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UNIVERSIDAD UCINF

Manual de Excel Microsoft Office

Profesora Isabel Urrutia Avendaño

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Índice Conociendo el Software ................................................................................................................... 2

Elementos Básicos ............................................................................................................................ 3

Libro y Hojas: ................................................................................................................................ 3

Formato de Texto: ........................................................................................................................ 3

Formato de Celdas ........................................................................................................................... 4

I. Número:..................................................................................................................................... 4

II. Alineación: ................................................................................................................................ 5

III. Fuente:..................................................................................................................................... 6

IV. Bordes: .................................................................................................................................... 7

V. Relleno: .................................................................................................................................... 8

VI. Proteger: ................................................................................................................................. 9

Comentarios ................................................................................................................................... 10

Gráficos ........................................................................................................................................... 11

Hipervínculos .................................................................................................................................. 13

Funciones ....................................................................................................................................... 14

I. Operaciones Básicas: ............................................................................................................... 15

II. Funciones Prediseñadas: ........................................................................................................ 17

III. Función Si: ............................................................................................................................. 19

Validación ....................................................................................................................................... 21

Lista: ........................................................................................................................................... 23

Formato Condicional ...................................................................................................................... 25

Protección ...................................................................................................................................... 28

Filtrar Datos .................................................................................................................................... 30

Tablas Dinámicas ............................................................................................................................ 32

Niveles ............................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

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Conociendo el Software

Al abrir Microsoft Excel se observa la ventana de Figura1. En la esquina superior

izquierda se ve el nombre del archivo, en este caso “Libro1”. Luego distintos menús de acción.

En el centro y en color blanco y cuadriculada la página donde se va a construir el nuevo

documento. Además, en el sector inferior de la ventana se visualizan diversas hojas del libro.

Cada uno de los menús, presentan diferentes posibilidades de acción. El botón de office,

por ejemplo según se observa en Figura2, permite crear, abrir, guardar, imprimir y pre visualizar

un archivo.

Figura1: Ventana Inicial de Microsoft Excel

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Elementos Básicos

Libro y Hojas:

Excel trabaja a través de un libro, que contiene diferentes hojas independientes entre sí.

Al guardar el documento se guarda el libro completo y cada una de sus hojas. En Figura3 se

muestra las pestañas que indican cada una de sus hojas. El nombre de estas puede ser

cambiado, simplemente haciendo doble clic en el nombre de la hoja.

Formato de Texto:

Al igual que en Microsoft Word cada texto tiene diferentes posibilidades de acción, entre

ellas1:

1 Los comandos para lograr aplicar las propiedades de texto son los mismos que se indican en el manual de Word.

Figura2: Menú Archivo

Subíndice

Superíndice

Alineación

Interlineado

Espaciado

Viñetas

Numeración

Símbolos

Color

Tipo de letra

Tamaño de letra

Negrita

Cursiva

Subrayado

Tachado

Destacado

Figura3: Pestañas de hojas

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Formato de Celdas

Para dar formato a una o más celdas, primero se deben seleccionar las celdas y luego

hacer clic derecho en formato de celdas, entonces se abre una nueva ventana como se muestra

en Figura4.

Como se observa en Figura4, la nueva ventana se compone de seis distintas pestañas, a

continuación se analiza la utilidad de cada una de ellas.

I. Número:

En esta pantalla se puede seleccionar el tipo de caracter que contiene la o las celdas

seleccionadas como se muestra en Figura5.

Figura4: Formato de celdas

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Por ejemplo si se elige número se puede elegir la cantidad de decimales, al elegir fecha

muestra la celda de esa manera o al seleccionar porcentaje muestra el símbolo % o moneda $.

En Figura6 se muestra el número 51 escrito con diferentes configuraciones de la celda.

II. Alineación:

La función de alineación sirve para decidir qué dirección tendrá el texto. La pestaña de

alineación se muestra en Figura7.

Figura6: Distintas configuraciones de número

Figura5: Número

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Para llevar a cabo esta acción solo se debe desplazar el diamante rojo que se observa en

Figura7 o bien indicar los grados. En Figura8 se muestran distintas direcciones de un mismo

texto.

III. Fuente:

En Figura9 se muestra la ventana de fuente, en ella se pueden elegir distintas

características de texto para la o las celdas seleccionadas.

Figura7: Alineación

Figura8: Distintas alineaciones

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IV. Bordes:

En Figura10 se observa la ventana de bordes en ella se puede generar bordes a una o

más celdas seccionadas.

Figura9: Fuente

Figura10: Borde

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En estilo se selecciona el estilo de línea y luego el color por último en el cuadrante de

Figura11 se puede seleccionar que contorno de la o las celdas se quiere que tenga borde.

V. Relleno:

En la ventana que se muestra en Figura12 se puede seleccionar el fondo de la o las

celdas seleccionadas.

Para elegir la el fondo solo se debe seleccionar color. También se pueden aplicar los

mismos efectos de relleno que se aplican a un fondo en Word.

Figura11: Líneas de borde

Figura12:Relleno

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VI. Proteger:

Esta propiedad será analizada más adelante en este texto cuando se explique como

proteger un libro de Microsoft Excel.

Cabe destacar que si se desea seleccionar todas las celdas de una hoja, se debe hacer clic

en la circunferencia roja que se muestra en Figura13.

Para insertar una imagen como fondo, se debe hacer clic en Diseño de páginafondo y

seleccionar la imagen que se desee. En Figura14 se muestra el resultado que se obtiene al

insertar una imagen en el fondo de la hoja.

Figura13: Selección de todas las celdas

Figura14: Imagen en fondo

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Comentarios

Un comentario es una referencia, que se utiliza para hacer una apreciación en relación a una

celda. Esto se logra en dos sencillos pasos como se muestra a continuación.

PASO 1: Se debe seleccionar la celda donde se quiere insertar el comentario y luego hacer

clic en RevisarNuevo comentario entonces se inserta automáticamente el comentario

como se observa en Figura15.

PASO 2: Entonces se escribe el texto que se desee en el comentario. Para editar el

formato solo se debe hacer clic derecho en el comentario y seleccionar Formato de

comentario.

Figura15: Comentario Insertado

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Gráficos Para insertar un gráfico primero se deben copiar los datos en las celdas de la hoja donde

se quiere insertar, luego se debe hacer clic en insertar y seleccionar el tipo de gráfico deseado

en el menú que se muestra en Figura16.

En este caso se eligió gráfico circular, entonces se desprende un menú como se muestra

en Figura17 aquí se debe elegir el formato de gráfico circular deseado.

Figura16: Insertar Gráfico

Figura17: Tipo de gráfico

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Al hacer clic en siguiente en la ventana de Figura17, entonces aparece una nueva

ventana como se muestra en Figura18.

Entonces se debe hacer clic en seleccionar datos y seleccionar las celdas donde están los

datos, así al hacer clic en aceptar se genera el gráfico como se muestra en Figura19.

Luego en el menú visualizado en Figura18. Se puede seleccionar el estilo y diseño del

gráfico, obteniendo distintos diseños como se muestra en Figura20.

Figura18: Herramientas de gráfico

Figura19: Gráfico

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Hipervínculos

Al igual que en Microsoft Word se pueden crear hipervínculos externos e internos,

siguiendo el mismo proceso que en dicho software. Sin embargo, también es posible crear

hipervínculos entre las hojas de un documento llevando a cabo los siguientes pasos.

PASO 1: Primero se selecciona la celda donde se quiere crear el hipervínculo y luego se hace clic

en insertarhipervínculo, entonces aparece una nueva ventana como se muestra en Figura21.

Figura20: Gráficos terminados

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PASO 2: Luego se hace clic en lugar en este documento y se selecciona la hoja a la que se quiere

hipervincular, como se muestra en Figura22. Al hacer clic en aceptar queda creado el

hipervínculo.

Funciones

Microsoft Excel se caracteriza por llevar a cabo diferentes funciones manejando grandes

cantidades de datos, estas son principalmente matemáticas y deben ser configuradas. En este

curso se estudiarán las que se especifican a continuación.

Figura21: Insertar Hipervínculo

Figura22: Hipervínculo en otra hoja del documento

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I. Operaciones Básicas:

Se pueden realizar cálculos que involucren las cuatro operaciones básicas, es decir,

suma, resta, multiplicación y división. Excel reconoce estas operaciones con los símbolos que se

muestran a continuación:

Operación Símbolo

Suma +

Resta -

Multiplicación *

División /

Para resolver una operación numérica que involucre una o más operaciones básicas, se

debe escribir el signo igual (=) y luego la operación que se desee resolver. Por ejemplo si se

quiere saber el resultado de 5+2, se debe escribir en la celda deseada “=5+2” así al presionar

enter se mostrará el resultado como se muestra en los siguientes ejemplos.

Cabe destacar que el orden de las operaciones matemáticas básicas es respetado por este

software.

También es posible realizar dichas operaciones asociando información existente en dos o

más celdas, por ejemplo en una celda esta el valor 5 y en otra 15. En una tercera celda se suman

ambas indicando su nombre. En Figura23 se muestran distintos ejemplos de operaciones

realizadas mediante celdas.

=2*((10-1)/3)+12

=21/7

=13*61

=32-

5

=6+8 14

27

793

3

18

Al presionar Enter

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Es posible duplicar una operación en varias celdas. Como se muestra en el ejemplo, se

tienen tres columnas A, B y C con datos numéricos, se realiza una operación en relación a los

parámetros de la primera fila de datos como se muestra en Figura24.

Figura24: Duplicación de una operación.

Luego se debe copiar la celda que contiene la operación y pegarla en este caso en las

tres celdas siguientes de la misma columna, de esta manera el software automáticamente

ajustará los parámetros a los correspondientes a cada fila y realizará la misma operación como

se muestra en Figura25.

Si se quiere que uno de los parámetros de la operación creada, sea estático, es decir que se

mantenga al ser esta copiada se deben agregar dos signos pesos. Si en el ejemplo se espera que

D4 se mantenga siempre, se escribe $D$4 como se muestra en Figura26.

Figura23: Operaciones básicas en celdas

Al presionar Enter

Al presionar Enter

Figura25: Resultado de una duplicación de operación

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II. Funciones Prediseñadas:

En esta sección estudiaremos las funciones: Suma, Promedio, Moda, desviación

estándar y mediana. Cada una de ellas se aplica a un conjunto de datos.

SUMA: En la columna Datos de Figura27 se muestran las notas de 12 diferentes estudiantes, si

se quiere saber cuánto suman. Se debe escribir en otra celda =SUMA(selección de celdas a

sumar) y aplicar un enter. De esta manera se concretará la suma de todas las celdas

seleccionadas como se muestra en Figura27.

PROMEDIO: En la columna Datos de Figura28 se muestran las notas de 12 diferentes

estudiantes, si se quiere saber cuál es el promedio. Se debe escribir en otra celda

=PROMEDIO(selección de celdas a promediar) y aplicar un enter. De esta manera se calculará el

promedio de todas las celdas seleccionadas como se muestra en Figura28.

Al presionar Enter

Figura26: Parámetro Estático.

Al presionar Enter

Figura27: Función Suma.

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MODA: En la columna Datos de Figura29 se muestran las notas de 12 diferentes estudiantes, si

se quiere saber cuál es la moda. Se debe escribir en otra celda =MODA(selección de celdas a

calcular moda) y aplicar un enter. De esta manera se encontrará la moda de todas las celdas

seleccionadas como se muestra en Figura29.

DESVEST: En la columna Datos de Figura30 se muestran las notas de 12 diferentes estudiantes,

si se quiere saber cuál es la desviación estándar. Se debe escribir en otra celda

=DESVEST(selección de celdas a calcular desviación estándar) y aplicar un enter. De esta manera

se calculará la desviación estándar de todas las celdas seleccionadas como se muestra en

Figura30.

Al presionar Enter

Figura28: Función Promedio.

Al presionar Enter

Figura29: Función Moda.

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MEDIANA: En la columna Datos de Figura31 se muestran las notas de 12 diferentes estudiantes,

si se quiere saber cuál es la mediana. Se debe escribir en otra celda =MEDIANA(selección de

celdas a calcular la mediana) y aplicar un enter. De esta manera se calculará la mediana de

todas las celdas seleccionadas como se muestra en Figura31.

III. Función Si:

Esta función permite relacionar un valor lógico considerando que se cumpla o no. Por ejemplo,

si e quiere indicar automáticamente cuando el relación a una nota un estudiante ha aprobado o

reprobado un ramo. Existe una lista de cinco promedios de notas y en la columna del lado se

quiere indicar reprobado o aprobado según corresponda se debe escribir en esta =SI(celda<4;

“Reprobado”; “Aprobado”) como se muestra en Figura32.

Al presionar Enter

Figura30: Función Desviación Estandar.

Al presionar Enter

Figura31: Función Mediana.

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Al presionar Enter

Figura32: Función Si.

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Validación

Para comprender correctamente se explicará mediante un ejemplo. Consideremos una

calculadora donde se pueden ingresar dos números y posteriormente se suman y multiplican

automáticamente. Primero se crea la interfaz como se muestra en Figura33.

Se quiere validar las celdas D4 y D6 para que se puedan ingresar solo números y que

estos estén entre 0 y 100. Entonces se deben seleccionar ambas celdas y hacer clic en

DatosValidación de datosValidar datos entonces se abrirá la ventana que se muestra en

Figura34.

Figura33: Interfaz calculadora.

Figura34: DatosValidación.

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Entonces se selecciona en permitir, “número entero”, luego en datos se elige “entre” y

se fijan los parámetros entre 0 y 100 como se muestra en Figura35.

Luego se cambia a la pestaña “Mensaje de entrada”, aquí se escribe un mensaje para

que aparezca al posicionarse sobre la celda como se muestra en Figura36.

Luego se cambia a la pestaña “Mensaje de error”, aquí se escribe un mensaje para que

aparezca cuando se ingresan datos no validos y se selecciona límite para que no se acepten

como validos esto se muestra en Figura37. Finalmente se hace clic en aceptar y las celdas

quedan validadas.

Figura35: Validación de datos, configuración

Figura36: Validación de datos, mensaje entrante

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Lista:

Una lista permite generar distintas opciones de respuesta a una pregunta, para

comprender el proceso, planteamos la pregunta: ¿Cuántas patas tiene una tortuga?, luego

hacemos clic en un celda más debajo de la pregunta (donde crearemos la lista) tal como se

muestra en Figura38.

Figura37: Validación de datos, mensaje de error

Figura38: Ejemplo de lista

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Luego vamos a la pestaña datos y hacemos clic en validación de datos, entonces en la

categoría “Permitir”, seleccionamos lista, tal como se muestra en Figura39.

Entonces se debe hacer clic en el botón origen, donde debemos escribir las alternativas

separadas por “;” tal como se muestra en Figura40.

Una vez seleccionados los datos se debe presionar enter y aceptar, entonces obtendremos el

resultado observado en Figura41.

Figura39: Seleccionar lista

Figura40: selección de datos

Figura41: Lista creada

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Formato Condicional

Dar Formato condicional a una o más celdas implica que cuando contengan un contenido

determinado su formato cambie. Supóngase una tabla con tres distintas notas de 5 diferentes

alumnos como se muestra en Figura42.

Luego se seleccionan todas las celdas donde posteriormente se escribirán las notas y se

hace clic en InicioFormato condicional entonces se desprende un menú como se muestra en

Figura43.

Entonces se hace clic n “Resaltar reglas de celdas” entonces se desprende un nuevo

menú como se muestra en Figura44.

Figura42: Interfaz formato condicional

Figura43: Formato, formato condicional

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Para este ejemplo se selecciona es menor que, entonces se abrirá una ventana como se

muestra en Figura45.

En la ventana de Figura45 se escribe 4 con formato personalizado…, así se abrirá una

nueva ventana de donde se elige un formato de fuente y relleno para esta condición en este

caso fondo naranja y letra roja.

Luego manteniendo las celdas de las notas seleccionadas se hace clic nuevamente en

InicioFormato condicionalResaltar reglas de celdasMas reglas. Así se abrirá la ventana

que se muestra en Figura46.

Figura44: Menú resalta reglas de celdas

Figura45: Dar condición

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En la ventana de Figura46, Valor de la celda mayor o igual que 4, entonces se hace clic en

formato y se selecciona en este caso relleno celeste y letra azul. Así se obtiene el resultado que

se muestra en Figura47 cuando se escriben las notas.

Figura46: Nueva regla

Figura47: Resultado formato condicional

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Protección

En el mismo ejemplo utilizado en la sección de formato condicional, es lógico pensar que

se quiere que el usuario pueda modificar solo las celdas donde se ingresan las notas, para

hacerlo primero se deben seleccionar dichas celdas y hacer clic derecho sobre la selección y

luego en formato de celdas como se muestra en Figura48.

Entonces se abrirá una nueva ventana, en ella se selecciona la pestaña proteger y se

deselecciona la opción bloqueada como se muestra en Figura49. Por último se hace clic en

aceptar.

Figura48: Seleccionar celdas a proteger

Figura49: Deseleccionar bloqueada

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Luego se debe hacer clic en Revisar Proteger Hoja así aparecerá una nueva ventana

como se muestra en Figura50.

Finalmente en la ventana de la Figura50, se escribe una contraseña y se hace clic en

aceptar y luego se vuelve a escribir la misma contraseña y se hace clic en aceptar. Así se logra

bloquear todas las celdas de la hoja excepto las de las notas. Para este ejemplo la contraseña es

123.

Figura50: Proteger hoja

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Filtrar Datos

Para ejemplificar como filtrar datos, se utilizará una lista de notas en tres asignaturas de

un curso tal como se muestra en Figura51.

Para generar un filtro se deben seleccionar todas las celdas de la primera fila y en el

menú inicio seleccionar el botón ordenar y filtrar como se muestra en Figura52.

Figura51: Lista para filtrar datos

Figura52: Para crear filtro

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En la lista que se desprende seleccionamos filtro y obtendremos el resultado que se

observa en Figura53.

Ahora puedo ir por ejemplo al filtro de matemáticas y ver solo las notas rojas. Para eso,

hago clic en la flecha de matemáticas, selecciono filtros de número, luego en es menor que y

veré la pantalla que se muestra en Figura54 donde debo poner 4.

Una vez presionado aceptar, solo veremos a quienes tienen nota menor que cuatro

como se muestra en Figura55.

Figura53: Para crear filtro

Figura54: Para crear filtro

Figura55: Resultado de un filtro

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Tablas Dinámicas

Para crear una tabla dinámica utilizaremos el mismo ejemplo del apartado anterior,

primero debemos ir a insertar y seleccionar tabla dinámica, entonces veremos la ventana que se

muestra en Figura56.

Luego debemos seleccionar el botón ubicado en tabla o rango y luego seleccionar la

tabla que queremos convertir en dinámica, tal como se muestra en Figura57.

Una vez seleccionada la tabla, presionamos enter y luego aceptar entonces aparecerá en

pantalla la imagen y menú que se muestra en Figura58.

Figura56: Insertar tabla dinámica

Figura57: Creando tabla dinámica

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Luego debemos seleccionar los elementos que queremos intervenir, en este caso elegiré

estudiantes, matemáticas, lenguaje y Ciencias, como se muestra en Figura59.

Figura58: Menú de tabla dinámica

Figura59: Activación de taba dinámica

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Entonces debemos seleccionar que queremos hacer en cada columna, en este caso por

ejemplo quiero que me muestre el promedio general y por estudiante, para eso debo hacer clic

en el menú (cuadro inferior derecho) de matemáticas por ejemplo como se muestra en la

Figura60.

Luego hacemos clic en Configuración de campo de valor.. . Que se muestra destacado en

Figura60, en la nueva ventana selecciono promedio y aceptar, tal como se muestra en Figura61.

Figura60: Programación taba dinámica

Figura61: Seleccionar promedio en tabla dinámica

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Por supuesto podríamos haber seleccionado cualquiera de los otros parámetros en el

menú. Luego repetimos el proceso para las otras dos asignaturas y nuestra tabla se verá como

en Figura62.

Una vez realizada esta acción podemos dirigirnos al menú en el cuadro superior derecho

y seleccionar valores y moverlos al cuadro inferior izquierdo para visualizar la tabla de otra

manera, como se muestra en Figura63.

Ahora moveré los campos de las asignaturas desde el cuadro inferior derecho al superior

izquierdo como se muestra en Figura64.

Figura62: Promedio en tabla dinámica

Figura63: Cambio de Fila a columna

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Si hago clic en matemáticas y selecciono la opción Configuración de campo de valor.. .

Veré la ventana que se muestra en Figura65.

Si ahora seleccionamos personalizado podremos seleccionar distintos campos para

mostrar en nuestra tabla, en este caso seleccionaré promedio, max y min. Entonces la tabla se

verá como se muestra en Figura66.

Figura64: Filtro en tabla dinámica

Figura65: Varios filtros

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Para poder visualizar los filtros seleccionados debo hacer clic en la asignatura y

seleccionar mover rótulos a fila y luego mover al principio, entonces la tabla se visualizará como

se muestra en Figura67.

Figura66: Varios filtros 2

Figura67: Filtros creados