manual aplikasi pengelolaan permasalahan...

2

A. PENGANTAR

Setiap tahun Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika melaksanakan Rapat Koordinasi

Nasional (Rakornas) yang dihadiri oleh seluruh stasiun di daerah atau satuan kerja (satker).

Dalam Rakornas dibahas tentang permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh stasiun

atau satker. Banyak permasalahan yang dihadapi oleh stasiun atau satker baik masalah teknis

seperti peralatan rusak, perlunya kalibrasi alat, format data yang tidak standar mapun masalah

non teknis seperti masalah Sumber Daya Manusia (SDM), keuangan, BMN dan lain-lain.

Permasalahan-permasalahan yang terjadi selama Rakornas antara lain sebagai berikut:

a. Banyak permasalahan dari stasiun atau satker yang berulang setiap tahun.

b. Tidak adanya prioritas permasalahan yang disampaikan pada Rakornas.

c. Tidak adanya monitor permasalahan satker dan penyelesaiannya.

d. Tidak adanya monitor pelaksanaan rekomendasi Rakornas.

Permasalahan tersebut harus diselesaikan agar tidak berdampak pada pelaksanaan

operasional stasiun. Untuk mengelola permasalahan tersebut dibangun Sistem Aplikasi

Pengelolaan Permasalahan Satker (AppSatker). AppSatker bertujuan untuk mengelola

permasalahan yang berasal dari satker, mulai dari entri permasalahan, memonitor tindakan

yang dilakukan sampai tindakan penyelesaian permasalahan.

Jakarta, Juni 2016

3

B. DAFTAR ISI

A. PENGANTAR ............................................................................................................................. 2

B. DAFTAR ISI ................................................................................................................................ 3

C. FUNGSI APLIKASI PENGELOLAAN PERMASALAHAN SATKER ........................................ 4

D. DIAGRAM ALUR PERMASALAHAN ......................................................................................... 5

E. INFORMASI SISTEM ................................................................................................................. 7

1. Info sistem operasi .................................................................................................................. 7

2. Software Penunjang ............................................................................................................... 7

F. PENGGUNAAN APLIKASI ......................................................................................................... 8

1. Antar Muka Aplikasi ............................................................................................................. 8

2. Lingkungan Aplikasi ............................................................................................................. 9

G. FUNGSI UTAMA APLIKASI ..................................................................................................... 10

Untuk dapat mengakses semua fitur dan informasi, maka setiap user diwajibkan untuk login

sesuai dengan username dan passwordnya. ........................................................................... 10

1. Hak Akses Satuan Kerja (satker) ...................................................................................... 10

2. Hak Akses Koordinator satuan kerja ................................................................................. 13

3. Hak Akses Balai ................................................................................................................. 18

4. Hak Akses Pusat ................................................................................................................ 22

5. Hak Akses Kedeputian ...................................................................................................... 26

6. Hak Akses Administrator ................................................................................................... 32

H. FAQ .......................................................................................................................................... 36

4

C. FUNGSI APLIKASI PENGELOLAAN PERMASALAHAN SATKER

Fungsi dari Aplikasi Pengelolaan Permasalahan Satker (AppSatker) adalah sebagai berikut:

a. Menyediakan pelaporan permasalahan secara online.

Permasalahan yang ada di satker dapat dilaporkan secara cepat melalui web online.

b. Mengumpulkan data permasalahan secara online.

Data-data permasalahan sebagai bahan Rakornas dapat dikumpulkan dan dipilih sesuai

prioritas oleh unit yang berkepentingan.

c. Memudahkan monitoring dan evaluasi penyelesaian permasalahan satker.

Penyelesaian permasalahan dapat dimonitor setiap saat.

d. Menyediakan pelaporan penanganan permasalahan satker.

Tindakan terhadap penyelesaian permasalahan dapat dilakukan oleh pihak yang

berkepentingan.

e. Mendokumentasikan permasalahan secara rutin.

Permasalahan yang sudah masuk ke dalam sistem disimpan dan didokumentasikan

secara rutin untuk digunakan oleh pihak yang berkepentingan.

5

D. DIAGRAM ALUR PERMASALAHAN

Alur permasalahan yang berasal dari Satuan Kerja (satker) dalam sistem ini mengikuti

beberapa ketentuan sebagai berikut:

Gambar 1. Alur Permasalah Satker

M1 = Permasalahan yang berasal dari Satker (Stasiun)

M2 = Permasalahan Satker M1 dan permasalahan Koordinator

M3 = Permasalahan M2 yang tidak terselesaikan Koordinator dan permasalahan Balai Besar

Wilayah

M4 = Permasalahan dari Satker Pusat (Eselon II Pusat)

M5 = Permasalahan yang diteruskan untuk direview Deputi Teknis/ Settama

M6 = Permasalahan yang sudah direview Deputi Teknis / Settama sebagai Bahan Rakornas

M7= Permaalahan yang disetujui pada Sidang Rakor

R1 = Permasalahan dari Rekomendasi Rakornas tahun berjalan

R2 = Permasalahan dari Rekomendasi Rakornas tahun lalu

Penjelasan:

a. Permasalahan yang berasal dari Satker meliputi permasalahan stasiun MKG sebagai

permasalahan dengan kode M1.

b. Permasalahan M1 direview oleh Stasiun Koordinator, hasil review menyatakan bahwa

permasalahan M1 dapat diselesaikan di stasiun atau diteruskan ke Balai. Permasalahan

yang diteruskan ke Balai disebut permasalahan M2.

6

c. Permasalahan M2 direview oleh Balai Besar Wilayah pada saat Rakernis, hasil review

menyatakan bahwa permasalahan M2 dapat diselesaikan di stasiun/stasiun koordinator

atau diteruskan ke Pusat. Permasalahan yang diteruskan ke Pusat disebut

permasalahan M3. Selain itu permasalahan Balai Besar Wilayah juga sebagai M3.

d. Permasalahan M4 merupakan permasalahan yang berasal dari Unit kerja Eselon II di

lingkungan kantor Pusat dan Satker Mandiri.

e. Permasalahan M3 dan M4 direview oleh Tim Materi Operasional Rakornas, hasil review

menyatakan bahwa permasalahan M3 dan M4 dapat diselesaikan di Balai / Pusat atau

diteruskan pembahasannya ke tingkat Rakornas. Permasalahan yang diteruskan ke

Rakornas disebut permasalahan M5.

f. Permasalahan M5 oleh Pusat (Biro Perencanaan) dikelompokkan menurut pokok

bahasan dan kelas permasalahan.

g. Permasalahan M5 oleh Pusat diteruskan dan diserahkan kepada Deputi Teknis atau

Sekretariat Utama untuk direview dan diberikan saran tindak lanjut penyelesaian

masalah. Permasalahan yang sudah direview dan saran tindak lanjut sebagai M6.

Permasalahan M6 yang digunakan untuk dirapatkan dan direkomendasikan.

h. Permasalahan M7 merupakan permasalahan yang disetujui pada Sidang Rakor

i. R1 adalah permasalahan yang berasal dari hasil Rekomendasi Rakornas pada tahun

berjalan.

j. R2 adalah permasalahan yang berasal dari hasil Rekomendasi Rakornas pada tahun

yang lalu.

7

E. INFORMASI SISTEM

Berikut adalah spesifikasi informasi Sistem Pengelolaan Dokumetasi dan Publikasi

1. Info sistem operasi

Linux Ubuntu server 14.04 (64 bit)

SSH package

2. Software Penunjang

PHP 5.5.x

Apache 2.4.x

MySQL 5.x

Codeigniter 2.x

8

F. PENGGUNAAN APLIKASI

1. Antar Muka Aplikasi

Untuk menjalankan aplikasi, buka web browser kesayangan anda, lalu ketikkan

alamat berikut :

http://appsatker.bmkg.go.id (jalur internet)

http://172.19.1.130 (jalur CMSS)

maka akan membuka browser dengan tampilan login seperti pada gambar di bawah

:

Gambar 2. Halaman depan

Login

Dashboard Informasi

Informasi berita

http://appsatker.bmkg.go.id/

http://172.19.1.130/

9

2. Lingkungan Aplikasi

Area tampilan aplikasi dapat dibedakan menjadi 2 (dua) area utama, yaitu:

1) Area Pengguna Umum

Merupakan informasi yang dapat di dapatkan tanpa harus masuk ke dalam

aplikasi, informasi yang disajikan adalah informasi yang bersifat umum, sesuai

dengan kebutuhan.

2) Area Pengguna Terdaftar

Merupakan area dimana fitur dan informasi hanya bisa didapatkan dengan cara

login ke dalam aplikasi.

Area Pengguna di bagi berdasarkan pada hak akses yang sudah ditetapkan oleh

administrator.

a) Hak Akses Satuan Kerja

Area ini menampilkan fitur yang hanya dapat diakses oleh satuan kerja

b) Hak Akses Koordinator

Area ini menampilkan fitur dan informasi yang dapat mengakses satuan kerja

di bawah koordinasinya.

c) Hak Akses Balai

Area ini menampilkan fitur dan informasi yang dapat mengakses koordinator

dan satuan kerja di bawah koordinasi balai.

d) Hak Akses Satker Pusat

Area ini menampilkan fitur dan informasi yang hanya dapat diakses oleh

satuan kerja dilingkungan pusat.

e) Hak Akses Pusat

Area ini menampilkan fitur dan informasi seluruh masalah satuan kerja.

f) Hak Akses Kedeputian

Area ini menampilkan fitur dan informasi yang diakses oleh kedeputian.

g) Hak Akses Administrator

Area ini menampilkan fitur dan informasi untuk mengelola data referensi

aplikasi appsatker.

10

G. FUNGSI UTAMA APLIKASI

Untuk dapat mengakses semua fitur dan informasi, maka setiap user diwajibkan untuk

login sesuai dengan username dan passwordnya.

1. Hak Akses Satuan Kerja (satker)

Fitur yang dapat digunakan dengan hak akses satuan kerja meliputi :

a) Menu Dashboard, menu ini berisi informasi berupa grafik yang dapat dengan

mudah dipahami oleh user satuan kerja.

Gambar 3. Contoh informasi dashboard

b) Menu Entri, menu ini adalah isian masalah yang selanjutnya dikirim untuk

diusulkan ke tingkat yang lebih tinggi.

Gambar 4. Daftar permasalahan yang sudah dientri

11

Langkah-langkah untuk melakukan entri masalah adalah pilih tombol

, selanjutnya akan tampil isian masalah seperti berikut :

Gambar 5. Input permasalahan

Pokok bahasan, berisi pilihan pokok bahasan yang sudah

ditentukan oleh pusat

Permasalahan, kotak isian permasalahan

Dokumen pendukung, jika masalah tersebut memerlukan data

dukung bisa diupload menggunakan fasilitas ini (jenis file yang

dapat diupload pdf, jpeg,bmp,doc,xls)

Sumber data, keterangan sumber data berasal

Tgl dibuat, tanggal otomatis

Tahun, isian tahun berjalan

Selanjutnya pilih tombol untuk menyimpan, selanjutnya hasil

entri masalah akan muncul dalam daftar.

c) Menu Rekap Masalah, menu ini berisi rekap seluruh masalah yang dientri oleh

user, menu rekap ini juga dapat melihat status perkembangan masalah yang

dikirim oleh user.

12

Gambar 6. Rekap Masalah di Satuan Kerja

d) Fitur Notifikasi ( ), fitur ini adalah pemberitahuan jika ada tindakan yang

dilakukan oleh satuan kerja yang lebih tinggi yang melakukan tindakan terhadap

masalah satuan kerja tertentu.

Gambar 7. Tampilan hak akses user satuan kerja.

e) Fitur Export data, fitur ini terdapat pada menu entri masalah output dari export

adalah berupa file excel.

13

f) Fitur Filter, Fitur ini dapat digunakan untuk memilih data sesuai keinginan

berdasar pada pilihan Tahun, Pokok Bahasan dan Status Masalah.

Gambar 8. Filter

2. Hak Akses Koordinator satuan kerja

Gambar 9. Tampilan akses koordinator


a) Menu dashboard, menu ini berisi informasi berupa grafik yang dapat dengan


14




Gambar 11. Daftar permasalah yang sudah entri



15

Gambar 12. Input data







Sumber data, sumber data asal permasalahan





c) Menu Monitoring Masalah, menu ini berfungsi untuk monitoring masalah yang

dikirim oleh satuan kerja di bawah koordinasinya, sehingga setiap usulan

masalah dapat dipantau dan cepat ditindak lanjuti.

Gambar 13. Monitoring permasalahan

16

Di menu ini koordinator diwajibkan untuk melakukan, di kolom aksi dengan pilih

tombol tindakan.

Gambar 14. Form tindakan oleh koordinator.

Status diteruskan adalah permasalahan dapat diteruskan ke level yang

lebih tinggi.

Status Selesai adalah permasalahan yang dianggap bisa diselesaikan

dan tidak perlu dilanjutkan ke tingkat yang lebih tinggi.

d) Menu Rekap Masalah, menu ini berisi rekap seluruh masalah yang dientri oleh


dikirim oleh user.

Gambar 15. Rekap masalah di koordinator

17

Rekap masalah koordinator dapat melakukan filtering berdasar nama satker

tertentu, status masalah, status konfirmasi (merupakan status untuk melihat

tindak lanjut satuan kerja yang permasalahannya dianggap selesai)

e) Fitur Notifikasi ( ), fitur ini adalah pemberitahuan jika ada

tindakan yang dilakukan oleh satuan kerja yang lebih tinggi yang melakukan

tindakan terhadap masalah satuan kerja tertentu.

Arti notifikasi :

adalah notifikasi untuk monitoring usulan masalah dari satuan kerja

adalah notifikasi untuk monitoring tindak lanjut permasalahan satuan

kerja dengan status selesai.

adalah notifikasi permasalahan yang diusulkan oleh koordinator

adalah notifikasi permasalahan dengan status selesai oleh kedeputian

f) Fitur Export data, fitur ini terdapat pada menu entri masalah output dari export


g) Fitur Filter, Fitur ini dapat digunakan untuk memilih data sesuai keinginan

berdasar pada pilihan Tahun, Pokok Bahasan dan Status Masalah.

Gambar 16. filter

18

3. Hak Akses Balai

Gambar 17. Tampilan akses balai







19

Gambar 19. Daftar permasalah yang sudah entri



Gambar 20. Input masalah







Sumber data, sumber data asal permasalahan





20



masalah dapat di pantau dan cepat ditindak lanjuti.

Gambar 21. Monitoring permasalahan

Di menu ini balai diwajibkan untuk melakukan tindakan, di kolom aksi dengan

pilih tombol tindakan.

Gambar 22. Form tindakan oleh balai.


lebih tinggi.

Status Selesai adalah permasalahan yang dianggap bisa diselesaikan

dan tidak perlu dilanjutkan ke tingkat yang lebih tinggi.

d) Menu Rekap Masalah, menu ini berisi rekap seluruh masalah yang dientri oleh


dikirim oleh user.

21

Gambar 23. Rekap masalah di Balai

Rekap masalah balai dapat melakukan filtering berdasar nama satker

tertentu, status masalah, status konfirmasi (merupakan status untuk melihat

tindak lanjut satuan kerja yang permasalahannya dianggap selesai)

e) Fitur Notifikasi ( ), fitur ini adalah pemberitahuan jika ada



Arti notifikasi :


adalah notifikasi untuk monitoring tindak lanjut permasalahan satuan

kerja dengan status selesai.

adalah notifikasi permasalahan yang diusulkan oleh balai

adalah notifikasi permasalahan dengan status selesai oleh kedeputian

f) Fitur Export data, fitur ini terdapat pada menu entri masalah output dari export


h) Fitur Filter, Fitur ini dapat digunakan untuk memilih data sesuai keinginan

berdasar pada pilihan Tahun, Pokok bahasan dan status masalah.

Gambar 24. Filter Balai

22

4. Hak Akses Pusat

Gambar 25. Tampilan akses Pusat

Fitur yang dapat digunakan dengan hak akses Pusat meliputi :

a) Menu Dashboard, menu ini berisi informasi berupa grafik yang dapat dengan



23

b) Menu Data Seluruh Masalah, menu ini berisi daftar seluruh permasalahan dari

satuan kerja yang diteruskan ke Pusat

Gambar 27. Data Seluruh Permasalahan



masalah dapat dipantau dan cepat ditindak lanjuti.

Gambar 28. Monitoring Masalah

d) Menu Konfirmasi Tindakan, menu ini berisi status konfirmasi tindak lanjut

permasalahan yang diteruskan ke kedeputian dengan status belum selesai atau

sudah selesai

Gambar 29. Data Konfirmasi Tindakan

24

e) Menu Pra Rakornas, menu ini berisi informasi seluruh data permasalahan

satker yang telah ditindaklanjuti tetapi belum diseleksi untuk bahan rakornas

Gambar 30. Data Permasalahan Satker Pra Rakornas

f) Menu Bahan Rakornas, menu ini berisi permasalahan yang sudah mendapat

persetujuan dan klasifikasi oleh panitia rakor yang selanjutnya permasalahan

tersebut diteruskan kedeputian terkait.

Gambar 31. Bahan Rakornas

g) Menu Hasil Rakornas, menu ini berisi permasalahan yang telah ditindaklanjuti

oleh kedeputian

25

Gambar 32. Hasil Rakornas

h) Menu Rekomendasi, merupakan data rekomendasi dari seluruh

permasalahan yang ada di level pusat

Gambar 33. Menu Rekomendasi

i) Menu Informasi, menu ini berisi informasi pendukung aplikasi satker

Gambar 34. Menu Informasi

j) Menu Laporan, menu ini berisi laporan data permasalahan yang dapat dipilih

untuk dieksport ke file .PDF

26

Gambar 35. Menu Laporan

k) Fitur Notifikasi ( ), fitur ini adalah pemberitahuan jika ada



Arti notifikasi :


adalah notifikasi untuk monitoring tindak lanjut permasalahan satuan kerja

oleh pusat dengan status selesai.

adalah notifikasi untuk monitoring tindak lanjut permasalahan oleh

kedeputian dengan status selesai

adalah notifikasi untuk monitoring tindak lanjut permasalahan satker yang

akan diteruskan sebagai bahan rakornas

l) Fitur Export data, fitur ini terdapat pada menu entri masalah output dari export


5. Hak Akses Kedeputian

27

Gambar 36. Tampilan akses Kedeputian

Fitur yang dapat digunakan dengan hak akses kedeputian meliputi :




b) Menu Entri

28

Gambar 38. Entri Permasalahan Level Kedeputian

c) Menu Pra Rakornas, menu ini berisi informasi seluruh data permasalahan

satker yang telah ditindaklanjuti tetapi belum diseleksi untuk bahan rakornas

Gambar 39. Data Permasalahan Satker Pra Rakornas

Dimenu ini pusat diwajibkan untuk melakukan tindakan, dikolom aksi dengan

pilih tombol tindakan.

29

Gambar 40. Form tindakan oleh Kedeputian


lebih tinggi.

Status Selesai adalah permasalahan yang dianggap tbisa diselesaikan

dan tidak perlu dilanjutkan ketingkat yang lebih tinggi.

d) Menu Bahan Rakornas, menu ini berisi permasalahan yang sudah mendapat

persetujuan dan klasifikasi oleh panitia rakor yang selanjutnya permasalahan

tersebut diteruskan kedeputian terkait.

Gambar 41. Bahan Rakornas

e) Menu Hasil Rakornas, menu ini berisi permasalahan yang sudah mendapat

persetujuan pada Sidang Rakor

30

Gambar 42. Hasil Rakornas

f) Menu Rekomendasi

Gambar 43. Menu Rekomendasi

Di dalam menu rekomendasi terdapat fitur catatan progress yang berfungsi untuk

menambahkan catatan di masing-masing rekomendasi.

Gambar 44. Catatan Progress Rekomendasi

31

g) Menu Rekap Masalah, menu ini berisi rekap seluruh masalah yang dientri oleh


dikirim oleh user.

Gambar 44. Rekap masalah di Kedeputian

Rekap masalah dapat melakukan filtering berdasar status masalah, pokok

bahasan

h) Fitur Notifikasi ( ), fitur ini adalah pemberitahuan

jika ada tindakan yang dilakukan oleh satuan kerja yang lebih tinggi yang

melakukan tindakan terhadap masalah satuan kerja tertentu.

Arti notifikasi :


adalah notifikasi untuk monitoring tindak lanjut permasalahan satuan kerja

dengan status selesai.

adalah notifikasi hasil pengajuan permasalahan

adalah notifikasi untuk monitoring rekomendasi satuan kerja yang dapat

ditambahkan catatan progress masing-masing rekomendasi

adalah notifikasi untuk monitoring tindak lanjut permasalahan satker yang

akan diteruskan sebagai bahan rakornas

i) Fitur Export data, fitur ini terdapat pada menu entri masalah output dari export


32

6. Hak Akses Administrator

Gambar 45. Tampilan akses administrator





33

b) Menu Pengguna, menu ini berfungsi untuk mengelola user baru, data satker

dan referensi.

Gambar 47. Referensi data pengguna

c) Menu Grup Bahasan, menu ini mengelola daftar bahasan yang akan

digunakan oleh user.

Gambar 48. Referensi Grup Bahasan

d) Menu Kewenangan, menu ini mengelola daftar kewenangan yang akan

digunakan oleh user.

34

Gambar 49. Referensi kewenangan

e) Log Histori, adalah menu untuk melihat catatan penggunaan aplikasi

35

Gambar 50. Log aplikasi

36

H. FAQ

1. Apa itu web APP SATKER?

APP SATKER merupakan Sistem Aplikasi Pengelolaan Permasalahan Satker

yang berfungsi untuk mengelola permasalahan yang berasal dari satker, mulai

dari entri permasalahan, memonitor tindakan yang dilakukan sampai tindakan

penyelesaian permasalahan

2. Bagaimana cara melakukan Log In pada web APP SATKER?

Anda diharuskan untuk Log In dengan menggunakan username sesuai dengan

kode satker masing-masing dan password yang telah ditentukan. Untuk password

bisa ditanyakan langsung ke kepala satker masing-masing

3. Bagaimana jika saya tidak bisa Log In ke web APP SATKER?

Coba cek kembali kode satker yang digunakan sebagai usename dan cek

password apakah sudah benar

4. Bagaimana jika saya lupa kode satker?

Anda dapat melihat ke bagian update informasi pada halaman awal web APP

SATKER. Di bagian ini terdapat informasi mengenai daftar username pusat,

BBMG Wilayah I sampai dengan Wilayah V

5. Apakah password bisa diubah?

Bisa. Anda dapat mengubah password pada profil satker di sudut kanan atas

aplikasi ketika anda sudah log in ke APP SATKER

6. Apakah saya bisa mengubah profil satker pada web APP SATKER?

Bisa. Anda dapat mengubah profil satker di sudut kanan atas aplikasi ketika sudah

log in ke aplikasi. Data profil yang bisa diubah hanya nama pengguna, email,

nama pejabat, NIP, password dan foto

7. Bagaimana cara menghubungi administrator jika ada masalah dalam aplikasi?

Anda dapat melakukan pengaduan masalah via email, [email protected]

manual aplikasi pengelolaan permasalahan...

Documents