manual de funcionamiento unidad de recursos materiales ana luna caballero jefe de unidad de rr/mm...
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MANUAL DE
FUNCIONAMIENTO
UNIDAD DE RECURSOS
MATERIALES
Ana Luna Caballero
Jefe de Unidad de RR/MM H.G.U.Gregorio Marañón
OBJETIVO GENERAL
Asegurar un uso eficaz, eficiente y racional de los recursos materiales de enfermería. A fin de mantener los niveles óptimos de calidad para favorecer el cuidado de los pacientes.
ESTRUCTURA
• Ubicación
• Recursos humanos
• Recursos materiales
• AsistencialCoordinar la adquisición de productos
• DocenteCanalizar la formación del uso adecuado de aparaje mobiliario
• InvestigadoraRealizar estudios de investigación sobre nuevos productos
• AdministrativaCoordinar tramites administrativos
FUNCIONES / ACTIVIDADES
CIRCUITOS DE ACTUACIÓN
• Adquisición de productos por concurso público
• Solicitud artículo por compra directa
• Dotación de recursos en unidades en remodelación o de nueva apertura
• Seguimiento de calidades de productos adquiridos
• Desarrollo plan de necesidades anual
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO
Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales
Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público
Realización de ficha técnica (Anexo I)
Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)
Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas
y condiciones económicas)
Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma
Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras
Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras
PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
Envío del informe final al Servicio de Compras
Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma
Aprobación de la adquisición
Archivo dossier documentación (Anexo V)
1
13
7
6
5
3 4
11
12
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Envío al Servicio de Compras
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Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)
Realización de la prueba piloto
Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)
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9
8
ANEXO I
• FICHA TÉCNICA DE MATERIALES
• PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
•DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PRODUCTO
• MARCADO CE
• CÓDIGO DEL PRODUCTO
• SUMINISTRO DEL PRODUCTO
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO
Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales
Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público
Realización de ficha técnica (Anexo I)
Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)
Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas
y condiciones económicas)
Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma
Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras
Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras
PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
Envío del informe final al Servicio de Compras
Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma
Aprobación de la adquisición
Archivo dossier documentación (Anexo V)
1
13
7
6
5
3 4
11
12
14
Envío al Servicio de Compras
2
Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)
Realización de la prueba piloto
Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)
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9
8
ANEXO II
COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN TÉCNICA
• JEFES DE DEPARTAMENTO DE ENFERMERÍA (SI SE PRECISA)
• JEFES DE UNIDAD DE ENFERMERÍA
• ENFERMERAS
• AUXILIARES DE ENFERMERÍA
• A.O.S (SI SE PRECISA)
• SUBDIRECTOR DE GESTIÓN
• JEFE DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS
• JEFE DE UNIDAD DE COMPRAS
• MÉDICOS
• JEFES DE UNIDAD DE RRMM
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO
Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales
Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público
Realización de ficha técnica (Anexo I)
Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)
Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas
y condiciones económicas)
Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma
Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras
Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras
PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
Envío del informe final al Servicio de Compras
Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma
Aprobación de la adquisición
Archivo dossier documentación (Anexo V)
1
13
7
6
5
3 4
11
12
14
Envío al Servicio de Compras
2
Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)
Realización de la prueba piloto
Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)
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9
8
ANEXO III
ESTUDIO DE LA PRUEBA PILOTO
• DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO
• ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL
• OBJETIVOS
• METODOLOGÍA
• UNIDAD DONDE SE REALIZARÁ LA PRUEBA
• PROCEDIMIENTO DE LA PRUEBA
• FICHA DE VALORACIÓN DEL NUEVO PRODUCTO
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO
Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales
Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público
Realización de ficha técnica (Anexo I)
Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)
Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas
y condiciones económicas)
Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma
Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras
Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras
PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
Envío del informe final al Servicio de Compras
Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma
Aprobación de la adquisición
Archivo dossier documentación (Anexo V)
1
13
7
6
5
3 4
11
12
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Envío al Servicio de Compras
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Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)
Realización de la prueba piloto
Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)
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ANEXO IV
INFORME DE LA PRUEBA PILOTO
• ANÁLISIS DE DATOS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS
• PERIODO DE PRUEBA
• NÚMERO DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS
• CATEGORÍA PROFESIONAL DE LOS ENCUESTADOS
• UNIDADES DONDE TRABAJAN LAS PERSONAS ENCUESTADAS
• VALORACIONES REALIZADAS A CADA PREGUNTA DE LA ENCUESTA
• OBSERVACIONES APARECIDAS EN LA ENCUESTA
• CONCLUSIONES
• NOTA: Siempre se guardará un ejemplar del material de prueba realizado
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO
Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales
Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público
Realización de ficha técnica (Anexo I)
Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)
Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas
y condiciones económicas)
Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma
Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras
Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras
PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA
Envío del informe final al Servicio de Compras
Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma
Aprobación de la adquisición
Archivo dossier documentación (Anexo V)
1
13
7
6
5
3 4
11
12
14
Envío al Servicio de Compras
2
Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)
Realización de la prueba piloto
Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)
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9
8
ANEXO V
DOSSIER FINAL DOCUMENTACIÓN CONCURSO PÚBLICO
• PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS CON Nº DE EXPEDINTE
• VALORACIÓN ECONÓMICA PRESENTADA POR LAS CASAS COMERCIALES
• HOJA DE FIRMAS DE LOS PARTICIPANTES EN LA EVALUACIÓN TÉCNICA
• INFORME TÉCNICO FINAL FIRMADO POR LA DIRECCIÓN CORRESPONDIENTE
SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA
NUEVA ADQUISICIÓN
Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y
adjuntar informe
Realizar petición en volante de compra (Anexo I)
adjuntando informe de Ingeniería
Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II)
y volante de compra por la Jefe de Unidad
(Anexo I)
Realizar informe justificativo de necesidad de compra por
la Jefe de Unidad
Valoración de la solicitud realizada
Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales
Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al
Cliente
Si valoración positiva
Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras
Compra del producto por el Servicio de Compras
Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad
Si valoración positiva
Si valoración negativa
Si valoración negativa
ROTURAINCREMENTO DE LA
ACTIVIDADA CB
Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe
de Unidad
ANEXO I
SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA
NUEVA ADQUISICIÓN
Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y
adjuntar informe
Realizar petición en volante de compra (Anexo I) adjuntando informe de
Ingeniería
Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II) y volante de compra por la
Jefe de Unidad (Anexo I)
Realizar informe justificativo de necesidad de compra por
la Jefe de Unidad
Valoración de la solicitud realizada
Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales
Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al
Cliente
Si valoración positiva
Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras
Compra del producto por el Servicio de Compras
Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad
Si valoración positiva
Si valoración negativa
Si valoración negativa
ROTURAINCREMENTO DE LA
ACTIVIDADA CB
Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe
de Unidad
SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA
NUEVA ADQUISICIÓN
Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y
adjuntar informe
Realizar petición en volante de compra (Anexo I) adjuntando informe de
Ingeniería
Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II) y volante de compra por la
Jefe de Unidad (Anexo I)
Realizar informe justificativo de necesidad de compra por
la Jefe de Unidad
Valoración de la solicitud realizada
Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales
Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al
Cliente
Si valoración positiva
Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras
Compra del producto por el Servicio de Compras
Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad
Si valoración positiva
Si valoración negativa
Si valoración negativa
ROTURAINCREMENTO DE LA
ACTIVIDADA CB
Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe
de Unidad
Realización del informe de las necesidades detectadas y su coste económico final
Valoración conjunta entre la Jefe de Unidad, Jefe de Departamento
y Jefe de Unidad de Recursos Materiales de las necesidades de aparataje y mobiliario de la Unidad
Envío del informe a la Subdirección de Enfermería
DOTACIÓN DE RECURSOS EN UNIDADES EN REMODELACIÓN O DE NUEVA APERTURA
Informe de la Jefe de Unidad con la irregularidad detectada (Anexo I)
Envío del informe a la Unidad de Recursos Materiales
SEGUIMIENTO DE CALIDADES DE PRODUCTOS ADQUIRIDOS
Si la incidencia es de calidad enviar muestra del producto defectuoso
Valoración de la irregularidad detectada por la Unidad de Recursos Materiales
Envío del informe al Jefe de Servicio de Compras para solucionar el problema con la casa comercial
Informar a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales de la solución tomada
Informar a la Jefe de Unidad afectada y a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente
Envío del informe a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente
Registro para DETECCIÓN DE INCIDENCIAS en el suministro de RECURSOS MATERIALES
En relación a Cantidad Calidad Servicio Fecha --/--/---- Nº orden
Artículo Cod. almacén
Modelo - Marca
Proveedor Nº lote
INCIDENCIA
Servicio GFH Teléfono
D/Dña Categoría
Fdo. Vº Bº del Jefe de Unidad
Informe de la Jefe de Unidad con la irregularidad detectada (Anexo I)
Envío del informe a la Unidad de Recursos Materiales
SEGUIMIENTO DE CALIDADES DE PRODUCTOS ADQUIRIDOS
Si la incidencia es de calidad enviar muestra del producto defectuoso
Valoración de la irregularidad detectada por la Unidad de Recursos Materiales
Envío del informe al Jefe de Servicio de Compras para solucionar el problema con la casa comercial
Informar a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales de la solución tomada
Informar a la Jefe de Unidad afectada y a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente
Envío del informe a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente
DESARROLLO PLAN DE NECESIDADES ANUAL
Envío de las necesidades a la Unidad de Recursos Materiales
Valoración por la Jefe de Unidad de las necesidades de aparataje, mobiliario y/o instrumental para el año en curso
Análisis de las necesidades recibidas
Envío de solicitud de compra conjunta al Servicio de Compras
Adecuación de los recursos asignados al presupuesto económico del Hospital
Distribución por GFH por parte del Almacén
Valoración técnica y económica de asignación de recursos solicitados
Realización del informe de recursos asignados
Aprobación final por la Subdirección de Enfermería correspondiente
Compra de los productos solicitados
Priorización por la Jefe de Departamento de las necesidades planteadas
• Otras Unidades y Servicios
• Clientes
RELACIÓN CON
CADENA DE VALORActividades que producen un valor añadido a una organización
• Desarrollo tecnológicoInforma a las unidades de los productos adecuados
• AprovisionamientoFacilita RRMM adecuados
• Logística externaAsesora sobre peticiones
• ProcesosActualización de registros
• Logística internaAtención y evaluación de las necesidades
CLIENTES
• Externos• Casas comerciales• Jefes de Unidad de RRMM de otros hospitales
• Internos• Dirección de Enfermería• Jefes de Unidad y Jefes de Departamento de Enfermería• División de Gestión• División Medica
IMPACTO DE LA UNIDAD• Beneficios esperados por el clienteDisponer de RRMM suficientes y de calidad
• Beneficios aportados por la unidadIdentificar, coordinar y facilitar RRMM Facilitar información sobre nuevos productos
• Repercusión en las unidades de EnfermeríaSatisfacción de los profesionalesUtilizar productos de calidadFacilitar la gestión de comprar bien
EVALUACIÓN
Nº de productos adquiridosNº de comisionesNº de personal asistenteNº de productos valoradosNº de productos en pruebaNº de productos de compra directaNº de unidades en remodelaciónNº de unidades de nueva creaciónNº de productos que presentan incidencia