lý thuyết & thiết kế tổ chức
DESCRIPTION
Lý thuyết & Thiết kế tổ chức. MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC. Khái niệm & Phạm vi. Môi trường tổ chức: Là tập hợp tất cả các yếu tố tồn tại bên ngoài ranh giới tổ chức và có khả năng tác động đến một phần hoặc toàn bộ tổ chức. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Lý thuyết & Thiết kế tổ chứcLý thuyết & Thiết kế tổ chức
MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨCMÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC
Khái niệm & Phạm viKhái niệm & Phạm vi
Môi trường tổ chức: Là tập
hợp tất cả các yếu tố tồn tại
bên ngoài ranh giới tổ chức và
có khả năng tác động đến một
phần hoặc toàn bộ tổ chức.
Phạm vi môi trường tổ
chức: Là những lĩnh vực môi
trường mà trong đó có sự hoạt
động của tổ chức
Cấu trúc môi trườngCấu trúc môi trường Môi trường tác nghiệp: Gồm các yếu
tố tác động trực tiếp đến tổ chức và tiềm lực hoạt động của tổ chức = Ngành sản xuất (quy mô; đối thủ cạnh tranh; các ngành sản xuất liên quan…); các đầu vào (cung ứng NVL, lao động, vốn…); thị trường tiêu thụ (trong nước, quốc tế…)
Môi trường tổng quát (chung): Không tác động trực tiếp, có gây ảnh hưởng gián tiếp = Chính trị; Pháp luật; Kinh tế; Văn hóa - Xã hội; Công nghệ; Tài chính
Môi trường quốc tế: Trong những năm gần đây, yếu tố này tác động trực tiếp đến nhiều tổ chức.
Tác động của môi trường đến tổ Tác động của môi trường đến tổ chứcchức
Nhu cầu thông tin của tổ chức: Môi trường phức tạp; thay đổi
=> cần nhiều thông tin hơn và ngược lại
Nhu cầu về nguồn lực: Đặc biệt là các nguồn lực khan hiếm &
nguồn tài chính
Tính không chắc chắnTính không chắc chắn Người quyết định không có đủ lượng
thông tin về các yếu tố của môi trường
và họ gặp nhiều khó khăn trong việc
phán đoán những thay đổi từ bên
ngoài.
Tính không chắc chắn = Phức tạp +
Biến động
Phức tạp: Biến số này đi từ Đơn
giản -> Phức tạp
Biến động: Biến số này đi từ Ổn
định -> Biến đổi
Các cấp độ không chắc chắnCác cấp độ không chắc chắn
Kh
ôn
g ổ
n đ
ịnh
Đơn giản + Không ổn định =
Tính không chức chắn trung
bình -> cao
Phức tạp + Không ổn định =
Mức độ không chắc chắn cao
Ổn
địn
h
Đơn giản + Ổn định = Mức độ
không chắc chắn thấp
Đơn giản + Không ổn định =
Mức độ không chắc chắn thấp -
> trung bình
Đơn giản Phức tạp
Làm gì?Làm gì?
Kh
ôn
g ổ
n đ
ịnh
Cấu trúc hữu cơ, xây dựng nhóm, khuyên khích sự tham gia, tăng cường phân quyền
Ít phòng ban; nhiều giới hạn phận sự
Ít phối hợp nhân viên Nhanh chóng mô phỏng Định hướng hoạt động
Cấu trúc hữu cơ, hình thành các nhóm làm việc phân quyền
Nhiều phòng ban tách biệt, mở rộng giới hạn phận sự
Tăng cường phối hợp nhân viên Mở rộng mô phỏng Mở rộng hoạch định và dự báo
Ổn
địn
h
Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập trung hóa
Ít phòng ban Không có người hợp nhất Ít mô phỏng Định hướng hoạt động hiện tại
Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập trung Nhiều phòng ban, một vài giới hạn phận
sự Nhiều nhân viên hợp nhất Có một vài mô phỏng Một vài hoạch định
Đơn giản Phức tạp
Công cụ đối phóCông cụ đối phóNâng cao vị trí các phòng ban chức năng
Củng cố các trung gian: Xây dựng
các phòng ban trung gian làm “vùng
đệm”. Hiện nay có xu hướng bỏ trung
gian để kết nối trực tiếp với khách
hàng & nhà cung ứng.
Xác lập rõ ranh giới nhiệm vụ: Giao
phó nhiệm vụ rõ ràng cho các bộ phận
liên quan đến cập nhật thông tin bên
ngoài & phản hồi thông tin
Công cụ đối phóCông cụ đối phóPhân chia & Hợp nhất trong tổ chức Phân chia trong tổ chức: Lựa
chọn giữa chuyên môn hóa cao hoặc thấp tùy thuộc vào trạng thái môi trường. Môi trường càng phức tạp & thay đổi nhanh => CMH tăng.
Sự liên kết giữa các phòng ban: CMH càng cao => Cần phải có sự hợp nhất hiệu quả => Cần có nhiều người làm công việc hợp nhất này (các hội đồng, cơ cấu điều phối, liên lạc…)
Công cụ đối phóCông cụ đối phóCơ giới Hữu cơ
1. Công việc được phân chia, chuyên môn hóa thành các phần việc riêng biệt
1. Các nhân viên cùng nhau đóng góp vào công việc chung của phòng ban
2. Công việc được bố trí cố định, được tiêu chuẩn hóa cao, thực hiện theo từng cá nhân
2. Công việc linh hoạt, không xác định trước, thực hiện thông qua các nhóm, đội lao động
3. Quyền hành theo cấp bậc cứng nhắc và có nhiều luật lệ
3. Có ít quyền hành theo cấp bậc, ít kiểm soát và ít luật lệ
4. Kiến thức và kiểm soát công việc tập trung vào cấp cao trong tổ chức
4. Kiến thức và kiếm soát công việc bất kỳ chỗ nào trong tổ chức
5. Giao tiếp theo chiều dọc 5. Giao tiếp theo chiều ngang
Công cụ đối phóCông cụ đối phó Mô phỏng thể chế tổ
chức: Lựa chọn cách làm
của các tổ chức khác tương
tự để giảm rủi ro…
Hoạch định và dự báo: Để
giảm rủi ro, cần gia tăng
hoạch định và dự báo nhằm
lường trước các bất ổn,
chuẩn bị trước các nguồn
lực đối phó
Môi trường & Nguồn lựcMôi trường & Nguồn lực
Các tổ chức phải phụ
thuộc vào các nguồn lực
quan trọng từ môi trường
nhưng cần phấn đấu để
giảm thiểu sự phụ thuộc
đó.
Vậy, làm gì để giảm phụ
thuộc ?!!
Hành độngHành động
Đẩy mạnh hợp tác
giữa các tổ chức
Tăng cường quyền lực
chi phối với đối tác
Kiểm soát nguồn lực
từ môi trường…
Kiểm soát nguồn lựcKiểm soát nguồn lực Hình thành các liên kết: Liên
minh chính thức; mở rộng thành
phần ban giám đốc; tuyển mộ
giám đốc mới có quan hệ rộng;
quảng cáo…
Kiểm soát phạm vi môi
trường: Thay đổi phạm vi; tác
động vào hệ thống chính trị và
luật pháp; hình thành hiệp hội
nghề nghiệp; hoạt động
“đen”…
Môi trường & Hình thức tổ chứcMôi trường & Hình thức tổ chức
Hình thức tổ chức =
mục tiêu + cấu trúc +
sản phẩm + công nghệ
+ nhân lực…
Hình thức tổ chức phải
thích ứng với môi
trường => xác định vị
trí của nó trong môi
trường (phạm vi nguồn
lực; nhu cầu…)
Quy luật phát triểnQuy luật phát triển
Thuyết “Chọn lọc tự nhiên”…
Tiến trình biến đổi: Hình
thành -> Chọn lọc -> Duy trì
& Phát triển
Chiến lược để tồn tại…!
Môi trường Tổ chứcMôi trường Tổ chức
The EndThe End