manual de aviso de embarque - vale de aviso de... · ... sem uma previa autorização expressamente...
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Versão Data da modificação
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1.0 10/03/2008 Lorena Araújo Versão inicial 2.0 14/04/2008 Lorena Araújo Revisado conforme
solicitação da Quadrem
3.0 16/10/2008 Lorena Araújo Atualizações Supply Centre
4.0 11/11/2008 Miriã Fernandes Atualizado conforme solicitação Quadrem.
5.0 23/01/2008 Miriã Fernandes Atualização inf. transportadoras
6.0 27/02/2009 Ellen Ramos Atualizado conforme solicitação Quadrem.
7.0 19/03/2009 Ellen Ramos Atualizações Supply Centre
8.0 15/04/2009 Ellen Ramos Revisão Quadrem 9.0 22/06/2009 Ellen Ramos Revisão Quadrem
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INDICE
1. COMO PROCURAR UM DOCUMENTO.................................................................................................... 5
2. COMO CRIAR UM AVISO DE EMBARQUE............................................................................................. 7
2.1 INFORMAÇÕES GERAIS.............................................................................................................................. 9 2.1.1 Cabeçalho....................................................................................................................................... 10 2.1.2 Detalhes .......................................................................................................................................... 10 2.1.3 Rodapé ............................................................................................................................................ 11
2.2 INFORMAÇÕES DOS PARTICIPANTES ........................................................................................................ 12 2.3 TERMOS DE ENTREGA ............................................................................................................................. 13
3. SUBMETER O AVISO DE EMBARQUE .................................................................................................. 14
4. RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE................................................................................................. 17
4.1 VISUALIZAR RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE .................................................................................. 17
4. CANCELAR UM ASN ................................................................................................................................ 21
5. REMOVER ASN DA MINHA ÁREA DE TRABALHO............................................................................ 25
6. CONTRATO VALE COM AS TRANSPORTADORAS ............................................................................ 26
6.1. INFORMAÇÕES GERAIS........................................................................................................................... 26 6.2. TIPOS DE TRANSPORTE........................................................................................................................... 26 6.3. TIPOS DE CARROCERIA........................................................................................................................... 27 6.4. TIPOS DE CARGA .................................................................................................................................... 28
7. ATENDIMENTO QUADREM................................................................................................................... 29
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1. COMO PROCURAR UM DOCUMENTO
Na barra de comandos, selecione Procurar e a opção “Documento”.
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Na tela de “Procurar” realizar a busca conforme abaixo. - Tipo de Documento: Selecionar Ordem de Compra - Status: Selecionar Ativo (Caso não encontre a ordem ativa, deve haver uma Alteração
de Ordem e o ASN deverá ser criado por esta Alteração após aceita) - Status do Processamento: Selecionar Respondido (Só é possível criar um ASN para
pedidos aceitos). - Procurar data inicial: Incluir uma data inicial para pesquisa - Procurar data final: Incluir uma data final para pesquisa Após preencher os campos informados, clique no botão Procurar.
1. Realizar o filtro da pesquisa 2. Clique em
Procurar
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2. COMO CRIAR UM AVISO DE EMBARQUE
Após a sua busca listarão todos os pedidos conforme a tela abaixo. Para criar um Aviso de Embarque, o fornecedor deverá selecionar o pedido e clicar no
botão Aviso de Embarque, na parte inferior da tela.
Observações Importantes:
1. Selecione o pedido que deseja criar um Aviso de Embarque
2. Clique no botão Aviso de Embarque
1. Um Aviso de Embarque pode conter várias NFs e várias Pedidos, desde que todas tenham mesmo local
de entrega;
2. Se for faturado mais de um pedido em uma Nota Fiscal terá que buscar por intervalo de data e correr as
páginas até localizar os pedidos faturados na Nota Fiscal, para criar um único Aviso de embarque;
3. O Incoterms deverá ser EXW ou FCA, isto é, para pedidos nos modelos que são pagos pela Vale. Para os
demais como CIP e CIF, modelos que são pagos pelo próprio fornecedor, o fornecedor deverá solicitar
coleta pelo site da transportadora.
Caso o contrato do fornecedor seja um dos modelos pagos pela VALE (EXW ou FCA) e o pedido vier com a
informação errada, deverá abrir chamado no Call Center para que seja autorizada a coleta e seja feita a
correção do contrato no Oracle, para que os futuros pedidos deste contrato já apareçam com o modo de
frete correto;
4. Apesar do campo “Notes”, do Aviso de Embarque, ser um campo texto (livre) os símbolos de maior (>)
e menor (<) não poderão ser utilizados, pois os mesmos invalidam o documento, fazendo com que a
transportadora não o receba;
5. A Vale poderá rejeitar a Nota Fiscal se o total de itens faturados ultrapassar a quantidade total solicitada na Ordem de Compra.
6. Para itens de serviço não deverá ser criada ASN. A criação deverá ser realizada apenas para itens de material.
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Clique no botão Confirmar para criar Aviso de Embarque para todos os itens.
Caso queira remover algum item selecione a linha e clique no botão Remover item(ns)
selecionados. O Aviso de Embarque só poderá ser submetido somente se contiver itens.
Ao criar um ASN a partir de uma Change Order (Alteração de Ordem), onde um item foi
cancelado e conseqüentemente o valor da quantidade ficou como “0”, o fornecedor deverá
excluir o item que estiver com a sua quantidade zerada para que o ASN não seja rejeitado com o
erro:
Linha de Quant. Atendida... (Em Branco).
1. Selecione os itens do Pedido que deseja remover
3. Clique no botão Confirmar
2. Clique no botão Remover item(ns) selecionados
Visualize nesses campos o incoterm e o destino de cada item.
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Na página Relatório de Aviso de Embarque possuirá uma barra de comandos com as opções:
1. Informações Gerais
2. Informações dos Participantes
3. Termos de Entrega
2.1 Informações Gerais
A página Informações Gerais dividi-se em três partes:
1. Cabeçalho
2. Detalhes
3. Rodapé
1. Cabeçalho
2. Detalhes
3. Rodapé
Barra de Comandos
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2.1.1 Cabeçalho
Os campos obrigatórios para preenchimento são:
1. Data Estimada de Coleta: Data que a transportadora poderá coletar o material da empresa
fornecedora. (A data de coleta deverá ser no mínimo, o dia seguinte, pois a DATA ESTIMADA DE
COLETA é sempre às 18h.)
2. Data Estimada de Chegada: Data de entrega na Vale de acordo com a data de entrega do
pedido. Caso haja no mesmo pedido mais de uma data de entrega, o fornecedor deverá
preencher a primeira data de entrega.
3. Tipo de Transporte: Selecionar o transporte adequado para a coleta do material. A
dimensão da carga não pode ultrapassar a capacidade do transporte escolhido.
4. Tipo de Carga: Selecionar Fracionada (Para os casos em que o material ocupar até 80% da
capacidade do transporte.)
5. Valor do Transporte: Valor total da Nota Fiscal.
6. ASN Final: Selecionar “Y” se esse for o último aviso de embarque para esse pedido e “N” se
não for.
2.1.2 Detalhes
Nesta tela o fornecedor deverá preencher os campos:
- Tipo de Embalagem: Tipo de embalagem (obrigatório)
- Quantidade Enviada: Informar a quantidade que deverá ser coletada/entregue. A quantidade
deve igual a quantidade que consta na Nota Fiscal.
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2.1.3 Rodapé
Todos os campos são obrigatórios: - Quantidade total de volumes
- Comprimento total (cm)
- Largura Total (cm)
- Altura Total (cm)
- Volume Total (Altura x Largura x Comprimento) em m3
- Peso Bruto Total (Kg)
OBS.: Os campos “Comprimento total (cm), Largura Total (cm), Altura Total (cm) e Volume
Total (Altura x Largura x Comprimento) em m3”.
Conversão de cm para m3:
Para se converter de cm para m3 utiliza a regra abaixo:
Multiplique as medidas em cm e após o resultado dividir por 1.000.000.
Exemplo: 60cm x 40cm x 30 cm = 72.000 cm3/1.000.000 = 0,072 m3
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2.2 Informações dos participantes
Informações da empresa compradora e da empresa fornecedora. Estas informações não poderão
ser alteradas.
Os dados cadastrais que aparecem no campo “Fornecedor” é o da matriz, caso o material esteja
em outro local para coleta, o fornecedor deverá utilizar o campo “Origem” para informar o local
correto de coleta.
Informações do Comprador
Informações da matriz do fornecedor
Caso o CNPJ de faturamento não seja igual ao CNPJ que
consta nas informações do
fornecedor, preencher aqui com os dados da filial que faturou o
pedido
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2.3 Termos de Entrega
Informações direcionadas aos termos de entrega do material.
Somente verificar com o fornecedor se os campos abaixo estão preenchidos corretamente:
- Outros códigos de termos de entrega: Tipo de frete. Ex.: FCA (fornecedor entrega na
transportadora) ou EXW (transportadora coleta no fornecedor).
- ID do transportador: Selecione a transportadora que irá coletar o material.
- Se o fornecedor informar que entregará o material na transportadora (FCA), mas nos termos de entrega está EXW, o mesmo deverá informar no campo Instruções de Embarque.
Selecione a transportadora que irá realizar a coleta do material
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3. SUBMETER O AVISO DE EMBARQUE
Após o preenchimento de todos os campos obrigatórios, clique em “Submeter” para enviar seu Aviso de Embarque para a transportadora.
A Seguinte mensagem surgirá:
Se SIM -> O portal vai disponibilizar um documento em formato PDF, após visualizá-lo, é
necessário salvar em seu computador para posteriormente imprimir o documento.
Se NÃO -> Surgirá a mensagem “ Você gostaria de criar a INVOICE a partir deste ASN agora?”
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Observações Importantes:
Após emitir o ASN, surgirá a última mensagem:
Ao criar um Aviso de embarque (ASN) o Supply Centre também irá sugerir que seja enviada uma INVOICE (Nota Fiscal Eletrônica). Vantagens de enviar a INVOICE: 1. Sua Nota Fiscal será validada pela Vale antes de ser despachada pra transportadora; 2. Não precisa esperar a transportadora digitar sua Nota Fiscal, basta informar que a INVOICE já foi aprovada; 3. Caso não seja aprovada (ver Invoice Response), onde poderá corrigir sua Nota Fiscal antes de entregar. O Manual esta disponível no Supply Centre na Sua área de trabalho ir em Noticias e Alertas Quadrem, clicar em "Atenção Fornecedor! Novas versões dos manuais por comprador e por tipo de documento", baixe o Manual de Fatura Vale. Para um treinamento completo de como preencher sua Invoice corretamente, entre em contato com o Suporte ao Fornecedor.
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Status do Processamento do aviso de Embarque
Status Sent
ASN criado e enviado a transportadora
Status Updated
Se um ASN estiver com os status Sent, BeingSubmitted ou InProcess e outro ASN for criado, o
primeiro terá seu status alterado para Updated.
Obs.: O status Updated não significa ASN cancelado, somente que foi enviado outro ASN para
os demais itens do pedido.
Status Replaced
Se um ASN estiver com status Pending e outro for criado, o primeiro terá seu status alterado
para Replaced.
Status ToBeDeleted
Se um ASN criado de uma PO/CO estiver com status Pending e chegar uma nova CO (associada
a esse documento), o status será alterado para ToBeDeleted.
Essa alteração de status também acontece com as OR (Resposta da Ordem) e Invoices (Faturas)
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4. RESPOSTA DO AVISO DE EMBARQUE
4.1 Visualizar Resposta do Aviso de Embarque
Após a transportadora responder o ASN, retornará a Resposta do Aviso de Embarque para o
fornecedor. Se não receber o ASN_APR em 30 minutos, entrar em contato com o Call Center
para abrir chamado.
Para visualizar a Resposta do Aviso de Embarque, o fornecedor deverá pesquisá-la em “Procurar
> Documento” ou localizar resposta, ainda não visualizadas, na área de trabalho.
Informações Importantes: só deverá enviar a mercadoria após verificar o ASN – APR (ASN com status Planned). Pesquisa:
Selecione em Tipo de Processamento a opção “Resposta do Aviso de Embarque Avançado”.
Se desejar estabelecer um período, preencha os campos “Procurar data inicial e Procurar data final”. Em seguida, clique em “Procurar”
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Listará todas as Respostas dos Avisos de Embarque. Selecione a resposta desejada.
Lista de Respostas de Aviso de Embarque Avançado
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Visualizar ASN-APR na Área de Trabalho:
Após clicar no link “Resposta do Aviso de Embarque”, o Portal listará todas as Respostas dos Avisos de Embarque. Selecione a resposta desejada:
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Status das Respostas dos Avisos de Embarque:
Na Resposta do Aviso de Embarque, o fornecedor deverá verificar as observações do
transportador em “Informações Gerais”.
Se este campo estiver com a Resposta Reject, o fornecedor deverá criar outro Aviso de
Embarque corrigindo o que está incorreto.
Verificar se a Resposta
Erro que ocorreu ao preencher o Aviso de Embarque
Planned: ASN Aprovado pela transportadora
O documento com status planned autoriza o fornecedor a despachar a mercadoria, no caso do tipo de frete ser FCA e a aguardar a coleta, se for EXW.
Rejected: ASN Rejeitado pela transportadora O documento com status rejected informa que o ASN foi rejeitado e que o fornecedor deverá verificar o erro e corrigi-lo, se possível. Se não for possível corrigir, o fornecedor deverá contatar o Call Center com o número do pedido, número do ASN e abrir um chamado.
Received: ASN Coletado/ Recebido pela transportadora O documento com status received informa que o ASN já foi coletado no fornecedor e/ou que o fornecedor já entregou na transportadora.
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4. CANCELAR UM ASN
Para pesquisar um ASN que já foi enviado, o fornecedor deverá pesquisá-lo em “Procurar >
“Documento”.
Selecione em Tipo de Processamento a opção “Aviso de Embarque” e em status do
processamento a opção ”Enviado”.
Se desejar estabelecer um período, preencha os campos “Procurar data inicial e Procurar data
final”.
O aviso de embarque só poderá ser cancelado antes de receber o ASN_APR (Aprovação do ASN)
da transportadora.
Listará os Avisos de Embarque que foram enviados.
Selecione o aviso de embarque que deseja cancelar, clicando no número do ASN.
Após a seleção dos critérios, clique em “Procurar”
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Clicar em “Cancelar Aviso de Embarque”
Ao clicar em “Cancelar Aviso de Embarque, aparecerá a mensagem abaixo. Clique em “Ok” para
prosseguir com o cancelamento do ASN.
Lista dos Avisos de Embarque enviados.
Clique em “Cancelar Aviso de Embarque”
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Para informar o motivo do cancelamento, selecione a aba “Termos de Entrega”.
Clique em “Termos de entrega” para inserir o motivo do cancelamento.
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Após preencher o campo “Motivo do cancelamento”, clique em “Submeter” para enviar o
cancelamento do aviso de embarque.
Ao clicar em “Submeter” a confirmação abaixo será mostrada na tela:
Se SIM -> O portal vai disponibilizar um documento em formato PDF, após visualizá-lo, é
necessário salvar em seu computador para posteriormente imprimir o documento.
1º Escolha o motivo do cancelamento.
2º Clique em “Submeter” para enviar o cancelamento do ASN.
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5. REMOVER ASN DA MINHA ÁREA DE TRABALHO
O Portal vai disponibilizar todas as Respostas dos ASN’s (ASN Response).
1. Acesse o link “Resposta do Aviso de Embarque”.
2. Para o ASN ser retirado da área de trabalho, basta acessá-lo clicando no link azul (número do ASN).
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6. CONTRATO VALE COM AS TRANSPORTADORAS
6.1. Informações Gerais
Antes de gerar um Aviso de Embarque, o fornecedor deverá verificar a transportadora e os locais de entrega de cada item.
• A transportadora que esta integrada e recebe os Avisos de Embarque de material é a
Della Volpe.
• Para solicitações de coletas de cargas especiais (quando as dimensões da carga exceder
uma carreta) a transportadora indicada pela Vale é a Transpesminas, deverá realizar o
fluxo manual, ou seja, ligar para Jader Medeiros nos telefones 31 4009-0213 / 31 9956-
5028 ou através do e-mail [email protected] solicitando a coleta do
material. O contrato de transporte rodoviário de cargas especiais com a Transpesminas é
um contrato corporativo, que abrange todas as regiões do país onde o grupo VALE atua,
do Sistema Sul ao Sistema Norte.
• O contrato de transporte rodoviário de Carga Fracionada e Lotação para Abastecimento
de Armazéns e atendimento aos requisitantes de itens não estocáveis, transportados em
veículos de carga seca abrangem as unidades da VALE e Coligadas (FCA, Hispanobras,
CPBS, MOP, FNS e SALOBO ).
6.2. Tipos de Transporte
Conforme contrato com a Vale segue as dimensões e limite de peso acordados para caca tipo de
transporte.
a. Utilitário: Veículo de pequeno porte com carroceria.
Altura: 2,30
Largura: 1,00
Comprimento: 1,50
Peso: 1 tonelada
b. Toco: Veículo de tamanho intermediário a um utilitário e um truck.
Altura: 2,90
Largura: 2,40
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Comprimento: 6,00
Peso: 6 toneladas
c. Truck: Nome dado ao caminhão que possui dois eixos traseiros, sendo um deles o de
tração motriz, e rodagem dupla. O eixo de tração motriz é aquele que recebe a força do motor e
a transmite às rodas.
Altura: 2,90
Largura: 2,40
Comprimento: 6,00
Peso: 14 toneladas
d. Carreta: Veículo formado por um cavalo mecânico que puxa um semi-reboque. O cavalo
mecânico é a parte da frente onde ficam o motor e a cabine. O semi-reboque é um veículo que
se movimenta articulado e apoiado no cavalo mecânico.
Altura: 2,90
Largura: 2,40
Comprimento: 12,00
Peso: 27 toneladas
e. Bi-trem: Veículos que carregam 2 baús conjugados.
Altura: 2,90
Largura: 2,40
Comprimento: 12,00
Peso: 40 toneladas
6.3. Tipos de Carroceria
a. Indiferente
b. Sider: possui as mesmas vantagens da carroceria do tipo baú, além da vantagem de
possibilitar o carregamento e descarregamento pelas laterais.
c. Graneleira: Veículo de carroceria aberta que possui as laterais mais altas (são 2
"camadas" da madeira lateral da carroceria, uma sobre a outra, ficando mais alta a lateral).
Alguns chamam de veículo aberto com grade alta.
d. Baú: usadas com as mesmas finalidades da carroceria aberta comum. Porém, o baú
oferece maior proteção a carga, por se tratar de uma carroceria fechada.
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e. Aberta: usada para transportar vários tipos de produtos.
6.4. Tipos de Carga
- Tipo de Carga:
a. Lotação: Caracteriza-se por um volume único de carga (por pesagem ou cubagem) que
ocupa 80% ou mais da capacidade nominal de um veículo convencional, compreendendo uma
coleta e o transporte de um único CNPJ origem para único CNPJ destino. Exemplos:
- Truck – Capacidade nominal 14 tons (acima de 11,2 tons = LOTAÇÃO)
- Carreta – Capacidade nominal 27 tons (acima de 21,6 tons = LOTAÇÃO)
Prazo de entrega: 24hs úteis (1 dia) – coleta / expedição + 500 kms / dia de entrega.
b. Fracionada: Caracteriza-se pela carga cujo volume é inferior a 80% da capacidade
nominal de um veículo, sendo normalmente consolidada no depósito da transportadora com
outras cargas fracionadas para serem transportadas para os almoxarifados ou aos usuários.
- Truck – Capacidade nominal 14 tons (abaixo de 11,2 tons = FRACIONADA)
- Carreta – Capacidade nominal 27 tons (abaixo de 21,6 tons = FRACIONADA)
Prazo de entrega: 72hs úteis (3 dias) – coleta / consolidação / expedição +500 Kms/dia
de entrega.
- Somente será gerado Aviso de Embarque para os pedidos da VALE que foram enviados após o
dia 23 de julho de 2007.
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7. ATENDIMENTO QUADREM
Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de
atendimento 0800-604-7171 ou e-mail para [email protected], de segunda à sexta-feira das
8h às 18h.