manajemen perubahan | pertemuan 6 suryo widiantoro, st ......•lakukan aksi dan implementasi...
TRANSCRIPT
-
Manajemen Perubahan | Pertemuan 6
Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)
-
Sub-CPMK 3 Mahasiswa mampu menjelaskan proses perubahan
-
1) Proses manajemen perubahan
2) Hal-hal terkait perubahan
3) Lingkup perubahan
-
Proses manajemen perubahan → urutan langkah atau
aktifitas untuk menerapkan manajemen perubahan pada
sebuah proyek atau pada sebuah perubahan
Proses manajemen perubahan secara umum terdiri dari 3
tahapan berikut:
Tahap 1 → persiapan untuk berubah
Tahap 2 → pengelolaan perubahan
Tahap 3 → pertegas perubahan
-
• Tentukan strategi manajemen perubahan
• Persiapkan tim manajemen perubahan
• Model dukungan
Persiapan perubahan
• Kembangan rencana manajemen perubahan
• Lakukan aksi dan implementasi rencana
Mengelola perubahan • Kumpulkan dan analisa
umpan balik
• Tentukan kesenjangan dan kelola penolakan
• Tindakan perbaikan dan rayakan keberhasilan
Menegaskan perubahan
Proses umum ini mengadopsi model Kurt Lewin, yaitu3
langkah unfreezing-change-refreezing→ lihat materi
pertemuan 2 (Konsep manajemen perubahan)
-
Di awal, karyawan harus
diyakinkan bahwa perubahan
merupakan keharusan →
tunjukkan area yang terimbas dan
dampak baiknya terhadap bisnis
Di tengah, berbagai solusi harus segera dilakukan sebelum
penolakan dan perlawanan semakin meluas
Di akhir, perlu adanya penguatan dan pembakuan perubahan
melalui dokumen tertulis yang disosialisasikan
-
Kebiasaan adalah hal yang wajar dalam kehidupan manusia
→ namun tidak cocok dalam lingkungan perubahan
Manusia itu tidak mudah berubah..!!!
Mengapa..???
→ Karena manusia melihat perubahan sebagai hal negatif
yang menyebabkan ke-tidakstabil-an dan ke-tidakaman-an
SEBAB
-
Proses manajemen perubahan yang normal akan
melalui beberapa tahapan mental manusia
-
1) Denial → penolakan terhadap perubahan dan berjuang
tetap “status quo”
2) Frustasi dan anger → marah karena tidak bisa menolak
perubahan dan merasa tidak aman karena tidak paham
3) Negotiation dan menawar → mencoba menyelamatkan
yang bisa diselamatkan
4) Depression → sadar tidak ada hal lama yang digunakan
pada sistem baru
5) Acceptance→ akhirnya menerima perubahan dan mulai
menyiapkan mental
-
Setelah itu semua akan menjadi lebih mudah:
Eksperimentation→ saat mencoba menemukan cara baru,
maka cara lama mulai ditinggalkan
Discovery dan delight→ saat sadar bahwa cara baru
kemungkinan akan dapat memperbaiki masa depan
Integrasi dan implementasi ke dalam pekerjaan sehari-hari
-
John Kotter mengajukan model perubahan
8 tahap untuk memudahkan pemahaman
dan pengelolaan perubahan:
1. Tingkatkan rasa urgensi
2. Bentuk tim pengarah
3. Buat visi yang tepat
4. Komunikasi yang baik
5. Melakukan aksi
6. Buat target singkat
7. Gigih
8. Buat perubahan yang bertahan
-
Penjelasan 8 tahap:
1. Menginspirasi orang untuk berubah, buat tujuan yang relevan
2. Cari orang yang tepat dan berkomitmen serta memiliki skill
3. Tim membuat visi dan strategi yang kreatif dan mampu menggerakkan orang
4. Libatkan sebanyak mungkin orang dalam komunikasi hal-hal yang penting dan merespon kebutuhan mereka
5. Hilangkan halangan, adakan umpan balik, dapatkan dukungan dari pimpinan
6. Tentukan target-target yang mudah dicapai, selesaikan target awal sebelum lanjut ke target berikut
7. Bangun semangat, tandai pencapaian
8. Hargai keberhasilan perubahan dengan promosi jabatan, penghargaan
-
Lingkup ditentukan dengan menjelaskan →
batasan dan hasil luaran dari
proyek/perubahan ini
Dilakukan melalui pengumpulan
kebutuhan bisnis organisasi
Lingkup ini akan digunakan untuk mengelola proses perubahan
sejak mulai digulirkan → namun lingkup masih dapat diubah
-
Pengelolaan proses perubahan lingkup dapat dilakukan
dengan cara:
Dapatkan informasi dari pemangku kepentingan, anggota,
klien, sponsor, dll
Gunakan aplikasi untuk mengelola dokumen perubahan
lingkup
Catat siapa saja yang mengajukan permohonan perubahan
lingkup
Orang yang mengajukan permohonan perubahan lingkup
harus menyertakan manfaat bisnis yang terkait → sebagai
dasar persetujuan perubahan lingkup
-
Permohonan diperiksa dengan persetujuan dari sponsor
o Bila sponsor setuju → lakukan aksi dan Tindakan
o Bila sponsor tidak setuju → permohonan di-close
Semua proses di atas harus didokumentasi secara up-to-
date untuk memudahkan pelacakan
Selama proses berjalan pastikan
untuk selalu mengomunikasikan
update lingkup kepada pihak yang
terlibat dan pemangku kepentingan