1

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Onah Siti Fatonah, S.Kom

(IT/IS Project Management)

Referensi• Pinto, J.K., 2010. Project Management:

Achieving Competitive Advantage, 2nd Edition, Pearson.

• Schwalbe, K., 2007, Information Technology Project Management, 5th Edition

• Materi Perkuliahan Information Technology Project Management. Dr. Ir. Herman S., MBA.

WHYINFORMATION TECHNOLOGY

PROJECT MANAGEMENT?

PROJECT MANAGEMENT STATISTICS

• Worldwide IT spending totaled more than $2.1 trillion in 2007.

• Total compensation for average senior project manager $99,183 per year in U.S. (Survey 2005).

• The number of people earning their Project Management Profesional certification more than 285,000 in 2008 compare with 225,000 in 2006.

2

IT PROJECTHAVE A TERRIBLE TRACK RECORD

RECENT RESEARCH

• 65% of hardware and/or software development project fail (A Study of more than 300 large company conducted by Peat Marwick consultant).

• More than half IT project become runaways (A study by META group).

• Up to 75% of software project are canceled (Applied Data Research).

• Only 2.5% of global business achieve 100% project success and over 50% of global business project fail (Price Water House Survey, 2004).

Another Survey

• A 1995 Standish Group Study (CHAOS) found that only 16.2% of IT Projects were succesfull in meeting scope, time, and cost goals

• Over 31% of IT project were canceled before completion, costing over $81 billion in the U.S. alone

IT PROJECT• The need for IT projects keeps increasing

– In 2000, there were 300,000 new IT projects– In 2001, over 500,000 new IT projects were

started– In 2004, IT spending in the US increased an

estimated 4.4% over 2003 (Forrester Research)

– In 2005, another 5.7% growth is estimated (Forrester Research)

3

IT PROJECTImprovements by 2001 (compared to 1995)

1995 2001

Time overruns 222% 163%

Cost overruns 189% 145%

Fungsi dan fitur-fitur yang diperlukan

61% 67%

Proyek IT yang berhasil (AS)

28.000 78.000

Presentase Proyek IT yang berhasil (AS)

16% 28%

IT PROJECT"The reasons for the increase in successful projectsvary. First, the average cost of a project has beenmore than cut in half. Better tools have beencreated to monitor and control progress and betterskilled project managers with better managementprocesses are being used. The fact that there areprocesses is significant in itself.“*

The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001)

WHAT IS A PROJECT?

• Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitas-aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satutujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktuyang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi(RK. Wysocki, R. Beck, dan David BC)

• Proyek diartikan sebagai deretan urutan aktifitas yangdiselesaikan tepat waktu, sesuai sasaran danberdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (JefferyLW)

4

• A project is “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result” (PMBOK® Guide, Third Edition, 2004, p. 5)

ELEMEN PROYEK• Kompleks, satu kali proses • Dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan sumber

daya • Dikembangkan untuk menyelesaikan tujuan

yang jelas atau serangkaian tujuan • Fokus berdasarkan keinginan pelanggan

(customer)

KARAKTERISTIK PROYEK

• Merupakan usaha ad hoc dengan siklus yang jelas

• membangun blok-blok dalam desain dan eksekusi strategi organisasi.

• Project are responsible for the newest and most improved products, services, and organizational processes

• bertanggung jawab untuk produk dan jasa terbaru dan paling baik, dan proses organisasi

• memberikan filosofi dan strategi untuk manajemen perubahan

KARAKTERISTIK MANAJEMEN PROYEK (Lanjutan)

• Manajemen proyek melintasi batas-batas fungsional dan organisasi.

• Fungsi manajemen tradisional dari planning, organizing, motivation, directing, dan controlling berlaku untuk manajemen proyek

• Hasil utama dari proyek adalah kepuasan custumer dengan kendala teknis dan biaya yang minim tetapi on-schedule

• Proyek dihentikan setelah tujuan tercapai

5

Perbedaan Antara Proses & Manajemen Proyek

Process Project

Repeat process or product New Process or Product

Several Objectives One objective

Ongoing One shot – limited life

People are homogeneous More heterogeneous

Greater certainty of performance, cost, schedule

Greater uncertainty of performance, cost, schedule

Part of line organization Outside of line organization

Bastion of establieshed practice Violates established practice

Supports status quo Upsets status quo

Contoh Proyek IT• Teknisi Labkom menggantikan semua komputer untuk

laboratorium komputer Politeknik Piksi Ganesha• Piksi Tech Center menambahkan software aplikasi

untuk Kuliah Online, Perwalian Online, Pendaftaran Online, dll.

• Teknisi Labkom mengupgrade infrastruktur teknologi untuk menyediakan akses wifi pada beberapa area kampus

• DIKTI menggantikan sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) menjadi Pangkalan Data System.

Ukuran Proyek

• Kriteria Ukuran Proyek - G.J. Ritz :Size ($ Million) Manhours (Thousand)

Small (1 - 10) 24 - 240

Medium (11 - 75) 240 – 1.200

Big (80 - 200) 1.200 – 3.000

Super (250 - 600) 3.000 – 6.000

Mega (1.000 – 3.000) 10.000 – 24.000

PROJECT LIFE CYCLE

6

PROJECT LIFE CYCLE & THEIR EFFECTS PENENTU KEBERHASILAN PROYEK• The Quadruple Constraint

Faktor Penentu Kesuksesan Proyek IT

• Kualitas Sistem• Kualitas Informasi• Penggunaan• Kepuasan Pengguna• Dampak terhadap Individu• Dampak terhadap Organisasi

Understanding Success Criteria

Iron Triangle Information System

Benefits (Organization)

Benefits (Stakeholder)

Cost

Quality

Time

Maintainability

Reliability (andal)

Validity

Information Technology

Use

Improved efficiency

Improved effectivenessIncrease profits

Strategic goals

Organization LearningReduced waste

Satisfied users

Social & environmental impact

Personal Development

Profesional learningEconomic impact

7

Hal-hal yang membantu proyek sukses1. Dukungan EksekutifDukungan Eksekutif2. 2. Keterlibatan penggunaKeterlibatan pengguna3. 3. Manajer Proyek yang berpengalamanManajer Proyek yang berpengalaman4. 4. Tujuan bisnis jelasTujuan bisnis jelas5. 5. Memperkecil ruang lingkupMemperkecil ruang lingkup6. Standard software infrastructure6. Standard software infrastructure7. Persyaratan dasar perusahaan8. Formal methodology9. Perkiraan reliabel 10. Kriteria lain, seperti perencanaan yang tepat, staf

yang kompeten, dan kepemilikan

*The Standish Group, “Extreme CHAOS,” (2001).

WHAT IS PROJECT MANAGEMENT?

• Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan,mengarahkan, mengambil keputusan danmengendalikan sumber daya organisasi perusahaanuntuk mencapai tujuan

• Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untukaktivitas proyek guna memenuhi atau melebihi darikebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itusendiri

• Project management is “the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements” (PMBOK®Guide, Third Edition, 2004, p. 8)

8

PROJECT MANAGER

• Project managers strive to meet the triple constraint by balancing project scope, time, and cost goals

TANGGUNG JAWAB MANAJER PROYEK

• Memilih tim• Mengembangkan tujuan proyek dan rencana

untuk eksekusi• Melakukan kegiatan manajemen risiko• Membuat estimasi biaya dan penganggaran• Penjadwalan • Mengelola sumber daya

KERANGKA KERJA MANAJEMEN PROYEK

Keterampilan yang disarankan untuk Manajer Proyek

– Nyaman dengan adanya perubahan

– Memahami organisasi tempat mereka bekerja

– Mampu memimpin tim untuk mencapai tujuan proyek

9

Keterampilan & Kompetensi Penting untuk Manajer Proyek

1. People skills2. Leadership3. Listening4. Integrity, ethical behavior, consistent5. Strong at building trust6. Verbal communication7. Strong at building teams8. Conflict resolution, conflict management9. Critical thinking, problem solving10. Understands, balances priorities

Pentingnya Leadership Skills

• Manajer proyek yang efektif memberikan kepemimpinan dengan contoh

• Seorang pemimpin berfokus pada tujuan jangka panjang dan gambaran besar tujuan sementara menginspirasi orang untuk mencapai tujuan tersebut

• Seorang manajer berurusan dengan rincian pertemuan dari hari ke hari dalam mencapai tujuan tertentu

• Manajer proyek sering mengambil peran baik sebagai pemimpin ataupun manajer

Top IT SkillsSKILL PERCENTAGE OF

RESPONDENTS

Project / program management 60%

Business process management 55%

Business analysis 53%

Aplication development 52%

Database management 49%

Security 42%

Enterprise architect 41%

Strategist / internal consultan 40%

ProgramGroup of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits and control not available from managing them individually (PMBOK® Guide, Third Edition, 2004, p. 16)

10

Proyek VS Program

PROGRAM

PROYEK A PROYEK D

PROYEK B PROYEK C

Project Management Maturity

Model project management maturitydigunakan oleh organisasi sebagaipatokan praktik terbaik dari perusahaanmanajemen proyek yang sukses

Project Management Maturity (Spider Web Diagram)

Ring Level

Meaning

0 Not defined or poor

1 Defined but sub standard

2 Standardized

3 Industry leader or cutting edge