manajemen waktu proyek - student blog€¦ · proyek materi 5 manajemen proyek ti 1 mpti- manajemen...
TRANSCRIPT
Manajemen
Waktu
Proyek
Materi 5
Manajemen Proyek TI
10/11/2012MPTI- Manajemen Waktu1
Pentingnya Jadwal Proyek
• Para Manajer sering menyebut tantangan terbesarnya adalah
menyelesaikan proyek tepat waktu
• Rata-rata waktu “molor” tahun 2005 adalah 222%, dan pada tahun 2010
turun menjadi hanya 163 %
• Waktu mempunyai fleksibilitas paling kecil. Bagaimanapun dia akan
terlewati
• Isu mengenai jadwal adalah alasan utama penyebab konflik dalam
proyek, khususnya pada paruh kedua proyek
2
Conflict Intensity Over the Life of a
Project
3
0.00
0.05
0.10
0.15
0.20
0.25
0.30
0.35
0.40
Project
Formation
Early Phases Middle Phases End Phases
Co
nfl
ict
Inte
nsit
y
Schedules
Priorities
Manpower
Technical opinions
Procedures
Cost
Personality conflicts
Average
Total Conflict
Proses Manajemen Waktu
Proyek• Proses-proses :
– Definisi Aktivitas
– Pengurutan aktivitas
– Perkiraan lama aktivitas
– Pembuatan Jadwal
– Pengendalian Jadwal
4
Pendefinisian Aktivitas
• Jadwal proyek dibuat berdasarkan dokumen-dokumen
dasar pada tahap inisiasi proyek :
– Piagam Proyek : meliputi tanggal mulai dan tanggal
berakhir dan informasi budget
– Pernyataan Scope dan WBS
• Pendefinisian Aktivitas meliputi membuat WBS yang
lebih detil dan tambahan penjelasan untuk memahami
semua pekerjaan yang akan dikerjakan, sehingga kita
bisa membuat membuat estimasi durasi(lama) waktu
yang realistis
5
Pengurutan Aktivitas
• Mencakup review aktivitas dan menentukan saling ketergantungan aktivitas-aktivitas
– Ketergantungan utama: aktivitas yang terkait secara alami dalam pekerjaan; hard logic
– Discretionary dependencies: ditentukan oleh tim proyek; soft logic
– External dependencies: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivita non-proyek
• Ketergantungan aktivitas harus ditentukan untuk keperluan analisis jalur kritis (critical path analysis)
6
Diagram jaringan proyek
• Teknik yang disukai untuk menujukkan urutan aktivitas
• Diagram Jaringan Proyek : skema hubungan logis atau urutan dari
aktivitas-aktivitas proyek
7
Sample Activity-on-Arrow (AOA) Network
Diagram for Project X
8
Arrow Diagramming Method
(ADM)
• Juga disebut diagram jaringan proyek : Activity-On-Arrow (AOA)
• Aktivitas dilambangkan dengan panah
• Bulatan-bulatan atau lingkaran-lingkaran adalah titik-titik mulai dan
selesainya
• Hanya dapat menunjukkan ketergantungan finish-to-start (akhir-ke-
awal)
9
Proses membuat Diagram AOA
1. Tentukan semua aktivitas yang berawal di node 1. Gambarkan node akhirnya dan tanda panah yang menghubungkan node 1 dengan node-node akhirnya. Tulis huruf atau nama aktivitas disertai estimasi durasi yang dibutuhkan pada tanda panah yang berkaitan.
2. Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara menggambarkannya dari kiri ke kanan. Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih aktivitas, atau sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas, jika perlu digabung atau dipisahkan.
3. Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada diagram, termasuk keterkaitan/ketergantungan satu aktivitas dengan aktivitas lainnya.
4. Perhatikan aturan : semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan.
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu10
Precedence Diagramming
Method (PDM)
• Aktivitas dilambangkan oleh kotak
• Panah-panah menunjukkan hubungan antar aktivitas
• Lebih populer dari metoda ADM dan digunakan oleh software
manajemen proyek
• Lebih baik dalam menampilkan tipe ketergantungan yang berbeda-
beda
11
Task Dependency Types
12
Contoh PDM Network Diagram
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu13
Estimasi Durasi Aktivitas
• Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah
selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasiyang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas tsb.
• Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu
• Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
• Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas/pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu14
Membangun Jadwal
• Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk membangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas.
• Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu.
• Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis, critical path analysis
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu15
Gantt Charts
• Gantt charts menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan menampilkan daftar aktivitasbeserta tanggal awal dan akhirnya dalam format kalender.
• Simbol-simbolnya :– Belah Ketupat Hitam: milestones or significant events on a
project with zero duration
– Batang Hitam Tebal: summary tasks
– Batang Horisontal Lebih Terang: tasks
– Panah: ketergantungan tasks
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu16
Gantt Chart for Project X
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu17
Contoh Gantt Chart untuk
Proyek Perangkat Lunak
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu18
Milestones
• Milestones adalah kejadian signifikan dalam proyek yang normalnya punya durasi 0
• Ikuti SMART criteria dalam membuat milestones, yaitu:
– Specific
– Measurable
– Attainable
– Realistic
– Time-framed
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu19
Contoh Tracking Gantt Chart
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu20
Critical Path Method (CPM)
• CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek
untuk memprediksi durasi proyek total
• Jalur kritis untuk suatu proyek adalah rangkaian
aktivitas yang menghasilkan total waktu paling
awal agar proyek bisa selesai
• Jalur kritis adalah jalur paling panjang dalam
diagram jaringan dan mempunyai jumlah
slack yang paling kecil
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu21
Cara menentukan Critical Path
• Buatlah network diagram yang baik
• Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiah jalur yang ada
pada diagram tersebut.
• Jalur terpanjang adalah critical path
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu22
Contoh
Asumsi : satuan waktu adalah hari
2 3
4
5
A=2 B=5C=2
D=7
1 6
F=2
E=1
start finish
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu23
a. Ada berapa jalur dalam network diagram
b. Berapa lama setiap jalur harus dilalui?
c. Tentukanlah critical path?
d. Berpa lama waktu terpendek untuk dapat menyelesaikan
proyek ini?
Simple Example of Determining
the Critical Path
• Consider the following project network diagram. Assume all times
are in days.
24
2 3
4
5
A=2 B=5C=2
D=7
1 6
F=2
E=1
start finish
a. How many paths are on this network diagram? 2
b. How long is each path? Jalur 1 = 10, jalur 2 = 16
c. Which is the critical path? 1-2-3-5-6
d. What is the shortest amount of time needed to complete this
project? 16
Contoh 2
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu25
Menentukan Jalur Kritis untuk
Project X
26
Issue dalam Critical Path
• Jika satu atau lebih aktivitas dalam jalur kritis memakan waktu lebih lama dari rencana, keseluruhan jadwal proyek akan mundur jika tidak dilakukan langkah perbaikan(koreksi)
• Misconceptions:
– critical path bukanlah critical activities
– Dalam sebuah diagram dapat saja terdapat lebih dari satu critical path
– critical path dapat mengubah kemajuan proyek
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu27
Analisis Critical Path dalam
membangun Jadwal Proyek• Mengetahui jalur kritis dapat membantu membuat kompromi jadwal
• Free slack or free float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda tanpa menunda waktu dimulainya aktivitas berikutnya
• Total slack or total float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda waktu mulainya tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek yang direncanakan
• A forward pass through the network diagram determines the early start and finish dates
• A backward pass determines the late start and finish dates
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu28
Menghitung Early and Late Start
and Finish Dates
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu29
Project 2002 Schedule Table View
Showing Free and Total Slack
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu30
Program Evaluation and Review
Technique (PERT)
• PERT teknik analisis network diagram yang dapat
digunakan untuk mengestimasi durasi proyekdimana terdapat ketidakpastian yang tinggi mengenai
estimasi durasi aktivitas individual
• PERT menggunakan estimasi probabilitas waktu yang
digunakan berdasarkan estimasi durasi aktivitas
optimistic, most likely, dan pessimistic.
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu31
Formula dan Contoh PERT
• PERT weighted average formula:
optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time
6
• Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days6
where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu32
Mengendalikan perubahan
Jadwal Proyek
• Lakukan pemeriksaan jadwal secara teratur
• Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja
dengan kapasitas 100% setiap saat
• Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan proyek
dengan stakeholders dan nyatakanlah keadaan
dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan
isu-isu yang berkaitan dengan jadwal
10/11/2012
MPTI- Manajemen Waktu33