PR1 Efficient Workflow for Production and Editorial Kim Latreille, Digital Media Consultant @kim_elle

Here  is  today’s  topic:  

Learn  how  you  can  integrate  and  streamline    the  process  to  make  the  whole  magazine  produc:on  cycle  easier  and  more  efficient,  preven:ng  nail-­‐bi:ng  stress  for  everyone  as  deadlines  begin  to  loom.    

My  best  advice:  

The  only  way  to  prevent  nail-­‐bi:ng  is  to  get  a  good  manicure.  

Why  listen  to  me?  

•  20  years  experience  in  a  rapidly  changing  environment  

•  Magazine  hoarder  •  Closet  geek/technology  lover  •  Prefers  to  do  things  once  •  Pet  peeve  –  backtracking  •  Capable  of  the  odd  joke  

Some  publica:ons  I’ve  worked  on:  

 Screen  size  varia,ons    Delivery  file  format  varia,ons    No  file  standards  

What  makes  workflow  difficult?  

It’s  the  stuff  nightmares  are  made  of.  

Another  problem  is  language.  

•  “Print  side”  versus  “Web  side”  •  CMYK  versus  RGB  •  300  dpi  versus  72  ppi  •  Inches  versus  pixels  •  PDF  versus  PNG  •  Which  route  is  be^er?  •  Where  do  tablet  edi:ons  fit  then?    They  are  a  digital  product…  

What’s  common  to  both?  

HTML  (or  HyperText  Markup  Language)  Defini,on:  a  set  of  standards,  used  to  tag  the  elements  of  a  hypertext  document.  It  is  a  text  descrip:on  language  that  is  used  for  electronic  publishing,  especially  on  the  web.    So  what  about  publishing  in  any  format    isn’t  electronic?  

Who  has  heard  these  terms  to  describe  magazine  workflow?  

•  Print-­‐Centric    •  Web-­‐Centric    •  Mobile-­‐Centric    •  Content-­‐Centric    •  Any  thoughts  on  which  of  these  might  make  the  most  sense?  

It  depends  on  who  you  ask.  

•  A  print  produc:on  person  –  Print-­‐Centric  •  A  interac:ve  webby  guy  –  Web-­‐Centric    •  A  few  industry  analysts  –  Mobile-­‐Centric  •  An  idealist  –  Content-­‐Centric  

In  fact,  this  slide  claims  to  represent  a  “prac:cal  HTML5  magazine  workflow”:    

Source:  h^p://www.slideshare.net/mkowalski1/developing-­‐a-­‐prac:cal-­‐html5-­‐magazine-­‐workflow  

Uh, where’s the printed magazine?

Where  then,  do  we  go  from  here?  

•  Unfortunately,  the  idealist’s  Content-­‐Centric  workflow  does  not  exist    

•  Print-­‐Centric  workflow  is  the  one  being  used  by  most  publishers    

•  Publishers  are  either:  – Too  heavily  invested  in  exis:ng  technology    – Unwilling  to  shid  to  a  new  way  of  thinking  

•  Or  both  

Let’s  dig  into  Print-­‐Centric.  

•  Most  publishers  are  knee-­‐deep  in  legacy  systems  and  technology  – CMS  such  as  K4,  Woodwing  – Adobe  InDesign  – QuarkXpress  

•  Publishers  s:ll  rely  on  print  for  almost  90%    of  their  revenue  

•  Not  surprising  they  think  “print  first”  

Condé  Nast  and  Adobe  

h^p://www.youtube.com/watch?v=34f13csGLIs    •  Condé  Nast  uses  Adobe  Digital  Publishing  Suite  to  produce  enhanced  digital  edi:ons  of  their  printed  magazine  

•  Their  approach  is  typical  of  many  publishers  who  think  “print  first”  

The  typical  digital  edi:on  is  sta:c.  

•  Most  publishers  have  edi:ons  on  digital  newsstands  

•  Many  publishers  choose  print  circula:on  distributor  rela:onships  to  get  onto  digital  newsstands  

•  CDS  Global    •  Dis:cor  

•  More  oden  than  not,  these  edi:ons  are  replicas  of  print  edi:ons  created  from    single  page  PDFs  

Alterna:ve  solu:ons:  

•  Solu:ons  exist  that  allow  publishers  to  use  print  PDF  files  to  create  digital  edi:ons    –  Issuu        –  3Dissue  – Uniflip        –  Zinio  – VirtualPaper      –  Turnit  – Adobe  Publishing  Suite  –  Texterity  

•  DIY  advantage  –  maintains  control  of    your  product  

•  Pricing  and  tools  vary  

Great  digital  DIY  examples:  

•  The  Kit    h^p://www.thekit.ca/  – Started  as  a  digital-­‐only  publica:on    – Originally  built  in  partnership  with  Texterity  

•  Covet  Garden  h^p://covetgarden.com/  – A  digital  magazine  accessed  on  their  website  – Uses  an  embedded  viewer  or  open  on  iPad  – Created  using  Issuu  

Delivering  files  for  digital  edi:ons:  

•  The  majority  use  print  PDF  files  to  create  the  digital  edi:on  

•  Re-­‐rip  the  PDF  to  tablet  viewer  specifica:ons  – Resolu:on,  RGB  colour-­‐space  – Create  a  jpeg  file    – Two  files  delivered  for  each  page  

•  PDF  for  zooming  in  •  jpeg  for  fast  view  

To  find  efficiency,  I  start  here.  

•  Build  a  smart  workflow  – Address  requirements  for  all  edi:ons/plalorms  

•  Automate  pain  points  – Sodware  and  script  within  applica:ons    

•  Share  resources  across  plalorms  – Mul:purpose  content  as  much  as  possible  

Finding  efficiency  across  plaYorms  requires    a  bit  more  crea,vity.  

Crea:ng  PDF  files  is  the  easy  part.  

•  Using  any  design  applica:on:  – PDFX-­‐1a  is  a  standard  senng  – Customized  job  op:on  senngs  can  be  imported  to  accommodate  digital  edi:on  vendor’s  PDF  file  specifica:ons  

•  If  your  premedia  process  is  automated,  both  print  and  digital  edi:on  files  can  be  created  simultaneously  

•  PDF  files  can  be  created,  named  and    delivered  to  each  vendor/supplier  

Now  the  job  is  done,  so  what?  

•  We  have  two  iden:cal  sta:c  edi:ons  of  the  magazine,  one  print  and  one  digital  

•  Enhancing  the  sta:c  digital  edi:on  pages  happens  once  the  PDF  files  are  uploaded  to  the  vendor  

•  Typically,  you  can  enhance  by  adding:  – URL  links  –  Sound  clips  –  Embedded  video  

Some  might  call  that  boring  or  a  waste  of  the  plaYorm’s  biggest  asset  –  digital  capability.  

Evidence  of  the  boring  factor.  Source:  h^p://deadtreeedi:on.blogspot.ca/    

Some  applica:ons  are  more  flexible.    

•  Adobe  Digital  Publishing  Suite,  Woodwing  and  Virtual  Publisher  are  all  print/digital  edi:on  Content  Management  Systems  

•  Each  works  with  InDesign  within  the  CMS  and  allows  the  designer  to:    – create  versions  for  mul:ple  plalorms    – view  on  mul:ple  device  templates  

•  CMS  can  manage  internal  workflow    and  integrate  editorial  with  ad  material    

Be^er  controlled  expecta:ons.  

Allows  designer  to  view  the  layout  on  various  screen  sizes  and  tweak  if  necessary.  

Some  magazine  content  is  published  on  websites.  

•  There  are  a  few  ways  to  make  that  happen:  – You  can  cut  and  paste  – Someone  else  can  cut  and  paste  

•  Unfortunately,  with  all  this  terrific  technology,  and  the  whole  publishing  process  being  digital,  in  a  Print-­‐Centric  workflow  –  this  is  the  best  cross-­‐plalorm  solu:on  we’ve  got.  

To  bridge  the  gap.  

•  Some  website  developers  have  created  sodware  to  help  you  manage  content:  – Agility  CMS  – Wordpress  – Squarespace  

There  are  several  more,  but  Agility  is  very  ac,ve  with  publishers,  will  customize  their  solu,on  and  help  clients  get  rolling.  

S:ll,  it’s  cut  and  paste.  

•  To  avoid  cut  and  paste,  there  are  ways  to  take  copy  from  InDesign  and  plop  it  into  Wordpress.  – PageZepher  from  Markzware  indexes  content  and  exports  to  Wordpress  

– Export  from  InDesign  as  XML  and  import  into  Wordpress  (this  ac:on  can  be  automated)  

But  it  ain’t  pre]y.  A  lot  of  work  needs  to  be  done  by  the  web  editor.  

Images  are  another  thing.  

•  Automa:on  can  be  used  share  resources  between  print  and  web  

•  Scrip:ng  sodware  such  as  Enfocus  Powerswitch  can  be  set  up  to  convert  image  files,  then  deliver  them  to  web  editors  – CMYK  to  RGB  – 300dpi  to  72ppi  (or  whatever  is  required)  – Determine  flow  based  on  file  type  

•  .ai  goes  through  Illustrator  •  anything  else  through  Photoshop  

Could  it  be  easier?  

•  Yes  •  A  content-­‐centric  approach  could  benefit  all  plalorms,  but  applica:ons  to  support  that  workflow  for  print  edi:ons  do  not  exist  

•  Not  to  men:on  dyed-­‐in-­‐the-­‐wool  print  tradi:onalists  –  convincing  them  to  change  is  like  pulling  teeth  

Is  it  possible  to  work  another  way?  

•  Who  knows  what  responsive  design  is?  •  Consider  responsive  design  templates  and    how  that  works  

•  HTML5,  CSS  and  tagging  content  – HyperText  Markup  Language  – Cascading  Style  Sheets  

•  Different  styles  can  be  applied  depending  on  the  output  device  being  used  

•  Digital  versions  can  be  different  from  printed    versions,  designers  can  tailor  the  presenta:on    of  elements  for  each  plalorm  

Responsive  –  you’ve  been  served.  

Elements  are  served  depending  on  screen  dimensions,  pixels  per  inch.  

Torontoist  website  is  responsive.  

•  Elements  are  reconfigured  depending  on  what  device  you  are  viewing  the  website  on  

•  Try  it  on  your  desktop,  mobile  device,  tablet  •  Try  Chatelaine.com  too  

And  why  not  a  page  of  a  magazine?  

•  Depends  on  who  you  ask  •  Allows  for  content  focus,  i.e.  Content-­‐Centric  •  Some  edi:ng  would  be  required  

– Audience  considera:ons  •  Yet,  for  moving  content  around  in  a  workflow  for  mul:ple  devices,  tagging  would  be  an  ideal  solu:on  

•  Thoughts?  

Ques:ons?  

•  Fire  away  •  Who  is  seeing  Wes  Bos  this  adernoon?  •  Thank  you  for  listening  •  Keep  in  touch:  

kimlatreille@gmail.com  Twi^er:  @kim_elle  h^p://kimlatreille.tumblr.com