manual book e-rkbmdaset.jakarta.go.id/fileapp/files/01_mb_erkbmd.pdf · 2019-11-20 · - pejabat...
TRANSCRIPT
Sub sistem e-RKBMD
i
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan
kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder
demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.
Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,
dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi
informasi dalam mewujudkan Good Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI
Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi
yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id, salah
satunya adalah e-RKBMD. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem e- RKBMD ini dapat
bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-
government yang lebih baik dan fungsioanal.
Jakarta, November 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah
Provinsi DKI Jakarta
Pujiono NIP. 196412301991121001
Sub sistem e-RKBMD
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................. i
DAFTAR ISI ....................................................................................................................... ii
PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-RKBMD .......................................................... 1
A. DASHBOARD ................................................................................................................. 3
B. SETUP........................................................................................................................... 3
1. Menu Bidang……………………………………………………………………………….…..… 3
2. Menu Subbidang….………………………………………………………………………….…..4
3. Menu Program Kegiatan………………………………………………………………………..4
4. Menu Gedung dan Ruang………………………………………………………………………5
C. RKBMD PENGADAAN………………………………………………………………………………..5
1. Staf UKPD (Pengajuan Usulan Barang Baru)……………………………….…………….5
2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)…………………………….10
3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)……………………………………………………..11
4. Kepala SKPD (Proses Telaah ke-3)………………………………………………………….12
Sub sistem e-RKBMD
1
PETUNJUK PENGGUNAAN
SUB SISTEM E-RKBMD
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
e-RKBMD merupakan sistem informasi elektronik yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah(RKBMD) secara online guna mempermudah dalam pengajuan usulan RKBMD. RKBMD merupakan dokumen perencanaan kebutuhan BMD (Barang Milik Daerah) untuk periode yang akan datang. Perencanan kebutuhan BMD sendiri
adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan BMD untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang. Perencanaan kebutuhan BMD meliputi:
- Perencanaan Pengadaan BMD
- Perencanaan Pemeliharaan BMD
- Perencanaan Pemanfaatan BMD
- Perencanaan Penghapusan BMD
Pihak yang terkait dalam proses penyusunan RKBMD yaitu:
- Pengurus Barang(SKPD/UKPD)
- Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang
- Pengguna Barang(SKPD/UKPD)
- Pengelola Barang
- Pejabat Penatausahaan Barang
- Pengurus Barang Pengelola
Terdapat beberapa ketentuan dalam penyusunan RKBMD, yaitu:
1) RKBMD merupakan pengajuan kebutuhan barang dan/atau pemeliharaan yang dilakukan
oleh Pengguna Barang.
2) RKBMD Pengadaan diusulkan terhadap BMD yang telah terdaftar dalam standar barang,
standar kebutuhan dan standar harga (atau e-komponen).
3) RKBMD Pemeliharaan tidak dapat diusulkan terhadap BMD yang:
- Rusak berat;
- Sedang dalam status penggunaan sementara;
- Sedang dalam status untuk dioperasikan oleh pihak lain;
- dan/atau Sedang menjadi objek pemanfaatan
Sub sistem e-RKBMD
2
Sistem e-RKBMD dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/rkbmd. Berikut adalah
tampilan awal dari website:
Pilih submenu PERENCANAAN lalu Pilih eRKBMD
Selanjutnya akan muncul tampilan untuk melakukan Login kedalam sistem eRKBMD seperti pada gambar dibawah ini:
Sub sistem e-RKBMD
3
Pada form login masukan Username dan Password lalu klik tombol LOGIN. Berikut adalah list
username yang akan digunakan pada manual book ini:
Staff UKPD
Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kepala UKPD
Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Sekretaris SKPD
Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kepala SKPD
Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Untuk Login yang pertama kali, user akan diarahkan kehalaman edit profile seperti pada
gambar dibawah ini untuk merubah username menjadi lebih simple dan mendefinisikan
password baru:
A. DASHBOARD
Setiap user akan mempunyai menu Dashboard yang berfungsi untuk menampilkan seluruh
rekapitulasi usulan barang dan stasus dari usulan tersebut.
B. SETUP
Setiap user akan mempunyai menu Setup yang berguna untuk melakukan pendataan bidang,
subbidang, program Kegiatan, Gedung dan Ruang serta Template.
1. Menu Bidang – digunakan untuk mendaftarkan bidang-bidang yang ada pada SKPD/UKPD
Klik Button Setup Bidang Baru untuk menambahkan bidang
Klik button edit untuk melakukan perubahan data
Sub sistem e-RKBMD
4
2. Menu Subbidang – digunakan untuk mendaftarkan subbidang yang ada pada SKPD/UKPD
3. Menu Program Kegiatan – untuk menambahkan program-program kegiatan yang ada
pada SKPD/UKPD
Input nama bidang pada SKPD, input NIP Kepala bidang, dan Nama Kepala bidang lalu klik Submit
Klik button edit untuk melakukan perubahan data
Klik button Delete untuk menghapus data
Klik Button Setup subbidang Baru untuk menambahkan subbidang
Pilih Nama bidang yang sudah di input ditahapan selanjtunya dari drop down list
Input Nama sub bidang, NIP dan Nama Kepala subbidang, dilanjutkan dengan jumlah pegawai pada subbid tersebut
(Jumlah pegawai tanpa menikutsertakan kepala subbidang)
Klik button edit untuk melakukan perubahan data
Klik button Delete untuk menghapus data
Klik Button Setup Program/Kegiatan Baru untuk menambahkan
Sub sistem e-RKBMD
5
4. Menu Gedung dan Ruang – untuk melakukan pendefinisian jumlah gedung dan ruangan
pada SKPD/UKPD
5. RKBMD PENGADAAN
1. Staf UKPD (Pengajuan Usulan Barang Baru)
Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD dan melakukan penambahan usulan
barang dengan cara pilih menu Usulan Barang – klik button +Tambah Barang Usulan Baru
Klik tombol untuk membuat usulan barang baru
Input jumlah Gedung dan jumlah ruang yang ada pada SKPD/UKPD
Klik button edit untuk melakukan perubahan data
Sub sistem e-RKBMD
6
Setelah tombol tambah usulan barang baru di klik maka akan muncul tampilan form
Tambah Detail Barang seperti pada gambar dibawah.
Tahapan selanjutnya adalah pengisian Form detail barang. Staff UKPD dapat mengisi form
detail barang dimulai pada bagian A. Barang yang diusulkan dengan melakukan pemilihan
Jenis Kategori Barang yang ada pada Drop down list
Lakukan pemilihan Kategori Barang yang tersedia di drop down list dengan melakukan klik
pada kolom Kategori barang
Pada form detail barang ditunjukkan bahwa terdapat 3 tahapan dalam
proses pengajuan usulan barang yaitu:
- Usulan Kebutuhan barang BMD
- Standar barang dan Standar Kebutuhan
- Review
Pilih jenis Kategori
Barang yang tersedia
dengan melakukan klik
pada kolom yang
tersedia
Setelah Jenis Kategori Barang dipilih
maka list pilihan pada kolom kategori
barang terupdate sesuai jenis kategori
barang dan dapat dipilih
Pilih salah satu kategori
barang pada drop down
list
Sub sistem e-RKBMD
7
Degan cara yang sama seperti pemilihan Jenis Kategori barang dan Kategori barang, isikan
kolom sub Kategori barang, Nama barang, dan spesifikasi secara berurutan menggunakan
list yang tersedia pada drop down list. Sehingga semua kolom terisi seperti gambar dibawah
ini:
Isikan kolom Jumlah barang yang ingin diusulkan dengan cara menginput secara manual,
sedangkan Kolom Satuan default bernilai ‘UNIT’. (Nilai dari kolom jumlah harus > 0)
Bagian B Informasi Barang existing, hanya berfungsi untuk menampilkan informasi
terkait kondisi barang sejenis yang sudah ada di SKPD/UKPD terkait dan tidak dapat
dilakukan perubahan data oleh user. Yang ditampilkan pada bagian ini adalah jumlah berikut
dengan status kondisinya (Baik, Rusak Berat, Rusak Ringan, Usul Hapus, dan idle).
Informasi ini ditujukan untuk mejadi bahan pertimbangan saat menentukan jumlah
kebutuhan pengadaan barang dan pada tahap telaah oleh Kepala UKPD/SKPD
Bagian C Informasi Pendukung, Berfungsi untuk melakukan inputan Dasar usulan,
melakukan upload dokumen dasar usulan berikut Keterangannya sebagai bahan
pertimbangan pengusulan pengadaan barang.
Sub sistem e-RKBMD
8
Tahapan Selanjutnya yaitu Standar Barang Standar Kebutuhan. Pada tahapan ini ditampilkan
rekap jumlah barang sejenis dan satuannya dan juga ditambahkan dengan informasi lainnya
seperi jumlah pegawai, Jumlah gedung, dan jumlah ruang yang ada pada SKPD/UKPD
tersebut.
Tahapan selanjutnya adalah melakukan review terhadap detail barang yang diusukan
sebelum melakukan submit pengajuan. Pada halaman ini akan ditampilkan ringkasan dari
detail barang seperti nama barang, spesifikasi, total barang yang diusulkan, jumlah gedung,
ruang dan pegawai
Setelah pengisian Detail Barang di Submit maka akan muncul tampilan list usulan barang
yang telah dibuat. Untuk melakukan perubahan data dapat men-klik tombol edit pada
kolom opsi dan untuk menghapus usulan barang klik tombol delete
Usulan barang hanya dapat diedit/dihapus selama usulan belum diajukan.
Upload Dokumen
Dasar usulan
Input dasar usulan dan
keterangan pada kolom ini
Jumlah barang sejenis pada SKPD/UKPD
Jumlah ini merupakan akumulasi dari:
Jumlah barang yang diajukan + Jumlah barang Existing
Informasi lainnya yang berisikan
jumlah pegawai, Gedung serta
Ruang yang ada di SKPD/UKPD
Klik Submit untuk menyelesaikan
proses usulan pengadaan barang
Klik Kembali jika ingin melakukan
perubahan data
Sub sistem e-RKBMD
9
Setelah barang diajukan maka barang tersebut akan hilang dari list dan barang sejenis tidak
dapat diajukan kembali
**Notes:
• SKPD/UKPD tidak diperbolehkan untuk mengajukan usulan pengadaan barang yang
sama. Jika SKPD/UKPD mengajukan usulan yang sama, Pada tahap akhir menginput
Usulan barang dan di klik tombol submit akan muncul error:
• Jika terdapat kesalahan penginputan detail/jumlah barang, namun usulan tersebut
sudah diajukan maka staff yang mengajukan harus membuat surat permohonan ke
pihak yang melakukan telaah terhadap usulan Pengadaan barang tersebut (Kepala
UKPD/Sekretaris SKPD/BPAD)
• Untuk UKPD, pengajuan usulan pengadaan dilakukan oleh Staf UKPD dan lalu di
telaah oleh Kepala UKPD dan Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di
Telaah kembali oleh BPAD
• untuk SKPD, Pengajuan usulan pangadaan barang dilakukan oleh Sekretaris Dinas –
Approval oleh Kepala SKPD – Telaah oleh BPAD
Untuk melihat status usulan pengadaan barang pilih menu Daftar Pengadaan:
Klik pada checkbox untuk
menampilkan button
‘Ajukan Barang’
Klik button ‘Ajukan Barang’
untuk mengajukan barang untuk
ditelaah oleh Kepala UKPD/SKPD
Klik button Lihat detail
Barang untuk membuka
halaman detail usula
pengadaan
Klik button Lihat File
Terupload untuk melihat
dokumen dasar usulan
yang diupload
Sub sistem e-RKBMD
10
2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)
Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD terlebih dahulu dan akan muncul
tampilan awal seperti pada gambar dibawah. Untuk Kepala SKPD/UKP tidak dapat
melakukan penambahan usulan baru sehigga tampilan pada menu usulan Barang
Pengadaan BMD kosong
Tahap selanjutnya adalah melakukan proses telaah. Pilih menu Daftar Pengadaan untuk
menampilkan list usulan pengadaan barang yang telah diajukan oleh staff UKPD seperti pada
gambar dibawah ini
Klik button Lihat Detail Barang
untuk membuka detail usulan
dan melakukan proses telaah
Halaman Detail usulan pengadaan BMD
Berfungsi untuk melihat file
dasar usulan yang di upload
Klik button Telaah
untuk membuka
halaman telaah dan
melakukan telaah
Isikan jumlah barang yang sesuai, jika usulan barang yang diajukan sudah sesuai maka isikan dengan jumlah yang sama seperti usulan
Berikan keterangan terkait hasil telaah
Klik kirim telaah jika sudah selesai melakukan telaah
Sub sistem e-RKBMD
11
Setelah telaah sudah dilakukan kembali ke menu Daftar Pengadaan – checklist usulan
yang telah ditelaah – lalu kli button Ajukan usulan untuk melanjutkan proses ke
Sekretaris SKPD
3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)
Sekretaris SKPD melakukan Login kedalam sistem eRKBMD. Sekretaris SKPD dapat
melakukan pengajuan usulan barang baru seperti yang dilakukan Staf UKPD,
karena sekretaris dinas bertanggung jawab untuk melakukan input RKBMD di
level SKPD
Sekretaris SKPD juga bertugas untuk melakukan proses Telaah ke-2 dalam pengajuan pengadaan BMD yang diajukan oleh staf UKPD. Sama seperti proses Telaah sebelumnya,
pilih menu Daftar Barang dan pilih usulan barang yang akan di telaah
Detail spesifikasi barang dan status telaah yang telah dilakukan
Klik bagian ini untuk menampilkan status telaah
Jika button ‘Ajukan Usulan’ Telah di klik maka status usulan barang akan
berubah menjadi ‘Proses Rekap’
Sub sistem e-RKBMD
12
4. Kepala SKPD (Proses Telaah ke-3)
Proses selanjutnya adalah masuk ke proses telaah ke-3 yang akan dilakukan oleh Kepala
SKPD. Seperti proses telaah sebelumnya pilih menu Daftar Barang dan Pilih usulan
barang yang akan di telaah
Klik button Lihat detail
Barang untuk membuka
halaman detail usula
pengadaan
Klik button Telaah untuk
membuka halaman telaah
dan melakukan telaah
Menunjukkan bahwa usulan sudah
di telaah oleh Kepala UKPD
Isikan jumlah barang yang sesuai, jika usulan barang yang diajukan sudah sesuai maka isikan dengan jumlah yang sama seperti usulan
Berikan keterangan terkait hasil telaah
Klik kirim telaah jika sudah selesai melakukan telaah
Menunjukkan bahwa proses telaah sudah dilakukan oleh sekertaris SKPD
Klik button Lihat detail
Barang untuk membuka
halaman detail usula
pengadaan
Sub sistem e-RKBMD
13
Setelah Kepala SKPD selesai menelaah pengajuan usulan barang tahap selanjutnya adalah
menunggu Hasil Telaah dari BPAD. Jika di Approve maka proses pengajuan usulan
pengadaan barang selesai. Jika di tolak maka akan dikembalikan kepada Kepala SKPD untuk
di telaah kembali.
...::: Selesai :::...
Isikan jumlah barang yang sesuai, jika usulan barang yang diajukan sudah sesuai maka isikan dengan jumlah yang sama seperti usulan
Berikan keterangan terkait hasil telaah
Klik kirim telaah jika sudah selesai melakukan telaah
Menunjukkan bahwa proses telaah sudah dilakukan oleh sekertaris SKPD