mamlaka ya kilimo na chakula kitengo cha ... - tea …

MAMLAKA YA KILIMO NA CHAKULA

KITENGO CHA CHAI

MKATABA WA HUDUMA

YALIYOMO

Utangulizi...................................................................................... 3

Wajibu ......................................................................................... 3

Maono ......................................................................................... 3

Lengo .......................................................................................... 3

Maadili Makuu .............................................................................. 3

Majukumu Makuu ......................................................................... 4

Wateja/Wadau/Washirika ............................................................... 5

Haki za Wateja/Wadau .................................................................. 5

Majukumu Ya Wateja/Washika Dau ................................................ 6

Wajibu na Majukumu Yetu ............................................................. 6

Maadili ya Kitaifa na Misingi ya Usimamizi ....................................... 6

Suluhu ya Malalamishi ................................................................... 7

Tathmini ya Mkataba wa Huduma ................................................... 7

Uchunguzi wa Utenda Kazi ............................................................. 7

Utoaji Maoni ................................................................................ 8

Huduma zinazotolewa na vikezo vya huduma ................................. 9

Vituo vya huduma na Anwani ........................................................12

1

2

Dibaji

Kitengo cha Chai chini ya Mamlaka ya Kilimo Na Chakula kina mamlaka na

jukumu la kusimamia, kustawisha na kuendeleza kilimo cha mmea wa chai.

Kupitia sheria ya AFA (Sheria Nambari 13 Ya 2013), Sheria Ya Mimea (Sheria

Nambari 16 Ya 2013) na sheria muhimi nyinginezo, pia kupitia ushirikiano na

mashirika mengine ya serikali na ya kibinafsi, Kitengo cha Chai kinaendelea

kusimamia sekta ya Chai kikizingatia lengo, maono, maadili makuu na vikezo

vilivyowekwa kuhakikisha utoaji wa huduma bora.

Dhamira yetu imara ya kutoa huduma bora inaambatana na kuzingatia sheria, uadilifu, uwajibikaji, taaluma, ushirikiano na ufanisi. Pia tunaongozwa na kumthamini mteja, nidhamu na kujitolea kutoa huduma bora kwa mteja, kuzingatia usawa tunapotoa maamuzi, uvumbuzi na ubunifu, utunzaji bora wa mazingira na kushirikisha umma. Lengo letu kuu ni kuendeleza utoaji huduma unaozingatia heshima ya kiutu kupitia usawa, haki za kijamii, kushirikisha wengine, usawa, haki za binadamu, kutobagua na kuwalinda wanyonge.

Mkataba huu wa huduma ni dhamira ya Kitengo Cha Chai chini ya Mamlaka ya

Kilimo na Chakula kutoa huduma ya hali ya juu kwa wateja wetu, washirika

na umma kwa jumla. Tunatazamia maoni yenu ili kutuwezesha kuendelea

kuboresha huduma zetu.

Msimamizi, Kitengo Cha Chai

3

1. Utangulizi

Kitengo Cha Chai chini ya Mamlaka Ya Kilimo Na Chakula kilibuniwa kupitia

Sheria Ya AFA (Sheria Nambari 13 Ya 2013) kutekeleza Sheria Ya Mimea

(Sheria Nambari 16 Ya 2013). Kitengo hiki kina majukumu ya usimamizi,

ustawishaji na ukuzaji wa sekta ya chai nchini Kenya.

Madhumuni ya mkataba huu wa huduma ni kujulisha na kutoa utaratibu wa

kupokea maoni ya wadau wetu kuhusu jukumu letu kwa sekta ya chai, wajibu

wetu, maono yetu, lengo, maadili na majukumu makuu. Kitengo cha Chai

kinakusudia uboreshaji wa utenda kazi kwa wadau wetu. Dhamira ya

Kitengo Cha Chai kutekeleza yote yaliyotajwa inapatikana kwa mkataba

huu wa huduma.

Mkatabu huu vile vile umewianishwa na Katiba ya Kenya, Sheria Ya

AFA (Sheria Nambari 13 Ya 2013), Sheria Ya Mimea (Sheria Nambari 16 Ya

2013) na Ruwaza Ya 2030.

2. Wajibu

Wajibu wa Kitengo Cha Chai ni kudhibiti, kustawisha na kukuza sekta ya chai

nchini Kenya.

3. Maono

Kuwa mthibiti wa kimataifa kwenye sekta ya kilimo

4. Lengo

Kuendeleza na kukuza viwango vya uzalishaji wa majani chai kisheria kupitia

uthibiti kamilifu ili kukuza uchumi

5. Maadili Makuu

1. Utaalamu

2. Uadilifu

3. Kumthamini mteja

4. Kufanya kazi pamoja

5. Ubunifu

4

6. Majukumu Makuu

Kuwezesha utayarishaji wa sera na kanuni mwafaka kwa

madhumuni ya kustawisha sekta ya chai (ikiwemo usajili/utoaji

leseni kwa wahudumu katika sekta ya chai: Wakulima/Wakuzaji;

Viwanda vya usagaji wa chai; Wapakiaji wa chai; Wauzaji wa chai

katika nchi za nje/Waagizaji wa chai kutoka nchi za nje; Madalali;

Maajenti wa Usimamizi; Maghala/Mabohari; Mwandalizi wa

Minada);

Kuwezesha uuzaji na usambazaji wa chai kwa kuangazia habari za

soko, pamoja na kutambua hali ya soko ikiwemo upatikanaji wa chai

na mahitaji ya soko, kuangazia soko la humu nchini na kuendeleza

ujasusi wa masoko ya nchi za nje na uendelezaji wa ratiba za uuzaji;

Kuendeleza ushirikiano na idara za utafiti za serikali na za kibinafsi,

ikiwemo Shirika La Utafiti wa Kilimo na Mifugo La Kenya (KALRO),

hasa Taasisi Ya Utafiti Wa Chai (TRI) ili kufanya utafiti unaolenga

kustawisha ukuzaji, uuzaji na utengenezaji wa chai

Kuuendeleza ufundishaji wa wakulima kwa ushirikiano na taasisi za

mafunzo kwa minajili ya kuongeza ujuzi wao kuhusu teknoljia za

ukuzaji wa chai na utafutaji wa soko;

Kuanzisha na kuhakikisha viwango vya ubora, sampuli na ukaguzi,

vipimo na uchambuzi, vipimo, vitengo vya kupima, mwongozo

wa maadili na upakiaji, utunzaji, uhifadhi na usafirishaji wa chai ili

kuhakikisha afya njema na biashara bora;

Kukuza na kushauri kuhusu mbinu za kuongeza thamanai kwa

bidhaa za chai kabla ya kusafirishwa kwa masoko ya nje.

5

7. Wateja wetu/Wadau/Washirika

Kitengo Cha Chai kinahudumia:

Wakulima/wakuzaji chai.

Viwanda vya usagaji wa chai

Wauzaji wa chai kwa masoko ya nje/Wanunuzi wa chai kutoka nchi za

nje

Madalali

Wapakiaji wa chai

Maghala/Mabohari

Maajenti wa usimamizi

Mabaraza ya Chai na Mashirika yanayohusika na biashara ya chai

Wizara na Idara za Serikali

Serikali Za Kaunti

Mashirika Ya Kiserikali

Taasisi za utafiti

Mashirika ya kiraia na vyama vya wafanyikazi

Watoaji huduma na vifaa

Washirika wa kimaendeleo

Wanahabari na taasisi za habari za humu nchini na kimataifa

Watumiaji wa bidhaa za chai

Umma

8. Haki Za Wateja/Wadau

Wateja wetu wana haki zifuatazo:

a) Kuhudumiwa kwa heshima

b) Kupokea majibu kwa muda ufaao

c) Usiri na faragha

d) Kupokea habari

e) Huduma na bidhaa bora

f) Mazingira mwafaka

g) Mawasiliano kamilifu

6

9. Wajibu wa wateja/wadau

Ili kutuwezesha kuwahudumia vyema na kudumisha ushirikiano, wateja wetu

wanatakiwa kutimiza yafuatayo:

a) Kuonyesha heshima na adabu;

b) Kutoa taarifa kamilifu;

c) Kutoa maoni kuhusu huduma zetu;

d) Kuzingatia sheria, taratibu na sera zilizopo;

e) Kuzingatia uadilifu;

f) Kukubali mbinu za kisasa na bunifu katika sekta ya

chai.

10. Wajibu na majukumu yetu

Kitengo Cha Chai kimejitolea kutimiza yafuatayo:

Kuendelea kuboresha mara kwa mara ujuzi, maarifa, uzoefu na

tajriba kwa wafanyikazi wetu ili kuhakikisha utoaji wa huduma

bora;

Utoaji wa huduma bora kwa wakati ufaao kwa wateja wetu;

Kutosheleza mahitaji ya wateja;

Kutojihusisha kamwe na ufisadi;

Kufuata mwongozo wa sheria;

Kuweka siri habari za mteja na nyinginezo za kibinafsi;

Kusuluhisha mizozo bila mapendeleo;

Kufanya uamuzi bila kuegemea upande.

11. Maadili Ya Kitaifa Na Misingi Ya Uongozi

Kwa mujibu wa Kifungu cha 10 cha Katiba Ya Kenya 2010, tunazingatia

maadili ya kitaifa na misingi ya uongozi ambayo inajumuisha mashirika ya

umma, maafisa wa kitaifa, wafanyikazi wa umma na watu wote. Maadili Ya

Kitaifa Na Misingi Ya Uongozi tunayozingatia ni:

(a) Uzalendo, umoja wa kitaifa, kugawana na ugatuzi wa utawala,

uzingatiaji wa sheria, demokrasia na kushiriki kwa umma;

7

(b) Hadhi ya kiutu, haki za kijamii, ushirikishaji, usawa, haki za

kibinadamu, kutobaguliwa na ulinzi kwa wadhaifu;

(c) Uongozi bora, uadilifu, uwazi na uwajibikaji

(d) maendeleo dhabiti

Iwapo maadili na misingi hii itakiukwa wakati wa utoaji huduma, waweza

kuwasilisha malalamiko kupitia kwa taratibu ambazo zimewekwa.

12. Suluhu ya malalamishi

Hakikisho la kuweka siri mlalamishi na malalamishi yake ni lazima ili

kulinda haki za wateja/wadau na pia watoaji wa huduma. Hata hivyo,

walalamishi wanahimizwa kujitambulisha ili kurahisisha majibu na pia

ufuatiliaji wa lalama zao. Kitengo Cha Chai kitatoa ithibati ya kupokea lalama

katika muda wa siku saba, na kisha kutathmini na kuyashughulikia

malalamishi hayo kwa mujibu wa sheria.

13. Tathmini ya Mkataba wa Huduma

Ili kuendelea kuwaridhisha zaidi wadau wetu, mkataba huu wa huduma

utakuwa ukifanyiwa tathmini kila mwaka. Tathmini hii itazingatia

mapendekezo na maoni ya wateja na maswala chipuka.

14. Uchunguzi wa utenda kazi

Kitengo Cha Chai kitahakikisha kuwa ahadi za mkataba huu zinatekelezwa

kikamilifu kupitia utafiti wa mara kwa mara kutathmini kuridhishwa kwa

wateja. Pia, kutakuwa na tathmini za kuchunguza utenda kazi na kuwasilisha

ripoti za mara kwa mara na machapisho.

8

15. Kutoa maoni

Kwa maswali zaidi, pongezi au malalamishi, tafadhali wasiliana na afisi

ifuatayo:

Mamlaka Ya Kilimo Na Chakula – Kitengo Cha Chai (Tea

Directorate)

Tea House, Naivasha Rd, off Ngong Rd

S.L.P 20064—00200

City Square, NAIROBI

Rununu: 254-722-200556/734-600994

Simu: 254-20-2536869/2536886

Tovuti: www.teaboard.or.ke; www.agricultureauthority.go.ke

Barua pepe: [email protected];

[email protected]

au

Tume Ya Haki Za KiutawalandWest End Towers, 2 Floor, Waiyaki Way Westlands

S.L.P 20414 – 00200 Nairobi. Simul: +254 020 2270000

Ba rua pepe : c e r t i f c a t i o n p c @ o m b u d s m a n . g o . ke Tovu t i :

www.ombudsman.go.ke

Waweza pia kuwasilisha maoni yako kupitia visanduku vya maoni/ulalamishi

vinavyopatikana katika maofisi yetu au uwasilishe kupitia kwa tovuti yetu ua

kwa kujaza vijikarasati/kitabu cha kuweka kumbukumbu katika vituo vyetu

vya huduma.

9

HUDUMA MAHITAJI/MASHARTI MALIPO/ADA MUDA

Maswali yaliyoandikwa Maswali yaliyoandikwa Bila malipo Siku saba za kazi

tangia kuwasilishwa

Maswali kupitia simu Maswali kuwasilishwa na

mteja kupitia simu

Bila malipo Muda usiozidi masaa

24 tangia kuwasilishwa

Maswali kupitia

barua pepe

Maswali kuwasilishwa na

mteja kupitia barua pepe

Bila malipo Muda usiozidi masaa

12 tangia kuwasilishwa

Malalamishi ya umma Lalamiko/malalamiko

kuwasilishwa na mteja

Bila malipo Muda usiozidi siku

saba za kazi tangia

kuwasilishwa

Maswali kutoka

vyombo vya habari

Swali/Maswali kuwasilishwa

na vyombo vya habari

Bila malipo Muda usiozidi siku

mbili za kazi tangia

kuwasilishwa

Malipo ya bidhaa au

huduma

Kuwasilishwa kwa bidhaa au

huduma inayoridhisha vigezo

vilivyowekwa pamoja na

ankra (invoice) asilia

Bila malipo Muda usiozidi siku 30 za

kazi tangia kuwasilishwa

kwa bidhaa au huduma

zinazotimiza vigezo

vilivyowekwa pamoja na

ankra (invoice) asilia

Utoaji mafunzo na

usaidizi wa kiufundi

kwa makaunti na wadau

‐ Ombi kutoka kwa mteja

‐ Ukadiriaji wa mahitaji ya mafunzo

Bila malipo Wakati mafunzo/usaidizi

wa kiufundi

unapohitajika

Usambazaji wa habari kuhusu uuzaji/masoko

Ombi kutoka kwa mteja Bila malipo Habari zinapohitajika

Kutathmini

shughuli/mipangilio ya

maswala ya uuzaji

kuhusu masoko ya humu

nchini na ya kimataifa

Ombi kutoka kwa mteja Bila malipo Mawasiliano/maongezina

wadau miezi miwili kabla

ya mwaka wa fedha

kukamilika/Mipangilio

kukamilika katika robo ya

kwanza ya mwaka wa

fedha

16. HUDUMA ZINAZOTOLEWA NA VIGEZO VYA UTOAJI HUDUMA


Usimamizi wa taratibu za

kushiriki kwa wadau

katika utafutaji wa masoko

Usambazaji wa habari kuhusu usalishaji na biashara

Habari sahihi na iliyothibithishwa Bila malipo Tarehe/Siku ya 26 kila mwezi/Habari za kila mwakaa

Ukaguzi Ushirikiano Bila malipo Hakuna kujulishwa kwa ukaguzi wa ghafla/ Kujulishwa majuma mawili kabla ya ukaguzi ulioratibiwa/Kurudia ukaguzi kulingana na ratiba ya marekebisho

Malipo kwa watoaji

huduma/bidhaa

Ankra (invoices) asilia, stakabadhi za kuwasilisha bidhaa/huduma zilizotiwasahihi, Mkataba uliotiwa sahihi/LPO/LSO

Bila malipo Hundi ya malipo kwa

muda usiozidi siku 14

Usajili wa wakulima “Fomu A/A1” iliyojazwa kikamilifu na kurudishwa kwenye kiwanda cha kukabidhi majani chai

Uamuzi kwa muda usiozidi mwezi mmoja

Usajili wa Maajenti wa Usimamizi

“Fomu S” iliyojazwa kikamilifu kwa

kuzingatia mahitaji yaliyomo

‐ Usajali wa kwanza: 50,000/=‐ Usajili wa kila mwaka: 25,000/=

Mawasiliano ya kuthibitisha upokeaji wa ombi katika muda usiozidi juma moja; Uamuzi wa mwisho katika muda usiozidi miezi 3

Wafanyi biashara wa chai

waliosajiliwa

Bila malipo Mawasiliano kuhusu safari za kibiashara kufanywa miezi miwili kabla tarehe ya safari/Usambasaji wa habari kila robo mwaka juu ya matokeo ya safari zaKibiashara

10

Bila malipo

(a) Leseni ya kiwanda cha kawaida cha majani chai

“Fomu C” iliyojazwa kikamilifu

kwa kuzingatia mahitaji yaliyomo

‐ Leseni ya mara ya kwanza: 10,000/=‐ Leseni ya kila mwaka: 7,500/= Mawasiliano ya kuthibitisha

upokeaji wa ombi katika muda usiozidi juma moja; Uamuzi wa mwisho katika muda usiozidi miezi 3

b) Leseni ya kiwanda kidogo cha majani chaii

‐ Leseni ya mara ya kwanza: 5,000/=‐ Leseni ya kila mwaka: 3,000/=


11

Usajili wa madalali

Usajili wa wapakaji chai “Fomu M” iliyojazwa kikamilifu


Usajili wa mabohari “Form K” iliyojazwa kikamilifu kwa kuzingatia mahitaji yaliyomo

Usajili wa msimamizi

wa Udalali

“Fomu X” iliyojazwa kikamilifu kwa kuzingatia mahitaji yaliyomo

‐ R Usajali wa kwanza:: 10,000/=‐ Usajili wa kila mwaka l: 10,000/=


Usajili na uhakiki wa majani chai ya kuuzwakwa masoko ya nje

“Fomu V” iliyojazwa kikamilifu


Katika muda usiozidi siku moja (1)

Usajili na uhakiki wa

majani chai ya kuagizwa

kutoka masoko ya nje

“Fomu W” iliyojazwa kikamilifu


“Fomu I” iliyojazwa kikamilifu

kwa kuzingatia mahitaji yaliyomoMawasiliano ya kuthibitisha upokeaji wa ombi katika muda usiozidi juma moja; Uamuzi wa mwisho katika muda usiozidi miezi 3






Bila malipo

Katika muda usiozidi siku tatu (3)

Bila malipo

Usajili wa wanunuzi wa

chai (Wanaouza kwa

masoko ya

nje/Wanaoagiza chai

kutoka masoko ya nje)

“Fomu G” iliyojazwa kikamilifu


Mawasiliano ya

kuthibitisha upokeaji wa

ombi katika muda usiozidi

juma moja; Uamuzi wa

mwisho katika muda

usiozidi miezi 3


17. VITUO VINAVYOTUMIWA NA KITENGO CHA CHAI (TEA DIRECTORATE) KUTOA HUDUMA NA ANWANI ZA VITUO HIVYO

Pongezi, malamishi na maoni ya kutuwezesha kuboresha huduma zetu yanaweza kuwasilishwa kwa Msimamizi Mkuu wa Kitengo cha Chai kupitia anwani zifuatazo:-

Ofisi Ya MombasaTea House, Ngonyo Rd, Off Moi AvenueS.L.P 90346 - 80100, MOMBASASimu: +254-41-2314668/2313089

Barua Pepe: [email protected]; [email protected]

Tovuti: www.agricultureauthority.go.ke

Ofisi Ya Eneo La Magharibi mwa Bonde La Ufa (West of Rift)stNdege Chai House, 1 Floor, Kericho-Nakuru Highway

S.L.P 1615-20200, KERICHOSimu: +254-52-30056; +254-202440652



Ofisi Ya Eneo La Mashariki mwa Bonde La Ufa (East of Rift)rdCylet Plaza, Kubukubu Rd, 3 Floor, Rm4

S.L.P 2745, EMBUSimu: +254-202440652



12

Mamlaka Ya Kilimo Na Chakula – Kitengo Cha

Chai (Tea Directorate)

Tea House, Naivasha Rd, off Ngong Rd

S.L.P 20064—00200

City Square, NAIROBI

Rununu: 254-722-200556/734-600994

Simu: 254-20-2536869/2536886

Tovuti: www.teaboard.or.ke;

www.agricultureauthority.go.ke

Barua pepe: [email protected];

[email protected]

au

Tume Ya Haki Za KiutawalandWest End Towers, 2 Floor, Waiyaki Way Westlands

S.L.P 20414 – 00200 Nairobi. Simul: +254 020 2270000

Barua pepe: [email protected] Tovuti:

www.ombudsman.go.ke

mamlaka ya kilimo na chakula kitengo cha ... - tea …

Documents