y disposiciones aplicables en la materia, así como coordinar y supervisar que los registros y movimientos contables se lleven a cabo deacuerdo a los principios de contabilidad.

ATRIBUCIONES• Apoyar en la administración y controlar de los ingresos y egresos relacionados con el funcionamiento de AMD.

• Elaborar los estados financieros, haciendo los registros contables, que están de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

• Supervisar que se mantenga actualizado el catálogo de cuentas contables de AMD.

• Verificar que se realicen mensualmente las conciliaciones de cuentas bancarias, contra los registros en libros.

• Supervisar que se contabilicen todos los cheques y/o traspasos efectuados diariamente por AMD.

• Llevar a cabo los movimientos bancarios correspondientes de acuerdo a las necesidades de liquidez.

• Supervisar la recepción y control de los ingresos, que por concepto de servicio de agua potable, alcantarillado, saneamiento y otros ingresos, que reciba AMD.

• Controlar las diferentes cuentas bancarias que opere AMD.

• Supervisar el control y la elaboración del reporte diario de cheques, cheques pagados, devueltos y cancelados.

• Presentar las declaraciones de los impuestos a cargo de AMD.

• Preparar los reportes periódicos de evaluación, sobre la situación que guarda el presupuesto con relación a su ejercicio.

• Elaborar reporte mensual informativo a la Subdirección de Administración y Finanzas, sobre las actividades realizadas por el departamento.

• Controlar y distribuir los procedimientos.

• Dar formato a los procedimientos enviados por el Director General, Subdirectores y Jefes de Departamento y darlos de alta en el sistema de gestión de calidad.

• Regresar los documentos al Director General o Subdirectores y Jefes de Departamento para que sean aprobados como borrador.

• Recibir documentos y darlos de alta en el sistema y proceder a la liberación del mismo.



• Resguardar los documentos autorizados.

• Emitir copias no controladas a petición del Director General o Jefes de Áreas, colocando el sello respectivo.

• Realizar cambios especificados y entregar el documento al elaborador para su revisión.

• Redistribución del documento y documentos obsoletos.

• Redistribuir los documentos modificados.

• Generar la lista maestra de los documentos externos que se manejan en A.M.D.

• Llevar el historial de los cambios.

• Las demás que le confiera expresamente el Subdirector de Administración y Finanzas.PERFIL DEL PUESTO• Experiencia necesaria: 3 años.

• Escolaridad requerida: Licenciatura en Administración, Contaduría.

• Rango de edades: 28 a 45 años.

• Sexo: Indistinto.AUTORIDAD PARA DECIDIR SOBRE LAS FUNCIONES Y/O ATRIBUCIONES DE ESTE PUESTO

La necesaria para llevar a cabo con eficacia y eficiencia las labores del departamento, además de las facultades que su jefe inmediato le confiera.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE REPORTAN A ESTE PUESTO

Aquellas áreas que por la naturaleza de sus funciones tengan que enviar información para su comprobación y control de los gastos e inversiones efectuadas para AMD.

RELACIONES EXTERNAS:• Instituciones bancarias.

• Presidencia Municipal.

• Proveedores.


AUXILIAR ADMINISTR


El titular del puesto, deberá apoyar en todas aquellas labores de oficina y atención al usuario además de los deberá controlar y hacer un seguimiento de la información, registrodocumentos, que se le asignen y/o que reciba con motivo de su responsabilidad.

ATRIBUCIONES



• Atender a todo tipo de usuarios de AMD.

• Auxiliar en las actividades de oficina que le sean requeridas.

• Capturar información en los diferentes sistemas informáticos de AMD.

• Mecanografiar todo tipo de documentos.

• Auxiliar en las actividades de recepción y seguimiento de usuarios, que hagan a través de la vía telefónica, personal, e-mail y otros.

• Acudir a los bancos a cambiar billetes por moneda fraccionaria, de acuerdo a las denominaciones que la Cajera General le indique.

• Obtener las fichas de depósito, correspondientes a los pagos que realizan los usuarios en los bancos con los que AMD, tiene convenio.

• Recoger de los bancos, los estados de cuenta y entregarlos al Auxiliar de Contabilidad.

• Realizar pagos y depósitos en bancos.

• Trasladar al personal de cajas, cuando se habilitan los módulos de recaudación externos.

• Las demás actividades que le sean encomendadas por su Jefe Inmediato o Superiores.PERFIL DEL PUESTO

• Experiencia necesaria: 1 año

• Escolaridad requerida: Medio Superior, carrera trunca

• Rango de edades: 20 a 40 años

• Sexo: IndistintoRELACIONES EXTERNAS:

Público usuario


ENCARGADO DE CONTROL DE PROVEE


El titular del puesto es responsable de registrar, ordenar y controlar los tiempos de pago a los diversos proveedores, recibiendo facturas y emitiendo contra recibos, debiendo inal Departamento de Finanzas de los compromisos de pago y la periodicidad de los mismos

ATRIBUCIONES• Recibir facturas para pago.

• Revisar que las facturas estén debidamente requisitadas.

• Registrar las órdenes de pago.

• Emitir contra recibo.

• Señalar y comunicar la fecha de emisión de cheque al proveedor.



• Comunicar al Departamento de Finanzas los compromisos de pago y la periodicidad de los mismos.

• Apoyar en otras actividades administrativas del Departamento de Recursos Materiales.

• Las demás que le confiera expresamente el Jefe Inmediato o Superiores.

PERFIL DEL PUESTO

• Experiencia necesaria: 4 años.

• Escolaridad requerida: Contador Público y/o Pasante


• Sexo: Indistinto.RELACIONES EXTERNAS:

• Prestadores de servicios.

• Proveedores.


CONTADOR GE


El titular del puesto es responsable de que la información contable de AMD sea confiable y oportuna para la toma de decisiones.

ATRIBUCIONES• Organizar y distribuir las actividades de los auxiliares contables.

• Supervisar a los auxiliares de contabilidad en la realización de sus funciones.

• Registro contable de todas las operaciones realizadas por el sistema.

• Recopilación de información para la elaboración del presupuesto.

• Control del presupuesto.

• Elaboración de conciliaciones bancarias.

• Archivo de pólizas y comprobantes.

• Preparación de estados financieros.

• Auxiliar al Jefe del Departamento de Finanzas en la preparación del presupuesto anual y llevar su control.

• Cualquier otra función que el Jefe de Finanzas considere que debe realizar.PERFIL DEL PUESTO



• Experiencia necesaria: 3 años.

• Escolaridad requerida: Contador Público.

• Rango de Edades: 25 a 40 años.

• Sexo: Indistinto.

AUTORIDAD PARA DECIDIR SOBRE LAS FUNCIONES Y/O ATRIBUCIONES DE ESTE PUESTO

Expresamente la que le sea conferida por su jefe directo, con el propósito de cumplir cabalmente con sus responsabilidades.

RELACIONES EXTERNAS:

• Instituciones bancarias.

• Proveedores.


AUXILIAR CON


Sostener estrictamente registradas las operaciones generadas a través de las pólizas que se deban crear para resguardar la información soporte, así como del registro de los salas cuentas bancarias que protejan la información soporte.

ATRIBUCIONES• Apoyar en la realización de la diversas tareas contables, con el propósito de que las diferentes operaciones se registren conforme a las políticas de contabilidad existentes.

• Elaborar los diversos tipos de pólizas.

• Hacer mensualmente conciliaciones bancarias.

• Llevar el libro de ingresos.

• Archivar las pólizas de ingresos.

• Hacer la póliza de diario, para registrar los productos derivados del registro de la facturación del mes.

• Hacer la póliza de diario, para registrar los créditos a las cuentas de deudores por servicios.

• Hacer la póliza de diario para la creación de los pasivos a fin de mes.

• Revisión y depuración de saldos de los diferentes libros auxiliares.

• Auxiliar al Contador General en otras actividades relacionadas con el Departamento.

• Obtener diariamente los saldos de las cuentas bancarias.

• Revisar que las facturas de los proveedores estén debidamente requisitadas.

• Emitir estados financieros.



• Revisar la documentación de la cuenta pública mensual.

• Elaborar la facturación pólizas.

• Cualquier otra actividad que su jefe inmediato considere que deba ser realizada.

PERFIL DEL PUESTO

• Experiencia necesaria: 1 año.

• Escolaridad requerida: Contador Público pasante y/o titulado.


• Sexo: Indistinto.AUTORIDAD PARA DECIDIR SOBRE LAS FUNCIONES Y/O ATRIBUCIONES DE ESTE PUESTO

Expresamente la que le sea conferida por su jefe directo a efecto de cumplir con sus responsabilidades.


• Instituciones bancarias.

• Proveedores.



Recibir de los usuarios el pago de los diferentes servicios que presta AMD

ATRIBUCIONES• Atender el servicio de cajas en los diferentes módulos de atención que tenga, o dé apertura en área de cajas de AMD.

• Mantener en óptimas condiciones su material y equipo de trabajo.

• Recibir el fondo diario de efectivo para iniciar sus funciones.

• Recibir el pago por los servicios que presta AMD.

• Hacer los cortes parciales de efectivo necesarios, para entregarlos debidamente conciliados a la Cajera General para que sean depositados oportunamente en las cuentascorrespondientes.

• Realizar conjuntamente con la Cajera General, el arqueo de los ingresos obtenidos al final de la jornada, haciendo la conciliación correspondiente .PERFIL DEL PUESTO• Experiencia necesaria: 1 año.

• Escolaridad requerida: Estudios Comerciales y/o Bachillerato.

• Rango de Edades: 20 a 35 años.

• Sexo: Indistinto.

• Características Físicas: Ninguna en particular.




• Público usuario.


CAJERA GE


El titular del puesto deberá supervisar que el personal de cajas realice sus labores con eficiencia y eficacia, así como custodiar y guardar el fondo de caja y la recaudación diaria

ATRIBUCIONES• Recibir los cortes de caja de cada una de las cajeras recaudadoras, en ambos turnos.

• Requisitar debidamente la ficha del depósito de la recaudación diaria.

• Separar y sumar por conceptos los recibos especiales cobrados durante el día.

• Clasificar los ingresos diarios correspondientes a los recibos cobrados por los bancos.

• Relacionar diariamente la recaudación total de ingresos, por concepto de adeudos derivados de los servicios de agua potable, drenaje, recargos y gastos de ejecución, teniencuidado de separarlos y registrarlos de manera adecuada.

• Verificar que las fichas de depósito de los pagos efectuados por el usuario en bancos coincida con las relaciones de pagos y los recibos enviados por los mismos.

• Enviar al jefe del departamento vía correo electrónico, la información sobre los ingresos captados durante la jornada diaria.

• Coordinar el trabajo de las cajeras con objeto de optimizar la atención al público.

• Cualquier otra actividad que le sea encomendada por su superior.PERFIL DEL PUESTO• Experiencia necesaria: 1 año.

• Escolaridad requerida: Estudios Comerciales y/o Bachillerato.


• Sexo: Indistinto.RELACIONES EXTERNAS:

• Público usuario.

CHOCOLATES MIX



MISION:

Producir y vender Chocolates de optima calidad consolidándonos como una marca líder en

Bucaramanga adquiriendo prestigio entre nuestros consumidores y clientes satisfaciendo

sus necesidades

VISION:

Seremos en el 2010 una empresa reconocida a nivel santandereano con la ayuda de

nuestros clientes, proveedores y trabajadores

POLITICAS:

Somos una empresa que no esta de acuerdo con el uso de conservantes en la elaboración

de sus productos por ello los elaboramos con cacao puro y de las mas alta calidad libres de

conservantes.

Que cumplan con los requerimientos y expectativas de los consumidores por medio de la

mejora continua en nuestro sistema de calidad y la utilización de tecnología, generando

beneficios a nuestros clientes, empleados, proveedores y a la sociedad.

VALORES:

CALIDAD :como garantía de nuestros productos.

COMPROMISO con nuestros consumidores, con nuestros clientes, con nosotros mismos y

con nuestro país.

MOTIVACIÓN AL LOGRO :de nuestros objetivos y nuestras metas

En Chocolates MIX estamos comprometidos con nuestros clientes al ofrecerles chocolates de

alta calidad, distintas presentaciones y precios módicos.

ESTRUCTURA

Distribuimos nuestros productos en el área metropolitana de Bucaramanga por medio deventas directas. Actualmente disponemos de 2 los cuales se trasladan a los diferentes

barrios de Bucaramanga.

Atención al cliente en nuestra sede única asesorando y atendiendo a nuestros clientes para

ello hay una persona encargada de este trabajo.

Hay un empleado encargado del proceso de fabricación control de calidad de materias



primas y productos terminados.

Hay un funcionario encargado de las compras de materia prima y contabilidad de la

empresa.

MAPA DE PROCESOS

ALTA GERENCIA

dirige

controla

organiza

coordina

supervisa

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

gerente ,administrador,

fabian steven rodriguez cely

EMPRESAPRODUCTORAY COMERCIALIZADORA

la empresa chocolates mix se dedica a producir y comercializar chocolate

RECURSOS ADMINISTRATIVOS

Infraestructura

tecnologia

RECURSOS TECNOLOGICOS

Maquinaria para el proceso de fabricacion del chocolate

articulos de oficina:computador,impresora multifuncional,agenda digitalRECURSO TIEMPO

agenda:programacion entrada y salida productos.materia prima empleados .asi como citas y

demas actividades a realizar en la empresa

GESTION DE LA CALIDAD



en que me viy a certificar:produccion y distribucion de alimentos

MANUAL DE FUNCIONES

DE LA EMPRESA CHOCOLATES MIX

Código: 006 Códigos cargo: 05

Nombre del cargo: Distribuidor

Salario: $461500

Prestaciones Sociales: Básicas

Perfil:

Servicio al cliente.

Requisitos:

Requisitos físicos: menor de 40 años

· Excelente Presentación personal.

· Discapacidad 20%

Requisitos intelectuales: Técnico C.A.P sena

Certificación en atención al cliente del sena.

Experiencia Laboral: 1 año de experiencia en el cargo

Documentos: Libreta militar

Certificado Judicial

Carta de Recomendación.

Jefe Inmediato: Fabián Steven Ramírez Cely

Funciones:

Recibir y cobrar dinero.

Elaborar facturas de ventas.Generar notas de contabilidad para registrar los pagos de los clientes.

Generar recibos de caja por pagos en efectivo realizados por los clientes.

Actividades y tareas:

· Excelente manejo de agenda electrónica.



· Facturado

Fecha de elaboración: 29 de marzo de 2008

Aprobación por el jefe: Fabián Steven Ramírez Cely

Firma del empleado en señal de conocimiento y acuerdo: Sergio Andrés Jaimes

Valbuena

Observaciones: Ninguna

MANUAL DE FUNCIONES



Nombre del cargo: Servicio al cliente

Salario: $461500


Perfil:

Cursos de digitación.

Contabilidad.


Requisitos:



· Discapacidad 20%

Requisitos intelectuales: Técnico C.A.P senaCertificación en atención al cliente del sena.

Curso básico de ingles.

Experiencia Laboral: 2 años de experiencia en el cargo

Documentos:

Certificado Judicial




Jefe Inmediato:

Fabián Steven Ramírez Cely

Funciones:

Recibir dinero de los clientes y del distribuidor.

Elaborar e imprimir facturas.

registrar pagos de los clientes.

Atender a los clientes.

Generar recibos de caja por pagos en efectivo realizados por los clientes.


Enviar movimiento de caja a contabilidad.

Cuadrar permanentemente caja o cartera

Recibir las quejas y reclamos de los clientes por errores en caja.

Elementos:

· Computador.

· Facturado

· Impresora.

· Teléfono

· Agenda



Firma del empleado en señal de conocimiento y acuerdo: Mayra Alexandra villamizar

gafaro

Observaciones: cumplir con labores de secretaria.

MANUAL DE FUNCIONES



Nombre del cargo: jefe de repostería

Salario: $461500




Perfil:

Cursos de repostería

Supervisor de calidad

Manipulador de alimentos

Requisitos:



· Discapacidad 10%

· Higiene

Requisitos intelectuales: Técnico C.A.P sena

Certificación en manipulación de alimentos

Técnico supervisor

Experiencia Laboral: 3 años de experiencia en el cargo

Documentos: Certificado Judicial


Jefe Inmediato: Fabián Steven Ramírez Cely

Funciones:

Revisar la calidad de la materia prima a utilizar

Elaborar el producto

Supervisar la calidad del producto elaborado


Recibir y revisar la calidad y el estado del producto a utilizar

Hacer los chocolates paso a paso siguiendo los estándares de calidad

Mirar su empaque ,forma sabor y peso del producto

Elementos:

· Enfriadores neveras· Implementos de fabricación

· Moldes

· Guantes uniforme tapa bocas, gorro.





Firma del empleado en señal de conocimiento y acuerdo: Jennifer Paola toloza

goyeneche

Observaciones: debe tener aseado su lugar de trabajo

MANUAL DE FUNCIONES



Nombre del cargo: Administrador

Salario: $461500


Perfil:

Cursos de digitación.

Contabilidad y finanzas.

Administrador de empresas.


Requisitos:



· Excelente manejo de personal.

Requisitos intelectuales: certificado de estudios de contabilidad y finanzas

Titulo de administrador de empresa

Experiencia Laboral: 5años de experiencia en el cargo

Documentos: Libreta militar

Certificado JudicialCarta de Recomendación.

Títulos que comprueben estudios realizados

Funciones:

Manejo de empleados.

Compra de materia prima.



Contabilidad de la empresa.

Delegar funciones a los empleados.

Darle el visto bueno al producto final.


Autorizar entradas y salidas de dinero.

Realizar arqueo de caja

Supervisar el trabajo de los empleados.

Contratar a los empleados

Elementos:

· Computador.

· Facturado.

· Impresora multifuncional.

· Agenda digital.

· Teléfono.

· Vdeo beam.

Fecha de elaboración: 29de marzo de 2008

Aprobación por el jefe: Fabián Steven Ramírez Cely.

Observaciones: Cumplir con la labores de jefe, administrador y supervisor.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA CHOCOLATES MIX

I. IDENTIFICACIÒN

Nombre (s):

Sergio Andrés

Apellido (s):

Jaimes Valbuena



Cédula de Ciudadanía:

1.098.660.653 de Bucaramanga

Denominación del Empleo:

Distribuidor

Código dependencia: 006

Código del cargo:05

Grado del Empleo: 1

Dependencia:

Servicio al cliente

Salario Básico:

$ 4.61500 M/CTE.

Objetivo:

Distribuir puerta a puerta el producto

Entrada: 7:00 a.m. Salida: 6:00 p.m.

Organizar mercancía.

Organizar pedidos.

Rectificar pedidos y dirección.

Clasificar y ordenar el producto.

Realizar entrega de productos a sus respectivos clientes.

Realizar facturas.Entregar facturas al servicio al cliente.

Fabian Steven Ramírez Cely Sergio Andres Jaimes Valbuena

Firma Jefe inmediato Firma funcionario





I. IDENTIFICACIÒN

Nombre (s):

Mayra Alexandra

Apellido (s):

Villamizar Gafaro


1.095.789.304 de floridablanca.


Servicio al cliente



Grado del Empleo: 2

Dependencia:

Servicio al cliente

Salario Básico:

$ 4.61500 M/CTE.

Objetivo:

Atender a los clientes internos y externos de la empresa.




Revisar caja.

Comunicar al jefe las evaluaciones bancarias del día.

Realizar y organizar facturas..

Revisar los documentos y cuentas pendientes del día anterior.

Recoger cuentas del distribuidor.

Descanso.

Reorganizar cuentas del distribuidor.

Organizar pedidos del día siguiente.

Organizar el puesto de trabajo dejando todo limpio y ordenado.

Fabian Steven Ramírez Cely Mayra Alexandra Villamizar Gafaro




I. IDENTIFICACIÒN

Nombre (s):

Jennifer Paola

Apellido (s):

Toloza goyeneche


917345678 de Bucaramanga


Jefe de repostería





Grado del Empleo: 1

Dependencia:

Producción.

Salario Básico:

$ 4.61500 M/CTE.

Objetivo:

Fabricación control de calidad de materias primas y productos terminados.


Recibir la materia prima.

Analizar y verificar la calidad de la materia prima recibida.

Hacer el proceso de fabricación del chocolate.

Supervisar la fabricación del producto teniendo en cuenta los estándares de calidad.

Evaluar el producto final.

Calificar el producto final.

Fabian Steven Ramírez Cely Jennifer Paola Toloza Goyeneche




I. IDENTIFICACIÒN

Nombre (s):

Fabian steven



Apellido (s):

Ramírez cely


917345678 de Bucaramanga


administrador



Grado del Empleo: 3

Dependencia:

Administración

Salario Básico:

$ 4.61500 M/CTE.

Objetivo:

Definir cómo el análisis de las herramientas económico-financiera son elementos claves para

una acertada toma de decisiones en las organizaciones.


Revisar contabilidad del día.

Reorganizar las cuentas de la empresa..

Revisar los documentos y cuentas pendientes del día anterior.Organizarlos y enviarlos a sus correspondientes dependencias.

Recoger cuentas de dependencias para su respectiva evaluación.

Reorganizar cuentas financieras.

Organizar cuentas del día siguiente.



Manejar el personal.

Tratar con los clientes internos y externos de la empresa.

manual de funciones

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