machtiging vervanging oss
DESCRIPTION
Presentatie gehouden tijdens de studiemiddag van de Provinciale Archiefinspectie Utrecht over de Beleidregel Vervanging op 11 november 2008.TRANSCRIPT
![Page 1: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/1.jpg)
Machtiging vervanging Oss
Hoe ging de provincie Noord-Brabant
daar mee om?
Ingmar Koch
11 november 2008
![Page 2: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/2.jpg)
I.K.
KochIngmar
Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
www.brabant.nl/archiefinspectie
![Page 3: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/3.jpg)
Onderwerpen
Aanpak beoordeling Oss
Bijzondere aandachtspunten
Hoe nu verder?
![Page 4: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/4.jpg)
Aanpak beoordeling Oss
![Page 5: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/5.jpg)
![Page 6: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/6.jpg)
Eerste indruk
- Breder dan alleen vervanging
- Ook beschrijving archivering digitaal aangemaakte documenten
- Structuur ≠ structuur Beleidsregel
- Mag, maar lastig voor PAI
![Page 7: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/7.jpg)
Inhoudelijke beoordeling
Op basis van (concept) Beleidsregel vervanging:
•Beschrijving archiefbescheiden
•Beschrijving vervangingsproces
•Technische inrichting
![Page 8: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/8.jpg)
Beoordeling Handboek (1)
• Inhoud, structuur en vorm
– Zeer beknopt
• Tijdstip en taak
– Staat niet in het Handboek (maar kan ook nog in het besluit / de aanvraag)
• Samenhang met andere archiefbescheiden
– Relatie tussen vervangen en niet-vervangen documenten niet beschreven
![Page 9: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/9.jpg)
Beoordeling Handboek (2)
• Waarde voor cultureel erfgoed
– Inherent aan de waardering in selectielijst
• Belang van de informatie
– Is onderzocht of de vervanging geen nadelige (juridische) consequenties heeft voor burgers en overheden?
![Page 10: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/10.jpg)
Beoordeling Handboek (3)
• Selectieproces
– Archiefstukken
– Kleur
• Standaard zwart-wit; foto’s, tekeningen in kleur. Behandelaar kan aangeven of iets kleur had moeten zijn.
• Voorbereiding documenten
• Scanproces
![Page 11: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/11.jpg)
Beoordeling Handboek (4)
• Registratieprocedure
• Opname in beheerssysteem
• Kwaliteitsprocedures
– Juistheid
– Volledigheid
– Leesbaarheid
– Terugvindbaarheid
![Page 12: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/12.jpg)
Beoordeling Handboek (5)
• Vernietigingsprocedure
–Vernietigingstermijn onduidelijk:
“Na het scannen worden de documenten ... gedurende een termijn van 6 weken bewaard. ... De ... fysieke documenten ... worden na afloop van deze 6 weken daadwerkelijk vernietigd.”
![Page 13: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/13.jpg)
Beoordeling Handboek (6)
• Bestandsformaat
• Kwaliteit van de reproducties
– Niet vermeld
![Page 14: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/14.jpg)
Vervolg
- Bespreking commentaar
- Oss, archiefdienst, PAI
- Fysiek controleren werkwijze
- Oss, PAI
- Aangepaste versie: april 2008
- Positief advies archivaris, met kanttekeningen
- Machtigingsaanvraag 11 april 2008
![Page 15: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/15.jpg)
Machtiging: 19 mei 2008
• Nogmaals fysieke controle
• Kanttekeningen
– Kleur vs zwart-wit
– Terminologie
![Page 16: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/16.jpg)
Bijzondere aandachtspunten
Controles
Formuleringen
Bewaaromstandigheden
![Page 17: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/17.jpg)
Juistheid
Terugvind-baarheid
Lees-baarheid
Volledigheid
Controles
![Page 18: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/18.jpg)
Volledigheid
![Page 19: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/19.jpg)
Leesbaarheid
![Page 20: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/20.jpg)
Terugvindbaarheid
![Page 21: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/21.jpg)
Juistheid
![Page 22: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/22.jpg)
Controlesystematiek
![Page 23: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/23.jpg)
Controlesystematiek
• Frequentie• Omvang• Fouttolerantie• Correctiemethoden
![Page 24: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/24.jpg)
Precies en helder formuleren
• Vernietiging:
– “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”
– “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”
![Page 25: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/25.jpg)
Precies en helder formuleren
• Volledigheid / taak:
– “Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”
![Page 26: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/26.jpg)
Precies en helder formuleren
• Correcties:
– “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”
![Page 27: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/27.jpg)
Bewaaromstandigheden
• Eisen uit de Archiefwet
• Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie
![Page 28: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/28.jpg)
Hoe nu verder?
Wat als het Handboek moet wijzigen?
Nieuwe aanvragen?
Wijzigen Beleidsregel?
![Page 29: Machtiging vervanging Oss](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062708/558bc982d8b42a1d2c8b4734/html5/thumbnails/29.jpg)
Afbeelding: Sclera Picto's
www.slideshare.net/ingmario