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FACULDADE METODISTA GRANBERY – FMGCURSO DE ADMINISTRAÇÃO
LUIZ ANTÔNIO MARTINS MAIMERE
RELATÓRIO MONOGRÁFICO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADOOS BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS EMPRESASCENTRO DE INTEGRAÇÃO EMPRESA ESCOLA DE MINAS GERAIS
(CIEEMG) – BALCÃO DE OPORTUNIDADES DE ESTÁGIOSDE JUIZ DE FORA
JUIZ DE FORA2008
LUIZ ANTÔNIO MARTINS MAIMERE
RELATÓRIO MONOGRÁFICO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADOOS BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE INFOMAÇÃO NAS EMPRESAS
CENTRO DE INTEGRAÇÃO EMPRESA ESCOLA DE MINAS GERAIS (CIEEMG) – BALCÃO DE OPORTUNIDADES DE ESTÁGIOS
DE JUIZ DE FORA
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito para obtenção do título de Bacharel em Administração da Faculdade Metodista Granbery
ORIENTADOR: PROFESSOR CARLOS HENRIQUE DA MOTA COUTO
JUIZ DE FORA2008
ATESTADO DE REALIZAÇÃO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
Atesto, para comprovação de Estágio Supervisionado, junto à Faculdade
Metodista Granbery, que o aluno Luiz Antônio Martins Maimere é funcionário do
Centro de Integração Empresa Escola de Minas Gerais, no período de 01/08/2005
até 05/06/08 com carga horária de 5.937 horas.
Juiz de Fora, 05 de junho de 2008.
Thereza Cristina de Oliveira RampinelliSupervisora – BOPES/JUF
FACULDADE METODISTA GRANBERY – FMGCURSO DE ADMINISTRAÇÃO
RELATÓRIO MONOGRÁFICO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADOIDENTIFICAÇÃO
Aluno: LUIZ ANTÔNIO MARTINS MAIMERE
Matrícula: 2004201056
Área de concentração: Organização, Sistemas e Métodos
Organização concedente: Centro de Integração Empresa Escola de Minas Gerais
Setor onde foi realizado o estágio: BOPES/JUF
Período de realização: 01/08/2005 a 05/06/2008
Carga horária total:
Supervisor da organização: Thereza Cristina de Oliveira Rampinelli
Cargo: Supervisora Júnior
LUIZ ANTÔNIO MARTINS MAIMERE
FOLHA DE APROVAÇÃOOS BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS EMPRESASCENTRO DE INTEGRAÇÃO EMPRESA ESCOLA DE MINAS GERAIS
RELATÓRIO MONOGRÁFICO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
Após a exposição do discente Luiz Antônio Martins Maimere, matrícula
2004201056, sobre a realização do estágio supervisionado, a Banca Examinadora,
composta pelos professores abaixo identificados, reuniu-se e aprovou o presente
relatório monográfico que, por atender aos requisitos estabelecidos, pelo curso de
Administração da Faculdade Metodista Granbery, para obtenção do título de
Bacharel em Administração recebeu a nota 95 (noventa e cinco), como sendo média
da Banca.
Juiz de Fora, 05 de Junho de 2008.
Professor Carlos Henrique da Mota Couto – Mestre – Orientador
Faculdade Metodista Granbery
Professor Jair Croce Filho – Mestre – Examinador
Faculdade Metodista Granbery
Professor Eduardo Duarte Horta – Mestre – Examinador
Faculdade Metodista Granbery
JUIZ DE FORA2008
É com grande prazer que dedico esse trabalho ao amigo José Maurício de Araujo Silva, um grande incentivador na minha carreira e uma pessoa que considero como um intermediador de Deus em minha vida. Que Deus lhe abençoe.
AGRADECIMENTOS
Apriori a Deus por estar presente toda hora em minha vida e
indiretamente proporcionar o conhecimento acessível.
A mim por esforço e dedicação, principalmente nas horas em que precisei
abrir mão da família, amigos, lazer para que fosse possível fazer cursos, e aprimorar
meus conhecimentos.
Aos meus pais pela educação e meus irmãos pelo companheirismo.
Agradeço também ao meu orientador pelos ensinamentos e ajuda nas
horas que precisei ao confeccionar este relatório.
Não poderia deixar de lembrar a grande amiga e incentivadora Thereza
Rampinelli que por diversas vezes compartilhou seus conhecimentos comigo.
RESUMO
O presente relatório monográfico de estágio supervisionado apresenta a
importância do uso dos sistemas de informação nas empresas e as vantagens que o
Centro de Integração Empresa Escola de Minas Gerais (CIEEMG) adquiriu com o
uso dos aplicativos de escritório Microsoft Office. Um sistema de informação recebe
insumos como entrada e produz informações como saída de forma confiável e
segura podendo ser definida como o método para prover informação, qualquer que
seja feito seu uso. Composto por cinco recursos principais: pessoas, hardware,
software, dados e redes, seus produtos devem ser vistos sob a ótica da qualidade
que consiste em atender três dimensões: tempo, forma e conteúdo. Dentre os
softwares classificados como aplicativos para finalidades gerais, encontra-se o
pacote Office que é composto por planilhas eletrônicas, editor de texto,
gerenciamento de banco de dados e apresentações gráficas e multimídias. Durante
a evolução do trabalho no CIEEMG de Juiz de Fora foi observado um cenário
arcaico composto por somente máquinas de escrever e todos os controles eram
feitos manualmente. Atualmente conta com quatro computadores interligados em
uma pequena rede onde de qualquer ponto podem-se realizar consultas sobre a
documentação de qualquer estudante. Todo o sistema foi desenvolvido no Microsoft
Excel vinculado com o Microsoft Word via mala direta para a impressão das
informações. Através do desenvolvimento desse Banco de Dados é possível obter
informações quanto ao número de estudantes que ingressam no Programa Estágio,
a participação de cada Instituição de Ensino, assim como os cursos mais procurados
e a média de bolsa auxílio concedida aos estagiários. É possível conhecer também o
aumento dessa remuneração concedida aos estudantes ao longo do tempo. Essa
ferramenta é fundamental para obter um maior controle de todos os processos,
agilizar a busca de informações para prestar um melhor serviço aos clientes e apoiar
o planejamento estratégico no CIEEMG em Juiz de Fora.
Palavras-chave: Sistemas de Informação. Banco de Dados. Microsoft Office.
Planilha Eletrônica
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 01 – Tipos de software................................................................................22
Figura 02 – Comparando sistemas de apoio à decisão e sistemas de informações gerenciais...........................................................................................24
Figura 03 – Relatórios gerados a partir do Banco de Dados principal...............28
Figura 04 – Gráfico da participação das escolas de nível médio........................30
Figura 05 – Gráfico da participação das faculdades............................................31
Figura 06 – Gráfico dos cursos de nível médio mais procurados......................32
Figura 07 – Gráfico dos cursos de nível superior mais procurados...................32
Figura 08 – Comparação das médias das bolsas auxílio 2006/2007...................33
Figura 09 – Variação das médias das bolsas auxílio.................................................34
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CIEEMG Centro de Integração Empresa Escola de Minas Gerais
BOPESJUF Balcão de Oportunidade de Estágio em Juiz de Fora
BOPES Balcão de Oportunidade de Estágios
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO....................................................................................111.1 Objetivo geral.....................................................................................................111.2 Objetivos específicos........................................................................................111.3 Metodologia........................................................................................................121.4 Justificativa........................................................................................................13
2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO...........................................................152.1 Conceito de sistemas e sistemas de informação...........................................152.2 Componentes de um sistema de informação..................................................162.2.1Recursos humanos...........................................................................................16
2.2.2Recursos de hardware......................................................................................17
2.2.3Recursos de software........................................................................................17
2.2.4Recursos de dados...........................................................................................18
2.2.5Recursos de rede..............................................................................................18
2.3 Produtos de sistemas de informação..............................................................192.4 Tipos de sistemas de informação....................................................................202.5 Tipos de software..............................................................................................212.6 Sistemas de informação e os processos organizacionais............................23
3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO.........................................253.1 O CIEEMG em Juiz de Fora...............................................................................26
4 RELAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS NO ESTÁGIO............274.1 Benchmarking....................................................................................................34
5 CONCLUSÃO......................................................................................35
REFERÊNCIAS......................................................................................36
1 INTRODUÇÃO
Este trabalho se destina à disciplina de Estágio Supervisionado do Curso
de Administração da Faculdade Metodista Granbery. Foi desenvolvido com base no
trabalho realizado desde 01 de agosto de 2005 e se encontra em desenvolvimento
até os dias atuais, visto que a administração de um Banco de Dados é um trabalho
evolutivo que vai se aperfeiçoando com o passar do tempo com a colaboração dos
usuários do sistema. Em função do envolvimento das atividades diárias
desempenhadas no CIEEMG, tornou-se possível o levantamento de todas as
informações e situações que facilitaram o entendimento e seus efeitos nos Sistemas
de Informação nas empresas, bem como a importância do Banco de Dados nas
mesmas.
1.1 Objetivo geral
Apresentar como os processos existentes no CIEEMG eram de forma
mecânica, analógica e lenta e a situação atual com o uso dos aplicativos de
escritório Microsoft Office, os quais possibilitaram o desenvolvimento de um Banco
de Dados armazenando registros, facilitando a busca dos dados, maior controle
sobre o processo administrativo e agilidade na correção de erros.
1.2 Objetivos específicos
a) Descrever os processos operacionais do CIEEMG.
b) Apresentar os principais conceitos relacionados a Sistema de Informação.
c) Demonstrar as informações alimentadas pelo Banco de Dados.
d) Apresentar as informações que são obtidas através dos relatórios.
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1.3 Metodologia
Sobre os tipos de pesquisas, Cervo e Bervian (2002, p. 64) comentam
que os diversos tipos de pesquisa surgiram com o “interesse e a curiosidade do
homem pelo saber levando-o a investigar a realidade sob os mais diversificados
aspectos e dimensões”.
Cervo e Bervian (2002) esclarecem que existe uma diferença na ênfase
que os autores dão a distinção entre a pesquisa pura e aplicada. Na primeira, o
pesquisador tem o saber como meta, buscando o conhecimento, já a seguinte o
investigador busca soluções para problemas concretos, sendo que ambas são
indispensáveis para o progresso das ciências e do homem.
Naturalmente existem inúmeros tipos de pesquisas, pois cada uma possui
suas peculiaridades próprias, mas os três tipos mais importantes de pesquisa são: a
experimental, a descritiva e a bibliográfica.
A pesquisa bibliográfica procura explicar um problema a partir de referências teóricas publicadas em documentos [...] é meio de formação por excelência e constitui o procedimento básico para os estudos monográficos, pelos quais se busca o domínio do estado da arte sobre determinado tema (CERVO e BERVIAN, 2002, p. 65-66).
Conforme classificação sobre os tipos de pesquisas, a apresentada neste
relatório é do tipo bibliográfica tendo como base teórica principal o livro de O’Brien
(2001), usado como referencial no 6º e 7º períodos do curso. Foram utilizadas
consultas nos manuais operacionais da empresa como: regimento interno, estatuto,
apostila de treinamento institucional atualizada em 2006 e sites da web.
Esta pesquisa consiste na análise e leitura das obras indicadas nas
referências. Assim, num primeiro momento, realizar-se-á uma ampla pesquisa
objetivando a revisão bibliográfica acerca dos conceitos, definições e demais
aspectos que dizem respeito aos sistemas de informações nas empresas,
procurando assim contribuir para o aprimoramento do conhecimento dos estudos e
experiências já existentes.
Outra importante fonte de informação reside nos arquivos da empresa e
na própria experiência diária de trabalho, onde o conhecimento acadêmico participa
de forma direta, inserida nas relações humanas.
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Juntamente a estas fontes está o aprendizado adquirido dentro de sala de
aula nesta Instituição de Ensino, contribuindo de forma significativa para este
relatório monográfico.
1.4 Justificativa
Com o crescimento das empresas apoiado no avanço das tecnologias é
cada vez mais necessário que a área de Tecnologia da Informação se mantenha
atualizada, mas isso por si só não basta, é necessário que os usuários saibam
operar o sistema. Isso demonstra que a informática deixou de ser opcional no
currículo das pessoas.
No decorrer do curso algumas matérias despertaram maior interesse
dentre elas, Sistemas de Informação, que fez refletir sobre meu curso e a área onde
pretendo especializar.
Ao desenvolver o projeto do relatório monográfico focado nesta área foi
possível sintetizar e simultaneamente expor minhas atividades desenvolvidas.
Outro fator que colaborou para a escolha do tema foi à atividade de
instrutor de informática que deixou claro como as pessoas ainda não estão
totalmente integradas com os recursos da Tecnologia da Informação.
Ao iniciar minhas atividades no CIEEMG em agosto de 2005, tão logo foi
possível, programei o uso do microcomputador para agilizar algumas rotinas e foi
possível observar como essa ferramenta auxiliou as operações, os controles de
documentos e os processos internos.
O uso da ferramenta deixou de ser opcional e passou a ser fundamental,
nos tornando dependentes das máquinas e os processos passaram a depender de
novas idéias e modificações para se adequar ao volume de informações que está
suportando. Todo o fluxo de documentos passou a ser controlado com o auxílio
desses recursos.
Atualmente, contamos com o apoio de quatro microcomputadores
interligados em uma rede interna nas seguintes disposições: um micro na recepção
para consultas e protocolo de entrega de documentos; outra máquina que é usada
pelo estagiário que cuida da digitação dos Termos de Compromisso de Estágio, no
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período da manhã, e na parte da tarde a máquina fica disponível para consultas e
digitação de memorandos; uma com a supervisora que tem acesso a todos os
arquivos e todas as máquinas e também é utilizada para acesso à Internet e contato
com clientes, por último um microcomputador na minha mesa que é utilizado para o
controle financeiro, consultas, contato com clientes e emissão de recibos.
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2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Ao analisar as estruturas sociais atuais, verifica-se uma quantidade
enorme de relacionamentos entre os diversos componentes da sociedade. Dentro
das organizações os diversos setores participam de forma sistêmica para o
desenvolvimento de suas atividades.
2.1 Conceito de sistemas e sistemas de informação
Em um sistema, várias partes trabalham juntas visando um objetivo em
comum. Os Sistemas de Informação não são diferentes, porém o objetivo é um fluxo
mais confiável e menos burocrático das informações possibilitando acesso rápido às
informações, garantia de integridade, veracidade da informação e de segurança de
acesso à informação.
O que é um sistema?
Segundo O’Brien
Sistema pode ser definido simplesmente como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado. Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. Esse tipo de sistema, conhecido como sistema dinâmico possui três componentes: entrada, processamento e saída. (O’BRIEN, 2001, p. 17).
Para Laudon e Laudon
Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões além de dar suporte. (LAUDON e LAUDON, 2004, p. 7).
Na literatura encontram-se diversos conceitos para sistemas, os quais
têm como base a interação de partes de um todo. Encontra-se também
conceituações a respeito de suas atividades, o que pode abranger entradas,
processamentos e saídas, eventualmente armazenamento, controle e feedback.
Conforme O’BRIEN (2001).
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Um sistema de produção recebe matérias-primas como entrada e produz bens acabados como saída. Um sistema de informação também é um sistema que recebe recursos (dados) como entrada e os processa em produtos (informação) como saída. (O’BRIEN, 2001, p. 17).
Um Sistema de Informação pode ser definido como todo sistema usado
para prover informação (incluindo o seu processamento), qualquer que seja o uso
feito dessa informação.
Um sistema de informação possui vários elementos inter-relacionados
que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os
dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback.
Dificilmente um Sistema de Informação de grande porte sobrevive
atualmente sem estar informatizado, o que por si só não elimina o fator humano no
processo. É a interação dos componentes da Tecnologia da Informação (TI) com o
componente humano que faz com que um Sistema de Informação tenha
funcionalidade e utilidade para a organização.
2.2 Componentes de um sistema de informação
Um Sistema de Informação consiste em cinco recursos principais:
pessoas, hardware, software, dados e redes. Tal estrutura poderá ser encontrada
diferentemente de acordo com o autor pesquisado.
2.2.1 Recursos humanos
São pessoas que compõem todo o sistema administrativo burocrático de
uma organização. Podem ser classificados como usuários quando apenas utilizam o
recurso para obter informações ou especialistas quando são formados por gerentes,
programadores, técnicos e administradores do sistema.
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São necessárias pessoas para a operação de todos os sistemas de informação. Esses recursos humanos incluem os usuários finais – pessoas que utilizam um sistema de informação ou a informação que ele produz – e os especialistas em Sistemas de Informação – pessoas que desenvolvem e operam sistemas de informação gerencial, técnico e administrativo de SI. (O’BRIEN, 2001, p. 21).
2.2.2 Recursos de hardware
É todo o tipo de dispositivo físico, incluindo máquina e equipamentos que
estejam à disposição dos usuários, sejam para a inserção de dados ou apenas
consulta. Através desses é transformado qualquer tipo de dado em informação.
Inclui todos os dispositivos físicos e equipamentos utilizados no processo de informações. [...] inclui não apenas máquinas [...] mas também todos os objetos tangíveis nos quais são registrados dados, desde folhas de papel até discos magnéticos. (O’BRIEN, 2001, p. 22).
2.2.3 Recursos de software
É tudo o que está em funcionamento no computador, mas não pode tocar
e nem sentir. Formado por um conjunto de instruções escritas em linguagem de
programação com o objetivo de fazer com que os equipamentos informatizados
executem tarefas. São eles que sustentam todo o funcionamento do hardware.
[...] Inclui todos os conjuntos de instruções de processamento da informação [...] não só os conjuntos de instruções operacionais chamados programas que dirigem e controlam o hardware, mas também os conjuntos de instruções de processamento da informação requisitada por pessoas, chamado procedimentos. (O’BRIEN, 2001, p. 22).
[...] Mesmos os sistemas de informação que não usam computadores contêm um componente de recurso de software. Todos requerem recursos na forma de instruções e procedimentos de processamento da informação a fim de captar, processar e disseminar corretamente a informação aos seus usuários. (O’BRIEN, 2001, p. 22).
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2.2.4 Recursos de dados
É a matéria-prima para obter a informação. Dados que podem assumir
diversas formas: dados alfanuméricos, imagens, textos, áudios e vídeos. O conjunto
desses dados armazenados e organizados será fundamental para no futuro obter a
informação desejada através de relatórios, sejam eles semanais, mensais ou anuais.
Essa é uma ferramenta muito importante para a tomada de decisão gerencial. Um
dado inserido no sistema de forma errada ou com vários sentidos poderá acarretar
em uma informação duvidosa.
Dados são mais do que a matéria-prima dos sistemas de informação. [...] Podem assumir diversas formas, entre as quais a de dados alfanuméricos tradicionais [...] e outros que descrevem transações de negócios e outros eventos e entidades. (O’BRIEN, 2001, p. 22).
[...] dados de texto, [...] dados de imagem, [...] dados auditivos, a voz humana e outros sons, também são formas importantes de dados. (O’BRIEN, 2001, p. 22).
[...] são fatos ou observações crus, normalmente sobre fenômenos físicos ou transações de negócios. (O’BRIEN, 2001, p. 23).
2.2.5 Recursos de rede
Esse recurso é mais uma ferramenta importante nos conceitos de sistema
de informação. Através da rede, junto com os recursos de hardware, software e
recursos humanos é possível interligar várias áreas da organização. A conexão
entre as máquinas poderá ser feita através de cabos coaxial, fibra ótica ou até
mesmo sem fio algum por meio da tecnologia wireless fidelity1 (wi-fi).
São um componente de recurso fundamental de todos os sistemas de informação. [...] Redes de telecomunicações consistem em computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos
1 Wireless Fidelity – Tecnologia de interconexão entre dispositivos sem fio.
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Interconectados por mídia de comunicações e controlados por software de comunicações. [...] a Internet, intranets e extranets tornam-se essenciais ao sucesso de operações de todos os tipos de organizações e de seus sistemas de informação computadorizados. (O’BRIEN, 2001, p. 23).
2.3 Produtos de sistemas de informação
Os produtos de informação são os resultados obtidos através do
processamento de dados, ou seja, a matéria-prima. Conforme exemplo citado no
item recursos de dados, um usuário alimenta diariamente um sistema quando efetua
uma venda, no final de um período será possível obter um relatório sabendo o
número de vendas, quantidade de produtos devolvidos e até mesmo o tempo que o
produto demorou a ser vendido.
Para O’Brien (2001, p. 25) o objetivo dos sistemas de informação é a produção de produtos de informação apropriados para os usuários finais. Alguns exemplos são mensagens, relatórios, formulários e imagens gráficas, que podem ser fornecidos por monitores de vídeo, resposta em áudio, produtos de papel e multimídia.
Os produtos de sistemas de informação devem ser vistos sob a ótica da
qualidade. O conceito de qualidade engloba três dimensões: tempo, forma e
conteúdo. É relativa ao que a organização se propõe, qual o nível de serviço
pretende prestar, qual o produto e a durabilidade dele. Tratando-se de informação, a
que possui qualidade é a clara, objetiva, sem dupla interpretação e de fácil acesso.
O’Brien (2001) defende que a informação deve ser fornecida quando necessária e quantas vezes forem necessárias, de forma atualizada, conter informações sobre períodos passados, presentes e futuros. Estar isenta de erros e como está relacionada a uma necessidade de um receptor, deve ser fornecida quando necessária e apenas o que for necessário. Deve ser fácil de compreender podendo ser fornecida de forma detalhada ou resumida, podendo ser apresentada na forma de documentos impressos, monitores de vídeo ou outras mídias.
2.4 Tipos de sistemas de informação
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Existem vários tipos de sistemas de informação, dentre eles destacamos:
o Enterprise Resource Planning (ERP). Os sistemas ERP podem ser definidos como
sistemas de informação integrados adquiridos na forma de um pacote de software
comercial, com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma
empresa.
Encontra-se na literatura diversas classificações para sistemas de
informações, dentre as quais as abaixo citadas:
a) Os Sistemas de Gestão de Suprimentos visam controlar produtos,
peças, matérias-primas, materiais, composição e fluxo de materiais por toda a
cadeia produtiva.
b) Os Sistemas de Informações Gerenciais surgiram com o intuito de
auxiliar os gerentes em suas funções. O objetivo é fornecer informações para a
tomada de decisões. As informações podem ser em forma de texto, números, figuras
ou gráficos que nesse último caso são preferidos pelos administradores, pois
oferece maiores informações em menor espaço. O importante é que o relatório
tenha um nível de detalhe adequado ao usuário.
c) Sistemas de Apoio à Decisão recebem como entrada, alternativas para
solução de um problema e desenvolvem as conseqüências para cada alternativa,
assim o administrador pode avaliar qual a melhor alternativa.
d) Sistemas de Workflow2 permitem o planejamento e controle do fluxo de
trabalho e o roteamento automático dos documentos.
e) Os Sistemas de Data Warehouse3 funcionam como armazém de dados
e agilizam a tomada de decisões sem onerar bases transacionais. Funcionam como
uma base de dados centralizada preenchida com dados copiados a partir de bases
remotas e distribuídas.
2 Workflow – Seqüência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de um negócio.3 Data Warehouse – Conjunto integrados de dados extraídos de banco de dados operacionais.
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f) Sistemas de Database4 e Marketing armazenam informações sobre
clientes com o objetivo de fazer o marketing direto ou de precisão além de permitir
criar perfis de clientes para segmentação.
g) Sistemas de Customer Relationship Management5(CRM) possibilitam
identificar clientes em tempo real para melhorar atendimento e aumentar o
relacionamento.
2.5 Tipos de software
Quando um microcomputador é adquirido, na realidade não está pronto
para uso, isso porque parte do equipamento é composta por um elemento não
visível chamado de software. O software nada mais é do que uma série de
instruções escritas de modo que o microprocessador entenda o que deve ser feito,
ao passo que o hardware é efetivamente o microcomputador que conhecemos que
inclui as placas e dispositivos eletro-eletrônicos que são responsáveis pela vida do
equipamento.
Os Softwares podem ser classificados em dois tipos: software aplicativo e
software de sistemas. O primeiro executa tarefas de processamento de informações
para usuários finais enquanto o outro apóia as operações de sistemas e rede de
computadores. (O’BRIEN, 2001).
O software aplicativo subdivide-se em duas partes: para finalidades gerais
englobando correio eletrônico, processamento de texto, planilhas eletrônicas,
gerenciamento de banco de dados, gráficos de apresentação e também para
finalidades específicas como aplicativos para contabilidade empresarial,
gerenciamento de vendas, processo de transações e comércio eletrônico. (O’BRIEN,
2001).
Software de sistemas se divide em duas partes: gerenciamento de
sistemas e desenvolvimento. O primeiro é formado pelos sistemas operacionais,
programas de gerenciamento de redes, gerenciamento de banco de dados e
4 Database – Ferramenta do Marketing utilizada para a segmentação de grupo de consumidores.5 CRM – sistema integrado de gestão focado no cliente
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utilitários de sistemas, o segundo por tradutores de linguagens de programação,
editores e ferramentas. (O’BRIEN, 2001).
A figura 01, a seguir, resume as principais categorias de softwares
aplicativos e de sistemas.
Figura 01 – Tipos de softwareFonte: O’Brien, 2001 p. 77.
Dentre dos tipos de softwares classificados como aplicativos para
finalidades gerais encontramos o pacote Office que contém ferramentas importantes
na criação e manutenção do banco de dados. Composto por ferramentas de
produção de texto, elaboração de tabelas, apresentações gráficas que facilitam no
processo decisório das empresas. Seus recursos são amplos e versáteis podendo
ser explorado de acordo com os conhecimentos e a imaginação do usuário. As
principais ferramentas são:
a) As Planilhas Eletrônicas
[...] usadas para análise, planejamento e modelagem dos negócios, as planilhas eletrônicas são compostas de um modelo de linhas e colunas que são armazenadas em seu PC [...] O desenvolvimento consiste na montagem de relações (fórmulas) que serão utilizadas no modelo. Em resposta aos dados que você introduzir, o computador realiza os cálculos necessários com base nas fórmulas que você definiu na planilha e exibe imediatamente os resultados. (O’BRIEN, 2001, p. 83).
b) Gerenciamento de Banco de Dados
As versões dos programas de gerenciamento de banco de dados para computadores tornaram-se tão populares que são agora encaradas como pacote de software para aplicações gerais. [...] A maioria dos gerenciadores de banco de dados pode realizar quatro tarefas básicas: [...] desenvolvimento, consulta, manutenção e desenvolvimento de aplicação. (O’BRIEN, 2001, p. 83).
Software
SoftwareAplicativo
Software deSistemas
Programas de Gerenciamento de
Sistemas
Programas Aplicativos para
Finalidades Gerais
Programas Aplicativos Específicos
Programas de Desenvolvimento de
Sistemas
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c) Apresentações Gráficas e Multimídia
O Microsoft PowerPoint é um programa utilizado para edição e exibição de
apresentações gráficas no sistema operacional Windows. Para criar apresentações gráficas,
dispõe de processamento de textos, estrutura de tópicos, modelos, desenhos, assistentes,
gráficos e vários tipos de ferramentas para expressar idéias nas apresentações. É um
programa que permite a criação e exibição de apresentações, cujo objetivo é informar sobre
um determinado tema, podendo usar imagens, sons e textos que podem ser animados de
diferentes maneiras.
Os gráficos de apresentação têm se mostrado mais eficazes do que as apresentações de dados numéricos em tabelas para relatar e comunicar nas mídias de propaganda, relatórios administrativos ou outras apresentações na empresa. (O’BRIEN, 2001, p. 84).
2.6 Sistemas de informação e os processos organizacionais
A construção de um Banco de Dados, mantê-lo atualizado e padronizado
é uma ferramenta dos sistemas de informação de grande valor para uma
organização. Com a mudança da digitação dos Termos de Compromisso de Estágio
das máquinas de escrever para os microcomputadores, observa-se ao longo do
tempo a evolução do trabalho através dos relatórios que as ferramentas
disponibilizam para os usuários.
Para O’Brien (2001), os níveis de tomada de decisão gerencial existem,
mas seu tamanho, forma e participantes continuam a mudar à medida que evoluem
as estruturas organizacionais de hoje.
Podem-se considerar três níveis no processo decisório organizacional, a
saber:
a) Administração estratégica
Normalmente, um conselho de diretores e um comitê executivo do presidente e principais executivos desenvolvem as metas globais, estratégias, políticas e objetivos da organização como parte de um processo de planejamento estratégico. (O’BRIEN, 2001, p. 247).
b) Administração tática
Cada vez mais, as equipes autodirigidas, bem como os gerentes de unidades de negócios, desenvolvem planos de curto e médio prazo, programações e orçamentos e especificam as políticas,
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procedimentos e objetivos de negócios para as subunidades da organização. Eles também distribuem recursos e monitoram o desempenho de suas subunidades organizacionais, como departamentos, divisões, equipes de processo e outros grupos de trabalho. (O’BRIEN, 2001, p. 247).
c) Administração operacional
Os membros das equipes autodirigidas ou os gerentes de operações desenvolvem planos de curto prazo como os programas de produção semanal. Eles dirigem o uso de recursos e o desempenho das tarefas de acordo com os procedimentos e dentro dos orçamentos e programações que eles definem para as equipes e outros grupos de trabalho da organização. (O’BRIEN, 2001, p. 247).
O uso de um sistema de apoio à decisão envolve um processo interativo
de modelagem analítica. Utilizar um pacote de software Decision Support System6
(DSS) para apoio à decisão, pode resultar em uma série de telas em resposta às
mudanças. (O’BRIEN, 2001).
Os DSS são uma das principais categorias de sistemas de apoio
gerencial. São sistemas de informação computadorizados que fornecem aos
gerentes apoio interativo de informações durante o processo da tomada de decisão.
(O’BRIEN, 2001).
A figura 02 a seguir relata sobre os sistemas de informações gerenciais e
os sistemas de apoio a decisão fazendo uma comparação quanto a decisão, forma e
formato das informações e metodologia dos processamentos destas.
Sistemas deInformações Gerenciais
Sistemas deApoio à Decisão
Apoio à decisão fornecido Fornecem informações sobre o desempenho da organização
Fornecem informações e técnicas de apoio à decisão para analisar problemas ou oportunidades específicos
Forma e freqüência das informações
Periódicas, de exceção, por demanda e relatórios e respostas em pilha.
Consulta e resposta interativas
Formato das informações Formato pré-especificado, fixo.
Formato ad hoc, flexível e adaptável.
Metodologia de processamento das informações
Informações produzidas por extração e manipulação de dados dos negócios
Informações produzidas por modelagem analítica de dados dos negócios
Figura 02 – Comparando sistemas de apoio à decisão e sistemas de informações gerenciaisFonte: O’Brien, 2001 p. 253.
6 Decision Support System – Sistema de apoio à decisão
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3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
O CIEE em Minas Gerais nasceu em 1977, com a determinação de um
professor, Waldemar Dornas, que verificou a necessidade de criar uma instituição
que ajudasse a inserir os estudantes no mercado de trabalho, ou seja, um centro de
integração empresa-escola. Foi quando Dornas descobriu que em São Paulo já
havia um Centro nos mesmos modelos que ele pensava, pelo que ele decidiu buscar
mais informações e estabelecer contatos com este Centro, o que foi primordial para
a fundação do CIEEMG.
Sua missão é promover o intercâmbio entre as empresas e escolas
(públicas e privadas) buscando oportunidades de estágio para estudantes do Ensino
Médio (educação geral-profissional) e de Educação Superior.
Seus objetivos são motivar, sensibilizar, integrar, articular, complementar
e subsidiar os componentes do sistema de formação (sendo a escola responsável
pela formação do ser humano) e o sistema de absorção (necessidade da empresa
em absorver esses recursos humanos).
É uma associação de direito privado, beneficente de assistência social
nos setores atinentes ao desenvolvimento dos processos de formação profissional,
técnica, cultural e científica. De utilidade pública, sem intuito lucrativo suas ações
possuem caráter educativo, cultural e técnico/científico desenvolvendo apoio às
instituições educacionais e empresariais, particulares e públicas. Portanto, é uma
entidade que promove a inserção dos estudantes no mercado de trabalho através de
oportunidades de estágios em diversos segmentos da economia.
Entidade filantrópica, mantida pelo empresariado (sobrevive através de
contribuições mensais dos empresários que contratam estagiários). Tem como seu
maior objetivo encontrar, para os estudantes de nível médio, técnico e superior, uma
oportunidade de estágio que os auxiliem a colocar em prática tudo o que aprendem
em sala de aula.
O CIEEMG está presente no mercado há vinte e oito anos com atividades
operacionais e o Programa Estágios já beneficiou cerca de cento e oitenta mil
estudantes mineiros. Deve-se partir do princípio de que a maioria das organizações
25
quer ter treinamento em serviço e preparar seus próprios funcionários, de acordo
com sua filosofia de trabalho, sendo que o estágio permite isso.
Os empresários são os principais interessados nestes processos e estão
enxergando que acreditar no estudante é um investimento sadio, que realimenta seu
quadro de pessoal com funcionários cada vez mais comprometidos com a qualidade
dos serviços prestados.
O CIEEMG, visando subsidiar empresas e escolas, instituiu o Plano
Diretor de uma Coordenadoria de Programas de Estágio para Estudantes de Ensino
Médio (educação geral-profissional) e Educação Superior – PDCES, dentro das
empresas, assim todas as partes envolvidas no processo contribuem para manter o
programa de estágio com qualidade e dentro das determinações legais.
O PDCES permite apoiar o coordenador na Instituição de Ensino e o
supervisor da área na empresa, no acompanhamento de todo o processo avaliando
melhor a qualidade do estágio tirando dúvidas do estudante garantindo o
cumprimento do programa e apoiando a empresa em uma eventual fiscalização.
3.1 O CIEEMG em Juiz de Fora
Em Juiz de Fora, o CIEEMG está localizado na praça Dr. João Penido,
52, centro, nas instalações da Associação Comercial Empresarial de Juiz de Fora.
Durante os vinte e oito anos do CIEEMG é possível perceber a satisfação
dos empresários que adotam o Programa de Estágio, que é um projeto de ação
social e de reciprocidade. A balança não pode pender para um só lado, tem que
haver equilíbrio. Por isso, os órgãos da classe empresarial têm um papel
preponderante neste processo, o que ajuda a sustentar essa ação social altamente
significativa. Essa sinergia possibilita que a maioria dos estagiários, logo após o
término do estágio tenha acesso ao primeiro emprego.
Conta hoje com oito colaboradores divididos em uma supervisora, dois
funcionários, quatro estagiários com carga de quatro horas diárias e um estagiário
com carga de seis horas diárias.
26
4 RELAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS NO ESTÁGIO
As atividades relacionadas abaixo, referem-se à função de Auxiliar de
Processador I no CIEEMG – BOPESJUF: auxiliar nas rotinas de contratação e
rescisão de contrato de estagiários; visitar e estabelecer contatos com empresas
ampliando a atividade do Programa Estágio na Zona da Mata; desenvolvimento e
administração do Banco de Dados, agilizando, otimizando e aperfeiçoando o
controle de pagamentos; cadastro de empresas/estudantes e relatórios mensais de
produtividade; desenvolvimento de apresentações para palestras de conscientização
para os estudantes e os empresários de Juiz de Fora e região.
A três anos, o cenário era arcaico, composto por três máquinas de
escrever, poucos telefones e alguns processos precisavam ser melhorados para se
tornarem mais ágeis.
O processo administrativo do CIEEMG é composto de muitos papéis,
porém essa burocracia toda é necessária para maior segurança dos empresários
que contratam estagiários. É necessário autorização da empresa por escrito,
declaração da Instituição de Ensino e no caso de estudantes de ensino médio é
necessário ainda um certificado de algum curso de qualificação, visto que estes
estudantes possuem apenas conhecimentos gerais.
A primeira providência tomada foi conseguir a liberação de um
microcomputador para o CIEEMG de Juiz de Fora. Tão logo surgiu a idéia de montar
um Banco de Dados, que digitando poucos dados trouxesse as informações
necessárias para a impressão dos contratos. Elaborei um Banco de Dados formado
por quatro partes: dados de empresas, dados das instituições de ensino, dados dos
estudantes e dados gerais.
Na organização do Banco de Dados principal foi possível montar uma
estrutura, que quando digitamos o CNPJ da empresa a ferramenta completa os
dados da mesma e tão logo digitamos o nome da escola as informações também se
completam. As informações dos estudantes poderiam ser semi-automáticas como os
outros, desde que todo o cadastro de estudante fosse realizado no balcão.
O Banco de Dados depois de elaborado alimenta a impressão de alguns
documentos conforme figura 03 a seguir.
27
Figura 03 – Relatórios gerados a partir do Banco de Dados principal
Com essa estrutura, cada Termo de Compromisso passou a ser único e
ficou fácil quando algum contrato é impresso errado ou muda alguma informação
antes do início do estágio.
Para qualquer alteração ao Termo de Compromisso de Estágio é
necessário elaborar um Termo Aditivo ao contrato. Para essas alterações foi
elaborada uma nova planilha que alimentará outros relatórios. Essas alterações
podem ser: mudanças de horário, atividades e prorrogações de contrato.
A idéia inicial era unir o Banco de Dados de Contrato com o de Termo
Aditivo, uma vez que eles possuem informações semelhantes, mas as fórmulas
ficaram extensas e sobrecarregariam as máquinas. Sendo assim, tornou-se mais
viável separar as informações, todavia um arquivo depende do outro.
Todo o sistema foi desenvolvido com base no Microsoft Excel exportando
as informações via mala-direta para o Microsoft Word.
Além de criar o Banco de Dados os recursos do pacote Microsoft Office
proporcionou criar modelos de documentos para digitação de memorandos que são
enviados para a sede em Belo Horizonte, diariamente, sendo assim fica padronizada
a comunicação e a localização de um assunto tratado anteriormente, bem como a
facilidade de corrigir algum erro e a impressão de uma segunda via que serve como
controle interno.
Outro recurso usado é o Microsoft PowerPoint para a elaboração de
apresentações para palestras. Ao longo do semestre e para cada curso é elaborada
uma palestra específica. Esse recurso permite mudanças a qualquer momento e
dinamiza o tema, inserindo músicas durante as apresentações e até pequenos
filmes que são desenvolvidos com o recurso do Windows Movie Maker.
Banco de Dados
Autorização da Empresa Contratante
Termo de Compromisso
de Estágio
Formulário de Bolsa Auxílio
Certificado de Seguro
Termo de Responsabilidade
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Todas essas apresentações são guardadas como arquivo para servir de
comparação e oportunidade de melhorias para as próximas palestras.
Recentemente foi liberado para o CIEEMG de Juiz de Fora, o acesso a
Internet via banda larga. Este recurso possibilitou mais um avanço na comunicação
com o nosso público alvo, estudantes e empresários, facilitando a nossa missão de
ser um agente de integração.
Elaboramos uma apresentação sucinta contendo todas as informações
sobre o Centro de Integração em Juiz de Fora e que são enviadas as empresas
como primeiro contato com o empresariado. Essa apresentação é enviada via e-
mail, junto segue o termo de convênio e a ficha de visita técnica. Assim, no encontro
entre um representante do CIEEMG e a empresa, a comunicação fica mais clara,
pois o empresário já possui informações sobre o CIEEMG. De posse dos
documentos preenchidos pela empresa com as informações, quando da visita de um
consultor do CIEEMG, estes lhe são entregues e o mesmo providenciará sua
homologação junto a nossa sede em Belo Horizonte.
Atualmente, assumi a responsabilidade pelo departamento financeiro de
Juiz de Fora com o objetivo de centralizar todos os pagamentos. Dentre as
responsabilidades consiste conferir as folhas de freqüência, observando se falta o
pagamento de algum estagiário e emitir recibo institucional. No final do dia é
elaborada uma planilha de pagamento, para o setor financeiro em Belo Horizonte
processar a liberação da Bolsa Auxílio. Quando o estudante atrasa a entrega de
algum documento para o CIEEMG o setor financeiro bloqueia a Bolsa Auxílio até a
regularização da pendência. Dentre outras, depois de regularizada a pendência, fica
sob minha responsabilidade entrar em contato com o setor para que seja liberado o
pagamento.
Mensalmente recebemos relatórios de inadimplência de empresas, onde
deve-se estudar o débito e identificar se é falta de algum documento para dar baixa
ou o pagamento foi efetuado diretamente nas mãos do estudante e a empresa não
repassou a informação para o CIEEMG. Nos casos de falta de pagamento, entra-se
em contato as empresas para resolver o débito.
Diariamente, recebemos relatórios com a relação dos estudantes que
estão recebendo a Bolsa Auxílio e os que não receberam a Bolsa Auxílio por estar
pendente com algum documento. Nesses casos a informatização do nosso controle
agilizou muito essa tarefa, pois respondemos esse documento para o setor
29
financeiro informando em que dia e o número do memorando que foi enviado a
documentação para o setor responsável, assim os funcionários do CIEEMG em Belo
Horizonte providenciam o cadastro do estudante no sistema para liberar o
pagamento da Bolsa Auxílio o mais rápido possível.
Os gráficos abaixo mostram algumas informações que são possíveis de
ser obtidas através dos relatórios.
A figura 04 mostra a participação percentual de cada Instituição de Ensino
de nível médio de Juiz de Fora e Região no ingresso de seus estudantes no
programa de estágio.
Figura 04 – Gráfico da participação das escolas de nível médio
O estágio proporciona para o estudante um conhecimento prático sobre o
que é estudado em sala de aula, aprimora suas habilidades, os conhecimentos
práticos e o relacionamento com pessoas – o que é importante para um bom futuro
profissional, abrindo portas para o mercado de trabalho.
Algumas empresas utilizam a atividade de estágio para prepararem seus
futuros funcionários. Desde o início treinam a pessoa para desenvolver atividades
nos moldes que a empresa precisa e no momento certo, muitas vezes antes do
término do contrato efetiva o estagiário em regime de CLT.
As informações apresentadas nos gráficos deste relatório servem para a
tomada de decisão das Instituições de Ensino Superior de Juiz de Fora, uma vez
Participação das Escolas - 2006/200710%
9%
8%
6%
4%4%
4%3%2%
48%
Colégio Técnico Universitário
Colégio Pio XII
Instituto Estadual de Educação
E.E. Delfim Moreira
Senai
E.E. Cônego Joaquim Monteiro
E.E. Francisco Antônio Pires
E.E. Sebastião Patrus de Souza
E.E. Prof. José Sant'Clair
Escola Elizabeth Rombach
Demais Escolas
30
2%
que quanto mais seus alunos estiverem estagiando ou trabalhando melhor está a
sua aceitação no mercado de trabalho e agrega valor a marca da Instituição.
Conforme figura 05 podemos observar a participação da Universidade
Federal de Juiz de Fora com 25% de alunos estagiando do total. Se considerarmos
o número de alunos e faculdades que ela possui, esse número é relativamente
baixo, principalmente comparado com a segunda e a terceira colocadas que
somadas ultrapassam a mesma.
Participação das Faculdades - 2006/2007
25%
15%
12%11%
8%
6%
6%
4%
4%8%1%UFJF
UNIPAC
ESTÁCIO
CES
GRANBERY
MACHADO SOBRINHO
UNIVERSO
VIANNA JUNIOR
FACSUM
Inst. Sup. de Ed. Carlos Chagas
Demais Faculdades
Figura 05 – Gráfico da participação das faculdades
Os gráficos anteriores demonstraram a origem das entrantes no mercado
de trabalho segundo as Instituições de Ensino Superior e Médio e a participação de
cada uma no ingresso dos estudantes no mercado de trabalho. Vale ressaltar a
grande participação das escolas estaduais no processo. Constatamos com isso que
a atividade de estágio não funciona apenas como uma forma de aprendizado
profissional, mas também uma forma de complementação da renda familiar.
As figuras 06 e 07 demonstram a participação dos cursos de nível médio
e superior respectivamente no mercado nos anos de 2006 até 2007.
31
Figura 06 – Gráfico dos cursos de nível médio mais procurados.
Cursos mais procurados - Nivel Superior - 2006/2007
28%
11%
7%6%5%5%
4%
4%
3%3%
24%
Administração
Pedagogia
Direito
Comunicação Social
Medicina
Normal Superior
Ciências Contábeis
Sistemas de Informação
Farmácia e Bioquímica
Ciências Econômicas
Demais Cursos
Figura 07 – Gráfico dos cursos de nível superior mais procurados
Nossa cidade possui várias faculdades com o curso de Administração e
esses estudantes são os mais solicitados pelas empresas, atualmente, em Juiz de
Fora, pois sua área de atuação é ampla. Esse fato é bom para os estudantes, uma
vez que são geradas muitas oportunidades de estágio e os estudantes podem
aprender na prática os conhecimentos adquiridos em sala de aula. O curso de
Pedagogia também possui participação considerável conforme figura 07. Existe uma
grande quantidade de escolinhas de primário na cidade e essas absorvem boa parte
desses estudantes para fazer estágio.
Conforme relatado anteriormente, os estudantes do curso de
administração são os mais solicitados pelas empresas atualmente, a bolsa oferecida
a eles, em média, não superou R$350,00 até o ano de 2007, conforme figura 08. O
Cursos mais procurados - Nível Médio - 2006/2007
64%8%
4%
3%3%3%
2%2%2%
2% 7%Ensino MédioTéc. em InformáticaTéc. em EnfermagemMagistérioTéc. em EletrônicaTéc. em MecânicaTéc. em Segurança do TrabalhoTéc. em EletromecânicaTéc. em EdificaçõesTéc. em QuímicaDemais Cursos
32
curso de Ciências Contábeis oferece em média uma remuneração melhor,
destacando-se como a maior média dentro os cursos superiores em 2007. Esse fato
coincide com o número menor de alunos na cidade, fazendo com que a oferta
diminua e a remuneração aumente na intenção de segurar os talentos na empresa.
Por lei, os estudantes de Ensino Médio só podem estagiar quatro horas
diárias, o que faz com que as empresas remunerem em média meio salário mínimo.
Muitas vezes percebemos nos atendimentos no balcão que os estudantes de nível
médio começam a fazer estágio como uma forma de complementar a renda e
mesmo que seja pouco, representa uma folga financeira para a família.
A figura 08 mostra uma comparação dos valores médios de Bolsa Auxílio
entre os anos de 2006 e 2007 dos cursos mais procurados para estágio na cidade.
Curso 2006 2007 Curso 2006 2007Ensino Médio R$ 175,19 R$ 190,49 Administração R$ 314,47 R$ 349,74 Téc. Em Informática R$ 233,38 R$ 267,12 Pedagogia R$ 231,84 R$ 245,91 Téc. Em Enfermagem R$ 166,59 R$ 172,00 Direito R$ 258,66 R$ 295,22 Magistério R$ 191,68 R$ 212,25 Comunicação Social R$ 279,10 R$ 290,34 Téc. Em Eletrônica R$ 282,50 R$ 281,93 Medicina R$ 226,11 R$ 227,27 Téc. Em Mecânica R$ 335,71 R$ 349,68 Normal Superior R$ 226,39 R$ 207,50 Téc. Em Seg. Trabalho R$ 153,73 R$ 278,13 Ciências Contábeis R$ 313,85 R$ 369,20 Téc. Em Eletromecânica R$ 223,19 R$ 377,29 Sistemas de Informação R$ 256,52 R$ 325,37 Téc. Em Edificações R$ 145,99 R$ 193,00 Farmácia e Bioquímica R$ 183,78 R$ 173,86 Téc. Em Química R$ 354,62 R$ 320,60 Ciências Econômicas R$ 321,35 R$ 316,05
Figura 08 – Comparação das médias das bolsas auxílio 2006/2007
Com os dados dos anos de 2006 e 2007 foi possível calcular a variação
das médias de bolsas auxílio oferecida aos estudantes, conforme figura 09 a seguir.
Alguns cursos tiveram um aumento na média representativo, comparado ao
aumento do salário mínimo que foi de 8,5% do ano de 2006 para 2007 e em
contrapartida outros apresentaram uma queda. Algumas variáveis podem interferir
nessa queda, sendo um motivo possível a não obrigatoriedade de remuneração o
que faz com que a média reduza.
33
Curso Variação Curso VariaçãoEnsino Médio 8,74% Administração 11,21%Téc. Em Informática 14,46% Pedagogia 6,07%Téc. Em Enfermagem 3,25% Direito 14,13%Magistério 10,73% Comunicação Social 4,03%Téc. Em Eletrônica -0,20% Medicina 0,52%Téc. Em Mecânica 4,16% Normal Superior -8,34%Téc. Em Seg. Trabalho 80,92% Ciências Contábeis 17,64%Téc. Em Eletromecânica 69,04% Sistemas de Informação 26,84%Téc. Em Edificações 32,20% Farmácia e Bioquímica -5,40%Téc. Em Química -9,59% Ciências Econômicas -1,65%
Figura 09 – Variação das médias das bolsas auxílio
4.1 Benchmarking
Durante minhas férias, que foram gozadas no mês de Janeiro deste ano,
fui ao CIEEMG de Varginha a convite do supervisor. Foi solicitado que instalasse os
mesmos controles que são usados em Juiz de Fora, pois é um sistema simples e
apresenta bons resultados.
Em Belo Horizonte e algumas cidades já funcionam com um sistema
ERP, o qual contém todas as informações sobre os estudantes já cadastrados,
Instituições de Ensino e empresas. Através desse sistema, quando da viagem a
Varginha, foi possível importar os dados do programa, salvar no formato compatível
com o Microsoft Excel e já inserir na planilha do Banco de Dados do BOPES,
facilitando ainda mais a digitação dos contratos, uma vez que não será necessário
inserir todas as informações para o funcionamento da ferramenta.
Observei também, como é feito o processo operacional do balcão de
Varginha e percebi que mesmo se tratando da mesma empresa, a rotina, os
controles, o modo de atender as pessoas e os costumes da região são diferentes, o
cenário resulta em uma outra realidade.
34
5 CONCLUSÃO
Considerando o objetivo geral proposto pelo trabalho, os objetivos
específicos, tudo que foi observado durante o desenvolvimento das atividades
diárias de trabalho e na confecção desse relatório conclui-se que a inserção do uso
de sistemas de informação na rotina diária colaborou para a padronização das
informações existentes sobre as empresas conveniadas, Instituições de Ensino,
dentre outras. Os processos existentes eram realizados de forma lenta com o uso de
máquinas de escrever e papel carbono. Quando alguma informação era registrada
errada, era preciso datilografar novamente todo o documento.
Dentre os tipos de softwares classificados como aplicativos para
finalidades gerais o pacote Office contém ferramentas importantes na criação e
manutenção do banco de dados. A ferramenta principal utilizada para o
desenvolvimento de um banco de dados foi o Microsoft Excel que alimenta relatórios
e gráficos junto ao Microsoft Word e Microsoft PowerPoint. Esses recursos são
amplos e versáteis podendo ser explorados de acordo com os conhecimentos de
cada usuário e foi fundamental também para reduzir a margem de erro, uma vez que
as informações são visualizadas antes da impressão dos documentos. Por sua vez,
todas essas informações que são inseridas nos aplicativos de escritório Microsoft
Office alimentam o banco de dados que gera os relatórios mensais e demais tipos
de informações que possam ser solicitadas a qualquer tempo pela Superintendência
do CIEEMG. Essa atividade facilitou a correção em caso de erro, necessitando de
menos tempo e trabalho, uma vez que qualquer funcionário ou estagiário sabe
operar o sistema, além de estreitar a comunicação com as empresas através do e-
mail e recursos de apresentação.
Desde o desenvolvimento do banco de dados foi possível perceber como
as informações são importantes para as organizações, pois possibilita tomada de
decisões e maior controle do processo operacional. Portanto, contribuiu para
melhorar os processos administrativos do CIEEMG.
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REFERÊNCIAS
CERVO, Amado Luiz; BERVIAN, Pedro Alcino. Metodologia científica. 5. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2002.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON Jane P. Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital. 5. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004.
O’BRIEN, James A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 1. ed. São Paulo: Saraiva, 2001.
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