manual de calculando con excel 2010
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Calculando con...Calculando con...
MANUAL DEL PARTICIPANTE
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PRESENTACIN DE EXCEL 2010 _______________________________________ 1
INTRODUCCION _______________________________________________________________ 2
FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 ________________________________________________ 3
EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA __________________________________ 3
LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA ________________________________________ 4
INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE _____________________________ 5
CONCEPTOS PREVIOS __________________________________________________________ 7
RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO _________________________________________ 8
CINTA DE OPCIONES __________________________________________________________ 10
NOVEDADES DE EXCEL 2010 ____________________________________________________ 17
GRFICOS DE DATOS EN CELDAS _________________________________________________ 17
MICROSOFT EXCEL WEB APP ____________________________________________________ 17
GRFICOS DINMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS ___________________________________ 19
MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE _________________________________________________ 20
SHAREPOINT SERVER 2010 _____________________________________________________ 22
MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 ________________________________________________ 24
SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 _______________________________________ 25
REALIZA TAREAS DE FORMA MS RPIDA Y SENCILLA. ________________________________ 26
CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CLCULO MS GRANDES Y COMPLEJAS. __ 26
OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES. __________________________________ 26
PREGUNTAS DE REPASO _______________________________________________________ 27
ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO ___ 28
MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS _____________________________________ 29
CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL _______________________________________________ 29
DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO _______________________________________ 30
COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS _______________________________________________ 31
Celda Activa _________________________________________________________________ 31
Seleccionar un rango de celdas __________________________________________________ 31
Seleccionar un rango discontinuo ________________________________________________ 31
Seleccionar fila y columna ______________________________________________________ 32
INGRESAR DATOS _____________________________________________________________ 33
TIPOS DE DATOS ______________________________________________________________ 35
Valores Constantes ___________________________________________________________ 35
Tipo de dato Texto ____________________________________________________________ 35
Tipo de dato Nmero _________________________________________________________ 35
Cambiar la precisin de los clculos en un libro _____________________________________ 36
Tipos de datos Fecha/Hora _____________________________________________________ 37
Lgico ______________________________________________________________________ 38
Formulas. ___________________________________________________________________ 38
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Funciones ___________________________________________________________________ 39
Estructura de una funcin ______________________________________________________ 39
Insertar funcin ______________________________________________________________ 39
Funciones Anidadas ___________________________________________________________ 40
Precauciones en la manipulacin de celdas ________________________________________ 40
Seleccionar: _________________________________________________________________ 40
Cuadro de relleno: ____________________________________________________________ 40
Modo Mover. ________________________________________________________________ 41
Autorrellenar ________________________________________________________________ 41
Rellenar Series _______________________________________________________________ 42
Cmo mostrar u ocultar el controlador de relleno ___________________________________ 43
Cmo Activar / Desactivar Autocompletar _________________________________________ 44
Repetir un valor en un rango de celdas ___________________________________________ 46
ADMINISTRAR UNA HOJA DE CLCULO ___________________________________________ 46
EDITAR CONTENIDO DE UNA CELDA ___________________________________________________ 47
Insertar Filas ________________________________________________________________ 50
Insertar Columnas ____________________________________________________________ 51
Insertar Celdas _______________________________________________________________ 53
Eliminar filas ________________________________________________________________ 54
Cmo eliminar una Fila de la hoja de clculo _______________________________________ 54
Eliminar Columnas ____________________________________________________________ 55
Cmo eliminar una columna de la hoja de clculo ___________________________________ 55
Eliminar Celdas ______________________________________________________________ 56
ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 57
ADMINISTRAR HOJAS ____________________________________________________________ 58
Insertar hojas ________________________________________________________________ 59
Insertar hojas de clculo basadas en plantillas ______________________________________ 59
Eliminar hojas _______________________________________________________________ 60
Cambiar Nombre _____________________________________________________________ 60
Aplicar color a las etiquetas ____________________________________________________ 61
DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO __________________________ 62
COPIAR, CORTAR Y PEGAR CONTENIDO ________________________________________________ 62
Copiar ______________________________________________________________________ 63
Copiar como Imagen __________________________________________________________ 63
Cortar ______________________________________________________________________ 64
Pegar ______________________________________________________________________ 64
Opciones de Pegado __________________________________________________________ 64
Portapapeles de Microsoft Excel 2010 ____________________________________________ 66
Transponer datos _____________________________________________________________ 68
Pegado Especial ______________________________________________________________ 68
ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 69
Ortografa __________________________________________________________________ 70
BUSCAR E INSERTAR INFORMACIN DE REFERENCIA ________________________________________ 71
ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 73
BUSCAR Y REEMPLAZAR ___________________________________________________________ 73
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Buscar texto y reemplazarlo ____________________________________________________ 73
BUSCAR FORMATO ______________________________________________________________ 75
CERRAR LIBRO Y EXCEL ___________________________________________________________ 76
PREGUNTAS DE REPASO ___________________________________________________________ 77
CONFIGURAR PGINA E IMPRIMIR _________________________________________ 78
CONFIGURAR PGINA ___________________________________________________________ 79
MODIFICAR MRGENES __________________________________________________________ 79
ORIENTACIN DEL PAPEL __________________________________________________________ 81
AJUSTE DE ESCALA ______________________________________________________________ 81
Ajuste de Escala ______________________________________________________________ 82
ENCABEZADO Y PIE DE PGINA ______________________________________________________ 82
ACTIVAR VISTA DISEO DE PGINA. ___________________________________________________ 82
ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 85
FICHA HOJA DE LA VENTANA CONFIGURAR PGINA ________________________________________ 86
IMPRIMIR RTULOS DE FILA Y COLUMNA EN CADA PGINA ___________________________________ 87
Para tener filas o columnas como ttulos realice lo siguiente: __________________________ 88
SALTOS DE PGINA ______________________________________________________________ 90
Identificar los saltos de pgina __________________________________________________ 90
Insertar Saltos de pgina _______________________________________________________ 90
Insertar un salto de pgina horizontal: ____________________________________________ 90
Insertar un salto de pgina vertical: ______________________________________________ 92
Eliminar los Saltos de pgina ____________________________________________________ 93
Vista Previa de salto de pgina __________________________________________________ 94
Configuracin de la impresin __________________________________________________ 94
Vista Preliminar ______________________________________________________________ 94
Impresin Rpida _____________________________________________________________ 94
Configurar Impresin __________________________________________________________ 95
La Opcin Impresora: _________________________________________________________ 96
Configuracin: _______________________________________________________________ 96
Hojas Activas ________________________________________________________________ 96
Intervalo de pginas a imprimir _________________________________________________ 97
Intercalar pginas. ____________________________________________________________ 98
Orientacin _________________________________________________________________ 98
Tamao de Papel _____________________________________________________________ 99
Mrgenes Personalizados ______________________________________________________ 99
Escalado. ___________________________________________________________________ 99
PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 100
CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS I ______________________________ 101
CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIN DE FRMULAS ___________________________ 102
INTRODUCCIN A LAS FRMULAS ______________________________________________ 102
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OPERADORES _______________________________________________________________ 102
JERARQUA _________________________________________________________________ 103
CLCULOS SENCILLOS ________________________________________________________ 105
ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 106
CALCULAR PORCENTAJES _____________________________________________________ 107
REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS __________________________________________ 108
RASTREAR DEPENDIENTES QUITAR FLECHAS ___________________________________________ 110
QUITAR FLECHAS ______________________________________________________________ 111
ERRORES TPICOS EN LA CREACIN DE FRMULAS ________________________________________ 112
ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 116
REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS ____________________________________________ 116
RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS __________________________________________________ 117
ABSOLUTAS __________________________________________________________________ 118
MIXTAS ____________________________________________________________________ 119
REFERENCIAS A MLTIPLES HOJAS Y RANGOS ___________________________________________ 121
RANGOS ___________________________________________________________________ 121
ASIGNAR NOMBRES ____________________________________________________________ 121
UTILIZAR EN LA FRMULA ________________________________________________________ 122
UTILIZAR RTULOS DE FILAS PARA CREAR NOMBRES DESDE LA SELECCIN ________________________ 123
ADMINISTRAR RANGO DE CELDAS ___________________________________________________ 125
CLCULOS SIMPLES CON OPERADORES MATEMTICOS _____________________________________ 127
ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 128
ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 130
ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 143
PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 144
CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS II _____________________________ 145
CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________ 146
DEFINICION DEUNA FUNCION __________________________________________________ 146
FORMATO DE FECHAS ________________________________________________________ 147
FORMATO PREDEFINIDOS _____________________________________________________ 147
APLICACIONES DE LAS FUNCIONES DE FECHA. ___________________________________________ 149
Calcular la edad _____________________________________________________________ 149
FORMATO PERSONALIZADOS __________________________________________________ 150
ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 151
FUNCIONES DE FECHA Y HORA _________________________________________________ 152
Funciones de texto __________________________________________________________ 170
CONDICIONALES, LGICAS Y DE INFORMACIN ____________________________________ 173
FUNCIONES LGICAS _________________________________________________________ 173
ANIDAMIENTO DE FUNCIONES CONDICIONALES __________________________________________ 177
FUNCIONES DE INFORMACIN _____________________________________________________ 177
ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS _________________ 185
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CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________ 186
NUEVA VENTANA ______________________________________________________________ 186
DIVISIN DE LA VENTANA _____________________________________________________ 188
OCULTAR __________________________________________________________________ 189
MOSTRAR __________________________________________________________________ 190
TRABAJAR CON PANELES _____________________________________________________ 191
INMOVILIZAR PANELES __________________________________________________________ 191
MOVILIZAR PANELES ____________________________________________________________ 192
INMOVILIZAR FILA SUPERIOR ______________________________________________________ 193
INMOVILIZAR PRIMERA COLUMNA ___________________________________________________ 193
USO DE FORMULARIO DE DATOS _______________________________________________ 194
ACCIONES PERMITIDAS PARA FORMULARIOS: INGRESO, ELIMINACIN Y BSQUEDA DE DATOS. __________ 197
ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS __________________________________________ 198
USANDO EL BOTN DE A A Z Y DE Z A A. ______________________________________________ 198
Uso del cuadro de dilogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento.
__________________________________________________________________________ 199
Uso de Filtro automtico ______________________________________________________ 200
USO DE FILTRO PERSONALIZADO ____________________________________________________ 201
PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 204
INSERTAR GRFICOS DE DATOS ___________________________________________ 205
CREAR GRFICOS ______________________________________________________________ 206
GRAFICOS DE LA FICHA INSERTAR. __________________________________________ 206
EJEMPLO DE GRAFICO ___________________________________________________________ 206
PARTES DE UN GRFICO __________________________________________________________ 206
SERIES: ____________________________________________________________________ 207
CATEGORAS: _______________________________________________________________ 207
RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES _______________________ 207
SELECCIN CORRECTA DEL TIPO DE GRFICO ____________________________________________ 207
GRFICO DE COLUMNAS ______________________________________________________ 208
GRFICO DE LNEAS. _________________________________________________________ 208
GRFICO CIRCULAR. _________________________________________________________ 208
CREAR GRFICOS ______________________________________________________________ 209
Procedimiento ______________________________________________________________ 209
SELECCIONANDO LA OPCIN SELECCIONAR DATOS OBTENDREMOS LA SIGUIENTE VENTANA.
__________________________________________________________________________ 213
Ms opciones del ttulo. ______________________________________________________ 217
Agregar los rtulos del eje. ____________________________________________________ 218
Titulo de eje horizontal primario. _______________________________________________ 218
Titulo de eje vertical primario __________________________________________________ 218
Estilos soportados para los objetos del grafico. ____________________________________ 228
ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 229
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 1
Captulo
PPRREESSEENNTTAACCIINN DDEE
EEXXCCEELL 22001100
En este captulo se trataran los siguientes temas:
Familiarizarse con Excel 2010 Iniciar y reconocer los elementos de la interface Novedades de Excel 2010
Objetivo:
El participante aprender a reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con
las principales funciones, configuraciones, servicios y caractersticas que tiene
el Microsoft Office Excel 2010.
1
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Microsoft Office Excel 2010
2 Programa Nacional de Informtica
INTRODUCCION
Microsoft Office Excel 2010 es una aplicacin desarrollada por Microsoft y
distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Es el
ms popular de los programas que manejan libros y hojas de clculo, se estima
que est presente en la mayora de computadoras del mundo, por tal motivo la
compaa Microsoft ha venido mejorando las caractersticas y el
funcionamiento de este programa tomando en cuenta los requerimientos de los
usuarios de esta aplicacin que se encuentran alrededor de todo el globo
terrqueo.
En esta nueva versin se ha actualizado la interfaz del usuario e incluye
nuevas funcionalidades, a la vez que mejoras de compatibilidad con nuevos
formatos de archivo. Es compatible con Windows XP SP3, Windows Vista y
Windows 7. Adems en el mercado ya se encuentran versiones tanto de 32 bits
como de 64 bits
Microsoft Office Excel 2010 presenta una interfaz intuitiva y amigable con
archivos de ayuda incorporados el cual nos permite trabajar con tablas de
datos, grficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas,
siendo de gran utilidad en diversas reas como en la educacin, administracin
, finanzas, produccin, contabilidad en la oficina, e incluso en el hogar puede
servir para ayudar a llevar las cuentas diarias.
El nuevo Microsoft Office Excel 2010 nos permite administrar, compartir y
analizar informacin de manera ms segura y eficaz, lo que mejorara de
manera notable la toma de decisiones, siendo estas fundamentales para el
desarrollo de una empresa. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin
ayudan a realizar un rastreo minucioso de datos y resaltarlos en diversos
formatos de manera rpida y segura.
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 3
FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010
EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA
Microsoft Office Excel 2010 es la mejor herramienta que tiene Microsoft Office, es una hoja de clculo que te permite organizar, sacar cuentas, estadsticas, grficos, anlisis de datos, casi todo lo que tenga que ver con datos se puede hacer adems reportes, Balances, Listas, Etc.
Se puede utilizar desde funciones para controlar los gastos diarios hasta disear planos de casas.
Algunas funciones que tambin se pueden hacer con Microsoft Office Excel 2010.
Agenda de telfonos Gastos diarios y mensuales Control de prstamos Tablas de alimentos Control de peso basado en una dieta Liquidacin de sueldos Emisin de recibos de cobro Control de inventarios
El uso de una libro de Excel est limitado solo a la imaginacin de cada uno". Es decir que se puede utilizar casi para cualquier cosa.
Tal vez pueda reducir sus gastos haciendo sus propias facturas, o tal vez necesite hacer una hoja de balance o un informe de gastos, en cualquier casi Excel llenar sus expectativas.
Si decide que obtener un prstamo, consulte primero con Excel y su calculadora de prstamos que le pedir algunos datos y luego le dir cuando tendra que pagar, cunto con qu inters, segn la amortizacin, etc.
Si desea un buen emprendimiento y poner sus productos en la web, con descripciones, precios, etc. Excel tambin le resultar satisfactorio.
Adems contar siempre con las tiles herramientas de ortografa y gramtica, conteo de palabras, diccionario de sinnimos, creacin de sobre y etiquetas, y el envo automtico por mail o fax entre muchas otras cosas.
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Microsoft Office Excel 2010
4 Programa Nacional de Informtica
LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA
Microsoft Office Excel 2010, es la hoja de clculo lder en el mercado. Es
adems, el software ms poderoso, ms manejable y ms utilizado del mundo.
Ningn otro programa puede competir con l en cuanto a funciones o
flexibilidad. Su ambiente de trabajo va de la psicologa a la economa, de la
biologa al dibujo, de las matemticas aplicadas a la administracin de los
recursos humanos y a casi todas las reas que existen en una empresa y
tambin en el hogar.
Miles de millones de dlares se mueven gracias a este programa por todo el
mundo, por tanto miles de decisiones se toman en base a l. Millones de
empresas de todo el mundo sencillamente no podran operar si no tuvieran
Excel en sus equipos de cmputo. La mayora de los programas elaborados a
medida que existen en el mercado utilizan a Excel como motor de clculo. Casi
todos manifiestan sus resultados en una hoja Excel.
Un usuario con conocimientos avanzados de este programa tendra una gran
ventaja en relacin al usuario con conocimientos bsicos para realizar tareas
que normalmente tomara varias horas en finalizar, con Excel la informacin se
puede formular, optimizar y en algunos casos se puede programar en lenguaje
VBA (Visual Basic for Applications), de forma que se automaticen las tareas y
los resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que anteriormente
llevaba das enteros.
Pongmonos en este caso, se anuncia que el da de maana "Excel
desaparecer". Si llegara a pasar eso seguramente habra prdidas
econmicas de gran magnitud. La primera accin que nos vendra a la mente
sera migrar a otra hoja de clculo, pero en el mercado no existen los
suficientes recursos para migrar a otra hoja de clculo con las mismas
magnitudes que tiene el Excel en todos los sentidos, se iniciara una nueva
guerra por establecer un nuevo estndar de hoja de clculo, con los previsibles
problemas de compatibilidad entre los usuarios. Cunto tiempo llevara
capacitar a los nuevos usuarios? Cunto tiempo llevara convertir los archivos
al nuevo formato? Soportaran las macros Excel o los grficos al menos,
podran interactuar con el resto de programas de oficina? probablemente no.
Cunto tiempo llevara integrar todos los programas que actualmente utilizan
Excel como motor de clculo al nuevo programa?
Es por eso que este programa " Microsoft Office Excel 2010, tiene una gran
importancia actualmente en el mundo, por tal motivo es de suma importancia
para su desarrollo el aprender los fundamentos y la forma de trabajar con esta
potente herramienta.
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 5
INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE
Iniciando Microsoft Office Excel 2010
PASOS A SEGUIR:
1. Darle clic en el botn Inicio de la barra de tareas y aparecer
la ventana inferior.
2. Despliegue la opcin Todos los programas,
debe de aparecer una ventana parecida a esta.
3. Busque la opcin Microsoft office y dele clic para desplegar.
4. Seleccione la opcin Microsoft Excel 2010, dele clic y mostrar la
pantalla de inicio de Excel.
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Microsoft Office Excel 2010
6 Programa Nacional de Informtica
Cuando inicia un nuevo libro de Microsoft Excel 2010, tiene una configuracin
por defecto, como por ejemplo, el color de fondo de las celdas, el color de las
lneas de divisin entre estas, las fichas y su configuracin que tiene la cinta de
opciones, los accesos directos en la barra de acceso rpido, la cantidad de
hojas que se abren por defecto, la extensin con la que se guardaran los
archivos nuevos, cada qu tiempo se guardaran de forma automtica los
archivos y en que carpeta especifica se guardaran adems de una cantidad
considerable de configuraciones que iremos viendo ms adelante.
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 7
CONCEPTOS PREVIOS
LIBRO DE EXCEL
Los documentos en Excel se denominan libros los
cuales estn compuestos por varias hojas de clculo
que son almacenados en el disco duro como un
fichero de extensin xlsx para esta versin (Para versiones
anteriores a Excel 2007 llevan la extensin xls).
HOJA DE CLCULO
La hoja de clculo nos permite efectuar
operaciones y funciones matemticas de
todo tipo donde los datos se encuentran
dispuestos en forma de tablas (filas y
columnas) mostrando los resultados en diferentes
formatos.
CELDA
Una celda es un lugar nico donde se puede
ingresar un dato o datos en una hoja de clculo. En
general las celdas se representan de forma
rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y
un nmero/letra de columna, y pueden ser
identificadas con un nombre nico, por ejemplo A4
(columna A, fila 4).
REGISTRO
Un registro es una fila de datos que contiene toda la informacin sobre un
objeto especfico que se ha ingresado en una hoja de Excel.
EEsstt sseelleecccciioonnaaddoo ttooddoo eell
rreeggiissttrroo ddeell pprroodduuccttoo ccoonn
CCddiiggoo 1100000022..
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Microsoft Office Excel 2010
8 Programa Nacional de Informtica
RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO
1. Men Archivo
El Men archivo nos muestra la Vista Backstage, es una nueva
incorporacin en los programas de Microsoft Office 2010, es la
innovacin ms reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office
Fluent y es una caracterstica complementaria de la cinta de opciones.
El men Archivo o ficha Archivo es la ficha de color que est ubicada en
la parte superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver la
Vista Backstage de Microsoft Office en donde se administran los
archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o
informacin personal ocultos y estableciendo opciones, adems de
poder visualizar muchas de las opciones que se vean en el botn de
office de versiones anteriores.
(La ficha Archivo reemplaza al botn Microsoft Office y al men Archivo usado
en versiones anteriores de Microsoft Office Excel 2010. )
Ventana principal que aparece al iniciar el Excel 2010
2 5 7 3 1
9 11
12
13
10
14 15
16 17
18
4
8
6
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 9
Ficha Archivo.
2. Barra de Acceso Rpido
(Nueva caracterstica desde Office 2007). Al hacer clic en este botn se podrn mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con mayor frecuencia.
3. Fichas.
Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones que
presenta Excel, por ejemplo ficha Inicio, Insertar, Diseo de pgina,
Frmulas, Datos, etc.
A esta banda compuesta (cintas) formada por fichas que se encuentra
en la parte superior de una ventana se le denomina Ribbon.
Desde Excel 2007, la cinta de opciones (todas las fichas) permite al
Vista Backstage
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Microsoft Office Excel 2010
10 Programa Nacional de Informtica
usuario encontrar fcilmente los comandos y caractersticas que antes
estaban en mens y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 era
posible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido,
el usuario no poda crear sus propias fichas y agregarlas a la cinta de
opciones.
Ahora en Excel 2010 es posible crear una cinta de opciones
personalizada de acuerdo a la necesidad del usuario, agregando las
opciones, cambiando el nombre de la cinta y el orden en que aparece
cada opcin.
CINTA DE OPCIONES (Cinta Ribbon)
La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores se
les llamaba men. Cada ficha dispone de su propio conjunto de
funciones, todas ellas relacionadas con la tarea que le da nombre a
la ficha y adems dispone de indicadores de cuadros de dilogos
ampliando las opciones disponibles en la ficha respectiva.
OBSERVACION:
Dependiendo del objeto seleccionado en la hoja de Excel van a aparecer y
desaparecer una serie de fichas que sirven para aplicar ciertos formatos y
funciones al objeto.
En la imagen anterior se muestra que al insertar una imagen en la
hoja de clculo y seleccionarla aparece la ficha llamada Formato
GGRRUUPPOOSS
CCaaddaa ggrruuppoo ccoonnttiieennee
ccoommaannddooss eessppeeccffiiccooss
qquuee ccuummpplleenn ffuunncciioonneess
pprreeddeetteerrmmiinnaaddaass..
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 11
donde se encuentran las funciones ordenadas por grupos para
aplicar cambios al grafico.
En algunos casos aparece ms de una ficha segn el objeto
seleccionado en la hoja.
4. Cuadro de Dialogo Mas Comandos.
Indicador que existen ms funciones para este
grupo.
Por ejemplo al hacer clic en el cuadro de
dialogo seleccionado sale la siguiente ventana.
5. Barra de Titulo
Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella se
visualiza el nombre del libro actual en el que se est trabajando. Cuando
se crea un libro nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde.
AAppaarreeccee ccoonn eessttee nnoommbbrree ccuuaannddoo eell lliibbrroo eess nnuueevvoo yy aauunn nnoo hhaa ssiiddoo gguuaarrddaaddoo..
CCuuaannddoo eell lliibbrroo yyaa hhaa ssiiddoo gguuaarrddaaddoo aappaarreeccee eell nnoommbbrree ddeell aarrcchhiivvoo
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Microsoft Office Excel 2010
12 Programa Nacional de Informtica
6. Conjunto de Herramientas
Comandos que estn conformando Grupos dentro de la Cinta De
Opciones que cambiar segn la ficha seleccionada.
7. Botones del manejo de la ventana principal
OBSERVACION:
Cuando se abren varios libros de Excel, cada uno
tiene sus propios botones para controlar las
ventanas.
8. Cuadro de Nombres
AAppaarreeccee MMooddoo ddee ccoommppaattiibbiilliiddaadd aall aabbrriirr uunn lliibbrroo ddeessddee EExxcceell 22001100 qquuee ssee hhaayyaa ccrreeaaddoo eenn uunnaa
vveerrssiinn aanntteerriioorr ddee EExxcceell 22000077,, aall ttrraabbaajjaarr ddee eessttee mmooddoo eell lliibbrroo ppooddrr ccoonnsseerrvvaarr uunn ffoorrmmaattoo ddee
aarrcchhiivvoo qquuee ppuueeddaa aabbrriirrssee ddee nnuueevvoo ffcciillmmeennttee eenn llaa vveerrssiinn aanntteerriioorr..
BBOOTTOONN MMIINNIIMMIIZZAARR
RReedduuccee llaa vveennttaannaa aa llaa
bbaarrrraa ddee ttaarreeaass
BBOOTTOONN MMAAXXIIMMIIZZAARR
AAuummeennttaa llaa vveennttaannaa aall
ttaammaaoo mmxxiimmoo ddee llaa
ppaannttaallllaa..
BBOOTTOONN CCEERRRRAARR
CCiieerrrraa eell pprrooggrraammaa
pprreegguunnttaannddoo ssii ddeesseeaa gguuaarrddaarr
llooss ccaammbbiiooss ssii lloo eexxiissttiieerraann yy
nnoo ssee hhuubbiieesseenn gguuaarrddaaddoo..
CCaaddaa vveennttaannaa ddee EExxcceell ttiieennee
llooss ccoonnttrroolleess mmiinniimmiizzaarr,,
mmaaxxiimmiizzaarr yy cceerrrraarr,, aappaarrttee ddee
llooss ccoonnttrroolleess ddee mmaanneejjoo ddee llaa
vveennttaannaa pprriinncciippaall..
BBoottnn ddee aayyuuddaa ddee MMiiccrroossoofftt
EExxcceell 22001100,, eess eell eeqquuiivvaalleennttee
aa pprreessiioonnaarr llaa tteeccllaa FF11..
EEssttee bboottnn mmiinniimmiizzaa llaa cciinnttaa
ddee ooppcciioonneess,, eess lloo mmiissmmoo
qquuee ddaarrllee ddoobbllee cclliicc aall
nnoommbbrree ddee aallgguunnaa ffiicchhaa ddee
llaa cciinnttaa ddee ooppcciioonneess..
CCoommaannddooss ddeell ggrruuppoo
ppoorrttaappaappeelleess qquuee ccoorrrreessppoonnddeenn
aa llaa ffiicchhaa iinniicciioo..
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 13
Indica la celda activa.
En la Imagen 1, la celda activa es A1, en algunos casos como en la
Imagen 2, el cuadro de nombre puede contener un texto especfico que
se le haya nombrado ya sea a una celda o a un rango de celdas, por
ejemplo al rango de celdas A1:B3 se le ha denominado productos.
Imagen 1 Imagen 2
9. Celda Activa
Indica la celda que se encuentra
seleccionada, la coordenada de esta
celda se mostrara en el cuadro de
nombres tal como se muestra en la
siguiente figura.
10. Asistente para funciones.
Al darle clic en la opcin que esta
seleccionada con el crculo rojo en la
imagen superior aparecer el cuadro de
dialogo de insertar funcin que se
encuentra en la parte derecha, adems
aparecern dos opciones ms en la barra
de formulas como en la imagen inferior.
Este comando sirve para
cancelar la funcin que se
selecciono.
Este comando sirve para
ingresar la funcin
seleccionada.
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Microsoft Office Excel 2010
14 Programa Nacional de Informtica
11. Indicador de Columnas
Es la unin de varias celdas conjuntas
en forma vertical comenzando desde la
letra A
12. Barra de Formulas
Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a la hoja de clculo
donde aparecer las formulas y/o funciones que contenga la celda
activa.
13. Indicador de Filas
Conjunto de celdas contenidas de forma
horizontal comenzando desde la fila 1.
CANTIDAD DE FILAS Y COLUMNAS
La coordenada de la ltima celda en Microsoft Excel 2010 es la siguiente:
Las filas empiezan desde el nmero 1 y van de
uno en uno hasta la ltima fila que tiene el
nmero 1048,576.
Las columnas empieza con la letras, A, B, C, D, etc., y van de una en
una hasta completar todas las letras del alfabeto llegando a la letra Z, una
vez que lleg a esta ultima letra continua con la letra AA,
Celda Activa
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 15
AB, AC, etc., siguiendo las
combinaciones respectivas hasta
llegar a la ultima combinacin de
columnas que es: XFD
14. Etiquetas de las Hojas.
Indica las hojas que tiene activo el libro de Excel actual.
15. Barra de Estado.
Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est realizando. Por
ejemplo en el grafico que est en la parte inferior aparece listo, lo cual
indica que el programa est preparado para que el usuario elija un
comando o escriba datos en una celda. Adems informa sobre el estado
de las teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros y otros.
Cuando se activa una celda para modificarla aparece el siguiente
mensaje.
En el siguiente ejemplo se seleccionan los precios de venta y en la barra
de estado aparecen datos de resumen segn lo seleccionado.
Controles para navegar
por las hojas que tiene
el libro de Excel.
Indica la hoja que se
encuentra activa.
Control para insertar
una nueva hoja de
clculo al libro activo.
-
Microsoft Office Excel 2010
16 Programa Nacional de Informtica
16. Barra de Desplazamiento.
Barra horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
17. Controles de vista de Hoja.
Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hoja
activa.
18. Barra de Zoom.
Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualizacin
de la hoja activa de forma rpida y precisa.
Vista Normal Diseo de Pgina Vista previa de salto de
pgina.
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 17
La barra de zoom tiene puede ampliar hasta 400% como mximo, y puede
reducir hasta un 10% segn se muestra en el siguiente grafico.
NOVEDADES DE EXCEL 2010 Aunque las suites ofimticas libres, como KOffice el cada vez mas mencionado
OpenOffice van creciendo, ahora mismo el software jefe de la oficina es
Microsoft Office, y cmo va el mercado parece que las cosas van a seguir as
por mucho tiempo.
A continuacin se mencionaran algunas nuevas caractersticas y funciones que
ha incorporado esta nueva versin de Microsoft Office Excel 2010 en relacin a
las versiones anteriores a esta.
GRFICOS DE DATOS EN CELDAS
Esta nueva caracterstica de mini grficos de Excel 2010 permite crear
pequeos grficos en una sola celda para detectar fcilmente modelos
en sus datos. Es una manera rpida de resaltar tendencias importantes
en los datos, como aumentos y disminuciones estacionales. Adems la
ficha Herramientas para mini grficos permite personalizarlos.
MICROSOFT EXCEL WEB APP
-
Microsoft Office Excel 2010
18 Programa Nacional de Informtica
Puede publicar sus hojas de clculo en internet (por ejemplo en el
SkyDrive) y obtener acceso a ellos, verlos y editarlos en cualquier lugar
desde el explorador mediante el Microsoft Excel Web App. Si usted tiene
una hoja de clculo en el SkyDrive puede abrirlo mediante el Excel Web
App sin necesidad de usar el Excel instalado en su equipo. Sin embargo
esta utilidad est muy limitada y por el momento slo puede ser utilizado
como un visor del documento porque es difcil trabajarlo mediante esta
opcin.
Podremos subir nuestros documentos a Office Web Apps y poder
editarlos directamente desde ah, desde cualquier sistema operativo y
navegador y tambin sobre Linux y Chromium, lo cual es un punto a
favor que incluso no se queda ah, porque si queremos podemos
consultar nuestros documentos Word y PowerPoint desde nuestro
smartphone accediendo a la misma direccin.
La edicin basada en el explorador est optimizada para situaciones en las que desea volver a redactar un texto, escribir algunos datos, agregar una diapositiva o tomar notas. Si ya est viendo el documento, haga clic en Editar en el explorador en Office Web App, realice los cambios y listo. En la mayora de los casos, las actualizaciones se guardan de forma automtica (en Word Web App, haga clic en Guardar).
Co-autora en tiempo real en Excel Web App y OneNote Web App
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 19
En Excel Web App y en OneNote Web App, puede trabajar con otras personas, en
el mismo documento, al mismo tiempo.
La recoleccin de informacin es una actividad de grupo. Use Excel Web App
para recopilar informacin de manera estructurada o de forma libre con
OneNote Web App. De cualquier forma, el archivo se almacena en una ubicacin
central, en la que cualquier persona que lo necesite puede obtener acceso a l. No
hay que esperar a que una persona finalice con el archivo antes de que la
prxima persona pueda obtener acceso a l. Ya no es necesario enviar por correo
electrnico varias copas que luego tiene que recomponer.
No hay un comando especial de colaboracin en tiempo real. Simplemente edite
el archivo en Office Web App, mientras sus colegas hacen lo mismo.
GRFICOS DINMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS
Puede recopilar ms rpido la informacin de sus grficos dinmicos. Muestre
diferentes vistas de datos
directamente en un grfico
dinmico, independiente de las
vistas de grficos dinmicos,
para analizar y capturar la vista
ms atractiva para sus nmeros.
Segn los datos anteriores se
obtendr el siguiente grafico
dinmico:
-
Microsoft Office Excel 2010
20 Programa Nacional de Informtica
MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE
Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las caractersticas.
La nueva vista del men Archivo (denominado por Microsoft como Backstage)
permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de clculo de
manera ms rpida. Las plantillas tambin tienen una visualizacin mucho ms
amplia, y las plantillas en lnea son de fcil acceso.
La ubicacin de la Ayuda tiene tres componentes clave:
Opciones de soporte tcnico en la columna izquierda, donde se
proporcionan varios mtodos para obtener el mximo provecho de los
productos de Office, solucionar problemas y obtener ayuda para las
aplicaciones de Office.
Seccin de administracin de licencias de productos, donde se muestran
los productos de Office 2010 con licencia para su uso en el equipo y
las aplicaciones incluidas en cada producto.
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 21
Seccin de informacin acerca de la aplicacin para que el equipo del
servicio de soporte tcnico de Microsoft pueda diagnosticar fcilmente
los problemas concretos de Office.
(Vista Backstage)
Un usuario tpico instalar los productos de Microsoft Office 2010 de uno en uno. No
obstante, puede adquirir determinados productos y probar otros durante un perodo
limitado. Esta vista se ajusta de forma dinmica a la instalacin concreta.
-
Microsoft Office Excel 2010
22 Programa Nacional de Informtica
Puede crear vistas Backstage personalizadas usando archivos con formato Office Open
XML para personalizaciones especficas de documentos, o bien crear personalizaciones
de nivel de aplicaciones usando complementos COM.
SHAREPOINT SERVER 2010
SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener
toda la informacin relacionada con un objetivo particular en un mismo
lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha informacin se
encuentre: bien pueden ser libros de Excel o documentos de Word as
como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro
tipo de aplicaciones como listas de contactos, calendarios compartidos,
bases de datos de productos, planeacin de proyectos o listas de
noticias.
SharePoint tambin facilita la bsqueda de informacin, evitando al
usuario conocer donde esta almacenada, adems mantiene el rastro de
las actualizaciones y cambios.
Un punto relevante que distingue esta herramienta es que no inventa un
nuevo tipo de informacin o de formato de archivo: simplemente ayuda a
encontrar la informacin necesaria en el momento justo. Aun mas
importante, provee una plataforma para que esta informacin sea
compartida fcilmente entre grupos de usuarios tales como equipos de
proyecto, departamentos o inclusive organizaciones enteras.
Colaboracin
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 23
Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las personas, documentacin y en general a la informacin necesaria para poder tomar decisiones y lograr los objetivos de su trabajo.
Para hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee:
Herramientas de colaboracin
Acceso desde dispositivos mviles. Plantillas estndares para la construccin de sitios Wikis Blogs Listas de personas y grupos Calendarios Integracin con herramientas de Email Coordinacin de tareas Encuestas Colaboracin documental Seguimiento de incidentes
Herramientas de notificacin
Filtros de alertas, con enlaces a la informacin detallada de la alerta Alertas personalizadas RSS (Really Simple Syndication) Integracin con Microsoft Office Integracin con las suites de Microsoft Office. (El nivel de integracin
vara segn la versin) Integracin con Microsoft Outlook Integracin con Office SharePoint Designer (la nueva versin de
FrontPage) Interfaz de usuario y navegacin
Experiencia de usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfaz que desorienten al usuario
Perfilacin de la presentacin (El usuario solo ve lo que tiene derecho a ver)
Barra de acceso rpido Barra de navegacin superior Men de opciones descriptivo Interfaz simplificada con Web Parts
Almacenamiento y seguridad
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Microsoft Office Excel 2010
24 Programa Nacional de Informtica
Windows SharePoint Services proporciona una gran cantidad de beneficios respecto al manejo del almacenamiento y la seguridad.
Repositorio y metadatos
Libreras de documentos Carpetas dentro de todas las listas Listas indexadas Listas largas indexadas y con ndices cruzados Listas de elementos mejoradas (seguridad por tem o directorio, Control
de versiones, Proteger/Desproteger) Metadatos Tipos de documentos (plantillas predefinidas) Polticas y auditoria Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows) Vista en rbol
Autenticacin y autorizacin
Polticas de seguridad por aplicacin Web Mltiples sistemas de autenticacin. (Posibilidad de personalizar segn
el sistema de seguridad de la empresa) Control de acceso por carpeta o por tem.
Control de versiones
Versin de tems dentro de las listas o libreras. Historial de versiones Seguimiento y control de versiones mayores y previas
Recuperacin de la informacin
Papelera de reciclaje Soporte para copias de seguridad y restauracin (Backup/Restore)
ndices y bsqueda
Bsquedas basadas en la tecnologa Microsoft Searchtm
MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010
Con Microsoft Office Mobile 2010, obtienes: la versin completa de
Word, Excel y PowerPoint. Adems, puedes editar, guardar y enviar
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 25
artculos a tu gusto, todo desde un dispositivo que cabe en tu bolsillo.
Tambin, incluye la versin mvil de Microsoft OneNote.
Algunas Imgenes de Microsoft Office Mobile 2010.
OBSERVACION:
PowerPivot para Excel requiere una descarga individual gratuita que est disponible en: http://www.powerpivot.com.
PowerPivot para SharePoint requiere SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition o una versin posterior y SharePoint 2010.
El acceso mediante Web y smartphone requiere un dispositivo adecuado y algunas funcionalidades requieren una conexin
a Internet. La funcionalidad web usa Office Web Apps, que requieren un explorador compatible (Internet Explorer, Firefox
o Safari) y SharePoint Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live ID. Algunas funcionalidades mviles requieren
Office Mobile 2010, que no se incluye en Office Web Apps, las aplicaciones y los conjuntos de aplicaciones de Office 2010.
Existen algunas diferencias entre las caractersticas de las aplicaciones de Office Web Apps, Office Mobile 2010 y
Office 2010.
Se requiere un dispositivo adecuado. Excel Mobile 2010 viene preinstalado en los telfonos con Windows
(Windows Mobile 6.5 o posterior). Se incorporar en telfonos con Windows con la disponibilidad general de
Microsoft Office 2010.
SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010
La herramienta analtica de Business
Intelligence se le ha denominado SQL
Server PowerPivot (anteriormente
Gemini)
Con ello se facilita y ayuda a que el
usuario final del rea de negocio, pueda
montar de forma fcil un Excel para toma
de decisiones.
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Microsoft Office Excel 2010
26 Programa Nacional de Informtica
Para controlar la dispersin de Hojas Excel que esto puede acarrear, se
aumenta tambin la integracin con SharePoint Server 2010 y Microsoft
SQL Server 2008 R2 para controlar los datos y gestin de las hojas; al
tiempo que se facilita la comparticin. Es decir, se gana una herramienta
de ms potencia, pero se pierde independencia de otras tecnologas y te
ata un poco ms a Microsoft.
REALIZA TAREAS DE FORMA MS
RPIDA Y SENCILLA.
Microsoft Office Excel 2010 simplifica
el modo de acceso a las
caractersticas. La nueva vista
Microsoft Office Backstage
reemplaza al men Archivo
tradicional para permitirle guardar,
compartir, imprimir y publicar sus
hojas de clculo en tan solo unos
pasos.
CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CLCULO MS
GRANDES Y COMPLEJAS.
Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva
versin de Excel 2010 de 64 bits, el anlisis de grandes cantidades de
informacin es ms fcil que nunca. Analice grandes y complejos
conjuntos de datos, ms grandes que los archivos de 2 GB de las
versiones anteriores de Excel.
OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES.
Microsoft Office Excel 2010 incluye nuevas
funciones, configuraciones y dems servicios en
relacin a las versiones anteriores, todas estas
nuevas funcionalidades se irn mencionando a lo
largo de todo el curso completo de Excel.
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 27
1. Para qu sirve la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010?
2. Qu es la Cinta de Opciones?
3. Cul es la descripcin de la vista Backstage?
4. Cmo se identifica a la celda activa?
5. Cules son los pasos para agregar una nueva hoja de clculo?
6. De cuantas maneras se puede ver una hoja de clculo?
7. Para qu sirve el SharePoint 2010?
8. Cul es el mnimo y mximo valor de zoom que se puede aplicar a una
hoja de clculo?
9. Se puede utilizar una hoja de Excel desde un dispositivo mvil?
10. De qu maneras puedo compartir un libro de Excel con otros
usuarios?
PREGUNTAS DE REPASO
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Microsoft Office Excel 2010
28 Programa Nacional de Informtica
Captulo
AADDMMIINNIISSTTRRAARR EELL FFOORRMMAATTOO AA LLOOSS EELLEEMMEENNTTOOSS DDEE LLAA HHOOJJAA DDEE CCLLCCUULLOO En este captulo se trataran los siguientes temas:
Mantenimiento a los datos ingresados Administrar una hoja de calculo Formatear filas, columnas y celdas.
Objetivo:
A continuacin se proceder a explicar los procedimientos para utilizar el libro
de Excel de manera correcta formateando y modificando los datos, mostrando
los procesos necesarios para que Ud. adquiera los conocimientos y administre
el libro de Excel correctamente.
2
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 29
MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS
CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL
Puede crear un nuevo libro de Excel con cualquiera de los siguientes procedimientos.
1. Utilizando la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010.
2. Por medio de la barra de herramientas de acceso rpido (Siempre que se haya agregado)
Botn personalizar barra
de herramientas de
acceso rpido.
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Microsoft Office Excel 2010
30 Programa Nacional de Informtica
3. Utilizando una plantilla existente en el equipo o desde internet.
DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO
Uso de teclas para desplazar el indicador de celda
Tecla Accin
Teclas de
direccin
Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o
hacia la derecha.
TAB Desplazarse una celda a la derecha.
Tambin le permitir desplazarse entre celdas desbloqueadas en una
hoja de clculo protegida.
CTRL+ tecla de
direccin
Ir hasta el extremo de la regin de datos (conjunto de celdas que
contiene datos y que est delimitado por Celdas vacas o por los
bordes de la hoja de clculo actual.
INICIO Ir hasta el comienzo de una fila.
CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo.
CTRL+FIN Ir hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo, es la ltima
fila utilizada de la ltima columna utilizada.
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Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 31
AV PG Desplazarse una pantalla hacia abajo.
RE PG Desplazarse una pantalla hacia arriba.
ALT+AV PG Desplazarse una pantalla hacia la derecha.
ALT+RE PG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.
COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS
Puntero del Mouse Cuando vea este puntero del mouse en forma de una cruz blanca en
un libro de Excel, est listo para seleccionar una celda o un rango de celdas
como lo indica la siguiente figura.
Celda Activa Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o
utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.
Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o
utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.
Seleccionar un rango discontinuo Se selecciona primero un rango, luego al tener presionada la tecla CONTROL
se selecciona otro rango y quedara un rango discontinuo como la siguiente
figura.
La celda que seleccion en este
ejemplo es la celda B3.
Puntero del mouse en Excel.
En este ejemplo se ha seleccionado el
rango de celdas B2:B4, indicando que
el rango comprende desde las celdas B2
hasta las celdas B4.
(Se da un clic a la celda B2 y sin soltar
se arrastra hasta la celda B4)
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Microsoft Office Excel 2010
32 Programa Nacional de Informtica
Seleccionar fila y columna Para seleccionar toda una fila o toda una columna se hace clic en el
encabezado de las mismas segn lo indica la siguiente figura.
Si desea seleccionar ms de una columna, una vez seleccionada la primera arrastre horizontalmente sobre ellas mientras aparece una flecha negra como cursor.
NOTA: Tambin puede seleccionar un rango de celdas sealando la primera y desplazndose con las flechas direccionales mientras se tiene presionada la tecla SHIFT.
Al seleccionar el
encabezado se selecciona
toda la fila.
Encabezado de fila
Encabezado de columna
Al seleccionar el encabezado de
columna se selecciona por completa.
Se arrastra desde esta seccin.
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 33
INGRESAR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja de clculo, es posible introducir todo tipo de datos como por ejemplo nmeros, frmulas o textos. Para ingresar cualquiera de estos tipos de datos seguiremos los siguientes pasos: Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos, luego digitarlos. Mientras se hace el ingreso debe de aparecer estos datos en dos lugares.: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te detallan a continuacin: PRESIONANDO LA TECLA ENTRADA (ENTER) Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentran justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO Se valida el dato introducido en la celda activa y se posicionar dependiendo de la tecla direccional pulsada, por ejemplo, si pulsamos FLECHA ABAJO la celda activa bajara una celda o mas dependiendo de la cantidad de veces que se presiono esta tecla. CUADRO DE ACEPTACIN
Celda Activa Barra de formulas
Botn Aceptar
Si despus de digitar la informacin en la
celda activa decide no insertarla, deber de
darle clic al botn cancelar que se
encuentra sealado en la figura, con esto la
celda restaurar a su valor anterior.
Botn Cancelar
Al darle clic a esta opcin se valida
el dato ingresado en la celda
seleccionada y esta misma quedara
como la celda activa.
-
Microsoft Office Excel 2010
34 Programa Nacional de Informtica
NOTA: Debe de recordar que si introduce algn dato no valido, una funcin incorrecta o una formula mal planteada, es posible que aparezca una ventana de alerta indicando el error, para esto debe de estar atento a la advertencia y tratar de replantear el ingreso de datos de manera correcta.
Al presionar la tecla ENTER, por defecto la celda activa baja una posicin (celda) en la hoja de clculo, este comportamiento viene por defecto cuando se instala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puede configurar esta opcin siguiente estos pasos.
1. Darle clic en la ficha archivo
2. Escoger el elemento Opciones.
3. En la ventana siguiente selecciona la opcin Avanzadas.
4. En la parte derecha de la ventana anterior aparece una lista donde por defecto esta Hacia abajo, entonces de esa lista puede seleccionar la
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 35
opcin que desee sea el comportamiento de Excel al presionar la tecla ENTER luego de ingresar un valor en la Celda Activa.
Al presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celda que se encontraba
seleccionada antes de realizar esta combinacin de teclas.
TIPOS DE DATOS
En una hoja de clculo se pueden ingresar distintos tipos de datos, a continuacin se explica cmo se clasifican y se mencionan algunos ejemplos para profundizar ms el conocimiento y poder ingresar los datos de manera correcta. Los tipos de datos que acepta Excel pueden ser: 1-Valores Constantes 2- Formulas 3- Funciones Valores Constantes
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un texto, nmero o una fecha.
Tipo de dato Texto Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica
Tipo de dato Nmero
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Microsoft Office Excel 2010
36 Programa Nacional de Informtica
Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes.
En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmeros y caracteres no numricos son consideradas texto.
El punto . del teclado numrico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separacin de los miles al introducir un nmero.
Los caracteres reconocidos como nmeros dependern de las opciones seleccionadas en Configuracin regional del Panel de control.
Para evitar introducir una fraccin como fecha, debe colocar un cero (0) delante de cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 1/2.
Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ).
Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha por defecto.
En las celdas que tengan predeterminado el formato de nmero General, Microsoft Excel presentar los nmeros como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notacin cientfica (7,89E+08) en caso de que el nmero sea ms largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un mximo de 11 dgitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+".
Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft Excel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excel convertir los dgitos adicionales en ceros (0).
C a m b i a r l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s e n u n l i b r o
P a r a c a m b i a r l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s , t e n g a
e n c u e n t a l o s s i g u i e n t e s p u n t o s i m p o r t a n t e s :
D e f o r m a p r e d e t e r m i n a d a , E x c e l c a l c u l a l o s
v a l o r e s a l m a c e n a d o s , n o l o s m o s t r a d o s E l v a l o r
q u e s e m u e s t r a e i m p r i m e , d e p e n d e d e l f o r m a t o
q u e s e e l i j a p a r a e l v a l o r a l m a c e n a d o y d e c m o
s e m u e s t r e s t e . P o r e j e m p l o , u n a c e l d a q u e
p r e s e n t a u n a f e c h a c o m o " 6 / 2 2 / 2 0 0 8 " t a m b i n
c o n t i e n e u n n m e r o d e s e r i e q u e e s e l v a l o r
-
Microsoft Office Excel 2010
Programa Nacional de Informtica 37
a l m a c e n a d o p a r a l a f e c h a e n l a c e l d a . P u e d e
c a m b i a r s e l a p r e s e n t a c i n d e l a f e c h a p o r o t r o
f o r m a t o ( p o r e j e m p l o , " 2 2 - j u n - 2 0 0 8 " ) , p e r o e l
c a m b i o d e p r e s e n t a c i n d e u n v a l o r e n u n a h o j a
d e c l c u l o n o a l t e r a r e l v a l o r a l m a c e n a d o .
T e n g a c u i d a d o a l c a m b i a r l a p r e c i s i n d e l o s
c l c u l o s C u a n d o u n a f r m u l a r e a l i z a c l c u l o s ,
E x c e l u t i l i z a l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s e n c e l d a s a
l a s q u e h a c e r e f e r e n c i a l a f r m u l a . P o r e j e m p l o ,
s i h a y d o s c e l d a s q u e c o n t i e n e n c a d a u n a e l v a l o r
1 0 , 0 0 5 y l a s c e l d a s t i e n e e l f o r m a t o p a r a m o s t r a r
l o s v a l o r e s c o n f o r m a t o d e m o n e d a , s e m u e s t r a e l
v a l o r 1 0 , 0 1 $ e n c a d a c e l d a . S i s u m a l a s d o s
c e l d a s , e l r e s u l t a d o e s $ 2 0 , 0 1 p o r q u e E x c e l
a g r e g a l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s 1 0 , 0 0 5 y 1 0 , 0 0 5 ,
n o l o s v a l o r e s m o s t r a d o s .
C u a n d o c a m b i a l a p r e c i s i n d e l o s c l c u l o s d e u n
l i b r o e m p l e a n d o l o s v a l o r e s m o s t r a d o s ( c o n
f o r m a t o ) , E x c e l c a m b i a p e r m a n e n t e m e n t e l o s
v a l o r e s a l m a c e n a d o s e n c e l d a s d e s d e l a p r e c i s i n
c o m p l e t a ( 1 5 d g i t o s ) a c u a l q u i e r f o r m a t o ,
i n c l u y e n d o l u g a r e s d e c i m a l e s . S i s e d e c i d e m s
t a r d e c a l c u l a r c o n p r e c i s i n t o t a l , n o p o d r n
r e s t a u r a r s e l o s v a l o r e s o r i g i n a l e s s u b y a c e n t e s .
1 . H a g a c l i c e n l a p e s t a a A r c h i v o , d e s p u s e n O p c i o n e s y a c o n t i n u a c i n e n l a c a t e g o r a
A v a n z a d a s .
2 . E n l a s e c c i n A l c a l c u l a r e s t e l i b r o , s e l e c c i o n e e l l i b r o q u e d e s e e y l u e g o a c t i v e l a c a s i l l a d e
v e r i f i c a c i n E s t a b l e c e r P r e c i s i n d e p a n t a l l a .
Tipos de datos Fecha/Hora Un dato tipo fecha/hora es tratado como un nmero, correspondiendo a cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccin resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400). Por ejemplo el nmero 10 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900, y el nmero 10,75 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas.
-
Microsoft Office Excel 2010
38 Programa Nacional de Informtica
Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy fecha de nacimiento = das vividos).
Ejemplos:
3/11/98 3-11-98 8:30 AM
15:30 3/10/97 16:30 14/07/2011
Lgico
Incluye los valores VERDADERO y FALSO. Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un significado especfico. Se utilizan en funciones lgicas y condicionales.
Formulas.
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-, Seno, Coseno, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.
Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.
Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se ver ms adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir 27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula.
Ejemplo:
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NOTA. Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador. Por ejemplo,
en:
3 + 6 = 9
"+" es el operador y "3" y "6" son los operandos.
Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula.
El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Estructura de una funcin
La sintaxis de cualquier funcin es:
=nombre_funcion(argumento1;argumento2;;argumentoN)
Esto es:
1. Signo igual (=). 2. Nombre de la funcin. 3. Parntesis de apertura. 4. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas. 5. Parntesis de cierre.
Insertar funcin
Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A
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medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.
Para introducir una frmula, cuenta con dos opciones:
1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrar el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicar los argumentos de la misma.
2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de dilogo Insertar funcin), este asistente mostrar el nombre de la funcin, los argumentos, adems una descripcin de la funcin y de cada argumento.
Funciones Anidadas
Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra funcin, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo:
=SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0)
En el ejemplo anterior la funcin SI compara con 50 el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada), si es mayor a 50, invoca a la funcin SUMA (funcin anidada).
Precauciones en la manipulacin de celdas
Es comn confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y mover celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas a travs de la siguiente comparacin:
Seleccionar: Cuando se seala al centro de la celda. El cursor es una cruz blanca gruesa.
Cuadro de relleno:
Cuando se seala a la esquina inferior izquierda.
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Modo Mover.
Cuando se seale algunos de los bordes de la celda, deber aparecer el
siguiente cursor.
Autorrellenar Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y as facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda en cuestin.
Se mostrar una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de Autorelleno.
Por ejemplo, escriba en una celda el nmero 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:
Opcin Rellenar das Opcin Rellenar meses
Al darle clic en la
opcin Serie de
relleno deber
salir como en el
grafico siguiente.
Por defecto esta activada la opcin Serie de
relleno.
Al ingresar una fecha se pueden aplicar
varias opciones de autorelleno como
veremos a continuacin.
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Opcin Rellenar aos.
Rellenar Series
El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o generacin de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. As, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiar el contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo A001 Nota1) se crear una serie.
Para generar una serie realice los siguientes pasos:
1. Haga clic en la celda A2.
2. Seleccione el puntero de relleno y despus arrastre hasta que aparezca una secuencia como el de la imagen siguiente.
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Si el contenido de una celda es un texto y arrastra el puntero
de relleno, se copiar el texto en las celdas afectadas tal como
se visualiza en la siguiente imagen.
Cmo mostrar u ocultar el controlador de relleno 1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Seleccione el elemento opciones.
3. En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada.
Situarse en el puntero de
relleno, arrastrar hasta la
celda A5 y generar la imagen
de la derecha.
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4. En el grupo Opciones de edicin, active o desactive la casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas dependiendo si quiere o no que aparezca activada esta funcin.
De esta manera cuando escribo un valor en la celda activa ya no est visible la opcin para rellenar las celdas.
Autocompletar MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opcin de autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerir el valor existente. En el grfico de abajo, en una lista de Centros de Costos, al pulsar la letra S en la celda A5, Excel autocompletara el ingreso con la palabra Sistemas que ya existe lneas ms arriba (A2).
Cmo Activar / Desactivar Autocompletar
Controlador de relleno Activado (Antes) Controlador de relleno Desactivado (Despus)
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1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Seleccione el elemento opciones. 3. En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada.
Elegir de la lista desplegable Esta opcin le permitir reutilizar datos ingresados anteriormente en la misma columna de una forma rpida y muy cmoda ya sea por medio del men contextual o por medio del teclado. Cmo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable
1. Ubique el cursor debajo del ltimo dato ingresado en la columna.
2. Haga clic con el botn secundario del mouse, y en el men contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.
3. Aparecer una lista con los valores ya ingresados en la columnas.
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Tambin puede pulsar la combinacin de teclas ALT + Flecha hacia abajo para que aparezca la lista desplegable de la imagen anterior.
Repetir un valor en un rango de celdas
Esta utilidad de MS Excel que le permitir repetir los mismos datos de una celda en el resto de celdas seleccionados (Rango) Para ello debe seleccionar un rango de celdas que desea que contengan los mismos datos, escriba los datos en la celda activa y, a continuacin, presione la combinacin de teclas CTRL + ENTER. Pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas donde se desea ingresar datos.
2. Ingrese un valor (por ejemplo, digite 30)
3. Ahora pulse CONTROL + ENTER y observar el siguiente resultado.
ADMINISTRAR UNA HOJA DE CLCULO
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Editar contenido de una celda
Una de las tareas ms cotidianas dentro de una hoja de clculo ser la modificacin de los datos ingresados. Existen varias maneras de modificar los datos ingresados, examinemos algunas de esas formas:
1. Seleccione la celda que quiera editar (En el grfico se ha seleccionado la celda B5)
2. Ahora, para modificar el contenido puede efectuar cualquiera de los siguientes pasos.
a. Pulsar la tecla F2 para que se active el cursor y pueda editar el contenido de la celda.
b. Hacer doble clic en la celda activa.
Para los dos procesos anteriores se activa el cursor de edicin como el del grafico siguiente.
Indicador que
puede editar el
contenido de la
celda.
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c. Darle clic en la barra de frmulas y editar directamente el contenido.
NOTA: Todo lo que escriba directamente en la barra de frmulas actualizar de manera automtica el contenido de la celda a la cual hace referencia.
Luego de hacer las correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clic en el botn Introducir (aceptar) de la barra de frmulas para validar la informacin e ingresar el dato a la celda. Si desea anular el ingreso puede presionar la tecla ESCAPE o darle clic al botn cancelar de la barra de frmulas.
Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una frmula, el resultado de la misma se actualizar automticamente.
Introducir Cancelar
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ACTIVIDAD Objetivo
Adquirir habilidad en la apertura y edicin de datos almacenados en un libro de Excel. Procedimiento
1. Abra el archivo Editar system MR.xlsx
2. Observar los siguientes datos:
3. Realice las modificaciones respectivas hasta lograr el siguiente resultado:
5. Guarde el archivo y cierre el documento.
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Insertar Filas Puede insertar filas en una hoja de clculo para poder reacomodar los datos contenidos. La insercin de filas no significa que se incrementen ms filas a las 1048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo de la fila insertada se desplazarn una posicin ms de fila. Si existieran datos en las ltimas filas de la hoja de clculo que puedan verse afectados por la insercin de una fila se mostrar el siguiente mensaje a fin de no perder informacin.
Para insertar filas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos:
1. Abrir el archivo RIVZAM S.A. 2. Haga clic en cualquier celda de la fila B2. 3. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar filas de hoja.
4. Observe que se ha insertado una fila en la parte superior de los datos.
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5. Adems, se muestra una etiqueta: Opciones de Insercin. 6. Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el formato de la fila superior.
Insertar Columnas Puede insertar columnas en una hoja de clculo para poder reacomodar los datos contenidos. La insercin de columnas no significa que se incrementen ms columnas a las 16.384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran a la derecha se la columna insertada se desplazarn una posicin ms de columna. Si existieran datos en las ltimas columnas de la hoja de clculo que puedan verse afectados por la insercin de una columna se mostrar el mismo mensaje que en el caso de filas (visto en la pgina anterior). Para insertar columnas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos:
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1. Abrir el archivo RIVZAM S.A.(El mismo archivo del ejemplo anterior) 2. Ubicarse sobre alguna celda de la columna cargo. 3. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar columnas de hoja. 4. Verifique que ha aparecido una columna nueva donde estaba el selector de celdas , y los datos que anteriormente haban en dicha columna se han desplazado hacia la derecha.
5. En las opciones de insertar, elija tambin borrar formato. NOTA Si usted desea insertar ms de una fila o columna, debe seleccionar el numero de filas o columnas a insertar y luego hacer clic con el botn secundario del mouse sobre las columnas o filas seleccionadas y del men desplegable elegir la opcin Insertar.
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Insertar Celdas Las celdas insertadas desplazan las otras celdas, ya sea a la parte derecha o a la parte inferior. Pasos para insertar celdas. Por ejemplo queremos insertar una celda antes del texto RIVZAM S.A. del ejemplo anterior. 1. Seleccionar la celda A1.
2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar celdas. 3. Aparece esta ventana donde seleccionamos la opcin, Desplazar las celdas hacia la derecha.
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4. Acepta, y deber de aparecer el siguiente resultado.
NOTA: Observe que el cuadro insertar celdas, tambin se pueden insertar filas y columnas eligiendo las opciones: Insertar toda una fila o Insertar Toda una columna. Eliminar filas La eliminacin de filas no quitar ninguna de las 1048,576 existentes, sino mas bien existir un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila eliminada.
Cmo eliminar una Fila de la hoja de clculo
En este ejemplo se solicita eliminar el registro del empleado Bryam (Utilizar el archivo RIVZAM S.A.) 1) Lleve el selector de celdas a cualquier celda de la fila correspondiente al empleado Bryam. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar filas de hoja.
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Otro mtodo: 1) Seleccione la fila que desea eliminar. 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y en el men contextual elija la opcin Eliminar. Eliminar Columnas La eliminacin de columnas no quitar ninguna de las existentes, sino mas bien existir un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al lado derecho de la columna eliminada.
Cmo eliminar una columna de la hoja de clculo
Ahora veremos cmo se elimina toda una columna. Por ejemplo, la columna correspondiente a rea. 1) Lleve el selector de celdas sobre alguna celda de la columna a eliminar. En nuestro ejemplo la columna D. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar columnas de hoja Otro mtodo: 1) Seleccione la columna que desea eliminar 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la columna seleccionada y en el men contextual elija la opcin Eliminar.
3) Luego en la siguiente ventana seleccionar la opcin Toda la fila.
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NOTA: Tambin puede darle clic derecho en el encabezado de columna, y escoger la opcin eliminar. Eliminar Celdas Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la izquierda o arriba. Cmo eliminar una celda de la hoja de clculo En este ejemplo eliminaremos la celda A1. 1) Lleve el selector de celdas a la celda A1. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar Celdas
3) En la ventana Eliminar celdas elija Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar.
Encabezado de columna
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ACTIVIDAD
Objetivo
Adquirir habilidad para insertar y eliminar, filas, columnas y celdas en un libro de Excel pata organizar la informacin de manera adecuada. Procedimiento 1. Abra el archivo Flujo de efectivo.xlsx 2. Observar los siguientes datos:
3. Utilizando solamente los comandos insertar y eliminar organizar los datos
tal como se muestran en la siguiente imagen.
4) El resultado final se observa en el siguiente grfico:
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Administrar hojas
Por defecto todo libro nuevo incluye 3 hojas, cada una de las cuales tiene 16,384 columnas y 1048,576 filas, cantidad suficiente para guardar informacin de negocios pequeos y medianos, sin embargo, un mtodo ms organizado es utilizar varias hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende de cada caso. Cambiar la cantidad de hojas por defecto 1) Haga clic en la ficha inicio 2) Luego dele clic en el elemento Opciones. 3) En la ventana Opciones de Excel elija del men izquierdo la opcin Ms frecuentes, al lado derecho encontrar la opcin Incluir este nmero de general, en el cual puede especificar la cantidad de hojas por defecto que requiere para los nuevos libros Excel que crear. 4) Cree un nuevo libro y ver que ya no aparecen las 3 hojas por defecto, si no las que le hemos asignado, para este ejemplo se aplico el cambio de 6 hojas.
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Insertar hojas Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El nmero mximo de hojas que usted puede insertar est limitado slo por la memoria de su equipo. Para insertar una Hoja de clculo puede hacer clic en la pestaa Insertar hoja de clculo ubicada al final derecho de las pestaas de las hojas existentes o tambin presionar la combinacin de teclas Shift+F11
Insertar hojas de clculo basadas en plantillas
1) Haga clic derecho en una de las pestaas de sus hojas 2) En el men emergente elija Insertar.
3) En la ventana Insertar elija de la ficha Soluciones de hoja de clculo la plantilla que necesite. Tambin puede utilizar Plantilla de Office Online y descargar modelos de plantillas va Internet
4) Por ltimo ya puede darle clic en el botn aceptar.
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Eliminar hojas Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, as como las referencias hacia ella. Para eliminar una Hoja de clculo puede hacer lo siguiente: En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir de la seccin CELDAS la lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha lista y elija la opcin ELIMINAR HOJA.
Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse sobre la pestaa de la hoja y elegir del men emergente la opcin Eliminar. En cualquiera de los casos, si la hoja cuenta con contenido alguno, Excel solicitar confirmacin y puede optar por continuar con la Eliminacin o Cancelar para interrumpir el proceso de eliminacin.
Camb