Sesión 2

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Documentos maestros

Microsoft Word 2010

Documentos Maestros

Objetivo

• Administrar documentos maestros.

Contenido

• Introducción

• Botones del documento maestro

• Crear un documento maestro

• Manipulando documentos maestros

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1. IntroducciónUn documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.

Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se verán re-flejadas automáticament23330ñl´. e en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos.

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos). Los documentos maestros permiten or-ganizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumen-tos más pequeños y fáciles de manejar.

En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para compartir un documento dividiéndolo en subdocu-mentos individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyec-to, para la realización de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes capítulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro.

Sabiendo esto puedes pensar, muy bien pero ¿y qué ocurre con los nú-meros de página, los índices y demás características de los subdocu-mentos? El documento final no estará organizado. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un único documento, teniendo su propio índice general, números de páginas, en-cabezados, etc.

El método de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para or-denadores que no tienen gran potencia de cálculo, pues para estos orde-nadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros tra-bajar con estos subdocumentos agiliza la tarea.

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2. Botones del documento maestroPara trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esque-ma.

Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista - Esquema. O pulsando sobre el 4º icono de la lista de vistas que está en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esque-ma:

Aparecerán nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maes-tros.

Contraer subdocumentos Contrae / expande los subdocu-mentos incluidos en el documento maestro.

Crear Cuando tenemos el esquema creado por niveles po-demos crear un subdocumento a raíz de un título. Lo veremos con deta-lle más adelante.

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Desvincular Si tenemos un subdocumento en el docu-mento maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento.

Insertar. Sirve para seleccionar el documento que quere-mos insertar el documento maestro.

Combinar Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

Dividir Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocu-mento podemos dividirlo en varios subdocumentos.

Bloquear documento. Al bloquear un subdocu-mento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pue-da modificarlo si estamos trabajando en grupo.

3. Crear un documento maestroPara crear un documento maestro, comience con un esquema y después cree subdocumentos nuevos o agregue documentos existentes.

Determinar la ubicación de los documentos

1. En el Explorador de Microsoft Windows, designe una carpeta para al-macenar el documento maestro y los subdocumentos.

2. Si desea utilizar documentos existentes de Microsoft Word como sub-documentos, muévalos hacia la carpeta.

Crear un nuevo documento maestro

1. Haga clic en Archivo, Nuevo, documento en blanco y hacemos clic en Crear.

2. En la ficha Vista, haga clic en Esquema.

3. Escriba los títulos del documento y de cada uno de los subdocumen-tos. Presione la tecla ENTRAR después de escribir cada título.

Word aplica a los títulos el estilo de título integrado Título 1.

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4. Asigne un estilo de título a cada título (por ejemplo, utilice Título 1 para el título del documento maestro y Título 2 para los subdocumentos). Para ello, utilice los botones en la barra de herramientas Esquema:

5. Haga clic en Aumentar nivel imagen del botón para aumentar el nivel de título.

6. Haga clic en Disminuir nivel imagen del botón para disminuir el nivel de título.

Agregar subdocumentos al documento maestro

1. Abra el documento maestro y, a continuación, haga clic en Esquema del menú Ver.

2. Si los subdocumentos están contraídos, haga clic en Expandir subdo-

cumentos en la barra de herramientas Esquema.

3. Haga clic en el lugar donde desee agregar el documento existente.

Compruebe que hace clic en una línea en blanco entre los subdocumen-tos.

4. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en Insertar subdocu-mento; si no se muestra el botón haga clic en Mostrar documento.

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5. En el cuadro Nombre de archivo escriba el nombre del documento que desee agregar y haga clic en Abrir.

6. El documento quedaría mas o menos como muestra la figura.

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Crear un subdocumento a partir de un título del esquema

Para poder crear un subdocumento a partir de un título de un esquema, debe tener un esquema del documento maestro.

1. En el menú Ver, haga clic en Esquema.

2. En el documento maestro, seleccione los títulos y el texto que desee separar en subdocumentos.

Asegúrese de que el primer título de la selección tenga el estilo de título o el nivel de esquema que desee utilizar para el principio de cada subdo-cumento. Por ejemplo, si la selección empieza con Título 2, Word creará un nuevo subdocumento cada vez que aparezca el estilo Título 2 en el texto seleccionado.

3. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en Crear subdocu-mento Imagen del botón.

4. Manipulando documentos maestrosContraer / expandir documentos.

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Con el botón Contraer subdocumentos conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho documento.

Quitar subdocumento.Situándonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botón

Desvincular para quitar el documento como subdocu-mento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdo-cumento, aunque el subdocumento no se borra físicamente de nuestro disco duro.

Combinar / dividir subdocumentos.

Combinar

Si llegamos a una situación en la que tenemos muchos subdocumentos pequeños en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir com-binando algunos subdocumentos de poca extensión para tener menos subdocumentos, pero un poco más extensos.

Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccio-narlos presionando primero sobre el icono que aparece a la izquierda su-perior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYÚS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumen-to. Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos.

Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono Com-binar. Se fusionarán todos en el mismo subdocumento. Este botón sólo estará habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados.

Dividir

El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en varios subdocumentos.

Para realizar la división debemos situarnos una línea encima o al princi-pio del título del subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento.

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Bloquear documentos.Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser blo-queados automáticamente por Word cuando un usuario está utilizando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo sólo tendrá acceso en modo lectura.

También podemos modificar la opción de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el icono que tenemos en la barra esquema Bloquear

documento .

Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del sub-documento aparece un dibujo en forma de candado . A partir de este momento no podremos modificar el subdocumento, sólo tendremos ac-ceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.

Una vez estemos ahí situados pulsamos sobre el botón Dividir, este bo-tón sólo estará habilitado si estamos en la posición correcta.

Abrir SubdocumentosEn el lado izquierdo de cada subdocumento tenemos un icono; el cual nos servirá para abrir y poder editar su contenido. Accedemos a el ha-ciendo doble clic.

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ResumenUn documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características está previsto que sea muy extenso.

Botones del documento maestro

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema.

Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista, Esquema; luego haremos clic en Mostrar documento para poder acceder a las distintas opciones de edición de un documento maestro.

Crear un documento maestro

Para crear un documento maestro, comience con un esquema y después cree subdocumentos nuevos o agregue documentos existentes.

Para insertar subdocumentos al documento maestro utilizamos la opción Crear .

Manipulando documentos maestros

Contraer subdocumentos

Con el botón Contraer subdocumentos conseguimos contraer o ex-pandir los subdocumentos que tenemos en el documento maestro.

Quitar subdocumento

Situándonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botón Desvin-

cular para quitar el documento como subdocumento del docu-mento maestro.

Combinar / dividir subdocumentos.

Combinar y dividir