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8/17/2019 Manual de Ceremonial y Protocolo INACAP borrador.docx

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Manual de

Ceremonial yProtocolo


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Tabla de contenido

1 Introducción........................................................................................1

2 Defniciones de Actividades Institucionales y de Sede.......................2

2.1 Actividades Institucionales............................................................2

2.1.1 Actividades Corporativas.........................................................2.2 Actividades de Sede......................................................................

!r"ani#ación de Actividades..............................................................$

.1 Presupuesto...................................................................................$

.2 %esponsables................................................................................&

.2.1 Actividades institucionales o de Sede.....................................&

.2.2 Actividades corporativas.........................................................&. %e"istro.........................................................................................'

..1 Acciones de re"istro previas a la actividad..............................'

..2 Acciones de re"istro posteriores a la actividad.......................(

.$ Coordinación de acciones..............................................................)

.& Invitados y correspondencia protocolar......................................1*

.&.1 Autoridades invitadas............................................................1*

.&.2 Tar+eta de invitación..............................................................11

.&. Confrmación de invitados.....................................................1

.' ,ocativos.....................................................................................1'


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.( Precedencias...............................................................................1).(.1 !rden de precedencia de Autoridades %e"ionales................1)

.(.2 !rden de precedencia protocolar en I-ACAP.........................2*

.(. !radores................................................................................21

.(.$ Protocolo de invitados...........................................................21

. /ibreto.........................................................................................2

.) Maestro0a de Ceremonia............................................................2$

.1* Interpretación de imnos nacionales e institucionales................2&

.11 3oto"ra45as..................................................................................2'

.11.1 Actividades Corporativas.......................................................2(

.11.2 Actividades institucionales....................................................2

.11. Actividades de Sede..............................................................2)

$ ,isitas de autoridades a Sedes.........................................................*

& ,isitas protocolares a autoridades nacionales y re"ionales.............1

&.1 Autoridad nacional......................................................................1

&.2 Autoridad re"ional.......................................................................1

' Situaciones de duelo6.......................................................................2

'.1 Duelos ofciales o nacionales......................................................2

'.2 Duelos institucionales.................................................................2

'. Duelos de Sede...........................................................................

'.$ -ormas "enerales en situación de duelo....................................


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'.$.1 Autoridad superior 0inte"rantes del Conse+o Directivo7 Conse+oSuperior y ,icerrectores de Sede....................................................

'.$.2 Colaborador...........................................................................

'.$. Docente.................................................................................$

'.$.$ Alumno..................................................................................$

'.$.& 3amiliares directos autoridad superior...................................$

( Ane8o 1.............................................................................................&(.1 Tipos de actividades....................................................................&

(.1.1 Aniversario............................................................................&

(.1.2 Titulación...............................................................................&

(.1. 9ntre"a de certifcados..........................................................&

(.1.$ Carla....................................................................................&

(.1.& Con4erencia...........................................................................'(.1.' Curso.....................................................................................'

(.1.( Taller......................................................................................'

(.1. Seminario..............................................................................'

(.1.) Mesa redonda........................................................................(

(.1.1* Panel de discusión.................................................................(

(.1.11 3oro.......................................................................................(

(.1.12 9ncuentro..............................................................................(

(.1.1 Simposio................................................................................(

(.1.1$ Con"reso...............................................................................


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(.1.1& Ciclo.......................................................................................(.1.1' :ornada..................................................................................)

(.1.1( 3eria.......................................................................................)

(.1.1 !tras actividades de Sede.....................................................)

(.2 Pro"ramas b;sicos para al"unas ceremonias.............................$*

(.2.1 Ceremonia de Titulación........................................................$*

(.2.2 9ntre"a de Certifcados de Capacitación...............................$2

(.2. Seminarios y Con4erencias....................................................$2

(.2.$ 9ntre"a de reconocimientos..................................................$2

(.2.& 3irma de convenios................................................................$2

(.2.' ,isitas protocolares6..............................................................$

(.2.( Cócteles y recepciones..........................................................$

Ane8o 2.............................................................................................$&

.1


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1 Introducción

os actos y ceremonias >ue se reali#an en I-ACAP7 re>uieren

estar dotados de uni4ormidad y revestidos de la solemnidad

correspondiente a su presti"io e ima"en corporativa. Por ello7 la

Secretar5a ?eneral7 presenta el Manual de Ceremonial y

Protocolo7 con el ob+etivo de ordenar y orientar su elaboración y dise@o

en las di4erentes ,icerrector5as7 Sedes y Direcciones. 9l Manual pretende

aportar y apoyar con los elementos a considerar en la or"ani#ación y

reali#ación de ceremonias7 eventos acadmicos7 visitas protocolares y

actos ofciales de I-ACAP.

/


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2 Defniciones de ActividadesInstitucionales y de Sede

on el ob+etivo de mantener y 4ortalecer la ima"en e identidad

corporativa7 I-ACAP se relaciona tanto con la comunidad

interna como e8terna7 para lo cual reali#a acciones7 como la

or"ani#ación de diversas actividades acadmicas7 culturales7

sociales y de vinculación con el medio.

C2.1 Actividades InstitucionalesSe defne como “Actividad Institucional” a>uella actividad interna oe8terna7 de Casa Central o de Sedes7 >ue tiene un impacto a nivel

institucional 0m;s all; de una sede y considera la presencia de6

B Inte"rantes del Conse+o Directivo.

B %ector.

B Inte"rantes del Conse+o Superior.

B Autoridades de "obierno a nivel nacional7 autoridades de

asociaciones "remiales a nivel nacional o m;8imo directivo de una

empresa de presencia nacional o e8tran+era.

9stas actividades pueden ser or"ani#adas por una ,icerrector5a7 Sede o

Dirección y deben ser coordinadas por la ,icerrector5a de 98tensión

0,%9 a travs de las Direcciones de Maretin" y de Comunicaciones

Internas de Casa Central.


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Por su parte7 Secretar5a ?eneral a travs de Asuntos Corporativos7

evaluar; si dica actividad re>uiere la presencia del %ector yo al"unaautoridad del Conse+o Directivo o Conse+o Superior.

/as actividades institucionales deben re"istrarse en el Calendario de

Actividades Institucionales7 de acuerdo al instructivo vi"ente disponible

en la intranet7 el cual es administrado por la Dirección de

Comunicaciones Internas.

2.1.1Actividades Corporativas

Dentro de las Actividades Institucionales7 e8isten ceremonias

denominadas “Actividades Corporativas” 7 las cuales se dividen en $

cate"or5as6

• Inicio de a@o acadmico

• Cuenta anual de rector5a

• Inicio de obras de nueva Sede

• Inau"uración de nueva Sede

9stas actividades ser;n coordinadas directamente por Secretar5a

?eneral7 a travs de Asuntos Corporativos.

2.2 Actividades de Sede

Son todas a>uellas actividades de car;cter acadmico y no acadmico7

or"ani#adas y coordinadas por la unidad "estora de los mismos y >uesolo tienen impacto local. 9n estos actos7 >uienes estn a car"o

0Director o :e4e de Comunicaciones deben solicitar la asesor5a de las

Direcciones de Comunicaciones Internas y Maretin" de la ,icerrector5a

de 98tensión y preparar la actividad de acuerdo a este manual7 con el


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del evento debe elaborar un in4orme de los "astos7 el cual debe

presentar al responsable del centro de costo correspondiente.

.2 %esponsables

.2.1Actividades institucionales o de Sede

9l or"ani#ador de una actividad institucional o de Sede ser; el

responsable del 8ito de la misma. 9n el caso de las Sedes7 el

responsable debe ser el Director o :e4e de Comunicaciones. Sus

obli"aciones ser;n las si"uientes6

• 9laborar la minuta de la actividad7 la >ue debe incluir los datos de

la actividad 04eca7 ora y lu"ar7 ob+etivos de la actividad7

oradores7 participantes e ideas 4uer#a.• Solicitar el re"istro de la actividad antes y despus de la misma7

de acuerdo a lo establecido en el punto ..• Coordinar la acciones de la actividad en todos sus aspectos7

solicitando los apoyos correspondientes a las direcciones deComunicaciones Internas y Maretin" de la ,icerrector5a de

98tensión 0coti#aciones7 invitaciones7 confrmaciones7 asistencia

de invitados7 otros.• Coordinar la elaboración del libreto7 de acuerdo a la minuta.• 9le"ir maestro de ceremonia.• Coordinar las 4oto"ra45as.• Solicitar y coordinar con la Dirección de Comunicaciones Internas

su di4usión interna y e8terna 0nota interna7 nota para la p;"inaEeb y comunicados de prensa.

• ?enerar órdenes de compra y coordinar pa"o a proveedores.• Controlar el presupuesto.


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.2.2Actividades corporativas

/a or"ani#ación de una actividad corporativa estar; a car"o de varios

responsables. Si bien se ri"e por los puntos se@alados en el inciso

anterior7 los responsables estar;n a car"o de6

• Solicitar el re"istro de la actividad antes y despus de la misma

0:e4e de Asuntos Corporativos.• Coordinar las acciones de la actividad en todos sus aspectos

lo"5sticos y de alimentación 0:e4e de 98tensión Actividades

Corporativas.• 9laborar base de datos de invitados7 enviar invitaciones y reali#ar

confrmaciones 0Secretaria del ,icerrector de Sede o a >uien ste

asi"ne.• 9laborar el discurso del orador principal 0:e4e de Asuntos

Corporativos.• 9laborar el libreto 0:e4e de Medios y ,ocer5as.• 9le"ir maestro de ceremonia 0Secretario ?eneral.•

Ase"urar asistencia de invitados 0:e4e de Asuntos Corporativos.• Coordinar las 4oto"ra45as 0:e4e de Asuntos Corporativos.• Coordinar di4usión en medios nacionales y re"ionales 0:e4e de

Medios y ,ocer5as.• ?enerar solicitudes de órdenes de compra y coordinar pa"o a

proveedores 0:e4e de Asuntos Corporativos.• Controlar el presupuesto 0:e4e de Asuntos Corporativos.


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. %e"istro

..1Acciones de re"istro previas a la actividad

3.3.1.1Actividades institucionales (incluidas las actividades

corporativas)

9l or"ani#ador de una actividad institucional 0incluidas las corporativas

deber; re"istrar su actividad7 se"Fn el procedimiento establecido en el

instructivo del Calendario de Actividades Institucionales7 con el fn de

>ue la ,icerrector5a de 98tensión7 a travs de la Dirección deComunicaciones Internas7 tome conocimiento del evento7 lo apruebe 0si

4uera del caso y lo coordine en con+unto con la Dirección de Maretin".

Si la actividad involucra a "rupos de inters7 defnidos en la Pol5tica

Institucional de ,inculación con el Medio7 la Dirección de

Comunicaciones Internas in4ormar; a la Dirección de ,inculación con el

Medio 0D,cM7 con el fn de ase"urar el re"istro y se"uimiento de la

evidencia del evento.


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.$ Coordinación de acciones

9l or"ani#ador de la actividad deber; coordinar con la ,icerrector5a de

98tensión a travs de las Direcciones de Comunicaciones Internas y de

Maretin" todas las acciones relacionadas con el evento7 teniendo en

cuenta los si"uientes elementos6

• Determinar y reservar lu"ar de reali#ación de la actividad7 con

base en el ob+etivo de la ceremonia y cate"or5a del acto y de los

invitados. 9s conveniente tener claridad sobre el nFmero de

invitados7 para ubicar el lu"ar m;s adecuado7 de modo >ue la

"ente >uede cómoda y en lo posible7 sin espacios vac5os.

• Coordinar invitaciones 45sicas y electrónicas7 elaboración de sobres

y eti>uetas7 ensobrado7 env5o y confrmación de asistencia 0ver

ac;pite GInvitados y correspondencia protocolarH.

• 9stablecer necesidad de amplifcación y e>uipos audiovisuales

+unto con el personal de apoyo correspondiente para su mane+o.• Contactar7 si se re>uiere7 personal de apoyo para confrmar

asistencia y atender la recepción y ubicación de invitados el d5a de

la ceremonia.

• ,erifcar otras necesidades6 presentación de coro7 entre"a de

diplomas7 bande+as7 obse>uios7 ores7 placa primera piedra7

cascos7 palas7 crucif+o7 cinta tricolor7 ti+eras con man"o de metal7

radios7 banderas 0plancadas7 rompeflas7 podio7 pendones yotros.

• Con4eccionar libreto 0ver ac;pite G/ibretoH.

• Considerar maestro de ceremonia 0ver ac;pite GMaestro de

ceremoniaH.


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• %eservar estacionamientos para invitados e in4ormar al personal

de la "uardia 0si es necesario entre"ar 4oto de autoridades para4acilitar el in"reso.

• Preparar vocativos para autoridades y precedencia 0ver ac;pites

G,ocativosH y GPrecedenciaH.

• Defnir uso de testera y confrmar la presencia de los convocados a

sta.

• !rdenar7 revisar y disponer re>uerimientos fnales6 piocas

autoridades I-ACAP7 eti>uetas7 a"ua7 vasos7 micró4onos7 banderas7manteles7 pendones y ornamentos.

• Determinar la reali#ación de recepción 0comida7 cóctel o

ban>uete7 y si ste se re>uiere7 defnir lu"ar7 ban>uetero y

espacios >ue utili#ar; el contratado.

.& Invitados y correspondencia protocolar

.&.1Autoridades invitadas

A las principales autoridades invitadas al evento7 se debe enviar por

escrito el propósito de la actividad7 especifcando si se desea >ue a"an

uso de la palabra y7 si es as57 su"erir la tem;tica a tratar.

/as actividades a las >ue se inviten autoridades de car;cter nacional

0Presidente7 Ministros o Subsecretarios u otras no "ubernamentales7

deber;n considerar7 en lo posible7 la presencia del Presidente o del,icepresidente del Conse+o Directivo yo del %ector de I-ACAP7

evaluando caso a caso7 >uin ser; el emisor de la respectiva invitación

4ormal en coordinación con Asuntos Corporativos.


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9n el evento >ue nin"una de las autoridades anteriores pueda asistir a la

actividad7 se considerar; la presencia de al menos un miembro delConse+o Superior de I-ACAP7 adem;s del ,icerrector de Sede o Director

de la unidad respectiva7 evaluando caso a caso >uin "estionar; y

4ormali#ar; la invitación a la autoridad nacional en nombre de I-ACAP7

en coordinación con la Dirección de Comunicaciones Internas.

9l proceso y el protocolo de invitación de autoridades de car;cter

nacional se"uir; lo establecido en la Circular -J ( 2**(7 actuali#ada en

abril de 2*1.

/as actividades a las >ue asistan miembros del Conse+o Directivo de

I-ACAP7 deber;n considerar7 la presencia del %ector7 como primera

opción7 >uien ser; el emisor de la respectiva invitación 4ormal. 9n caso

>ue ste no pueda asistir7 se evaluar; caso a caso la presencia y

4ormali#ación de la invitación por parte de otros miembros del Conse+o

Superior7 ,icerrector de Sede o Director de la unidad respectiva7 en

coordinación con la Asuntos Corporativos y la Dirección de

Comunicaciones Internas.

9n la eventualidad >ue una autoridad de nivel nacional o un miembro

del Conse+o Directivo de I-ACAP anuncie su asistencia a al"una

actividad institucional o de Sede7 se deber; in4ormar a Asuntos

Corporativos.

.&.2Tar+eta de invitación

Al remitirse una invitación a una actividad de I-ACAP7 se "uardar;n las

si"uientes 4ormalidades6

/as invitaciones deber;n ser cuidadosamente redactadas siempre en

tercera persona sin"ular.


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/as invitaciones contar;n con una versión 45sica yo electrónica7 con el

adecuado uso de la marca corporativa 0de acuerdo al manual7 cuyadia"ramación y dise@o ser; establecida yo visada por la Dirección de

Maretin".

Se debe indicar claramente el propósito de la misma7 lu"ar7 ora y

dem;s pormenores. Debe incluir un nFmero de tel4ono de confrmación

yo correo electrónico.

Se debe desi"nar a una persona >ue llame para confrmar la asistencia

de a>uellos invitados >ue no lo ayan eco por otros medios.

Si la invitación es personali#ada debe indicarse nombre completo y

car"o de >uien invita y nombre completo7 car"o7 unidad yo institución

del invitado.

Si la invitación es "enrica el invitado debe ser tratado de ue se invite autoridades de ?obierno de alto ran"o 0Presidente

de la %epFblica7 Ministros de 9stado7 etc.7 se su"iere >ue sean cursadas

con * d5as de anticipación7 evaluando caso a caso7 >uin ser; el emisor

de la respectiva invitación 4ormal en coordinación con Asuntos

Corporativos.

9l tiempo de despaco previo de una invitación es de 1* d5as ;biles

como m5nimo y 2* como m;8imo7 y ste estar; a car"o de la,icerrector5a de 98tensión7 e8cepto en el caso de las actividades

corporativas7 cuyo despaco estar; a car"o de la Secretar5a ?eneral. 9l

despaco se reali#ar; por correo postal para las invitaciones 45sicas y por

el sistema electrónico para las invitaciones di"itales cuando

corresponda.


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Si entre los invitados se encuentran autoridades re"ionales 0Intendente

%e"ional7 diputados y senadores de la #ona7 etc.7 se su"iere >ue sedespacen con 2* d5as de antelación7 evaluando caso a caso7 >uin ser;

el emisor de la invitación 4ormal y su respectivo se"uimiento en

coordinación con Asuntos Corporativos.

.&.Confrmación de invitados

/os invitados podr;n confrmar su asistencia o inasistencia a la

actividad7 llamando al tel4ono indicado en la tar+eta de invitación o

mediante el sistema electrónico de env5o de invitaciones di"itales.

Ambos canales deber;n conuir a un arcivo Fnico donde se encuentre

la lista de invitados y se re"istre correctamente su confrmación positiva

o ne"ativa a la actividad. Si se an enviado invitaciones di"itales7 se

su"iere re"istrar las respuestas tele4ónicas en el sistema electrónico de

env5o de invitaciones7 de modo de contar con un consolidado de los

distintos canales de confrmación.

3.5.3.1Confrmación teleónica

9n el caso de los invitados >ue no confrman su participación7 la persona

desi"nada para estos e4ectos deber; reali#ar la confrmación tele4ónica.

Con el ob+etivo de res"uardar la ima"en corporativa7 para responder o

acer llamados tele4ónicos7 se recomienda ser amable7 utili#ar un tono

de vo# a"radable y se"uir el si"uiente protocolo6

3.5.3.1.1 !ecepción de llamados teleónicos

I"ACA#7 $uenos d%as 0tardes.

&a$la 0su nombre7 'en u puedo a*udarle+


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Si la llamada es para confrmar la asistencia a un evento7 debe contar

con la in4ormación a mano para responder dudas7 como d5a7 ora7 lu"ar7estacionamiento7 tenida y otros. /ue"o7 debe re"istrar su nombre en la

lista de confrmación7 indicando si asiste o no. Posteriormente7 debe

enviar la in4ormación a la persona encar"ada para actuali#ar esta

in4ormación en el sistema electrónico de env5o de invitaciones di"itales7

cuando corresponda.

3.5.3.1.2 !eali,ación de llamados teleónicos

Para confrmar la asistencia a un evento7 debe contar con la in4ormación

a mano para responder dudas7 como d5a7 ora7 lu"ar7 estacionamiento7

tenida y otros. Debe tambin tener disponible la invitación di"ital.

Adem;s7 deber; tener a mano todos los datos de la persona >ue

contacta7 incluyendo mail7 con el fn de enviarle inmediatamente la

invitación di"ital7 en caso de no aberla recibido.

-uenos d%as (tardes). &a$la 0su nombre de I"ACA#. 'Se

encontrar 0nombre del invitado+

Si abla con la secretaria o asistente6

/sto* llamando para confrmar la asistencia del se0or(a)

0nombre del invitado al evento 0nombre completo del

evento orani,ado por I"ACA#. '&a$r reci$ido la

invitación+Si recibió la invitación6

u* $ien 'podr%a inormarme si l (ella) asistir a la actividad+

09sperar respuesta. uc4as racias por avor inorme al

se0or(a) 0nombre del invitado ue le esperamos el d%a


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04eca del evento a las 0ora del evento 4oras en la Sede

I"ACA# (nom$re de la sede) 0en caso de confrmarasistencia. amentamos muc4o ue no pueda

acompa0arnos en esta ocasión. /speramos contar con su

presencia en un pró6imo evento 0en caso de declinar la

invitación. uc4as racias.

Si no recibió la invitación6

#erm%tame confrmar su correo electrónico 0leer el eBmail de

contacto. 'e parece ue le reenv%e la invitación a usted+

#or avor ind%ueme su correo electrónico. 0%e"istrar eB

mail de la secretaria o asistente y enviar la invitación

di"ital a ese correo. 'Cundo le llamo nuevamente para

confrmar la asistencia del se0or(a) 0nombre del invitado+

09sperar respuesta. u* $ien le volver a llamar en la

ec4a indicada. uc4as racias.

Si abla directamente con el invitado 0a6

/sto* llamando para confrmar su asistencia al evento 0nombre

completo del evento orani,ado por I"ACA#. '&a$r

reci$ido la invitación+

Si recibió la invitación6

u* $ien 'podr%a inormarme si asistir a la actividad+

09sperar respuesta. uc4as racias le esperamos el d%a

04eca del evento a las 0ora del evento 4oras en la Sede

I"ACA# (nom$re de la sede) 0en caso de confrmar

asistencia. amentamos muc4o ue no pueda


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acompa0arnos en esta ocasión. /speramos contar con su

presencia en un pró6imo evento 0en caso de declinar lainvitación. uc4as racias.

Si no recibió la invitación6

#erm%tame confrmar su correo electrónico 0leer el eBmail de

contacto. 'e parece ue le reenv%e la invitación+ 09nviar

la invitación di"ital. '#odr asistir+ 09sperar respuesta.

uc4as racias le esperamos el d%a 04eca del evento a

las 0ora del evento 4oras en la Sede I"ACA# (nom$re de

la sede) 0en caso de confrmar asistencia. amentamos

muc4o ue no pueda acompa0arnos en esta ocasión.

/speramos contar con su presencia en un pró6imo evento

0en caso de declinar la invitación. uc4as racias.

/ue"o7 debe re"istrar su nombre en la lista de confrmación7 indicando si

asiste o no. Posteriormente7 debe enviar la in4ormación a la persona

encar"ada para actuali#ar esta in4ormación en el sistema electrónico.

.' ,ocativos

,ocativo es el trmino o tratamiento >ue se utili#a para diri"irse a una

autoridad en un acto pFblico o a travs de una comunicación escrita7 y

>ue se establece de acuerdo a su ran"o al interior de una institución y

en el caso de autoridades e8ternas7 de acuerdo al protocolo >ue aparece

en la tabla.

Para su aplicación en los actos de I-ACAP7 se recomienda6


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a -ombrar a una persona encar"ada de confrmar los vocativos7 los

>ue deben ser entre"ados al maestro de ceremonia y a losoradores antes del inicio del evento.

b Cual>uier otra autoridad no incluida en el listado >ue se indica a

continuación7 puede recibir el vocativo de se@or7 se"uido del car"o

>ue [email protected] 9n a>uellos casos en >ue determinada autoridad o personalidad

ten"a m;s de un car"o7 corresponde utili#ar siempre el vocativo

de m;s alto ran"o >ue le sea aplicable.d 9n los discursos deber; mencionarse7 a su inicio7 como vocativo7 a

un nFmero restrin"ido de las autoridades presentes7 evitando

e8ceder un nFmero superior a 1*7 pudiendo desi"nar el resto de

las autoridades presentes al acto o ceremonia por car"os

"enricos y por la denominación de Gse@oras y [email protected] /os vocativos no deben improvisarse. Antes del comien#o de la

ceremonia7 debe verifcarse la lle"ada de las autoridades incluidas

en ellos a fn de evitar omisiones >ue pueden resultar

ine8cusables.4 /as autoridades e8ternas deben mencionarse antes >ue las

autoridades locales7 si"uiendo las precedencias >ue se indican en

el cap5tulo si"uiente.


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Tabla 1: Protocolo y Vocativos

Autoridad oInstitución Trato Epistolar Trato Personal Para referirse a él / ella

Presidente 0a de la%epFblica

98celent5simo 0a Se@or 0aPresidente 0a de la%epFblica o ,uestra98celencia

98celencia oSe@or 0a Presidente0a oPresidente 0a

Su 98celencia el 0laPresidente 0a de la%epFblica

Presidente delSenado

98celent5simo 0a Se@or 0ao ,uestra 98celencia

Se@or 0a oPresidente 0a o

Senador 0a

Su 98celencia el 0laPresidente 0a del Senado

Presidente de la98cma. CorteSuprema de :usticia

98celent5simo 0a Se@or 0ao

,uestra 98celencia

Se@or 0a Presidente0a o Presidente 0a

Su 98celencia

Presidente de laKonorable C;marade Diputados


,uestra 98celencia

Se@or 0a oPresidente 0a o

Diputado 0a

Su 98celencia el 0laPresidente 0a de la

Konorable C;mara deDiputados

98presidentes de la%epFblica


,uestra 98celencia

Se@or 0a o98presidente 0a

Su 98celencia el 0la98presidente 0a de la%epFblica

Senadores98celent5simo 0a Se@or 0ao,uestra 98celencia

Senador 0aKonorable Se@or 0a oSenador 0a

DiputadosKonorable Se@or0aDiputado0a o,uestra Se@or5a

Diputado 0aKonorable Se@or 0aDiputado 0a

Ministros de 9stado Se@or 0a Ministro 0a Ministro 0a Se@or 0a Ministro 0a

Subsecretarios de

9stado

Se@or 0a Subsecretario 0a Subsecretario 0a Se@or 0a Subsecretario 0a

Intendentes Se@or 0a Intendente 0aSe@or 0a oIntendente 0a Se@or 0a Intendente 0a

?obernadores Se@or 0a ?obernador 0aSe@or 0a o?obernador 0a Se@or 0a ?obernador 0a

Alcaldes Se@or 0a Alcalde 0saSe@or 0a oAlcalde 0sa Se@or 0a Alcalde 0sa

Comandante en :e4edel 9+rcito de Cile

Se@or ?eneral de 9+rcitoSe@or ?eneral o?eneral

Se@or Comandante en :e4edel 9+rcito

Comandante en :e4ede la Armada deCile

Se@or AlmiranteSe@or Almirante oAlmirante

Se@or Comandante en :e4ede la Armada

Comandante en :e4ede la 3uer#a Areade Cile

Se@or ?eneral del AireSe@or ?eneral o?eneral

Se@or Comandante en :e4ede la 3uer#a Area

?eneral Director deCarabineros de Cile

Se@or ?eneral Director deCarabineros

Se@or ?eneral o?eneral

Se@or ?eneral Director deCarabineros

Director ?eneral dela Polic5a deInvesti"aciones deCile

Se@or Director ?eneral dela Polic5a de Investi"aciones

Se@or Director oDirector

Se@or Director ?eneral dela Polic5a de Investi"aciones


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.( Precedencias

/a precedencia se a+usta al protocolo interno7 siendo la mayor +erar>u5a

el Presidente del Conse+o Directivo.

9n el caso de visitas pol5ticas nacionales e internacionales7 la

precedencia se a+ustar; a la re"lamentación ofcial 0Academia

Diplom;tica.

.(.1!rden de precedencia de Autoridades %e"ionales

1. Intendente %e"ional2. Senadores de la Circunscripción por anti"Ledad. Diputados del Distrito por anti"Ledad$. Presidente de la Corte de Apelaciones&. Contralor %e"ional'. 3iscal %e"ional del Ministerio PFblico(. ?obernador Provincial. Alcalde). !fciales ?enerales de las 3uer#as Armadas y de !rden y

Se"uridad PFblica yo Comandante de ?uarnición7 con4ormeanti"Ledad se"Fn su re"lamento interno

1*. Ar#obispo u !bispo Diocesano de la I"lesia Católica y otrosdi"natarios e>uivalentes de otras I"lesias7 con4esiones eInstituciones %eli"iosas

11. !fciales Superiores de las 3uer#as Armadas7 de !rden y Se"uridadPFblica

12. Ministros y 3iscal de la Corte de Apelaciones1. Conce+ales y Conse+eros %e"ionales1$. De4ensor %e"ional1&. Secretarios %e"ionales Ministeriales Kacienda ?obierno 9conom5a7 3omento y Turismo Desarrollo Social 9ducación :usticia


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Traba+o y Previsión Social !bras PFblicas Salud ,ivienda y


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). ,icerrector de Administración y 3inan#as1*. ,icerrector de Innovación y Post"rado11. ,icerrector de Desarrollo Institucional12. ,icerrector Sede Anftriona 0si corresponde1. ,icerrectores Sede 0por orden "eo"r;fco y dentro de

Santia"o7 por orden al4abtico1$. Directores -acionales1&. Directores de Sedes1'. Directores de Carrera1(. Colaboradores1. Docentes

1). 98alumnos2*. Alumnos21. 3amiliares

.(.!radores

9l orden de los oradores depender; de la naturale#a de la actividad.

-o obstante7 como re"la "eneral7 en primer lu"ar debe ablar la

autoridad de menor ran"o y la autoridad de mayor ran"o debe

ablar al fnal.

.(.$Protocolo de invitados

/a ubicación de las autoridades ser; de acuerdo a su cate"or5a7 se"Fn el

orden de precedencia.

3.7.8.1esas o testeras ( Ane6o 2 )

Deben ser e>uilibradas7 con un m5nimo de tres personas.

A. #anel de discusión o mesa redonda

Para los paneles de discusión o mesas redondas7 los invitados ser;n

ubicados protocolarmente en testera7 >uedando el invitado principal

a la dereca del moderador7 >uien ser; siempre el nFmero 1.


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-.

Para la frma de convenios o entre"a de donaciones7 los m;8imosrepresentantes de las instituciones ser;n ubicados protocolarmente

en testera7 >uedando el invitado principal a la dereca del %ector. Si

4ueran tres los frmantes7 el %ector se ubicar; al centro.

C. a I"ACA#

Para los almuer#os protocolares7 los m;8imos representantes de las

instituciones ser;n ubicados uno 4rente al otro al centro de la mesa.

/a m;8ima autoridad de I-ACAP presente es el nFmero 1 y la

m;8ima autoridad de la contraparte es el nFmero 2. /ue"o se van

alternando protocolarmente.

3.7.8.29$icación de -anderas ( Ane6o 3 ):

9n todas las actividades corporativas y en a>uellas donde se cante el

Kimno -acional deber;n estar presentes7 la bandera nacional y la

institucional7 con las si"uientes opciones de ubicación6

9n un estrado7 podio o testera7 la bandera cilena deber; estar a la

i#>uierda del espectador y la institucional7 a la dereca.

9n caso >ue deban empla#arse m;s de dos banderas7 se debe distin"uir:

Si son banderas7 la bandera cilena ocupar; el centro. /a bandera

institucional deber; estar a la i#>uierda del espectador7 a la dereca7 se

ubicar; la bandera de otro pa5s7 la re"ional o la de otra institución

educacional o empresa.

Si el nFmero de banderas es impar7 la bandera cilena ocupar; el

centro7 se"uida a su dereca por la si"uiente en orden al4abtico y a la


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i#>uierda por la >ue le si"ue. 9l pabellón institucional ir; al fnal 0en caso

de >ue las banderas sean pabellones patrios.

Si el nFmero de banderas es par7 la bandera cilena ocupar; el primer

lu"ar de la fla7 siempre a la i#>uierda de la visión del pFblico7 se"uida

de las >ue le suceden en orden al4abtico.

/a bandera institucional no puede ser de menor tama@o >ue otras

banderas >ue la acompa@an7 ni puede >uedar i#ada a menor altura >ue

las dem;s. Se su"iere >ue todas las banderas sean de las mismas

dimensiones y es obli"ación >ue los m;stiles sean de la misma altura y

ten"an el mismo tope.

. /ibreto

9l libreto es un documento >ue permite ordenar por escrito la estructura

o pro"rama de una ceremonia.

9n el caso de actividades corporativas7 el responsable de la preparacióndel libreto ser; el :e4e de Medios y ,ocer5asN en actividades

institucionales7 el responsable es el Coordinador de Producción de la

Dirección de Comunicaciones Internas7 y en actividades de Sede7 el

responsable es el or"ani#ador del evento y revisado por la Dirección de

Comunicaciones Internas7 >ue velar; por mantener la alineación con las

declaraciones y defniciones institucionales.

9l libreto debe estar escrito en letra "rande 0se su"iere Arial 1'7

espaciada 0doble espacio >ue 4avore#ca su 4;cil lectura.

9l libreto incorpora la precedencia de los oradores7 la cual depender; de

la naturale#a de la ceremonia. 0,er punto .(..


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/as palabras y 4rases6 GA continuaciónH7 GProsi"uiendo con esta

ceremoniaH7 GContinuandoH7 sirven para dar continuidad al acto.

9l libreto siempre debe comen#ar solicitando poner en silencio los

celulares. Posteriormente7 si la actividad se reali#a en dependencias de

I-ACAP7 se debe mostrar el video de se"uridad o leer el protocolo en

caso de emer"encia >ue ri"e en el lu"ar. Si la actividad se reali#a 4uera

de I-ACAP7 el lu"ar ele"ido debe contar con su protocolo para actuar en

caso de emer"encia y debe darlo a conocer antes de iniciar la

ceremonia.

9l libreto debe ser entre"ado por el or"ani#ador de la actividad al

Maestro de Ceremonia el d5a anterior a la misma.

9l libreto debe pautear cada acción7 movimiento o palabra del Maestro

de Ceremonia7 con el fn de evitar las improvisaciones.

Antes de la ceremonia se debe revisar el libreto7 incorporando todos los

cambios de Fltimo minuto y la confrmación de los vocativos de acuerdoa la asistencia de las autoridades.

.) Maestro0a de Ceremonia

9l encar"ado de leer el libreto es el 0la Maestro0a de Ceremonia.

9l 0/a Maestro0a de Ceremonia es el encar"ado de 4acilitar y dar

continuidad a un evento7 presentar a las autoridades >ue ar;n uso dela palabra7 controlar los tiempos y el cumplimiento del libreto.

9l 0/a Maestro0a de Ceremonia debe poseer las si"uientes

caracter5sticas6

B Carisma7 buena comunicación con el pFblico.


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B =uena pronunciación y dicción.

B Conservar el ba+o perfl7 entendiendo su rol de 4acilitador y no depersona+e principal.

/a vestimenta del 0la Maestro 0a de Ceremonia debe ser adecuada para

la ocasión. 9n el caso de ser ombre7 debe vestir tra+e oscuro7 camisa

blanca7 corbata lisa "ris maren"o y #apatos ne"ros. 9n el caso de ser

mu+er7 debe vestir con un tra+e de 2 pie#as ne"ro7 blusa blanca y

pa@uelo ro+o.

Si corresponde cantar el Kimno -acional7 el Maestro de Ceremonia debe

dar un paso atr;s del podio y mirar acia la bandera mientras dura la

interpretación del imno.

Se debe disponer de un espacio 45sico defnido >ue utilice el maestro de

ceremonia cuando cede el podio al orador7 a fn de evitar >ue sea un

elemento distractor para el pFblico.

Se deben revisar los micró4onos antes de las ceremonias7 y >ue se

dispon"a de vasos de a"ua para los oradores en el podio y si es

necesario7 contar con lu# en el mismo.

9l Maestro de Ceremonia debe ce@irse estrictamente al libreto7 sin

califcar el discurso de los oradores ni otro tipo de improvisaciones.

.1* Interpretación de imnos nacionales einstitucionales

9l Kimno -acional ser; interpretado Fnicamente en las actividades

corporativas7 actividades de titulación7 entre"a de certifcados de


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capacitación y en a>uellas >ue concurra el Presidente de la %epFblica. 9l

Kimno -acional se cantar; al inicio de la ceremonia.

Si se re>uiere interpretar el Kimno -acional de otro pa5s7 ste se

reali#ar; inmediatamente a continuación del Kimno -acional de Cile.

9n otras actividades no es necesaria la interpretación de nin"Fn imno.

.11 3oto"ra45as

Todo evento debe contar con un reporte "r;fco7 el cual servir; comoevidencia de las diversas actividades >ue se reali#an en I-ACAP y

deber; a+ustarse a la naturale#a de la misma.

9n trminos "enerales7 las 4oto"ra45as6

• Deben planifcarse el d5a anterior al evento7 considerando las

autoridades de I-ACAP >ue deben aparecer acompa@adas por

autoridades e8ternas. Para ello se debe considerar6o 3oto ofcial6 m;8imas autoridades presentes.o Secretario ?eneral o su representante con autoridades del

mundo pol5tico.o ,icerrector -acional de Sedes o su representante con

empresarios.o ,icerrector de Administración y 3inan#as o representante del

;rea inmobiliaria con representantes de las empresas de

ar>uitectura7 constructoras y otros relacionados.

o ,icerrector de Sede con autoridades pol5ticas locales.o ,icerrector de 98tensión o su representante con

representantes de los "rupos de inters presentes se"Fn la

actividad 0e+emplo7 directores de instituciones de 9ducación

Media.• Para prensa nacional7 deben tener un m;8imo de & personas.


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• Para prensa re"ional7 no ay restricciones. De todas maneras7 se

debe confrmar con el mismo medio.• Pueden ser de medio cuerpo y cuerpo entero.• -adie puede aparecer con una copa en la mano.• Deben ser n5tidas.• Con distintos 4ondos7 cuidando >ue apare#ca claramente la marca

I-ACAP. /os 4ondos pueden ser pendones corporativos I-ACAP7

ara@as I-ACAP7 como tambin la construcción de una nueva sede7

el edifcio o el telón de 4ondo del escenario.• Deben tener variedad de personas7 sin repetir una misma

autoridad en mucas 4otos.• Se deben re"istrar los nombres7 car"os y empresas de las

personas >ue aparecen en cada 4oto"ra45a.• 9n la medida de lo posible7 es deseable >ue cada 4oto"ra45a

seleccionada sea enviada a las personas >ue aparecen en la

misma.

.11.1 Actividades Corporativas

9n el caso de las actividades corporativas7 Asuntos Corporativos ser; el

responsable de contratar un 4otó"ra4o pro4esional7 con e8periencia en

4oto"ra45a para medios impresos.

/as 4oto"ra45as deben ce@irse a los lineamientos "enerales e8puestos

anteriormente. Adem;s7 se debe cuidar >ue las autoridades >ue

aparecen en la 4oto principal7 no se repitan en otras 4oto"ra45as o7 en su

de4ecto7 ubicarla en uno de los costados de la misma.

/a 4oto ofcial de la actividad7 depender; de su naturale#a y las

autoridades presentes7 pero en trminos "enerales7 se debe considerar

lo si"uiente6


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3.11.1.1 Inicio de a0o acadmico

• 9n la 4oto"ra45a ofcial debe aparecer el %ector de I-ACAP7 el o los

oradores del evento7 ,icerrector de la sede anftriona y alumnos.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.

3.11.1.2 Cuenta anual de rector%a

• 9n la 4oto"ra45a ofcial debe aparecer el Presidente del Conse+o

Directivo de I-ACAP7 el ,icepresidente del Conse+o Directivo de

I-ACAP u otro inte"rante del mismo7 el %ector de I-ACAP y el

,icerrector de la Sede anftriona.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.

3.11.1.3 Inicio de o$ras de nueva Sede

• /a 4oto"ra45a ofcial se toma alrededor de la primera piedra. -o

puede aber m;s de & personas. 9n "eneral7 deber5a aparecer el

Presidente del Conse+o Directivo de I-ACAP7 el ,icepresidente del

Conse+o Directivo de I-ACAP u otro inte"rante del mismo7 el %ectorde I-ACAP7 el Intendente %e"ional7 el Alcalde de la comuna de la

nueva sede yo el ,icerrector de la Sede. /as autoridades deben

aparecer con casco y pala y sacar otra versión solo con la pala.• Considerar 4oto"ra45a de ,icerrectores de Sede con autoridades

locales con y sin casco.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe ser la obra.

3.11.1.8 Inauuración de nueva Sede

• /a 4oto"ra45a ofcial corresponde al corte de cinta. -o puede aber

m;s de & personas. 9n "eneral7 deber5a aparecer el Presidente del

Conse+o Directivo de I-ACAP7 el ,icepresidente del Conse+o

Directivo de I-ACAP u otro inte"rante del mismo7 el %ector de


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I-ACAP7 el Intendente %e"ional7 el Alcalde de la comuna de la

nueva Sede yo el ,icerrector de la Sede anftriona.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.

.11.2 Actividades institucionales

9n el caso de las actividades institucionales 0distintas a las

corporativas7 la Dirección de Comunicaciones Internas ser; la

responsable de contratar un 4otó"ra4o adecuado a las necesidades del

evento y a los ob+etivos de las 4oto"ra45as.


anteriormente.

• 9n la 4oto"ra45a ofcial deben aparecer las principales autoridades

del evento7 considerando adem;s al %ector si se encuentra dentro

de los asistentes y al ,icerrector de la sede anftriona.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.

.11. Actividades de Sede

9n el caso de las actividades de Sede7 el Director o :e4e de

Comunicaciones7 en su calidad de or"ani#ador del evento7 ser; el

responsable de contratar un 4otó"ra4o adecuado a las necesidades del

evento y a los ob+etivos de las 4oto"ra45as.


anteriormente.

• 9n la 4oto"ra45a ofcial deben aparecer las principales autoridades

del evento7 considerando al ,icerrector de la Sede anftriona.• 9l 4ondo de la 4oto"ra45a debe contener la marca I-ACAP.


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$ ,isitas de autoridades a Sedes

Toda visita de una autoridad nacional7 re"ional o de I-ACAP a una Sede7

debe ser in4ormada por el 9ncar"ado de Comunicaciones de la Sede con

antelación a la 9ditora -acional del Portal Oeb y a la :e4a de Asuntos

Corporativos.

9l Director o :e4e de Comunicaciones debe in4ormar lo si"uiente6

• -ombre y car"o de la0s autoridad0es visitante0s.• -ombre y car"o de la0s autoridad0es de I-ACAP.• !b+etivo de la visita.

/a Dirección de Comunicaciones Internas determinar; la conveniencia

de di4undir la noticia en el portal Eeb.

Si la noticia ser; publicada7 el Director o :e4e de Comunicaciones deber;6

• 9laborar un in4orme sobre la visita.• ,elar por las 4oto"ra45as7 las cuales deben re"irse por las

indicaciones contenidas en el ac;pite G3oto"ra45asH.• 9ntre"ar el te8to a los menos 2 oras despus de concluida la

visita a la 9ditora :e4a del Portal Oeb.

/a 9ditora :e4a del Portal Oeb visar; la noticia y propondr; la 4oto"ra45a

pertinente.

/a aprobación fnal ser; dada por el Secretario ?eneral.


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& ,isitas protocolares a autoridades

nacionales y re"ionales

oda visita a una autoridad nacional o re"ional debe ser

in4ormada previamente a Secretar5a ?eneral a travs de

Asuntos Corporativos7 >uien determinar; la conveniencia y

pertinencia de la misma. T9n caso de ser aprobada7 se debe determinar7 en coordinación conAsuntos Corporativos7 la dele"ación de I-ACAP >ue asistir; y el mensa+e

>ue se desea entre"ar.

&.1 Autoridad nacional

De acuerdo al tipo de autoridad y a la naturale#a de la visita7 sedeterminar; la dele"ación >ue representar; a I-ACAP. /a misma podr5a

estar con4ormada desde el Presidente yo ,icepresidente del Conse+o

Directivo yo un Conse+ero7 el %ector7 un ,icerrector del Conse+o

Superior7 asta otro representante desi"nado por el %ector.

&.2 Autoridad re"ional

/a dele"ación debe estar con4ormada por el ,icerrector de Sede7 el

Director Acadmico7 el Director de Administración y 3inan#as y el

?erente de Capacitación.


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' Situaciones de duelo6

'.1 Duelos ofciales o nacionales

I-ACAP se adiere a duelos nacionales. 9n este caso7 se i#ar; el pabellón

nacional y el institucional a media asta por los d5as >ue indi>ue el

decreto respectivo.

9l procedimiento para levantar la bandera indica >ue sta debe i#arse

asta el tope de m;stil y lue"o ba+arla asta >uedar a media asta. Para

arriar la bandera7 sta se i#a asta el tope y lue"o se ba+a en su

totalidad. 9l pabellón se i#a a las *.** oras de la ma@ana y se arr5a a

las 1.** oras.

'.2 Duelos institucionales

9stas re"las aplican a todas las Sedes de I-ACAP7 por ende7 cuando se

decrete duelo7 ste ser; para todo I-ACAP y no una sede en particular.

9n este caso7 se i#ar; el pabellón institucional a media asta por el d5a.

Son duelos institucionales el 4allecimiento de autoridades superiores.

9n este caso7 se i#ar; solamente el pabellón institucional a media asta

por un d5a7 si"uiendo el procedimiento indicado anteriormente.

9l %ector podr; tambin decretar duelo institucional en el caso del

4allecimiento de un e8alumno7 e8docente o e8colaborador relevante7

cuyo aporte a I-ACAP le a"a acreedor de un omena+e póstumo7


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mediante el s5mbolo de I-ACAP de mayor relevancia7 como es el

pabellón institucional.

'. Duelos de Sede

9stas re"las aplican a la Sede de I-ACAP a4ectada y solo en ella se i#ar;

el pabellón institucional a media asta por el d5a.

Son duelos de Sede el 4allecimiento de colaboradores docentes7 alumnos

y 4amiliares directos de autoridades superiores.

'.$ -ormas "enerales en situación de duelo

De acuerdo al car;cter del duelo se reali#ar;n una serie de acciones6

9n caso de6

'.$.1Autoridad superior 0inte"rantes del Conse+o Directivo7

Conse+o Superior y ,icerrectores de Sede• Aviso de prensa institucional reali#ado por la Dirección de

Comunicaciones Internas

• Corona de ores o caridad enviada por la Dirección de


• Dele"ación de I-ACAP

• Discurso del %ector o su representante

• ,elatorio en sede de I-ACAP 0si la 4amilia as5 lo solicita


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'.$.2Colaborador

• Corona de ores o caridad enviada por la Dirección de %ecursos

Kumanos



'.$.Docente

• Corona de ores o caridad reali#ado por el Director o :e4e de

Comunicaciones de la Sede o 9ncar"ado de Personal.



'.$.$Alumno

•

Corona de ores o caridad enviado por el Director de Asuntos9studiantes o el Director o :e4e de Comunicaciones de la Sede o el

9ncar"ado de Personal.

• Dele"ación de I-ACAP 0entre los dele"ados debe estar7 al menos7

el Director de Asuntos 9studiantes7 el Director de Carrera y el

Director o :e4e de Comunicaciones.

'.$.&3amiliares directos autoridad superior

• Aviso de prensa institucional reali#ado por la Dirección de


• Corona de ores o caridad enviada por la Dirección de



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( Ane8o 1

(.1 Tipos de actividades

(.1.1Aniversario

Celebración de car;cter simple de un acontecimiento interno importante

para la unidad or"ani#adora.

(.1.2Titulación1

Celebración solemne donde se ace entre"a del t5tulo a los alumnos de

una Sede7 a la >ue asisten los titulados y sus 4amiliares. Cuenta con la

presencia de las m;8imas autoridades de la Sede y es un

acontecimiento interno importante para las unidades de Curricular7

98alumnos7 Comunicaciones y Direcciones de Carrera.

(.1.9ntre"a de certifcados

Celebración solemne donde se ace entre"a del certifcado de asistencia

yo aprobación a las personas de los cursos de capacitación.

(.1.$Carla

Consiste en una e8posición de car;cter simple7 "eneralmente con

propósitos de divul"ación o in4ormación7 sobre di4erentes tópicos

tratados sin mayor pro4undi#ación. -o se precisa de re>uisitos previos

para asistir a ella.

1 ;er protocolo completo de ceremonias de


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(.1.&Con4erencia

98posición sobre un tema doctrinal o espec5fco >ue reviste "rados de

comple+idad y pro4undidad. 9st; diri"ida a un auditorio >ue posee

conocimientos previos sobre el tema y su ob+etivo es la di4usión cultural

en ;reas determinadas o la pro4undi#ación en temas especiali#ados.

(.1.'Curso

Con+unto de sesiones peda"ó"icas destinadas a desarrollar varios temas

sobre una materia espec5fca7 durante un periodo determinado7 >ue seestructura en torno a ob+etivos de ense@an#aBaprendi#a+e defnidos o

impl5citos. Para su reali#ación7 se pueden utili#ar materiales de apoyo7

incluir instancias de evaluación y e8i"ir un m5nimo de asistencia. 9l

curso tiene como propósito ampliar la 4ormación "eneral7 pro4esional o

acadmica del pFblico al cual est; diri"idoN por lo tanto7 puede tener

diversos niveles de pro4undidad o comple+idad.

(.1.(Taller

Actividad pr;ctica reali#ada en con+unto por un "rupo de personas con

e8periencia pro4esional en la materia7 orientadas por especialistas

competentes. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a problemas

concretos del ;rea respectiva y posibilitar el intercambio de e8periencias

mediante el traba+o en pe>ue@os "rupos.

(.1.Seminario

Actividad acadmica de car;cter teórico >ue se reali#a a travs de

sesiones de traba+o colectivo de un "rupo de especialistas para estudiar7

anali#ar o enri>uecer un tema previamente determinado. 9st;

pro"ramado y diri"ido por un acadmico e8perto en la materia7 tiene un


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m5nimo de sesiones y concluye con la elaboración de un in4orme fnal

e8puesto por un relator.

(.1.)Mesa redonda

%eunión en la cual un "rupo pe>ue@o de personas versadas en un tema7

"eneralmente polmico7 participa en i"ualdad de condiciones y ba+o la

dirección de un moderador7 e8poniendo sus puntos de vista ante un

pFblico etero"neo. Su propósito es dar a conocer diversos en4o>ues

sobre el mismo problema.

(.1.1* Panel de discusión

Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un e>uipo

de diversos especialistas7 >uienes lo abordan desde di4erentes ;n"ulos7

con el fn de proporcionar amplia in4ormación sobre l.


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(.1.1 Simposio

Consiste en reunir a un "rupo de especialistas o e8pertos en un tema7

los cuales e8ponen al auditorio sus ideas o conocimientos en 4orma

sucesiva7 con4ormando as5 un panorama lo m;s completo posible del

tema en cuestión. 9s una tcnica 4ormal en >ue los especialistas

e8ponen individualmente y en 4orma sucesiva7 durante 1& a 2* minutos.

/o importante es >ue cada e8positor trate un aspecto particular del

tema7 de tal manera >ue7 al terminar ste7 >uede desarrollado

inte"ralmente y con la mayor pro4undidad posible. 9n el simposio seobtiene in4ormación autori#ada y ordenada sobre los diversos aspectos

de un mismo tema7 puesto >ue los e8positores no defenden posiciones7

sino >ue suman in4ormación al aportar conocimientos propios de su

especialidad.

(.1.1$ Con"reso

Con+unto de sesiones de traba+o sobre una tem;tica determinada >ue sereali#a durante un periodo relativamente prolon"ado y al cual concurren

especialistas invitados en calidad de e8ponentes u observadores. Tiene

como propósito presentar tesis7 investi"aciones o e8periencias inditas7

para someterlas al +uicio cr5tico de los participantes7 a fn de unifcar

criterios7 en relación con la tem;tica central. /os traba+os presentados

son seleccionados previamente por comisiones especiales desi"nadas

para ello por los or"ani#adores del evento. 9l con"reso est; estructurado

sobre la base de traba+o de comisiones y reuniones plenarias7 en las >ue

se anali#an las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas por

las comisiones. Culmina con una sesión en la >ue se e8ponen y someten

a aprobación las conclusiones a las >ue lle"aron las distintas comisiones


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de traba+o. ue son publicadas posteriormente.

(.1.1& Ciclo

Serie de actividades de e8tensión 0carlas7 con4erencias7 conciertos7

etc.7 cuyos contenidos obedecen a una tem;tica central7 >ue se reali#a

tambin en 4orma periódica.

(.1.1' :ornada

Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de

e8tensión7 centradas en un ;rea disciplinaria7 cuyo propósito es di4undir

y actuali#ar los conocimientos de un "rupo de personas con intereses

afnes.

(.1.1( 3eria

9vento social7 económico y cultural >ue se lleva a cabo en una Sede o

4uera de ella y >ue lle"a a abarcar "eneralmente un tema o propósito

comFn.

(.1.1 !tras actividades de Sede

• ,isitas de Pares 98ternos Internos para Acreditación Institucional

y de Carreras.• Capacitaciones 09+.6 AcadmicasAdministrativasComit Paritario• Concursos 09+.6 de reasnacionales DA97 cuentos• !limpiadas 09+.6 CitrQenBI-ACAP de Actualidad A-PMatem;ticas

C9D9M• /an#amientos 09+.6 /ibros7Talleres• Debate 09+.6 nacional DA9• %eclutamientos 09mpresas en Sede


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• %euniones 09+.6 Comits AutoevaluaciónComit Acadmico

Comit 9+ecutivo7 9"resados 9mpleadores• Campeonatos 09+.6 Intersedes Deportivos• ,isitas de 9mpresas yo Cole"ios a Sede 09+.6 Convenios pr;ctica7

colaboración vinculación

(.2 Pro"ramas b;sicos para al"unas ceremonias

(.2.1Ceremonia de Titulación

• Contar con un e>uipo encar"ado de la titulación7 con 4uncionesclaras y espec5fcas7 diri"ido por el Director o :e4e deComunicaciones. 9ste e>uipo debe estar con4ormado por loscolaboradores de curricular7 soporte7 operaciones7 coordinaciónacadmica y maretin".

• Acondicionar un espacio especial para 4oto"ra45as con pendóninstitucional y ores.

• Contar con servicio de video >ue a"a un re"istro de la ceremoniay 4otó"ra4o0s ofcial0es.

• /a ceremonia no debe e8ceder de 1 ora.

• /os asientos de los titulados deben estar claramente identifcados./as flas de sillas deben tener una letra y cada silla un nFmero 0e+.Silla =1&. Adem;s7 cada silla debe tener una eti>ueta con elnombre del titulado.

• Citar a los alumnos 1 ora antes del inicio de la ceremonia entenida 4ormal. 9n el caso de los ombres7 deben estar con corbata

0si no la lleva7 se le debe proveer una.• %e"istrar a los alumnos asistentes en el sistema de re"istro de

titulados.

• 9ntre"ar a alumno papeleta con la disposición de las sillas y suubicación dentro del auditorio.


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• ?enerar la lista de los presentes & minutos antes del inicio de laceremonia y entre"ar la lista al maestro de ceremonia y alencar"ado de los diplomas.

• Alumnos atrasados se incluyen al fnal de la ceremonia.

• Ambientación en el auditorio previo a la ceremonia. Puede sermFsica de 4ondo o un mFsico 0e+.6 Sa8o4onista.

• Inicio de la ceremonia. Se entre"an las normas de se"uridad 0verpunto . de este manual G/ibretoH

• Saludo inicial 0vocativos

• Kimno -acional. 9l maestro de ceremonia debe se"uir las

indicaciones del punto .) de este manual.• Palabras del ,icerrector de Sede o del Director -acional de rea

0en el caso de titulaciones a nivel nacional con transmisión v5astreamin".

• Se prepara a los alumnos >ue ser;n llamados7 verifcando susnombres y orden de llamado 0por carrera y por orden al4abticodel primer apellido.

• 9ntre"a de diplomas de mano del Director0a de Carrera. /osalumnos son llamados uno a uno. 9l Director 0si es ombresaludar; con la mano al alumno titulado y de beso en la me+illa ala alumna titulada. -o se aceptan abra#os u otras demostracionesm;s e4usivas.

• 9l 4otó"ra4o ofcial toma la 4oto"ra45a de la entre"a del diploma alalumno. -o se debe permitir la presencia de nin"una otra personatomando 4oto"ra45as en el ;rea destinada para ello.

• Si se trata de una alumna7 un anftrión debe ayudarle a ba+ar laescalera. /o mismo con cual>uier mu+er.

• !pcionalmente7 se puede contar con otro 4otó"ra4o >ue tome una4oto al alumno recin titulado con su diploma7 una ve# >ue ayaba+ado del escenario.

• Al ba+ar el alumno0a7 un anftrión le entre"a la credencial dele8alumno y un re"alo y le dice las si"uientes palabras6“=elicitaciones. -ienvenido a la comunidad de e6alumnos I"ACA#.

uc4o 6ito.”


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• Terminada la entre"a de diplomas7 se procede7 si corresponde7 a laentre"a de premios.

• Discurso de titulado0a.

• 3oto ofcial del ,icerrector de Sede con los premiados 0sicorresponde.

• Cierre e invitación a la copa de campa"ne.

• Para acompa@ar la salida de los titulados7 4amiliares y ami"os delauditorio7 se puede poner una canción motivadora y alusiva almomento 0e+. GColor esperan#aH de Die"o Torres.

• A la salida del auditorio7 se entre"a una bolsa I-ACAP a cada

titulado para >ue "uarde su diploma y re"alo de titulación.• 9l servicio de cóctel debe ser muy sencillo e incluir7 a lo m;s7 una

copa de campa"ne7 una bebida o +u"o7 dos empanaditas decóctel y un peda#o de torta por persona.

• 3oto"ra45a fnal de todo el e>uipo encar"ado de la titulación y lasautoridades de la Sede.

• 9l video de la ceremonia +unto con las 4otos7 se re"ala a losalumnos >ue lo solicitan.

(.2.29ntre"a de Certifcados de Capacitación

• Introducción 0normas de se"uridad7 vocativos

• Kimno -acional

• Palabras del ,icerrector de Sede

• 9ntre"a de certifcados

• 9ntre"a de premios 0si corresponde

• Discurso de alumno certifcado

• 3oto ofcial• Cierre

(.2.Seminarios y Con4erencias

• Introducción 0normas de se"uridad7 vocativos

• Palabras de bienvenida del %ector o representante de I-ACAP


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• !rador0es

•

9ntre"a de reconocimiento• 3oto ofcial con pendón de I-ACAP en el 4ondo

• Cierre

(.2.$9ntre"a de reconocimientos

• Introducción

• Palabras del %ector o representante de I-ACAP

• 9ntre"a de reconocimientos

• 3oto ofcial con pendón de I-ACAP en el 4ondo• Cierre

(.2.&3irma de convenios

• Introducción

• Palabras del %ector o representante de I-ACAP

• Palabras de representante de la contraparte

• 3irma de los documentos

• 3oto ofcial con los pendones de las partes frmantes en el 4ondo

• Cierre

(.2.',isitas protocolares6

• Saludo al %ector en %ector5a o Salón de Conse+o Superior

• 9ntre"a de obse>uio y material institucional

•

3oto ofcial• %ecorrido por dependencias de I-ACAP

• %euniones de traba+o en la


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(.2.(Cócteles y recepciones

• Determinar nFmero y perfl de los asistentes.

• Contratar a ban>uetero 0se puede consultar a la ,icerrector5a de

98tensión. Se su"iere coti#ar al menos presupuestos.

• Considerar >ue no se o4rece alcool dentro de I-ACAP7 e8cepto

una copa de campa"ne para brindar en ceremonias especiales

como inicio de obras e inau"uración de nueva sede7 cuya

or"ani#ación depende de Asuntos Corporativos. 9n el caso de las

Sedes7 solo se o4recer; una copa de campa"ne en las ceremonias

de titulación.

• Determinar lu"ar a e4ectuarse7 considerando cate"or5a de los

invitados y car;cter y naturale#a del actoN la capacidad de los

espacios 45sicos de cada Sede y la cercan5a con servicios b;sicos

como6 a"ua7 electricidad con la potencia adecuada en caso de uso

de ornos7 ventilación óptima para no acumular olores en espacios

cerrados7 distancia con ba@os y condiciones clim;ticas 0en caso deser al aire libreN v5as de circulación de "ente a+ena a la recepción7

v5as de escape y #onas se"uras. Tambin se debe considerar

espacios para el personal de cocteler5a6 uno para la preparación de

los alimentos y otros como "uardarrop5a y camarines.

• Solicitar las autori#aciones respectivas y reservar lu"ar para

ubicación de coctelero.

• Considerar una buena se@altica para todos los sectores >ue ser;nocupados7 como7 ba@os7 "uardarrop5a7 sector de cóctel y salones.

• Considerar7 dependiendo la ora y d5a de reali#ación7 la

contratación de personal adicional7 especialmente para aseo y


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ornato tanto de las dependencias utili#adas7 como ba@os y

pasillossalas.• Desi"nar a una persona encar"ada de entre"ar los espacios

limpios7 proli+os y de+ar dependencias cerradas7 luces apa"adas y

otros.

• 3otos ofciales.


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2 1

I - A C A P

C o n t r a p a r t e 1

C o n t r a p a r t e 2

12

C o n t r a p a r t e

I - A C

A P

31

Ane8o 2

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C)

1*

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1


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) Ane8o ).1 os $anderas (puede ser detrs de la testera o a un costado)

-)

manual de ceremonial y protocolo inacap borrador.docx

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