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Automatisation des Processus d’Affaire –
Preuve de Concept (PDC)
15 septembre 2009 – Vitrine Technologique
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Notre Approche Actuelle
Discussion de l’automatisation des processus d’entreprise (APE)
Survol des points-clés résolus avec le projet
Démonstration complète du processus utilisé par L’AECI utilisant la gamme Adobe LiveCycle ES
Discussion
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Stages de Maturité des Formulaires Électroniques
Phase
Phase
Phase
Phase
Phase
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Transformation et Automatisation
En 2007, les Affaires Étrangères et Commerce International Canada a lancé son agenda pour la transformation et la creation d’une Ministère moderne prêt pour le 21e siècle – il serait:
• Assez flexible afin de répondre aux beosins futurs ne perdant pas le focus sur la mission et les objectifs premiers du département
• Disposer des bonnes personnes aux bons endroits pour serveir les Canadiens et faire la différence dans le monde
• Capable d’innover continuellement
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L’Énoncé de mission d’une Approche Meilleure-Pratique
• Garder le focus sur l'amélioration des procédures afin d'augmenter l'efficacité, réduire la manipulation répétée des données, générer des éconmies et s'aligner avec les initiatives écologiques en matière de technologie du gouvernement.
• Constamment faire l'effort d'innover et d'être créatif dans ses méthodes, afin d'améliorer les intéractions avec un impact aux systèmes qui sont internes et externes.
• Améliorer l'environnement de travail pour tous les utilisateurs de ces processus
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APE– Trajectoire Opérationnelle
OPÉRATIONNEL
TACTIQUE
STRATÉGIQUE
(Pha
ses)
TRAJECTOIRE POUR VISION APE
(Temps)
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• Des processus qui consomment trop de temps
Ce que MAECI veut réparer…
• Des systèmes qui n’enraient pas les erreurs • Les application déconnectées à plusieurs points d’entrée • Informer les gestionnaires sur la performance des processus • Réduire les émissions de CO2
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Ce que FPP et MAECI avons fait…
En tant que preuve de concept (PDC), l’équipe FPP/AECI a complètement automatisé le processus d’embauche LES dans un environnement de développement. Ceci inclut l’intégration actuelle de tous les systèmes de données de l’AECI.
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=HMRS
=IMS
=InfoBank
Les systèmes que nous avons intégrés…
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Processus d’Embauche LES – Qu’est-ce que c’est?
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Le processus d’embauche automatisa… • Le recrutement et la gestion des postulants • L’embauche des employés, incluant les offres d’emploi et la prise en charge • L’établissement de normes supérieures en fait de gestion d’information pour les
nouveaux employés.
Incluant… • Acheminement des tâches pour approbation (workflow) • Intégration des données financière par le biais du système de paie • Production d’un rapport pour les gestionnaires par un outil réglable du style
Tableau de Bord
Les résultats obtenus sont… • Des économies directes pour les employés • Des économies directes en matière de matériaux et transports • L’augmentation de la justesse des données • L’augmentation de la prodcutivité, donc augmentation des opportunités • La réduction des émissions de CO2
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Les Objectifs atteints
Implémentation d’un processus automatisé de façon intégral
La possibilité de gérer et résoudre les problèmes plus facilement
Prouver que la gamme Adobe LiveCycle peut s’intégrer à l’intérieur d’une infrastructure technologique gouvernementale.
Apprendre de la Preuve de Concept et appliquer les connaissance acquise dans les autres processus lors de l’implémentation de LiveCycle
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Le Processus d’embauche – Une représentation LiveCycle
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Approche architecture orientation-service (SOA)
BD Régionale Service d’Annuairs d’entreprise
Autres systèmes legacy
Interface de Service – Composantes de Base – Adaptateurs JCA – Web Serviceses
RESSOURCES
Fragement de
Formulaires Processus
Sous-processus
lettres
paragraphes
Courriel
Impression avec Code à Barres 2D
Protocoles Standards Internet
Moteur Système
Gestion des tâches
Invocation – Web Services, Java, API, Acces Distant, Courriel, Watched Folders
Contrôle des versions
Contrôle d’accès
Framework Modulaire
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……. Les services LiveCycle Les services du MAECI
Registre des Services
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VÉHICULES DE SERVICES
Surveillance
EveFramework
DFAIT Internal
Utilisateur avec
internet
Utilisateurs sans
intenret
Ajouter / Créer / Mettr à jour et
Initier Procédures Internes
Utiliser ce qu’offre la gamme LiveCycle sans modifications majeur
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LiveCycle WorkSpace – Nouvel outil pour employés
Un interface nettement améliorer afin de permettre la gestion efficace de l’information à l’AECI
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Suivi du processus en tout temps
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Améliorer les données en les prenant directement à la source …
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Multiples point d’entrée
Pas toutes les procédures ou les utilisateurs ont accès à des outils Internets de haut niveau
L’accès aux processus doit se faire de plusieurs façons
À l’interne, les gens devraient pouvoir aider les candidats qui n’ont aucune expertise en informatique tout en permettant l’automatisation
Email Workspace 2D Barcode
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Montrer les informations appropriés selon le rôle de l’individu
Assignation selon le rôle de l’employé contrôlant ainsi l’accès aux formulaires et pour l’audit
Maximiser l’efficacité du personnel afin de distribuer les rôles selon les besoins du processus
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Utiliser les formulaires pour entrer l’information dans les applications d’entreprise.
Mise à jour dans HRMS, démarage du processus
Ajout dans IMS, et mise à jour
Intégration avec Infobank
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Peut s’inspirer des formulaires papiers exitants
Réorienter l’emphase sur les niveaux de service et rendre les employés plus productifs.
Facilité à créer des assistant de formulaire pour guider les utilisateurs lors de l’entrée de données.
Conforme aux normes Web 2.0 – intégration de multiples points d’entrées, extensible et toutes les composantes de la transactions se déroule sur le web sans aucun ajouts de technology.
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Module de Surveillance de l’activité des processus
Inspection de l’historique des données
Délégation des tâches pour alléger les embouteillage
Améliorer l’audit des données
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Une gestion de la correspondance axé sur les processus avec une capacité de contrôle de qualité
Assemblage dynamique et contrôllé des lettres à partir de gabarits définis.
Sélection des paragraphes, conditions de services et convention des utilisateurs flexibles.
Automatisation et pré-configuration du contenu des lettres.
Intégration progressive des données dans les systèmes clés du MAECI.
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Réduction fardeau des données Autonomisation des données à l’entrée
Arrêter la ré-entrée des données
Réduction de l’arriéré (gérance et regard sur la performance du processus)
Réduire les erreurs, le temps pour compléter et le support nécessaire
Faire place au changement Pratiques exemplaires pour des nouvelles approches
Conformité aux standards d’accessibilité comme NSI 2.0
Réduction de l’empreinte de carbone
Laissé aller les processus manuel utilisant le papier
Halte à l’impression sur papier et au transport
Gains de productivité verte
1 lb. pour chaque 100 formulaires à une page
PAPIER
1 lb. pour 2.5 km
de transport
TRANSPORT
15-30 mins par page de formulaire
À L’ENTRÉE
Ajouter 15-30 mins par page
RÉ-ENTRÉE
Réduction de 15 mins
par utilisateur
SUPPORT
Moyenne estimée: Réduction de l’équivalent d’une personne pour chaque 15000 formulaires traités
Opportunité: Améliorer la productivité jusqu’à 300%
Moyenne estimée : 30,000 lbs. en réduction de l’empreinte de carbone par année pour chaque 15,000 formulaires traités
Nos Services et Solutions GreenFORMS™
Réduction nette approximative de 500 kilo-tonnes de carbone après 5 ans.
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Ou en sommes-nous avec MAECI?
OPÉRATIONNEL
TACTIQUE
STRATÉGIQUE
(Pha
ses)
TRAJECTOIRE POUR VISION APE
(Temps)
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• Connaissances acquises – la Preuve de Concept
• Planifier l’implémentation des premiers processus en production
• Guider l’implémenration des prochains processus
• Calculer le retour sur investissement
• Déployer les eForms et les processus automatisés mondialement
Étape Définition DFAIT/GreenFORMS™
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Démonstatrion des points-clés
Implémenter une solution LiveCycle intégrale dans un contexte concret Conversion des formulaires existants pour le processus LES
Créer facilement des gabarits à partir de modèles existants de correspondance.
Un système qui nécessite aucune entrée répétée des mêmes informations
Créer des opportunités afin de réduire les embouteillages Tous ré-acheminement et escalation des tâches sont configurables
Suvrveillance de la performance des processus par l’intermédiaire d’outils conviviaux
Prouver l’intégration de LiveCycle à l’intérieur de l’envionnement du MAECI Intégration à LDAP pour définir les utilisateurs du système
Intégration à HRMS/IMS afin d’ajouter, de mettre à jour et même d’initer des processus à l’intérieur de HRMS
Archivageet intégrations des documents dans InfoBank (RDIMS)
Apprendre de la Preuve de Concept et appliquer sur la prochaine phase du projet Ré-utiliser les sous-processus, l’intégration et les web services.
Le potentiel de migrer facilement au-delà des formulaires de papier
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Questions?
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Réduction de manipulation de données
Rendre efficace l’entrée des données
Éliminer les entrées de données en double
Automatisation des processus.
Moins d’erreurs! Moins de soutien!
Relever le défi Documentation pour les nouveaux pré-requis
Adhérence aux normes NSI
Formulaires, documents et sites webs qui respectent les standards d’accessibilité
Réduction de la trace de carbone
Rendre désuet l’accumulation de données sur papier.
Arrêter d’imprimer pour envoyer des documents.
Augmenter la productivité
1 lb. par 100 pages de
formulaire
PAPIER
1 lb. par 2.5 km
de trajet
TRANSPORT
15 à 30 mins par page de formulaire
ENTRÉE
15 à 20 mins par page, par
formulaire
RÉ-ENTRÉE
Économise 15 mins par utilisateur
SOUTIEN
Approximation: Économiser 1 personne-année par 15 000 formulaires traités.
Opportunité: Augmenter la productivité de 300%
Approximation: Une réduction de 30,000 lbs. de carbone par année Les calculs sont estimés pour une base de 15,000 formulaires
Nos Services et Solutions GreenFORMS™
Réduction nette approximative de 500 kilo-tonnes de carbone après 5 ans.