lựa chọn nhà cung cấp crm

CÁC BƯỚC MUA SẮM GIẢI PHÁP CRM LÀM SAO ĐỂ CHỌN ĐƯỢC NHÀ CUNG CẤP TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN Tài liệu nhằm mục tiêu hướng dẫn cho các doanh nghiệp từng bước ñể lựa chọn cho mình một nhà cung cấp giải pháp CRM phù hợp nhằm tránh các sự cố ñáng tiếc xảy ra trong quá trình triển khai và sử dụng.

2011

Nhóm tư vấn giải pháp CRM Lactien JSC

9/22/2011

Lactien JSC | lactien.com

LỜI NÓI ĐẦU

Chọn một giải pháp CRM cho doanh nghi

khăn và mất rất nhiều thời gian.

tiền, vừa mất thời gian mà lạ

lại bắt ñầu việc tìm nhà cung c

hợp nữa.

Trong tài liệu này, chúng tôi s

các bạn các bước ñể chọn cho mình m

pháp CRM phù hợp với doanh nghi

bạn hiện tại và cả trong tươ

của tài liệu dựa trên tài liệu hư

sắm giải pháp CRM mà chúng tôi tham kh

ñược từ các tài liệu nước ngoài và th

quá trình ñi tư vấn, triển khai các gi

rằng tài liệu có thể giúp ích cho các b

một trong những cụm từ ñư

chí, có nhiều doanh nghiệp còn xem CRM nh

chiến lược kinh doanh của mình khi mà tình hình c

phức tạp.

7 bước này sẽ giúp bạn bắt ñ

nhà cung cấp rồi cuối cùng là tri

bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn c

CÁC BƯỚC MUA SẮPHÁP CRM

lactien.com | facebook.com/lactienjsc | [email protected]

i pháp CRM cho doanh nghiệp của bạn là một công việ

i gian. Nếu chẳng may lựa chọn sai, bạn có th

ại làm cho doanh nghiệp của bạn rối tung

c tìm nhà cung cấp khác vì hệ thống ñã chọn có thể không còn phù

u này, chúng tôi sẽ hướng dẫn

n cho mình một giải

i doanh nghiệp của

ương lai. Nội dung

u hướng dẫn mua

i pháp CRM mà chúng tôi tham khảo

c ngoài và thực tế

n khai các giải pháp CRM của Lạc Tiên. Chúng tôi hy v

h cho các bạn khi chọn một giải pháp CRM phù h

ñược nhắc ñến rất nhiều trong thời gian g

p còn xem CRM như là một giải pháp c

a mình khi mà tình hình cạnh tranh ngày càng gay g

t ñầu từ việc xác ñịnh mình cần gì cho tớ

i cùng là triển khai hệ thống. Làm theo các bướ

i gian mà còn cả công sức và tiền bạc.

Tài li

dướmặt tưbiểu m

Công ty Cổ phần Tin họNếu cần thêm thông tin, xin liên h(08)22115070, [email protected]ặc website: http://lactien.com

ẮM GIẢI PHÁP CRM

2

[email protected] | (08) 22 11 5070

ệc thực sự khó

n có thể vừa mất

i tung lên và sau ñó

không còn phù

c Tiên. Chúng tôi hy vọng

i pháp CRM phù hợp,

i gian gần ñây. Thậm

i pháp cứu cánh trong

ranh ngày càng gay gắt và

ới khi xác ñịnh

ớc này sẽ giúp

Tài liệu ñược viết ới sự hỗ trợ về t tư liệu và u mẫu của

ọc Lạc Tiên. n thêm thông tin, xin liên hệ

[email protected] lactien.com

CÁC BƯỚC MUA SẮM GIẢI PHÁP CRM

3

Lactien JSC | lactien.com | facebook.com/lactienjsc | [email protected] | (08) 22 11 5070

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

Bước ñầu tiên trong việc quyết ñịnh lựa chọn một

giải pháp CRM là xác ñịnh một cách rõ ràng các

mục tiêu kinh doanh của bạn và những yêu cầu mà

bạn ñặt ra cho hệ thống CRM và các chức năng của

nó. Lưu ý rằng việc xác ñịnh chiến lược kinh

doanh, chiến lược bán hàng, chiến lược khách hàng

và xác ñịnh giá trị cho khách hàng cũng như cho

chính doanh nghiệp của bạn là tiền ñề quan trọng

cho việc xác ñịnh các yêu cầu của hệ thống CRM.

Sau ñó bạn sẽ sử dụng cách lấy các yêu cầu từ các phòng ban trong doanh nghiệp

của bạn về hệ thống CRM, ñó là phòng bán hàng, chăm sóc khách hàng,

marketing, phòng IT, ñội ngũ lãnh ñạo. Dĩ nhiên ở ñây chúng tôi sẽ không bàn ñến

cách làm sao ñể bạn có thể xác ñịnh một cách ñúng nhất ở bước này, bạn có thể tìm

ñọc các bài viết khác trong quy trình triển khai một hệ thống CRM của chúng tôi.

Các yêu cầu của bạn nên bao gồm các hạng mục sau ñây:

• Yêu cầu ñối với nhà cung cấp

• Yêu cầu về chức năng

• Quy trình

• Yêu cầu kỹ thuật

• Yêu cầu tích hợp hệ thống

• Yêu cầu về chi phí và kinh phí

• Đào tạo và hỗ trợ

• Xác ñịnh hiệu quả trên số vốn ñầu tư và khả năng cải tiến chất lượng sản

phẩm hay dịch vụ của công ty.


4


Sau khi xác ñịnh rõ các yêu cầu này, bạn có thể bắt ñầu tạo một yêu cầu chào hàng

cho các nhà cung cấp của bạn. Một yêu cầu chào hàng ñược viết tốt sẽ giúp bạn rất

nhiều trong việc xác ñịnh ñâu là nhà cung cấp tốt nhất mà bạn cần.

Bạn cũng cần phải ñặt ra ñộ ưu tiên cho từng hạng mục ( theo ñiểm từ 0 ñến 10) và

các hạng mục bắt buộc phải có ñể chuẩn bị gửi cho các nhà cung cấp.

Dưới ñây là mẫu của chúng tôi hay sử dụng khi tư vấn cho các doanh nghiệp khi

mua sắm các giải pháp CRM hoặc chúng tôi sử dụng ñể làm việc với các doanh

nghiệp khi lấy yêu cầu.


5


LÊN DANH SÁCH NHÀ CUNG CẤP – GỬI YÊU CẦU CHÀO HÀNG

Sau khi xác ñịnh ñược các yêu cầu ñối với hệ thống và

với nhà cung cấp, bạn nên lên danh sách các nhà cung

cấp có thể ñáp ứng ñược các yêu cầu của bạn. Có rất

nhiều thông tin về các nhà cung cấp CRM bạn có thể tìm

ñược trên Internet. Tuy nhiên sau ñây là một số nội dung

mà bạn cần quan tâm ñể chọn nhà cung cấp phù hợp:

• Nên chọn những nhà cung cấp ñã có khách hàng

• Chọn nhà cung cấp ñã từng triển khai hệ thống cho khách hàng trong hoặc

gần với ngành của bạn.

• Chọn những nhà cung cấp có khả năng tạo ra các giá trị từ các hệ thống

CRM chứ không phải ñơn thuần triển khai một hệ thống CRM ñã có sẵn.

Ở bước này bạn cần phải gửi cho các nhà cung cấp một yêu cầu chào hàng, có hai

cách ñể bạn lựa chọn. Một là gửi cho họ một mẫu chào hàng bằng cách ñưa ra cho

họ các thông tin cần thiết bao gồm:

- Hướng dẫn tổng quan về doanh nghiệp của bạn và ñịnh hướng phát triển

trong tương lai

- Hướng dẫn tổng quan về nhu cầu của bạn

- Tổng quan về hạ tầng CNTT bạn ñang có

- Các thông tin liên lạc cần thiết và hướng dẫn liên lạc

- Các chức năng bạn mong muốn có

Cách thứ hai là bạn gửi cho họ một file excel và yêu cầu ñiền vào các chức năng:

Trong ñó các ký hiệu SUP, MOD, 3RD.. ñược hiểu như sau:


6


Tới ñây, dựa trên phản hồi của các nhà cung cấp, bạn ñã hoàn toàn có thể ñánh giá

sơ bộ ñược ñâu là những nhà cung cấp có thể cung cấp giải pháp tốt cho doanh

nghiệp của bạn. Với các chức năng bắt buộc có, nếu nhà cung cấp nào không hỗ

trợ thì chúng ta ñã có thể loại ngay từ ñầu mà không cần phải cân nhắc gì thêm.


7


YÊU CẨU NHÀ CUNG CẤP DEMO CÁC GIẢI PHÁP CỦA HỌ

Sau khi gửi yêu cầu chào hàng cho các nhà cung

cấp mà bạn ñã lên danh sách, bạn cần phải có

một buổi yêu cầu họ demo cho bạn thấy các yêu

cầu của bạn ñã sẵn sàng trong giải pháp của họ

hoặc ít ra là có thể sẵn sàng nếu cấu hình lại hệ

thống, ñây cũng là dịp ñể bạn giải thích các yêu

cầu của bạn và nghe những tư vấn từ họ.

Công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất

nhiều dựa trên các phản hồi của các nhà cung cấp với các yêu cầu của bạn. Hãy

thận trọng với các nhà cung cấp không ñáp ứng ñược yêu cầu của bạn hoặc không

tuân thủ ñúng thời gian quy ñịnh. Đồng thời, nên tập trung hơn với các nhà cung

cấp dành thời gian cho yêu cầu của bạn.

Tại thời ñiểm này bạn cần phải xác ñịnh ñâu là nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu

của bạn.Yêu cầu mỗi nhà cung cấp chứng tỏ rằng họ có thể ñáp ứng yêu cầu của

bạn bằng cashc demo cho bạn thấy tất cả các chức năng này hoặc cho phép bạn sử

dụng bản dung thử ñể chứng minh. Khi demo hoặc dung thử, hãy chú ý ñến các

yêu cầu sau ñây:

• Sản phẩm này có phù hợp với môi trường của bạn hay không?

• Giao diện có rõ ràng không? Có thống nhất qua các module khác nhau hay

không?

• Các thông tin cần lưu lại là gì?

• Việc nhập thông tin có phiền phức không?

• Có một quy trình sẵn trong phần mềm chưa?

Sau ñó, bạn cần phải yêu cầu nhà cung cấp chỉ ra họ có thể ñáp ứng các yêu cầu kỹ

thuật không? Khẳ năng sinh lợi từ hệ thống như thế nào? Khả năng giải quyết các

vấn ñề có thể xảy ra khi triển khai? Khả năng ñào tạo và hỗ trợ sau này?...


8


GIẢM SỐ LƯỢNG NHÀ CUNG CẤP TIỂM NĂNG XUỐNG CÒN 2

Sau khi yêu cầu demo, bạn cần phải xem xét các yếu tố sau ñây ñể lựa chọn một

nhóm khoảng 2 nhà cung cấp tiềm năng cho giải pháp CRM mà bạn ñang cần.

Dưới ñây là các yếu tố xem xét ñể lựa chọn:

- Nhà cung cấp nào demo sản phẩm của họ ñáp ứng các yêu cầu của bạn cho

hệ thống CRM trong tương lai.

- Nhà cung cấp nào có tiềm lực tài chính tốt hơn và có tên trên thị trường ( ít

nhất ở lĩnh vực CRM mà bạn ñang cần).

- Nhà cung cấp nào làm bạn cảm giác dễ thương thảo hơn?

- Giải pháp của các nhà cung cấp có giá cả như thế nào? Giải pháp nào rẻ

hơn?

- Nhà cung cấp nào chứng tỏ ñược rằng họ ñã từng giải quyết các bài toán

tương tự như bạn ñang mong muốn giải quyết?

- Nhóm ñánh giá giải pháp của bạn nghĩ gì về các nhà cung cấp này?

Sau khi có ñầy ñủ các tiêu chí ñánh giá, bạn nên chọn ra 2 nhà cung cấp tiềm

năng ñể dễ dàng tập trung thương lượng với họ sau này nhằm tìm ra nhà cung

cấp tốt nhất cho ñơn vị của bạn.


9


ĐÁNH GIÁ CHI TI ẾT CÁC YÊU CẨU VỚI NHÀ CUNG CẤP

Đối với các dự án tương ñối lớn, bạn có thể bắt

ñầu bước này bằng cách yêu cầu 2 nhà cung cấp

tiềm năng chứng tỏ rằng họ có thể ñáp ứng ñầy ñủ

các yêu cầu của bạn. Bạn phải yêu cầu họ cung cấp

bản demo trên mạng hoặc bản dung thử tại công ty

bạn ñể xem xét:

- Giải pháp có lưu trữ ñầy ñủ thông tin mà bạn

cần hay không?

- Giải pháp có lưu trữ và hỗ trợ quản lý ñầy ñủ quy trình làm việc trong doanh

nghiệp bạn hay không?

Bạn phải sử dụng một vài ngày làm việc ñể áp dụng thực sự hai giải pháp này vào

công việc, ngay sau khi áp dụng, bạn sẽ có cái nhìn tương ñối chính xác về từng

giải pháp và chức năng của chúng và hoàn toàn có thể so sánh ñược ñâu là giải

pháp tốt hơn.

Trong bước này bạn cũng cần phải lưu ý ñến vấn ñề kỹ thuật, kiến trúc của hệ

thống và các yêu cầu kỹ thuật có ñáp ứng ñược yêu cầu ñề ra hay không? Bạn

không thể sử dụng một giải pháp chạy trên nền tảng windows server trong khi hạ

tầng CNTT trong doanh nghiệp của bạn lại dựa trên nền tảng Linux.

Nên có một buổi trình bày sau thời gian dùng thử hoặc chạy demo trước công ty

hoặc những người có liên quan ñể những người này ñặt câu hỏi và các tình huống

có thể xảy ra. Nhà cung cấp sẽ trình bày giải pháp của họ và giải ñáp các thắc mắc

này.


10


THƯƠNG LƯỢNG

Bạn sẽ chọn một trong hai nhà cung cấp, ñiều ñó là khá rõ rang và họ ñều biết ñiều

ñó. Bạn cần làm việc với cả hai ñể thảo luận và yêu cầu họ gửi bảng báo giá. Lưu ý

rằng trong vấn ñề mua sắm phần mềm, mọi thứ ñều có thể thương lượng và ñay là

lúc bạn cần thể hiện ñiều ñó. Các vấn ñề cần thương lượng bao gồm:

• Chi phí triển khai

• Chi phí bảo trì và hỗ trợ

• Giới hạn sự gia tăng chi phí.

• Chi phí nâng cấp phần mềm

• Hỗ trợ kỹ thuật và ñào tạo

• Bảo hành

• Cam kết dài hạn của nhà cung cấp

Một trong những cách ñể có thể thương lượng là bạn có thể sử dụng cách tham

chiếu giá giữa các nhà cung cấp khác nhau.


11


LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP VÀ TRIỂN KHAI H Ệ THỐNG CRM

Sauk hi có ñầy ñủ thông tin cần thiết, ñây là bước bạn phải

quyết ñịnh lựa chọn nhà cung cấp cho giải pháp CRM của

bạn. Lưu ý rằng bạn phải nắm rõ từng chi tiết trong hợp

ñồng và các vấn ñề có liên quan sau này.

Tới ñây bạn cũng phải bắt ñầu lên kế hoạch cho việc phân bổ nguồn lực, thời gian

triển khai và hãy làm rõ tất cả các ñiều này cùng với nhà cung cấp. Họ hoàn toàn

có thể tư vấn thêm cho bạn ở giai ñoạn này.

Việc triển khai một hệ thống CRM cũng cần phải có những bước ñi thận trọng và

rõ ràng, ñừng quá vội vàng và cũng ñừng áp ñặt những người tham gia.

Chúc các bạn thành công.

Nhóm tư vấn giải pháp CRM!

lựa chọn nhà cung cấp crm

Self Improvement