manual de calidad - universidad de...
TRANSCRIPT
Paacutegina 1 de 56
COacuteDIGO M-2000-001
MANUAL DE CALIDAD VERSIOacuteN
05
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA ELABOROacute
Representante del SGC APROBOacute
Aacutelvaro Peacuterez Roldaacuten REVISOacute
Carlos Erney Muntildeoz Quintero FECHA
04-MAY-2004 FECHA
02-NOV-2006 FECHA
02-NOV-2006
CONTENIDO 1 INTRODUCCIOacuteN
11 Objeto
12 Alcance
13 Exclusiones
2 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL
21 Resentildea histoacuterica
22 Misioacuten
23 Visioacuten
24 Poliacutetica de calidad
25 Objetivos de calidad
26 Estructura organizacional
27 Organigrama de calidad
3 DESCRIPCIOacuteN GENERAL DE PROCESOS
31 Diagrama de procesos
32 Modelo del SGC basado en procesos
4 CARACTERIZACIOacuteN DE PROCESOS
41 Proceso de Gerencia Administrativa
42 Gestioacuten del recurso financiero planeacioacuten del recurso financiero
Paacutegina 2 de 56
43 Gestioacuten del recurso financiero administracioacuten financiera
44 Gestioacuten del recurso financiero evaluacioacuten financiera
45 Diagrama de procesos para la gestioacuten del recurso financiero
46 Gestioacuten del talento humano
47 Gestioacuten de la seguridad social
48 Diagrama de procesos para la gestioacuten de la seguridad social
49 Adquisicioacuten y control de bienes y servicios
410 Diagrama de procesos para la adquisicioacuten de bienes y servicios
411 Gestioacuten del disentildeo mantenimiento y construccioacuten de edificaciones y obras de urbanismo
412 Diagrama de procesos para gestioacuten del disentildeo mantenimiento y construccioacuten de edificaciones y obras de urbanismo
413 Gestioacuten de la seguridad a personas y bienes
414 Diagrama de procesos para la gestioacuten de la seguridad a personas y bienes
5 INTERACCION DE PROCESOS
51 Interaccioacuten de procesos servicio de planeacioacuten financiera
52 Interaccioacuten de procesos servicio de control administrativo del presupuesto anual
53 Interaccioacuten de procesos servicio de gestioacuten de ingresos
54 Interaccioacuten de procesos servicio de ejecucioacuten de pago
55 Interaccioacuten de procesos servicio de informacioacuten financiera
56 Interaccioacuten de procesos seleccioacuten de personal
57 Interaccioacuten de procesos vinculacioacuten de personal
58 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de la situacioacuten laboral
59 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el pago salarial
Paacutegina 3 de 56
510 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el reconocimiento de prestaciones sociales
511 Interaccioacuten de procesos servicio de induccioacuten capacitacioacuten y entrenamiento
512 Interaccioacuten de procesos servicio de administracioacuten y control de la informacioacuten laboral
513 Interaccioacuten de procesos administracioacuten del sistema general de pensiones
514 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de servicios de salud
515 Interaccioacuten de procesos prestacioacuten de servicios de salud ocupacional
516 Interaccioacuten de procesos servicio de adquisicioacuten de bienes yo servicios nacionales
517 Interaccioacuten de procesos servicio de compra de bienes y suministros en el exterior
518 Interaccioacuten de procesos servicio de control de bienes muebles e inmuebles
519 Interaccioacuten de procesos servicio de aseguramiento de personas y bienes
520 Interaccioacuten de procesos mantenimiento de instalaciones fiacutesicas y a redes y equipos
521 Interaccioacuten de procesos restauracioacuten y construccioacuten de edificios
522 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes contratado
523 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes
6 GESTIOacuteN DE CALIDAD
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000
Paacutegina 4 de 56
1 INTRODUCCIOacuteN 11 OBJETO El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura de la Vicerrectoriacutea Administrativa como un sistema de gestioacuten basado en estaacutendares de calidad que aseguran la prestacioacuten de todos los servicios resultantes de la interaccioacuten de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades acadeacutemicas de docencia investigacioacuten extensioacuten como razoacuten de ser de la Universidad de Antioquia El Sistema de Gestioacuten de Calidad (SGC) de la Vicerrectoriacutea Administrativa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC-ISO 90012000 y una descripcioacuten de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra descrito en este manual El manual de calidad se encuentra a disposicioacuten de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestioacuten de Calidad como guiacutea fundamental para el buen entendimiento de la estructura composicioacuten y propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa 12 ALCANCE Descripcioacuten de la composicioacuten de los procesos definidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa como misionales dentro de su cadena de valor su interaccioacuten y gestioacuten para lograr la adecuada prestacioacuten de los servicios administrativos como apoyo al logro de la misioacuten de la Universidad de Antioquia a demaacutes se describe la estructura de su Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 90012000 no aplican a la Vicerrectoriacutea Administrativa Disentildeo y desarrollo (73 NTC-ISO 90012000) La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de ley en este sentido se apoya en los expuesto en los numerales 54 Planificacioacuten del SGC y 71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio del presente manual Sin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la
Paacutegina 5 de 56
Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia
Paacutegina 6 de 56
puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional
Paacutegina 7 de 56
23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad
de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias
Paacutegina 8 de 56
enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero
2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la
Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero
3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia
procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales
4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten
necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales
5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de
Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social
6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo
relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial
7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el
mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento
8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como
externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 2 de 56
43 Gestioacuten del recurso financiero administracioacuten financiera
44 Gestioacuten del recurso financiero evaluacioacuten financiera
45 Diagrama de procesos para la gestioacuten del recurso financiero
46 Gestioacuten del talento humano
47 Gestioacuten de la seguridad social
48 Diagrama de procesos para la gestioacuten de la seguridad social
49 Adquisicioacuten y control de bienes y servicios
410 Diagrama de procesos para la adquisicioacuten de bienes y servicios
411 Gestioacuten del disentildeo mantenimiento y construccioacuten de edificaciones y obras de urbanismo
412 Diagrama de procesos para gestioacuten del disentildeo mantenimiento y construccioacuten de edificaciones y obras de urbanismo
413 Gestioacuten de la seguridad a personas y bienes
414 Diagrama de procesos para la gestioacuten de la seguridad a personas y bienes
5 INTERACCION DE PROCESOS
51 Interaccioacuten de procesos servicio de planeacioacuten financiera
52 Interaccioacuten de procesos servicio de control administrativo del presupuesto anual
53 Interaccioacuten de procesos servicio de gestioacuten de ingresos
54 Interaccioacuten de procesos servicio de ejecucioacuten de pago
55 Interaccioacuten de procesos servicio de informacioacuten financiera
56 Interaccioacuten de procesos seleccioacuten de personal
57 Interaccioacuten de procesos vinculacioacuten de personal
58 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de la situacioacuten laboral
59 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el pago salarial
Paacutegina 3 de 56
510 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el reconocimiento de prestaciones sociales
511 Interaccioacuten de procesos servicio de induccioacuten capacitacioacuten y entrenamiento
512 Interaccioacuten de procesos servicio de administracioacuten y control de la informacioacuten laboral
513 Interaccioacuten de procesos administracioacuten del sistema general de pensiones
514 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de servicios de salud
515 Interaccioacuten de procesos prestacioacuten de servicios de salud ocupacional
516 Interaccioacuten de procesos servicio de adquisicioacuten de bienes yo servicios nacionales
517 Interaccioacuten de procesos servicio de compra de bienes y suministros en el exterior
518 Interaccioacuten de procesos servicio de control de bienes muebles e inmuebles
519 Interaccioacuten de procesos servicio de aseguramiento de personas y bienes
520 Interaccioacuten de procesos mantenimiento de instalaciones fiacutesicas y a redes y equipos
521 Interaccioacuten de procesos restauracioacuten y construccioacuten de edificios
522 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes contratado
523 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes
6 GESTIOacuteN DE CALIDAD
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000
Paacutegina 4 de 56
1 INTRODUCCIOacuteN 11 OBJETO El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura de la Vicerrectoriacutea Administrativa como un sistema de gestioacuten basado en estaacutendares de calidad que aseguran la prestacioacuten de todos los servicios resultantes de la interaccioacuten de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades acadeacutemicas de docencia investigacioacuten extensioacuten como razoacuten de ser de la Universidad de Antioquia El Sistema de Gestioacuten de Calidad (SGC) de la Vicerrectoriacutea Administrativa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC-ISO 90012000 y una descripcioacuten de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra descrito en este manual El manual de calidad se encuentra a disposicioacuten de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestioacuten de Calidad como guiacutea fundamental para el buen entendimiento de la estructura composicioacuten y propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa 12 ALCANCE Descripcioacuten de la composicioacuten de los procesos definidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa como misionales dentro de su cadena de valor su interaccioacuten y gestioacuten para lograr la adecuada prestacioacuten de los servicios administrativos como apoyo al logro de la misioacuten de la Universidad de Antioquia a demaacutes se describe la estructura de su Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 90012000 no aplican a la Vicerrectoriacutea Administrativa Disentildeo y desarrollo (73 NTC-ISO 90012000) La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de ley en este sentido se apoya en los expuesto en los numerales 54 Planificacioacuten del SGC y 71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio del presente manual Sin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la
Paacutegina 5 de 56
Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia
Paacutegina 6 de 56
puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional
Paacutegina 7 de 56
23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad
de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias
Paacutegina 8 de 56
enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero
2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la
Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero
3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia
procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales
4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten
necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales
5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de
Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social
6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo
relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial
7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el
mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento
8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como
externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 3 de 56
510 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el reconocimiento de prestaciones sociales
511 Interaccioacuten de procesos servicio de induccioacuten capacitacioacuten y entrenamiento
512 Interaccioacuten de procesos servicio de administracioacuten y control de la informacioacuten laboral
513 Interaccioacuten de procesos administracioacuten del sistema general de pensiones
514 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de servicios de salud
515 Interaccioacuten de procesos prestacioacuten de servicios de salud ocupacional
516 Interaccioacuten de procesos servicio de adquisicioacuten de bienes yo servicios nacionales
517 Interaccioacuten de procesos servicio de compra de bienes y suministros en el exterior
518 Interaccioacuten de procesos servicio de control de bienes muebles e inmuebles
519 Interaccioacuten de procesos servicio de aseguramiento de personas y bienes
520 Interaccioacuten de procesos mantenimiento de instalaciones fiacutesicas y a redes y equipos
521 Interaccioacuten de procesos restauracioacuten y construccioacuten de edificios
522 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes contratado
523 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes
6 GESTIOacuteN DE CALIDAD
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000
Paacutegina 4 de 56
1 INTRODUCCIOacuteN 11 OBJETO El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura de la Vicerrectoriacutea Administrativa como un sistema de gestioacuten basado en estaacutendares de calidad que aseguran la prestacioacuten de todos los servicios resultantes de la interaccioacuten de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades acadeacutemicas de docencia investigacioacuten extensioacuten como razoacuten de ser de la Universidad de Antioquia El Sistema de Gestioacuten de Calidad (SGC) de la Vicerrectoriacutea Administrativa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC-ISO 90012000 y una descripcioacuten de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra descrito en este manual El manual de calidad se encuentra a disposicioacuten de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestioacuten de Calidad como guiacutea fundamental para el buen entendimiento de la estructura composicioacuten y propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa 12 ALCANCE Descripcioacuten de la composicioacuten de los procesos definidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa como misionales dentro de su cadena de valor su interaccioacuten y gestioacuten para lograr la adecuada prestacioacuten de los servicios administrativos como apoyo al logro de la misioacuten de la Universidad de Antioquia a demaacutes se describe la estructura de su Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 90012000 no aplican a la Vicerrectoriacutea Administrativa Disentildeo y desarrollo (73 NTC-ISO 90012000) La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de ley en este sentido se apoya en los expuesto en los numerales 54 Planificacioacuten del SGC y 71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio del presente manual Sin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la
Paacutegina 5 de 56
Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia
Paacutegina 6 de 56
puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional
Paacutegina 7 de 56
23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad
de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias
Paacutegina 8 de 56
enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero
2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la
Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero
3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia
procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales
4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten
necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales
5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de
Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social
6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo
relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial
7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el
mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento
8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como
externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 4 de 56
1 INTRODUCCIOacuteN 11 OBJETO El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura de la Vicerrectoriacutea Administrativa como un sistema de gestioacuten basado en estaacutendares de calidad que aseguran la prestacioacuten de todos los servicios resultantes de la interaccioacuten de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades acadeacutemicas de docencia investigacioacuten extensioacuten como razoacuten de ser de la Universidad de Antioquia El Sistema de Gestioacuten de Calidad (SGC) de la Vicerrectoriacutea Administrativa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC-ISO 90012000 y una descripcioacuten de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra descrito en este manual El manual de calidad se encuentra a disposicioacuten de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestioacuten de Calidad como guiacutea fundamental para el buen entendimiento de la estructura composicioacuten y propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa 12 ALCANCE Descripcioacuten de la composicioacuten de los procesos definidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa como misionales dentro de su cadena de valor su interaccioacuten y gestioacuten para lograr la adecuada prestacioacuten de los servicios administrativos como apoyo al logro de la misioacuten de la Universidad de Antioquia a demaacutes se describe la estructura de su Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 90012000 no aplican a la Vicerrectoriacutea Administrativa Disentildeo y desarrollo (73 NTC-ISO 90012000) La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de ley en este sentido se apoya en los expuesto en los numerales 54 Planificacioacuten del SGC y 71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio del presente manual Sin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la
Paacutegina 5 de 56
Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia
Paacutegina 6 de 56
puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional
Paacutegina 7 de 56
23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad
de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias
Paacutegina 8 de 56
enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero
2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la
Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero
3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia
procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales
4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten
necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales
5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de
Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social
6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo
relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial
7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el
mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento
8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como
externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 5 de 56
Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia
Paacutegina 6 de 56
puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional
Paacutegina 7 de 56
23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad
de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias
Paacutegina 8 de 56
enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero
2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la
Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero
3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia
procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales
4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten
necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales
5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de
Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social
6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo
relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial
7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el
mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento
8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como
externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 6 de 56
puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional
Paacutegina 7 de 56
23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad
de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias
Paacutegina 8 de 56
enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero
2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la
Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero
3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia
procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales
4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten
necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales
5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de
Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social
6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo
relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial
7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el
mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento
8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como
externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 7 de 56
23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad
de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias
Paacutegina 8 de 56
enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero
2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la
Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero
3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia
procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales
4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten
necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales
5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de
Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social
6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo
relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial
7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el
mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento
8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como
externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 8 de 56
enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero
2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la
Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero
3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia
procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales
4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten
necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales
5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de
Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social
6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo
relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial
7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el
mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento
8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como
externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 9 de 56
CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO
RECTOR
VICERRECTORADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
SECCIOacuteNCOMPRAS
SECCIOacuteNINVENTARIOS
SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO
DE REDES YEQUIPOS
SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO
SECCIOacuteNCONTABILIDAD
SECCIOacuteNPRESUPUESTO
SECCIOacuteNTESORERIacuteA
Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 10 de 56
JEFE DEDEPENDENCIA
RESPONSABLE DELSGC
Responsabilidades
D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)
Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados
Autoridades
Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad
REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN
Responsabilidades
Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora
Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten
Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa
Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad
Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)
Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ASISTENTES
Responsabilidades
Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades
Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo
Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia
Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos
Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas
Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
SECRETARIO DELCOMITEacute
Responsabilidades
Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos
Autoridades
No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 11 de 56
DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ASESORIacuteA JURIacuteDICA
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIOacuteN
CONTROL INTERNO
Procesos Estrateacutegicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)
Insumos
SERVICIOS
Necesidadesde los
usuarios
DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN
CLIENTE
SATISFECHO
Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 12 de 56
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN
GESTIOacuteN DELOS
RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y
MEJORA
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
REQUISITOS
USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS
SATISFACCIOacuteN
GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ENTRADAS SALIDAS
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud
Gestioacuten documental
Planificacioacuten
Revisioacuten del SGC
Auditoria Interna de calidad
Acciones Correctivas preventivas y de mejora
Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 13 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
ENTRADAS
Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias
Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia
Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000
Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten
Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SALIDAS
Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC
Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos
Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad
Responsabilidadde la direccioacuten
Gestioacuten de losrecursos
Medicioacutenanaacutelisis ymejora
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad
Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 14 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social
Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad
PROVEEDORES
Corporaciones bancarias yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 15 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea
PROVEEDORES
C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 16 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO
ENTRADAS
IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual
Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera
SALIDAS
CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria
PROVEEDORES
C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
PLANEACIOacuteN DELRECURSO
FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero
Subproceso caracterizado
Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 17 de 56
Proceso
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA
RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE
PROYECCIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
GENERACIOacuteNDE
RECURSOS
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS
INCORPORACIOacuteN DELINGRESO
IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD
PRESUPUESTAL
REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS
EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO
MANEJO DELPORTAFOLIO DE
INVERSIOacuteN
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE
DATOS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS
ELABORACIOacuteN DEINFORMES
FINANCIEROS
INGRESOS
EGRESOS
PREPARACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
ELABORACIOacuteNDEL
PRESUPUESTO
PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL
PRESUPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
CADENA DE VALOR
EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL
Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 18 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
ENTRADAS
Requerimientos y necesidades delas Dependencias
Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos
Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales
Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP
N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral
SALIDAS
Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados
PROVEEDORES
C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
SELECCIOacuteNDE
PERSONAL
VINCULACIOacuteNDE
PERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO
GESTIOacuteN DE ARCHIVO
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)
OBJETIVOS
Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios
Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia
Responsable Departamento Relaciones Laborales
Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 19 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
ENTRADASPensiones
Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos
Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario
Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad
Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional
SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud
Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten
AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina
Informacioacuten de novedades enseguridad social
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones
Administracioacuten de servicios desalud
Prestacioacuten de servicios en saludocupacional
SALIDASPensiones
ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro
Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables
CapacitacioacutenSalud
Administracioacuten del servicio desalud
InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas
CertificacionesSeguridad Social
Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos
Programas de sistematizacioacuteninternos
AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral
Traacutemite de incapacidades
PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE LASALUD
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social
ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico
Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado
COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario
Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 20 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE LA SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de
la Calidad)
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUDCARNETIZACIOacuteN
ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD
CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS
TRAMITEPENSIOacuteNU DE A
TRAMITEBONO
PENSIONAL
GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACIOacuteN
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
COBRO YPAGO CUOTA
PARTEJUBILATORIA
GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 21 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
ENTRADASCompras nacionales
Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores
Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios
InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)
Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU
PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS
Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos
SERVICIOS
Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes
SALIDAS
Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores
Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea
Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable
PROVEEDORES
Ver inscritos en el SICOMER
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DEAPOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial
GESTIOacuteN DE SEGUROS
Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 22 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN
DE BIENES
CONTROLDE BIENES
GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS
GESTIOacuteN DE SEGUROS
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL
SERVICIO
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE
MERCANCIacuteA
EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO
GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES
RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN
DELREQUERIMIENTO
RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN
DE LAFACTURACIOacuteN
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES
TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO
EVALUACIOacuteNDE
PROVEEDORES
Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 23 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
ENTRADAS
Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros
Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten
Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos
SERVICIOS
Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas
SALIDAS
Solicitud programadaSolicitud atendida
Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario
Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato
PROVEEDORES
ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico
Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones
PROCESOS MISIONALES
DEPENDENCIAS DE APOYO
Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno
MANTENIMIENTOGENERAL DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOS
Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento
Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 24 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteN
ADJUDICACIOacuteNYO
CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN
Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 25 de 56
CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)
PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO
Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)
Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER
INSTALACIONES Y EQUIPOS
S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos
SERVICIO
Seguridad a personas y bienes
PROVEEDORES
Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad
DEPENDENCIAS DE APOYO
Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas
ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia
OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia
Responsable Departamento de Vigilancia
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD
GESTIOacuteNOPERATIVA
GESTIOacuteNINTERVENTORA
ENTRADAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia
Solicitud de autorizacioacuten deeventos
Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos
Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos
Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes
Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias
Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas
Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos
Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad
Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones
Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica
Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada
Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios
Informes de novedadesInformes de supervisioacuten
SALIDAS
Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten
Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)
Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores
Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 26 de 56
CADENA DE VALOR
DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
Proceso
GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD
GESTIOacuteN DE PERMISOS
GESTIOacuteN INTERVENTORA
CONTRATACIOacuteN
SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES
ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD
GESTIOacuteN DENOVEDADES
PROGRAMACIOacuteN
SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA
Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 27 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
REVISIOacuteN Y FIRMA
PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ENTIDADESCREDITICIAS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA
ENTIDADESPUacuteBLICAS
ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA
DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS
RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN
DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE
PROYECCIOacuteN
CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO
DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS
Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 28 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL
1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Elaboracioacuten delPresupuesto)
DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL
PROXIMO ANtildeO
RECIBE EL SERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Preparacioacuten delPresupuesto)
APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO
REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL
PROYECTO DEPRESUPUESTO
ANUAL
COMITERECTORAL
CONSEJOACADEMICO
CONSEJOSUPERIOR
UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)
RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO
AL CONSEJOSUPERIOR
1
1
1
Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 29 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS
1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS
USUARIOS
DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
DEPARTAMENTOFINANCIERO
IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR
DEL INGRESO
RECIBE ELSERVICIO
NOMINA
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
GESTIOacuteN DE LASALUD
(Administracioacutenfinanciera del
programa de salud)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
3
1
Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 30 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO
1 Solicitud de Pago23
456
RESULTADO DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTODE VIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL
INTERNOS OEXTERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE
RELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GENERA EL COBRO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)
GESTIOacuteNINTERVENTORA
GESTIOacuteN DE LASPENSIONES
NOMINA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
1
1
1
1 1
Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01
GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL
EXTERIOR
DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo
contratacioacuten)
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 31 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA
123
456
RESULTADO DEL PROCESO
PROVEEDORES
ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS
REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS
PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS
RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA
RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE
DOCUMENTOSFINANCIEROS
ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN
CONTABLE
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS
USUARIOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN
EXTERNOS
RECIBE ELSERVICIO
SOLICITAN ELSERVICIO DE
INFORMESFINANCIEROS
SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES
FINANCIEROS
Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 32 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ACONTRATISTAS
EXTERNOS
DEPARTAMENTODE
INFORMACIOacuteN YPRENSA
DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEPROVEER UNA
PLAZA VACANTE
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL
1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten
6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
1
3
4
RECIBE ELSERVICIO
VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS
9
Aplicacioacuten DePruebas
Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten
Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y
en otrosmedios
2
7
5
6
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 33 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA
FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
VINCULARPERSONAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL
1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal
6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
VINCULACIOacuteNDE PERSONAL
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a
Docentes deCaacutetedra
OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem
Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De
Docentes
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
10
9
RECIBE ELSERVICIO
2
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3
4
EPSAFP YARP
AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN
Y RIESGOSPROFESIONALES
SELECCIOacuteNDE PERSONAL1
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
8Asignacioacuten De
Salario PorParte DeAsuntos
Docentes
a
11
a
11
7
Nombra apersonal
supernumerarioprovisional
ocasionales yde libre
nombramiento yremocioacuten
6
Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 34 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A
DEPARTAMENTOSEGURIDAD
SOCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO
VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA
RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
TRAMITARSITUACIONESLABORALES
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL
1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades
7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DELA SALUD
OCUPACIONAL
Enviacuteaninformacioacutenrelacionada
con lassituaciones
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
9
8
RECIBE ELSERVICIO
1
5
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES
2
3
SECRETARIAGENERAL
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
6
AprobacioacutenDe
ComisionesDe ServicioY Estudio
a
10
Aprobacioacutende
Resoluciones
4
PRESTACIONESSOCIALES
Aprobacioacuten ycomunicacioacuten
deResoluciones
a
10
4
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO
7
11
SELECCIOacuteNDE PERSONAL
12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
4
Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 35 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS DE
LA U DE A
DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN
Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A
SERVIDORESPUacuteBLICOS
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL
1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales
567
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INFORMES DEDEDUCCIONES
APOYO TEacuteCNICO
RECIBE ELSERVICIO
NOacuteMINA
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
1
3
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI
DEPARTAMENTOFINANCIERO
GESTIOacuteN DEARCHIVO
5
4
INFORMES DEDEDUCCIONES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
2
1
1
1
1
Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 36 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO
SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO
FINANCIERODEPENDENCIAS
EXTERNASDEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO
DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DERECONOCIMIENTO
DE UNAPRESTACIOacuteN
SOCIAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES
1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida
6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones
RESULTADO DEL PROCESO
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PRESTACIONESSOCIALES
GESTIOacuteN DE LASALUD
Expedicioacutende paz ysalvos
NOacuteMINA
GESTIOacuteN DEARCHIVO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)6
5
RECIBE ELSERVICIO
2
3
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2
2
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
1
TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y
RetirosParciales YDefinitivos
(AFC)
a
7
a
7
2Apoyo teacutecnico
4
Expedicioacuten depaz y salvos
(Cooperativas)
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
8
Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 37 de 56
TODAS LADEPENDENCIAS DE
LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES
EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN
REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO
1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)
4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
PROPORCIONANRECURSOS
(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)
PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O
RECURSOSLOGIacuteSTICOS
RECIBE ELSERVICIO
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
5
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
GESTIOacuteN DEARCHIVO
2 3
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
1
Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 38 de 56
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U
DE A YCONTRATISTAS
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL
ENTIDADESINSTITUCIONES
EXTERNAS
OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y
ADMINISTRATIVAS DELA U DE A
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
NECESIDAD DELCONTROL Y
PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN
LABORAL
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL
1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3
456
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITANINFORMACIOacuteN DE
PERSONAL
SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN
LABORAL DELPERSONAL
INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN
ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y
TABLAS DERETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE
PERSONAL
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
PRESTACIONESSOCIALES
NOacuteMINA
FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO
1
1
1
1
1
1
DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL
GESTIOacuteN DEPENSIONES
a
2
a2
Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 39 de 56
SECRETARIacuteAGENERAL AFP
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTODE
ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL
Solicitud dePensioacuten
SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA
UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS
LEGALES
TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL
ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE
REQUISITOS
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa
RESULTADO DEL PROCESO
EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN
LABORAL YSALARIAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y
NOTIFICACIOacuteN
5
RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE
PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS
COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS
b
b
13
GESTIOacuteN DEARCHIVO
TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA
1
CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL
1
NOacuteMINA2
AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN
TO DE BONOPENSIONAL
3
8
a
a
4
GESTIOacuteN DEARCHIVO9
11
ENTIDADESEXTERNAS
REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS
PARTESJUBILATORIAS
10
NOacuteMINA
c6
c
PAGO DELBONO
PENSIONAL
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia
b
RESPUESTA ACUOTASPARTES
JUBILATORIAS12
VICERRECTORIAADMINISTRATIVA
GESTIOacuteN DERECURSOS
7
d
7
d
7
Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 40 de 56
PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO
DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD
(IPS)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD
1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros
RESULTADO DEL PROCESO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE
SALUD
RECIBE ELSERVICIO
CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA
CARNETIZACIOacuteN
AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE
SALUD
AUDITORIacuteA DELSGQ
(Sistema deGarantiacutea de la
Calidad)
SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL
PROGRAMA DE SALUD
VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
5
INFORMACIOacuteNFINANCIERA
INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA
DE LA CALIDAD
8
8
8
6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)
5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica
4
3
2
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
NOacuteMINA
7
Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 41 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDAD
DEPARTAMENTODE RELACIONES
LABORALES
DEPARTAMENTODE
SOSTENIMIENTO
DEPARTAMENTOFINANCIERO
ADMINISTRADORADE RIESGOS
PROFESIONALES(ARP)
INSTITUCIONPRESTADORA DE
SERVICIOS DE SALUD(IPS)
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL
1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario
5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL
SGSSI
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTOGRAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
GESTIOacuteNCOMPRAS
NACIONALES
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Identificacioacuten de laNecesidad
Presupuestal)
VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN
CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD
EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y
ASESORIAS
PLANIFICACIOacuteN
AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN
24
3
5
PRESTACIOacuteN DESERVICIOS
ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO
APOYO AL PROGRAMADE SALUD
OCUPACIONAL
NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES
DE SALUD YTRABAJO 1
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)
6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN
Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES
Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 42 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES
4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO
EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)2
Mercanciacutea
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES DE COMPRA
ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A
SATISFACCIOacuteN
RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS
TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA
U DE A
DESPACHO DEMERCANCIA
1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1
3
Mercanciacutea
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Evaluacioacuten de proveedores)
EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES
6
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacuten presupuestal)5
ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA
DEPENDENCIA Y ANEXOS
a
a
Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 43 de 56
TODAS LASDEPENDENCIAS
DEPARTAMENTOCOMERCIAL
DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO
GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA
TRANSPORTADORA ALMACENADORA)
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento
EXPORTADOR ASEGURADORA
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)1
ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS
YESPECIFICACIONES
DE COMPRA(INCLUYE
SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)
ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO
A SATISFACCIOacuteN
TRAMITALICENCIA DE
IMPORTACIOacuteN
REALIZANACIONALIZACIOacuteN
DESPACHA LAMERCANCIA
INSPECCIONA LAMERCANCIA
DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR
1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia
7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento
RESULTADO DEL PROCESO
TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE
DESPACHO
RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA
MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la
adquisicioacuten del bien oservicio)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)
2
7
4
TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN
INSTRUCCIONESDE DESPACHO
3
ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS
APROBACIOacuteNDE LA
IMPORTACIOacuteNVISTOS
BUENOS YLICENCIAS
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E
INMUEBLES YSEGUROS
10
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de
pedidos)
Cuando se enviacutea al Departamento comercial
Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia
a
aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA
(Ejecucioacutenpresupuestal)
5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL
PAGO6
7
c
cFACTURACIOacuteN DE
SERVICIOSPRESTADOS
c
LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA
b
b
ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
9
Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 44 de 56
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico
4 Paz y salvos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL
DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES
DEPENDENCIAS DE LAU DE A
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacuten)
NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES
PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y
PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL
BIEN
1
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Control de bienes)
2
PRESTACIONESSOCIALES
DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y
SISTEMAS YCOacuteMPUTO
3 APOYO TEacuteCNICO
4
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
4
GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES
(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)
GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR
(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)
1
Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 45 de 56
DEPENDECIAS UDE A
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES
1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales
5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos
RESULTADO DEL PROCESO
TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO
FINANCIEROENTIDADES
ASEGURADORAS
USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten
del requerimiento)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS
O BIENES
CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA
1
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores
de aseguramiento)
RECIBE EL SERVICIO
GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten
del servicio)
GESTIOacuteN DESEGUROS
(Evaluacioacuten deproveedores)
2
5
EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS
FACTURACIOacuteN
7ADMINISTRACIOacuteN
FINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
8
VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
GERENCIAADMINISTRATIVA
(Gestioacuten de losrecursos)4
6
APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS
3
GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES
(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)
Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 46 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
MANTENIMIENTO
63
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 47 de 56
DEPENDENCIASDE LA
UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS
EXTERNOS
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS
1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos
5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa
RESULTADO DEL PROCESO
RECIBE ELSERVICIO
GESTIOacuteN DERECURSOS
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
presupuestal)
EJECUCIOacuteN
ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN
RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y
EVALUACIOacuteN DENECESIDADES
VERIFICACIOacuteN
EJECUCIOacuteN DELCONTRATO
1
REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO
2
SOLICITUD DE UNSERVICIO DE
RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN
3
4
REALIZANINTERVENTORIacuteA
5
ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO
PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE
REQUERIMIENTOS
Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 48 de 56
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
ASESORIacuteAJURIacuteDICA
EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA
ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL
ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
DEPARTAMENTOFINANCIERO
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento
4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)
4
1
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
ASESORIacuteA LEGALEN
CONTRATACIOacuteN
COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
2
3
6
GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)
5
REUNIONES DESEGUIMIENTO
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y
Evaluacioacuten de Necesidades)
MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA
FIacuteSICA(Ejecucioacuten)
Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 49 de 56
DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO
COMUNIDADUNIVERSITARIA
DEPARTAMENTOFINANCIERO
DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA
DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE
S DE BIENES
ORGANISMOSDE SEGURIDAD
DEL ESTADO
USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES
RECIBE ELSERVICIO
ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten
Presupuestal)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten de Permisos)
GESTIOacuteNOPERATIVA
(Programacioacuten)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Recepcioacuten deSolicitud y
Evaluacioacuten deNecesidades)
MANTENIMIENTOGENERAL DE LA
INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA
(Ejecucioacuten)
DPTOCOMERCIAL
DPTO DERELACIONESLABORALES
GESTIOacuteN DECOMPRAS
NACIONALES
GESTIOacuteN DESEGUROS
NOacuteMINA
INTERACCIOacuteN DE PROCESOS
SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
CONVENCIONES
Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo
1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U
6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales
RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA
13
4
PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA
SOLICITAAUTORIZACIOacuteN
PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR
CENTRAL
DESPACHO DEMERCANCIacuteA
APOYO EN ELMANEJO DE
IRREGULARIDADES
GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)
6
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Gestioacuten denovedades)
GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD
(Anaacutelisis deVulnerabilidad)
RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES
DE SEGURIDAD
GESTIOacuteN DESEGUROS 5
NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y
BIENES
EVENTOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SOCIAL
GESTIOacuteN DE LASALUD
OCUPACIONAL
8
2
FORMACIOacuteNDEL TALENTO
HUMANO7
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
a
9
a 9
Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 51 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad
41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo
Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)
Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)
Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002
H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)
Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten
Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)
42 Requisitos de la documentacioacuten
Procedimiento Control de registros (P-2000-002)
Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento
Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)
5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 52 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa
Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos
53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos
54 Planificacioacuten
541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)
La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
542 Planificacioacuten del SGC
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad
Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad
Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad
Manual de funciones y competencias
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 53 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
552 Representante de la Direccioacuten
Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad
El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad
553 Comunicacioacuten interna
Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten
La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa
56 Revisioacuten por la direccioacuten
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
6 Gestioacuten de los recursos
61 Provisioacuten de recursos
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
62 Recursos humanos
621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 54 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)
Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano
Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)
Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)
Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)
Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)
622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten
Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)
El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 55 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)
Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)
63 Infraestructura
Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)
El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
64 Ambiente de trabajo
Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
7 Realizacioacuten del producto
Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa
71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de
servicio no conforme (P-2000-003)
El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio
Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad
Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 56 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
722 Revisioacuten de los requisitos
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Acta de comiteacute (H-2000-006)
Sistema de comunicacioacuten
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
723 Comunicacioacuten con el cliente
Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)
La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros
73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN
La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000
74 Compras
741 Proceso de compras
Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)
El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional
Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 57 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)
Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros
742 Informacioacuten de las compras
Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones
Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)
COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores
743 Verificacioacuten de los productos comprados
Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)
Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)
Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten
75 Prestacioacuten del servicio
751 Control de la prestacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio
EXCLUSIOacuteN
753 Identificacioacuten y trazabilidad
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
754 Propiedad del usuario
Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))
Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios
Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 58 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
755 Preservacioacuten del servicio
Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)
Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas
(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)
76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten
EXCLUSIOacuteN
8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora
Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
81 Generalidades
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
82 Seguimiento y medicioacuten
821 Satisfaccioacuten de usuarios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 59 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)
Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)
822 Auditoriacuteas Internas
Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)
Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad
Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)
823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos
Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)
824 Seguimiento y medicioacuten del servicios
Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)
A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado
Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios
83 Control del servicio No conforme
Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)
En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad
Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)
84 Anaacutelisis de Datos
El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores
Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER
85 Mejora
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora
continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)
Acta de Reunioacuten (H-2000-006)
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-
Paacutegina 60 de 60
61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados
852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)
Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)
Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)
NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)
- COacuteDIGO
- M-2000-001
- 05
- 25 Objetivos de Calidad
-