manajemen kinerja pengadaan barang/jasa

Value Creation | Innovation | Trustworthiness | Collaboration | Passion

PAGE - 1

MANAJEMEN KINERJA

PENGADAAN BARANG/JASA

PROGRAM BIMBINGAN TEKNIS

Disusun oleh PT Anggada Duta Wisesa (ADW Consulting)

Juni 2021

MENUJU TINGKAT KEMATANGAN UKPBJ

LEVEL PROAKTIF


PAGE - 2

adw.co.id

LINK BAHAN BIMTEK & MENTORINGMateri Bimtek Online Modul

MANAJEMEN KINERJAPENGADAAN BARANG/JASA

Akses dokumen pendukung kegiatanpada link di bawah ini:http://bit.ly/BimtekMK2021

Di dalam link diatas terdiri dari folder:

http://bit.ly/BimtekMK2021


PAGE - 3

Agar pelaksanaan pelatihan optimal, maka:• Peserta mencantumkan nama profil dengan format “nama instansi_nama peserta”

• Peserta menghidupkan video selama sesi bimtek berlangsung

• Pada saat fasilitator memulai paparan bimtek, host akan melakukan mute kepada semua peserta.

• Amati dan pelajari dengan seksama pemaparan dari fasilitator untuk hasil yang optimal karena materi yang disampaikan saling berkaitan satu dengan yang lainnya

• Jangan malu untuk bertanya, silahkan ajukan pertanyaan melalui chat room, atau ajukan pertanyaan secaralangsung saat diberikan kesempatan oleh moderator atau fasilitator.

• Kerjakan tugas dan aktivitas yang diberikan karena itu melatih bapak/ibu sekalian dalam menerapkan sertamenyusun dokumentasi terkait Manajemen Kinerja, hasilnya juga akan dijadikan sebagai basis penilaiankeaktifan

• Fasilitator akan mengendalikan kegiatan bimbingan teknis online dan diskusi dengan dibantu oleh moderator dan tim pendukung

• Disiplin waktu sesuai dengan agenda bimbingan teknis online


PAGE - 4

Timeframe Bimtek Manajemen Kinerja

Sesi kelas (online)

Sesi offline dan monitoring

No. Aktivitas H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8 H9 H10 H11 H12 H13 H14 H15 H16 H17 H18 H19 H20 H21 H22 H23 H24 H25 H26

1 Pra kelas

2 Sesi Kelas Bimtek 1

3 Sesi Kelas Bimtek 2

3 Penerapan & penyusunan awalbukti dukung

4 Sesi mentoring 1

5 Revisi bukti dukung

6 Sesi mentoring 2

7 Finalisasi Bukti Dukung

8 Monitoring pengisian SIMKU


PAGE - 5

Aktivitas Kelas dan Penugasan Pasca Kelas• Peserta akan diberikan beberapa aktivitas kelas selama sesi bimtek online untuk memperkuat pemahaman

dan kemampuan dalam melakukan pengelolaan kinerja.

• Aktivitas kelas yang akan diberikan disesuaikan dengan topik pembahasan yang di paparkan oleh fasilitator.

• Di akhir sesi kelas bimtek online ini peserta akan diberikan tugas yang terkait dengan bukti dukung Model Kematangan UKPBJ level proaktif khususnya variable Manajemen Kinerja (Penugasan Pasca Kelas)

• Hasil penugasan pasca kelas akan dipresentasikan pada sesi mentoring 1 dan fasilitator akan memberikanmasukan dan catatan perbaikan.

• Hasil perbaikan yang telah dilakukan peserta kemudian di presentasikan kembali pada sesi mentoring 2

• Penyelesaian seluruh tugas yang diberikan oleh fasilitator menjadi dasar penilaian keaktifan peserta dariUKPBJ selama pelaksanaan bimtek dilaksanakan.


PAGE - 6

Pre - TestJawab 10 soal link berikut ini:http://bit.ly/Test2MK2021Kode: PRE001

http://bit.ly/Test2MK2021


PAGE - 77

Tujuan Pembelajaran• Memahami konsep Manajemen Kinerja Pengadaan

• Mengetahui langkah-langkah proses manajemenkinerja pengadaan

• Mampu menyusun rencana kinerja UKPBJ yang tepat

• Mampu melakukan monitoring dan evaluasi kinerjapengadaan

• Mampu menyusun rencana aksi perbaikanberdasarkan hasil evaluasi kinerja

• Mampu membuat dan mengkomunikasikan laporanpencapaian indikator kinerja utama UKPBJ

• Dapat menyusun SOP Manajemen Kinerja Pengadaan


PAGE - 8

Agenda Sesi Kelas Bimtek Online

Sesi 1Waktu Topik

08.30 - 09.00 Pre-Test dan Pendahuluan

09.00 - 09.30 Pengantar dan Prinsip-Prinsip Manajemen Kinerja

09.30 – 10.00 Perencanaan Kinerja – Visioning PBJ

10.00 – 10.15 Perencanaan Kinerja – Menetapkan Area Strategis PBJ

10.15 – 10.45 Perencanaan Kinerja – Menetapkan Indikator Kinerja PBJ

10.45 – 11.00 Perencanaan Kinerja – Menetapkan Baseline dan TargetKinerja

11.00 – 11.15 Bagaimana mencapai target kinerja yang sudah ditetapkan

11.15 – 11.30 Penutup

Sesi 2

Waktu Topik

13.00 – 13.30 Ulasan Sesi Pertama

13.30 – 13.45 Pentingnya Monitoring dan Evaluasi Kinerja

13.45 – 14.15 Monitoring Data dan Informasi Kinerja Secara Reguler

14.15 – 14.45 Menganalisis Hasil Pencapaian Kinerja

14.45 – 15.15 Menyusun dan Mengkomunikasikan Laporan Kinerja

15.15 – 15.45 Manajemen Kinerja Yang Berkelanjutan

15.45 – 16.00 Post-Test dan Penutup


PAGE - 9

adw.co.id

Pengantar dan PrinsipPenerapan ManajemenKinerja Pengadaan

Bimbingan TeknisManajemen Kinerja Pengadaan


PAGE - 10

Tren Pengadaan

• Perpres No 16 Tahun 2018 beserta perubahannnyamendorong perubahan paradigma para pelakudidalamnya dalam menciptakan value for money, menciptakan inovasi pengadaan, sertamengembangkan keilmuan pengadaan untukpengadaan barang/jasa yang berkelanjutan

• Peran fungsi pengadaan telah bergeser kepadabagaimana memanfaatkan peluang dalampenciptaan nilai tambah yang tidak hanya berfokuspada penurunan harga ataupun ketersediaanbarang/jasa semata. Value beyond savings.

• Transformasi digital di area pengadaan dan penerapan praktik terbaik pengadaanmemungkinkan terciptanya nilai tambah yang dapatdirasakan banyak pemangku kepentingan

• Dampak dari penciptaan nilai pengadaan yang komprehensif tersebut adalah peningkatankepuasan pengguna barang/jasa dan peningkatankinerja organisasi secara keseluruhan

Prinsip Value for Money

Pengadaanberkelanjutan

Agenpengadaan

Strategipengadaan

PengembanganSDM berbasiskompetensi

Pengembangansistem informasi

Penguatankapasitas

kelembagaan

Characteristic of World Class Procurement Organizations, Hackkett Research, 2014


PAGE - 11

Penciptaan Nilai dalam Siklus Pengadaan

Performance Management

Category Management

Contract Award

Capture Value

Risk Management Protect Value

Contract Management

Supplier Relationship Management

Create Value

Deliver Value

TIME

Penciptaan nilai merupakan hubungan antara elemen kunci yang membentuk siklus Pengadaan dan menekankan pada aliran informasi, keterkaitan dan kontinuitas

Penciptaan nilai melalui engagement yang kuat di level eksekutif, serta kolaborasi di tahap perencanaan dan pengembangan. Engagement juga tercipta di tahap eskeskusi antar semua fungsi

Pengelolaan kinerja berbasis penerapan SLA, KPI dan pelaporanyang mendorong problem solving, corrective action dan perbaikan berkelanjutan.

Pengelolaan siklus kontrak untuk penyusunan, pemenuhan klausal, pengelolaan perubahan, pembaharuan ataupun terminasi.

Pengelolaan risiko dari tahap identifikasi risiko pasar dan supplier, perencanaan dan eksekusi penanganan serta pengendalian risikodi sepanjang tahapan

Pengelolaan kategori berdasarkan analisis dan perencanaan untukpendefinisian strategi dalam proses sourcing dan negosiasikontrak


PAGE - 1212

Kerja dan Kinerja

KERJA KINERJAVS


PAGE - 13

Beberapa kutipan terkait bagaimana pentingnya sebuah pengukuran

• If you can’t measure something, you can’t understand it. If you can’t understand it, you can’t control it. If you can’t control it, you can’t improve it - James Harrington

• Measurement always improves performance – Buckingham & Coffman

• You get what you measure. Measure the wrong thing and you get the wrong behavior - John H. Lingle


PAGE - 14

Mengapa Mengelola Kinerja

Keselarasan antara Sumber Daya PBJ

dan StrategiOrganisasi

Orientasi dalamBekerja

Menyelaraskan strategiorganisasi dengan

kegiatan operasional

Mengidentifikasi masalahkinerja, fokus pada solusi dan

prioritas

Pergeseran paradigma menujuPBJ yang berorientasi

pelanggan

Memotivasi para pihakuntuk berprestasi

RUTIN – KONTINYU – FOKUS

IMPROVEMENT


PAGE - 15

Diskusi Kelas – Praktik Manajemen Kinerja Saat iniCeritakan praktik-praktik manajemen kinerja yang saat ini ada di organisasi Anda• Bagaimana praktik manajemen kinerja di organisasi Anda dari perspektif para pimpinan, unit

kerja, dan individu?• Apa langkah-langkah perencanaan kinerja yang sudah dilakukan? Bagaimana prosesnya?• Apa langkah-langkah monitoring dan evaluasi kinerja yang sudah dilakukan di organisasi

Anda? Bagaimana proses pelaksanaannya?


PAGE - 16

Implementasi Manajemen Kinerja Pada MKU-19Uraian Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul

Deskripsi Belum menerapkan

manajemen kinerja

Penerapan pengelolaan

kinerja melalui pelaporan

efisiensi pengadaan (harga

kontrak - hps) dan jumlah

penyelesaian paket

pemilihan

Sudah ada sistem pengelolaan

kinerja yang mencakup perencanaan

dan pengendalian kinerja

Sudah ada sistem pengelolaan

kinerja yang memastikan adanya

keselarasan antara kinerja PBJ

dengan kinerja organisasi, dimana

laporan kinerja PBJ telah menjadi

referensi dalam proses pengambilan

keputusan pimpinan.

Laporan pengendalian

kinerja pengadaan sudah

digunakan sebagai rujukan

dalam upaya perbaikan

kapabilitas organisasi

K/L/PD

Key

Dri

vers

Cakupanpenerapanmanajemenkinerja

Terbatas pada

aktifitas pencatatan

pencapaian atas

indikator yang umum

digunakan, seperti

indikator efisiensi dan

penyelesaian paket

Terbatas pada aktifitaspencatatan pencapaianatas indikator yang umumdigunakan (efisiensi, penyelesaian paket) ataumandat di internal organisasi (penyerapananggaran, progress percepatan tender)

Penerapan pengelolaan kinerja

secara terstruktur dengan

menggunakan IKU UKPBJ yang

mendukung efisiensi7 proses

pengadaan

Penerapan pengelolaan kinerja

secara terstruktur dengan

penggunaan indikator di 4 area

outcome (biaya, mutu, waktu dan

tingkat layanan) yang selaras

dengan obyektif organisasi

Pengembangan indikator

baru yang menjadi acuan

dalam mengukur capaian

kinerja organisasi

Pemanfaatanhasil

Hanya mendokumentasikan hasil pencapaian Menjadi dasar proses pengembilan

keputusan strategis baik yang

bersifat jangka pendek ataupun

jangka panjang

Menjadi rujukan arah pengembangan kapabilitas organisasi ke

depan

Bukti Dukung Laporan pelaksanaan

kegiatan pemilihan

Laporan penyelesaianpaket pemilihan

1. SOP Pengelolaan Kinerja UKPBJ

2. Dokumen perencanaan kinerja

UKPBJ

3. Laporan pencapaian indikator

kinerja utama UKPBJ

4. Standar 15 LPSE: Pengelolaan

Hubungan dengan Pengguna

Layanan

Laporan pencapaian kinerja

pengadaan untuk pengendalian

program kerja organisasi

Rekomendasi

pengembangan kapabilitas

fungsi pengadaan

tercantum dalam

dokumen perencanaan

K/L/PD

7Efisiensi: pengadaan barang/jasa dilakukan dengan cara yang benar sehingga dapat memberikan output sesuai dengan harapan pelanggan


PAGE - 1717

Kerangka Kerja StrategiImplementasiManajemen Kinerja

MINDSET

PROCESS

INFRASTRUCTURE

PERFORMANCECULTURE


PAGE - 18

Tahapan:Clarity VS Confidence

Comfort

Accept

Conflict

Confuse

INSA

N P

ERFO

RMA

19

99

Challange


PAGE - 1919

Langkah dalam Manajemen KinerjaSecara garis besar terbagi dalam dua fase:

1 - PerencanaanFokus pada identifikasi kriteria strategis untukpeningkatan kinerja organisasi dan penentuanindikator atau pengukuran yang tepat sebagaikerangka peningkatan kinerja

2 - ImplementasiFokus pada monitoring dan pengendalian proses untuk mencapai target

Visioning PBJ

AreaStrategis

Baselinedan Target

Monitoring

Evaluasi

Penghargaan

PerencanaanImplementasi

IndikatorKinerja


PAGE - 2020

Leading dan Lagging Indikator dalam Manajemen Kinerja

Masukan• Anggaran• Kompetensi• Sikap• Lingkungan kerja

Proses• Aktivitas• Perilaku• Proses kinerja

(kuantitas, kualitsa, waktu, biaya)

Keluaran• Layanan publik

Outcome• Internal• Eksternal

[lihat gambar di bawah]

Outcome• Efisiensi• Kualitas• Penghematan biaya• Kepuasan karyawan• Pembelajaran

Manfaat• Inovasi• Keunggulan kompetitif• Retensi karyawan

Outcome• Layanan tepat waktu• Pengalaman pelanggan• Persepsi pelanggan terhadap

kualitas• Persepsi penyedia terhadap

keterbukaan dantransparansi

Manfaat• Kepuasan masyarakat• Hubungan baik dengan

penyedia

Internal Eksternal

Leading Lagging

Lagging indicator berorientasi pada hasil akhir, mudah diukur namun sulit untuk dilakukan

perbaikan atau dilakukan intervensi

Leading indicator berorientasi pada input, rumituntuk diukur namun memungkinkan untuk

melakukan perbaikan


PAGE - 21

adw.co.id

Perencanaan Kinerja –Visioning PBJ



PAGE - 22

Langkah dalam Manajemen Kinerja

Secara garis besar terbagi dalam dua fase:



Visioning PBJ

AreaStrategis

Baselinedan Target

Monitoring

Evaluasi

Penghargaan


IndikatorKinerja


PAGE - 23

Pemutaran Video

Tonton video yang diputar oleh fasilitator dan jelaskanpembelajaran yang diperolehdari video tersebut


PAGE - 2424

Keselarasan TujuanVisioning PBJ

The Wrong Goal

Organisasi bersama-

sama menuju tujuan

yang tidak menciptakan

nilai bagi pemangku

kepentingan

Lack of Direction

Oganisasi tidak tahu mau ke

arah mana; setiap orang

melakukan apa yang

menurutnya terbaik

Competing Goals

Setiap bagian dalam

organisasi memliki

pemahaman yang

berbeda tentang visi

dan strategi

Disconnected

Leadership

Para pimpinan memiliki visi

namun tidak dikomunikasikan

ke seluruh pihak dalam

organisasi


PAGE - 2525


Technology

Stakeholders

People

Spending Unit

Leadership

Procurement Unit

Processes

• Memastikan objektif organisasi tercapai• Memandu setiap unit dan individu bergerak menuju objektif yang sama

Memastikan perilaku (baik individu maupun unit) yang tepat mendukung pencapaianobjektif dari organisasi


PAGE - 26


PROSES

INPUT

OUTCOME

OUTPUT

IMPACT

QUALITYSERVICE

LEVEL

TIME COST


PAGE - 27

Area Strategis untuk PenentuanPrioritas

AreaStrategis

Jenis/Nilai

Arahan

DampakArahan daripimpinan/top

manajemen

Jenis Pengadaan

Pengadaan:• Pekerjaan Konstruksi/

Barang/Jasa terkait denganpengembangan SDM

• Tender dengan nilai > 2,5 Miliar

Berdampak padapencapaian objektiforganisasi

Nilai Pengadaan


PAGE - 28

Menyelaraskan Objektif Organisasi dan PengadaanBarang/Jasa dan Area Strategis

ObjektifOrganisasi

•Target Program KerjaOrganisasi

ObjektifPengadaanBarang/Jasa

•Waktu•Efisiensi Biaya•Peningkatan Kualitas•Kompetisi danketerbukaan

•Tingkat Layanan

AktivitasPengadaanBarang/Jasa

•Perencanaan•Evaluasi dan seleksi•Pengelolaan danpengawasan kontrak

OBJEKTIF PENGADAAN

• Menyelesaikan paket-paket pengadaan secara tepat waktu

• Meningkatkan layanan UKPBJ kepada para stakeholder• Mempatkan porsi daya dukung lingkungan sebagai

prasyarat kepada para penyedia (terkait konstruksi)

AREA STRATEGIS

▪ Dikelola oleh Pokja Tertentu dan Reguler

▪ Jenis pengadaan: infrastruktur yang terkait denganperubahan tata ruang, kesehatan, dan pendidikan

OBJEKTIF ORGANISASI

▪ Menjadikan Provinsi ABC yang memajukan kesejahteraan umum melaluiterciptanya lapangan kerja, kestabilan dan keterjangkauan kebutuhanpokok, meningkatnya keadilan sosial, percepatan pembangunaninfrastruktur, kemudahan investasi dan berbisnis, serta perbaikanpengolaan tata ruang.

▪ Menjadikan Provinsi ABC tempat wahana aparatur negara yang berkarya, mengabdi dan melayani, serta menyelesaikan berbagai permasalahankota dan warga, secara efektif, meritokratis, dan berintergritas.

▪ Menjadikan Provinsi ABC yang lestari, dengan pembangunan dan tata kehidupan yang memperkuat daya dukung lingkungan dan sosial.

AreaStrategis

Visioning PBJ


PAGE - 29

Aktivitas Kelas 1 – Visioning dan Area Strategis PBJ

a. Diskusikan dengan tim di UKPBJ anda mengenai bagaimanapengadaan dapat memberikan kontribusi terhadappencapaian obyektif organisasi anda. Silahkan tentukanobjektif pengadaan untuk organisasi anda!

b. Tentukan area strategis pengadaan yang akan menjadiprioritas!

Dokumen yang digunakan:• Contoh Template Dokumen Rencana Kinerja

Pengadaan (Buka Folder Contoh Template Dokumen)

Tampilan slide penentuan objektif dan area strategis PBJ


PAGE - 30

adw.co.id

Perencanaan Kinerja –Menentukan IndikatorKinerja



PAGE - 3131

Indikator

KinerjaKinerja apa yang akan ditingkatkan, diukur, dipantau dan dikendalikan

QUALITY SERVICELEVEL

TIME COST• Proses Pengadaan Selesai Tepat Waktu• Implementasi Total Biaya Kepemilikan (TCO)

• Kesesuaian Penawaran dengan PersyaratanTender

• Kepuasan Pelanggan Internal ATRIBUTINDIKATOR

KINERJA


PAGE - 32

NoArea outome

pengadaanNama Indikator Deskripsi Dampak Pada Peningkatan Kinerja

1 Ketepatan

Waktu

Proses Pengadaan

Selesai Tepat Waktu

Persentase ketepatan waktu paket pengadaan (dari segi nilai dan

jumlah paket) yang telah dilaksanakan (sampai barang/jasa

diterima atau selesai dikerjakan) sesuai jadwal perkiraan pada

RUP (Rencana Umum Pengadaan).

Jumlah pengadaan yang tertunda dapat diminimalisasi

2 Penghematan

Biaya

Implementasi Total

Biaya Kepemilikan

(TCO)

Persentase paket pengadaan (dari segi nilai dan jumlah paket)

yang menerapkan total biaya kepemilikan pada kriteria

spesifikasi, evaluasi dan penetapan pemenang.

Peningkatan efisiensi biaya untuk barang atau jasa di mana biaya

pemeliharaan dan operasional lebih besar dari harga pembelian

(acquisition cost)

3 Penghematan

Biaya

Variasi Selisih Harga

Barang

Rata-rata variasi selisih harga antara harga per unit pada kontrak

dengan harga rata-rata industri/harga pasar per unit untuk

barang tertentu

Peningkatan efisiensi biaya untuk barang-barang yang fluktuasi

harganya tinggi

4 Kualitas Kualitas Rencana

Pengadaan

a. Persentase paket pengadaan yang memiliki jadwal yang selaras antara RUP dan rencana kerja

b. Persentase paket pengadaan yang memiliki jadwal seleksiyang memenuhi standar

c. Persentase paket pengadaan yang menerbitkan RUP padatanggal yang sesuai dengan standard dan benchmark

Peningkatan kualitas perencanaan pengadaan dan keselarasan

antara pengadaan dengan program kerja

5 Kualitas Partisipasi Penyedia

Barang/Jasa

Rata-rata jumlah penyedia barang/jasa yang berpartisipasi dalam

Tender

Meningkatkan kompetisi dan menempatkan organisasi dalam

posisi yang lebih kuat untuk membeli barang/jasa yang

berkualitas dengan harga yang lebih baik

6 Kualitas Kesesuaian dengan

Persyaratan Tender

(RKS)

Presentase jumlah penawaran yang memenuhi persyaratan

administratif dan teknis

Peningkatan jumlah penyedia yang berkualitas dan berkurangnya

proses pengadaan/pemilihan yang gagal

7 Kualitas Kesesuaian dengan

Spesifikasi Kontrak

Persentase barang dan jasa yang diselesaikan sesuai dengan

kriteria kualitas kinerja atau spesifikasi kontrak

Penyedia mengirimkan barang/jasa yang sesuai dengan yang

dibutuhkan

8 Tingkat Layanan Kepuasan Pelanggan

Internal

Persentase pelanggan yang menyatakan puas terhadap

pelayanan dari fungsi pengadaan

Komunikasi dan kolaborasi yang lebih efektif antara ULP dan

pihak terkait untuk terciptanya proses pengadaan yang lebih baik

9 Tingkat Layanan Kepuasan Penyedia

Barang/Jasa

Persentasi penyedia barang/jasa yang menyatakan puas

terhadap pelayanan dari fungsi pengadaan

Hubungan yang lebih baik dengan penyedia sehingga organisasi

berada di yang lebih kuat untuk membeli barang/jasa yang

berkualitas dengan harga yang kompetitif

Indikator

Kinerja

Contoh 9 Indikator Utama Pengadaan

*Indikator Kinerja inidigunakan pada saatProyek ModernisasiPengadaan MCA-I


PAGE - 33

Indikator kinerja yang mudah untuk digunakan

Proses Pengadaan

TepatWaktu

PartisipasiPenyedia Pada Tender/Seleksi

EfisiensiBiaya

KepuasanPelanggan

Internal

Peningkatan

Kinerja

Pengadaan

Mengukur persentase ketepatanwaktu paket pengadaan (dari

segi nilai dan jumlah paket) yang telah dilaksanakan

Melakukan pengukuran efisiensipagu dan/atau HPS mengukur

penghematan biaya denganmengukur total nilai dari pagu

anggaran dan/atau nilai HPS dibandingkan dengan total nilai

kontrak.

Mengukur rata-rata jumlahpenyedia barang/jasa yang memasukkan penawaran dalamtender/seleksi umum yang telahdilaksanakan oleh K/L/Pemdamelalui UKPBJ.

Mengukur persentasipelanggan internal yang disurvey (seluruh OPD/Unit Kerja) yang menyatakankepuasan terhadap layananyang diberikan oleh UKPBJ. .

Indikator

Kinerja


PAGE - 34

Contoh sederhana atribut indikator kinerja pengadaanIndikator

Kinerja % paket pengadaan selesai tepat waktu

FrekuensiMonitoring

Bulanan Formula Dari segi jumlah:

= Jumlah paket pengadaan selesai tepat waktu x 100

Total jumlah paket pengadaan

Dari segi nilai:

= Nilai paket pengadaan selesai tepat waktu x 100

Total nilai paket pengadaan

Arah pengukuran

Semakin besar presentase, semakinbaik kinerjanya

Sumber Data • Perkiraan tanggal selesai pengadaan pada RUP (Rencana Umum Pengadaan)

• Tanggal aktual selesainya pengadaan yang dapat didefinisikan oleh tanggal penerbitan berita acara serah terima pekerjaan

FrekuensiPenilaian

Tahunan Kriteria Pencapaian

= Realisasi x 100

Target

• Baik: Pencapaian > 80

• Cukup: Pencapaian 70 – 80

• Kurang: Pencapaian < 70

Illustrasi Pencapaian

80%90%

73%80%

60%

70%

80%

90%

100%

2014 2015

Paket Pegadaan Selesai Tepat Waktu (Dari Segi Jumlah)

Target Result


PAGE - 35


Kinerja Efisiensi Biaya (Pagu/HPS vs Kontrak)

FrekuensiMonitoring

Bulanan Formula 2: Efisiensi dari Pagu:

3: Efisiensi dari HPS

Arah pengukuran Semakin besarpresentase, semakin baikkinerjanya

Sumber Data • Nilai pagu• Nilai HPS• Nilai kontrak

Frekuensi Penilaian Tahunan Kriteria Pencapaian Tahunan

= Realisasi x 100

Target





Total Pagu – Total Kontrak

Total Pagux 100%

Total HPS – Total Kontrak

Total HPSx 100%


PAGE - 36


Kinerja Rata-rata partisipasi penyedia barang/jasa

FrekuensiMonitoring

Bulanan Formula Jumlah penyedia barang/jasa yang memasukkan penawaranpada Tender/Seleksi

Jumlah Tender/Seleksi

Arah pengukuran

Semakin besar rata-rata partisipasi, semakin baik kinerjanya

Sumber Data • Jumlah penyedia barang/jasa yang memasukkan penawaran pada setiap Tender/Seleksi

• Jumlah Tender/Seleksi

FrekuensiPenilaian


= Realisasi x 100

Target




Illustrasi Pencapaian Target tahun A : 7

0

2

4

6

8

10

Rata-rata Partisipasi Penyedia Barang/Jasa


PAGE - 37


Kinerja% Indeks Kepuasan Pelanggan Internal

FrekuensiMonitoring

Semester Formula = Jumlah pelanggan yang puas (Internal) x 100

Jumlah pelanggan yang di survei

Arah pengukuran

Semakin besar presentase, semakinbaik kinerjanya

Sumber Data • Hasil Survei kepuasan pelanggan internal

FrekuensiPenilaian


= Realisasi x 100

Target





80%90%

70%

85%

60%

70%

80%

90%

100%

2014 2015

Kepuasan Pelanggan Internal

Target Result


PAGE - 38

adw.co.id

Perencanaan Kinerja –Menentukan Baseline dan Target



PAGE - 3939

Baselinedan Target

Penentuan target berdasarkankinerja sebelumnya

BASELINE TARGET

FUTUREPAST

ACTION PLAN


PAGE - 40

Target seharusnya…

• Relevan: Terkait dengan apa yang ingin dicapai oleh organisasi

• Dalam kendali pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadappencapaian target

• Dapat dicapai: Tidak sulit, namun juga tidak terlalu mudah

• Jelas: Dapat dipahami oleh seluruh pemangku kepentingan

• Ada ukuran waktu: Dapat dicapai dalam satuan waktu tertentu

• Dapat diukur: Mudah diketahui kapan target tercapai atau tidak

• Lengkap dan seimbang: Harus mencakup area-area yang pentingdan konsisten

Baselinedan Target


PAGE - 41

Bagaimana Menetapkan Target

Ingat aturan utama:

✓ Menantang namun dapat dicapai✓ Peluang tercapai: 50% (minimum)

Data tahun sebelumnya(menggunakan baseline

sebagai acuan awal)

Analisis terhadaptrend/forecasting

Penggunaan tolok ukur

(Benchmarking)

Hasil Simulasi

Gunakanmetodeseperti…

Baselinedan Target


PAGE - 42

Contoh Target Kinerja Pengadaan

% paket pengadaan selesai tepat waktu

“Meningkatkan layananBPPBJ kepada para

stakeholder”

“Menyelesaikan paket-paket pengadaan secara tepat

waktu” Timeliness

Cost

Quality

Service Level

Objektif PengadaanPemerintah

OutcomePengadaan

KPI Pengadaan Target Pengadaan

80% (baseline 60% )

Baselinedan Target


PAGE - 43

adw.co.id

Perencanaan Kinerja –Bagaimana Mencapai Target Kinerja



PAGE - 44

Alur Proses Perencanaan Kinerja PengadaanTimeliness Cost Quality Service Level

Procurement

ProcurementPerformance

Output

Improvement Area

Human Resource Organization

Process Infrastructure

1

2

Langkah-1 : Visioning PBJ, indikator-indikator outcome, penetapan baseline/target – terkait dengan tujuan organisasi

Langkah-2: Menetapkan rencana aksi untuk mendukungpencapaian target pengadaan (bisa berupa indikator outcomeintermediate/keluaran)

Contoh rencana aksi untuk mencapai target kinerja pengadaan

Aktivitas PIC Jadwal Target

Melakukan bimbingan kepada PPK untuk meningkatkan kualitas spesifikasi dan HPS

Pokja Feb’21 -Jul’21

6 kali

Membuat SOP Pengadaan Terintegrasi Pokja Apr’21 3 SOP


PAGE - 45

Dua Aspek Utama dalam Meningkatkan Hasil Kinerja

Aspek Non-Teknis

Organisasi• Pastikan organisasi memiliki sumber daya yang cukup untukmelakukan proses pengadaan sesuai dengan beban kerja

• Pastikan setiap pelaku proses pengadaan memilikikapabilitas yang memadai untuk melakukan aktivitas-aktivitas pengadaan

Proses

• Pastikan organisasi memiliki standar prosedur yang jelasdalam melaksanakan proses pengadaan

• Pastikan prosedur-prosedur diimplementasikan dengan baik

SDM

Infrastruktur

• Pastikan organsiasi memiliki struktur yang tepat gunamendukung proses pengadaan

• Pastikan organisasi memiliki kejelasan terkait peran dantanggung jawab setiap fungsi serta memiliki hubungan yang baik dengan para pemangku kepentingan

Aspek Teknis

• Pastikan organsiasi memiliki struktur yang tepat gunamendukung proses pengadaan

• Pastikan organisasi memiliki kejelasan terkait peran dantanggung jawab setiap fungsi serta memiliki hubungan yang baik dengan para pemangku kepentingan

Tanggung jawab

Partisipasi

Rasa Memiliki

PEDULIKOMITMEN

Dapattercapaimelalui…


PAGE - 46

Aktivitas 2 – Baseline, Target, dan Rencana Aksi

a. Gunakan 4 indikator kinerja utama yang direkomendasikan beserta atributnya. Indikator kinerja utama yang direkomendasikan antara lain:• Waktu: Proses Pengadaan Tepat Waktu• Biaya: Perbandingan Total Nilai HPS dan Nilai Kontrak• Kualitas: Partisipasi Penyedia Barang/Jasa Pada Tender/Seleksi• Tingkat Layanan: Kepuasan Pelanggan Internal

b. Gunakan data baseline kinerja pada dokumen excel “Dummy PengolahanData Baseline Kinerja”

c. Tetapkan target kinerja pada setiap indikator untuk periode 202!d. Buatlah rencana aksi untuk mencapai target yang telah ditentukan!e. Tuangkan hasil pengerjaan poin a, b, c dan d dalam Dokumen Rencana Kinerja

Pengadaan tahun 2021! (Silahkan gunakan template yang tersedia)f. Upload Dokumen Rencana Kinerja Pengadaan tersebut pada link google drive

yang disediakan panitia

Dokumen yang digunakan:• Dummy Pengolahan Data Baseline Kinerja

(Buka Folder Bahan Aktivitas Kelas)• Contoh Template Dokumen Rencana Kinerja

Pengadaan (Buka Folder Contoh Template Dokumen)


PAGE - 47

adw.co.id

Pentingnya Monitoring dan Evaluasi Kinerja



PAGE - 48

Pemutaran Video

Tonton video yang diputar oleh fasilitator dan tuliskan pembelajaran yang diperoleh dari video tersebut pada kolom chat


PAGE - 49

Langkah dalam Manajemen KinerjaSecara garis besar terbagi dalam dua fase:



Visioning PBJ

KriteriaStrategis

Baselinedan Target

Monitoring

Evaluasi

Penghargaan


IndikatorKinerja


PAGE - 5050

Monitoring

Evaluasi

Upaya untuk memastikanrencana dapat terlaksanadengan baik

Sebuah upaya menganalisis hasil pencapaian untuk mengetahuiapakah hasil tersebut sesuai dengan yang diharapkan atau tidakserta untuk menghasilkan pembelajaran dan rekomendasi untukperbaikan

Evaluasi

Mengumpulkan dan menghasilkan informasi secara berkalauntuk mengawasi, mengamati, atau mengecek apakah hasilaktual sesuai dengan yang direncanakan

Monitoring

AKSI PERBAIKAN


PAGE - 51

adw.co.id

Monitoring Data dan Informasi Kinerja Secara Reguler



PAGE - 52

Dua Jenis Monitoring Kinerja

Ketepatan Waktu Biaya Kualitas Tingkat Layanan

Procurement

OutputKinerja

Pengadaan

Improvement Area

SDM Organisasi

Proses Infrastruktur

Outcome Pengadaan

Monitoring Hasil

MonitoringImplementasi

Monitoring

Evaluasi


PAGE - 53

Monitoring Implementasi

Aktivitas PIC StatusJadwal Kualitas

Rencana Aktual Rencana Aktual

Melakukan pendampingan kepada PPK untuk meningkatkan kualitas spesifikasi dan HPS Pokja In progress Feb’20 -

Jul’20 Mar’20 - 6 kali 1 kali

Membuat SOP Pengadaan Terintegrasi Pokja Selesai Apr’20 Apr’20 6 SOP 5 SOP

Untuk memantau status perkembangan dari rencana aksi yang dilaksanakan untuk mencapai target yang disusun pada tahap

perencanaan kinerja

Contoh: Rencana aksi untuk mencapai 80% paket pengadaan dilaksanakan tepatwaktu (berdasarkan jumlah) - status per 30 Juni 2020

Monitoring

Evaluasi


PAGE - 5454

Informasi adalah sekumpulandata/fakta yang telah ditata

dan diolah dengan caratertentu sehingga mempunyai

arti bagi yang membaca

Informasi HasilKinerja

• Indikator 1

• Indikator 2

• Indikator 3

• Indikator 4

• Indikator 5

• Indikator 6

• Indikator 7

• Indikator 8

• Indikator 9

Data Kinerja

Data B

Data A

Data C

Data D

Mengumpulkan Menata Mengolah

Data: Catatan atas kumpulanfakta tentang orang, tempat, kejadian, dan sesuatu yang

penting dalam sebuahorganisasi

Tahapan Dalam Melakukan Evaluasi Kinerja

Monitoring

Evaluasi


PAGE - 55

Pentingnya Data Berkualitas

“Data yang tidakberkualitas akan

menghasilkan informasiyang tidak berkualitas”

ValiditasWaktu

Sejauh mana metodepengumpulan data konsistensehingga data yang diperolehmemiliki kualitas yang sama,siapapun yang mengumpulkannya.

Sejauh mana indikator secarajelas langsung terkait dengankinerja pengadaan yang ingindiukur.

• Frekuensi - seberapa seringdata dikumpulkan?

• Kemutakhiran – kapan data terakhir dikumpulkan?

• Aksesibilitas - apakah data siap diakses kapanpunpengambilan keputusandibutuhkan?

Reliabilitas Monitoring

Evaluasi


PAGE - 56

Konsep Monitoring dan Evaluasi dalam Rantai Kinerja

MonitoringEfektivitas

MonitoringEfisiensi

Situasi Saat Ini

Target Kinerja

OUTCOMES - DAMPAK

JangkaPendek

Apa yang terjadi dari aktivitas-aktivitas

JangkaMenengah

JangkaPanjangHasil kinerjaApa yang kita

lakukanApa yang kitahabiskan

Input Aktivitas Output

PenilaianKebutuhan Audit Kontrol Kualitas Penilaian

OutcomesPenilaianDampak

Jenis Evaluasi

“Apa yang diukur, dapat dicapai”


PAGE - 57

adw.co.id

Menganalisis Hasil Pencapaian Kinerja



PAGE - 58

Tahapan Dalam Melakukan Evaluasi Kinerja

Menentukanapa yang akan

dievaluasi

PengumpulanData

PengolahanData

Analisis Data

PelaporanHasil Evaluasi

Membandingkan

Hasil Kinerja Aktual

dengan Target

Menganalisis Hasil

Kinerja dengan

Disaggregation

Menganalisis dan

Memahami Tren

Kinerja

Analisis

Monitoring

Evaluasi


PAGE - 59

Membandingkan Hasil Kinerja Aktual dengan Target

• Apa yang berkontribusi terhadap hasil kinerja?• Apakah rencana aksi terkait dilakukan? • Apakah ada isu kinerja?

Melebihi target

Or

Di bawah target

2020 2020


PAGE - 60

Memahami Tren Kinerja

0

2

4

6

8

10

Jan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Sep

Okt

Nov

Des

Rata-rata Partisipasi Penyedia

• Apakah kinerja meningkat, menurun, atau stabil? • Apakah pola yang terbentuk hanya merupakan fluktuasi acak, atau• Apakah pola menunjukkan pertanda penting untuk melakukan suatu

intervensi?

20202019


PAGE - 61

• Setelah melakukan analisis sederhana dari perbandingan aktual dan target kinerja, seringkalikita masih perlu untuk menganalisis lebih dalam dengan disaggregating data menggunakanbeberapa kriteria atau kategori.

• Hal ini dapat mempermudah proses analisis untuk menentukan apa yang menyebabkanadanya selisih dan area-area yang perlu diperbaiki.

6.0 6.0 6.0 6.0 6.05.3

4.3

2.8

4.4 4.4

0.01.02.03.04.05.06.07.0

Barang Jasa Lainnya Jasa

Konsultan

Kosnt ruksi Grand Total

Rata-rata Part isipasi Penyedia (berdasarkan jenis pengadaan)

Target Result (YTD A gustus 20 15)

Menganalisis Hasil Kinerja dengan Disaggregation

2020 (per

2020)

2020


PAGE - 62

Aktivitas Kelas 3 – AnalisisPencapaian KinerjaDengan menggunakan Studi Kasus yang diberikan (terlampir), lakukanlah hal-hal berikut:1. Pengolahan data untuk menghasilkan informasi kinerja.2. Analisis hasil kinerja.3. Upload hasil pengerjaan aktivitas ini pada link google drive

yang disediakan panitia

Dokumen yang digunakan:• Studi Kasus Analisis Data Kinerja (Buka Folder Contoh Template

Dokumen)


PAGE - 63

adw.co.id

Menyusun dan Mengkomunikasikan Laporan



PAGE - 64

Bagaimana Membuat Laporan Kinerja Yang Efektif

• Buatlah secara ringkas dan to-the-point, termasuk rangkuman eksekutif dan dashboard• Ditulis secara jelas, menarik dan mudah dibaca• Sertakan bagaimana dan di mana informasi tambahan mengenai evaluasi kinerja dapat diperoleh, jika

diinginkan• Gunakan grafik atau tabel

Grafik Garis -Tren dari waktu ke

waktu

Pie Chart -Persentase

Diagram Batang -Distirbusi persentase

Cluster Bar Chart -Perbandingan beberapa item

Hindari grafik yang bertumpuk-tumpuk!


PAGE - 65

Konten Laporan Kinerja – Rangkuman Eksekutif

• Informasi tentang periode kinerja diukur (contoh: kinerja pengadaan Januari-Juni tahun 2020 atau per 30 Juni 2020)

• Cakupan pengukuran (dalam pengadaan contohnya adalah area strategis, misalnya: Laporan Kinerja PaketPengadaan dari PU dengan nilai lebih dari Rp 1 miliar)

• Sifat dasar dan asumsi dari setiap data• Sebuah dashboard, untuk memberikan gambaran kinerja dari perspektif yang berbeda

Rangkuman eksekutif harus mencakup:

Informasi pada rangkuman eksekutif seharusnya:

• Mencakup detail interpretasi darihasil kinerjaIntisari

• Menyertakan aksi tindak lanjutdari hasil kinerjaTindak Lanjut

• Highlight pesan yang inginditekankan

Poin Utama


PAGE - 66

Konten Laporan Kinerja – DashboardK

ete

pa

tan

Wa

ktu

Pen

gh

ema

tan

Bia

ya

Ku

ali

tas

Tin

gk

at

La

ya

na

n

Dashboard Monitoring Kinerja Pengadaan

80%90%

76%88%

60%

70%

80%

90%

100%

2014 2015

Proses Pengadaan Tepat Waktu (dari segi Nilai)

Target Result

80%90%

73%80%

60%

70%

80%

90%

100%

2014 2015

Proses Pengadaan Tepat Waktu (dari segi Jumlah)

Target Result

0% 50%

0% 30% 0%

25%

50%

75%

100%

2014 2015

Implementasi TCO (dari segi Jumlah)

Target Result

0% 50%

0% 25% 0%

25%

50%

75%

100%

2014 2015

Implementasi TCO (dari segi Nilai)

Target Result

15.0% 12.0% 16.0% 12.5%

0.0% 5.0%

10.0% 15.0% 20.0% 25.0% 30.0%

2014 2015

Rata-rata Variasi Selisih Harga Barang

Target Result

0

2

4

6

8

10

Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Aug Sep

O

ct

Nov

Dec

Rata-rata Partisipasi Penyedia

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Aug Sep

O

ct

Nov

Dec

Kesesuaian Terhadap Persyaratan Lelang

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Q1 Q2 Q3 Q4 Total contracts : 100

Kesesuaian terhadap Spesifikasi Kontrak

100% 100% 80% 90%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2014 2015

Keselarasan dengan Rencana Program Kerja

Target Result

100% 100%

50%

80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2014 2015

Durasi Rencana Proses Pemilihan Sesuai Standar

Target Result

90% 90% 70%

85%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2014 2015

RUP diterbitkan sesuai ketetapan

Target Result

80% 90%

70%

85%

60%

70%

80%

90%

100%

2014 2015

Kepuasan Pelanggan Internal

Target Result

70% 80%

50% 60%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2014 2015

Kepuasan Penyedia

Target Result

Periode Laporan Juli - 2019

Kinerja Kontrak (Jadwal)

65%

Tingkat Motivasi Penyedia

92%

Tingkat Kepuasan Pelanggan

75%

Keterangan pencapaian:

Baik (jika realisasi vs target > 70%)

Cukup (jika realisasi vs target 30% - 70%)

Kurang (jika realisasi vs target < 30%)

Periode Laporan Juli - 2019


PAGE - 67

Konten Laporan Kinerja – Analisis

• Apa yang dicapai?

• Mengapa?

• Bagaimana kinerja ditingkatkan?

2019 2020


PAGE - 68

Mengkomunikasikan Kinerja

Strategi untukmengkomunikasikan hasilpencapaian kinerja perluuntuk memperhatikan hal-halberikut: Siapa yang akan

membuat laporan?

Siapa yang menerima informasiapa?

Dalam bentuk apa?

Kapan?Strategi

Siapa yang akanmenyampaikan laporan?

Laporan dalam bentuk cetakJalur

komunikasiyang bisadigunakan

Portal Internal Presentasi ke pemangkukepentingan

@


PAGE - 69

Mendapatkan Feedback

Sebuah proses penting dari evaluasi adalah mendapatkan umpan balik (feedback) dari

pemangku kepentingan di mana mereka dapat memberikan pandangan mereka untuk

solusi terhadap suatu masalah untuk dapat meningkatkan kinerja

Pertemuan Tahunan

Interaksi langsung pada

saat pertemuan kinerja

pengadaan tahunan

Tatap Muka

Interaksi tatap muka antar

unit pengadaan dengan

pemangku kepentingan

tertentu

Media Tertentu

Surat, email, grup diskusi

elektronik, dan bentuk

korespondensi lainnya

Kuesioner

Menyebarkan kuesioner

untuk mendapatkan

feedback secara lebih

luas


PAGE - 70

adw.co.id

Manajemen Kinerja Berkelanjutan



PAGE - 71

Membangun Budaya Kinerja di fungsi Pengadaan

BUDAYA KINERJA

Model Kematangan UKPBJ

Belum menerapkanmanajemen kinerja

Penerapan manajemenkinerja yang fokus pada efisiensi dan penyelesaianpaket

Penerapan manajemen kinerjayang mencakup perencanaandan pengendalian kinerja

Sistem pengelolaan kinerjauntuk menyelaraskan kinerjaPBJ dan kinerja organisasi

Manajemen kinerja sebagairujukan perbaikan kapabilitasorganisasi di K/L/PD


PAGE - 72

Alur Perbaikan Berkelanjutan Dalam Manajemen Kinerja

Pilih Indikator Kinerja

Monitor Pencapaian

Apakahperbaikan kinerja

diperlukan?

Apakahpengukuranmasih valid?

• Ekspektasi Pelanggan• Benchmark

Menentukan danmelaksanakan proses

perbaikan yang diperlukan

Tidak

Tidak

Ya

Evaluasi Hasil Pencapaian

Ya

Laporkan pencapaiankinerja

Feedback dari PemangkuKepentingan/Manajemen


PAGE - 73

Penghargaan

TanggungJawab

Kompensasi

Recognition

Reward

Peluang

Penghargaan

PENGAKUAN ATAS PRESTASI

KEBANGGAANMENYELESAIKANPEKERJAAN

KEBEBASAN DALAMMENYELESAIKANPEKERJAAN

AKTUALISASI DIRIKepercayaan


PAGE - 74

adw.co.id

SOP Manajemen Kinerja Pengadaan



PAGE - 75

SOP Pengelolaan KinerjaSOP Pengelolaan Kinerja disusun untuk memberikanacuan kepada UKPBJ dalam melakukan perencanaankinerja dan memantau serta mengendalikan kinerja PBJ

Kepala UKPBJ Tim Pengelolaan KinerjaPenanggung Jawab

KinerjaPerlengkapan Waktu Output

Mulai

1Mendefinisikan tujuan PBJ dan area

strategis

2Menetapkan indikator dan atributnya per

area strategis

3Menyusun usulan baseline dan target

kinerja

4Menyusun rencana aksi untuk setiap

indikator

5Mempresentasikan rencana kinerja dan

permohonan persetujuan pimpinan

•Dokumen perencanaan dan

target kinerja tahun berjalan

•Usulan surat edaran

implementasi Pengelolaan

Kinerja

Materi presentasi perencanaan

dan target kinerja tahun

berjalan

Presentasi dapat disampaikan

kepada pimpinan organisasi

(minimal di tingkat sekertaris

daerah/sekertaris

jendral/sekertaris utama)

6

Melakukan analisis untuk selanjutnya:

a.Menyetujui rencana kinerja untuk

dieksekusi

b.Membutuhkan perbaikan atas rencana

kerja yang diusulkan

Dokumen perencanaan dan

target kinerja tahun berjalan

Persetujuan rencana dan

terget kinerja tahun berjalan

`

7

Mengirimkan surat edaran implementasi

Pengelolaan Kinerja ke OPD/Unit Kerja

terkait

Usulan surat edaran


Kinerja

Surat edaran implementasi

Pengelolaan Kinerja terkirim ke

semua OPD/Unit Kerja

8Mengirimkan undangan sosialisasi ke

Penanggung Jawab Kinerja

•Surat edaran implementasi

Pengelolaan Kinerja

•Daftar perwakilan OPD/Unit

Kerja yang akan diundang

Surat undangan sosialisasi


Kinerja

9

Melaksanakan sosialisasi implementasi

Pengelolaan Kinerja Pengadaan ke

Penanggung Jawab Kinerja

•Materi presentasi

perencanaan dan target

kinerja tahun berjalan

•Template data kinerja

Laporan sosialisasi

Dilaksanakan melalui lokakarya,

sebaiknya dihadiri oleh unsur

dari UKPBJ Tim Pengelolaan

Kelembagaan UKPBJ,

perwakilan dari fungsi

perencanaan, dan fungsi-fungsi

terkait lainnya

•RPJM

•RKP

•Arahan/prioritas pimpinan

•Tema kinerja

•Rencana kinerja tahun

sebelumnya

•Realisasi kinerja tahun

sebelumnya

•Paket pengadaan (jika

sudah tersedia di SIRUP)

•Dokumen perencanaan

kinerja dan target tahun

berjalan, meliputi:

o Tujuan PBJ

o Area strategis

o Usulan paket pengadaan

berdasarkan area strategis

(jika sudah tersedia di SIRUP)

o Indikator dan atribut

o Baseline dan target

o Template data kinerja

• Usulan surat edaran


Kinerja

No Uraian Kegiatan

Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

a

(a)

(b)


PAGE - 76

Peran – Peran Penting Dalam SOP

Kepala UKPBJ *Tim PengelolaanKinerja

PenanggungjawabKinerja

• Memberikan masukan atas rencanakinerja pengadaan

• Berkoordinasi dengan pimpinan dan membangun kerjasama strategis denganstakeholder terkait

• Memonitor dan menganalisispencapaian kinerja pengadaan

• Memberi masukan rencana aksiperbaikan

• Mengkomunikasikan dan mempresentasikan laporan kinerjapengadaan

• Menghimpun masukan dan menyusunrencana kinerja pengadaan

• Melaksanakan sosialisasi implementasipengelolaan kinerja pengadaan kePenanggung Jawab Kinerja

• Melakukan pengumpulan, pengolahan, dan analisis data kinerja pengadaan

• Merumuskan rencana aksi perbaikan• Menyusun laporan pencapaian

indikator kinerja pengadaan

*Tim pengelolaan kinerja dapat dijalankan oleh Tim Pengelolaan Kelembagaan UKPBJ

• Memetakan area strategis kepaket-paket pengadaan di masing-masing OPD/Unit Kerja

• Melaksanakan proses dan rencana aksi perbaikan

• Melakukan pengumpulan, pengolahan, dan analisis data kinerja pengadaan

• Menyusun laporan pencapaianindikator kinerja pengadaan


PAGE - 77

Aktivitas Kelas 4 – Menyusun SOP Manejemen Kinerja• Rangkum seluruh tahapan proses Manajemen Kinerja yang

telah anda pelajari.• Susun SOP manajemen kinerja yang mencakup seluruh alur

proses pengelolaan kinerja pengadaan• Silahkan gunakan contoh yang disediakan (terlampir)

sebagai referensi anda dalam menyusun SOP• Anda dapat menyesuaikan SOP berdasarkan kebutuhan

organisasi anda, namun tidak menghilangkan prinsip dan proses utama dalam Manajemen Kinerja Pengadaansebagaimana yang telah anda pelajari sebelumnya.

• Upload hasil pengerjaan aktivitas ini pada link google drive yang disediakan panitia

Dokumen yang digunakan:• Contoh Template SOP Pengelolaan Kinerja (Buka Folder Contoh

Template Dokumen)


PAGE - 78

Penugasan Pasca Kelas –Penyusunan Bukti DukungManajemen Kinerjaa. Sempurnakan dokumen rencana kinerja UKPBJ Tahun 2021 yang telah

disusun sebelumnya dengan menggunakan data baseline real tahun2019 dan 2020 yang dimiliki oleh UKPBJ (dibuktikan dengan kertaskerja perhitungan baseline)

b. Terapkan dan monitor pelaksanaan rencana aksi perbaikan yang telahdisusun pada rencana kinerja UKPBJ tahun 2021 kemudian setelah 2 -3 bulan kedepan (masa implementasi), UKPBJ diminta untukmenyusun laporan pencapaian kinerja UKPBJ sebagai hasilmonitoring pencapaian target kinerja yang ditetapkan sebelumnya. Data yang digunakan adalah data real pelaksanaan pengadaanselama 2 bulan.

c. Susun SOP Pengelolaan Kinerja UKPBJ sesuai dengan kebutuhanmasing-masing organisasi.

d. Setiap UKPBJ memaparkan hasil penugasan poin a dan c pada sesiMentoring 1

e. Semua tugas sudah harus di upload oleh seluruh UKPBJ ke google drive


PAGE - 79

Post - TestJawab 10 soal link berikut ini:http://bit.ly/Test2MK2021Kode: POST001

http://bit.ly/Test2MK2021


PAGE - 80

adw.co.id

Terima kasih


- Contoh – Contoh SOP Varibael Manajemen Pengadaan dapat diakses

pada laman : https://drive.google.com/drive/folders/1_-gTvwQvwpsY3qYzWN02B-

KApFYIW5kN?usp=sharing

- Contoh – Contoh SOP Varibael Manajemen Kinerja dapat diakses

pada laman : https://drive.google.com/drive/folders/1CXlnY0UbBMN4_lXgvAmWheR-

1kCWycOo?usp=sharing

- Untuk Materi Bimbingan Teknis dan Mentoring Pencapaian Level

Proaktif lainnya dapat diakses pada laman: https://siukpbj.lkpp.go.id/detail/akseskelasmateridanpaparannarasumberbimt

eklevelproaktif2021

https://drive.google.com/drive/folders/1_-gTvwQvwpsY3qYzWN02B-KApFYIW5kN?usp=sharing

https://drive.google.com/drive/folders/1_-gTvwQvwpsY3qYzWN02B-KApFYIW5kN?usp=sharing

https://drive.google.com/drive/folders/1CXlnY0UbBMN4_lXgvAmWheR-1kCWycOo?usp=sharing

https://drive.google.com/drive/folders/1CXlnY0UbBMN4_lXgvAmWheR-1kCWycOo?usp=sharing

https://siukpbj.lkpp.go.id/detail/akseskelasmateridanpaparannarasumberbimteklevelproaktif2021

https://siukpbj.lkpp.go.id/detail/akseskelasmateridanpaparannarasumberbimteklevelproaktif2021

manajemen kinerja pengadaan barang/jasa

Documents