manajemen risiko perubahan sistem penyimpanan …repository.unjaya.ac.id/2085/2/depi...
TRANSCRIPT
MANAJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI
STRAIGHT NUMERICAL FILING SYSTEM KE TERMINAL DIGIT
FILING SYSTEM BERDASARKAN FMEA (FAILURE MODE AND
EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr.TJITROWARDOJO PURWOREJO
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Dan
Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
DEPI PURNAMASARI
(1314016)
PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
Halaman Pengesahan
Halaman Pernyataan
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbil aalamin. Puji Syukur kepada Allah yang Maha
memudahkan segala urusan hamba-Nya di muka bumi ini. Dengan segala
kemudahan-Nyalah penulis selaku hamba-Nya dapat menyelesaikan pemyusunan
Proposal Tugas Akhir yang berjudul “Manejemen resiko perubahan sistem
penyimpanan dari straight numerical filing system ke terminal digit filing system
berdasarkan FMEA (failure mode and effect analysis) di RSUD Dr. Tjitrowardojo
purworejo”
Karya Tulis Ilmiah ini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan, bantuan dan
saran berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih dengan setulus-tulusnya
kepada:
1. Kuswanto Hardjo,. Dr., M.Kes. sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad
Yani Yogyakarta
2. Sis Wuryanto, A.Md.Perkes., SKM., MPH sebagai Prodi Perekam dan
Informasi Kesehatan (D-3) di STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
3. Kori Puspita Ningsih, A.Md., SKM selaku dosen pembimbing.
4. Drg.Gustanul Arifin, M.Kes sebagai Direktur RSUD Dr. Tjitrowardojo
purworejo
5. Kedua orang tua tercinta yang telah banyak memberikan motivasi dan
adik-adikku tercinta sebagai penyemangat.
6. Seluruh teman-teman yang selalu mendukung saya.
7. Dan semua pihak yang teelah banyak membantu secara langsung maupun
tidak langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.
Demikian Tugas Akhir ini, semoga karya tulis ilmiah ini dapat diterima
dan dapat memberi inspirasi bagi penelitian dimasa yang akan datang. Semoga
tugas akhir ini dapat memberi manfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, Agustus 2017
Penulis
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ ii
HALAMAN PERNYATAAN ....................................................................... iii
KATA PENGANTAR ................................................................................... iv
DAFTAR ISI ................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ......................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... ix
DAFTAR SINGKATAN ............................................................................... x
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xi
INTISARI ...................................................................................................... xii
ABSTRACT .................................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
A. Latar Belakang .............................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ......................................................................... 4
C. Tujuan ........................................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian ....................................................................... 5
E. Keaslian Penelitian ....................................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................... 10
A. Tinjauan Teoritis ........................................................................... 10
1. Rekam Medis ............................................................................ 10
2. Manajemen Resiko ................................................................... 10
3. FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) ............................. 11
5. Perubahan Sistem Penyimpanan .............................................. 16
6. Sistem Penyimpanan ................................................................ 16
B. Landasan Teori ............................................................................. 18
C. Kerangka Konsep ......................................................................... 19
BAB III METODE PENELITIAN .............................................................. 20
A. Desain Penelitian ......................................................................... 20
1. Jenis Penelitian ......................................................................... 20
2. Rancangan Penelitian ................................................................ 20
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................ 21
1. Lokasi Penelitian ...................................................................... 21
2. Waktu Penelitian ...................................................................... 21
C. Subjek dan Objek Penelitian ......................................................... 21
1. Subjek Penelitian ..................................................................... 21
2. Objek Penelitian ........................................................................ 21
D. Definisi Operasional ...................................................................... 22
E. Teknik dan Alat Pengumpulan Data ............................................. 23
1. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 23
2. Instrumen Pengumpulan Data ................................................. 24
F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ............................................ 24
G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ......................................... 25
1. Pengolahan Data ....................................................................... 25
2. Analisis data ............................................................................. 26
H. Etika Penelitian ........................................................................... 27
I. Rencana Kegiatan Penelitian ......................................................... 27
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 29
A.Gambaran Umum Rumah Sakit Dan Rekam Medis di
RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo .............................................. 29
1. Gambaran Umum Rumah Sakit ................................................ 29
a. Sejarah RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo ........................ 29
b. Visi dan Misi ........................................................................ 31
c. Arah Kebijakan ..................................................................... 31
d. Pelayanan ............................................................................. 31
2. Struktur Organisasi Rekam Medis ........................................... 33
B. Hasil Penelitian ............................................................................. 33
1. Menganalisa Moda kegagalan .................................................. 33
2. Mendapatkan Risiko Kegagalan ............................................... 35
3. Usulan Perbaikan ...................................................................... 41
C. Pembahasan Penelitian ................................................................. 42
1. Menganalisa Moda Kegagalan ................................................. 42
2. Mendapatkan Risiko Kegagalan ............................................... 45
3. Usulan Perbaikan ...................................................................... 46
D. Keterbatasan Penelitian ................................................................ 47
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 48
A. Kesimpulan ................................................................................. 48
B. Saran ............................................................................................. 48
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 2.1 Tingkat Keparahan ............................................................................... 13
Tabel 2.2 Level Probabilitas ................................................................................ 14
Tabel 2.3 Metode Deteksi .................................................................................... 15
Tabel 3.1 Definisi Operasional Penelitian ........................................................... 22
Tabel 4.1 Skala Severity ....................................................................................... 36
Tabel 4.2 Skala Occurance .................................................................................. 37
Tabel 4.3 Skala Detection .................................................................................... 38
Tabel 4.4 Nilai RPN (Risk Priority Number) ........................................................ 39
Tabel 4.5 Ranking Nilai RPN (Risk Priority Number) ........................................ 40
Tabel 4.6 Usulan Perbaikan ................................................................................. 41
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian ..........................................................19
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Dr. Tjitrowardojo
Purworejo ..... ..33
DAFTAR SINGKATAN
FGD : Focus Group Discusion
FMEA : Failure Mode And Effects Analysis
RCA : Root Cause Analysis
RPN : Risk Priority Number
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
SNF : Straight Numerical Filing system
SOP : Standar Operasional Prosedur
TDF : Terminal Digit Filing System
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Pengantar Penelitian Izin Studi Pendahuluan Dari Stikes Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta
Lampiran 2. Permohonan Izin Studi Pendahuluan Dari RSUD Dr.Tjitrowardojo
Purworejo
Lampiran 3. Permohonan Izin Studi Pendahuluan Ke Bappeda Purworejo
Lampiran 4. Surat Rekomendasi Studi Pendahuluan Dari Kesbangpol Purowrejo
Lampiran 5. Surat Rekomendasi Penelitian dari RSUD Dr.Tjitrowardojo
Purworejo
Lampiran 6. Surat Rekomendasi Penelitian Dari Kesbangpol DIY
Lampiran 7. Permohonan Izin Penelitian Ke RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo
Lampiran 8. Permohonan Izin Penelitian Ke Bappeda Purworejo
Lampiran 9. Permohonan Izin Penelitian Ke Kesbangpol Purworejo
Lampiran 10.Surat Rekomendasi Penelitian Dinas Penanaman Modal Dan
Pelayanan Terpadu Satu Pinyu Provinsi Jawa Tengah
Lampiran 11.Surat rekomendasi Penelitian Dinas Penanaman Modal Dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu Dari Purworejo
Lampiran 12.Keterangan Persetujuan Etika Penelitian Dari Stikes Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta
Lampiran 13. Lembar Persetujuan Responden
Lampiran 14. Pedoman Wawancara
Lampiran 15. Jawaban Responden
Lampiran 16. Cheklist Observasi
Lampiran 17. SOP Pengambilan dan Kebijakan
Lampiran 18. Daftar Mode Kegagalan
MANAJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI
STRAIGHT NUMERICAL FILING SYSTEM KE TERMINAL DIGIT
FILING SYSTEM BERDASARKAN FMEA (FAILURE MODE AND
EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr.TJITROWARDOJO PURWOREJO
Oleh:
Depi purnamasari1, Kori Puspita Ningsih2
INTISARI
Latar belakang : sistem penyimpanan merupakan salah satu bagian dari
pelayanan di rumah sakit. Sistem penyimpanan di RSUD dr. Tjitrowardojo
Purworejo menggunakan sistem penyimpanan Straight Numerical Filing
sehingga penyimpanan berkas rekam medis diurutkan berdasarkan dua angka
depan sebagai angka primernya, Penyimpanan berkas secara Straight Numerical
Filing sudah lama digunakan. Faktor yang mempengaruhi belum adanya
perubahan terkait dengan sistem penyimpanan yaitu tempat dan petugas
Tujuan : Menganalisa moda kegagalan dengan menggunakan metode FMEA,
Mendapatkan nilai RPN (Risk Priority Number), memberikan usulan perbaikan
untuk perubahan sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filing ke
Terminal Digit Filing.
Metode Penelitian : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dan rancangan Cross Sectional. Metode pengumpulan data
dengan menggunakan Studi dokumentasi, Chack list wawancata, Observasi dan
FGD.
Hasil : berdaasarkan hasil FGD mode kegagalan yang menyebabkan cacat pasa
perubahan sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filing ke Terminal Digit
Filing di pengaruhi oleh 3 faktor (SDM, Sarana prasarana, Sistem), dan
didapatkan nilai RPN tertinggi yaitu 80 dan usulan perbaikan untuk perubahan
sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filing adalah revisi regulasi Internal
Rumah sakit (kebijakan, pedoman, SOP assembling dan SOP penyimpanan)
Kata kunci : Sistem Penyimpanan, Perubahan Sistem, FMEA
1 Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Dan Informasi kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2 Dosen Pembimbing Program studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad yani Yogyakarta.
RISK MANAGEMENT OF FILING SYSTEM TRANSFORMATION
FROM STRAIGHT NUMERICAL FILING SYSTEM INTO TERMINAL
DIGIT FILING SYSTEM BASED ON FMEA (FAILURE MODE AND
EFFECT ANALYSIS) IN DR. TJITROWARDOJO OF PURWOREJO
Oleh:
Depi purnamasari1, Kori Puspita Ningsih2
ABSTRACT
Background : Filing system is a part of service in a hospital. Filing system in dr.
Tjitrowardojo of Purworejo applies Straight Numerical Filing system by which
medical record files are ordered based on the first 2 digits as primary numbers.
Straight numerical filing system has long been used. The influential factors of the
stagnant condition of filing system are place and staff.
Objective : To analyze failure mode with FMEA method. To figure out RPN (risk
priority number) value. To suggest improvement of filing system from Straight
Numerical Filing into Terminal Digit Filing.
Method : This was a descriptive study with qualitative approach and cross
sectional design. Data compilation method applied documentation study,
checklist, interview, observation, and FGD.
Result : According to the result of failure mode FGD, the following impairment
after transformation from Straight Nunerical Filing filing system into Terminal
Digit Filing was influenced by 3 factors (human resource, facility, system). The
highest RPN value was 80. The suggestion for improvement related to
transformation of Straight Numerical Filing system was hospital internal
regulation (policy, guideline, assembling SOP, and filing SOP).
Keywords : Filing System, System Transformation, FMEA.
1 A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in
Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta
2 A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study
Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman, pemerintah dituntut untuk
memberikan pelayanan yang maksimal diberbagai bidang, salah satunya
yaitu di bidang pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan yang
berkembang di Indonesia sangat beragam macamnya, diantaranya ada
rumah sakit, puskesmas, dokter praktek swasta, balai pengobatan, klinik 24
jam dan dokter keluarga (Budi, 2011). Salah satu pelayanan kesehatan yang
sering dikunjungi yaitu rumah sakit.
Undang-Undang No 44 Tahun 2009 menyatakan bahwa rumah sakit
merupakan salah satu fasilitas atau institusi pelayanan kesehatan yang
memiliki peran yang sangat strategis dalam berupaya mempercepat
peningkatan derajat kesehatan masyarakat Indonesia, menyelenggrakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna, serta menyedikan
pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan rawat gawat darurat. Rumah sakit
terdiri dari beberapa bagian yang saling terintegrasi diantaranya poliklinik,
bangsal, dan unit rekam medis. Salah satu pelayanan yang membutuhkan
manajemen yang baik di rumah sakit adalah pelayanan berkas rekam
medis.
Menurut Permenkes No 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis,
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang anamnesis, pemeriksaan, diagnosis,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang
pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit rawat jalan,
gawat darurat, dan rawat inap, dengan berkas rekam medis tersebut,
diharapkan informasi tentang riwayat kesehatan pasien dapat
berkesinambungan (Hatta, 2013). Didalam penyelenggaraan rekam medis
di rumah sakit untuk menunjang pelayanan kesehatan ada beberapa bagian
didalam diantaranya adalah tempat penyimpanan berkas (filing).
Salah satu unit yang menunjang dalam pelayana rekam medis adalah
ruang penyimpanan (filling) dimana dokumen rekam medis baik rawat
jalan, rawat inap, maupun gawat darurat disimpan. Filing adalah kegiatan
menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis
untuk mempermudah pengambilan kembali (retrival) (Rustiyanto dan
Rahayu, 2011)
Sistem penyimpanan Straight Numerical Filing System (SNF) yaitu
suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas
rekam medis berdasarkan urutan nomor secara langsung pada rak
penyimpanan (Budi, 2011), jika perubahan sistem penyimpanan berkas
rekam medis tidak secepatnya dilakukan maka akan terjadi salah simpan,
duplikasi, dan ketidaksinambungan informasi berkas rekam medis dan
idealnya untuk mengontrol semua informasi medis pasien yang baik
seharusnya disimpan satu file, satu tempat atau satu file. Hal ini akan
memudahkan dalam hal pengendalian informasi karena disimpan di satu
tempat dengan satu nomor. Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan
dengan menggunakan Straight Numerical Filing System mungkin akan
menimbulkan kendala dalam pelaksanaannya, dengan diketahuinya kendala
dalam penyimpanan tersebut, maka dapat dijadikan dasar pertimbangan
untuk tahap pelaksanaan selanjutnya.
Berdasarkan hasil studi pendahuluan pada tanggal 15 mei 2017
diketahui bahwa RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo terakreditasi
paripurna, penerapan sistem straight numerical filing system sudah
terapkan pada tahun 2005 dengan nama sebelumnya yaitu Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo, sistem penjajaran masih
menggunakan sistem desentralisasi dengan tempat penyimpanan berkas
rawat jalan di belakang pendaftaran terpadu sedangkan berkas rawat inap di
simpan di gedung utama RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo dengan
sistem penyimpanan menggunakan straight numerical filing system. Dalam
pelaksanannya untuk berkas rawat inap akan mendapatkan berkas baru jika
pasien tersebut datang kembali untuk menginap di RSUD Dr. Tjitrowardojo
Purworejo padahal sebelumnya pasien tersebut sudah memiliki berkas
rawat inap dan penyimpanan berkas rawat inap akan disimpan perbulan
sedangkan berkas pasien rawat jalan sudah berjalan sesuai dengan standar
pelayanan rumah sakit. Ada wacanan dari petugas untuk perubahan sistem
straight numerical filing system ke terminal digit filing system tapi itu
belum dilaporkan kepada kepala instalasi rekam medis karena ada kendala
salah satunya yaitu sarana dan prasarana. Untuk penarapan sistem
penyimpanan terminal digit filing system itu sendiri akan terlebih dahulu
diubah sistem penjajarannya menjadi sentralisasi karena sistem
desentralisasi belum bisa menerapkan sistem penyimpanan terminal digit
filing system tersebut. Kekurangan dalam sistem straight numerical filing
system tersebut yaitu salah letak untuk berkas rawat jalan dikarenakan
kurang telitinya petugas saat pengambilan dan mengembalikan berkas
tersebut sekitar 20%, Untuk berkas rawat jalan akan lebih cepat
penambahan rak dikarenakan penyimpanannya berdasarkan bulan. Petugas
filing rawat jalan terdapat 10 petugas dengan berlatarbelakang pendidikan 1
orang D3 rekam medis dan 9 orang lulusan SMA sedangkan petugas filing
rawat inap terdapat 2 petugas berlatarbelakang 1 orang SMA dan 1 orang
D3 rekam medis masing-masing petugas filing merangkap tugas untuk
lulusan D3 merangkap tugas dengan analisis pasien rawat jalan dan untuk
lulusan SMA merangkap tugas di bagian input klaim BPJS.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka penulis tertarik untuk
melakukan penelitian tentang manajemen resiko perubahan sistem
penyimpanan dari straight numerical filing system ke terminal digit filing
system berdasarkan FMEA di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo. Dengan
penggunaan FMEA mampu mengidentifikasi resiko kegagalan yang terjadi
selama proses perubahan dari straight numerical filing system ke terminal
digit filing system.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, permasalahan yang akan
dikaji dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Manajemen Risiko
Perubahan Sistem penyimpanan berkas rekam medis dari Straight
Numerical Filing System menjadi Terminal Digit Filing System
berdasarkan metode FMEA (Failure Mode And Effects Analysis)di RSUD
Dr. Tjitrowardojo Purworejo ?”
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mengetahui Manajemen Resiko Perubahan Sistem Penyimpanan
dari Straight Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing
System pada dokumen Rekam Medis berdasarkan metode FMEA
(Failure Mode And Effects Analysis) di RSUD Dr.
Tjitrowardojo Purworejo.
2. Tujuan Khusus
a. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing
system menjadi terminal digit filing system pada dokumen rekam
medis dengan menggunakan metode FMEA
b. Mendapatkan risiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk
Priority Number)
c. Memberikan usulan perbaikan untuk perubahan sistem
Penyimpanan dari Straight Numerical Filing system menjadi
Terminal Digit Filing System pada dokumen Rekam Medis
menggunakan FMEA.
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Praktis
a. Bagi Penulis menambah wawasan dan pengetahuan yang dapat
dirasakan secara langsung dengan menerapkan teori mengenai
sistem penjajaran dan kode warna pada dokumen rekam medis
yang diperoleh selama duduk di bangku perkuliahan.
b. Bagi rumah sakit Sebagai bahan evaluasi mengenai sistem
penjajaran dan kode warna pada dokumen rekam medis agar
mengurangi kesalahan (misfiled) dalam penyimpanan dokumen
rekam medis.
2. Manfaat Teoritis
a. Bagi institusi pendidikan Sebagai bahan masukan dalam
pembelajaran ilmu rekam medis dan meningkatkan tentang sistem
penjajaran dan kode warna pada dokumen rekam medis.
b. Bagi peneliti lain dapat dijadikan acuan atau referensi untuk
perkembangan sesuai dengan materi yang berhubungan dengan
materi sistem penjajaran dan kode warna dokumen rekam medis
yang diambil.
E. Keaslian Penelitian
Menurut pengamatan peneliti, penelitian dengan menggunakan judul
“Manajemen Resiko Perubahan Sistem Penyimpanan dari Straight
Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing pada dokumen Rekam
Medis di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo.” belum pernah dilakukan,
namun ada beberapa penelitian yang hampir sama, yaitu:
a. Mugasari (2008) yang berjudul “Rancangan Perubahan Sistem
Penyimpanan dari Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit
Filing untuk Mengurangi Misfile di RSUD Kota Yogyakarta”.
Penelitian ini bertujuan untuk menawarkan suatu pemecahan
masalah dengan perubahan sistem penyimpanan, dengan
mendeskripsikan hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan
perubahan dan mengetahui gambaran kesiapan apabila menuju ke arah
perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing menjadi
terminal digit filing di RSUD Kota Yogyakarta.
Hasil dari penelitian ini dalah hal- hal yang perlu dipersiapkan
dalam melakukan suatu perubahan sistem penyimpanan dari Straight
Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing yaitu sarana (rak
penyimpanan, ruang penyimpanan, petunjuk, sampul/map rekam medis
dengan kode warna, petunjuk keluar/tracer dan kotak sortir), prasarana
(SOP/Protap, rapat koordinasi, waktu pelaksanaan serta SDM).
Gambaran kesiapan sarana dan prasarana yang ada diurusan rekam
medis RSUD Kota Yogyakarta belum mendukung dalam menghadapi
perubahan penyimpanan. SDM belum memiliki cukup pengetahuan dan
ketrampilan serta sebagian dari mereka pernah mengikuti pelatihan
sistem penyimpanan nomor akhir.
Persamaan dari penelitian ini adalah kesamaan tema mengenai
sistem penyimpanan berdasarkan nomor. Selain itu penelitian Mugasari
(2008) merupakan penelitian deskriptif dengan rancangan penelitian
cross sectional, teknik pengambilan data yang akan digunakan yaitu
observasi dan wawancara. Perbedaannya penelitian Mugasari (2008)
bertujuan menawarkan suatu pemecahan masalah dengan perubahan
sistem penyimpanan berupa Rancangan Perubahan Sistem
Penyimpanan dari Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit
Filing untuk Mengurangi Missfile di RSUD Kota Yogyakarta.
Sedangkan penelitian penulis bertujuan untuk mengetahui perencanaan
perubahan sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filling ke
Terminal Digit Filing di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo.
b. Hananto (2013) yang berjudul “Tinjauan Penggunaan Sistem
Penjajaran Drm Dengan Metode SNF (Straight Numerical Filling) Di
Filling Rumah Sakit Islam Muhammadiyah Kendal”
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan karakteristik
petugas (pendidikan terakhir, lama kerja dan pelatihan), dan
penggunaan sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan metode
SNF pada di Filling RSI Muhammadiyah Kendal.
Hasil penelitian ini adalah bahwa karakteristik petugas rekam
medis yang menjadi responden penelitian sebagian besar adalah
berpendidikan SMA, dengan lama kerja sebagian besar 3 tahun, dan
setengah dari jumlah petugas pernah mengikuti pelatihan. Sistem
penomoran yang digunakan Unit Numbering System pada Rumah Sakit
Islam Muhammadiyah Kendal.
Persamaan penelitian Hananto (2013) adalah meneliti dibagian
rekam medis tentang sistem penjajaran dan serta mencari hambatan
hambatan yang terjadi dan jenis penelitiannya dengan deskriptif
kualitatif. Perbedaannya adalah penulis bertujuan untuk mengetahui
tentang Manajemen Resiko Perubahan Sistem Penyimpanan dari
Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing pada
dokumen Rekam Medis sedangkan penelitian Hananto ini bertujuan
untuk mengetahui penggunaan sistem penjajaran drm dengan metode
SNF (straight numerical filling) di filling rumah sakit islam
muhammadiyah kendal.
c. Puspitasari, N. B., dan Martanto Arif. (2014) dengan judul
“Penggunaan FMEA Dalam Mengidentifikasi Risiko Kegagalan
Proses Produksi ATM (Alat Tenun Mesin) Studi Kasus PT. Asaputex
Jaya Tegal”
Tujuan penelitian ini adalah menganalisa moda kegagalan ynag
menyebabkan cacat produk dengan menggunakan metode FMEA,
mendapatkan risiko kegagalan proses produksi terbesar dalam nilai
RPN dan memberikan usulan perbaikan untuk produksi selanjutnya.
Hasil penelitian ini adalah cacat produksi pada perusahaan textil
yang bergerak dalam bidang sarung tenun yang terjadi pada
perusahaan masih ada yang diluar dari ketentuan batas perusahaan
yaitu diatas angka persentase yang telah diterapkanoleh perusahaan
yaitu sebesar 2%, sehingga perusahaan segera melakukan peerbaikan
agar tidak terjadi waste yang merugiakan perusahaan.
Persamaan dari penelitian ini adalah menggunakan metode yang
sama untuk mengidentifikasi risiko adalah FMEA (Failure Mode And
Effects Analysis), perbedaan dengan penelitian ini adalah objek yang
diteliti yaitu produksi sarung alat tenun mesin dan tempatnya di
PT.Asaputex Jaya Tegal sedangkan peneliti meneliti objek tentang
tempat penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Dr. Tjitrowardojo
Purworejo.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSUD Dr.
Tjitrowardojo Purworejo
1. Gambaran Umum Rumah sakit
a. Sejarah RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo
RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo terletak di Jalan Jenderal
Sudirman No. 60 Kelurahan Doplang, Kecamatan Purworejo,
Kabupaten Purworejo, Propinsi Jawa Tengah. RSUD
Dr.Tjitrowardojo Purworejo didirikan pertama kali pada tahun
1915 dengan nama Zenden. RSUD Dr.Tjitrowardojo
Purworejo merupakan rumah sakit kelas B pendidikan yang
telah ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor. HK.02.03/I/0216/2014 tentang
Penetapan Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada
Purworejo sebagai rumah sakit pendidikan pada tanggal 21
Februari 2014. RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo memiliki
kapasitas tempat tidur yang beroperasi saat ini sebanyak 262
tempat tidur. Luas Tanah 58.123 m2, luas bangunan 18.727.80
m2 terdiri dari Gedung Farmasi, 19 Bangsal Perawatan, Kantor
dan Auditorium. Melalui pendekatan manajemen mutu, RSUD
Dr.Tjitrowardojo Purworejo selalu berusaha untuk
meningkatkan dan mengembangkan mutu pelayanan di seluruh
jajaran rumah sakit. Peningkatan dan pengembangan mutu
pelayanan ini tercapai berkat partisipasi, dorongan dan
dukungan dari seluruh jajaran Pemerintah Daerah Kabupaten
Purworejo dibawah kepemimpinan bapak Bupati, serta
komitmen dari DPRD Kabupaten Pueworejo.
Latar belakang pada tahun 1915 RSUD Dr. Tjitrowardojo
Purworejo didirikan pertama kali dengan nama Zenden. Tahun
1951 Zenden berubah nama menjadi Rumah Sakit Umum
Purworejo. Tahun 1979 penetapan kelas Rumah Sakit Umum
Purworejo menjadi Rumah Sakit Umum Type D. Tahun 1983
penetapan kelas Rumah Sakit Umum Purworejo menjadi
Rumah Sakit Umum Type C. 22 Desember 1994 penetapan
kelas Rumah sakit Umum Purworejo menjadi Rumah sakit
Umum Daerah Type B Non Pendididkan. Januari 1997 Rumah
Sakit umum Daerah Purworejo Terakreditasi Penuh 5 Bidang
Pelayanan. 5 Oktober 2005 Rumah Sakit Umum Daerah
purworejo resmi berganti nama menjadi Rumah Sakit Umum
Daerah Saras Husada Purworejo. Tahun 2008 Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo mendapat Piagam
Penghargaan Prima dari Menteri Negara Pembedayaan
Aparatur Negara atas prestasinya dan Peningkatan Pelayanan
Publik di Bidang “Pelayanan dan Pemeliharaan Kesehatan
Masyarakat”. 29 Desember 2009 Rumah Sakit Umum Daerah
saras Husada Purworejo Terakreditasi 16 Bidang Pelayanan
dengan sertifikat Nomor: YK.01.10/III/5053/09. Tahun 2009
Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada Purworejo
ditetapkan sebagai Badan Layanan Umum Daerah (BLUD).
Tahun 2011 Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada
Purworejo menjadi juara ke II untuk Kategori I Kompetisi
Pelayanan Publik Se-Kabupaten Purworejo. 21 Februari 2014
Penetapan kelas Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada
Purworejo menjadi Rumah Sakit Pendidikan dengan sertifikat
Nomor : 1069/Menkes/SK/XI/2008. 26 September 2015
perubahan nomenklatur menjadi Rumah Sakit Umum daerah
Dr.Tjitrowardojo Purworejo diresmikan oleh presiden ke 3 B.J.
Habibie yang merupakan cucu Dr. Tjitrowardojo.
b. Visi dan Misi
Rumah sakit Umum daerah Dr.Tjitrowardojo Purworejo
memiliki visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan arah kebijakan
sebagai berikut :
1) Visi
Terwujudnya Kabupaten Purworejo yang semakin
sejahtera berbasis pertanian, pariwisata, industri dan
perdagangan yang berwawasan budaya, lingkungan dan
ekonomi kerakyatan.
2) Misi
Mewujudkan kabupaten purworejo sebagai kabupaten yang
unggul di bidang pendidikan dan pelayanan kesehatan.
3) Tujuan
Meningkatkan pemberdayaan masyarakat dan akses
pelayan kesehatan dasar dan rujukan berkualitas selama 24
jam.
4) Sasaran
Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
5) Strategi
Meningkatkan kualitas pelayan kesehatan dasar dan
rujukan selama 24 jam melalui pelayan berdasarkan siklus
daur kehidupan.
c. Arah kebijakan
Pelayan kesehatan berdasar siklus daur kehidupan denagn
pelayan skrining dan pelayanan kesehatan, peningkatan
kualitas sarana prasarana kesehatan, penanganan penyakit
menular dan peningkatan kesehatan lingkungan.
d. Pelayanan
1) Poliklinik
a) Klinik Dalam
b) Klinik Anak
c) Klinik Kebidanan dan Kandungan
d) Klinik Bedah
e) Klinik Bedah Orthopedi
f) Klinik Syaraf
g) Klinik Kulit dan Kelamin
h) Klinik Mata
i) Klinik Jiwa
j) Klinik THT
k) Klinik Gigi
l) Klinik Paru
m) Klinik Psikologi
n) Klinik Rehabilitasi Medik
o) Klinik DOTS/VCT
p) Klinik Konsultasi Gizi
2) Penunjang
a) Radiologi
b) Anesthesi
c) Laboratorium
3) Jam Pelayanan
a) Senin - Kamis : 07.00 WIB - 12.00 WIB
b) Jumat - Sabtu : 07.00 WIB - 10.00 WIB
2. Struktur Organisasi Rekam Medis
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Dr.
Tjitrowardojo Purworejo
B. Hasil Penelitian
Pengambilan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara
wawancara, observasi dan FGD. Sebelum melakukan FGD peneliti
memaparkan penjelasan dan proses untuk mendapatkan nilai RPN
menggunakan metode FMEA
1. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan straight numerical filing system
menjadi terminal digit filing system pada dokumen rekam medis.
Berdasarkan hasil FGD yang dilakukan pada 28 juli 2017 yang
dihadiri oleh responden C, E, F dan triangulasi sumber bahwa
menganalisa moda kegagalan dengan perubahan straight numerical
filing system menjadi terminal digit filing system dilakukan manajemen
risiko yang bersifat proaktif terkait dengan mode kegagalan
menggunakan FMEA (failure mode and effect analysis) untuk melihat
mode kegagalan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan responden dan triangulasi
sumber pengetahuan tentang FMEA masih terbatas.
Pernyataan responden diatas maka kita melakukan triangulasi
sumber untuk memvalidkan data yang sudah diperoleh :
Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta
triangulasi sumber mengenai analisa moda kegagalan yang
menyebabkan cacat pada perubahan sistem penyimpanan straight
numerical filing system menjadi terminal digit filing system pada
dokumen rekam medis dilihat dari 3 aspek (SDM, sarana prasarana
dan sistem pengambilan serta sistem penyimpanan). Pelaksanaan FGD
disepakati bahwa sistem pengambilan dan sistem penyimpanan diawal
ada 14 moda kegagalan tetapi menjadi 13 moda kegagalan karena
beberapa moda kegagalan yang sama. Berikut moda kegagalan yang
sudah disepakati dengan beberapa responden dan triangulasi sumber :
a. SDM
1) Petugas mencarian berkas lebih lama
2) Petugas salah ambil berkas rekam medis
3) Petugas salah simpan berkas rekam medis
Untuk metode FMEA saya pernah mendengar tetapi belum mengetahui
banyak tentang itu.
Responden A
Untuk metode FMEA tersebut saya pernah dengar tetapi belum tahu pasti
tentang penggunaanya dan penerapannya untuk apa.
Triangulasi Sumber
4) Petugas sering bertanya pada petugas yang sudah ahli atau
berkompeten
b. Sarana Prasarana
1) Berkas rekam medis belum ada kode warna
2) Stiker kode warna tidak tersedia
3) Tidak ada tempat untuk menempelkan kode warna
4) Belum ada petunjuk penyimpanan/angka pada rak
c. Sistem
1) Regulasi rumah sakit belum di revisi (Kebijakan, Pedoman dan
SOP)
2) Petugas salah membaca 2 angka akhir
3) Petugas tidak memperhatikan kode warna
4) Petugas tidak menemukan letak rak
5) Petugas salah menemukan sub rak
Petugas salah ambil berkas rekam medis disepakati saat FGD
masuk pada aspek SDM.
2. Mendapatkan risiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority
Number)
Berdasarkan hasil FGD dilakukan pada hari selasa tanggal 27 juli
2017 FGD dilakukan untuk menentukan nilai RPN dari tabel
kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem
penyimpanan straight numerical filing system menjadi terminal digit
filing system pada dokumen rekam medis dengan dihadiri oleh
Responden C, E F dan triangulasi sumber. Diperoleh hasil sebagai
berikut :
a. Nilai ini merupakan produk dari hasil perkalian tingkat keparahan,
tingkat kejadian dan tingkat deteksi. RPN menentukan prioritas
dari kegagalan. RPN tidak memiliki nilai atau arti. Nilai tersebut
digunakan untuk meranking kegagalan proses yang protensial.
b. Severity menentukan tingkat keparahan dari moda kegagalan yang
menyebabkan cacat pada perubahan perubahan sistem
penyimpanan straight numerical filing menjadi terminal digit filing
pada dokumen rekam medis. Berikut adalah skala untuk
menentukan rating dari Severity :
Tabel 4.1 Skala Severity
Rangking Kriteria
1
Negligible Severity (Pengaruh buruk yang dapat
diabaikan), kita tidak perlu memikirkan bahwa
akibat ini akan berdampak pada kinerja produk.
Pengguna akhir mungkin tidak akan
memperhatikan kecacatan ini.
2
Mild Severity (Pengaruh buruk yang ringan),
Akibat yang ditimbulkan hanya bersifat ringan.
Pengguna akhir tidak akan merasakan perubahan
kinerja. Perbaikan dapat dikerjakan pada saat
3 pemeliharaan regular.
4
Moderate severity (Pengaruh buruk yang
moderat). Pengguna akhir akan merasakan
penurunan kinerja, namun masih dalam batas
5
6
toleransi. Perbaikan yang dilakukan tidak mahal
dan dapat selesai dalam waktu singkat.
7 High severity (Pengaruh buruk yang tinggi)
pengguna akhir akan merasakan akibat buruk
yang tidak akan diterima, berada diluar batas
8 toleransi. Perbaikan yang dilakukan sangat
mahal.
9
Potential Safety Problem (Masalah keamanan
potensial). Akibat yang ditimbulkan sangan
berbahaya dan pengaruh terhadap keselamatan
10 pengguna. Bertentangan dengan hukum.
c. Occurance menentukan berapa banyak gangguan yang akan
menyebabkan kegagalan dalam perubahan sistem penyimpanan
straight numerical filing menjadi terminal digit filing. Berikut
adalah skala untuk menentukan rating dari Occurance :
Tabel 4.2 skala Occurance
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi
1
2
Sangat jarang
dan hamper
tidak ada
1 dalam
10.000
Tidak ada atau sedikit
diketahui; sangat tidak
mungkin kondisi akan
terjadi
3
4
Kemungkinan
rendah
1 dalam 5.000 Mungkin, tapi tidak
diketahui datanya; kondisi
terjadi dalam kasus
terisolasi, tetapi
kemungkinannya rendah
5
6
Kemungkinan
moderat
1 dalam 200 Didokumentasikan, tetapi
jarang; kondisi tersebut
memiliki kemungkinan
cukup besar terjadi
7
8
Kemungkinan
tinggi
1 dalam 100 Didokumentasikan dan
sering; kondisi tersebut
terjadi sangat teratur dan
atau selama jangka waktu
yang wajar
9 Yakin terjadi 1 dalam 20 Didokumentasikan hamper
pasiti; kondisi tersebut
pasti akan terjadi selama
periode panjang yang
spesifik untuk langkah
atau hubungan tertentu
10 Selalu terjadi 1 dalam 10 Didokumentasikan dan
selalu terjadi pada langkah
atau hubungan tertentu
d. Detection menentukan bagaimana kegagalan tersebut dapat
diketahui sebelum terjadi perubahan sistem penyimpanan straight
numerical filing menjadi terminal digit filing pada dokumen rekam
medis. Berikut skala yang menentukan rating Detection :
Tabel 4.3 skala Detection
Rating Deskripsi kemungkinan Definisi
1
2
Pasti
terdeteksi
10 dari 10 Hamper selalu terdeteksi
dengan segera
3
4
Kemungkin
an rendah
7 dari 10 Kemungkinan terdeteksi
5
6
Kemungkin
an moderat
5 dari 10 Kemungkinan sedang
untuk terdeteksi
7
8
Kemungkin
an tinggi
2 dari 10 Tidak akan terdeteksi
dengan mudah
9 Hamper
pasti tidak
terdeteksi
1 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi
tanpa upaya serius
10 Tidak ada
upaya
deteksi
0 dari 10 Tidak ada mekanisme
deteksi atau proses baru
e. Nilai RPN didapatkan dari perkalian antara (severity x Occurance
x Detection) yang dihasilkan dari rating mode kegagalan.
f. Nilai RPN dari tabel kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan straight numerical filing system
menjadi terminal digit filing system pada dokumen rekam medis
ada perbedaan dan disepakati jika nilai RPN sama maka
identifikasi isu yang paling kritikal dan mendesak untuk segera
ditangani. Berikut tabel nilai RPN untuk perubahan sistem
penyimpanan :
Tabel 4.4 Nilai RPN (Risk Priority Number) perubahan sistem dari
straight numerical filing system menjadi terminal digit filing system
Aspek Modus Kegagalan
Sa
veri
ty
Occ
ura
nce
Det
ecti
on
RPN
SDM Pencarian berkas lebih lama
4 3 4 48
Petugas salah ambil
4 4 4 64
Petugas salah simpan
5 4 4 80
Petugas sering bertanya kepada
petugas yang sudah ahli 3 2 2 12
sarana
prasarana
berkas rekam medis belum ada
kode warna 4 4 4 64
stiker kode warna tidak tersedia 4 4 3 48
tidak ada tempat untuk
menempelkan stiker kode warna 3 3 3 27
belum ada stiker angka pada rak
penyimpanan 2 3 2 12
Sistem petugas salah membaca 2 angka
akhir 3 3 3 27
regulasi RS yang belum direvisi
(kebijakan, pedoman dan SOP) 4 4 4 64
petugas tidak memperhatikan
kode warna 2 3 2 12
petugas tidak menemukan letak
rak 3 3 2 18
petugas salah menemukan sub rak 2 2 2 8
Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden dan
triangulasi sumber mengenai analisa moda kegagalan untuk
mendapatkan nilai RPN tertinggi yaitu 80 yaitu petugas salah simpan
berkas rekam medis.
Tabel 4.5 Ranking Nilai RPN perubahan sistem dari straight
numerical filing system menjadi terminal digit filing system
Aspek Mode Kegagalan
Sa
veri
ty
Occ
ura
nce
Det
ecti
on
RPN Rangking
SDM Pencarian berkas lebih
lama 4 3 4 48 VI
Petugas salah ambil
4 4 4 64 II
Petugas salah simpan
5 4 4 80 I
Petugas sering bertanya
kepada petugas yang
sudah ahli
3 2 2 12 X
sarana
prasarana
berkas rekam medis
belum ada kode warna 4 4 4 64 IV
stiker kode warna tidak
tersedia 4 4 3 48 V
tidak ada tempat untuk
menempelkan stiker
kode warna
3 3 3 27 VIII
belum ada stiker angka
pada rak penyimpanan 2 3 2 12 XII
Sistem petugas salah membaca
2 angka akhir 3 3 3 27 VII
2. regulasi RS yang
belum direvisi
(kebijakan, pedoman
dan SOP)
4 4 4 64 III
petugas tidak
memperhatikan kode
warna
2 3 2 12 XI
petugas tidak
menemukan letak rak 3 3 2 18 IX
petugas salah
menemukan sub rak 2 2 2 8 XIII
3. Usulan perbaikan untuk perubahan sistem Penyimpanan dari Straight
Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing System.
Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta
triangulasi sumber mengenai analisa mode kegagalan urutan prioritas
berdasarkan ranking dari mode kegagalan tindakan yang di
rekomendasikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari Straight
Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing System.
Tabel 4.6 Usulan Perbaikan perubahan sistem dari straight numerical
filing system menjadi terminal digit filing system
No Tindakan
Rekomendasi Mode Kegagalan Rangking
1 Revisi regulasi
internal rumah sakit
(SOP Penyimpanan,
SOP Pengambilan,
Kebijakan dan
Pedoman)
petugas salah simpan berkas
rekam medis I
petugas salah ambil berkas rekam
medis II
Regulasi RS yang belum direvisi
(kebijakan, pedoman dan SOP) III
Pencarian berkas lebih lama VI
Petugas tidak menemukan letak
rak IX
petugas tidak memperhatikan
kode warna XI
petugas salah menemukan letak
rak XIII
2 desain pengadaan
stiker kode warna
berkas rekam medis belum ada
kode warna VI
pengadaan stiker kode warna dan
pengajuan anggaran V
3 Pelatihan / workshop
sistem TDF untuk staf
rekam medis dan
pengadaan rak sortir
petugas salah membaca 2 angka
akhir VII
petugas sering bertanya kepadaa
petugas yang sudah ahli VIII
4
berkas rekam medis
yang belum ada kode
warna ditempelkan
oleh petugas filing
pada akhir pelayanan
tidak ada tempat untuk
menempelkan stiker kode warna
X
5 pengadaan stiker
angka di rak
belum ada stiker angka pada rak
penyimpanan XII
Berdasarkan Tabel 4.6 Usulan Perbaikan perubahan sistem
penyimpanan dari straight numerical filing menjadi terminal digit
filing dapat disimpukan usulan perbaikan perubahan sistem
penyimpanan straight numerical filing menjadi terminal digit filing
berdasarkan prioritas tertinggi nilai RPN adalah revisi regulasi internal
rumah sakit (SOP penyimpanan, SOP pengambilan, Kebijakan dan
pedoman).
C. Pembahasan Penelitian
1. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing system
menjadi terminal digit filing system pada dokumen rekam medis.
Berdasarkan hasil FGD teori FMEA digunakan untuk mendapatkan
nilai RPN dari mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing system
menjadi terminal digit filing system. FMEA (failure mode and effect
analysis) adalah sebuah teknik rekayasa yang digunakan untuk
menerapkan, mengidentifikasi dan untuk menghilangkan kegagalan
yang diketahui, permasalahan, eror dan sejenisnya dari sebuah sistem,
desain, proses dan atau jasa sebelum mencapai konsumen (Stamatis,
1995).
Menurut PERMENKES RI No.1961/MENKES/PER/III/2011,
kembangkan kejadian yang menjabarkan dengan jelas kriteria
pelaksanaan analisis akar masalah (Root Cause Analysis /RCA) yang
mencakup insiden yang terjadi dan minimum satu kali per tahun
melakukan Failure Mode And Effect Analysis (FMEA) untuk proses
risiko tinggi. Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta
triangulasi sumber terdapat tingkatan keparahan yang dihasilkan dari
proses analisa moda kegagalan berdasarkan 3 aspek yaitu SDM, sarana
prasarana dan sistem yang mengakibatkan keparahan yang timbulkan
dinilai dari tingkat keparahan salah satunya pengadaan anggaran dan
pasien batal periksa.
Berdasarkan hasil FGD sistem juga merupakan salah satu faktor
penting dalam perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical
filing system menjadi terminal digit filing system dalam penelitian ini
yang dimaksud dengan sistem adalah regulasi internal rumah sakit
yaitu kebijakan, pedoman dan SOP. Menurut Sutarman (2009), Sistem
adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi
dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu
tujuan utama.
Berdasarkan hasil FGD Sumber Daya Manusia adalah faktor utama
yang mendukung terlaksana atau tidaknya perubahan sistem
penyimpanan dari straight numerical filing system menjadi terminal
digit filing system. Menurut Hasibuan (2016), menelusuri bahwa
Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu seni yang mengatur
hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu
terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. SDM
memiliki peran sentral pada perkembangan suatu organisasi.
Berdasarkan hasil FGD Kebijakan adalah sebagai keputusan untuk
mencapai tujuan tertentu, berisikan ketentuan yang dijadikan pedoman.
Kebijakan adalah suatu tindakan yang mempunyai tujuan yang
dilakukan seseorang pelaku atau sejumlah pelaku untuk memecahkan
suatu masalah (Tahir dan Arifin, 2014).
Berdasarkan hasil FGD SOP merupakan panduan untuk kegiatan
yang dilakukan oleh petugas pada setiap pelayanan. Menurut Sailendra
(2015) SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan
kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan
lancar.
Berdasarkan hasil FGD kode warna merupakan alat untuk
membedakan angka pada berkas rekam medis agar tidak terjadi misfile.
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2010), kode warna merupakan
petunjuk penyimpanan berupa tanda nomor atau angka akhir
penyimpanan dokumen rekam medis. Penggunaan kode warna juga
bisa digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis
dan mengurangi kesalahan (misfile) didalam penyimpanandokumen
rekam medis.
Berdasarkan hasil FGD Sarana prasarana merupakan alat
penunjang pelayanan publik tetapi yang ada di RSUD
Dr.Tjitrowardojo Purworejo kurang memadai untuk perubahan sistem
penyimpanan salah satunya adalah ruang penyimpanan berkas rekam
medis yang berada di area strategis antara pelayanan IGD, rawat jalan
dan rawat inap. Menurut PerMenDikNas No. 24 tahun 2007 sarana
prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang
dilakukan didalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak
terkelola maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan
mendapatkan hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. Salah satu
sarana prasarana yang dibutuhkan dalam perubahan sistem
penyimpanan dari straight numerical filing system menjadi terminal
digit filing system adalah kode warna.
Berdasarkan hasil FGD Terminal digit filing system yaitu
penyimpanan dokumen berdasarkan 2 angka akhir kemudian lihat 2
angka tengah dan 2 angka depan untuk menyimpan berkas rekam
medis. Menurut Budi (2011), Terminal digit filing system merupakan
sistem penyimpanan berkas rekam medis numerik denagn sistem
angka akhir.
Berdasarkan hasil FGD Petunjuk penyimpanan merupakan nomor
yang tertera pada rak penyimpanan untuk menandai nomor berkas
yang disimpan pada sub rak penyimpanan. Menurut Rustiyanto dan
Rahayu (2010), Petunjuk penyimpanan biasanya berupa tanda nomor
atau angka akhir penyimpanan dokumen berkas rekam medis.
Penggunaan nomor rekam medis dalam petunjuk penyimpanan bisa
menggunakan satu angka akhir atau dua angka akhir digite terakhir.
Hal ini digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam
medis dan mengurangi kesalahan didalam penyimpanan dokumen
rekam medis.
2. Mendapatkan risiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority
Number)
Berdasarkan hasil FGD nilai RPN akan menentukan rangking dari
mode kegagalan dan untuk menentukan prioritas dari usulan perbaikan
dari mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem
penyimpanan dari straight numerical filing system menjadi terminal
digit filing system. Berdasarkan hasil wawancara dan FGD nilai RPN
dapat di peroleh dengan menggunakan rumus perkalian antara
(severity x Occurance x Detection). Dari hasil wawancara dan
landasan teori bahwa untuk menentukan mode kegagalan yang sangat
tinggi menggunakan rumus RPN tersebut.
Menurut Stamatis (1995), Nilai ini merupakan produk dari hasil
perkalian tingkat keparahan, tingkat kejadian dan tingkat deteksi. RPN
menentukan prioritas dari kegagalan. RPN tidak memiliki nilai atau
arti. Nilai tersebut digunakan untuk meranking kegagalan proses yang
protensial.
Berdasarkan hasil FGD Severity adalah penilaian untuk tingkat
keseriusannya dalam efek kegagalan. Hasil akan dilihat dari nilai
keparahan atau Severity karena kalau nilai keparahan besar maka mode
kegagalannya juga sangat banyak terjadi. Severity adalah penilaian
terhadap keseriusan dari efek yang ditimbulkan. Dalam arti setiap
kegagalan yang timbul akan dinilai seberapa besarkah tingkat
keseriusannya (Stamatis, 1995) sedangkan menurut Andiyanto (2016)
dalam menentukan tingkat kerusakan (Severity) ini dapat ditentukan
seberapa serius kerusakan yang dihasilkan dengan terjadinya
kegagalan proses dalam hal operasi perawatan dan kegiatan operasi
pabrik.
Berdasarkan hasil FGD Occurance adalah penyebab yang akan
terjadi selama perubahan sistem. Occurance adalah kemungkinan
bahwa penyebab tersebut akan terjadi dan menghasilkan bentuk
kegagalan selama masa penggunaan produk (Stamatis,1995).
Sedangkan menurut Andiyanto (2016) dalam menentukan Occurance
ini dapat ditentukan seberapa banyak gangguan yang dapat
menyebabkan sebuah kegagalan pada operasi perawatan dan kegiatan
operasi pabrik.
Berdasarkan hasil FGD nilai detection bisa tolak ukur untuk
mengendalikan kegagalan yang akan terjadi. Nilai detection
diasosiasikan dengan pengendalian saat ini. Detection adalah
pengukuran terhadap kemampuan mengendalikan/mengontrol
kegagalan yang dapat terjadi (Stamatis, 1995). Sedangkan menentukan
tingkan dekteksi ini dapat ditentukan bagaimana kegagalan tersebut
dapat diketahui sebelum terjadi deteksi juga dapat dipengaruhi dan
banyaknya kontrol yang mengatur jalannya proses.
3. Usulan perbaikan untuk perubahan sistem Penyimpanan dari Straight
Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing System
Berdasarkan hasil FGD prioritas usulan didapatkan dari nilai RPN
tertinggi yaitu Revisi regulasi internal rumah sakit (SOP penyimpanan,
SOP pengambilan, Kebijakan dan pedoman).
Menurut Azwar (2011), Perencanaan sebagai menyusun rencana
(Plan) cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam
unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait terpadu sehingga
dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian
masalah.
Menurut Azwar (2011) Evaluasi adalah tahap di mana seseorang
setelah memiliki keterangan yang lengkap, mulai melakukan penilaian
terhadap pesan yang disampaikan.
D. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian ini yaitu sulit bertemu dengan
Triangulasi sumber karena melanjutkan pendidikannya di luar kota dan
petugas masih banyak yang belum mengerti tentang metode FMEA
tersebut.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Aspek yang paling dominan dan berpengaruh yaitu pada aspek SDM
sesuai dengan tabel 4.4 nilai RPN (Risk Priority Number).
2. Risiko kegagalan tertinggi sebesar 80 didapatkan dari rumus RPN
(Risk Priority Number) yaitu pada mode kegagalan tentang petugas
salah simpan berkas rekam medis sedangkan risiko kegagalan terendah
sebesar 8 yaitu petugas salah menemukan sub rak penyimpanan berkas
rekam medis.
3. Usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari sistem
Straight Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing
System dilihat dari nilai RPN tertinggi adalah tentang Revisi regulasi
internal rumah sakit (SOP penyimpanan, SOP pengambilan, Kebijakan
dan pedoman).
B. Saran
Untuk melakukan perubahan sistem penyimpanan dari sistem Straight
Numerical Filing system ke Terminal Digit Filing System diperlukan :
1. Sebaiknya dilakukan revisi regulasi internal rumah sakit (SOP
penyimpanan, SOP pengambilan, Kebijakan dan pedoman) oleh
kepala instalasi rekam medis.
2. Sebaiknya dilakukan pengadaan desain dan stiker kode warna berkas
rekam medis serta stiker angka pada rak penyimpanandan
penambahan rak sortir untuk meminimalkan kesalahan dalam
membaca 2 angka akhir pada berkas rekam medis.
3. Sebaiknya dilakukan pelatihan / workshop sistem TDF untuk staf
rekam medis.
4. Sebaiknya untuk berkas rekam medis yang belum ada kode warna
ditempelkan oleh petugas filing pada akhir pelayanan.
DAFTAR PUSTAKA
Andiyanto, Sutrisno, dan Punuhsingon (2016). Penerapan Metode FMEA
(Falilure Mode and Effect) untuk Kualifikasi dan Pencegahan Resiko
Akibat Terjadinya Lean Waste. Teknik Mesin Universitas Sam
Ratulangi. Manado, Indonesia. Vol.6. No.1.2016.
Arikunto, S. (2013). Prosedur penelitian suatu pendekatan pratik. Rineka Cipta,
Jakarta
Awaludin, dan Saputra (2016). Sistem Informasi Manajemen Sarana Prasarana
Sekolah (Studi Kasus : Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Siak). Pekanbaru Riau : Universitas Suska Riau. Vol. 2, No. 2.2016.
Azwar, Azrul (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan (Edisi III), Binarupa
Aksara, Jakarta
Budi, Savitri Citra. (2011) Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Quantum
Sinergis Media, Yogyakarta
Hasibuan, Malayu S.P. (2016) Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi.
PT Bumi Aksara : Jakarta
Hatta, G. R. (2013) Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan. Jakarta, UI Press.
Indrawan, Rully dan Poppy Yuniawati. (2014) Metode Penelitian Kuantitatif,
Kualitatif dan Campuran untuk Manajemen, Pembangunan dan
Pendidikan. Rifika Aditama, Bandung
Muninjaya, (2015). Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. EGC, Jakarta
Notoadmodjo, S. (2012) Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta.
PERMENDIKNAS No 24 tahun 2007 Tentang Sarana dan Prasarana.
Depdiknas, Jakarta
PERMENKES RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.
Jakarta, Indonesia.
PERMENKES RI No.1691/MENKES/PER/III/2011 Tentang Keselamatan Pasien
Rumah Sakit. Jakarta, Indonesia
Puspitasari, N. B., dan Arif Martanto. (2014) Penggunaan FMEA Dalam
Mengidentifikasi Resiko Kegagalan Proses Produksi ATM (Alat Tenun
Mesin) Studi Kasusu PT. Asaputex Jaya Tegal, Universitas Diponegoro,
96.
Rustiyanto, Ery dan Rahayu, Warih Ambar (2011) Manajemen Filing Dokumen
Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia, Yogyakarta
Sailendra, Annie (2015). Langkah-langkah Praktis Membuat SOP. Trans Idea
Publishing, Yogyakarta
Stamatis, D. H. (1995) Failure Mode and Effect Analysis : FMEA from Theory to
Execution. ASQC Quality Press, Milwaukee
Sugiyono. (2010) Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Alfabeta,
Bandung
Sutarman (2009) Pengantar Teknologi Informasi. Edisi Pertama, Bumi Aksara :
Jakarta
Tahir, Arif (2014) Kebijakan Publik dan Daerah. Alfabeta, Bandung
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun Tentang Rumah Sakit.
Jakarta, Indonesia.