MANAGEMENT AND LEADERSHIP

PROBLEM AT INTERNAL AUDIT

DIVISION OF BANK X

GROUP 1Afif Saipudin 1406513104

Agung 1406583110 Ahmad Purbaya 1406588534 Ariston Tjendra 1406513306

Camelia Indah Murniwati 1406513376

Organizational Behavior & Leadership | Class F-141 | MM UI

Organization StructureCEO

Internal

Audit (IA)

Director Director Director

Head of Internal

Audit

Senior Manager

DM SPV Officer

Head of Internal

Audit

Membuat annual audit plan, audit program dan audit working sheet

Delegasi tugas subordinate sesuai kompetensi bersama Senior Manager

Mengkomunikasikan temuan kepada manajemen bersama dengan Senior Manager

Merancang rencana LnD tahunan

Senior Manager

Berperan sebagai team leader dalam aktivitas audit Berkoordinasi dengan auditee membahas temuan yang

bersifat strategic dan teknis

Mereview pekerjaan DM, SPV dan Officer Menggantikan fungsi Head IA jika berhalangan hadir

DM, SPV, Officer

Job Desc

Melaksanan aktivitas audit sesuai audit plan dan audit program

Menyiapkan audit report dengan melengkapi audit worksheet

Melakukan observasi, interview dan koordinasi dengan auditee untuk temuan yang bersifat teknis

Reason to Diagnose

Important work is not getting done

Performa menurun

Beberapa KPI tidak terlaksana

Temuan audit kebanyakan bersifat administrative bukan business process improvement

The cost is increased Cost untuk kegiatan recruitment karyawan

baru meningkat karena turn over yang tinggi

People dont develop properly

Pengetahuan audit dan bisnis proses karyawan minim

Tidak adanya transfer knowledge antara head IA ke DM

Diagnostic Steps: Head of Internal Audit

Mrs. X telah bekerja sebagai IA di Bank X selama 5tahun

Menjadi Head of IA (manager of managers) selama 3

tahun

Background pekerjaan sebelumnya bukan dari audit tapi

dari hukum dan bagian cash and settlement

Tidak memiliki leadership skills yang cukup terlihat dari

kurangnya komunikasi dan koordinasi dengan

subordinate

Performa IA menurun terlihat dari kualitas temuan audit

Turnover karyawan yang resign di IA tinggi (ada yang

bekerja hanya 2 minggu atau 6 bulan)

Beberapa KPI divisi tidak terlaksana

Manajemen terkesan tutup mata terhadap problem yang

terjadi karena memiliki pandangan IA bukan divisi core.

Diagnostic Result: Head of Internal Audit

Kurangnya komunikasi

dengan subordinatesmengenai disposisi

pekerjaan

Kualitas audittidak

diperhatikan

Kurangnya pemahaman

tentang proses audit

Tidak adawaktu untukproses LnD untuk karyawan

Pembagian tugas kepada staff tidak sesuai

kemampuan

Ikut membantu

aktivitas audit

PERFORMANCE STANDARD

KPI Kondisi

1. Delivery hasil audit sesuai SLA 1. Seringnya hasil audit disampaikan

lewat dari SLA

2. Hasil audit digunakan manajemen

untuk bisnis improvement

2. Banyak hasil audit yang bersifat

administratif dan tidak bisa digunakan

untuk bisnis improvement

3. Setiap staff mengikuti LnD yang

berkaitan dengan pekerjaan minimal 1

kali dalam setahun

4. Staff tidak bisa mengikuti LnD

minimal 1 kali setahun karena load

pekerjaan yang banyak

4. Jumlah staff IA minimal 6 termasuk

head IA

5. Jumlah staff IA saat ini hanya 5

karena tingginya turnover karyawan

Solution

Perlunya Manajemen mengambil tindakan

Pertegas role

Coaching dari CEO untuk IA Head

Leadership Training untuk IA Head

Skill Audit Training untuk Staff IA